Exécuter un programme d’audit réussi : Un guide étape par étape

La mise en œuvre d’un programme d’audit réussi nécessite une planification minutieuse, une attention particulière aux détails et un souci de collaboration. Les étapes essentielles, qui vont de la définition du champ d’application et des objectifs à l’analyse des données et à la mise en œuvre des améliorations, constituent l’épine dorsale de tout audit efficace. Ces étapes garantissent le maintien de la conformité, l’identification des risques et l’amélioration des processus afin de les aligner sur les objectifs de l’organisation.

Cependant, la voie du succès n’est pas sans défis. Des écueils courants tels que des objectifs vagues, une mauvaise communication et des flux de travail désorganisés peuvent faire dérailler même les programmes d’audit les mieux intentionnés. Ces problèmes peuvent conduire à des détails négligés, à des délais non respectés et à un manque d’informations exploitables.

Heureusement, avec les bons outils et les bonnes stratégies, il est possible de relever ces défis. Dans ce guide, nous vous fournirons un cadre étape par étape pour l’exécution d’un programme d’audit efficace.

Pour illustrer ce processus, nous allons également vous présenter un exemple pratique de flux de travail bien structuré et partager des outils qui peuvent vous aider à rationaliser la collaboration, à organiser les tâches et à maintenir votre audit sur la bonne voie. C’est parti !

Exécutez avec succès votre programme d'audit grâce au flux de travail visuel structuré de Kerika. Cet exemple montre comment gérer chaque phase - Initiation, Travail sur le terrain, Analyse, Rapport et Revue finale - en assurant la conformité, en identifiant les risques et en améliorant les processus. Essayez Kerika et rationalisez votre processus d'audit en améliorant l'organisation et la collaboration.

Cliquez ici pour consulter ce tableau des programmes d’audit

Étapes essentielles pour la mise en œuvre d’un programme d’audit réussi

Un programme d’audit réussi n’est pas le fruit du hasard ; il repose sur une planification stratégique, une exécution méticuleuse et une évaluation continue. Voici une feuille de route détaillée qui vous guidera à travers les étapes clés :

1. Définir le champ d’application et les objectifs

Commencez par définir l’objectif de votre audit. Quel est votre objectif ? Qu’il s’agisse d’assurer la conformité aux réglementations, d’identifier les inefficacités des processus ou de valider l’exactitude des données financières, des objectifs clairs donnent le ton à l’ensemble du programme. Identifiez les services, les processus ou les systèmes à contrôler.

Définissez des mesures de réussite et établissez des indicateurs clés de performance (ICP). Cliquez ici pour en savoir plus sur les principaux indicateurs à surveiller selon Audiboard.com Communiquer les objectifs aux parties prenantes afin d’aligner les attentes.

À surveiller :

  • Des objectifs peu clairs qui peuvent conduire à une perte de temps et à des résultats incomplets ou non pertinents.
  • Absence de mesures de réussite et d’indicateurs clés de performance clairs.

2. Constituer la bonne équipe

Une équipe d’audit compétente et coopérative est essentielle pour obtenir des résultats précis et exploitables. Attribuez des rôles et des responsabilités, en veillant à ce que chaque membre de l’équipe possède les compétences nécessaires à l’accomplissement de ses tâches. Vous pouvez en savoir plus sur les principales responsabilités des membres de l’équipe d’audit de Validworth dans cet article. Impliquer à la fois du personnel interne et des experts externes, en fonction de la complexité de l’audit. Fournir une formation sur les procédures d’audit, les outils et les normes de reporting.

À surveiller :

  • Une mauvaise délégation des tâches et une mauvaise définition des rôles peuvent entraîner de la confusion, des délais non respectés ou des efforts redondants.
  • Formation ou expertise insuffisante des membres de l’équipe.

3. Élaborer un plan global

Un plan efficace sert de schéma directeur pour l’ensemble du processus d’audit. Divisez l’audit en plusieurs phases, telles que la planification, l’exécution, l’analyse et le rapport. Fixer des délais réalistes pour chaque phase, en veillant à ce que les échéances soient réalisables. Identifier les risques et les défis potentiels et préparer des plans d’urgence pour y faire face.

À surveiller :

  • Une collaboration et une communication inefficaces peuvent entraîner des malentendus, des tâches négligées et des rapports fragmentés.
  • Des délais irréalistes ou une évaluation inadéquate des risques.

4. Recueillir et analyser les données

La qualité de votre audit dépend de l’exactitude et de la pertinence des données que vous collectez. Utilisez des outils et des méthodes standardisés pour la collecte des données, tels que des enquêtes, des entretiens et des journaux de système. Vérifiez la fiabilité de vos sources afin de minimiser les erreurs. Analysez systématiquement les données afin de découvrir des modèles, des anomalies ou des domaines à améliorer.

À surveiller :

  • Des données incomplètes ou inexactes peuvent compromettre la validité des constatations d’audit.
  • Analyse ou interprétation inadéquate des données.

5. Impliquer les parties prenantes tout au long du processus

Une communication régulière avec les parties prenantes garantit la transparence et instaure la confiance. Faites le point sur l’état d’avancement du projet à chaque étape clé afin de tenir tout le monde informé. Répondre rapidement aux préoccupations ou aux questions afin de maintenir l’alignement sur les objectifs. Impliquer les parties prenantes dans l’examen des résultats préliminaires et dans l’élaboration de recommandations exploitables.

À surveiller :

  • Une visibilité limitée pour les parties prenantes peut conduire à la méfiance et au désalignement.
  • Une communication ou un engagement inadéquat des parties prenantes.

6. Documenter les résultats et formuler des recommandations

La manière dont vous présentez vos résultats peut déterminer l’efficacité de votre audit à susciter le changement.

Compiler les résultats dans un rapport structuré, en mettant en évidence les idées clés et les domaines de préoccupation. Proposer des recommandations claires et exploitables, étayées par des éléments probants. Classer les recommandations par ordre de priorité en fonction de leur impact potentiel et de leur faisabilité.

À surveiller :

  • De mauvaises pratiques en matière de documentation peuvent donner lieu à des constatations d’audit qui manquent de contexte ou de clarté.
  • Recommandations inadéquates ou imprécises.

7. Mise en œuvre et suivi des changements

La valeur de l’audit réside dans sa capacité à susciter des améliorations. Élaborer un plan de mise en œuvre des changements recommandés, en assignant des tâches et des échéances. Contrôler l’impact de ces changements au fil du temps pour en mesurer l’efficacité. Programmer des audits de suivi pour s’assurer du respect des règles et des progrès accomplis.

À surveiller :

  • La résistance au changement peut entraver la mise en œuvre des recommandations.
  • un suivi ou une évaluation inadéquats des changements.

8. Évaluer et améliorer le processus d’audit

Chaque audit est l’occasion d’affiner votre approche en vue du prochain. Réalisez un examen après l’audit afin d’identifier les enseignements tirés et les domaines à améliorer. Mettez à jour vos processus, modèles ou outils d’audit en fonction du retour d’information. Reconnaissez et célébrez les réussites afin de créer une dynamique pour les audits à venir.

À surveiller :

  • Absence d’évaluation et d’amélioration continues.
  • Documentation ou conservation inadéquate des enseignements tirés

En suivant ces étapes et en étant conscient des problèmes potentiels, vous pouvez créer un programme d’audit qui non seulement garantit la conformité, mais apporte également des améliorations significatives à l’organisation.

Utiliser les bons outils

L’exécution d’un programme d’audit réussi exige plus qu’une bonne planification – elle nécessite un outil qui peut vous aider à surmonter les écueils courants que nous avons évoqués précédemment. Une solution puissante de gestion des tâches peut faire toute la différence en organisant votre flux de travail et en veillant à ce que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Le tableau de démonstration suivant est un excellent exemple de la façon dont une équipe d’audit a construit un espace de travail structuré pour aborder chaque phase de son programme d’audit de façon transparente.

Découvrez comment Kerika permet l'exécution d'un programme d'audit en toute transparence. Cette image illustre un espace de travail structuré, conçu pour aborder chaque phase du processus d'audit avec une attribution claire des tâches et un suivi de l'avancement. Découvrez comment Kerika aide les équipes à prioriser les tâches, à communiquer efficacement et à maintenir un programme d'audit rationalisé, de l'initiation à la révision finale.

