Menguruskan projek dengan cekap bermula dengan aliran kerja yang teratur. Pecahkan tugas anda kepada peringkat yang jelas boleh membantu anda dan pasukan anda kekal sejajar dan produktif. Aliran kerja berstruktur memudahkan untuk menjejak kemajuan, mengenal pasti kesesakan dan mengutamakan tugas dengan berkesan.

Mari kita mendalami cara anda boleh menyediakan lajur dalam papan tugas anda untuk memaksimumkan kecekapan menggunakan papan contoh yang disediakan.

Mengapa Lajur Penting dalam Pengurusan Tugas

Klik di sini untuk menyemak papan ini

Lajur ialah tulang belakang aliran kerja anda. Setiap lajur mewakili peringkat dalam projek anda, membantu anda menggambarkan aliran tugasan dari awal hingga akhir. Perkara utama ialah memastikan lajur anda sejajar dengan sifat projek anda dan cara pasukan anda bekerja.

Langkah-langkah untuk Menyediakan Lajur Aliran Kerja

1. Tentukan Peringkat Aliran Kerja Anda

Semasa menentukan Peringkat Aliran Kerja. fikirkan tentang perkembangan semula jadi tugas anda.

Contohnya:

1. Strategi Projek: Untuk peringkat perancangan awal, seperti menentukan keperluan atau menetapkan matlamat.
2. Reka Bentuk Projek: Tugas yang berkaitan dengan perancangan visual dan struktur, seperti reka bentuk logo atau penciptaan reka letak.
3. Pembangunan Projek: Untuk fasa pelaksanaan seperti pengekodan atau mencipta fungsi.
4. Ujian: Untuk memastikan semuanya berfungsi seperti yang diharapkan sebelum dilancarkan.
5. Selesai: Peringkat akhir untuk menghantar tugasan yang telah selesai sepenuhnya.

2. Terjemah Peringkat ke dalam Lajur

Setelah peringkat aliran kerja anda ditakrifkan, tukarkannya menjadi lajur pada papan tugas anda. Mulakan dengan kategori yang luas dan perhalusinya apabila anda lebih memahami keperluan pasukan anda.

Contohnya:

• Anda boleh bermula dengan lajur penting seperti “Untuk Dilakukan,” “Sedang Berlangsung,” dan “Selesai” untuk mewujudkan aliran asas.
• Kembangkan ini secara beransur-ansur menjadi lajur yang lebih khusus sejajar dengan peringkat aliran kerja anda, seperti “Strategi Projek,” “Reka Bentuk Projek,” “Pembangunan Projek,” dan “Ujian”.

Pendekatan ini memastikan lajur anda intuitif, boleh disesuaikan dan disesuaikan dengan perkembangan semula jadi tugas anda

3. Gunakan Lajur untuk Keperluan Khusus

Pertimbangkan untuk membuat lajur yang menambah nilai pada aliran kerja anda:

• Backlog: Ruang untuk tugasan yang dirancang tetapi belum bersedia untuk memasuki aliran kerja utama. Ini membantu mengutamakan tugas apabila pasukan bersedia untuk mengambil lebih banyak kerja sambil memastikan lajur aktif bersih dan fokus.
• Sumber: Lajur untuk menyimpan pautan, dokumen atau bahan lain yang menyokong tugas anda. Ini memudahkan pasukan mengakses semua yang mereka perlukan tanpa mengacaukan kad tugas individu.

4. Ingat Pastikan Ia Mudah dan Intuitif

• Elakkan membebankan papan anda dengan terlalu banyak lajur. Matlamat untuk kejelasan dan kesederhanaan supaya pasukan anda boleh mengikuti aliran kerja dengan mudah.

Kesimpulan

Aliran kerja yang teratur bermula dengan persediaan lajur yang bertimbang rasa. Dengan menyesuaikan lajur anda untuk mencerminkan peringkat semula jadi projek anda dan termasuk lajur sokongan, anda boleh meningkatkan kecekapan pasukan dan mengekalkan kejelasan dalam proses anda. Mula mengatur aliran kerja anda hari ini dan rasai faedahnya!

