Við höfum tekið eftir tilraunum kínverskra ruslpóstsendenda til að nýta sér Kerika og við erum að grípa til aðgerða til að draga úr þessum vandræðum. Við vorum vön að loka fyrir þessa ruslpóstsendendur einn í einu, en það er augljóslega tímafrekt, sérstaklega þegar hópur þeirra reynir sama bragðið, sem er að senda út tugi eða hundruð boða til fólks um að taka þátt í Kerika-spjallborðum sínum.
Þessir ruslpóstsendendur nota VPN til að virðast vera frá öðrum löndum, en það var mynstur í notkun þeirra á Kerika: öll boð liðsins sem þeir sendu út tengjast sama áfangastað: qq.com, sem er stór kínversk vefgátt rekin af Tencent, aðallega þekkt fyrir spjallþjónustu sína, QQ.
Þó að við styðjum kínversku sem tungumál, þá höfum við enga lögmæta notendur í Kína þar sem Kína lokar fyrir Google og svo margar aðrar þjónustur. Sem þýðir að það verður aldrei lögmæt notkun til að bæta fólki af qq.com léninu við Kerika-spjallborð.
Við erum að kynna einfalda blokkun: við munum halda svartan lista yfir lén, þar á meðal qq.com, þar sem kerfið mun koma í veg fyrir að þú bætir við liðsmönnum. Þetta mun hjálpa til við að stöðva kínverska ruslpóstsendendur sem miða á annað fólk frá Kína.
We have had a 30-day free trial period for new users for a very long time, but we have long seen that people don’t really need the full 4 weeks to make up their mind about whether Kerika is what they are looking for, or not.
In fact, a trial period has a disadvantage in that people tend to forget they are in a free trial until they start getting reminders that the trial is about to end!
A more practical — and industry-standard — approach is to offer 14-day free trial from now on. This should provide ample time to make up your mind about whether Kerika is the best way for your remote team to get more done!
If you are working on a Task Board, the Board Settings dialog’s Column tab can now let you hide or show columns.
To use this feature, open the Board Settings dialog by clicking on the gear button that appears on the top-right corner when you are viewing a Task Board, and then switching to the COLUMNS tab.
When you hover over any column in the list an options button (three dots) will appear:
Click on that and you will see the Actions menu.:
The Columns tab of Board Settings dialog for Task Boards
This makes it easier to manage boards with large numbers of columns.
Account Owners can now designate other members of their Account Team to be Account Admins, which will allow these people to also manage the subscriptions and membership of that account. This can help where the actual ownership of the Kerika account is someone from outside the user community, like a purchasing department.
Managing Account Admins can be done from the Manage Account screen, by the Account Owner:
Once you are in the Manage Users screen, select one of the Team Members on the account: hover over the name and a MANAGE USER button will appear:
In the Team Member details dialog, click on TAKE ACTION:
And select Make this user an Account Admin:
An Account Admin can set up other Team Members from that Account to also be Account Admins.
Account Admins have a lot of power over the Account; they can:
Meie vana hinnakujundus ei olnud üle 10 aasta muutunud ja ei peegeldanud enam meie toote väärtust ega asjaolu, et meil on nüüd rohkem kasutajaid väljaspool Ameerika Ühendriike kui Ameerika Ühendriikides.
Seega oli meil aeg oma hinnakujundusmudelit igas mõttes uuendada! Selles blogipostituses teeme kokkuvõtte kõigist muudatustest ning allpool olevatest lõikudest leiate lingid teistele blogipostitustele ja veebilehtedele, kus iga punkti üksikasjalikumalt käsitletakse:
Madalamad hinnad enamikus riikides
Viimased 10 aastat oli meil ainult üks hind: 7 dollarit kontorimeeskonna liikme kohta, mis makstakse igal aastal. Kuigi see oli Ameerika Ühendriikide turu jaoks tegelikult madal, tekitas see probleeme vähem arenenud majandusega ja väiksema ostujõuga riikide inimestele.
Me muudame Kerika taskukohasemaks väljaspool Ameerika Ühendriike asuvatele kasutajatele: kuigi USAs asuvate klientide jaoks on Professional Plani uus hind 9 dollarit kasutaja kohta kuus või 90 dollarit aastas, saavad peaaegu kõikide teiste riikide kliendid osta tellimust madalama hinnaga. See tähendab, et väiksema majandusega riikidest pärit kliendid saavad osta sama Kerika tellimuse kui rikkama majandusega kliendid, kuid oluliselt soodsamalt.
See kajastub, kui külastate Kerika veebisaidi hinnakujunduslehte ja kui vaatate Kerika rakenduses olevaid pakette. Näidatud hinnakujundus on allahinnatud summa ja see on teie kohalikus valuutas. Näiteks Indiast pärit kasutajatele kuvatakse Professional-plaani hind 200 eurot kuus / 2000 eurot aastas.
USAs asuvate klientide jaoks on äriplaan 13 dollarit kasutaja kohta kuus või 130 dollarit aastas.
Makske oma vääringus
Lisaks madalamatele hindadele väljaspool Ameerika Ühendriike võimaldame oma klientidele maksta erinevates valuutades – kokku 135valuutas.
See muudab Kerika tellimuste ostmise lihtsamaks eri riikides elavatele inimestele, kellel võib olla raske teha oste USA dollarites.
Kasutajad, kes on mõne võrguteenuse suhtes uued, võivad kõhklevalt osta aastaseid tellimusi enne, kui nad on selle teenusega täielikult kursis. Uute klientide loomulik eelistus oleks esialgu teha väiksemaid rahalisi kohustusi, ostes igakuiseid tellimusi. Me teeme selle lihtsaks.
Nüüd saate osta kas kuu- või aastatellimuse (mitte mõlema kombinatsiooni).
Aastatellimuse hind on 10 korda kõrgem kui kuutasu, nii et kui kavatsete Kerikat kasutada rohkem kui 10 kuud, on aastatellimuse ostmine teile odavam.
Kui olete aga uus klient ja kõhklete Kerika kasutamise suhtes, on teil nüüd väga lihtne võimalus jätkata Kerika kasutamist pärast 30-päevase tasuta prooviperioodi lõppu: ostke lihtsalt igakuine tellimus paariks kuuks ja seejärel minge üle aastapakettidele, et vähendada kulusid, kui olete veendunud Kerika kasulikkusest teie meeskonna tootlikkusele.
30-päevane raha tagasi garantii
Ja et uutel klientidel oleks veelgi lihtsam julgelt osta aastatellimusi, pakume nüüd väga lihtsat 30-päevast raha tagasi garantiid!
Kui muudate 30 päeva jooksul pärast aastatellimuse ostmist mis tahes põhjusel oma meelt, võite küsida ostu eest täielikku rahalist hüvitist.
Nüüd ei pea sa ostunupule vajutades enam muretsema, kas sa teed vea!
Meie vana tagasimaksete arvutamise ja haldamise süsteem oli meie jaoks tõeline valu: see tekitas meie arveldussüsteemis keerukust ja see keerukus omakorda tekitas hulga vigu, mis kahjustasid nii meie kliente kui ka meid.
Nüüd liigume lihtsama süsteemi juurde: kui otsustate tellimuse tühistada, saate oma Kerika-kontole proportsionaalselt krediiti, mida saate kasutada tulevaste ostude tegemiseks. Krediit ei aegu ja seda ei saa välja maksta: seda saab kasutada ainult tulevaste ostude jaoks.
Vana Academic & Nonprofit Plan võimaldas kuni 10-liikmelistele kontorimeeskondadele Kerika tasuta kasutamist. Seda oli alati tülikas hallata, see viis (kahjuks) kuritarvitusteni ning ei aidanud kõiki koole, ülikoole ja mittetulundusühinguid.