Vérifier comment cette équipe exécute son programme d’audit

Regardez de plus près comment cette équipe d’audit a conçu son espace de travail pour répondre à chaque étape du processus d’audit. De la tenue des réunions initiales lors de la phase de lancement à la validation de la conformité lors de la phase de travail sur le terrain et à la conclusion lors de l’examen final, ce conseil s’assure que chaque étape est méticuleusement planifiée, suivie et exécutée.

Cet espace de travail virtuel permet à l’équipe de hiérarchiser les tâches, de communiquer efficacement et de suivre les progrès, le tout en un seul endroit. Voyons comment cette équipe utilise son tableau pour s’assurer que son programme d’audit reste sur la bonne voie.

Examinez de plus près ce tableau du programme d’audit

Optimisez votre flux de travail d'audit avec Kerika. Personnalisez votre tableau Kanban pour rationaliser le processus d'audit grâce à des fonctionnalités qui vous permettent d'ajouter des tâches, d'adapter les colonnes et de gérer l'accès de l'équipe. Donnez la priorité à la responsabilité de l'équipe, à la sécurisation des données et des tâches en attribuant les meilleurs rôles à chaque membre en quelques clics.

1. Saisir les étapes critiques de l’action avec des fiches de tâches détaillées

Capturez toutes les étapes critiques de l'action au sein de la plateforme Kerika à l'aide de cartes de tâches détaillées. Voyez comment cet espace de travail visuel organise la portée des objectifs clés avec des sections structurées, créant une manière plus dynamique de gérer chaque étape du plan d'action. Améliorez la clarté et l'efficacité de votre équipe avec le système de gestion des tâches détaillées de Kerika.

L’ajout de tâches est simple et garantit qu’aucune étape du processus d’audit n’est négligée. En utilisant le bouton « Ajouter une nouvelle tâche » au bas de chaque colonne, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches, telles que la conduite d’entretiens avec les parties prenantes ou la validation des mesures de sécurité. Cela permet de s’assurer que les actions à entreprendre sont saisies au fur et à mesure qu’elles se présentent.

2. Personnalisation souple du flux de travail grâce aux actions sur les colonnes

Personnalisez et rationalisez votre programme d'audit en utilisant un flux de travail flexible avec Kerika. Utilisez ce tableau de type Kanban pour rester organisé et efficace grâce à une organisation et une catégorisation claires. Ce flux de travail s'adapte facilement aux besoins évolutifs de tout audit. Assurez un plan d'action bien organisé et bien documenté grâce à des colonnes clairement identifiées.

La possibilité de personnaliser les colonnes garantit que le flux de travail s’adapte à l’évolution des besoins du programme d’audit. Cette fonction permet aux équipes de renommer les colonnes, d’en ajouter de nouvelles ou de réorganiser les colonnes existantes en toute simplicité.

Par exemple, le fait de déplacer les tâches de « Phase de travail sur le terrain » à « Analyse et validation » garantit une progression correcte des tâches sans confusion. La possibilité de masquer ou de supprimer des colonnes permet de désencombrer l’espace de travail et de garder le tableau concentré et efficace. Cette personnalisation permet aux équipes de maintenir un flux de travail dynamique tout en s’assurant qu’aucune tâche n’est mal placée.

3. Attribuer des rôles et des autorisations pour améliorer la collaboration

Améliorez la collaboration au sein de l'équipe pendant les programmes d'audit en attribuant les meilleurs rôles aux membres et en personnalisant les permissions dans Kerika. Personnalisez la visibilité et le contrôle de l'édition pour que les plans d'action d'audit sensibles restent sur la bonne voie et soient exacts. Sécurisez votre équipe et vos tâches en attribuant des rôles tels que Administrateur, Membre de l'équipe ou Visiteur.

La gestion des rôles permet de s’assurer que les membres de l’équipe sont responsables et comprennent leurs responsabilités dans le cadre du programme d’audit. Cette fonction vous permet d’attribuer des rôles tels que celui d’administrateur, de membre de l’équipe ou de visiteur en fonction de leur niveau d’implication.

Par exemple, les auditeurs responsables de tâches clés peuvent être désignés comme membres de l’équipe, tandis que les parties prenantes externes peuvent se voir accorder un accès en tant que visiteurs. Cette configuration favorise une collaboration structurée, minimise la confusion et sécurise les données sensibles du projet en contrôlant l’accès.

4. Communication centralisée à l’aide de la messagerie instantanée du conseil d’administration

Améliorez la synergie de votre équipe en utilisant le système de chat de Kerika comme centre de communication centralisé. Dites adieu aux chaînes d'emails interminables ; au lieu de cela, partagez les mises à jour, clarifiez les problèmes et laissez des commentaires en un seul endroit. Gardez les tâches alignées sans effort tout en promouvant un meilleur environnement de collaboration.

Plutôt que de s’appuyer sur des courriels ou des messages de chat épars, la fonction de chat intégrée au tableau garantit que toutes les discussions relatives aux tâches restent accessibles en un seul endroit. Les membres de l’équipe peuvent partager des mises à jour, clarifier des questions et laisser des commentaires directement sur le tableau, ce qui permet à chacun de rester informé sans avoir à chercher dans plusieurs canaux de communication. Cette approche réduit la confusion et maintient les conversations liées à leurs tâches respectives, ce qui rend la collaboration plus transparente et plus productive.

5. Gestion centralisée des fichiers pour un accès transparent

Conservez tous les documents importants en un seul endroit grâce à la gestion centralisée des fichiers pour un accès transparent. Simplifiez les audits en téléchargeant facilement des fichiers, en reliant des documents et en collaborant rapidement.

La fonction « pièces jointes » du tableau permet de gérer et de partager de manière rationnelle les fichiers relatifs à chaque tâche. Qu’il s’agisse de lignes directrices d’audit, de documents de preuve ou de rapports de parties prenantes, tous les fichiers peuvent être téléchargés, créés ou liés directement sur le tableau.

Cela élimine le besoin de systèmes de stockage externes et garantit que les membres de l’équipe peuvent accéder aux documents les plus récents sans délai. Tout étant centralisé, votre équipe peut se concentrer sur l’exécution efficace des tâches.

6. Mettre en évidence les tâches essentielles et les classer par ordre de priorité

Concentrez-vous sur ce qui compte le plus lors de vos audits en gérant la mise en évidence des tâches dans Kerika. Mettez en évidence les tâches urgentes par filtre et par statut pour vous assurer que les délais sont toujours respectés. Appliquer des tags prioritaires en quelques clics pour un workflow efficace.

La fonction de mise en évidence du tableau permet aux équipes d’identifier rapidement les tâches qui nécessitent une attention immédiate sur la base de divers critères, tels que les utilisateurs assignés, le statut de la tâche, les dates d’échéance et les niveaux de priorité. Cela permet de repérer facilement les audits prioritaires, les éléments en retard ou les tâches marquées par des étiquettes spécifiques.

En utilisant ce filtre, les équipes peuvent rationaliser leur attention, s’attaquer aux tâches urgentes et éviter de dépasser les délais, ce qui permet à l’ensemble du programme d’audit de rester sur la bonne voie et d’être bien coordonné.

7. Réglages précis de la carte pour un contrôle optimal

Assurez un audit rationalisé avec les réglages précis du tableau de Kerika. Simplifiez les actions complexes, personnalisez votre lieu de travail visuel, maintenez la charge de travail de l'équipe et atteignez facilement vos objectifs en utilisant des actions clairement définies et rationalisées.

Un audit efficace nécessite un tableau qui s’adapte à l’évolution de vos besoins. Les paramètres du tableau vous permettent de contrôler l’accès à l’aide d’options de confidentialité, garantissant que seules les bonnes personnes voient les détails sensibles du processus d’audit. Vous pouvez fixer des limites de travail en cours pour gérer la charge de travail de l’équipe et éviter les goulets d’étranglement.

La numérotation automatique des tâches garantit un suivi cohérent, tandis que les étiquettes aident à organiser les tâches entre les départements, les phases ou les catégories. En outre, la vue d’ensemble du tableau fournit des informations en temps réel sur l’état du programme d’audit, ce qui permet d’identifier facilement les tâches terminées, en attente ou en retard.

Grâce aux options d’exportation et d’archivage, vous pouvez sauvegarder ou mettre en pause des tâches tout en gardant votre flux de travail d’audit organisé et prêt pour l’avenir.