Memastikan tugas teratur adalah penting untuk aliran kerja yang lancar, terutamanya apabila menguruskan jumlah item yang tinggi. Penomboran tugas boleh menambah kejelasan dan membuat rujukan tugasan tertentu lebih cekap. Tetapi tugasan penomboran secara manual? Itu memakan masa dan terdedah kepada kesilapan.

Di sinilah Penomboran Auto masuk. Dengan ciri ini, setiap kad tugasan diberikan nombor unik secara automatik sebaik sahaja ia dibuat, memastikan setiap tugasan boleh dikenal pasti sepintas lalu.

Mari kita mendalami cara penomboran automatik berfungsi dan cara anda boleh mendayakannya untuk menyelaraskan projek anda.

Apakah itu Auto-Numbering?

Klik di sini untuk menyemak yang ini pada satu papan mesyuarat

Penomboran automatik memberikan nombor berjujukan kepada setiap kad tugas baharu pada papan. Penomboran ini unik untuk lembaga pengarah dan membantu pasukan merujuk tugasan dengan cepat dalam perbincangan, laporan atau kemas kini tanpa kekeliruan.

Cara Mendayakan Penomboran Auto

1. Tetapan Papan Akses: Klik pada ikon gear di penjuru kanan sebelah atas papan untuk membuka menu tetapan.
   
2. Dayakan Pilihan: Di bawah tetapan tab, togol Auto-Penomboran Tugas pilihan untuk mengaktifkannya.
   
3. Lihat Ia dalam Tindakan: Mulai sekarang, setiap kad tugas baharu yang dibuat pada papan akan memaparkan nombor unik secara automatik dalam kawasan tajuk.
   

Mengapa Penomboran Auto Penting

1. Rujukan Tugas Pantas: Nombor menjadikannya lebih mudah untuk merujuk tugas tertentu semasa mesyuarat atau semasa bekerjasama dengan rakan sepasukan.
   
2. Komunikasi yang Jelas: Daripada menerangkan tugasan secara terperinci, hanya rujuk kepada mereka dengan nombor yang ditetapkan untuk komunikasi yang lebih pantas.
   
3. Organisasi yang Cekap: Penomboran tugas menambah lapisan struktur tambahan pada papan anda, menjadikannya lebih mudah untuk dijejak dan diurus.

Aplikasi Kehidupan Sebenar

• Pelaporan Projek: Senaraikan nombor tugas dengan pantas dalam kemas kini atau dokumentasi untuk kejelasan.
  
• Perbincangan Pasukan: Rujuk tugas mengikut nombor mereka semasa mesyuarat pasukan untuk mengelakkan kekeliruan.
  
• Penjejakan Kemajuan: Kenal pasti tugas bernombor mana yang telah diselesaikan atau masih dalam proses dengan mudah.

Kesimpulan

Penomboran automatik membawa kesederhanaan dan ketertiban kepada pengurusan tugas, menghapuskan kerumitan menjejaki pengecam tugasan secara manual. Sama ada anda menguruskan projek yang kompleks atau aliran kerja kecil, ciri ini memastikan setiap tugas mudah dikenali dan boleh dijejaki.

Apabila menguruskan tugasan dalam mana-mana projek, kesesakan boleh melambatkan kemajuan dan menyukarkan untuk mengenal pasti di mana perhatian paling diperlukan. Di situlah Had Kerja Dalam Proses (WIP). masuk. 

Dengan menetapkan had yang jelas tentang bilangan tugasan yang boleh dijalankan pada bila-bila masa, Had WIP membantu anda mengurus beban kerja dengan berkesan, memastikan aliran tugas lancar merentas projek anda.

Mari kita pecahkan cara Had WIP berfungsi dan cara ia boleh meningkatkan kecekapan pasukan anda.

Apakah Had WIP?

Klik di sini untuk menyemak papan ini

Had WIP menetapkan had pada bilangan tugas yang dibenarkan dalam lajur tertentu pada papan anda. Contohnya, jika lajur bertajuk “Sedang Berlangsung”, anda boleh menetapkan had 5 tugasan, memastikan pasukan tidak membebankan diri mereka sendiri atau hilang fokus.

