Si vous travaillez sur un tableau des tâches, l’onglet Colonne de la boîte de dialogue Paramètres du tableau vous permet désormais de masquer ou d’afficher les colonnes.
Pour utiliser cette fonction, ouvrez la boîte de dialogue Paramètres du tableau en cliquant sur le bouton en forme de roue dentée qui apparaît dans le coin supérieur droit lorsque vous visualisez un tableau des tâches, puis passez à l’onglet COLONNES.
Lorsque vous survolez une colonne de la liste, un bouton d’options (trois points) apparaît :
Cliquez dessus et vous verrez le menu Actions.. :
L’onglet Colonnes de la boîte de dialogue Paramètres du tableau pour les tableaux de tâches
Cela facilite la gestion des tableaux comportant un grand nombre de colonnes.
Les propriétaires de compte peuvent désormais désigner d’autres membres de leur équipe de compte comme administrateurs de compte, ce qui permettra à ces personnes de gérer également les abonnements et les membres de ce compte. Cela peut s’avérer utile lorsque le propriétaire du compte Kerika est une personne extérieure à la communauté des utilisateurs, comme un service d’achat.
La gestion des administrateurs de compte peut être effectuée à partir de l’écran Gérer le compte, par le propriétaire du compte :
Capture d’écran montrant la gestion des utilisateurs
Une fois dans l’écran Gérer les utilisateurs, sélectionnez l’un des membres de l’équipe sur le compte : survolez le nom et un bouton GÉRER L’UTILISATEUR apparaîtra :
Sélectionner un utilisateur
Dans la boîte de dialogue Détails du membre de l’équipe, cliquez sur AGIR :
Bouton d’action
Et sélectionnez Make this user an Account Admin (Faire de cet utilisateur un administrateur de compte):
Un administrateur de compte peut configurer d’autres membres de l’équipe de ce compte pour qu’ils soient également administrateurs de compte.
Les administrateurs de compte ont beaucoup de pouvoir sur le compte ; ils peuvent :
accéder à n’importe quel forum
ajouter ou supprimer des personnes sur n’importe quel forum
Modifier les rôles des personnes sur n’importe quel forum
Ajouter des personnes au compte et acheter des abonnements
Modifier le plan d’abonnement
Faites donc attention aux personnes que vous ajoutez en tant qu’administrateur de compte !
Les échéances sont les fils invisibles qui relient les projets entre eux, garantissant que les tâches sont achevées à temps et que les équipes restent alignées. Que vous travailliez sur une seule tâche ou que vous décomposiez un projet en étapes plus petites et réalisables, des échéances claires font toute la différence.
Une gestion efficace des délais commence par la possibilité de fixer des dates d’échéance pour les tâches et leurs composants. Voici comment cela fonctionne :
Fixer des dates d’échéance sur les fiches de tâches
Ouvrez la fiche de travail sur laquelle vous travaillez.
Cliquez sur le bouton « Due » pour accéder à la vue du calendrier.
Sélectionnez une date d’échéance ou modifiez les dates existantes si nécessaire.
Cela permet d’ancrer la tâche dans le calendrier du projet et de tenir tout le monde au courant.
Décomposer les tâches les plus importantes à l’aide de listes de contrôle
Utilisez la fonction Liste de contrôle pour diviser une tâche importante en éléments plus petits et plus faciles à gérer.
Chaque élément de la liste de contrôle peut avoir sa propre date d’échéance, ce qui facilite le suivi des progrès à un niveau granulaire.
Attribuez des éléments spécifiques de la liste de contrôle à différents coéquipiers, afin de clarifier les rôles de chacun tout en restant dans le contexte de la tâche globale.
Bonnes pratiques pour la gestion des délais
Soyez précis: Évitez les délais vagues, fixez des dates exactes pour éviter toute confusion.
Établissez des priorités réalistes: Équilibrer la charge de travail en fixant des dates d’échéance qui reflètent la complexité des tâches.
Réviser régulièrement: Mettre à jour les délais en fonction de l’évolution de la portée du projet afin de maintenir des attentes réalistes.
Conclusion
L’intégration de dates d’échéance dans la gestion des tâches, qu’il s’agisse de tâches complètes ou d’éléments individuels de la liste de contrôle, aide les équipes à maintenir la clarté, la concentration et la productivité. En fixant et en gérant les échéances de manière réfléchie, vous créez un flux de travail qui s’adapte aux besoins de votre équipe tout en veillant à ce que rien ne passe inaperçu.