Décomposer les tâches en étapes gérables

Lorsque vous gérez un programme d'audit, ne négligez aucun détail ! Ce tableau de démonstration montre comment vous pouvez efficacement prendre des mesures par étapes clairement définies. Cela inclut des descriptions de tâches et des objectifs détaillés, des listes de contrôle permettant de progresser facilement, la possibilité de partager des fichiers, une communication spécifique aux tâches et, surtout, la définition de priorités claires.

Lors de la gestion d’un programme d’audit, la décomposition des tâches est essentielle pour s’assurer qu’aucun détail critique n’est négligé. Ce tableau de démonstration illustre la façon dont chaque tâche est divisée en étapes réalisables et traçables, pour une meilleure clarté et une meilleure collaboration.

Voici comment cette équipe aborde efficacement la segmentation des tâches :

  1. Onglet Détails pour les descriptions de tâches : L’onglet Détails permet aux équipes de documenter des descriptions de tâches complètes, des exigences et des objectifs clés. Cela permet de s’assurer que toutes les personnes impliquées comprennent la portée de la tâche sans avoir besoin de clarifications constantes.
  2. Définir le statut des tâches pour le suivi de l’avancement : L’attribution d’un statut tel que  » prêt », «  en cours » ou  » à revoir » permet d’avoir une vision claire de l’avancement des tâches. Avec des statuts actualisés, les membres de l’équipe peuvent facilement suivre l’achèvement des tâches ou identifier les goulets d’étranglement.
  3. Onglet Liste de contrôle pour les sous-tâches : Les tâches complexes peuvent être décomposées en sous-tâches plus petites et exploitables à l’aide de l’onglet Liste de contrôle. Chaque sous-tâche peut être cochée une fois terminée, ce qui permet aux équipes de rester organisées et d’éviter d’oublier des étapes essentielles.
  4. Dates d’échéance pour maintenir les délais : La fixation d’échéances garantit le respect du calendrier des tâches, tandis que la visibilité des échéances à venir permet à l’équipe de hiérarchiser le travail et d’éviter les dépassements de délais.
  5. Tags pour la catégorisation : En attribuant des balises pertinentes, telles que l’audit de conformité ou la reprise après sinistre, les tâches peuvent être catégorisées et filtrées efficacement. Cette fonction permet de localiser facilement les tâches connexes et de rationaliser les flux de travail.
  6. Onglet « Chat » pour les discussions spécifiques à une tâche : Au lieu de messages dispersés sur différentes plateformes, l’onglet Chat centralise toutes les conversations liées à la tâche. Les équipes peuvent collaborer, fournir des mises à jour et résoudre des questions directement dans la fiche de la tâche.
  7. Attribution des tâches pour une appropriation claire : L’attribution de tâches à des membres spécifiques de l’équipe garantit la responsabilité. Chaque membre de l’équipe connaît ses responsabilités et peut se concentrer sur les tâches qui lui sont assignées sans confusion.
  8. Onglet Pièces jointes pour le stockage des fichiers pertinents : Les documents importants, les fichiers de référence ou les preuves peuvent être joints directement à la tâche par l’intermédiaire de l’onglet Pièces jointes. Cela permet de garder tout ce qui est spécifique à la tâche et d’éviter de chercher dans des systèmes de stockage externes.

Avec des tâches divisées en étapes gérables, ce tableau montre comment des audits complexes peuvent être simplifiés, ce qui facilite le suivi des progrès, l’identification des obstacles et la réalisation de tous les objectifs de manière transparente.

Conclusion : Mise en place d’un programme d’audit efficace et évolutif

Un programme d’audit bien exécuté est l’épine dorsale de la conformité organisationnelle, de la gestion des risques et de l’optimisation des processus. En décomposant les tâches en étapes gérables, en assurant une catégorisation correcte et en favorisant une communication claire au sein de l’équipe, vous créez un flux de travail structuré mais suffisamment souple pour faire face aux défis inattendus.

Une planification et une exécution correctes vous aideront à respecter les délais, à améliorer la collaboration et, en fin de compte, à réussir vos audits en toute confiance.

Expérience personnelle : adapter les préférences

Votre espace de travail doit travailler pour vous, et non l’inverse. Grâce aux options de personnalisation, vous pouvez tout régler, des couleurs d’arrière-plan aux notifications, en passant par les outils de feuille de calcul, pour rester organisé et productif.

Pour commencer à personnaliser votre espace de travail, vous devez accéder aux paramètres de votre compte. Voici comment procéder :

  1. Cliquez sur l’icône du profil dans le coin supérieur droit de l’écran.
  2. Sélectionnez Mes paramètres dans le menu déroulant.
Capture d'écran montrant la facilité avec laquelle les utilisateurs peuvent accéder à leurs paramètres personnels dans Kerika. La flèche part de l'icône du profil de l'utilisateur dans le coin supérieur droit et mène à un menu déroulant mettant en évidence l'option "Mes paramètres". Cette navigation intuitive permet aux utilisateurs de personnaliser leur espace de travail afin d'être plus productifs et personnalisés.


Ces paramètres vous permettent de créer une expérience qui correspond à votre style de travail unique. Maintenant que vous savez comment accéder aux paramètres, nous allons vous montrer étape par étape comment utiliser les options de personnalisation.

Voici comment cela fonctionne : ajustez les paramètres.

Les paramètres sont généralement regroupés en trois catégories principales : généralités, notifications et tableau blanc. Chaque section contient des paramètres simples conçus pour améliorer votre flux de travail et optimiser votre expérience utilisateur.

Ces paramètres fonctionnent comme suit :

Paramètres généraux : personnalisez votre espace de travail comme vous le souhaitez.

Capture d'écran de l'onglet "Paramètres généraux" de Kerika, montrant comment les utilisateurs peuvent personnaliser leur espace de travail visuel. Les options affichées comprennent le choix d'une couleur d'arrière-plan personnalisée à partir d'une palette et l'option "Utiliser les étiquettes de la barre des tâches". Ces options permettent aux utilisateurs de créer un environnement visuellement attrayant et de rationaliser l'organisation des tâches en activant les étiquettes par défaut, ce qui démontre la flexibilité de Kerika pour s'adapter aux styles de travail individuels.
  1. Couleur d’arrière-plan :

    Choisissez une couleur d’arrière-plan clairement visible et adaptée à votre style.

    Vous avez le choix entre plusieurs options pour rendre votre espace de travail visuellement attrayant.
  2. Utiliser des autocollants pour les fiches de tâches

    Activez cette fonction pour marquer automatiquement les nouvelles fiches de tâches et les modèles que vous créez.

    Cela vous aidera à rester organisé et à catégoriser facilement les tâches.

Avantages :

Si vous personnalisez les aspects visuels de votre espace de travail, celui-ci vous semblera plus intuitif et moins encombré, ce qui vous permettra de mieux vous concentrer.

Notifications : restez informé sans être surchargé

Capture d'écran des paramètres détaillés des "Notifications" dans Kerika. Les utilisateurs peuvent facilement activer les notifications par e-mail pour les conversations et les activités de gestion du tableau de bord (telles que l'ajout ou l'achèvement de tâches) et s'inscrire pour recevoir des rappels quotidiens pour les tâches. Ces paramètres permettent aux utilisateurs de rester au courant des mises à jour importantes de la collaboration sans être surchargés de notifications, et de ne recevoir que les informations pertinentes pour leur flux de travail.
  1. Messages de discussion

    Recevez des notifications par courrier électronique lorsqu’une discussion au niveau du conseil d’administration a lieu ou lorsqu’une personne discute d’une tâche à laquelle vous participez.
  2. Mises à jour de l’activité pour les administrateurs

    Recevez des notifications lorsque de nouvelles tâches sont ajoutées, effectuées ou publiées sur les forums que vous gérez.
  3. Rappels de tâches quotidiens

    Sélectionnez un rappel quotidien par courrier électronique qui sera envoyé à 6 heures du matin et qui indiquera les tâches en retard et les tâches à effectuer cette semaine ou la semaine prochaine.

    Regroupez les tâches par date ou par comité pour en faciliter le suivi.

Avantages :

Des notifications souples vous tiennent au courant des questions les plus importantes sans vous bombarder de mises à jour inutiles.