Akadeemiline ja mittetulunduslik plaan toimib nüüd lihtsa 50%-lise allahindlusena: kui te kvalifitseerute, saate osta mis tahes plaani poole odavamalt ja enam ei ole piirangut, kui suur võib olla teie kontorimeeskond. See uus plaan muudab suuremate organisatsioonide jaoks Kerika kasutamise kogu organisatsioonis lihtsamaks.
Varem pakkusime võimalust taotleda arveid, mida saab tasuda pangatšekiga või otsetoetusega, kuid seda võimalust kuritarvitasid kahjuks üllatavalt paljud kasutajad, kes nõudsid arveid, ignoreerisid nende tasumist ja eirasid meie e-kirju, mis tuletasid neile meelde tasumata arveid!
Meie uue süsteemiga on võimalus teha offline-oste (st taotleda arvet) ainult valitud klientidele. Mõned meie vanemad kliendid on aastaid kasutanud offline-meetodit, sest see on ainus viis, kuidas nad on saanud oste teha – see on tavaline olukord inimeste puhul, kes töötavad valitsuses või väga suurtes ettevõtetes, mis nõuavad arvete esitamist ja töötlemist oma raamatupidamisarvestuse osakonna kaudu.
Nende vanemate klientide jaoks on offline-meetod jätkuvalt kättesaadav, kuid seda rakendatakse rangelt: kui arved ei ole õigeaegselt tasutud, tühistatakse nendega seotud tellimused.
Uue hinnakujundussüsteemi abil on meie klientidel lihtsam asendada üks kasutaja teise kasutajaga, ilma et nad peaksid tegelema lisatasudega, tingimusel, et vana kasutaja eemaldamine ja uue kasutaja lisamine toimub sama päeva jooksul.
Kui kasutaja eemaldatakse kontorirühmast ja lisatakse sama päeva jooksul uus kasutaja, ei genereeri süsteem ühtegi arveldustehingut.
Rohkem üksikasju teie arveldusloo ekraanil
Arveldusajaloo ekraan, millele pääseb ligi, kui klõpsate kontode haldamise valikule menüüs, mis ilmub, kui klõpsate oma avatarile töölauarakenduse paremas ülaosas, sisaldab rohkem teavet tehtud muudatuste kohta, näiteks automaatse uuendamise sisse/välja lülitamine, inimeste lisamine jne.
See peaks aitama meie klientidel paremini mõista, kuidas nende arveldused on aja jooksul muutunud.
Sujuv üleminek
See on ehk kõige olulisem osa kõigist: kui olete juba Kerika klient, mis tahes kava puhul, jätkub teie kava nagu varem, kuni selle kehtivusaja lõpuni.
Kui olete varem ostnud hinnaga 84 $ / kasutaja ja teie piirkonna hind on nüüd 90 $, ei pea te praegu lisamakseid tegema: selle asemel, kui teie plaani kehtivusaeg lõpeb, hakkavad kehtima uued hinnad.
Samuti, kui teil oli vana akadeemilise ja mittetulunduskava, kehtib see kuni jooksva ametiaja lõpuni. Kui see tähtaeg lõpeb, peate ostma kas Professional- või Business-plaani, kuid teil on automaatselt õigus saada mittetulunduslikule allahindlusele.
Kas teil on küsimusi või muresid?
Me mõistame, et hinnamuutused võivad alati olla mõnede kasutajate jaoks veidi murettekitav, ükskõik kui hoolikalt uut mudelit ka ei kavandataks, ning me aitame teid hea meelega teie küsimustega ja kuulame teie muresid. Võtke meiega ühendust!
Toliau siekiame, kad „Kerika“ būtų lengva naudotis ir pirkti iš bet kurios pasaulio vietos, todėl pagal naująją kainų sistemą klientai galės mokėti bet kuria iš šių valiutų:
USD – JAV doleris
AED – Jungtinių Arabų Emyratų dirhamas
AFN – Afganistano afganų
ALL – Albanijos lekas
AMD – Armėnų dramos
ANG – Nyderlandų Antilų guldenas
AOA – Angolos Kwanza
ARS – Argentinos pesas
AUD – Australijos doleris
AWG – Arubo florinas
AZN – Azerbaidžano manatas
BAM – Bosnija ir Hercegovina Konvertuojamasis ženklas
BBD – Barbadoso doleris
BDT – Bangladešo taka
BGN – Bulgarijos levas
BIF – Burundžio frankas
BMD – Bermudų doleris
BND – Brunėjaus doleris
BOB – Bolivijos bolivianas
BRL – Brazilijos realas
BSD – Bahamų doleris
BWP – Botsvana Pula
BYN – Baltarusijos rublis
BZD – Belizo doleris
CAD – Kanados doleris
CDF – Kongo frankas
CHF – Šveicarijos frankas
CLP – Čilės pesas
CNY – Kinijos juanis renminbi
COP – Kolumbijos pesas
CRC – Kosta Rikos Kolonas
CVE – Žaliojo Kyšulio Escudo
CZK – Čekijos krona
DJF – Džibučio frankas
DKK – Danijos krona
DOP – Dominikos pesas
DZD – Alžyro dinaras
EGP – Egipto svaras
ETB – Etiopijos birras
EUR – euras
FJD – Fidžio doleris
FKP – Folklando salų svaras
GBP – Didžiosios Britanijos svaras sterlingų
GEL – Gruzijos laris
GIP – Gibraltaro svaras
GMD – Gambijos dalasis
GNF – Gvinėjos frankas
GTQ – Gvatemalos ketzalas
GYD – Gajanos doleris
HKD – Honkongo doleris
HNL – Hondūro Lempira
HTG – Haičio gurdas
HUF – Vengrijos forintas
IDR – Indonezijos rupija
ILS – Izraelio naujasis šekelis
INR – Indijos rupija
ISK – Islandijos karūna
JMD – Jamaikos doleris
JPY – Japonijos jena
KES – Kenijos šilingai
KGS – Kirgizijos Som
KHR – Kambodžos rielis
KMF – Komorų frankas
KRW – Pietų Korėjos laureatas
KYD – Kaimanų salų doleris
KZT – Kazachstano tengė
LAK – Lao Kipas
LBP – Libano svaras
LKR – Šri Lankos rupija
LRD – Liberijos doleris
LSL – Lesotas Loti
MAD – Maroko dirhamas
MDL – Moldovos lejai
MGA – Madagaskaro ariarija
MKD – Makedonijos denaras
MMK – Mianmaro kijatas
MNT – mongolų kalba Tögrög
MOP – Macanese Pataca
MUR – Mauricijaus rupija
MVR – Maldyvų Rufijaa
MWK – Malavio kavacha
MXN – Meksikos pesas
MYR – Malaizijos ringitas
MZN – Mozambiko metikas
NAD – Namibijos doleris
NGN – Nigerijos nairas
NIO – Nikaragvos Kordoba
NOK – Norvegijos krona
NPR – Nepalo rupija
NZD – Naujosios Zelandijos doleris
PAB – Panamos balboa
PEN – Peru Sol
PGK – Papua Naujosios Gvinėjos kina
PHP – Filipinų pesas
PKR – Pakistano rupija
PLN – Lenkijos zlotai
PYG – Paragvajaus gvaranių kalba
QAR – Kataro rijalas
RON – Rumunijos lėja
RSD – Serbijos dinaras
RUB – Rusijos rublis
RWF – Ruandos frankas
SAR – Saudo Arabijos rialas
SBD – Saliamono Salų doleris
SCR – Seišelio rupija
SEK – Švedijos krona
SGD – Singapūro doleris
SHP – Šventosios Elenos svaras sterlingų
SLE – Siera Leonė Leone
SOS – Somalio šilingai
SRD – Surinamo doleris
STD – San Tomė ir Prinsipė Dobra (iki 2018 m., pakeista STN)
SZL – Eswatini Lilangeni
THB – Tailando batas
TJS – Tadžikistano Somoni
TOP – Tongų paʻanga
TRY – Turkijos lira
TTD – Trinidado ir Tobago doleris
TWD – Naujasis Taivano doleris
TZS – Tanzanijos šilingai
UAH – Ukrainos grivina
UGX – Ugandos šilingai
UYU – Urugvajaus pesas
UZS – Uzbekistano Soʻm
VND – vietnamiečių kalba Đồng
VUV – Vanuatu Vatu
WST – Samojiečių kalba
XAF – Centrinės Afrikos CFA frankas
XCD – Rytų Karibų jūros doleris
XCG – (nestandartinis valiutos kodas; gali prireikti patikslinti)
XOF – Vakarų Afrikos CFA frankas
XPF – CFP frankas (naudojamas Prancūzijos Ramiojo vandenyno teritorijose)
YER – Jemeno rialas
ZAR – Pietų Afrikos randas
ZMW – Zambijos kavacha
Tai palengvins daugelio šalių gyventojų, kurie kitu atveju neturėtų jokios priežasties pirkti už dolerius (arba net neturi kredito kortelės, kuri leistų jiems pirkti bet kokia kita valiuta, išskyrus jų gimtąją!)