Lorsque l’on jongle avec plusieurs tâches à différents stades d’un projet, il est essentiel de rester organisé. Les étiquettes sont un outil puissant qui peut structurer votre flux de travail, en vous aidant à identifier, classer et hiérarchiser rapidement les tâches.
Que vous gériez des maquettes de conception, le développement du backend ou des phases de test, les balises vous permettent de vous concentrer sur ce qui compte le plus.
Voici comment vous pouvez utiliser les balises pour rationaliser votre gestion de projet :
Fonctionnement des étiquettes dans les cartes de tâches
Les étiquettes agissent comme des marqueurs visuels, vous donnant un aperçu instantané de la catégorie ou de l’état d’une tâche. Voici comment vous pouvez les appliquer à des fiches de tâches individuelles :
Ouvrez la fiche de tâches : Sélectionnez la fiche de tâches que vous souhaitez catégoriser.
Définir les étiquettes : Cliquez sur la section Tags dans les détails de la carte. Vous pouvez alors choisir parmi les étiquettes existantes ou en créer une nouvelle.
Repères visuels : Une fois appliquée, l’étiquette apparaît en haut de la carte de la tâche, indiquant d’un coup d’œil sa catégorie ou sa priorité.
Conseil de pro : Utilisez un code couleur cohérent pour les balises afin de faciliter la distinction entre les catégories, comme le vert pour les tâches « backend » ou le bleu pour la « conception ».
Comment créer des étiquettes personnalisées
Les étiquettes personnalisées vous permettent d’adapter la catégorisation aux besoins de votre équipe. Voici comment créer des étiquettes :
Accéder aux paramètres des balises : Allez dans l’onglet Paramètres de votre forum et sélectionnez Balises.
Ajouter une nouvelle balise : Cliquez sur l’option + Ajouter une nouvelle balise. Donnez à votre balise un nom qui reflète son objectif, comme « urgent », « maquettes » ou « en attente ».
Choisissez une couleur: choisissez une couleur pour que votre étiquette soit visuellement distincte.
Enregistrer et appliquer : Enregistrez la balise et elle est prête à être utilisée sur l’ensemble de votre tableau.
Conseil de pro : Veillez à ce que les noms des balises soient courts et intuitifs. Cela permet à tous les membres de votre équipe de les comprendre et de les utiliser efficacement.
Avantages de l’utilisation des étiquettes
Catégorisation des tâches sans effort : Les étiquettes vous aident à regrouper les tâches connexes, ce qui facilite le filtrage et la localisation.
Focus amélioré : met en évidence les tâches qui requièrent une attention immédiate ou qui appartiennent à une catégorie spécifique.
Clarté de l’équipe : Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent d’un seul coup d’œil l’objectif de la tâche.
Synthèse
Les balises sont plus que de simples étiquettes, elles sont un moyen de simplifier et d’améliorer la gestion des tâches. En les utilisant efficacement, vous pouvez catégoriser, prioriser et vous concentrer sur les tâches avec facilité, ce qui permet à votre équipe d’être alignée et productive.
La gestion efficace des projets commence par un flux de travail bien organisé. La décomposition de vos tâches en étapes clairement définies peut vous aider, vous et votre équipe, à rester alignés et productifs. Un flux de travail structuré facilite le suivi des progrès, l’identification des goulets d’étranglement et la hiérarchisation des tâches.
Voyons comment vous pouvez configurer les colonnes de votre tableau des tâches pour maximiser l’efficacité à l’aide de l’exemple de tableau fourni.
L’importance des colonnes dans la gestion des tâches
Les colonnes constituent l’épine dorsale de votre flux de travail. Chaque colonne représente une étape de votre projet et vous aide à visualiser le flux des tâches du début à la fin. L’essentiel est de veiller à ce que vos colonnes correspondent à la nature de votre projet et à la façon dont votre équipe travaille.
Étapes pour configurer les colonnes du flux de travail
1. Définir les étapes du flux de travail
Lorsque vous définissez les étapes du flux de travail, pensez à la progression naturelle de vos tâches.
Par exemple :
Stratégie de projet : Pour les étapes initiales de la planification, telles que la définition des besoins ou la fixation des objectifs.
Conception de projet : Tâches liées à la planification visuelle et structurelle, comme la conception d’un logo ou la création d’une mise en page.
Développement de projet : Pour les phases d’exécution telles que le codage ou la création de fonctionnalités.
Tests : Pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu avant le lancement.
