O AI Helper está sempre disponível quando você deseja iniciar um novo quadro de tarefas:
A diferença agora é que, ao clicar no botão CREATE WITH AI, será aberto um novo painel AI Helper no lado direito da janela:
Se você tiver acesso a várias contas – por exemplo, se estiver trabalhando com diferentes organizações ou empresas que têm suas próprias contas Kerika – o AI Helper perguntará primeiro em qual conta você deseja criar o novo quadro.
(Se você estiver trabalhando em uma única conta, o que é verdade para a grande maioria dos usuários do Kerika, o AI Helper pulará essa etapa).
O AI Helper oferece algumas áreas sugeridas, conforme mostrado acima. Você pode escolher uma delas ou simplesmente fornecer mais detalhes sobre o tipo de quadro que deseja criar.
No exemplo abaixo, o usuário seleciona a primeira categoria sugerida: gerenciamento de projetos e rastreamento de tarefas:
Diferentemente da nossa primeira versão (experimental) de um AI Helper, a nova versão é muito mais interativa: ela fornece sugestões e avisos para ajudar o usuário a pensar sobre o que o novo quadro deve fazer e, em particular, que tipos de problemas de gerenciamento e colaboração ele está enfrentando no momento.
Se você tiver algo muito específico em mente, poderá pular o vai-e-vem com o AI Helper e fornecer uma solicitação específica, como este exemplo de um quadro que contém todas as etapas necessárias para iniciar um novo negócio no Estado de Washington:
Com uma solicitação suficientemente específica, o AI Helper pode sugerir rapidamente uma placa que atenda às necessidades do usuário:
O AI Helper não cria imediatamente um novo quadro; em vez disso, ele primeiro oferece uma visualização para que o usuário possa confirmar se o novo quadro atenderá às suas necessidades.
Se a visualização parecer boa, o usuário pode pedir ao AI Helper para criar o novo quadro(essa etapa pode demorar um pouco):
Depois que o novo quadro é criado, o AI Helper fornece um link rápido para ele:
Aqui está o novo quadro criado pelo AI Helper: como você pode ver, a IA também criou tags apropriadas e úteis, atribuiu o trabalho ao usuário (já que o usuário não havia dito nada em sua solicitação sobre trabalhar com uma equipe) e até estimou quanto tempo cada tarefa poderia levar e atribuiu datas de vencimento de acordo.
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Criação de modelos
A criação de modelos funciona exatamente da mesma maneira: por exemplo, o usuário poderia ter solicitado a criação de um modelo usando a mesma fonte de referência (Washington State’s Department of Revenue Guide for Starting Businesses).
Esta é a aparência do resultado:
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Celular e tablet
O AI Helper também está disponível em telefones e tablets; a interface do usuário é, naturalmente, um pouco diferente para acomodar a captura de tela mais limitada
À medida que as pessoas usam o Kerika por um longo período de tempo e para uma variedade de finalidades, elas podem acabar com dezenas ou mais Task Boards e Whiteboards em suas contas.
Uma maneira fácil de manter o foco nos quadros mais importantes é usar o recurso Favoritos: a tela inicial tem guias separadas para Favoritos e Todos os outros:
Tornamos isso ainda mais fácil com dois novos filtros:
Mostrar somente quadros ativos: isso significa que somente os quadros que não estão no arquivo ou que foram excluídos serão mostrados.
Mostrar todos os tipos de quadros: você pode optar por ver somente os quadros de tarefas, somente os quadros brancos ou ambos.
A opção Ocultar colunas (minimizar) é especialmente útil se você tiver muitas colunas em uma tabela e nem todas forem relevantes. Se quiser arrastar uma ação para uma coluna oculta, mantenha o dedo sobre a coluna oculta por alguns segundos e a coluna se abrirá, permitindo que você arraste a ação.
Você sabia que pode reorganizar facilmente as colunas em um mapa de tarefas clicando no nome da coluna por alguns segundos? A coluna se torna então “arrastável”, permitindo que você a mova facilmente para a direita ou para a esquerda para deslocá-la no mapa.
Às vezes, você deseja marcar um quadro inteiro como lido, por exemplo, quando não tem tempo para acompanhar todas as alterações que ocorreram (e talvez você não se importe?)