Jei esate iš šalies, kuri nėra įtraukta į pirmiau pateiktą sąrašą, pagal nutylėjimą mokėsite JAV doleriais.
Mistök gerast – stundum er hægt að eyða verkefnum fyrir slysni. Þess vegna er nauðsynlegt að hafa vernd til staðar til að tryggja að ekkert mikilvægt glatist að eilífu.
Þegar verkefnum er eytt hverfa þau ekki varanlega; í staðinn eru þeir færðir í eytt dálki á borðinu þínu. Þetta veitir öryggisnet sem gerir kleift að endurskoða verkefni eða endurheimta ef þörf krefur. Hins vegar er möguleikinn á að eyða verkefnum varanlega takmörkuð við stjórnendur stjórnar.
Þessi uppsetning tryggir ábyrgð en viðhalda sveigjanleika. Liðsmenn geta eytt verkefnum vitandi að hægt er að endurheimta þau ef þörf krefur, en varanleg fjarlæging krefst eftirlits stjórnanda, sem heldur verkefnastjórnun öruggri og yfirveguðum.
Þegar verkefni er eytt er það ekki horfið að eilífu. Þess í stað er það flutt til Dálki eytt, þar sem það dvelur þar til frekari ráðstafanir eru gerðar.
Endurheimtu verkefni hvenær sem er: Allir í stjórninni geta endurheimt eydd verkefni úr þessum dálki ef þeir átta sig á mistökum.
Enginn þrýstingur: Þú þarft ekki að hafa áhyggjur af smellum fyrir slysni eða skyndiákvörðunum – allt er enn hægt að endurheimta.
2. Aðeins stjórnendur stjórnar geta eytt varanlega
Þegar það er kominn tími til að hreinsa upp Eydda dálkinn fyrir fullt og allt, þá er aðeins Stjórnendur stjórnar getur stigið inn til að fjarlægja verkefni varanlega.
Bætt við vernd: Með því að takmarka þessa heimild við stjórnendur geturðu tryggt að engu verki sé eytt varanlega án vandlegrar íhugunar.
Skýr ábyrgð: Þessi eiginleiki bætir við stjórnlagi og tryggir að mikilvæg verkefni glatist ekki vegna óviljandi aðgerða.
Hvers vegna þetta skiptir máli
Forðastu að missa mikilvæga vinnu Eydd dálki virkar sem öryggisnet, sem gerir liðsmönnum kleift að eyða verkefnum án þess að óttast að missa þau varanlega. Verkefni eru endurheimtanleg þar til stjórnandi stjórnar ákveður annað, sem býður upp á bæði sveigjanleika og öryggi.
Halda stjórn Stjórnendur stjórna hafa vald til að hafa umsjón með varanlegum eyðingu og tryggja að aðeins óþarfa eða tvítekin verkefni séu fjarlægð. Þessi uppbygging hjálpar til við að viðhalda skýrleika og halda verkefnum vel skipulögðum.
Stuðla að ábyrgð Takmörkun á varanlegum eyðingarrétti hvetur teymi til að stjórna verkefnum vandlega, draga úr villum og stuðla að áreiðanlegu, gagnsæju kerfi. Þessi nálgun eykur traust og ábyrgð á öllum sviðum.
Niðurstaða
Eydd verkefni eru endurheimtanleg þar til stjórnandi stjórnar grípur til aðgerða og tryggir öryggi, ábyrgð og eftirlit. Þessi nálgun kemur í veg fyrir slysatap og heldur vinnuflæðinu þínu öruggu og skipulögðu.
Að keyra árangursríka endurskoðunaráætlun krefst vandlegrar skipulagningar, athygli á smáatriðum og áherslu á samvinnu. Nauðsynleg skref, allt frá því að skilgreina umfang og markmið til að greina gögn og innleiða endurbætur, mynda burðarás hvers kyns árangursríkrar endurskoðunar. Þessi skref tryggja að fylgni sé viðhaldið, áhættur séu auðkenndar og ferlar endurbættir til að samræmast markmiðum skipulagsheilda.
Hins vegar er leiðin til árangurs ekki án áskorana. Algengar gildrur eins og óljós markmið, léleg samskipti og óskipulögð vinnuflæði geta komið í veg fyrir jafnvel vel meint endurskoðunaráætlanir. Þessi mál geta leitt til þess að smáatriðin yfirsést, fresti sem ekki er sleppt og skortur á raunhæfri innsýn.
Sem betur fer er hægt að takast á við þessar áskoranir með réttum verkfærum og aðferðum. Í þessari handbók munum við veita þér skref-fyrir-skref ramma til að framkvæma skilvirka endurskoðunaráætlun.
Til að útskýra þetta ferli munum við einnig leiða þig í gegnum hagnýtt dæmi um vel uppbyggt verkflæði og deila verkfærum sem geta hjálpað þér að hagræða samvinnu, skipuleggja verkefni og halda endurskoðuninni á réttri braut. Við skulum byrja!
Nauðsynleg skref til að framkvæma árangursríka endurskoðunaráætlun
Árangursrík endurskoðunaráætlun gerist ekki bara; það er byggt á grunni stefnumótunar, nákvæmrar framkvæmdar og stöðugs mats. Hér er nákvæmur vegvísir til að leiðbeina þér í gegnum helstu skrefin:
1. Skilgreindu umfang og markmið
Byrjaðu á því að gera grein fyrir tilgangi endurskoðunar þinnar. Hverju stefnir þú að ná? Hvort sem það er að tryggja að farið sé að reglum, bera kennsl á óhagkvæmni í ferlinu eða staðfesta fjárhagslega nákvæmni, þá setur það tóninn fyrir allt forritið að hafa skýr markmið. Tilgreina deildir, ferla eða kerfi sem á að endurskoða.
Skilgreindu árangursmælikvarða og settu lykilframmistöðuvísa (KPIs). Smelltu hér til að lesa um helstu mælikvarða sem þú ættir að passa upp á samkvæmt Audiboard.com. Miðlaðu markmiðum til hagsmunaaðila til að samræma væntingar.