Terminé : Une étape finale pour envoyer les tâches qui sont entièrement terminées.
2. Traduire les étapes en colonnes
Une fois les étapes du flux de travail définies, transformez-les en colonnes sur votre tableau des tâches. Commencez par de grandes catégories et affinez-les au fur et à mesure que vous comprenez mieux les besoins de votre équipe.
Par exemple :
Vous pouvez commencer par des colonnes essentielles comme « À faire », « En cours » et « Terminé » pour établir le flux de base.
Développez-les progressivement en colonnes plus spécifiques alignées sur les étapes de votre flux de travail, telles que « Stratégie du projet », « Conception du projet », « Développement du projet » et « Essais ».
Cette approche garantit que vos colonnes sont intuitives, adaptables et adaptées à la progression naturelle de vos tâches.
3. Utiliser des colonnes pour des besoins spécifiques
Pensez à créer des colonnes qui ajoutent de la valeur à votre flux de travail :
Carnet de commandes : Un espace pour les tâches qui sont planifiées mais qui ne sont pas encore prêtes à entrer dans le flux de travail principal. Cela permet de hiérarchiser les tâches lorsque l’équipe est prête à prendre en charge plus de travail tout en gardant les colonnes actives propres et concentrées.
Ressources : Une colonne pour stocker des liens, des documents ou d’autres éléments qui soutiennent vos tâches. Cela permet à l’équipe d’accéder facilement à tout ce dont elle a besoin sans encombrer les cartes de tâches individuelles.
4. Ne pas oublier de rester simple et intuitif
Évitez de surcharger votre tableau avec trop de colonnes. Visez la clarté et la simplicité pour que votre équipe puisse facilement suivre le flux de travail.
Conclusion
Un flux de travail bien organisé commence par une mise en place réfléchie des colonnes. En adaptant vos colonnes aux étapes naturelles de votre projet et en incluant des colonnes de soutien, vous pouvez améliorer l’efficacité de votre équipe et maintenir la clarté de votre processus. Commencez à organiser votre flux de travail dès aujourd’hui et découvrez-en les avantages !
L’organisation des tâches est essentielle à la fluidité des flux de travail, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer un grand nombre d’éléments. La numérotation des tâches peut apporter de la clarté et rendre la référence à des tâches spécifiques plus efficace. Mais numéroter manuellement les tâches ? Cela prend du temps et est source d’erreurs.
C’est là que la numérotation automatique entre en jeu. Grâce à cette fonction, chaque fiche de tâche se voit automatiquement attribuer un numéro unique dès sa création, ce qui permet d’identifier chaque tâche d’un seul coup d’œil.
Voyons comment fonctionne la numérotation automatique et comment vous pouvez l’activer pour rationaliser vos projets.
La numérotation automatique attribue un numéro séquentiel à chaque nouvelle carte de tâche sur un tableau. Cette numérotation est propre au tableau et permet aux équipes de se référer rapidement aux tâches dans les discussions, les rapports ou les mises à jour sans confusion.
Comment activer la numérotation automatique
Accéder aux paramètres du tableau : Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit du tableau pour ouvrir le menu des paramètres.
Activez l’option : Sous l’onglet Paramètres, cochez l’option Numérotation automatique des tâches pour l’activer.
Voyez-le en action : Désormais, chaque nouvelle carte de tâches créée sur le tableau affichera automatiquement un numéro unique dans la zone de titre.
L’importance de la numérotation automatique
Référence rapide des tâches : Les numéros facilitent la référence à des tâches spécifiques lors des réunions ou de la collaboration avec des coéquipiers.
Une communication claire : Au lieu de décrire les tâches en détail, il suffit de les désigner par le numéro qui leur a été attribué pour une communication plus rapide.
Une organisation efficace : La numérotation des tâches ajoute une couche supplémentaire de structure à votre tableau, ce qui en facilite le suivi et la gestion.
Applications dans la vie réelle
Rapports de projet : Listez rapidement les numéros de tâches dans les mises à jour ou la documentation pour plus de clarté.
Discussions en équipe : Lors des réunions d’équipe, faites référence aux tâches par leur numéro afin d’éviter toute confusion.
Suivi des progrès : Identifiez facilement les tâches numérotées qui sont terminées ou en cours de réalisation.
Conclusion
La numérotation automatique apporte simplicité et ordre à la gestion des tâches, en éliminant les difficultés liées au suivi manuel des identifiants de tâches. Que vous gériez un projet complexe ou un petit flux de travail, cette fonction garantit que chaque tâche est facilement reconnaissable et traçable.