Kaedah ini selaras dengan amalan pengurusan projek yang ramping, membantu pasukan mengimbangi kapasiti dan mengelakkan kelewatan yang tidak perlu.

Mengapa WIP Had Berfungsi

1. Cegah Beban berlebihan: Mengehadkan tugas memastikan pasukan anda menumpukan pada perkara yang sedang dijalankan sebelum memulakan tugasan baharu.
   
2. Kenalpasti Bottlenecks: Apabila lajur mencapai Had WIPnya, ini adalah isyarat bahawa tugas memerlukan perhatian sebelum lebih banyak boleh ditambah.
   
3. Tingkatkan Aliran Tugas: Had WIP membantu pasukan anda bekerja dengan cekap, menggerakkan tugas melalui saluran paip tanpa mengatasi mana-mana peringkat proses.

Faedah Dunia Sebenar

• Beban Kerja Seimbang: Pasukan kekal fokus dan produktif tanpa tekanan kerana terlalu banyak tugas yang menumpuk.
  
• Kerjasama yang dipertingkatkan: Had yang jelas menggalakkan pasukan menyelesaikan tugasan secara kolaboratif sebelum memulakan tugasan baharu.
  
• Pengutamaan Tugas yang Lebih Baik: Fokus beralih secara semula jadi kepada tugas keutamaan tinggi untuk memastikan aliran kerja bergerak.

Cara Menetapkan Had WIP

1. Buka Tetapan Papan: Klik pada ikon gear di penjuru kanan sebelah atas papan anda untuk mengakses tetapan papan.
   
2. Dayakan Had WIP: Di bawah tetapan tab, togol pilihan “Work-in-Progress (WIP) Had” untuk mengaktifkannya.
   
3. Tetapkan Had Khusus Lajur: Pergi ke Lajur tab dan tetapkan Had WIP khusus kepada setiap lajur berdasarkan beban kerja pasukan anda.

Kesimpulan

Had Kerja Dalam Proses membawa struktur dan kejelasan kepada pengurusan tugas, menjadikannya lebih mudah untuk mengenal pasti kesesakan dan mengekalkan aliran kerja yang stabil. 

Menguruskan akses kepada papan projek anda ialah bahagian penting untuk memastikan kerja anda teratur dan selamat. Sama ada anda sedang mengusahakan projek pasukan persendirian atau sesuatu yang bertujuan untuk kerjasama yang lebih luas, tetapan privasi membolehkan anda mengawal orang yang boleh melihat dan menggunakan papan anda. 

Begini cara ia berfungsi:

Klik di sini untuk menyemak papan ini

Pilihan Privasi:

1. Hanya Orang dalam Pasukan:
   
   Tetapan ini memastikan bahawa hanya orang yang ditambahkan secara eksplisit pada papan boleh melihat atau berinteraksi dengannya. Ia sesuai untuk projek yang kerahsiaan adalah kritikal, seperti aliran kerja dalaman yang sensitif atau projek pelanggan terhad.
   
2. Semua orang dalam Pasukan Akaun:
   
   Perlukan sedikit lagi keterlihatan tanpa membukanya kepada seluruh dunia? Dengan tetapan ini, semua ahli dalam pasukan akaun anda boleh melihat papan. Ia sesuai untuk projek dalaman yang ketelusan seluruh pasukan membantu, tetapi kawalan masih penting.
   
3. Sesiapa sahaja yang mempunyai Pautan:
   
   Inginkan kebolehcapaian maksimum? Pilihan ini membenarkan sesiapa sahaja yang mempunyai pautan papan untuk melihatnya – walaupun mereka tidak mempunyai akaun Kerika. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa walaupun mereka boleh melihat lembaga itu, mereka tidak akan dapat membuat perubahan melainkan mereka ditambahkan secara eksplisit sebagai ahli pasukan atau pentadbir.

Perkara Utama yang Perlu Diketahui:

• Lembaga Awam dan Keterlihatan Fail:
  
  Apabila anda menetapkan papan kepada “Sesiapa sahaja dengan Pautan”, semua fail yang dilampirkan pada papan boleh diakses secara umum. Jika anda menggunakan penyepaduan seperti Google Drive, ini bermakna dokumen tersebut juga akan dibuka kepada sesiapa sahaja yang mempunyai pautan.
  