Paramètres du tableau blanc : optimisez votre processus créatif

Capture d'écran des paramètres du "Tableau blanc" de Kerika, qui permettent aux utilisateurs d'optimiser leur processus créatif. Dans les paramètres, vous pouvez définir des options par défaut pour les "Lignes et formes" (style, épaisseur, couleur), le "Texte sur le tableau" (police, taille, couleur) et activer la "Grille sur le tableau" avec une taille personnalisée. Cette option de personnalisation garantit la cohérence et le professionnalisme de la collaboration visuelle et permet aux équipes de configurer leurs tableaux blancs pour qu'ils correspondent parfaitement à leurs flux de travail de conception ou d'idéation.
  1. Lignes et formes

    Définissez des styles de ligne, des épaisseurs et des couleurs par défaut pour créer des images nettes et cohérentes.
  2. Texte sur toile

    Choisissez la police, la taille et la couleur de votre choix pour un look élégant.
  3. Paramètres de la grille

    Activez l’arrêt de la grille et définissez sa taille pour que vos dessins soient toujours alignés de manière fluide et professionnelle.

Avantages :

Grâce à ces paramètres, les tableaux blancs sont parfaits pour le brainstorming, la planification ou la conception, afin que votre travail soit bien organisé.

Collection

Qu’il s’agisse de personnaliser les éléments visuels, d’ajuster les notifications ou d’optimiser les outils de création, ces options sont conçues pour stimuler votre productivité et préserver la clarté de votre environnement de travail. En prenant le temps de personnaliser vos paramètres, vous pourrez travailler plus efficacement et plus agréablement chaque jour.

Maîtriser la gestion de projet : Un guide pas à pas pour réussir

Une gestion de projet efficace est la clé de voûte de la réussite d’un projet. Qu’il s’agisse de concevoir un site web, de lancer un produit ou de coordonner un effort de développement complexe, une approche structurée garantit que toutes les tâches sont alignées, que les délais sont respectés et que les parties prenantes restent informées.

Ce guide vous accompagne dans les étapes essentielles de la maîtrise de la gestion de projet, en vous proposant des stratégies concrètes pour rationaliser les flux de travail, favoriser la collaboration et suivre les progrès.

Une fois que vous aurez compris les principes fondamentaux, vous verrez comment un outil visuel peut leur donner vie et aider votre équipe à rester concentrée et productive.

Cette capture d'écran montre un exemple d'une équipe à distance qui utilise Kerika pour gérer ses projets. Dans cette image, vous pouvez voir que les tâches sont saisies dans plusieurs colonnes différentes qui sont disposées de manière à représenter le flux de travail de cette équipe particulière.  Dans chaque tâche, vous pouvez facilement voir qui travaille actuellement sur la tâche, à partir de leurs avatars, et vous pouvez également voir des informations importantes sur chaque tâche telles que la date d'échéance, s'il y a des pièces jointes sur la tâche, des tags, et s'il y a eu un chat sur la tâche également.  La présentation est simple et intuitive, de sorte que même les utilisateurs qui ne sont pas des techniciens ou qui n'ont pas l'habitude d'utiliser des tableaux de type Kanban peuvent facilement comprendre l'état d'avancement du projet.

Cliquez sur cette image pour voir comment cette équipe a construit un puissant tableau de gestion de projet.

Étapes essentielles pour créer un flux de travail efficace en matière de gestion de projet

Un flux de travail solide en matière de gestion de projet garantit que les tâches sont accomplies efficacement, que les délais sont respectés et que la collaboration entre les membres de l’équipe se déroule sans heurts.

Voici les étapes clés pour mettre en place un processus de gestion de projet fiable :

1. Définir des objectifs et des buts clairs

Tout projet réussi commence par des objectifs clairs et bien définis. Comprendre ce que l’on veut atteindre permet à l’équipe de rester concentrée et alignée tout au long du cycle de vie du projet.

Actions clés :

  • Organiser des réunions avec les parties prenantes pour s’aligner sur les objectifs du projet.
  • Décomposer les objectifs en résultats mesurables à l’aide du cadre SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent, Limité dans le Temps).
  • Documenter ces objectifs dans un endroit centralisé pour assurer la visibilité de l’équipe.

2. Élaborer un plan de projet détaillé

Un plan de projet complet sert de feuille de route, décrivant les tâches, les délais et les dépendances. Il garantit que chaque membre de l’équipe comprend son rôle et ses responsabilités.

Actions clés :

  • Utiliser des diagrammes de Gantt pour établir des calendriers et des dépendances entre les tâches.
  • Identifier les étapes et les échéances pour suivre les progrès de manière efficace.
  • Attribuer les ressources en fonction de la complexité de la tâche et de l’expertise de l’équipe.

3. Attribuer des rôles et des responsabilités

La définition des rôles garantit la responsabilité et élimine toute confusion quant à la personne responsable de chaque tâche. Une matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) peut être utile.

Actions clés :

  • Attribuer des rôles en fonction des compétences individuelles et des besoins du projet.
  • Communiquer clairement les responsabilités lors des réunions d’équipe ou des séances de lancement.
  • Encouragez le retour d’information afin de garantir une répartition équitable des responsabilités.

4. Hiérarchiser et décomposer les tâches

En divisant le projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer, on s’assure qu’aucun aspect du travail n’est négligé. L’établissement de priorités permet de concentrer les efforts de l’équipe sur ce qui compte le plus.

Actions clés :

  • Classer les tâches par ordre d’urgence et d’importance en utilisant des techniques de hiérarchisation telles que la matrice d’Eisenhower.
  • Diviser les tâches complexes en sous-tâches plus petites avec des échéances claires.
  • Utilisez des outils pour suivre l’avancement des tâches et tenir tout le monde au courant.

5. Favoriser la collaboration et la communication

Une communication ouverte et transparente est essentielle pour une gestion de projet efficace. Elle aide les équipes à rester en phase, à résoudre les conflits et à s’assurer que les progrès sont en bonne voie.

Actions clés :

  • Organisez des réunions régulières (par exemple, des réunions quotidiennes ou hebdomadaires) pour faire le point sur les progrès accomplis et les obstacles rencontrés.
  • Encouragez les membres de l’équipe à partager les mises à jour et les commentaires en temps réel.
  • Utiliser des outils de collaboration pour centraliser la communication et documenter les décisions.

6. Suivre les progrès et adapter les plans

Le suivi de l’avancement du projet permet d’identifier les risques potentiels et les goulets d’étranglement avant qu’ils ne s’aggravent. Un suivi régulier permet de procéder à des ajustements afin de maintenir le projet sur la bonne voie.

Actions clés :

  • Utiliser des indicateurs clés de performance (ICP) tels que le pourcentage d’achèvement du projet, le respect du budget et l’utilisation des ressources.
  • Procéder à des examens périodiques pour réévaluer les objectifs et les calendriers.
  • Créer des plans d’urgence pour faire face aux défis imprévus.

7. Évaluer et documenter les apprentissages

Une fois le projet terminé, évaluez sa réussite en mesurant les résultats par rapport aux objectifs initiaux. La documentation des enseignements tirés permet d’améliorer les flux de travail futurs.

Actions clés :

  • Organiser une évaluation après le projet pour discuter de ce qui a bien fonctionné et de ce qui pourrait être amélioré.
  • Recueillir les réactions de toutes les parties prenantes afin d’identifier les points forts et les points faibles.
  • Mettre à jour les procédures opérationnelles standard (POS) sur la base des résultats obtenus.

Utiliser les bons outils pour créer un flux de travail de gestion de projet

S’il est essentiel de maîtriser les étapes essentielles de la gestion de projet, la mise en œuvre efficace de ces étapes nécessite les bons outils. Un système de gestion des tâches fiable peut combler le fossé entre la théorie et l’exécution, en veillant à ce que les projets soient non seulement bien organisés, mais aussi réalisables.

Le bon outil rationalise la délégation des tâches, la hiérarchisation et la collaboration, ce qui permet à votre équipe de rester concentrée et de produire des résultats dans les délais impartis.

Explorez la démo du tableau de gestion de projet de Kerika et voyez comment il simplifie les flux de travail complexes. Cette image montre une représentation visuelle des tâches progressant à travers des étapes telles que la stratégie du projet, la conception, le développement et les tests, garantissant que rien n'est oublié. Découvrez comment les fonctionnalités intuitives de Kerika peuvent aider votre équipe à rester organisée et à obtenir de bons résultats.