Há uma maneira fácil de fazer isso agora: na tela inicial do Kerika app, clique com o botão direito do mouse em qualquer cartão de quadro e você encontrará uma nova opção “Marcar todas as tarefas como lidas” na caixa de diálogo que aparece:
Um programa de auditoria bem-sucedido requer planejamento cuidadoso, atenção aos detalhes e foco na colaboração. Desde a definição do escopo e dos objetivos até a análise dos dados e a implementação de melhorias, as etapas essenciais formam a estrutura de uma auditoria eficaz. Essas etapas garantem que a conformidade seja mantida, que os riscos sejam identificados e que os processos sejam aprimorados de acordo com os objetivos da organização.
Mas o caminho para o sucesso não está isento de desafios. Armadilhas comuns, como objetivos vagos, comunicação insuficiente e fluxos de trabalho desorganizados, podem inviabilizar até mesmo os programas de avaliação mais bem-intencionados. Esses problemas podem levar à negligência de detalhes, ao não cumprimento de prazos e à perda de informações valiosas.
Felizmente, com as ferramentas e estratégias certas, você pode superar esses desafios. Este guia fornece uma estrutura passo a passo para conduzir um programa de auditoria eficaz.
Para ilustrar esse processo, compartilhamos exemplos práticos de fluxos de trabalho bem organizados e ferramentas para ajudá-lo a otimizar a colaboração, organizar seu trabalho e gerenciar revisões. Vamos começar!
Etapas essenciais para um programa de auditoria bem-sucedido
Programas de auditoria bem-sucedidos não surgem por acaso; eles se baseiam em planejamento estratégico, execução cuidadosa e avaliação contínua. Aqui apresentamos um roteiro detalhado para orientá-lo nas etapas importantes:
1. esclarecer o escopo e a finalidade
Comece definindo o objetivo de sua auditoria. Seja a conformidade com leis e regulamentos, a identificação de processos ineficientes ou a verificação da precisão financeira, o esclarecimento de seus objetivos fornece orientação para todo o programa. Identifique os departamentos, processos e sistemas a serem auditados.
Defina métricas de sucesso e estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs). As principais métricas notáveis do Audiboard.com podem ser encontradas aqui. Comunique a meta às partes interessadas e alinhe as expectativas.
Atenção:
Uma meta pouco clara pode levar à perda de tempo, a resultados incompletos ou até mesmo a resultados sem sentido.
Falta de métricas de sucesso e KPIs claros.
2. Reúna a equipe certa
Uma equipe de auditoria competente e cooperativa é essencial para obter resultados precisos e úteis. Atribua funções e responsabilidades e garanta que cada membro tenha as habilidades necessárias para sua tarefa. Você pode ler mais sobre as principais responsabilidades dos membros da equipe de auditoria no artigo da Validworth. Envolva a equipe interna e especialistas externos, dependendo da complexidade da auditoria. Forneça treinamento sobre procedimentos de auditoria, ferramentas e padrões de relatório.
Atenção:
A delegação deficiente e as funções pouco claras podem gerar confusão, atrasos e duplicação.
Os membros da equipe não são suficientemente treinados ou competentes.
3. Elaborar um plano abrangente
Um plano eficaz serve como modelo para todo o processo de auditoria. Divida a auditoria em etapas: planejamento, execução, análise e relatório. Defina cronogramas realistas para cada etapa e garanta que os prazos sejam alcançáveis. Identifique os possíveis riscos e desafios e prepare um plano de contingência para lidar com eles.
Atenção:
A cooperação e a comunicação ineficazes levam a mal-entendidos, trabalho desleixado e relacionamentos desfeitos.
Prazo irrealista ou avaliação de risco insuficiente.
4. coleta e análise de dados
A qualidade de uma auditoria depende da precisão e da validade dos dados coletados. Use ferramentas e métodos padronizados para a coleta de dados, como pesquisas, entrevistas e registros do sistema. Verifique a confiabilidade das fontes de informação para minimizar os erros. Analise os dados sistematicamente para identificar padrões, discrepâncias ou áreas de melhoria.
Atenção:
Dados incompletos ou imprecisos podem prejudicar a validade dos resultados da auditoria.
Análise ou interpretação insuficiente dos dados.
5. Envolver as partes interessadas em todo o processo.
Comunique-se regularmente com as partes interessadas para garantir a transparência e criar confiança. Compartilhe o progresso nos marcos e mantenha todos informados. Responda rapidamente a preocupações ou perguntas para manter-se alinhado com as metas. Envolva as partes interessadas na revisão dos resultados preliminares e na formulação de recomendações acionáveis.
Atenção:
As perspectivas restritas dos participantes podem levar à desconfiança e à dissonância.
Falta de comunicação e envolvimento das partes interessadas.