• Sekatan Khusus Akaun:
  
  Jika anda menggunakan akaun Google Workspace berbayar, dasar Google mungkin menghalang anda daripada menetapkan papan kepada “Sesiapa sahaja yang mempunyai Pautan”. Ini memastikan pematuhan dengan protokol keselamatan organisasi.

Cara Melaraskan Tetapan Privasi:

1. Buka papan anda dan pergi ke tetapan.
2. Di bawah Privasi bahagian, pilih tahap akses yang sesuai dengan keperluan anda.
3. Simpan perubahan anda dan anda boleh pergi!

Kesimpulan:

Tetapan privasi memberi anda fleksibiliti untuk mengurus orang yang boleh melihat dan berinteraksi dengan papan anda, menjadikan kerjasama selamat dan lancar. Sama ada anda berkongsi dengan pasukan kecil atau membuka papan untuk tontonan umum, anda berada dalam kawalan penuh.

Mengagihkan tugas dengan jelas dan cekap adalah asas kerja berpasukan yang berkesan. Tetapi inilah perkaranya: tidak semua alat memudahkan untuk memberikan tugas kepada lebih daripada seorang. Dan mari kita hadapi, banyak tugas sering memerlukan kerjasama daripada berbilang orang untuk diselesaikan dengan betul.

Sesetengah alatan membenarkan anda memberikan tugasan kepada seorang sahaja, yang boleh menyebabkan pasukan berebut untuk memikirkan tanggungjawab. Walau bagaimanapun, terdapat satu cara untuk menetapkan tugasan kepada berbilang ahli pasukan dengan mudah, memastikan semua orang kekal segerak dan kerjasama mengalir secara semula jadi.

Begini cara tugasan berfungsi dan cara anda boleh memecahkan tugasan besar kepada bahagian yang lebih kecil dan boleh diurus menggunakan senarai semak:

Berikan Tugasan Kepada Rakan Sepasukan Anda

Klik di sini untuk pratonton kad tugasan ini

Beginilah cara anda boleh memberikan tugas kepada seorang atau lebih rakan sepasukan, menjadikannya sempurna untuk tanggungjawab berasaskan pasukan:

1. Buka Tugasan: Klik pada tugas yang anda ingin berikan.
   
2. Pilih Ahli Pasukan: Gunakan Berikan Tugasan Ini pilihan untuk memilih satu atau lebih rakan sepasukan.
   
3. Terapkan Tugasan: Tugas kini akan muncul pada papan pemuka semua orang yang diberikan kepadanya, memastikan kejelasan dan akauntabiliti.

Mengapa Ia Berfungsi:

• Sesuai untuk tugas kolaboratif yang memerlukan input daripada berbilang ahli pasukan.
  
• Memastikan semua orang dimaklumkan dan sejajar dengan tanggungjawab mereka.

Gunakan Senarai Semak untuk Menetapkan Subtugas

Klik di sini untuk pratonton kad tugasan ini

Untuk tugasan yang lebih besar yang perlu dipecahkan kepada langkah yang lebih kecil, Menggunakan senarai semak, anda boleh menetapkan subtugas kepada ahli pasukan tertentu, memastikan setiap butiran dikendalikan:

1. Tambahkan Senarai Semak pada Tugasan: Buka tugasan dan navigasi ke Senarai semak tab.
   
2. Pecahkan: Tambahkan setiap subtugas sebagai item senarai semak.
   
3. Berikan Subtugas: Berikan item senarai semak individu kepada satu atau lebih ahli pasukan, memastikan setiap langkah mempunyai pemilik yang jelas.

Mengapa Ia Berfungsi:

• Memudahkan tugas besar dengan menyusunnya ke dalam langkah yang lebih kecil dan boleh diambil tindakan.
  
• Memastikan akauntabiliti pada setiap peringkat tugas.