Passaðu þig á:
Óljós markmið sem geta leitt til tímasóunar og ófullkominna eða óviðkomandi niðurstaðna.
Skortur á skýrum árangursmælingum og KPI.
2. Settu saman rétta liðið
Hæfnt og samvinnufúst endurskoðunarteymi er nauðsynlegt til að skila nákvæmum og framkvæmanlegum niðurstöðum. Úthlutaðu hlutverkum og ábyrgð og tryggðu að hver liðsmaður hafi þá hæfileika sem þarf fyrir verkefni sín. Þú getur lært meira um lykilskyldur endurskoðunarteymismeðlima frá Validworth í þessu grein. Taktu þátt bæði innra starfsfólk og utanaðkomandi sérfræðinga, allt eftir því hversu flókin endurskoðunin er. Veita þjálfun um endurskoðunarferli, verkfæri og skýrslugerðarstaðla.
Passaðu þig á:
Léleg úthlutun verkefna og skýrleiki í hlutverkum getur valdið ruglingi, vanskilum á frestum eða tvíteknum viðleitni.
Ófullnægjandi þjálfun eða sérfræðiþekking meðal liðsmanna.
3. Þróaðu alhliða áætlun
Skilvirk áætlun þjónar sem teikning fyrir allt endurskoðunarferlið. Skiptu endurskoðuninni í áfanga, svo sem áætlanagerð, framkvæmd, greiningu og skýrslugerð. Settu raunhæfar tímalínur fyrir hvern áfanga og tryggðu að frestir náist. Þekkja hugsanlegar áhættur og áskoranir og útbúa viðbragðsáætlanir til að bregðast við þeim.
Passaðu þig á:
Óhagkvæmt samstarf og samskipti geta leitt til misskilnings, yfirséðra verkefna og sundurleitrar skýrslugerðar.
Óraunhæfar tímalínur eða ófullnægjandi áhættumat.
4. Safna og greina gögn
Gæði endurskoðunarinnar fer eftir nákvæmni og mikilvægi gagna sem þú safnar. Notaðu stöðluð verkfæri og aðferðir við gagnasöfnun, svo sem kannanir, viðtöl og kerfisskrár. Staðfestu áreiðanleika heimilda þinna til að lágmarka villur. Greindu gögnin kerfisbundið til að afhjúpa mynstur, frávik eða svæði til úrbóta.
Passaðu þig á:
Ófullnægjandi eða ónákvæm gögn geta komið í veg fyrir réttmæti niðurstöður endurskoðunar.
Ófullnægjandi gagnagreining eða túlkun.
5. Virkjaðu hagsmunaaðila í gegnum ferlið
Regluleg samskipti við hagsmunaaðila tryggja gagnsæi og byggja upp traust. Deildu framvinduuppfærslum á mikilvægum áfanga til að halda öllum upplýstum. Taktu áhyggjum eða spurningum tafarlaust til að viðhalda samræmi við markmið. Taktu hagsmunaaðila þátt í að fara yfir bráðabirgðaniðurstöður og móta ráðleggingar sem hægt er að framkvæma.
Passaðu þig á:
Takmarkaður sýnileiki hagsmunaaðila getur leitt til vantrausts og misræmis.
Ófullnægjandi samskipti eða þátttöku hagsmunaaðila.
6. Skjalaðu niðurstöður og gefðu tillögur
Leiðin sem þú setur fram niðurstöður þínar getur ákvarðað hversu áhrifarík úttekt þín verður til að knýja fram breytingar.
Safnaðu niðurstöðum saman í skipulagða skýrslu og dregur fram helstu innsýn og áhyggjuefni. Gefðu skýrar ráðleggingar sem hægt er að framkvæma, studdar sönnunargögnum. Forgangsraða ráðleggingum út frá hugsanlegum áhrifum þeirra og hagkvæmni.
Passaðu þig á:
Lélegar skjalaaðferðir geta leitt til niðurstöður endurskoðunar sem skortir samhengi eða skýrleika.
Ófullnægjandi eða óljós ráðleggingar.
7. Innleiða og fylgjast með breytingum
Gildi endurskoðunarinnar felst í getu hennar til að knýja fram umbætur. Þróaðu áætlun til að innleiða ráðlagðar breytingar, úthluta verkefnum og fresti. Fylgstu með áhrifum þessara breytinga með tímanum til að mæla árangur. Tímasettu eftirfylgniúttektir til að tryggja viðvarandi samræmi og framfarir.
Passaðu þig á:
Viðnám gegn breytingum getur hindrað framkvæmd tilmæla.
Ófullnægjandi eftirlit eða mat á breytingum.
8. Meta og bæta endurskoðunarferlið
Sérhver úttekt er tækifæri til að betrumbæta nálgun þína fyrir þá næstu. Framkvæma endurskoðun eftir endurskoðun til að finna lærdóma og svæði til úrbóta. Uppfærðu endurskoðunarferla þína, sniðmát eða verkfæri byggt á endurgjöf. Viðurkenna og fagna árangri til að byggja upp skriðþunga fyrir framtíðarúttektir.
Passaðu þig á:
Skortur á stöðugu mati og umbótum.
Ófullnægjandi skjöl eða varðveisla á lærdómi
Með því að fylgja þessum skrefum og vera meðvitaður um hugsanlegar áhyggjur geturðu búið til endurskoðunaráætlun sem tryggir ekki aðeins að farið sé að reglum heldur knýr einnig fram þýðingarmiklar endurbætur á skipulagi.
Notaðu réttu verkfærin
Að framkvæma árangursríka endurskoðunaráætlun krefst meira en bara góðrar áætlanagerðar – það krefst tóls sem getur hjálpað þér að yfirstíga algengu gildrurnar sem við ræddum áðan. Öflug verkefnastjórnunarlausn getur skipt sköpum við að skipuleggja vinnuflæðið þitt og tryggja að ekkert renni í gegnum sprungurnar.
Eftirfarandi kynningarborð er gott dæmi um hvernig endurskoðunarteymi hefur byggt upp skipulagt vinnusvæði til að takast á við hvern áfanga endurskoðunaráætlunar sinnar óaðfinnanlega.
Skoðaðu nánar hvernig þetta endurskoðunarteymi hefur hannað vinnusvæði sitt til að takast á við hvert stig endurskoðunarferlisins. Frá framkvæmd fyrstu funda í Upphafsfasi til að staðfesta samræmi í Vettvangsvinnuáfangi og pakka inn í Lokaskoðun, þessi stjórn tryggir að hvert skref sé nákvæmlega skipulagt, rakið og framkvæmt.
Þetta sýndarvinnusvæði gerir teyminu kleift að forgangsraða verkefnum, eiga skilvirk samskipti og fylgjast með framförum, allt á einum stað. Við skulum sundurliða hvernig þetta teymi notar stjórn sína til að tryggja að endurskoðunaráætlun þeirra haldist á réttri braut.
Skoðaðu þessa endurskoðunaráætlunarráð betur
1. Handtaka mikilvæg aðgerðaskref með ítarlegum verkefnakortum
Það er einfalt að bæta við verkefnum og tryggir að ekkert skref í endurskoðunarferlinu sé gleymt. Með því að nota hnappinn „Bæta við nýju verkefni“ neðst í hverjum dálki geta liðsmenn á fljótlegan hátt búið til verkefni, eins og að taka viðtöl við hagsmunaaðila eða staðfesta öryggisráðstafanir. Þetta tryggir að aðgerðaratriði séu tekin þegar þau koma upp.
2. Sveigjanleg aðlögun vinnuflæðis með dálkaaðgerðum
Hæfni til að sérsníða dálka tryggir að verkflæðið aðlagar sig að þörfum endurskoðunaráætlunarinnar sem þróast. Þessi eiginleiki gerir teymum kleift að endurnefna dálka, bæta við nýjum eða endurraða núverandi dálkum á auðveldan hátt.
