Nosso modelo de preços não mudava há mais de 10 anos e já não refletia mais o valor do nosso produto, nem o fato de que agora temos mais usuários fora dos Estados Unidos do que dentro.
Era hora, portanto, de atualizar nossos preços em todos os aspectos! Nesta postagem do blog, resumimos todas as mudanças e, nas seções abaixo, você encontrará links para outras postagens e páginas do site que explicam cada item com mais detalhes:
Preços mais baixos para a maioria dos países
Nos últimos 10 anos, tivemos apenas um preço: $7 por membro da equipe de conta, pago anualmente. Embora esse valor fosse relativamente baixo para o mercado dos Estados Unidos, ele representava desafios para pessoas de países com economias menos desenvolvidas e menor poder de compra.
Agora, estamos tornando o Kerika mais acessível para usuários fora dos Estados Unidos: enquanto o novo preço do Plano Profissional para clientes nos EUA é de $9 por usuário mensalmente, ou $90 anualmente, clientes de quase todos os outros países poderão adquirir assinaturas por um valor menor.
Isso significa que clientes de países com economias menores poderão comprar as mesmas assinaturas do Kerika que clientes de economias mais ricas, mas com um desconto significativo.
Isso será refletido na página de preços do site do Kerika e ao visualizar os planos dentro do aplicativo. O preço exibido será o valor com desconto e será mostrado na sua moeda local.
➡️ Usuários do Brasil, por exemplo, verão o Plano Profissional por R$ 20/mês ou R$ 200/ano.
➡️ O Plano Empresarial para clientes na Coreia do Sul será R$ 40/mês ou R$ 400/ano.
Pague na sua própria moeda
Além dos preços mais baixos fora dos Estados Unidos, agora também permitimos que nossos clientes paguem em uma variedade de moedas — 135 moedas no total.
Isso tornará mais fácil para pessoas em diferentes países adquirirem assinaturas do Kerika sem dificuldades com câmbio em dólares americanos.
O antigo Plano Acadêmico e para ONGs permitia equipes de até 10 pessoas a usarem o Kerika gratuitamente, mas isso gerava dificuldades de administração e até abusos.
Agora, o desconto é mais simples e acessível:
🔹 50% de desconto em qualquer plano para instituições acadêmicas e organizações sem fins lucrativos, sem limite de tamanho da equipe.
Antes, oferecíamos a opção de pagamento por fatura, mas infelizmente muitos usuários solicitavam faturas e nunca as pagavam.
Agora, compras offline (via fatura) estarão disponíveis apenas para clientes selecionados, como órgãos governamentais e grandes empresas que precisam desse método.
Substituição de Usuários na Conta de Forma Simples
Agora, será mais fácil substituir usuários dentro de uma equipe:
✔️ Se um usuário for removido e outro for adicionado no mesmo dia, o sistema não gerará uma nova cobrança.
Mais Detalhes no Histórico de Cobrança
A tela de Histórico de Cobrança, acessível pelo menu “Gerenciar Conta” no canto superior direito do aplicativo, agora mostrará mais informações sobre mudanças como:
🔹 Ativação/desativação da renovação automática. 🔹 Adição de novos usuários.
Isso ajudará os clientes a entenderem melhor como sua cobrança mudou ao longo do tempo.
Uma Transição Suave
Se você já for um cliente do Kerika, seu plano continuará o mesmo até o final do período atual.
➡️ Se você comprou anteriormente por $84/usuário e o preço para sua região agora é R$ 292/ano, você não precisará fazer nenhum pagamento adicional agora.
➡️ Se você possuía o antigo Plano Acadêmico ou para ONGs, ele será mantido até o final do período atual. Após o vencimento, você precisará adquirir o Plano Profissional ou Empresarial, mas será automaticamente elegível para o desconto de 50%.
Dúvidas ou Preocupações?
Sabemos que mudanças de preços podem gerar dúvidas e estamos prontos para ajudá-lo!
Como parte do nosso esforço contínuo para tornar o Kerika fácil de usar e comprar de qualquer lugar do mundo, nosso novo sistema de preços permitirá que os clientes paguem em qualquer uma dessas moedas:
USD – Dólar dos Estados Unidos AED – Dirham dos Emirados Árabes Unidos AFN – Afegane Afegão ALL – Lek Albanês AMD – Dram Armênio ANG – Florim das Antilhas Neerlandesas AOA – Kwanza Angolano ARS – Peso Argentino AUD – Dólar Australiano AWG – Florim Arubano AZN – Manat Azerbeijano BAM – Marco Conversível da Bósnia e Herzegovina BBD – Dólar Barbadense BDT – Taka Bangladeshiano BGN – Lev Búlgaro BIF – Franco Burundiano BMD – Dólar Bermudense BND – Dólar Bruneano BOB – Boliviano Boliviano BRL – Real Brasileiro BSD – Dólar das Bahamas BWP – Pula Botsuano BYN – Rublo Bielorrusso BZD – Dólar Belizenho CAD – Dólar Canadense CDF – Franco Congolês CHF – Franco Suíço CLP – Peso Chileno CNY – Yuan Chinês Renminbi COP – Peso Colombiano CRC – Colón Costarriquenho CVE – Escudo Cabo-verdiano CZK – Coroa Checa DJF – Franco Djiboutiano DKK – Coroa Dinamarquesa DOP – Peso Dominicano DZD – Dinar Argelino EGP – Libra Egípcia ETB – Birr Etíope EUR – Euro FJD – Dólar Fijiano FKP – Libra das Ilhas Falkland GBP – Libra Esterlina Britânica GEL – Lari Georgiano GIP – Libra de Gibraltar GMD – Dalasi Gambiano GNF – Franco Guineano GTQ – Quetzal Guatemalteco GYD – Dólar Guyanês HKD – Dólar de Hong Kong HNL – Lempira Hondurenho HTG – Gourde Haitiano HUF – Forint Húngaro IDR – Rupia Indonésia ILS – Novo Shekel Israelense INR – Rupee Indiano ISK – Króna Islandesa JMD – Dólar Jamaicano JPY – Iene Japonês KES – Xelim Queniano KGS – Som Quirguiz KHR – Riel Cambojano KMF – Franco Comoriano KRW – Won Sul-Coreano KYD – Dólar das Ilhas Cayman KZT – Tenge Cazaque LAK – Kip Laociano LBP – Libra Libanesa LKR – Rupee Cingalês LRD – Dólar Liberiano LSL – Loti Lesotiano MAD – Dirham Marroquino MDL – Leu Moldávio MGA – Ariary Malgaxe