Membungkus

Tugasan yang cekap adalah kunci untuk memupuk kerjasama dan memastikan akauntabiliti dalam pasukan. Dengan memberikan tugasan kepada berbilang rakan sepasukan atau memecahkannya kepada subtugas yang lebih kecil dengan senarai semak, anda mencipta kejelasan dan memperkemas aliran kerja. Ciri ini membolehkan pasukan kekal teratur, menyelaraskan tanggungjawab dan bekerjasama dengan lancar untuk mencapai matlamat mereka.

Kerjasama berkembang pesat apabila semua orang mempunyai peranan yang jelas dan tahap akses yang betul. Menjemput rakan sepasukan ke lembaga anda boleh menjadi proses yang mudah, memastikan semua orang – daripada pengurus projek kepada pereka bentuk dan pihak berkepentingan luar, boleh menyumbang dengan berkesan.

Begini cara anda boleh menambah rakan sepasukan dan mengurus peranan mereka dengan mudah: 

Menambah Rakan Sepasukan pada Lembaga Anda

Klik di sini untuk melihat cara ia berfungsi

Langkah 1: Jemput Rakan Sepasukan

1. Buka papan anda dan klik pada Ikon Pasukan dalam bar alat.
2. Masukkan alamat e-mel orang yang anda ingin jemput.
3. Pilih peranan untuk mereka: Pentadbir Dewan, Ahli Pasukan, atau pelawat.

Langkah 2: Tetapkan Peranan

• Pentadbir Dewan: Jika anda telah mencipta papan, maka secara lalai anda ialah Pentadbir Lembaga. Tetapi anda boleh memberikan kawalan penuh ke atas lembaga kepada seseorang, yang termasuk mengurus ahli pasukan dan tetapan.
  
• Ahli Pasukan: Boleh bekerjasama dalam tugasan, memuat naik fail dan menyumbang kepada lembaga. Sesuai untuk pereka bentuk, pembangun dan penyumbang lain.
  
• pelawat: Akses lihat sahaja. Bagus untuk pihak berkepentingan luar atau pelanggan yang hanya perlu memantau kemajuan.

Langkah 3: Tambahkan Mereka ke Pasukan

klik Tambah, dan rakan sepasukan anda serta-merta menjadi sebahagian daripada lembaga dengan peranan yang telah anda berikan.

Faedah Akses Berasaskan Peranan:

Pentadbir Lembaga: Kawalan Penuh untuk Ketua Pasukan

Secara lalai, pencipta papan menjadi pentadbir, tetapi anda boleh memberikan hak pentadbir kepada orang lain mengikut keperluan.

Faedah Utama:

• Urus ahli pasukan, kemas kini tetapan lembaga dan kekalkan kawalan ke atas struktur lembaga.
• Sesuai untuk projek dengan berbilang petunjuk atau pengurus projek yang memerlukan kawalan yang sama.
• Menghalang kesesakan jika pentadbir tunggal tidak tersedia, seperti semasa cuti atau ketidakhadiran lain.

Pentadbir memainkan peranan penting dalam memastikan lembaga itu teratur, berfungsi dan kolaboratif, memastikan tugas kepimpinan dikendalikan dengan lancar.

Ahli Pasukan: Perkasakan Penyumbang Anda

Ahli Pasukan mempunyai semua alatan yang mereka perlukan untuk menyelesaikan kerja. Mereka boleh bekerjasama dalam tugas, memuat naik fail dan menyumbang kepada kemajuan lembaga.

Faedah Utama:

• Sesuai untuk pereka bentuk, pembangun dan penyumbang aktif lain.
  
• Mengekalkan papan dinamik dengan mendayakan kerjasama langsung sambil mengekalkan pengawasan pentadbir.

Ahli Pasukan memacu projek ke hadapan, menjadikan mereka tulang belakang kerja berpasukan yang produktif.

Pelawat: Pastikan Pihak Berkepentingan dalam Lingkaran

Pelawat mempunyai akses lihat sahaja, yang bermaksud mereka boleh memantau kemajuan lembaga tanpa membuat perubahan.

Faedah Utama:

• Sesuai untuk pihak berkepentingan luar atau pelanggan yang hanya perlu melihat kemas kini.
  
• Memastikan ketelusan tanpa menjejaskan struktur atau aliran kerja lembaga.