6. documentar os resultados e fazer sugestões
A forma como você apresenta os resultados determina a eficácia da auditoria para promover mudanças.
Resumir as descobertas em um relatório estruturado, destacando os principais pontos e áreas de preocupação. Fazer recomendações claras e acionáveis com base em evidências. Priorizar as recomendações com base no impacto potencial e na viabilidade.
Atenção:
Uma documentação insuficiente pode levar a constatações de auditoria sem contexto e clareza.
Recomendações inadequadas ou pouco claras.
7. Implementar e monitorar as mudanças
O valor de uma auditoria está em sua capacidade de promover melhorias. Faça um plano para implementar as mudanças recomendadas e atribua tarefas e prazos. Monitore o impacto de longo prazo para medir a eficácia dessas mudanças. Programe auditorias de acompanhamento para garantir a conformidade e o progresso contínuo.
Atenção:
Às vezes, a resistência à mudança impede a implementação das recomendações.
Monitoramento ou avaliação insuficientes das mudanças.
8. avaliar e aprimorar os processos de auditoria
Toda auditoria é uma oportunidade de melhorar sua abordagem para a próxima auditoria. Realize uma revisão pós-auditoria para identificar as lições aprendidas e as melhorias. Ajuste os processos, modelos e ferramentas de auditoria com base no feedback. Reconheça e comemore os sucessos para criar um impulso para auditorias futuras.
Atenção:
Falta de avaliação e aprimoramento contínuos.
Falta de documentação e preservação das lições aprendidas.
Seguindo essas etapas, você pode criar um programa de auditoria que reconheça possíveis problemas e garanta a conformidade, além de melhorar significativamente a sua organização.
Use as ferramentas certas
Um programa de auditoria bem-sucedido requer não apenas um bom plano, mas também as ferramentas para superar as armadilhas comuns mencionadas acima. Uma solução robusta de gerenciamento de tarefas pode ajudar muito a organizar seu fluxo de trabalho e evitar vazamentos.
O painel de demonstração a seguir é um exemplo de como uma equipe de avaliação criou espaços de trabalho estruturados para ajudá-los a responder a cada estágio do programa de avaliação.
Saiba como essa equipe de auditoria configurou seu espaço de trabalho para cada fase do processo de auditoria. Esse painel garante que cada fase seja cuidadosamente planejada, monitorada e executada, desde a primeira reunião na fase inicial, passando pela verificação de conformidade durante a fase de trabalho de campo, até a conclusão final da auditoria.
Esse espaço de trabalho virtual permite que as equipes priorizem as tarefas em um só lugar, se comuniquem de forma eficaz e monitorem o progresso. Vejamos como esta equipe usa quadros brancos para manter o programa de auditoria em dia.
Vamos dar uma olhada mais de perto nesse programa de controle
1. identificar as principais etapas de ação com mapas detalhados.
Adicionar atividades é fácil e ajuda a garantir que você não perca nenhuma etapa do processo de auditoria. O botão “Adicionar nova tarefa” na parte inferior de cada coluna permite que os membros da equipe criem rapidamente tarefas como entrevistar as partes interessadas, verificar as medidas de segurança e muito mais. Isso garante que os itens de ação sejam capturados à medida que ocorrem.
2. Personalização flexível do fluxo de trabalho com ações de coluna
O recurso de personalização de colunas permite que seu fluxo de trabalho se adapte às necessidades de mudança de seu programa de auditoria. Com esse recurso, as equipes podem facilmente renomear colunas, adicionar novas colunas ou reorganizar as existentes.
Por exemplo, você pode mover uma tarefa da “Fase de trabalho de campo” para “Análise e validação” para garantir o progresso adequado sem confusão. A opção de ocultar ou remover colunas ajuda a tornar o espaço de trabalho mais organizado e a manter o quadro focado e eficiente. Com essas alterações, a sua equipe pode manter um fluxo de trabalho dinâmico e evitar erros de ordenação de tarefas.
3. Atribuir funções e direitos para melhorar a colaboração
O gerenciamento de funções garante que os membros da equipe sejam responsáveis e entendam suas responsabilidades dentro do programa de auditoria. Esse recurso permite atribuir funções com base no nível de envolvimento, como gerente do conselho, membro da equipe ou visitante.
Por exemplo, os controladores com tarefas críticas podem ser designados como membros da equipe, enquanto as partes interessadas externas podem ser acessadas como visitantes. Essa configuração pode promover a colaboração estruturada, minimizar a confusão e proteger os dados confidenciais do projeto com controles de acesso.