MKD – Denar Macedônio MMK – Kyat Birmanês MNT – Tögrög Mongol MOP – Pataca de Macau MUR – Rupee Mauriciano MVR – Rufiyaa Maldivo MWK – Kwacha Malauiano MXN – Peso Mexicano MYR – Ringgit Malaio MZN – Metical Moçambicano NAD – Dólar Namibiano NGN – Naira Nigeriana NIO – Córdobas Nicaraguenses NOK – Coroa Norueguesa NPR – Rupee Nepalesa NZD – Dólar Neozelandês PAB – Balboa Panamenho PEN – Sol Peruano PGK – Kina de Papua Nova Guiné PHP – Peso Filipino PKR – Rupee Paquistanesa PLN – Złoty Polonês PYG – Guarani Paraguaio QAR – Riyal Catariano RON – Leu Romano RSD – Dinar Sérvio RUB – Rublo Russo RWF – Franco Ruandês SAR – Riyal Saudita SBD – Dólar das Ilhas Salomão SCR – Rupee de Seychelles SEK – Coroa Sueca SGD – Dólar de Singapura SHP – Libra de Santa Helena SLE – Leone de Serra Leoa SOS – Xelim Somali SRD – Dólar Surinamês STD – Dobra de São Tomé e Príncipe (anterior a 2018, substituída por STN) SZL – Lilangeni de Eswatini THB – Baht Tailandês TJS – Somoni Tajique TOP – Paʻanga de Tonga TRY – Lira Turca TTD – Dólar de Trinidad e Tobago TWD – Novo Dólar de Taiwan TZS – Xelim Tanzaniano UAH – Hryvnia Ucraniana UGX – Xelim Ugandense UYU – Peso Uruguaio UZS – Soʻm Uzbeque VND – Đồng Vietnamita VUV – Vatu de Vanuatu WST – Tala de Samoa XAF – Franco CFA da África Central XCD – Dólar do Caribe Oriental XOF – Franco CFA da África Ocidental XPF – Franco CFP (utilizado nos territórios franceses do Pacífico) YER – Rial Yemenita ZAR – Rand Sul-Africano ZMW – Kwacha Zambiano
Se você for de um país não listado acima, a forma padrão de pagamento será em USD – Dólar dos Estados Unidos.
Fundraising is the lifeline of countless initiatives, from non-profits tackling global challenges to startups on the brink of groundbreaking innovations. A successful campaign isn’t just about raising funds; it’s about forging meaningful connections, earning trust, and delivering value to both donors and beneficiaries.
Without a clear planning, handling donor relationships, managing timelines, and coordinating team efforts can quickly spiral into chaos. Missed follow-ups, misaligned goals, and scattered data are common hurdles that can turn even the most promising campaigns into overwhelming tasks.
In this guide, we’ll show you how to organize your campaign efficiently, address potential obstacles, and stay on track every step of the way. With practical tips and structured management techniques, you’ll have everything you need to drive a successful campaign from start to finish.
So let’s start with practical steps that will help you and your team stay focused, hit milestones, and keep campaigns on track.
Essential Steps For Executing a Successful Fundraising Campaign
Executing a successful fundraising campaign involves meticulous planning, strategic execution, and continuous evaluation. Below are essential steps to guide you through the process:
1. Define Clear Objectives
Start by establishing specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound (SMART) goals for your campaign. Determine what you aim to achieve, whether it’s funding a particular project, expanding services, or covering operational costs. Clear objectives provide direction and a benchmark for success.
According to Smart Insights, applying the SMART framework to your marketing objectives ensures they are well-defined and achievable, leading to more effective campaigns.
Watch Out For: Ambiguity in goals or shifting priorities that can make it difficult to track progress.
2. Assemble a Dedicated Team
Form a committee comprising staff, volunteers, and stakeholders who are passionate about your cause. Assign roles based on individual strengths, such as donor outreach, event planning, or marketing. A committed team ensures tasks are managed efficiently and fosters a sense of shared purpose.
Watch Out For: Team members feeling overwhelmed or confused about their responsibilities, which can lead to delays or missed deadlines.
3. Conduct a Feasibility Study
Before launching, assess the viability of your campaign. According to CampaignCounsel.org, conducting a feasibility study is crucial for determining the potential success of a large-scale fundraising initiative. It helps organizations gauge donor interest, assess community support, and set achievable campaign goals
Watch Out For: Gaps in research that can lead to overly ambitious targets or under-prepared teams.
4. Develop a Comprehensive Plan
Create a detailed roadmap outlining strategies, timelines, and resources needed. Incorporate various fundraising methods, such as events, online campaigns, and grant applications. A well-structured plan serves as a blueprint, guiding your team through each phase of the campaign.
Watch Out For: Over-reliance on static plans that don’t account for unexpected changes.
5. Craft a Compelling Narrative
Tell a story that resonates with potential donors. Highlight the problem, your solution, and the impact of their contribution. Emotional and relatable narratives can significantly enhance donor engagement and motivation.
Watch Out For: Inconsistent messaging across different platforms, which could weaken engagement.
6. Identify and Segment Your Audience
Analyze your donor base to identify key segments, such as individuals, corporations, or foundations. Tailor your messaging and approach to each group’s interests and capacity to give. Personalized communication increases the likelihood of successful solicitations. As BonterraTech highlights, donor segmentation allows organizations to deliver tailored messages that resonate with donors, increasing engagement and long-term support.
Watch Out For: Relying on outdated donor data or failing to personalize outreach efforts.