Pelawat sesuai untuk memastikan semua orang dimaklumkan tanpa menambah kerumitan.

Kesimpulan

Menambah rakan sepasukan haruslah mudah dan boleh disesuaikan dengan keperluan pasukan anda. Sistem berasaskan peranan yang direka bentuk dengan baik memastikan kerjasama yang lancar, sama ada anda bekerja dengan pasukan yang rapat atau menyelaras dengan pihak berkepentingan luar. Dengan menetapkan peranan yang betul, anda boleh mencipta aliran kerja yang lebih cekap dan lancar untuk semua orang yang terlibat.

Berkongsi fail merentas pasukan – sama ada reka bentuk mockup, aset kempen atau dokumen teknikal – boleh menjadi proses yang rumit dengan cepat. Memastikan semua orang mempunyai fail yang betul pada masa yang sesuai selalunya terasa seperti tindakan menyulap.

Berita baiknya ialah perkongsian fail tidak perlu menyusahkan. Dengan menyusun dan berkongsi fail dengan cara yang betul, anda boleh membuat kerjasama lancar, sama ada menghantar fail reka bentuk kepada pasukan kreatif anda atau menyediakan pelan hala tuju projek kepada pihak berkepentingan.

Begini cara anda boleh menyelaraskan perkongsian fail untuk memastikan pasukan anda sentiasa berhubung dan produktif:

Lampiran Kad Tugas

Semak cara kad tugasan ini berfungsi

Kad Tugas sesuai untuk berkongsi fail yang terikat pada tugas tertentu. 

Begini cara perkongsian fail berfungsi dalam Kad Tugas:

1. Lampirkan Fail Terus ke Tugas: Muat naik fail atau pautkan sumber terus ke kad tugas. Rakan sepasukan anda boleh mengakses fail ini tanpa mencari melalui e-mel atau folder berasingan.
   
2. Akses Segera untuk Semua Yang Terlibat: Sesiapa sahaja di dalam lembaga mempunyai akses segera kepada fail yang dilampirkan, memastikan kerjasama lancar dan cekap.
   
3. Faedah Perkongsian Fail
   
   • Tiada kekeliruan mengenai fail yang berkaitan dengan tugasan.
     
   • Semua bahan berkaitan tugas kekal bersama, jadi pasukan anda sentiasa tahu di mana hendak mencari.

Kad Tugas menjadikan perkongsian fail tertumpu, relevan dan teratur dengan mudah.

Lampiran Lembaga

Semak cara lampiran papan ini berfungsi

Untuk fail yang mempengaruhi keseluruhan projek, Lampiran Lembaga adalah cara untuk pergi. Begini cara perkongsian fail berfungsi di peringkat papan:

1. Muat Naik atau Pautkan Fail untuk Seluruh Pasukan: Tambahkan fail atau pautan luaran pada papan yang boleh diakses oleh semua orang, seperti piagam projek, templat kongsi atau laporan.
   
2. Perkongsian Fail Berpusat: Semua ahli lembaga boleh mengakses fail ini serta-merta, memastikan sumber projek utama sentiasa dalam jangkauan.
   
3. Faedah Perkongsian Fail
   • Sesuai untuk kemas kini atau sumber seluruh pasukan.
   • Memastikan projek anda berjalan lancar dengan memastikan semua orang mempunyai akses kepada maklumat yang sama.
     

Lampiran Lembaga memudahkan anda berkongsi fail yang penting di seluruh pasukan anda. 

Kesimpulan:

Perkongsian fail yang berkesan adalah penting untuk kerjasama yang lancar. Dengan melampirkan fail pada tugas tertentu atau memusatkan sumber seluruh projek, pasukan anda boleh kekal teratur dan berhubung tanpa kekeliruan atau kelewatan yang biasa. Sama ada anda memfokuskan pada butiran khusus tugasan atau berkongsi sumber utama merentas projek, mempunyai sistem yang betul di tempat memastikan semua orang mempunyai perkara yang mereka perlukan apabila mereka memerlukannya.

Perkemas aliran kerja anda dengan memastikan fail anda boleh diakses dan teratur, dan jadikan kerja berpasukan seefisien yang sepatutnya.