Nous proposons depuis très longtemps une période d’essai gratuite de 30 jours pour les nouveaux utilisateurs, mais nous avons constaté depuis longtemps que les gens n’ont pas vraiment besoin des 4 semaines complètes pour décider si Kerika correspond ou non à ce qu’ils recherchent.
En fait, la période d’essai présente un inconvénient : les gens ont tendance à oublier qu’ils participent à un essai gratuit jusqu’à ce qu’ils reçoivent des rappels leur indiquant que l’essai est sur le point de se terminer !
Une approche plus pratique – et conforme aux normes de l’industrie – consiste à offrir une période d’essai gratuite de 14 jours à partir de maintenant. Cela devrait vous laisser suffisamment de temps pour décider si Kerika est le meilleur moyen pour votre équipe à distance d’être plus performante !
Lors de la gestion des tâches d’un projet, les goulots d’étranglement peuvent ralentir la progression et rendre difficile l’identification des points nécessitant le plus d’attention. C’est là qu’interviennent les limites des travaux en cours (WIP).
En fixant des limites claires sur le nombre de tâches en cours à un moment donné, les limites d’encours vous aident à gérer efficacement la charge de travail et à assurer un flux de tâches fluide dans vos projets.
Voyons comment fonctionnent les limites d’encours et comment elles peuvent améliorer l’efficacité de votre équipe.
Les limites d’avancement fixent un plafond au nombre de tâches autorisées dans des colonnes spécifiques de votre tableau. Par exemple, si une colonne est intitulée « En cours », vous pouvez fixer une limite de 5 tâches, afin que l’équipe ne se surcharge pas et ne se déconcentre pas.
Cette méthode s’aligne sur les pratiques de gestion de projet allégée, aidant les équipes à équilibrer les capacités et à éviter les retards inutiles.
Comment fixer des limites à l’encours de travail
Ouvrez les paramètres du forum : Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit de votre tableau pour accéder aux paramètres du tableau.
Activer les limites de travail en cours : Sous l’onglet Paramètres, activez l’option « Limites de travail en cours (WIP) ».
Définir des limites spécifiques aux colonnes : Allez dans l’onglet Colonnes et attribuez des limites d’encours spécifiques à chaque colonne en fonction de la charge de travail de votre équipe.
Pourquoi les limites de l’encours de production fonctionnent-elles ?
Prévenir la surcharge : En limitant les tâches, vous vous assurez que votre équipe se concentre sur ce qui est déjà en cours avant d’en commencer de nouvelles.
Identifier les goulets d’étranglement : Lorsqu’une colonne atteint sa limite d’encours, c’est le signe que des tâches doivent être effectuées avant que d’autres ne soient ajoutées.
Améliorer le flux des tâches : les limites d’encours aident votre équipe à travailler efficacement, en faisant progresser les tâches dans le pipeline sans surcharger aucune étape du processus.
Des avantages concrets
Une charge de travail équilibrée : Les équipes restent concentrées et productives sans le stress d’une accumulation de tâches.
Amélioration de la collaboration : Des limites claires encouragent les équipes à terminer les tâches en collaboration avant d’en commencer de nouvelles.
Meilleure hiérarchisation des tâches : L’attention se porte naturellement sur les tâches prioritaires afin de maintenir le flux de travail en mouvement.
Conclusion
Les limites de travail en cours apportent structure et clarté à la gestion des tâches, facilitant l’identification des goulets d’étranglement et le maintien d’un flux de travail régulier.
La gestion de l’accès aux tableaux de votre projet est un élément clé de l’organisation et de la sécurité de votre travail. Que vous travailliez sur un projet d’équipe privé ou sur un projet destiné à une collaboration plus large, les paramètres de confidentialité vous permettent de contrôler qui peut voir et utiliser vos tableaux.
Uniquement les membres de l’équipe :Ce paramètre garantit que seules les personnes explicitement ajoutées au tableau peuvent le voir ou interagir avec lui. Il est idéal pour les projets où la confidentialité est essentielle, comme les flux de travail internes sensibles ou les projets clients restreints.
Tous les membres de l’équipe du compte :Vous avez besoin d’un peu plus de visibilité sans pour autant l’ouvrir au monde entier ? Avec ce paramètre, tous les membres de votre équipe peuvent voir le tableau. Cette option est idéale pour les projets internes où la transparence à l’échelle de l’équipe est utile, mais où le contrôle reste important.