7. Implement a Soft Launch
Begin with a soft launch targeting loyal supporters to build initial momentum. This phase allows you to gather feedback, address any issues, and create a sense of progress before the public launch. Early success can also leverage social proof to attract additional donors.
Watch Out For: Overlooking the importance of gathering early feedback, which can lead to unresolved issues during the public phase.
8. Utilize Multichannel Marketing
Promote your campaign across various platforms, including social media, email newsletters, and traditional media. Consistent messaging across channels maximizes reach and reinforces your campaign’s presence.
Watch Out For: Disconnected campaigns that fail to synchronize communications, potentially confusing or alienating donors.
9. Engage and Acknowledge Donors
Maintain open communication with donors throughout the campaign. Provide updates on progress, express gratitude, and demonstrate the impact of their contributions. Recognizing donors fosters loyalty and encourages future support.
Watch Out For: Lack of timely communication or generic follow-ups that don’t feel personal.
10. Monitor Progress and Adapt
Regularly review your campaign’s performance against set milestones. Use data analytics to assess which strategies are effective and which need adjustment. Being flexible and responsive ensures the campaign remains on track and goals are met.
Watch Out For: Teams sticking rigidly to initial plans, even when adjustments could yield better results.
Executing a successful fundraising campaign requires more than just following the right steps. Without proper coordination, tracking, and collaboration, even the most well-planned efforts can lose momentum. As your campaign progresses, donor outreach will grow, tasks will increase, deadlines may overlap, and maintaining clear communication with both donors and internal teams will be crucial.
This is why the right tools are essential. They help you manage donor relations, prioritize key activities, and monitor progress effectively. With these tools, you can streamline donor information, avoid missed opportunities, and make data-driven decisions that maximize your fundraising potential.
Using The Right Tools
With your campaign plan in place, the next step is ensuring that everything runs smoothly without the common issues we discussed. This is where a well-structured task management tool can make all the difference.
Take a look at this board. It’s an example of how teams can efficiently manage every stage of a fundraising campaign while staying organized and on track.
This board is an example of how teams can simplify complex fundraising campaigns. Tasks like event planning, donor follow-ups, and budget approvals are broken down into clear categories, making it easy to see what’s in progress, what needs immediate attention, and what’s completed.
When deadlines overlap or team members juggle multiple responsibilities, the board helps prioritize key fundraising activities, ensuring that no critical task is overlooked. The structure addresses common fundraising challenges by clearly assigning tasks related to donor outreach, proposal submissions, or campaign reviews.
Each team member knows exactly what they are responsible for, and collaboration becomes seamless. Instead of chasing updates or searching through emails for information, the entire team can view progress in real time and make necessary adjustments without confusion.
This doesn’t just help with meeting deadlines. It eliminates bottlenecks by making task statuses visible to everyone. let’s take a step further and explore how this board supports better decision-making and enables your team to adapt quickly to changes.
Take a Closer Look at This Fundraising Campaign Board
Let’s dive deeper into how this board helps teams manage every detail of a fundraising campaign while keeping tasks and goals in clear focus. The key to its effectiveness lies in its simplicity and ability to adapt as the campaign evolves. By visualizing progress, organizing tasks, and streamlining team collaboration, it helps teams stay on track and adjust quickly when needed.
Below, we’ll walk through each feature with examples to show how this board can make your fundraising campaign more efficient, productive, and stress-free.
1. Create Detailed Task Cards for Every Fundraising Activity
As shown in this task card, each activity is organized with essential details like objectives, team assignments, deadlines, and specific steps needed for completion. The card also integrates resources such as files, discussions, and updates, making it a central hub for everything related to the task.
These task cards improve fundraising efficiency by keeping all key information in one place, reducing confusion and the need for back-and-forth communication. Team members can work collaboratively, monitor progress, and stay on top of deadlines without wasting time searching for documents or updates across multiple platforms.
2. Customize Columns to Match Your Fundraising Workflow
In this board, you can see how each column is set up to represent different stages of the fundraising process, such as “Fundraising Ideas,” “Planning,” and “Active Campaigns.” With customizable settings, you can easily add, rename, or move columns, ensuring that the workflow adapts to your team’s unique needs.
These columns help streamline progress by clearly indicating where each task stands and what needs to happen next. Whether you’re brainstorming ideas or seeking approvals, organizing tasks by stages ensures that nothing gets stuck or forgotten.
This flexibility makes it easy to manage shifting priorities and maintain a smooth, efficient flow throughout the campaign.
3. Zoom Out to Scan and Find Tasks Quickly
The zoom-out option, shown in the image, hides task details and displays only the task names. This view is ideal for scanning the entire board at a glance and locating specific tasks without scrolling through extensive details. It’s particularly useful when you need a quick overview of what’s happening across multiple stages.
This helps you save time by making it easy to find tasks, check the progress, and identify any pending activities. Whether you’re tracking an approval or verifying the status of a campaign, this simplified view keeps everything accessible and easy to navigate.
4. Manage Team Members and Share Access
Here you can see the option to invite team members and assign roles such as Board Admin, Team Member, or Visitor. This feature ensures that everyone involved in the fundraising campaign has the right level of access based on their role, whether they are leading the campaign or providing occasional input.
By defining roles clearly, you avoid confusion and maintain control over sensitive information. Board Admins can manage tasks and team permissions, Team Members can collaborate and update progress, and Visitors can view progress without making changes. This structure ensures smooth collaboration and accountability while keeping your campaign secure and well-organized.
5. Use Board Chat for Team-Wide Discussions
The board chat feature is designed for general discussions that involve the entire team. Unlike task-specific chats, which focus on individual tasks, the board chat allows you to share updates, announcements, or feedback that everyone needs to see.
This feature helps keep general conversations separate from task-related details, reducing confusion and ensuring important updates are easy to find. Whether you’re sharing campaign milestones, addressing team-wide concerns, or brainstorming new ideas, board chat ensures the entire team stays in sync.
6. Share Files and Attachments Across the Whole Team
The board attachment option allows you to upload or link important documents, spreadsheets, presentations, or online resources that are useful for the entire team. This is useful for files are available to everyone and aren’t tied to specific tasks.