Til dæmis tryggir það að færa verkefni frá „Fieldwork Phase“ yfir í „Agreining & Validation“ rétta framvindu verks án ruglings. Möguleikinn á að fela eða eyða dálkum hjálpar til við að rýma vinnusvæðið og halda stjórninni einbeittum og skilvirkum. Þessi aðlögun gerir teymum kleift að viðhalda kraftmiklu vinnuflæði á sama tíma og það tryggir að ekkert verkefni sé týnt.
3. Úthluta hlutverkum og heimildum til að auka samvinnu
Stjórnun hlutverka tryggir að liðsmenn séu ábyrgir og skilji ábyrgð sína innan endurskoðunaráætlunarinnar. Þessi eiginleiki gerir þér kleift að úthluta hlutverkum eins og stjórnanda, liðsmeðlimi eða gestur út frá þátttökustigi þeirra.
Til dæmis er hægt að úthluta endurskoðendum sem bera ábyrgð á lykilverkefnum sem liðsmenn, en ytri hagsmunaaðilum er hægt að fá aðgang að áhorfi sem gestir. Þessi uppsetning stuðlar að skipulagðri samvinnu, lágmarkar rugling og tryggir viðkvæm verkefnisgögn með því að stjórna aðgangi.
4. Miðstýrð samskipti með spjallspjalli
Frekar en að treysta á dreifðan tölvupóst eða spjallskilaboð, tryggir innbyggður spjalleiginleiki stjórnarinnar að allar umræður sem tengjast verkefnum séu aðgengilegar á einum stað. Liðsmenn geta deilt uppfærslum, skýrt mál og skilið eftir athugasemdir beint á borðið, sem gerir öllum kleift að vera upplýstir án þess að þurfa að leita í gegnum margar samskiptaleiðir. Þessi nálgun dregur úr ruglingi og heldur samtölum tengdum við sitt hvora verkefni, sem gerir samstarf hnökralausara og afkastameira.
5. Miðstýrð skráastjórnun fyrir óaðfinnanlegur aðgangur
Viðhengjaeiginleiki stjórnar veitir straumlínulagaða leið til að stjórna og deila skrám sem tengjast hverju verkefni. Hvort sem það eru endurskoðunarleiðbeiningar, sönnunargögn eða skýrslur hagsmunaaðila, er hægt að hlaða upp öllum skrám, búa til eða tengja beint á borðið.
Þetta útilokar þörfina fyrir ytri geymslukerfi og tryggir að liðsmenn geti nálgast nýjustu skjölin án tafar. Með allt á einum stað getur teymið þitt einbeitt sér að því að framkvæma verkefni á skilvirkan hátt.
6. Leggðu áherslu á og forgangsraðaðu mikilvægum verkefnum
Hápunktur stjórnarinnar gerir teymum kleift að bera kennsl á verkefni sem þarfnast tafarlausrar athygli út frá ýmsum forsendum, svo sem úthlutaðum notendum, verkefnastöðu, gjalddaga og forgangsstigum. Þetta tryggir að auðvelt sé að koma auga á úttektir, tímabæra hluti eða verkefni merkt með sérstökum merkimiðum.
Með því að nota þessa síu geta teymi hagrætt einbeitingunni, tekist á við brýn verkefni og forðast að missa af fresti; halda allri endurskoðunaráætluninni á réttri braut og vel samræmd.
7. Fínstilltu töflustillingar fyrir bestu stjórn
Skilvirk endurskoðun krefst stjórnar sem aðlagar sig að þörfum þínum í þróun. Stjórnarstillingarnar gera þér kleift að stjórna aðgangi með persónuverndarvalkostum, sem tryggir að aðeins rétta fólkið sjái viðkvæmar upplýsingar um endurskoðunarferlið. Þú getur stillt WIP (Work-in-Progress) takmörk til að stjórna vinnuálagi teymisins og koma í veg fyrir flöskuhálsa.
Sjálfvirk númeraverkefni tryggir stöðuga rakningu á meðan merki hjálpa til við að skipuleggja verkefni þvert á deildir, áfanga eða flokka. Að auki veitir stjórnaryfirlitið rauntíma innsýn í stöðu endurskoðunaráætlunarinnar, sem gerir það auðvelt að bera kennsl á verkefni sem eru unnin, í bið eða tímabær.
Með útflutnings- og geymsluvalkostum geturðu tekið öryggisafrit af verkefnum eða gert hlé á verkefnum á meðan þú heldur endurskoðunarvinnuflæðinu þínu skipulagðu og tilbúnu til framtíðar.
Skiptu niður verkefnum í viðráðanleg skref
Þegar þú stjórnar endurskoðunaráætlun er niðurbrot verk lykillinn að því að tryggja að engin mikilvæg smáatriði sé gleymt. Þetta kynningarborð sýnir hvernig hverju verkefni er skipt í framkvæmanleg, rekjanleg skref fyrir betri skýrleika og samvinnu.
Svona nálgast þetta teymi skiptingu verkefna á áhrifaríkan hátt:
Upplýsingarflipi fyrir verklýsingar: The Upplýsingar flipi gerir teymum kleift að skrá yfirgripsmiklar verkefnalýsingar, kröfur og lykilmarkmið. Þetta tryggir að allir sem taka þátt skilji umfang verkefnisins án þess að þurfa stöðuga skýringu.
Stilla verkefnastöðu fyrir framfarakönnun: Að úthluta stöðu eins og Tilbúinn,Í vinnslu, eða Þarfnast endurskoðunar gerir skýran sýnileika í framvindu verkefna. Með uppfærðum stöðum geta liðsmenn auðveldlega fylgst með verklokum eða greint flöskuhálsa.
Gátlistarflipi fyrir undirverkefni: Hægt er að skipta flóknum verkefnum niður í smærri, framkvæmanleg undirverkefni með því að nota Gátlisti flipa. Hægt er að merkja við hvert undirverkefni þegar því er lokið, sem hjálpar teymum að halda skipulagi og forðast að horfa framhjá mikilvægum skrefum.
Gjalddagar til að viðhalda fresti: Að setja tímafresti tryggir að verkefni haldist á áætlun, en sýnileiki á komandi skiladögum hjálpar teyminu að forgangsraða vinnu og forðast tímalínur sem missa af.
Merki fyrir flokkun: Með því að úthluta viðeigandi merkjum, svo sem fylgniúttekt eða hörmungarbati, Hægt er að flokka og sía verkefni á skilvirkan hátt. Þessi eiginleiki gerir það auðvelt að finna tengd verkefni og tryggja straumlínulagað verkflæði.
Spjallflipi fyrir verkefnissértækar umræður: Í stað þess að dreifa skilaboðum á mismunandi vettvangi, er Spjall flipinn miðstýrir öllum verkatengdum samtölum. Teymi geta unnið saman, veitt uppfærslur og leyst spurningar beint á verkefnaspjaldinu.
Verkefnaúthlutun fyrir skýrt eignarhald: Að úthluta verkefnum til ákveðinna liðsmanna tryggir ábyrgð. Hver liðsmaður þekkir ábyrgð sína og getur einbeitt sér að þeim verkefnum sem þeim er úthlutað án ruglings.
Viðhengisflipi til að geyma viðeigandi skrár: Hægt er að hengja mikilvæg skjöl, tilvísunarskrár eða sönnunargögn beint við verkefnið í gegnum Viðhengi flipa. Þetta heldur öllu verkefnasértæku og forðast leit í ytri geymslukerfum.