Découvrez le fonctionnement de ce tableau de gestion de projet de démonstration

Le tableau de démonstration ci-dessous illustre l’efficacité d’un flux de travail de gestion de projet en action. Ce tableau représente visuellement les tâches progressant à travers des étapes telles que « Stratégie du projet », « Conception du projet », « Développement » et « Test », afin de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.

En centralisant les informations, en suivant l’état d’avancement en un coup d’œil et en identifiant les goulets d’étranglement, cet espace de travail fournit une vue d’ensemble claire et exploitable de votre projet.

Nous allons maintenant nous plonger plus profondément dans ce tableau de démonstration et comprendre comment chaque section fonctionne ensemble pour créer un système de gestion de projet robuste conçu pour le succès.

Fonctionnement du comité de projet

Personnalisez le flux de travail de votre projet avec Kerika. Cette image présente les fonctions d'ajout de tâches, de personnalisation des colonnes, de gestion des membres de l'équipe, de centralisation de la communication et de partage des fichiers. Adaptez le tableau aux besoins spécifiques de votre projet et donnez à votre équipe les moyens de collaborer efficacement. Découvrez comment la flexibilité de Kerika peut améliorer la productivité de votre équipe.

Découvrez le fonctionnement de ce tableau de gestion de projet de démonstration

Vous pouvez voir dans l’image ci-dessus comment cette équipe organise son flux de travail à l’aide d’un tableau qui simplifie la gestion de projet. Il est conçu pour gérer toutes les étapes du processus.

Examinons de plus près le tableau de cette équipe pour comprendre comment chaque élément contribue à un système de gestion de projet efficace.

1. Ajout de nouvelles tâches au tableau

Créez et gérez facilement les tâches d'un projet avec Kerika. Cette image illustre la fonction intuitive de création de tâches de Kerika, qui vous permet d'ajouter rapidement des descriptions, des listes de contrôle et des pièces jointes à chaque tâche. Rationalisez votre flux de travail et assurez-vous qu'aucun détail n'est oublié grâce aux fonctionnalités complètes de gestion des tâches de Kerika.

Chaque projet commence par une liste de tâches, et ce tableau permet de les ajouter en toute simplicité. En cliquant sur le bouton « Ajouter une nouvelle tâche » (en surbrillance dans le coin inférieur gauche du tableau), vous pouvez créer une nouvelle carte. Chaque carte représente une tâche spécifique, telle que « Conception de la page d’accueil » ou « Développement de la page produit ». Ainsi, votre flux de travail reste clair et rien n’est laissé de côté.

2. Personnalisation des colonnes pour votre flux de travail

Personnalisez le flux de travail de votre projet pour répondre aux besoins uniques de votre équipe en personnalisant les colonnes de Kerika. Cette image montre à quel point il est facile d'ajouter, de renommer, de masquer ou de déplacer des colonnes. Rationalisez le processus en visualisant chaque étape, de la stratégie à la conception, au développement et aux tests. Faciliter la gestion des flux de travail complexes grâce à l'interface puissante et personnalisable de Kerika.

Vous avez besoin de modifier la configuration de votre tableau ? Vous pouvez facilement renommer les colonnes, en ajouter de nouvelles ou déplacer les colonnes existantes pour les adapter à votre flux de travail. Il vous suffit de cliquer sur le menu de la colonne (trois points) en haut de n’importe quelle colonne pour accéder à ces options. Par exemple, si une nouvelle phase de votre projet apparaît, vous pouvez ajouter une colonne telle que « Test » sans perturber vos tâches existantes.

3. Gestion des membres de l’équipe et de leurs rôles

Rationalisez la collaboration au sein de votre équipe grâce au contrôle d'accès basé sur les rôles de Kerika. Cette image montre comment gérer facilement les membres de l'équipe et assigner des rôles (Admin, Membre, Visiteur) pour s'assurer que les bonnes personnes ont les bonnes permissions. Améliorez la responsabilité et protégez les informations sensibles du projet avec les fonctionnalités de gestion d'équipe de Kerika.

Une collaboration efficace commence par l’attribution des bons rôles. Utilisez le menu Membres de l’équipe pour ajouter ou supprimer des membres du tableau. Chaque personne peut être désignée comme administrateur, membre ou visiteur en fonction de ses responsabilités. Par exemple, attribuez des droits d’administrateur aux chefs de projet et donnez aux clients un accès de visiteur pour voir l’avancement du projet.

4. Centraliser la communication au sein de l’équipe

Améliorez la communication au sein de votre équipe grâce au chat centralisé de Kerika. Cette image montre comment partager facilement des mises à jour, poser des questions et fournir un retour d'information directement dans le tableau de gestion de projet, éliminant ainsi les e-mails dispersés et garantissant que tout le monde reste informé. Rationalisez la communication de votre projet et améliorez la collaboration de votre équipe avec Kerika.

Gardez toutes les discussions pertinentes pour le conseil d’administration en utilisant la fonction de chat du conseil d’administration. Celle-ci permet à votre équipe de partager des mises à jour, de poser des questions ou de relever des défis en un seul endroit. Par exemple, un concepteur peut partager ses commentaires sur la tâche « Conception du logo » directement dans le chat pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

5. Joindre et partager des fichiers

Centralisez les ressources de votre projet grâce aux fonctions de partage et d'intégration de fichiers de Kerika. Cette image montre comment télécharger facilement des fichiers, lier Google Docs et créer de nouveaux documents directement dans le tableau de projet. Gardez tous les documents essentiels organisés et accessibles, en stimulant la productivité de l'équipe avec Kerika.

Tout projet implique une bonne dose de documentation, et ce tableau s’en charge à merveille. La section Pièces jointes vous permet de télécharger des fichiers, de lier des documents Google ou même de créer de nouveaux documents directement à partir du tableau. Par exemple, joignez des guides de style ou des mémoires de clients pour vous assurer que tous les documents nécessaires sont accessibles à l’équipe.

6. Mise en évidence des tâches importantes

Restez concentré sur les tâches critiques grâce aux puissantes fonctions de mise en évidence de Kerika. Cette image présente les options de mise en évidence des tâches de Kerika, vous permettant de filtrer par assigné, statut, date d'échéance, priorité et tags. Assurez-vous que rien n'est oublié et gardez vos projets sur la bonne voie grâce aux fonctions de surlignage intelligentes de Kerika.

Donnez la priorité à ce qui est important grâce à la fonction de mise en évidence. Celle-ci vous permet de filtrer les tâches en fonction des dates d’échéance, des niveaux de priorité, des balises ou d’affectations spécifiques. Vous pouvez également combiner ces filtres pour trouver des tâches.

Par exemple, vous pouvez mettre en évidence les tâches assignées à un coéquipier particulier, étiquetées comme « maquettes », ainsi que leur statut « Prêt ». Cela vous évite un travail manuel considérable pour trouver ce que vous cherchez.

7. Réglage des paramètres de confidentialité

C’est dans le menu « Paramètres » que cette équipe peaufine sa planche pour une efficacité maximale. En cliquant sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit, quatre onglets apparaissent : Vue d’ensemble, Paramètres, Colonnes et Tags. Chaque onglet joue un rôle spécifique dans l’optimisation du flux de travail. Décortiquons-les :

  1. Onglet Vue d’ensemble :
Le tableau de bord de Kerika vous permet d'avoir une vision claire de l'avancement de votre projet. Cette image montre l'onglet Vue d'ensemble avec des mesures clés comme les tâches achevées, les tâches en retard et la description du tableau. Exportez facilement les données vers Excel et archivez les tableaux terminés pour les consulter ultérieurement. Expérimentez une gestion de projet basée sur les données avec les capacités de reporting complètes de Kerika.

Il fournit un aperçu de l’état d’avancement du tableau, une description de son objectif, des options d’exportation des tâches au format Excel et la possibilité d’archiver les tableaux terminés pour référence ultérieure.

  1. Onglet Paramètres :
Contrôlez l'accès aux projets et personnalisez le flux de travail grâce à l'onglet des paramètres de Kerika. Cette image montre le panneau des paramètres où vous pouvez gérer la confidentialité du tableau, définir des limites de travail en cours (WIP), activer la numérotation automatique des tâches et gérer les étiquettes. Adaptez Kerika à vos besoins spécifiques et optimisez votre processus de gestion de projet pour une efficacité maximale.