This feature ensures that essential documents, such as fundraising plans, donor lists, and campaign reports, are easily accessible to all team members in one place. It eliminates the need to search through different platforms, keeping the team informed and making collaboration smoother.
7. Highlight Tasks with Custom Filters
The highlight option allows you to quickly locate tasks using custom filters. You can filter by criteria such as assigned team member, task status, due date, priority, and tags. Whether you want to find overdue tasks or those marked as high priority, this feature helps you narrow down exactly what you’re looking for.
This option saves time by eliminating the need to manually search through tasks. Instead, you can instantly highlight items that need immediate attention, helping your team prioritize key tasks, address bottlenecks, and keep the fundraising campaign running smoothly.
8. Manage Board Settings for Full Control
The settings option provides a wide range of customization features that help you tailor the board to your specific fundraising needs. Here’s a closer look at what you can do:
Overview: Get a summary of the board’s current status, including the number of completed tasks, overdue items, and upcoming deadlines. This quick snapshot helps you monitor overall progress.
Privacy Settings: Control who can access the board by choosing between team-only access, account-wide access, or allowing access via a link.
Work-In-Progress (WIP) Limits: Limit the number of tasks allowed in each column to prevent overloading team members and ensure a manageable workload.
Tags Management: Create, edit, and organize tags to help categorize and prioritize tasks. Tags such as “Compliance” or “Finalization” allow for easy filtering.
Column Settings: Add or adjust columns to match your workflow. This flexibility lets you adapt as the fundraising campaign evolves, ensuring the board always reflects your current needs.
Auto-Numbering of Tasks: Enable this option to automatically assign task numbers, making it easier to reference specific tasks during discussions.
Export and Archive: Export the board data in Excel format for external reporting or archive the board once the campaign is complete to preserve all progress and discussions.
With the board fully set up and organized, let’s take a closer look at how task cards help you break down complex activities into manageable steps, ensuring that every part of your fundraising campaign moves forward smoothly.
Break Down Tasks Into Manageable Steps
In any fundraising campaign, breaking tasks into smaller, actionable steps is crucial to ensuring smooth execution and preventing important details from slipping through the cracks.
This demo board showcases how each task is carefully segmented for better collaboration and progress tracking.
Here’s how the team uses task cards to break down their work effectively:
Details Tab for Comprehensive Task Descriptions: The Details tab stores important information, such as the task’s objective, requirements, and background. This ensures team members have the context they need without repeatedly asking for clarifications.
Task Status for Progress Updates: Each task can be assigned a status, like In Progress, Needs Review, or Ready, making it easy to track progress and identify tasks that require attention.
Checklist Tab for Subtasks: Large tasks are split into smaller, manageable subtasks using the checklist feature. Each subtask can be checked off as completed, helping teams stay organized and track incremental progress.
Due Dates to Meet Deadlines: Due dates ensure that tasks remain on schedule, and visibility into upcoming deadlines allows teams to prioritize tasks and avoid delays.
Tags for Easy Categorization: Assigning tags like “Compliance” or “Donor Outreach” helps categorize tasks, making it simple to filter and find related tasks quickly.
Chat Tab for Task-Specific Discussions: All task-related discussions are kept in the chat tab, avoiding scattered communication across different platforms and making it easy to reference past conversations.
Task Assignments for Clear Ownership: By assigning tasks to specific team members, the board ensures accountability and clarity on who is responsible for each task, eliminating confusion.
Attachments Tab for Storing Files: Task-specific documents, donor lists, or event planning files can be attached directly within the task card, saving time otherwise spent searching through shared drives or emails.
By breaking tasks into actionable steps and keeping everything centralized, the team can work efficiently, track progress with ease, and ensure that each phase of the fundraising campaign is executed successfully.
Conclusion: Set Your Fundraising Campaign Up for Success
A well-structured fundraising campaign is about more than just meeting goals; it’s about creating a streamlined process that keeps your team focused, tasks organized, and milestones on track. By implementing the right strategies and using an effective system, you can avoid common pitfalls and maintain momentum throughout the campaign.
Whether you’re managing donor outreach, approvals, or events, having a centralized board with task management features ensures your team can collaborate efficiently, adapt to changes, and achieve your fundraising goals with confidence. With the right approach, your campaign can build lasting connections, secure vital funding, and drive meaningful impact.
O Kerika é um software de colaboração e gerenciamento de projetos desenvolvido para ajudar as equipes a trabalharem juntas com mais eficiência. Ele oferece uma variedade de ferramentas para gerenciar tarefas, projetos e fluxos de trabalho, especialmente para equipes distribuídas. Os principais recursos do Kerika incluem:
Gerenciamento de tarefas: Crie, atribua e acompanhe tarefas com datas de vencimento, prioridades e atualizações de status.
Quadros visuais: Use quadros Kanban, quadros brancos e fluxogramas para visualizar fluxos de trabalho e o progresso do projeto.
Colaboração: A colaboração em tempo real permite que os membros da equipe trabalhem juntos em documentos, compartilhem feedback e se comuniquem dentro da plataforma.
Integração: O Kerika se integra a ferramentas como Google Drive, Box e Slack, facilitando o gerenciamento de arquivos e comunicações em um só lugar.
Controle de acesso: Defina permissões para controlar quem pode visualizar ou editar projetos ou tarefas específicas.
Acesso móvel: O Kerika oferece aplicativos móveis para iOS e Android, permitindo que os usuários permaneçam conectados e gerenciem tarefas em qualquer lugar.
O Kerika é particularmente popular entre as equipes que exigem um alto nível de colaboração e transparência, como equipes remotas, consultores e organizações com fluxos de trabalho complexos. Sua interface fácil de usar e o foco no gerenciamento visual de projetos o tornam uma ferramenta versátil para vários setores.
Observação: a parte sobre a integração com o Slack não é verdadeira. Pelo menos, ainda não.
