Mantenha as versões dos arquivos organizadas sem complicações

Tecnologia

O gerenciamento de várias versões de arquivos pode se tornar rapidamente uma tarefa árdua. Você provavelmente já se viu olhando para arquivos rotulados como “final”, “final-2” ou “final-realmente-esta-vez”, perguntando-se qual deles é o mais recente. Essa é uma frustração comum ao lidar com atualizações de projetos.

Um sistema mais eficiente elimina totalmente essa adivinhação. Ao rastrear e substituir automaticamente as versões antigas dos arquivos, você pode garantir que a sua equipe esteja sempre trabalhando com o arquivo mais atual, sem desordem ou confusão.

Aqui está um guia para organizar e atualizar arquivos de forma eficiente em contextos específicos de tarefas e em nível de diretoria:

  1. Anexos do cartão de tarefas
Captura de tela mostrando a interface intuitiva do cartão de tarefas do Kerika para facilitar o gerenciamento de arquivos. A imagem destaca a guia "Attachments" em uma tarefa específica ("Design User Interface"), com uma seta apontando para o ícone "Upload a new version". Isso demonstra como os membros da equipe podem substituir facilmente arquivos desatualizados diretamente em uma tarefa, garantindo que todos colaborem usando a versão mais atual e eliminando duplicatas confusas como "final-v2.docx". Esse processo contínuo dá suporte à colaboração focada e simplifica os fluxos de trabalho do projeto.

Clique aqui para visualizar este cartão de tarefas

Os cartões de tarefas são onde toda a mágica acontece quando se trata de organizar arquivos relacionados a tarefas específicas. Veja como você atualiza um arquivo:

  • Localize seu arquivo: Abra o cartão de tarefas onde o arquivo está anexado.
  • Fazer upload de uma nova versão: Clique no ícone Carregar nova versão ao lado do arquivo existente. Isso substitui automaticamente a versão antiga pela nova, mantendo o histórico intacto. Não há necessidade de excluir a versão antiga ou renomear o arquivo.
  • Benefícios: O arquivo atualizado é instantaneamente vinculado à tarefa, para que sua equipe possa continuar colaborando sem perder o ritmo.

Os cartões de tarefas garantem que as atualizações de seus arquivos permaneçam relevantes para a tarefa em questão, mantendo todos na mesma página.

  1. Anexos da diretoria
Captura de ecrã que ilustra como o Kerika simplifica a gestão de documentos em todo o projeto através de Anexos de Quadro. A imagem mostra a vista principal do quadro Kerika com uma seta a realçar o ícone "Anexar ficheiros a este quadro". Um pop-up "Board Attachments" exibe arquivos em nível de projeto, e outra seta aponta para o ícone "Upload a new version", mostrando o processo simples de atualização. Esse recurso fornece um local central e de fácil acesso para os principais recursos, como cartas ou modelos, garantindo que toda a equipe permaneça alinhada com as informações mais recentes, aumentando a colaboração para equipes distribuídas ou híbridas.

Clique aqui para visualizar o anexo do quadro

Os anexos do quadro são ideais para arquivos que afetam todo o projeto, como cartas de projeto ou modelos compartilhados. A atualização de arquivos aqui é igualmente simples:

  • Navegue até Anexos do quadro: Clique no ícone Anexos no menu do quadro.
  • Atualizar o arquivo: selecione o arquivo que deseja substituir e clique no botão Upload New Version (Carregar nova versão ). A versão antiga é substituída sem problemas, para que não haja confusão sobre qual versão é a atual.
  • Benefícios: Toda a sua equipe tem acesso instantâneo à versão mais recente, não importa de onde estejam trabalhando.

Os Board Attachments garantem que os arquivos de todo o projeto permaneçam organizados e atualizados sem criar duplicatas.

Conclusão

O gerenciamento eficiente de arquivos simplifica os fluxos de trabalho do projeto e aprimora a colaboração. Ao eliminar a confusão de várias versões de arquivos, você pode manter a sua equipe organizada e concentrada no que realmente importa.