Contrôle la confidentialité du tableau et les autorisations d’accès, vous permettant de choisir entre un accès réservé à l’équipe, un accès organisationnel ou un partage public par le biais d’un lien. Il gère également les autorisations de modification afin de préserver l’intégrité du flux de travail.

  1. Onglet Colonnes :
Structurez le flux de travail de votre projet avec les colonnes personnalisables de Kerika. Cette image présente l'onglet Colonnes, qui vous permet d'ajouter, de renommer ou de réorganiser facilement les colonnes pour qu'elles correspondent parfaitement aux phases de votre projet. Créez un espace de travail visuel qui reflète la façon dont votre équipe travaille et qui favorise l'efficacité grâce à la gestion flexible du flux de travail de Kerika.

Permet de personnaliser la structure du tableau en ajoutant, renommant ou réorganisant les colonnes. Cela permet d’aligner le flux de travail sur les exigences spécifiques du projet de l’équipe.

  1. Tags Tab :
Organisez et filtrez les tâches du projet avec les étiquettes personnalisables de Kerika. Cette image présente l'onglet Balises, qui vous permet de créer et de gérer des balises pour classer les tâches par priorité, type ou toute autre étiquette personnalisée. Trouvez rapidement et mettez en évidence les tâches qui requièrent votre attention grâce aux puissantes fonctionnalités de gestion des tâches de Kerika.

Facilite la catégorisation des tâches en créant, gérant et appliquant des étiquettes. Les étiquettes facilitent le filtrage des tâches par priorité, par type ou par d’autres étiquettes personnalisées, ce qui améliore l’organisation et la récupération des tâches.

Voyons maintenant comment l’équipe utilise ces cartes de tâches pour décomposer l’ensemble du processus de gestion de projet en étapes gérables. Nous allons vous montrer comment vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour décomposer chaque tâche en un élément exploitable.

Décomposer les tâches en étapes gérables

Les fiches de tâches constituent le point central où vous et votre équipe pouvez saisir et organiser tous les détails nécessaires à l’accomplissement d’une tâche. Voici comment les utiliser efficacement :

  1. Ajouter des détails clés:
Organisez chaque tâche d'un projet grâce aux fiches de tâches détaillées de Kerika. Cette image montre l'onglet Détails d'une fiche de tâche, qui vous permet d'ajouter des descriptions, des exigences et d'autres informations clés. Assurez une communication claire et évitez les malentendus en saisissant tous les détails essentiels dans les fiches de tâches complètes de Kerika.

Commencez par définir clairement les objectifs de la tâche et les étapes nécessaires à sa réalisation. Par exemple, pour une tâche de conception de page d’accueil, décrivez les exigences en matière de mise en page et de contenu.

  1. Suivre les progrès:
Suivez sans effort l'avancement du projet grâce aux mises à jour de l'état des tâches de Kerika. Cette image présente la fonction Définir le statut, qui vous permet de marquer rapidement les tâches comme étant prêtes, en cours, à réviser, terminées, etc. Restez informé de l'avancement de votre projet et identifiez les goulots d'étranglement potentiels grâce au suivi intuitif de l'état d'avancement de Kerika.

Mettez à jour l’état d’avancement de la tâche en la marquant comme « En cours », « À revoir » ou « Terminée » afin que tout le monde puisse être informé de son statut.

  1. Fixer des échéances:
Assurez l'achèvement de vos projets dans les délais impartis grâce à la fonction de définition des échéances de Kerika. Cette image montre comment assigner rapidement des dates d'échéance à chaque tâche, aidant ainsi votre équipe à respecter le calendrier et à éviter les retards. Maintenez un calendrier clair et gardez vos projets sur la bonne voie grâce à la gestion intuitive des échéances de Kerika.

Attribuez une date d’échéance spécifique à chaque tâche pour vous assurer que les délais sont respectés et que rien n’est retardé.

  1. Diviser les tâches en étapes réalisables:
Améliorez la gestion des tâches en décomposant les projets en étapes réalisables grâce à la fonction de liste de contrôle de Kerika. Cette image montre comment ajouter des sous-tâches à chaque fiche de tâche, en s'assurant que chaque détail est pris en compte et que rien n'est oublié. Gardez votre équipe organisée et concentrée avec les fonctionnalités détaillées de la liste de contrôle de Kerika.

Décomposez les tâches complexes en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Par exemple, « Créer le contenu de la page d’accueil » peut inclure des sous-tâches telles que la rédaction de textes, la sélection d’images et la conception de la mise en page.

  1. Utiliser des balises pour plus de clarté:
Améliorez la clarté et l'organisation avec le système d'étiquetage flexible de Kerika. Cette image montre comment attribuer des balises personnalisées aux tâches d'un projet, ce qui vous permet de filtrer et de regrouper facilement les tâches par catégorie, priorité ou type. Rationalisez votre flux de travail et restez concentré sur ce qui compte le plus grâce aux capacités de marquage polyvalentes de Kerika.

Utilisez des étiquettes pour classer les tâches par catégories. Vous pouvez établir des priorités en fonction de l’urgence ou regrouper les tâches par thèmes tels que « Conception », « Développement » ou « Test ».

  1. Joindre des fichiers:
Rationalisez votre flux de travail grâce à la gestion intégrée des fichiers dans Kerika. Cette image montre comment télécharger facilement des fichiers existants, créer de nouveaux Google Docs et lier des ressources externes directement dans chaque fiche de tâche. Gardez tous les documents du projet organisés et accessibles à votre équipe, en améliorant la collaboration et la productivité grâce à l'intégration transparente de Kerika.

Organisez toutes les ressources du projet en joignant des fichiers directement à la carte de tâches. Téléchargez des maquettes, des rapports ou des PDF, créez de nouveaux Google Docs ou Kerika Canvases, ou reliez des ressources externes, le tout en un seul endroit. Votre équipe peut ainsi accéder rapidement à tout ce dont elle a besoin, sans perdre de temps à chercher dans les courriels ou les dossiers.

  1. Maintenir une communication ciblée:
Améliorez la collaboration au sein de votre équipe grâce aux fonctions de communication de Kerika. Cette image montre l'onglet Chat dans une fiche de tâche, permettant aux membres de l'équipe de discuter de tâches spécifiques et de partager des mises à jour en temps réel. Les conversations sont organisées et accessibles, ce qui améliore la communication et l'efficacité des projets grâce au chat intégré de Kerika.

L’onglet « Chat » permet de lier toutes les discussions à des tâches spécifiques, ce qui garantit une communication claire et facile à suivre.

  1. Affecter les membres de l’équipe:
Améliorez la responsabilisation grâce à l'affectation facile des membres de l'équipe de Kerika. Cette image montre comment assigner des membres spécifiques de l'équipe à chaque tâche, en s'assurant que chacun connaisse ses responsabilités. Rationalisez votre flux de travail et améliorez la responsabilisation de votre équipe grâce aux fonctions intuitives d'affectation des tâches de Kerika.

Attribuez chaque tâche à des membres spécifiques de l’équipe, de manière à ce qu’il soit clair qui est responsable de quoi. Cela renforce la responsabilisation et garantit que les tâches progressent efficacement.

  1. Définir la priorité des tâches pour une focalisation claire :
Gardez le cap avec les paramètres de priorisation des tâches de Kerika. Cette image montre comment définir facilement le niveau de priorité de chaque tâche (Normal, Haute priorité, Critique), afin que votre équipe sache où concentrer ses efforts. Gardez vos projets sur la bonne voie et respectez les délais critiques grâce à la hiérarchisation efficace des tâches de Kerika.

La hiérarchisation des tâches est essentielle pour maintenir votre projet sur la bonne voie, et la fonction Définir la priorité permet de le faire sans effort. Vous pouvez attribuer l’un des trois niveaux de priorité à chaque tâche :

  • Normal : Pour les tâches de routine qui peuvent être effectuées sans urgence.
  • Haute priorité : Pour les tâches nécessitant une action rapide ou une attention accrue de la part de l’équipe.
  • Critique : Pour les tâches sensibles au temps ou à fort impact qui requièrent une attention immédiate.