4. Reúna a comunicação com o bate-papo no quadro branco
Em vez de depender de e-mails e mensagens de bate-papo dispersos, o recurso de bate-papo integrado ao quadro branco oferece um local para acessar todas as discussões relacionadas a uma tarefa. Os membros da equipe podem compartilhar as informações mais recentes, esclarecer problemas e deixar comentários diretamente no quadro branco. Essa abordagem reduz a confusão e conecta as conversas às atividades de cada um, tornando a colaboração mais suave e produtiva.
5. Gerenciamento centralizado de arquivos para acesso contínuo
A função de anexos do Whiteboard oferece uma maneira conveniente de gerenciar e compartilhar arquivos relacionados a qualquer atividade. Diretrizes de auditoria, documentos de apoio, relatórios de partes interessadas e muito mais podem ser carregados, criados e vinculados diretamente ao quadro branco.
Isso elimina a necessidade de sistemas de armazenamento externos e oferece aos membros da equipe acesso instantâneo aos documentos mais recentes. Com tudo centralizado em um só lugar, os membros da equipe podem se concentrar em fazer seu trabalho com eficiência.
6. destacar e priorizar tarefas importantes
O recurso de marcação do quadro branco permite que as equipes identifiquem rapidamente as tarefas que precisam de atenção imediata com base em vários critérios, como usuário atribuído, status da tarefa, data de vencimento, prioridade e outros. Isso facilita a identificação de caixas de seleção de alta prioridade, itens atrasados e tarefas com rótulos específicos.
Com esses filtros, as equipes podem otimizar o foco, concentrar-se nas tarefas mais urgentes, evitar tarefas atrasadas e manter todo o programa de auditoria em dia e bem coordenado.
7. Faça o ajuste fino das configurações do mapa para obter o controle ideal
Auditorias eficientes exigem um quadro que possa se adaptar às suas necessidades em constante mudança. As configurações do Pinboard permitem que você controle o acesso com opções de privacidade e garanta que somente as pessoas certas possam ver detalhes confidenciais do processo de auditoria. É possível definir limites de trabalho em andamento (WIP) para gerenciar a carga de trabalho da sua equipe e evitar gargalos.
A numeração automatizada de tarefas garante uma rastreabilidade consistente, e as etiquetas ajudam a organizar as tarefas entre departamentos, fases e categorias. Além disso, a visualização de gráficos fornece informações em tempo real sobre o status do seu programa de auditoria, facilitando a identificação de atividades concluídas, pendentes ou expiradas.
Com as opções de exportação e arquivamento, você pode fazer backup ou pausar seu trabalho para organizar o fluxo de trabalho de auditoria e se preparar para o futuro.
Dividir as tarefas em etapas gerenciáveis
Ao gerenciar um programa de auditoria, a segmentação de tarefas é essencial para garantir que detalhes importantes não sejam esquecidos. Esta planilha de demonstração mostra como dividir cada tarefa em etapas executáveis e rastreáveis para um trabalho mais claro e colaborativo.
Aqui, gostaríamos de compartilhar com você como a equipe lida com a segmentação de tarefas de forma eficaz:
A guia Detalhes para descrições de tarefas A guia Detalhes permite que as equipes documentem uma descrição abrangente da tarefa, os requisitos e as principais metas. Isso ajuda todos os participantes a entender o escopo do trabalho.
Defina os status das tarefas para monitorar o progresso: Você pode atribuir status como Pronto,Em andamento e Verificando para dar uma visão clara do progresso de uma tarefa. Com os status atualizados, os membros da equipe podem verificar facilmente a conclusão e identificar gargalos.
Guia Lista de verificação para subtarefas: Tarefas mais complexas podem ser divididas em subtarefas menores e factíveis usando a guia Checklist. Cada subtarefa pode ser marcada quando concluída, para que sua equipe permaneça organizada e as etapas importantes não sejam esquecidas.
Prazos para manter o controle: Definir prazos ajuda a manter o controle. Ao tornar visível que um prazo está se aproximando, os membros da equipe podem priorizar seu trabalho e evitar perder prazos.
Categorização por tags: Você pode categorizar e filtrar com eficiência as atividades especificando tags relevantes, como auditoria de conformidade ,recuperação de desastres etc. Esse recurso facilita a identificação de atividades relacionadas e a implementação de fluxos de trabalho racionais.
Guia Chat para discussões específicas da atividade: A guia Chat gerencia de forma centralizada todas as conversas relacionadas a uma tarefa. Os membros da equipe podem colaborar, fornecer atualizações, fazer perguntas e trabalhar juntos diretamente na guia da atividade.
