Am observat încercări ale spammerilor chinezi de a exploata Kerika și luăm unele măsuri pentru a reduce această neplăcere. Obișnuiam să blocăm acești spameri unul câte unul, dar este evident că acest lucru consumă mult timp, mai ales atunci când o grămadă dintre ei încearcă același truc, care constă în trimiterea a zeci sau sute de invitații oamenilor să li se alăture în forumurile lor Kerika.
Acești spameri folosesc VPN-uri pentru a părea că sunt din alte țări, dar a existat un model în utilizarea Kerika: toate invitațiile de echipă pe care le-au trimis implică aceeași destinație: qq.com, care este un portal web chinez important operat de Tencent, cunoscut în principal pentru serviciul său de mesagerie instant, QQ.
Deși susținem chineza ca limbă, nu avem niciun utilizator legitim în China, deoarece China blochează Google și multe alte servicii. Ceea ce înseamnă că nu va exista niciodată o utilizare legitimă pentru a adăuga persoane din domeniul qq.com la un forum Kerika.
Vom introduce un blocaj simplu: vom păstra o listă neagră de domenii, inclusiv qq.com, unde sistemul vă va împiedica să adăugați membri ai echipei. Acest lucru va ajuta la oprirea spammerilor chinezi care vizează alte persoane din China.
Am avut o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile pentru utilizatorii noi pentru o perioadă foarte lungă de timp, dar am văzut mult timp că oamenii nu au într-adevăr nevoie de 4 săptămâni pentru a se hotărî dacă Kerika este ceea ce caută sau nu.
De fapt, o perioadă de probă are dezavantajul că oamenii tind să uite că sunt într-o perioadă de probă gratuită până când încep să primească mesaje care le reamintesc că perioada de probă este pe cale să se încheie!
O abordare mai practică – și standard în industrie – este de a oferi de acum înainte 14 zile de încercare gratuită. Acest lucru ar trebui să vă ofere suficient timp pentru a vă hotărî dacă Kerika este cea mai bună modalitate pentru echipa dvs. de la distanță de a face mai multe!
Dacă lucrați pe un tablou de sarcini, fila Coloană din fereastra de dialog Setări tab lou vă permite acum să ascundeți sau să afișați coloanele.
Pentru a utiliza această caracteristică, deschideți fereastra de dialog Setări tablă făcând clic pe butonul de angrenaj care apare în colțul din dreapta sus atunci când vizualizați o tablă de sarcini, apoi treceți la fila COLUMNE.
Atunci când treceți cu mouse-ul peste orice coloană din listă, va apărea un buton de opțiuni (trei puncte):
Faceți clic pe acesta și veți vedea meniul Acțiuni.:
Tab-ul Coloane din fereastra de dialog Setări tablou pentru tablouri de sarcini
Acest lucru facilitează gestionarea planșelor cu un număr mare de coloane.
Proprietarii de conturi pot desemna acum alți membri ai echipei lor de conturi să fie administratori de conturi, ceea ce le va permite acestor persoane să gestioneze și abonamentele și membrii contului respectiv. Acest lucru poate fi util atunci când proprietarul real al contului Kerika este o persoană din afara comunității de utilizatori, cum ar fi un departament de achiziții.
Gestionarea administratorilor de cont se poate face din ecranul Gestionare cont, de către proprietarul contului:
Captură de ecran care arată Gestionarea utilizatorilor
Odată ajunși în ecranul Gestionați utilizatorii, selectați unul dintre membrii echipei din cont: treceți cursorul peste numele acestuia și va apărea un buton GESTIONEA UTILIZATORULUI:
Selectați un utilizator
În fereastra de dialog cu detalii despre membrul echipei, faceți clic pe TAKE ACTION:
Butonul de acțiune
Și selectați Make this user an Account Admin:
Un administrator de cont poate configura alți membri ai echipei din contul respectiv să fie, de asemenea, administratori de cont.
Administratorii de cont au multă putere asupra contului; ei pot:
să acceseze orice forum
Să adauge sau să elimine persoane din orice tablă
să schimbe rolurile persoanelor de pe orice forum
Să adauge persoane la cont și să cumpere abonamente
Modificarea planului de abonament
Așadar, aveți grijă pe cine adăugați ca administrator de cont!
Termenele limită sunt firele invizibile care leagă proiectele, asigurându-se că sarcinile sunt finalizate la timp și echipele rămân aliniate. Indiferent dacă lucrați la o singură sarcină sau împărțiți un proiect în pași mai mici, realizabili, termenele clare de scadență fac toată diferența.