En tirant parti de ces fonctionnalités, les fiches de tâches aident votre équipe à rester organisée, à collaborer de manière transparente et à s’assurer qu’aucun détail important n’est négligé. Grâce à ces mesures, la gestion de votre projet devient plus facile et plus efficace.

Créez votre compte Kerika

La création d’un compte Kerika est simple et rapide, et permet d’organiser le flux de travail de votre projet de manière transparente. Voici comment créer votre compte et démarrer du bon pied :

L’inscription est gratuite et facile

  1. Allez sur kerika.com et cliquez sur le bouton S’inscrire.
  1. Choisissez le type de compte qui vous convient le mieux :
    • Si vous utilisez l’espace de travail Google, sélectionnez l’option S’INSCRIRE AVEC GOOGLE.
    • Si vous êtes un utilisateur d’Office 365, optez pour S’INSCRIRE À MICROSOFT.
    • Vous pouvez également choisir l’option SIGN UP WITH BOX pour l’intégration du stockage de fichiers.
  2. Suivez les instructions et vous serez prêt en quelques instants. Aucune carte de crédit n’est requise et vous recevrez une version d’essai gratuite de 30 jours pour votre équipe.

Un espace de travail mondial pour tous

Kerika prend en charge 38 langues, de sorte que vous et votre équipe pouvez travailler dans la langue avec laquelle vous êtes le plus à l’aise, créant ainsi une expérience véritablement inclusive.


Créez votre premier tableau

Une fois que vous vous êtes inscrit, il est temps de créer votre premier tableau et de donner vie à votre flux de travail de gestion de projet. Voici comment procéder :

  1. Cliquez sur « Créer un nouveau tableau » : Dans le tableau de bord de Kerika, sélectionnez l’option de création d’un nouveau tableau.
  2. Choisissez le type de tableau : Pour la gestion de projet, choisissez le modèle de tableau des tâches. Il est préchargé avec des colonnes telles que « À faire », « En cours » et « Terminé ».
  1. Donnez un nom à votre comité : Donnez à votre comité un nom qui reflète votre projet, tel que « Refonte du site web » ou « Plan marketing ».
  2. Personnalisez votre espace de travail : Ajoutez ou renommez des colonnes en fonction de votre flux de travail et commencez à ajouter des tâches pour que votre équipe soit toujours au diapason.

Vous disposez désormais d’un espace de travail visuel entièrement fonctionnel, prêt à vous aider à suivre les progrès, à gérer les tâches et à favoriser la collaboration au sein de votre équipe.

La conclusion : Votre plan d’action pour la réussite du projet

La maîtrise de la gestion de projet ne se limite pas à l’exécution des tâches ; il s’agit de créer un système qui permette à votre équipe de rester sur la même longueur d’onde, de favoriser la collaboration et de s’assurer que chaque étape est franchie. Avec un flux de travail détaillé et les bons outils, vous pouvez rester organisé, productif et concentré sur la réalisation de vos objectifs.

Ce tableau montre comment chaque aspect de votre projet peut être divisé en étapes réalisables.Kerika n’est pas seulement un outil, c’est un cadre qui permet de rationaliser le travail d’équipe, de maintenir la responsabilité et de donner vie à la vision de votre projet. Prêt à passer à l’étape suivante ? Commencez à construire votre tableau, organisez vos tâches et regardez vos projets réussir avec Kerika !

Personnalisez votre expérience : Personnaliser les préférences

Votre espace de travail doit travailler pour vous, et non l’inverse. Les options de personnalisation vous permettent de tout adapter, des couleurs d’arrière-plan aux notifications et aux outils de tableau blanc, pour vous aider à rester organisé et productif.

Pour commencer à personnaliser votre espace de travail, vous devez accéder aux paramètres de préférence de votre compte. Voici comment procéder :

  1. Cliquez sur l’icône de votre profil dans le coin supérieur droit de l’écran.
  2. Sélectionnez Mes préférences dans le menu déroulant.
Capture d'écran montrant la facilité avec laquelle les utilisateurs peuvent accéder à leurs paramètres personnels dans Kerika. Une flèche part de l'icône du profil de l'utilisateur dans le coin supérieur droit et se dirige vers le menu déroulant, mettant en évidence l'option "Mes préférences". Cette navigation intuitive permet aux utilisateurs de commencer à personnaliser leur espace de travail pour une expérience plus productive et personnalisée.

Ces paramètres vous permettent de créer une expérience qui correspond à votre style de travail unique. Maintenant que vous savez comment accéder aux paramètres, laissez-nous vous guider pas à pas dans l’utilisation de chaque option de personnalisation.

Comment ça marche ? Ajustement des préférences

Les préférences sont généralement regroupées en trois catégories principales : Général, Notifications et Tableau blanc. Chaque section propose des options simples conçues pour améliorer votre flux de travail et optimiser votre expérience.

Voici un aperçu du fonctionnement de ces paramètres :

Paramètres généraux : Faites en sorte que votre espace de travail vous appartienne

Capture d'écran de l'onglet "Général" des préférences de Kerika, montrant comment les utilisateurs peuvent personnaliser leur espace de travail visuel. Les options affichées comprennent la sélection d'une "couleur de fond" personnalisée à partir d'une palette et la désactivation de l'option "Utiliser les étiquettes pour les tableaux de tâches". Ces paramètres permettent aux utilisateurs de créer un environnement visuellement confortable et de rationaliser l'organisation des tâches en activant les étiquettes par défaut, ce qui démontre la flexibilité de Kerika à s'adapter aux styles de travail individuels.
  1. Couleur d’arrière-plan :

    Choisissez une couleur d’arrière-plan agréable à regarder et adaptée à votre style.

    ● Choisissez parmi une variété d’options pour rendre votre espace de travail visuellement attrayant.
  2. Utiliser des balises pour les tableaux des tâches

    ● Activez cette fonctionnalité pour inclure automatiquement des balises sur les nouveaux tableaux de tâches et modèles que vous créez.

    ● Vous aide à rester organisé et à catégoriser les tâches sans effort.

Les avantages :

La personnalisation des aspects visuels de votre espace de travail le rend plus intuitif et moins encombré, ce qui vous aide à rester concentré.

Notifications : Rester informé sans être surchargé

Capture d'écran montrant les préférences granulaires de Kerika en matière de "Notifications". Les utilisateurs peuvent facilement activer les notifications par courriel pour les discussions, les activités d'administration du forum (comme l'ajout ou l'achèvement de tâches), et opter pour un résumé de rappel quotidien des tâches. Ce niveau de contrôle permet aux utilisateurs de rester informés des mises à jour cruciales de la collaboration sans souffrir d'une surcharge de notifications, en s'assurant qu'ils ne reçoivent que les informations pertinentes pour leur flux de travail.
  1. Notifications de chat

    ● Recevez des courriels lorsqu’il y a une discussion au niveau du conseil d’administration ou lorsqu’une personne discute d’une tâche à laquelle vous participez.
  2. Mises à jour de l’activité pour les administrateurs

    ● Recevez des notifications lorsque de nouvelles tâches sont ajoutées, terminées ou réaffectées sur les forums que vous administrez.
  3. Rappels quotidiens de tâches

    ● Optez pour un récapitulatif quotidien envoyé par courriel à 6 heures du matin, indiquant les tâches en retard et celles qui doivent être effectuées cette semaine ou la semaine prochaine.

    ● Regroupez les tâches par date ou par tableau pour en faciliter le suivi.

Les avantages :

Grâce à des notifications flexibles, vous pouvez rester informé sur ce qui compte le plus sans être bombardé par des mises à jour inutiles.

Paramètres du tableau blanc : Rationalisez votre processus créatif

Capture d'écran des préférences "Tableau blanc" de Kerika, permettant aux utilisateurs de rationaliser leur processus créatif. Les options permettent de définir des valeurs par défaut pour les "Lignes et formes" (style, épaisseur, couleur), le "Texte sur toile" (police, taille, couleur) et d'activer la "Grille sur toile" avec des dimensions personnalisées. Cette possibilité de personnalisation garantit la cohérence et le professionnalisme de la collaboration visuelle, en permettant aux équipes de configurer leurs tableaux blancs de manière à ce qu'ils correspondent parfaitement à leurs flux de travail de planification ou de brainstorming.
  1. Lignes et formes

    ● Définissez des styles de ligne, des épaisseurs et des couleurs par défaut pour créer des visuels propres et cohérents.
  2. Texte sur toile

    ● Choisissez le style, la taille et la couleur de police que vous préférez pour un aspect soigné.
  3. Options de grille

    ● Activez l’accrochage à la grille et définissez la taille de la grille pour que vos dessins restent alignés et professionnels.