Toute personne ayant le lien:Vous souhaitez une accessibilité maximale ? Cette option permet à toute personne possédant le lien du forum de le consulter, même si elle n’a pas de compte Kerika. Cependant, gardez à l’esprit que même si cette personne peut voir le tableau, elle ne pourra pas y apporter de modifications à moins d’être explicitement ajoutée en tant que membre de l’équipe ou administrateur.
Ce qu’il faut savoir :
Tableaux publics et visibilité des fichiers :lorsque vous définissez un tableau sur « Toute personne disposant du lien », tous les fichiers attachés à ce tableau deviennent accessibles au public. Si vous utilisez des intégrations telles que Google Drive, cela signifie que ces documents seront également accessibles à toute personne disposant du lien.
Restrictions propres au compte :si vous utilisez un compte Google Workspace payant, les règles de Google peuvent vous empêcher de définir un tableau sur « Toute personne disposant du lien ». Cela permet de respecter les protocoles de sécurité de l’entreprise.
Comment ajuster les paramètres de confidentialité :
Ouvrez votre tableau de bord et allez dans Paramètres.
Dans la section Confidentialité, choisissez le niveau d’accès qui vous convient.
Sauvegardez vos modifications, et vous êtes prêt à partir !
Conclusion : Les paramètres de confidentialité vous permettent de gérer les personnes qui peuvent voir vos tableaux et interagir avec eux, ce qui rend la collaboration sûre et transparente. Que vous partagiez avec une petite équipe ou que vous ouvriez un tableau au public, vous avez le contrôle total.
L’attribution claire et efficace des tâches est la pierre angulaire d’un travail d’équipe efficace. Mais voilà : tous les outils ne facilitent pas l’attribution de tâches à plusieurs personnes. Or, il faut bien l’admettre, de nombreuses tâches nécessitent souvent la collaboration de plusieurs personnes pour être menées à bien.
Certains outils ne permettent d’assigner des tâches qu’à une seule personne, ce qui peut amener les équipes à s’interroger sur les responsabilités de chacun. Il existe cependant un moyen d’attribuer des tâches à plusieurs membres de l’équipe sans effort, ce qui permet à chacun de rester synchronisé et à la collaboration de se dérouler naturellement.
Voici comment fonctionne l’attribution des tâches et comment vous pouvez diviser les tâches importantes en éléments plus petits et plus faciles à gérer à l’aide de listes de contrôle :
C’est ainsi que vous pouvez assigner une tâche à un ou plusieurs coéquipiers, ce qui est parfait pour les responsabilités en équipe :
Ouvrez la tâche : Cliquez sur la tâche que vous voulez assigner.
Sélectionnez les membres de l’équipe : Utilisez l’option Assigner cette tâche pour choisir un ou plusieurs coéquipiers.
Appliquez l’affectation : La tâche apparaît désormais sur le tableau de bord de toutes les personnes qui y sont affectées, ce qui garantit la clarté et la responsabilité.
Pourquoi ça marche :
Parfait pour les tâches collaboratives nécessitant la contribution de plusieurs membres de l’équipe.
Permet à chacun d’être informé et aligné sur ses responsabilités.
Utiliser des listes de contrôle pour attribuer des sous-tâches
Pour les tâches plus importantes qui doivent être divisées en étapes plus petites, l’utilisation de listes de contrôle vous permet d’assigner des sous-tâches à des membres spécifiques de l’équipe, garantissant ainsi que chaque détail est traité :
Ajouter une liste de contrôle à la tâche : Ouvrez la tâche et accédez à l’onglet Liste de contrôle.
Décomposer : ajouter chaque sous-tâche à la liste de contrôle.
Attribuer des sous-tâches : Attribuez des éléments individuels de la liste de contrôle à un ou plusieurs membres de l’équipe, en veillant à ce que chaque étape ait un responsable bien défini.
Pourquoi ça marche :
Simplifie les tâches importantes en les organisant en étapes plus petites et réalisables.
Assurer la responsabilité à tous les niveaux de la tâche.
Conclusion
L’attribution efficace des tâches est essentielle pour favoriser la collaboration et garantir la responsabilité au sein d’une équipe. En assignant des tâches à plusieurs coéquipiers ou en les divisant en sous-tâches plus petites à l’aide de listes de contrôle, vous créez de la clarté et rationalisez les flux de travail. Ces fonctionnalités permettent aux équipes de rester organisées, d’aligner les responsabilités et de travailler ensemble de manière transparente pour atteindre leurs objectifs.