Með verkefnum sundurliðuð í viðráðanleg skref sýnir þessi tafla hvernig hægt er að einfalda flóknar úttektir, sem gerir það auðveldara að fylgjast með framförum, bera kennsl á hindranir og tryggja að öllum markmiðum sé náð óaðfinnanlega.
Niðurstaða: Byggja upp árangursríkt og skalanlegt endurskoðunaráætlun
Vel útfærð endurskoðunaráætlun er burðarás skipulagsheildar, áhættustýringar og hagræðingar ferla. Með því að skipta verkefnum niður í viðráðanleg skref, tryggja rétta flokkun og hlúa að skýrum teymissamskiptum, býrðu til vinnuflæði sem er uppbyggt en samt nógu sveigjanlegt til að takast á við óvæntar áskoranir.
Rétt áætlanagerð og framkvæmd mun hjálpa þér að fylgjast með tímamörkum, bæta samvinnu og að lokum ná árangri í endurskoðun með trausti.
Vinnusvæðið þitt ætti að virka fyrir þig, ekki öfugt. Sérstillingarmöguleikar gera þér kleift að sérsníða allt frá bakgrunnslitum til tilkynninga og tóla á töflu, sem hjálpar þér að vera skipulagður og afkastamikill.
Til að byrja að sérsníða vinnusvæðið þitt þarftu að opna kjörstillingar á reikningnum þínum. Svona:
Smelltu á prófíltáknið þitt efst í hægra horninu á skjánum.
Veldu Mínar óskir úr fellivalmyndinni.
Þessar stillingar gera þér kleift að búa til upplifun sem hentar þínum einstaka vinnustíl. Nú þegar þú veist hvernig á að fá aðgang að stillingunum, leyfðu okkur að leiðbeina þér skref fyrir skref hvernig þú getur notað hvern sérstillingarvalkost.
Hvernig það virkar: Aðlaga kjörstillingar
Óskir eru venjulega flokkaðar í þrjá meginflokka: Almennt, Tilkynningar, og Whiteboard. Hver hluti býður upp á einfalda valkosti sem eru hannaðir til að auka vinnuflæði þitt og hámarka upplifun þína.
Hér er nánari skoðun á því hvernig þessar stillingar virka:
Almennar stillingar: Gerðu vinnusvæðið þitt að þínu
Bakgrunnslitur: ● Veldu bakgrunnslit sem er þægilegur fyrir augun og hentar þínum stíl
● Veldu úr ýmsum valkostum til að gera vinnusvæðið þitt sjónrænt aðlaðandi.
Notaðu merki fyrir verkefnistöflur ● Virkjaðu þennan eiginleika til að innihalda merki sjálfkrafa á nýjum verkefnatöflum og sniðmátum sem þú býrð til.
● Hjálpar þér að vera skipulagður og flokka verkefni áreynslulaust.
Ávinningurinn: Að sérsníða sjónræna þætti vinnusvæðisins þíns gerir það að verkum að það er leiðandi og minna ringulreið, sem hjálpar þér að halda einbeitingu.
Tilkynningar: Vertu í lykkjunni án þess að ofhlaða
Spjalltilkynningar ● Fáðu tölvupóst þegar það er spjall á borði eða þegar einhver spjallar um verkefni sem þú tekur þátt í.
Virkniuppfærslur fyrir stjórnendur ● Fáðu tilkynningar þegar nýjum verkefnum er bætt við, lokið eða endurúthlutað á borðum sem þú stjórnar.
Daglegar áminningar um verkefni ● Veldu daglegt yfirlit í tölvupósti sem sent er klukkan 06:00 og sýnir tímabær verkefni og þau sem eiga að skila í þessari viku eða næstu.
● Flokkaðu verkefni eftir dagsetningu eða borði til að auðvelda rakningu.
Ávinningurinn: Með sveigjanlegum tilkynningum geturðu verið upplýstur um það sem skiptir mestu máli án þess að verða fyrir óþarfa uppfærslum.
Línur og form ● Stilltu sjálfgefna línustíl, þykkt og liti til að búa til hreint, samkvæmt myndefni.
Texti á striga ● Veldu leturstíl, stærð og lit sem þú vilt fyrir fágað útlit.
Grid Valkostir ● Virkjaðu að smella á rist og stilltu stærð ristarinnar til að halda hönnun þinni samræmdri og faglegri.
Ávinningurinn:
Þessar stillingar gera töflurnar fullkomnar til að hugleiða, skipuleggja eða hanna, sem tryggir að vinnan þín líti vel út og haldist skipulögð.
Pakkið upp
Hvort sem það er að stilla sjónræna þætti, sníða tilkynningar eða hagræða í skapandi verkfærum, þá eru þessir valkostir hannaðir til að auka framleiðni þína og halda vinnuumhverfi þínu skipulagt. Ef þú tekur smá stund til að sérsníða stillingarnar þínar getur það leitt til skilvirkari og skemmtilegri upplifunar á hverjum degi.
Skilvirk verkefnastjórnun er burðarás þess að skila farsælum árangri. Hvort sem þú ert að hanna vefsíðu, setja vöru á markað eða samræma flókið þróunarátak, þá tryggir skipulögð nálgun að öll verkefni séu samræmd, tímalínur séu uppfylltar og hagsmunaaðilar séu upplýstir.
Þessi handbók leiðir þig í gegnum nauðsynleg skref til að ná tökum á verkefnastjórnun, bjóða upp á hagnýtar aðferðir til að hagræða verkflæði, efla samvinnu og fylgjast með framförum.
Þegar þú hefur skilið grundvallaratriðin muntu sjá hvernig sjónrænt tól getur lífgað þessar meginreglur til lífsins og hjálpað liðinu þínu að vera einbeitt og afkastamikið.
Nauðsynleg skref til að byggja upp skilvirkt verkefnastjórnunarflæði
Öflugt verkefnastjórnunarflæði tryggir að verkum sé leyst á skilvirkan hátt, tímamörk standist og teymissamvinna gangi snurðulaust fyrir sig.
Hér eru helstu skrefin til að byggja upp áreiðanlegt verkefnastjórnunarferli:
1. Skilgreindu skýr markmið og markmið
Sérhvert árangursríkt verkefni byrjar á skýrum, vel skilgreindum markmiðum. Skilningur á hverju þú stefnir að því heldur liðinu einbeitt og samstillt allan líftíma verkefnisins.
Lykilaðgerðir:
Halda hagsmunaaðilafundum til að samræma markmið verkefnisins.
Skiptu niður markmiðum í mælanlegar afrakstur með því að nota SMART rammann (Sérstakt, Mælanlegt, Nákvæmt, Viðeigandi, Tímabundið).
Skráðu þessi markmið á miðlægum stað til að tryggja sýnileika liðsins.
2. Þróaðu ítarlega verkefnisáætlun
Alhliða verkefnaáætlun þjónar sem vegvísir, sem útlistar verkefni, tímalínur og ósjálfstæði. Það tryggir að sérhver liðsmaður skilji hlutverk sitt og ábyrgð.
Lykilaðgerðir:
Notaðu Gantt töflur til að kortleggja tímalínur og verkefni sem eru háðir verkefnum.
Þekkja áfanga og fresti til að fylgjast með framförum á áhrifaríkan hátt.
Úthlutaðu fjármagni á grundvelli flókins verkefna og sérfræðiþekkingar teymis.
3. Úthluta hlutverkum og ábyrgð
Að skilgreina hlutverk tryggir ábyrgð og útilokar rugling um hver ber ábyrgð á hverju verkefni. RACI fylki (ábyrgur, ábyrgur, ráðfærður, upplýstur) getur verið gagnlegt.