O Kerika é um software de colaboração e gerenciamento de projetos desenvolvido para ajudar as equipes a trabalharem juntas com mais eficiência. Ele oferece uma variedade de ferramentas para gerenciar tarefas, projetos e fluxos de trabalho, especialmente para equipes distribuídas. Os principais recursos do Kerika incluem:
Gerenciamento de tarefas: Crie, atribua e acompanhe tarefas com datas de vencimento, prioridades e atualizações de status.
Quadros visuais: Use quadros Kanban, quadros brancos e fluxogramas para visualizar fluxos de trabalho e o progresso do projeto.
Colaboração: A colaboração em tempo real permite que os membros da equipe trabalhem juntos em documentos, compartilhem feedback e se comuniquem dentro da plataforma.
Integração: O Kerika se integra a ferramentas como Google Drive, Box e Slack, facilitando o gerenciamento de arquivos e comunicações em um só lugar.
Controle de acesso: Defina permissões para controlar quem pode visualizar ou editar projetos ou tarefas específicas.
Acesso móvel: O Kerika oferece aplicativos móveis para iOS e Android, permitindo que os usuários permaneçam conectados e gerenciem tarefas em qualquer lugar.
O Kerika é particularmente popular entre as equipes que exigem um alto nível de colaboração e transparência, como equipes remotas, consultores e organizações com fluxos de trabalho complexos. Sua interface fácil de usar e o foco no gerenciamento visual de projetos o tornam uma ferramenta versátil para vários setores.
Observação: a parte sobre a integração com o Slack não é verdadeira. Pelo menos, ainda não.
Seu espaço de trabalho deve trabalhar para você, e não o contrário. As opções de personalização permitem que você adapte tudo, desde as cores de fundo até as notificações e as ferramentas de quadro branco, ajudando-o a manter-se organizado e produtivo.
Para começar a personalizar seu espaço de trabalho, você precisará acessar as Preference Settings (Configurações de preferências) em sua conta. Veja como:
Clique no ícone do seu perfil no canto superior direito da tela.
Selecione My Preferences (Minhas preferências ) no menu suspenso.
Essas configurações permitem que você crie uma experiência que se adapte ao seu estilo de trabalho exclusivo. Agora que você sabe como acessar as configurações, vamos orientá-lo passo a passo sobre como usar cada opção de personalização.
Como funciona: Ajustando as preferências
Normalmente, as preferências são agrupadas em três categorias principais: Geral, Notificações e Quadro branco. Cada seção oferece opções diretas criadas para aprimorar seu fluxo de trabalho e otimizar sua experiência.
Veja mais detalhes sobre como essas configurações funcionam:
Configurações gerais: Personalize seu espaço de trabalho
Cor do plano de fundo: Escolha uma cor de fundo que seja agradável aos olhos e se adapte ao seu estilo
Escolha entre uma variedade de opções para tornar seu espaço de trabalho visualmente atraente.
Usar tags para quadros de tarefas Ative esse recurso para incluir automaticamente tags em novos quadros de tarefas e modelos que você criar.
Ajuda você a se manter organizado e a categorizar as tarefas sem esforço.
As vantagens: Personalizar os aspectos visuais do seu espaço de trabalho faz com que ele pareça mais intuitivo e menos desorganizado, ajudando você a manter o foco.
Notificações: Mantenha-se no circuito sem sobrecarregar
Notificações de bate-papo Receba e-mails quando houver um bate-papo em nível de diretoria ou quando alguém conversar em uma tarefa na qual você esteja envolvido.
Atualizações de atividades para administradores Receba notificações quando novas tarefas forem adicionadas, concluídas ou reatribuídas nos quadros que você administra.
Lembretes diários de tarefas Opte por um resumo diário por e-mail enviado às 6h da manhã, mostrando as tarefas atrasadas e as que vencem nesta semana ou na próxima.
Agrupe as tarefas por data ou quadro para facilitar o controle.
Os benefícios: Com notificações flexíveis, você pode se manter informado sobre o que é mais importante sem ser bombardeado por atualizações desnecessárias.
Configurações do quadro branco: Agilize seu processo criativo
Linhas e formas Defina estilos de linha, espessura e cores padrão para criar visuais limpos e consistentes.
Texto em telas Escolha o estilo, o tamanho e a cor da fonte de sua preferência para obter um visual sofisticado.
Opções de grade Ative o encaixe na grade e defina o tamanho da grade para manter seus designs alinhados e profissionais.
Os benefícios:
Essas configurações tornam os quadros brancos perfeitos para brainstorming, planejamento ou design, garantindo que o seu trabalho tenha uma ótima aparência e permaneça organizado.
Encerramento
Seja ajustando elementos visuais, personalizando notificações ou simplificando ferramentas criativas, essas opções foram criadas para aumentar sua produtividade e manter seu ambiente de trabalho organizado. Reservar alguns momentos para personalizar suas configurações pode resultar em uma experiência mais eficiente e agradável todos os dias.
O gerenciamento eficiente de projetos é a espinha dorsal da obtenção de resultados bem-sucedidos. Quer esteja projetando um site, lançando um produto ou coordenando um esforço de desenvolvimento complexo, uma abordagem estruturada garante que todas as tarefas estejam alinhadas, os cronogramas sejam cumpridos e as partes interessadas permaneçam informadas.
Este guia o orienta nas etapas essenciais para dominar o gerenciamento de projetos, fornecendo estratégias práticas para otimizar os fluxos de trabalho, promover a colaboração e acompanhar o progresso.
Depois de compreender os fundamentos, você verá como uma ferramenta visual pode dar vida a esses princípios, ajudando sua equipe a manter o foco e a produtividade.
Etapas essenciais para criar um fluxo de trabalho eficaz de gerenciamento de projetos
Um fluxo de trabalho sólido de gerenciamento de projetos garante que as tarefas sejam concluídas com eficiência, que os prazos sejam cumpridos e que a colaboração da equipe ocorra sem problemas.
Aqui estão as principais etapas para criar um processo confiável de gerenciamento de projetos:
1. Definir objetivos e metas claros
Todo projeto bem-sucedido começa com objetivos claros e bem definidos. Entender o que se pretende alcançar mantém a equipe focada e alinhada durante todo o ciclo de vida do projeto.