Atribua tarefas para uma responsabilidade clara: atribua tarefas a membros específicos da equipe para esclarecer a responsabilidade. Cada membro entende suas responsabilidades e pode se concentrar nas tarefas atribuídas sem confusão.
Guia Attachments (Anexos) para salvar arquivos relevantes: Documentos importantes, referências e evidências podem ser vinculados diretamente às tarefas por meio da guia Attachments (Anexos). Dessa forma, você pode gerenciar tudo por tarefa e evitar o incômodo de procurar em sistemas de arquivamento externos.
Esta planilha mostra como simplificar uma auditoria complexa, dividindo as tarefas em etapas gerenciáveis para que você possa monitorar o progresso, identificar obstáculos e permanecer no caminho certo para atingir todas as suas metas.
Conclusão Criação de um programa de auditoria eficaz e escalável
Um programa de auditoria bem executado é a base da conformidade, do gerenciamento de riscos e da otimização de processos de uma organização. Garanta um fluxo de trabalho estruturado, dividindo as tarefas em etapas gerenciáveis, categorizando-as adequadamente e permitindo uma comunicação clara entre as equipes.
Um bom planejamento e execução o ajudarão a cumprir os prazos, melhorar a colaboração e, por fim, fazer com que sua auditoria seja um sucesso.
Seu espaço de trabalho deve trabalhar para você, e não o contrário. As opções de personalização permitem que você ajuste tudo, desde as cores de fundo até as notificações e as ferramentas de quadro branco, para mantê-lo organizado e produtivo.
Para começar a personalizar seu espaço de trabalho, acesse as configurações de preferências em sua conta. Veja como fazer isso:
Clique no ícone do perfil no canto superior direito da tela.
Selecione Personal preferences (Preferências pessoais ) no menu suspenso.
Essas configurações permitem que você crie uma experiência que se adapte à sua maneira de trabalhar. Agora que você sabe como acessar as configurações, vamos orientá-lo passo a passo sobre como usar cada opção de personalização.
Como funciona: personalizando as preferências
As preferências geralmente são agrupadas em três categorias principais: Geral, Notificações e Blackboard. Cada seção oferece opções simples para melhorar o fluxo de trabalho e otimizar a experiência.
Veja como essas configurações funcionam:
Recursos gerais: Personalização de seu espaço de trabalho
Cor do plano de fundo: Escolha uma cor de fundo que seja agradável aos olhos e se adapte ao seu estilo.
Escolha entre várias opções para tornar seu espaço de trabalho visualmente atraente.
Uso de tags em cartões de tarefas Ative esse recurso para adicionar automaticamente tags a novos cartões de tarefas e modelos.
Isso ajuda você a se manter organizado e a categorizar as tarefas com facilidade.
Benefícios: Ajustar os aspectos visuais do seu espaço de trabalho o torna mais intuitivo e menos desordenado, permitindo que você se concentre melhor.
Notificações: mantenha-se informado sem se sobrecarregar
Notificações de bate-papo Você receberá um e-mail quando houver um bate-papo no nível do conselho ou quando alguém conversar sobre uma atividade da qual você participa.
Atualizações de atividades para administradores Receba notificações quando novas tarefas forem adicionadas, concluídas ou reatribuídas nos quadros gerenciados.
Lembrete diário de tarefas Selecione o resumo diário por e-mail enviado às 6h, mostrando as tarefas atrasadas e as tarefas a serem concluídas nesta semana ou na próxima.
Agrupe as tarefas por data ou guia para facilitar o controle.
Vantagens: As notificações flexíveis permitem que você fique por dentro das coisas mais importantes sem ser bombardeado com atualizações desnecessárias.
Configurando o quadro-negro: simplificando o processo criativo
Linhas e formas Defina um estilo de linha, uma espessura e uma cor predefinidos para criar uma imagem limpa e consistente.
Texto em tela Escolha o estilo, o tamanho e a cor da fonte de sua preferência para obter o visual perfeito.
Opções de grade Ative a grade e defina o tamanho da grade para manter o desenho alinhado e profissional.
Vantagens:
Esse layout torna o quadro perfeito para brainstorming, planejamento ou design e garante que o seu trabalho fique bem organizado.
resolver
Seja ajustando elementos visuais, personalizando notificações ou simplificando ferramentas criativas, essas opções são projetadas para aumentar a produtividade e manter o ambiente de trabalho organizado. Reservar um momento para ajustar suas configurações pode tornar sua experiência diária mais eficiente e agradável.