Lykilaðgerðir:
Skiptu hlutverkum út frá einstaklingshæfni og verkefnaþörfum.
Komdu skýrt frá ábyrgð á liðsfundum eða upphafsfundum.
Hvetja til endurgjöf til að tryggja að ábyrgð sé dreift á sanngjarnan hátt.
4. Forgangsraða og brjóta niður verkefni
Að skipta verkefninu niður í smærri, viðráðanleg verkefni tryggir að ekki sé litið framhjá neinum þáttum verksins. Forgangsröðun hjálpar til við að beina kröftum liðsins að því sem skiptir mestu máli.
Lykilaðgerðir:
Flokkaðu verkefni eftir aðkallandi og mikilvægi með því að nota forgangsröðunaraðferðir eins og Eisenhower Matrix.
Skiptu flóknum verkefnum í smærri undirverkefni með skýrum tímamörkum.
Notaðu verkfæri til að fylgjast með framvindu verks og halda öllum uppfærðum.
5. Hlúa að samvinnu og samskiptum
Opin og gagnsæ samskipti eru mikilvæg fyrir árangursríka verkefnastjórnun. Það hjálpar teymum að vera í takt, leysa átök og tryggja að framfarir séu á réttri leið.
Lykilaðgerðir:
Settu upp reglulega fundi (t.d. daglega uppistand eða vikulega innritun) til að fara yfir framfarir og takast á við hindranir.
Hvetja liðsmenn til að deila uppfærslum og endurgjöf í rauntíma.
Notaðu samstarfstæki til að miðstýra samskiptum og skjalfesta ákvarðanir.
6. Fylgstu með framvindu og stilltu áætlanir
Að fylgjast með framvindu verkefna hjálpar til við að bera kennsl á hugsanlegar áhættur og flöskuhálsa áður en þeir stigmagnast. Reglulegt eftirlit gerir ráð fyrir aðlögun til að halda verkefninu á réttri leið.
Lykilaðgerðir:
Notaðu KPI (Key Performance Indicators) eins og verklokaprósenta, fjárhagsáætlunarfylgni og auðlindanýtingu.
Gerðu reglubundnar úttektir til að endurmeta markmið og tímalínur.
Búðu til viðbragðsáætlanir til að takast á við ófyrirséðar áskoranir.
7. Meta og skrá lærdóm
Eftir að verkefninu er lokið, metið árangur þess með því að mæla árangur miðað við upphafleg markmið. Að skrá lærdóminn hjálpar til við að bæta vinnuflæði í framtíðinni.
Lykilaðgerðir:
Haldið yfirlit eftir verkefnið til að ræða hvað gekk vel og hvað mætti betur fara.
Safnaðu endurgjöf frá öllum hagsmunaaðilum til að bera kennsl á styrkleika og veikleika.
Uppfærðu staðlaðar verklagsreglur (SOPs) byggðar á niðurstöðum.
Notaðu réttu verkfærin til að byggja upp verkflæði verkefnastjórnunar
Þó að það sé lykilatriði að ná tökum á nauðsynlegum skrefum verkefnastjórnunar, þá þarf réttu verkfærin til að innleiða þessi skref á áhrifaríkan hátt. Áreiðanlegt verkefnastjórnunarkerfi getur brúað bilið á milli kenninga og framkvæmdar og tryggt að verkefni séu ekki aðeins vel skipulögð heldur einnig framkvæmanleg.
Rétt verkfæri hagræða úthlutun verkefna, forgangsröðun og samvinnu, sem gerir teyminu þínu kleift að halda einbeitingu og skila árangri á réttum tíma.
Sýningarborðið hér að neðan sýnir skilvirkt verkefnastjórnunarflæði í aðgerð. Þessi tafla táknar sjónrænt verkefni sem þróast í gegnum stig eins og „Verkefnastefna,“ „Verkefnahönnun,“ „Þróun“ og „Próf“ og tryggir að ekkert falli í gegnum sprungurnar.
Með því að miðstýra upplýsingum, fylgjast með framförum í fljótu bragði og bera kennsl á flöskuhálsa veitir þetta vinnusvæði skýra og framkvæmanlega yfirsýn yfir verkefnið þitt.
Nú skulum við kafa dýpra í þetta kynningarborð og skilja hvernig hver hluti vinnur saman að því að búa til öflugt verkefnastjórnunarkerfi sem er hannað til að ná árangri.
Þú getur séð á myndinni hér að ofan hvernig þetta teymi skipuleggur vinnuflæði sitt með því að nota borð sem einfaldar verkefnastjórnun. Það er hannað til að takast á við hvert stig ferlisins.
Við skulum skoða stjórn þessa teymis nánar til að skilja hvernig hver eiginleiki stuðlar að skilvirku verkefnastjórnunarkerfi. Hér er hvernig þetta kemur allt saman.
Hvert verkefni byrjar á lista yfir verkefni og þetta borð gerir það ótrúlega einfalt að bæta þeim við. Með því að smella á „Bæta við nýju verkefni“ hnappinn (auðkenndur neðst í vinstra horninu á borðinu), þú getur búið til nýtt kort. Hvert spjald táknar ákveðið verkefni, svo sem „Hönnun heimasíðu“ eða „Þróun vörusíðu“. Þetta tryggir að vinnuflæðið þitt sé skýrt og ekkert verður skilið eftir.
Þarftu að stilla hvernig borðið þitt er sett upp? Þú getur auðveldlega endurnefna dálka, bætt við nýjum eða fært núverandi dálka til að passa við vinnuflæðið þitt. Smelltu einfaldlega á dálkavalmynd (þrír punktar) efst í hvaða dálki sem er til að fá aðgang að þessum valkostum. Til dæmis, ef nýr áfangi í verkefninu þínu kemur fram, geturðu bætt við dálki eins og „Próf“ án þess að trufla núverandi verkefni.
Árangursríkt samstarf byrjar með réttum hlutverkum. Notaðu Valmynd liðsfélaga að bæta við eða taka meðlimi úr stjórn. Hægt er að úthluta hverjum einstaklingi sem stjórnanda, meðlimi eða gestum út frá ábyrgð þeirra. Til dæmis, úthlutaðu stjórnandarétti til verkefna á meðan þú gefur viðskiptavinum aðgang að gestum til að skoða framfarir.
Haltu öllum umræðum sem tengjast stjórninni með því að nota Board Chat eiginleiki. Þetta gerir teyminu þínu kleift að deila uppfærslum, spyrja spurninga eða takast á við áskoranir á einum miðlægum stað. Til dæmis gæti hönnuður deilt athugasemdum um „Logo Design“ verkefnið beint í spjallinu til að halda öllum á sömu síðu.
Hvert verkefni felur í sér töluvert magn af skjölum og þessi stjórn tekur vel á því. Með Viðhengi hluti, þú getur hlaðið upp skrám, tengt Google skjöl eða jafnvel búið til ný skjöl beint af borðinu. Til dæmis, hengdu við stílaleiðbeiningar eða nærmyndir viðskiptavina til að tryggja að allt nauðsynlegt efni sé aðgengilegt fyrir teymið.
Forgangsraða því sem skiptir máli með Auðkenndu eiginleika. Þetta gerir þér kleift að sía verkefni út frá skiladögum, forgangsstigum, merkjum eða sérstökum verkefnum. Þú getur sameinað þessar síur til að finna verkefni líka.
Til dæmis er hægt að auðkenna verkefni sem úthlutað er tilteknum liðsfélaga, merkt sem ‘mockups’, ásamt stöðu þeirra sem ‘Tilbúið’. Þetta sparar þér mikla handavinnu við að finna það sem þú ert að leita að.