Principais ações:
Realizar reuniões com as partes interessadas para alinhar as metas do projeto.
Divida os objetivos em resultados mensuráveis usando a estrutura SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
Documente esses objetivos em um local centralizado para garantir a visibilidade da equipe.
2. Desenvolver um plano de projeto detalhado
Um plano de projeto abrangente serve como um roteiro, delineando tarefas, cronogramas e dependências. Ele garante que cada membro da equipe entenda sua função e suas responsabilidades.
Principais ações:
Use gráficos de Gantt para mapear cronogramas e dependências de tarefas.
Identificar marcos e prazos para acompanhar o progresso de forma eficaz.
Alocar recursos com base na complexidade da tarefa e na experiência da equipe.
3. Atribuir funções e responsabilidades
A definição de funções garante a prestação de contas e elimina a confusão sobre quem é responsável por cada tarefa. Uma matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) pode ser útil.
Principais ações:
Atribua funções com base nas habilidades individuais e nas necessidades do projeto.
Comunique claramente as responsabilidades durante as reuniões de equipe ou sessões iniciais.
Incentive o feedback para garantir que as responsabilidades sejam distribuídas de forma justa.
4. Priorizar e dividir as tarefas
Dividir o projeto em tarefas menores e gerenciáveis garante que nenhum aspecto do trabalho seja negligenciado. A priorização ajuda a concentrar os esforços da equipe no que é mais importante.
Principais ações:
Categorize as tarefas por urgência e importância usando técnicas de priorização como a Eisenhower Matrix.
Divida tarefas complexas em subtarefas menores com prazos claros.
Use ferramentas para monitorar o progresso das tarefas e manter todos atualizados.
5. Promover a colaboração e a comunicação
A comunicação aberta e transparente é fundamental para o gerenciamento eficaz de projetos. Ela ajuda as equipes a se manterem alinhadas, resolver conflitos e garantir que o progresso esteja no caminho certo.
Principais ações:
Estabeleça reuniões regulares (por exemplo, reuniões diárias ou check-ins semanais) para analisar o progresso e abordar os obstáculos.
Incentive os membros da equipe a compartilhar atualizações e feedback em tempo real.
Use ferramentas de colaboração para centralizar a comunicação e documentar as decisões.
6. Monitorar o progresso e ajustar os planos
O acompanhamento do progresso do projeto ajuda a identificar possíveis riscos e gargalos antes que eles aumentem. O monitoramento regular permite fazer ajustes para manter o projeto no rumo certo.
Principais ações:
Use KPIs (indicadores-chave de desempenho), como porcentagem de conclusão do projeto, cumprimento do orçamento e utilização de recursos.
Realize revisões periódicas para reavaliar metas e cronogramas.
Criar planos de contingência para enfrentar desafios imprevistos.
7. Avaliar e documentar os aprendizados
Após a conclusão do projeto, avalie seu sucesso medindo os resultados em relação às metas iniciais. A documentação das lições aprendidas ajuda a melhorar os fluxos de trabalho futuros.
Principais ações:
Faça uma revisão pós-projeto para discutir o que deu certo e o que pode ser melhorado.
Coletar feedback de todas as partes interessadas para identificar os pontos fortes e fracos.
Atualizar os procedimentos operacionais padrão (SOPs) com base nas descobertas.
Usando as ferramentas certas para criar um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos
Embora seja fundamental dominar as etapas essenciais do gerenciamento de projetos, a implementação eficaz dessas etapas requer as ferramentas certas. Um sistema confiável de gerenciamento de tarefas pode preencher a lacuna entre a teoria e a execução, garantindo que os projetos não sejam apenas bem organizados, mas também acionáveis.
A ferramenta certa agiliza a delegação de tarefas, a priorização e a colaboração, permitindo que sua equipe mantenha o foco e entregue resultados no prazo.
O quadro de demonstração abaixo exemplifica um fluxo de trabalho eficiente de gerenciamento de projetos em ação. Esse quadro representa visualmente o progresso das tarefas por meio de estágios como “Estratégia do projeto”, “Design do projeto”, “Desenvolvimento” e “Testes”, garantindo que nada passe despercebido.
Ao centralizar as informações, acompanhar o progresso em um relance e identificar gargalos, esse espaço de trabalho oferece uma visão geral clara e acionável do seu projeto.
Agora, vamos nos aprofundar nesse quadro de demonstração e entender como cada seção trabalha em conjunto para criar um sistema robusto de gerenciamento de projetos projetado para o sucesso.
Você pode ver na imagem acima como essa equipe organiza seu fluxo de trabalho usando um quadro que simplifica o gerenciamento de projetos. Ele foi projetado para lidar com todos os estágios do processo.
Vamos dar uma olhada mais de perto no quadro dessa equipe para entender como cada recurso contribui para um sistema eficaz de gerenciamento de projetos.
1. Adição de novas tarefas ao quadro
Todo projeto começa com uma lista de tarefas, e este quadro torna incrivelmente simples adicioná-las. Ao clicar no botão “Adicionar nova tarefa” (destacado no canto inferior esquerdo do quadro), você pode criar um novo cartão. Cada cartão representa uma tarefa específica, como “Design da página inicial” ou “Desenvolvimento da página do produto”. Isso garante que seu fluxo de trabalho permaneça claro e que nada seja deixado para trás.
2. Personalização de colunas para seu fluxo de trabalho
Precisa ajustar a configuração do seu quadro? Você pode renomear facilmente as colunas, adicionar novas colunas ou mover as existentes para que correspondam ao seu fluxo de trabalho. Basta clicar no menu da coluna (três pontos) na parte superior de qualquer coluna para acessar essas opções. Por exemplo, se surgir uma nova fase do seu projeto, você poderá adicionar uma coluna como “Testes” sem interromper as tarefas existentes.