Gestionarea eficientă a termenelor limită începe cu abilitatea de a stabili termene limită pentru sarcini și componentele acestora. Iată cum funcționează:
Setați termene limită pe cardurile de sarcini
Deschideți cardul de activități la care lucrați.
Faceți clic pe „Datorită” butonul pentru a accesa vizualizarea calendarului.
Selectați o dată limită sau ajustați-le pe cele existente după cum este necesar.
Acest lucru asigură că sarcina este ancorată în cronologia proiectului și îi menține pe toți la curent.
Defalcați sarcinile mai mari cu liste de verificare
Utilizați Lista de verificare caracteristică pentru a împărți o sarcină mare în elemente mai mici, mai ușor de gestionat.
Fiecare element din lista de verificare poate avea propria sa dată limită, ceea ce face ușoară urmărirea progresului la un nivel granular.
Atribuiți elemente specifice listei de verificare diferiților colegi de echipă, clarificând rolurile individuale, rămânând în același timp în contextul sarcinii mai mari.
Cele mai bune practici pentru managementul termenelor limită
Fii specific: Evitați termenele vagi, setați datele exacte pentru a evita confuzia.
Prioritizează realist: echilibrați sarcinile de lucru prin atribuirea unor date scadente care reflectă complexitatea sarcinilor.
Revizuiește în mod regulat: Actualizați termenele limită pe măsură ce domeniile proiectului evoluează pentru a menține așteptările realiste.
Concluzie
Integrarea termenelor limită în gestionarea sarcinilor, fie pentru sarcini complete sau elemente individuale din lista de verificare, ajută echipele să mențină claritatea, concentrarea și productivitatea. Prin stabilirea și gestionarea atentă a termenelor limită, creați un flux de lucru care se adaptează nevoilor echipei dvs., asigurându-vă în același timp că nimic nu trece prin fisuri.
Când jonglați cu mai multe sarcini în diferite etape ale unui proiect, rămâneți organizat este esentiala. Etichetele sunt un instrument puternic care poate aduce structura fluxului de lucru, ajutându-vă să identificați, să clasificați și să prioritizați rapid sarcinile. Indiferent dacă gestionați machetele de design, dezvoltarea backend-ului sau etapele de testare, etichetele vă ajută să vă concentrați pe ceea ce contează cel mai mult.
Iată cum puteți utiliza etichetele pentru a vă simplifica gestionarea proiectelor:
Cum funcționează etichetele în cardurile de sarcini
Etichetele acționează ca niște markeri vizuali, oferindu-vă informații instantanee asupra categoriei sau stării unei sarcini. Iată cum le puteți aplica pe carduri de sarcini individuale:
Deschideți Task Card Selectați cardul de activitate pe care doriți să îl clasificați.
Setați etichete Faceți clic pe Etichete secțiunea din detaliile cardului. De aici, puteți alege dintre etichetele existente sau puteți crea una nouă.
Indicații vizuale Odată aplicată, eticheta apare în partea de sus a cardului de sarcini, oferind un indicator rapid al categoriei sau priorității sale.
Pro Sfat: Utilizați coduri de culori consecvente pentru etichete pentru a face diferența între categorii cu ușurință, cum ar fi verde pentru sarcinile „backend” sau albastru pentru „design”.
Etichetele personalizate vă permit să personalizați clasificarea la nevoile echipei dvs. Iată cum puteți crea etichete:
Accesați Setările etichetei Du-te la Setări fila din panoul dvs. și selectați Etichete.
Adăugați o etichetă nouă Faceți clic pe + Adăugați o etichetă nouă opţiune. Dați etichetei un nume care să reflecte scopul acesteia, cum ar fi „urgent”, „modele” sau „în așteptare”.
Alegeți o culoare Alegeți o culoare pentru a vă face eticheta distinctă vizual.
Salvați și aplicați Salvați eticheta și este gata pentru a fi folosită pe toate planurile dvs.
Sfat pro: Păstrați numele etichetelor scurte și intuitive. Acest lucru asigură că toți membrii echipei dvs. le pot înțelege și utiliza cu ușurință în mod eficient.
Avantajele utilizării etichetelor
Categorizare fără efort a sarcinilor: Etichetele vă ajută să grupați sarcinile asociate, facilitând filtrarea și localizarea acestora.
Focalizare îmbunătățită: Evidențiați sarcinile care necesită atenție imediată sau aparțin unei anumite categorii.