7. Stilling persónuverndarstillinga
The Stillingarvalmynd er þar sem þetta lið fínstillir borðið sitt fyrir hámarks skilvirkni. Með því að smella á tannhjólstáknið efst í hægra horninu birtast fjórir flipar: Yfirlit, Stillingar, Dálkar, og Merki. Hver flipi gegnir ákveðnu hlutverki við að fínstilla vinnuflæðið. Við skulum skipta þeim niður:
Veitir skyndimynd af framvindu stjórnarinnar, lýsingu á tilgangi þess, valmöguleikum til að flytja út verkefni á Excel sniði og getu til að geyma fullgerðar töflur í geymslu til síðari viðmiðunar.
Stjórnar friðhelgi stjórnarinnar og aðgangsheimildum, sem gerir þér kleift að velja á milli liðsaðgangs, skipulagsaðgangs eða opinberrar deilingar með hlekk. Það stjórnar einnig breytingaheimildum til að viðhalda heilleika verkflæðisins.
Leyfir að sérsníða stjórnskipulagið með því að bæta við, endurnefna eða endurraða dálkum. Þetta hjálpar til við að samræma verkflæðið við sérstakar verkefnakröfur teymisins.
Auðveldar verkefnaflokkun með því að búa til, stjórna og nota merki. Merki gera það auðveldara að sía verkefni eftir forgangi, gerð eða öðrum sérsniðnum merkimiðum, bæta skipulag og endurheimt verks.
Nú skulum við kafa ofan í hvernig teymið notar þessi verkefnaspjöld til að brjóta niður allt verkefnastjórnunarferlið í viðráðanleg skref. Við munum sýna þér hvernig þú getur notað þennan eiginleika til að sundurliða hvert verkefni í aðgerðarhæfan hlut.
Skiptu niður verkefnum í viðráðanleg skref
Verkefnaspjöld þjóna sem miðpunktur þar sem þú og teymið þitt getur fanga og skipulagt allar nauðsynlegar upplýsingar til að klára verkefni. Hér er hvernig á að nota þau á áhrifaríkan hátt:
Byrjaðu á því að skilgreina skýrt markmið verkefnisins og hvaða skref sem þarf til að ljúka. Til dæmis, fyrir hönnunarverkefni á heimasíðunni, gerðu grein fyrir útlits- og innihaldskröfum.
Skiptu niður flóknum verkefnum í smærri, viðráðanleg skref. Til dæmis gæti „Búa til efni á heimasíðu“ falið í sér undirverkefni eins og að skrifa afrit, velja myndir og hanna útlitið.
Haltu öllum verkefnum skipulagt með því að hengja skrár beint við verkefnaspjaldið. Hladdu upp hönnunarlíkönum, skýrslum eða PDF-skjölum, búðu til ný Google skjöl eða Kerika striga, eða tengdu utanaðkomandi auðlindir – allt á einum stað. Þetta tryggir að teymið þitt getur fljótt nálgast allt sem það þarf án þess að eyða tíma í að leita í tölvupósti eða möppum.
Úthlutaðu hverju verkefni til ákveðinna liðsmanna, svo það sé ljóst hver ber ábyrgð á hverju. Þetta eykur ábyrgð og tryggir að verkefnin haldi áfram á skilvirkan hátt.
Forgangsröðun verkefna er lykillinn að því að halda verkefninu þínu á réttan kjöl og Stilltu forgang eiginleiki gerir þetta áreynslulaust. Þú getur úthlutað einu af þremur stigum fyrir hvert verkefni:
Venjulegt: Fyrir venjubundin verkefni sem geta haldið áfram án þess að vera brýn.
Hár forgangur: Fyrir verkefni sem krefjast skjótra aðgerða eða aukinnar einbeitingar frá teyminu.
Mikilvægt: Fyrir tímanæm eða áhrifamikil verkefni sem krefjast tafarlausrar athygli.
Með því að nýta þessa eiginleika hjálpa verkefnaspjöldum liðinu þínu að vera skipulagt, vinna óaðfinnanlega og tryggja að engin mikilvæg smáatriði sé gleymt. Með þessum skrefum á sínum stað verður stjórnun verkefnisins auðveldari og skilvirkari.
Settu upp Kerika reikninginn þinn
Það er fljótlegt, einfalt að byrja með Kerika og setur grunninn til að skipuleggja verkflæðið þitt óaðfinnanlega. Svona geturðu sett upp reikninginn þinn og byrjað á hægri fæti:
Það er ókeypis og auðvelt að skrá sig
Farðu til kerika.com og smelltu á Skráðu þig hnappinn.
Veldu þá reikningstegund sem hentar þér best:
Ef þú notar Google Workspace, veldu SKRÁTU Á GOOGLE valmöguleika.
Ef þú ert Office 365 notandi, velja Skráðu þig HJÁ MICROSOFT.
Þú getur líka valið SKRÁÐU MEÐ KASSI fyrir samþættingu skráageymslu.
Fylgdu leiðbeiningunum og þú verður tilbúinn til að fara á augabragði – ekki þarf kreditkort og þú munt fá ókeypis 30 daga prufuáskrift fyrir liðið þitt.
Alþjóðlegt vinnusvæði fyrir alla
Gerika styður 38 tungumál, svo þú og teymið þitt geti unnið á því tungumáli sem þér líður best með og skapað raunverulega upplifun án aðgreiningar.
Búðu til þitt fyrsta borð
Þegar þú hefur skráð þig er kominn tími til að búa til fyrstu stjórnina þína og koma verkefnastjórnunarferlinu þínu til skila. Svona:
Smelltu á „Búa til nýtt borð“: Á Kerika mælaborðinu, veldu valkostinn til að búa til nýtt borð.
Veldu borðtegund: Fyrir verkefnastjórnun, veldu Verkefnaráð sniðmát. Þetta kemur forhlaðinn með dálkum eins og „Að gera“, „Að gera“ og „Lokið“.
Nefndu stjórnina þína: Gefðu stjórninni nafn sem endurspeglar verkefnið þitt, svo sem „Endurhönnun vefsíðu“ eða „Markaðsáætlun“.
Sérsníddu vinnusvæðið þitt: Bættu við eða endurnefna dálka til að henta vinnuflæðinu þínu og byrjaðu að bæta við verkefnum til að halda liðinu þínu í takt.
Þú hefur nú fullvirkt, sjónrænt vinnusvæði tilbúið til að hjálpa þér að fylgjast með framförum, stjórna verkefnum og stuðla að samvinnu innan teymisins þíns.
Lokun: Teikning þín fyrir velgengni verkefnisins
Að ná tökum á verkefnastjórnun snýst ekki bara um að klára verkefni; þetta snýst um að búa til kerfi sem heldur liðinu þínu á sömu síðu, ýtir undir samvinnu og tryggir að öllum áföngum sé náð. Með ítarlegu verkflæði og réttu verkfærunum geturðu verið skipulagður, afkastamikill og einbeittur að því að ná markmiðum þínum.
Þessi tafla sýnir hvernig hægt er að skipta öllum þáttum verkefnis þíns í framkvæmanleg skref. Með því að forgangsraða verkefnum, fylgjast með framförum og nota eiginleika eins og verkefnakort til að stjórna smáatriðum, tryggirðu að ekkert sé gleymt.
Grikkland er ekki bara tæki; það er rammi til að hagræða teymisvinnu, viðhalda ábyrgð og lífga upp á verkefnissýn þína. Tilbúinn til að taka næsta skref? Byrjaðu að byggja upp töfluna þína, skipuleggðu verkefnin þín og horfðu á verkefnin þín ná árangri með Kerika!