3. Gerenciamento de membros e funções da equipe
A colaboração eficaz começa com as funções certas. Use o menu Team Members (Membros da equipe ) para adicionar ou remover membros do quadro. Cada pessoa pode ser atribuída como administrador, membro ou visitante com base em suas responsabilidades. Por exemplo, atribua direitos de administrador aos líderes de projeto e conceda aos clientes acesso de visitante para visualizar o progresso.
4. Centralização da comunicação da equipe
Mantenha todas as discussões relevantes para o quadro usando o recurso Board Chat. Isso permite que a sua equipe compartilhe atualizações, faça perguntas ou resolva desafios em um local central. Por exemplo, um designer pode compartilhar feedback sobre a tarefa “Design de logotipo” diretamente no bate-papo para manter todos na mesma página.
5. Anexar e compartilhar arquivos
Todo projeto envolve uma quantidade razoável de documentação, e este quadro lida muito bem com isso. Com a seção Anexos, é possível fazer upload de arquivos, vincular o Google Docs ou até mesmo criar novos documentos diretamente no quadro. Por exemplo, anexe guias de estilo ou resumos de clientes para garantir que todos os materiais necessários estejam acessíveis à equipe.
6. Destaque de tarefas importantes
Priorize o que é importante com o recurso Highlight. Isso permite que você filtre tarefas com base em datas de vencimento, níveis de prioridade, tags ou atribuições específicas. Você pode combinar esses filtros para encontrar tarefas também.
Por exemplo, você pode destacar tarefas atribuídas a um determinado colega de equipe, marcadas como “mockups”, juntamente com o status “Pronto”. Isso economiza muito trabalho manual para encontrar o que você está procurando.
7. Ajuste das configurações de privacidade
O menu Settings (Configurações ) é o local onde esta equipe ajusta o quadro para obter o máximo de eficiência. Clicar no ícone de engrenagem no canto superior direito revela quatro guias: Visão geral, Configurações, Colunas e Tags. Cada guia desempenha uma função específica na otimização do fluxo de trabalho. Vamos detalhá-las:
Guia Visão geral:
Fornece um instantâneo do progresso do quadro, uma descrição de sua finalidade, opções para exportar tarefas no formato Excel e a capacidade de arquivar quadros concluídos para referência futura.
Guia Configurações:
Controla a privacidade do quadro e as permissões de acesso, permitindo que você escolha entre acesso somente da equipe, acesso organizacional ou compartilhamento público por meio de um link. Ele também gerencia as permissões de edição para manter a integridade do fluxo de trabalho.
Guia Colunas:
Permite a personalização da estrutura do quadro, adicionando, renomeando ou reordenando colunas. Isso ajuda a alinhar o fluxo de trabalho com os requisitos específicos do projeto da equipe.
Tags Tab:
Facilita a categorização de tarefas ao criar, gerenciar e aplicar tags. As tags facilitam a filtragem de tarefas por prioridade, tipo ou outros rótulos personalizados, melhorando a organização e a recuperação de tarefas.
Agora, vamos nos aprofundar em como a equipe usa esses cartões de tarefas para dividir todo o processo de gerenciamento de projetos em etapas gerenciáveis. Mostraremos como você pode usar esse recurso para dividir cada tarefa em um item acionável.
Divida as tarefas em etapas gerenciáveis
Os cartões de tarefas funcionam como uma central onde você e sua equipe podem capturar e organizar todos os detalhes necessários para a conclusão de uma tarefa. Veja a seguir como usá-los de forma eficaz:
Adicionar detalhes da chave:
Comece definindo claramente os objetivos da tarefa e as etapas necessárias para a conclusão. Por exemplo, para uma tarefa de design de página inicial, descreva os requisitos de layout e conteúdo.
Acompanhe o progresso:
Atualize o progresso da tarefa marcando-a como “Em andamento”, “Precisa de revisão” ou “Concluída” para que todos possam se manter informados sobre seu status.
Definir prazos:
Atribua uma data de vencimento específica a cada tarefa para garantir que os prazos sejam cumpridos e que nada seja adiado.
Divida as tarefas em etapas acionáveis:
Decomponha tarefas complexas em etapas menores e gerenciáveis. Por exemplo, “Criar conteúdo da página inicial” pode incluir subtarefas como escrever um texto, selecionar imagens e projetar o layout.
Use etiquetas para maior clareza:
Use tags para categorizar as tarefas. Você pode priorizar por urgência ou agrupar tarefas por temas como “Design”, “Desenvolvimento” ou “Testes”.
Anexar arquivos:
Mantenha todos os recursos do projeto organizados anexando arquivos diretamente ao cartão de tarefa. Faça upload de modelos de design, relatórios ou PDFs, crie novos Google Docs ou Kerika Canvases ou vincule recursos externos – tudo em um só lugar. Isso garante que a sua equipe possa acessar rapidamente tudo o que precisa, sem perder tempo procurando em e-mails ou pastas.
Manter uma comunicação focada:
Use a guia Chat para manter todas as discussões vinculadas a tarefas específicas, garantindo que a comunicação seja clara e fácil de acompanhar.
Atribuir membros da equipe:
Atribua cada tarefa a membros específicos da equipe, para que fique claro quem é responsável pelo quê. Isso aumenta a responsabilidade e garante que as tarefas avancem com eficiência.
Defina a prioridade da tarefa para obter um foco claro:
A priorização de tarefas é fundamental para manter o projeto no caminho certo, e o recurso Set Priority torna isso fácil. Você pode atribuir um dos três níveis a cada tarefa:
Normal: Para tarefas de rotina que podem ser executadas sem urgência.
Alta prioridade: Para tarefas que exigem ação rápida ou maior foco da equipe.
Crítico: Para tarefas sensíveis ao tempo ou de alto impacto que exigem atenção imediata.
Ao aproveitar esses recursos, os cartões de tarefas ajudam a sua equipe a se manter organizada, a colaborar sem problemas e a garantir que nenhum detalhe importante seja esquecido. Com essas etapas implementadas, o gerenciamento do seu projeto se torna mais fácil e eficaz.