Les avantages :

Grâce à ces paramètres, les tableaux blancs sont parfaits pour le brainstorming, la planification ou la conception, ce qui garantit la qualité et l’organisation de votre travail.

Synthèse

Qu’il s’agisse d’ajuster les éléments visuels, de personnaliser les notifications ou de rationaliser les outils de création, ces options sont conçues pour améliorer votre productivité et maintenir votre environnement de travail organisé. En prenant quelques instants pour personnaliser vos paramètres, vous serez plus efficace et plus agréable au quotidien.

Ce que DeepSeek pense de Kerika…

Kerika est un logiciel de gestion de projet et de collaboration conçu pour aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement. Il offre une gamme d’outils pour gérer les tâches, les projets et les flux de travail, en particulier pour les équipes distribuées. Les principales caractéristiques de Kerika sont les suivantes

  1. Gestion des tâches : Créer, assigner et suivre des tâches avec des dates d’échéance, des priorités et des mises à jour d’état.
  2. Tableaux visuels : Utiliser des tableaux Kanban, des tableaux blancs et des organigrammes pour visualiser les flux de travail et l’avancement des projets.
  3. Collaboration : La collaboration en temps réel permet aux membres de l’équipe de travailler ensemble sur des documents, de partager des commentaires et de communiquer au sein de la plateforme.
  4. Intégration : Kerika s’intègre à des outils tels que Google Drive, Box et Slack, ce qui facilite la gestion des fichiers et des communications en un seul endroit.
  5. Contrôle d’accès : Définissez des permissions pour contrôler qui peut voir ou modifier des projets ou des tâches spécifiques.
  6. Accès mobile : Kerika propose des applications mobiles pour iOS et Android, permettant aux utilisateurs de rester connectés et de gérer leurs tâches en déplacement.

Kerika est particulièrement populaire parmi les équipes qui nécessitent un haut niveau de collaboration et de transparence, telles que les équipes à distance, les consultants et les organisations avec des flux de travail complexes. Son interface conviviale et l’accent mis sur la gestion visuelle des projets en font un outil polyvalent pour divers secteurs d’activité.

Remarque : la partie concernant l’intégration avec Slack n’est pas vraie. Du moins, pas encore.

Ce que ChatGPT pense de Kerika…

Kerika est un logiciel de gestion de projet et de collaboration conçu pour aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement. Il offre une gamme d’outils pour gérer les tâches, les projets et les flux de travail, en particulier pour les équipes distribuées. Les principales caractéristiques de Kerika sont les suivantes

  1. Gestion des tâches : Créer, assigner et suivre des tâches avec des dates d’échéance, des priorités et des mises à jour d’état.
  2. Tableaux visuels : Utiliser des tableaux Kanban, des tableaux blancs et des organigrammes pour visualiser les flux de travail et l’avancement des projets.
  3. Collaboration : La collaboration en temps réel permet aux membres de l’équipe de travailler ensemble sur des documents, de partager des commentaires et de communiquer au sein de la plateforme.
  4. Intégration : Kerika s’intègre à des outils tels que Google Drive, Box et Slack, ce qui facilite la gestion des fichiers et des communications en un seul endroit.
  5. Contrôle d’accès : Définissez des permissions pour contrôler qui peut voir ou modifier des projets ou des tâches spécifiques.
  6. Accès mobile : Kerika propose des applications mobiles pour iOS et Android, permettant aux utilisateurs de rester connectés et de gérer leurs tâches en déplacement.

Kerika est particulièrement populaire parmi les équipes qui nécessitent un haut niveau de collaboration et de transparence, telles que les équipes à distance, les consultants et les organisations avec des flux de travail complexes. Son interface conviviale et l’accent mis sur la gestion visuelle des projets en font un outil polyvalent pour divers secteurs d’activité.

Remarque : la partie concernant l’intégration avec Slack n’est pas vraie. Du moins, pas encore.

Comment nous utilisons l’IA

Chez Kerika, nous expérimentons depuis un certain temps l’utilisation de l’IA pour le développement de logiciels : Le Copilot de Microsoft a été utilisé par nos développeurs pour les aider à coder, et il s’est avéré très utile. Nous sommes en train d’ajouter l’IA à certaines parties de notre interface utilisateur.

L’IA au service de la construction d’un nouveau conseil d’administration

Lorsque vous voulez commencer un nouveau tableau des tâches Kerika, vous verrez qu’il y a une nouvelle option pour obtenir de l’aide de l’IA :

AI Helper in Start New Board

En cliquant sur ce bouton, vous ouvrez une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez indiquer à notre IA ce que vous voulez que votre nouveau tableau fasse :

Comment vous pouvez spécifier ce que le nouveau conseil doit faire

Il est très important de fournir le plus de détails possible ! Plus vous en direz à l’IA de Kerika sur ce que vous voulez que votre planche fasse, mieux elle pourra vous aider. Voici quelques suggestions sur ce que tu dois dire à l’IA :

Avez-vous besoin d’un conseil pour un projet à court terme (3 à 6 mois), pour un projet à plus long terme ou pour un travail continu sans date de fin ?

Travaillerez-vous seul ou avec d’autres ?

Quels sont les problèmes que vous essayez de résoudre avec Kerika : délais non respectés, mauvaise communication, manque de visibilité, etc.

Qu’est-ce qui ne fonctionne pas bien avec les outils que vous utilisiez auparavant ?

Y a-t-il des fonctionnalités spécifiques de Kerika que vous aimeriez essayer, comme les dates d’échéance, les tâches assignées, les pièces jointes, les commentaires/discussions ?

L’utilisation de l’IA prend un certain temps, généralement 1 à 2 minutes pour construire votre planche. Tu peux faire d’autres choses avec Kerika pendant ce temps ; tu seras averti lorsque ta planche sera prête. Vous pouvez également annuler votre demande si vous changez d’avis.

L’IA au service de la construction d’un nouveau modèle

De même, vous avez désormais la possibilité de vous faire aider par l’IA de Kerika pour créer de nouveaux modèles :

Si vous choisissez l’aide de l’IA, il vous sera demandé de fournir des détails sur les fonctions de votre nouveau modèle et sur la manière dont il sera utilisé :

Pour les modèles, nous demandons un peu plus de détails et, comme pour l’utilisation de l’IA pour créer de nouvelles planches, la quantité et la qualité des instructions que vous fournissez à l’IA de Kerika feront une grande différence dans la capacité de l’IA à vous aider à créer un nouveau modèle.

Réalisation d’un tableau similaire à un tableau type

Ce dernier point est réservé aux nouveaux utilisateurs : lorsque les personnes s’inscrivent à Kerika, elles ont la possibilité de consulter nos nombreux exemples de tableaux (qui sont organisés par fonction) afin de se faire une idée de ce que Kerika peut faire avant de commencer leur premier tableau.

Depuis que nous avons construit nos cartes échantillons, nous avons constaté qu’elles étaient très populaires et que les gens en faisaient des copies pour jouer ou pour s’en servir comme base pour la construction de leurs propres cartes.

Faire une copie pour jouer, c’est bien, mais faire une copie pour créer un point de départ pour votre nouvelle planche n’est pas très efficace.

Pour faciliter la gestion de ces deux besoins, nous incluons désormais un bouton FAIRE UN TABLEAU COMME CELUI, qui s’affiche chaque fois qu’un nouvel utilisateur consulte un exemple de tableau.

L’option FAIRE UN TABLEAU COMME CELUI est présentée aux nouveaux utilisateurs lorsqu’ils visualisent un exemple de tableau.

En cliquant sur ce bouton, une boîte de dialogue s’ouvre et demande au nouvel utilisateur ce qu’il souhaite faire avec sa version du tableau d’échantillons :

Créez un tableau comme celui-ci

Si vous n’avez besoin que d’une copie, dites-le simplement à l’IA : « Faites une copie de ce tableau ». Mais si vous voulez une version du tableau qui soit personnalisée en fonction de vos besoins, assurez-vous de donner beaucoup d’informations à l’IA !