Configurar sua conta Kerika
Começar a usar o Kerika é rápido, simples e prepara o terreno para organizar o fluxo de trabalho do seu projeto com perfeição. Veja como você pode configurar sua conta e começar com o pé direito:
A inscrição é gratuita e fácil
Acesse kerika.com e clique no botão Sign Up (Registrar-se ).
Escolha o tipo de conta que funciona melhor para você:
Se você usa o Google Workspace, selecione a opção INSCREVER-SE COM O GOOGLE.
Se você for um usuário do Office 365, opte por INSCREVER-SE COM A MICROSOFT.
Você também pode escolher SIGN UP WITH BOX para integração de armazenamento de arquivos.
Siga as instruções e você estará pronto para começar em instantes – não é necessário cartão de crédito e você receberá uma avaliação gratuita de 30 dias para sua equipe.
Um espaço de trabalho global para todos
O Kerika suporta 38 idiomas, para que você e sua equipe possam trabalhar no idioma com o qual se sentem mais confortáveis, criando uma experiência verdadeiramente inclusiva.
Crie seu primeiro quadro
Depois de se inscrever, é hora de criar seu primeiro quadro e dar vida ao seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Veja como:
Clique em “Create New Board” (Criar novo quadro): No painel do Kerika, selecione a opção para criar um novo quadro.
Escolha o tipo de quadro: Para o gerenciamento de projetos, selecione o modelo Task Board (Quadro de tarefas ). Ele vem pré-carregado com colunas como “A fazer”, “Fazendo” e “Concluído”.
Dê um nome ao seu quadro: Dê ao seu quadro um nome que reflita seu projeto, como “Reformulação do site” ou “Plano de marketing”.
Personalize seu espaço de trabalho: Adicione ou renomeie colunas para se adequar ao seu fluxo de trabalho e comece a adicionar tarefas para manter sua equipe alinhada.
Agora você tem um espaço de trabalho visual e totalmente funcional, pronto para ajudá-lo a monitorar o progresso, gerenciar tarefas e promover a colaboração em sua equipe.
Concluindo: Seu plano para o sucesso do projeto
Dominar o gerenciamento de projetos não se trata apenas de concluir tarefas; trata-se de criar um sistema que mantenha sua equipe na mesma página, promova a colaboração e garanta que cada marco seja cumprido. Com um fluxo de trabalho detalhado e as ferramentas certas, você pode se manter organizado, produtivo e concentrado em atingir suas metas.
Este quadro demonstra como cada aspecto do seu projeto pode ser dividido em etapas acionáveis. Ao priorizar tarefas, acompanhar o progresso e usar recursos como cartões de tarefas para gerenciar detalhes, você garantirá que nada seja esquecido.O Kerika não é apenas uma ferramenta; é uma estrutura para simplificar o trabalho em equipe, manter a responsabilidade e dar vida à visão do seu projeto. Pronto para dar o próximo passo? Comece a criar seu quadro, organize suas tarefas e veja seus projetos serem bem-sucedidos com o Kerika!
Seu espaço de trabalho deve trabalhar para você, e não o contrário. As opções de personalização permitem que você ajuste tudo, desde as cores de fundo até as notificações e as ferramentas de quadro branco, para mantê-lo organizado e produtivo.
Para começar a personalizar seu espaço de trabalho, acesse as configurações de preferências em sua conta. Veja como fazer isso:
Clique no ícone do perfil no canto superior direito da tela.
Selecione Personal preferences (Preferências pessoais ) no menu suspenso.
Essas configurações permitem que você crie uma experiência que se adapte à sua maneira de trabalhar. Agora que você sabe como acessar as configurações, vamos orientá-lo passo a passo sobre como usar cada opção de personalização.
Como funciona: personalizando as preferências
As preferências geralmente são agrupadas em três categorias principais: Geral, Notificações e Blackboard. Cada seção oferece opções simples para melhorar o fluxo de trabalho e otimizar a experiência.
Veja como essas configurações funcionam:
Recursos gerais: Personalização de seu espaço de trabalho
Cor do plano de fundo: Escolha uma cor de fundo que seja agradável aos olhos e se adapte ao seu estilo.
Escolha entre várias opções para tornar seu espaço de trabalho visualmente atraente.
Uso de tags em cartões de tarefas Ative esse recurso para adicionar automaticamente tags a novos cartões de tarefas e modelos.
Isso ajuda você a se manter organizado e a categorizar as tarefas com facilidade.
Benefícios: Ajustar os aspectos visuais do seu espaço de trabalho o torna mais intuitivo e menos desordenado, permitindo que você se concentre melhor.
Notificações: mantenha-se informado sem se sobrecarregar
Notificações de bate-papo Você receberá um e-mail quando houver um bate-papo no nível do conselho ou quando alguém conversar sobre uma atividade da qual você participa.
Atualizações de atividades para administradores Receba notificações quando novas tarefas forem adicionadas, concluídas ou reatribuídas nos quadros gerenciados.
Lembrete diário de tarefas Selecione o resumo diário por e-mail enviado às 6h, mostrando as tarefas atrasadas e as tarefas a serem concluídas nesta semana ou na próxima.
Agrupe as tarefas por data ou guia para facilitar o controle.
Vantagens: As notificações flexíveis permitem que você fique por dentro das coisas mais importantes sem ser bombardeado com atualizações desnecessárias.
Configurando o quadro-negro: simplificando o processo criativo
Linhas e formas Defina um estilo de linha, uma espessura e uma cor predefinidos para criar uma imagem limpa e consistente.
Texto em tela Escolha o estilo, o tamanho e a cor da fonte de sua preferência para obter o visual perfeito.
Opções de grade Ative a grade e defina o tamanho da grade para manter o desenho alinhado e profissional.
Vantagens:
Esse layout torna o quadro perfeito para brainstorming, planejamento ou design e garante que o seu trabalho fique bem organizado.
resolver
Seja ajustando elementos visuais, personalizando notificações ou simplificando ferramentas criativas, essas opções são projetadas para aumentar a produtividade e manter o ambiente de trabalho organizado. Reservar um momento para ajustar suas configurações pode tornar sua experiência diária mais eficiente e agradável.