Claritatea echipei: Asigurați-vă că toată lumea din echipă înțelege scopul sarcinii dintr-o privire.
Învelire
Etichetele sunt mai mult decât simple etichete, sunt o modalitate de a simplifica și îmbunătăți gestionarea sarcinilor. Folosind eficient etichetele, puteți clasifica, prioritiza și vă concentrați asupra sarcinilor cu ușurință, menținând echipa aliniată și productivă.
Gestionarea eficientă a proiectelor începe cu un flux de lucru bine organizat. Împărțirea sarcinilor în etape clar definite vă poate ajuta pe dvs. și echipa să rămâneți aliniați și productivi. Un flux de lucru structurat facilitează urmărirea progresului, identificarea blocajelor și prioritizarea eficientă a sarcinilor.
Să vedem cum puteți configura coloane în panoul de sarcini pentru a maximiza eficiența folosind exemplul de panou furnizat.
De ce contează coloanele în managementul sarcinilor
Coloanele sunt coloana vertebrală a fluxului dvs. de lucru. Fiecare coloană reprezintă o etapă a proiectului dumneavoastră, ajutându-vă să vizualizați fluxul sarcinilor de la început până la sfârșit. Cheia este să vă asigurați că coloanele dvs. se aliniază cu natura proiectului și cu modul în care lucrează echipa.
Pași pentru configurarea coloanelor fluxului de lucru
1. Definiți etapele fluxului de lucru
În timp ce definiți etapele fluxului de lucru. gândiți-vă la progresul natural al sarcinilor dvs.
De exemplu:
Strategia proiectului: Pentru etapele inițiale de planificare, cum ar fi definirea cerințelor sau stabilirea obiectivelor.
Design proiect: Sarcini legate de planificarea vizuală și structurală, cum ar fi proiectarea logo-ului sau crearea aspectului.
Dezvoltarea proiectului: Pentru fazele de execuție precum codificarea sau crearea de funcționalități.
Testare: Pentru a vă asigura că totul funcționează conform așteptărilor înainte de lansare.
Finalizat: O etapă finală pentru a trimite sarcini care sunt complet finalizate.
2. Traduceți etapele în coloane
Odată ce etapele fluxului de lucru sunt definite, transformați-le în coloane pe panoul de activități. Începeți cu categorii largi și rafinați-le pe măsură ce înțelegeți mai bine nevoile echipei dvs.
De exemplu:
Puteți începe cu coloane esențiale, cum ar fi „De făcut”, „În curs”, şi „Terminat” pentru a stabili fluxul de bază.
Extindeți-le treptat în coloane mai specifice, aliniate cu etapele fluxului dvs. de lucru, cum ar fi „Strategia de proiect”, „Design de proiect”, „Dezvoltare de proiect”, şi „Testare”.
Această abordare asigură că coloanele dvs. sunt intuitive, adaptabile și adaptate la progresul natural al sarcinilor dvs
3. Folosiți coloane pentru nevoi specializate
Luați în considerare crearea de coloane care adaugă valoare fluxului dvs. de lucru:
Restante: Un spațiu pentru sarcini care sunt planificate, dar nu sunt încă pregătite pentru a intra în fluxul de lucru principal. Acest lucru ajută la prioritizarea sarcinilor atunci când echipa este pregătită să lucreze mai mult, păstrând în același timp coloanele active curate și concentrate.
Resurse: O coloană pentru a stoca linkuri, documente sau alte materiale care vă sprijină sarcinile. Acest lucru facilitează accesul echipei la tot ce are nevoie, fără a aglomera cardurile de sarcini individuale.
4. Amintiți-vă să păstrați totul simplu și intuitiv
Evitați supraîncărcarea tablei cu prea multe coloane. Urmărește claritate și simplitate, astfel încât echipa ta să poată urmări cu ușurință fluxul de lucru.
Concluzie
Un flux de lucru bine organizat începe cu o configurare atentă a coloanei. Adaptându-vă coloanele pentru a reflecta etapele naturale ale proiectului și incluzând coloane de susținere, puteți îmbunătăți eficiența echipei și puteți menține claritatea în procesul dumneavoastră. Începeți să vă organizați fluxul de lucru astăzi și experimentați beneficiile!
Menținerea sarcinilor organizate este esențială pentru fluxuri de lucru fluide, mai ales atunci când gestionați un volum mare de articole. Numerotarea sarcinilor poate adăuga claritate și poate face mai eficientă referirea sarcinilor specifice. Dar numerotarea manuală a sarcinilor? Este consumator de timp și este predispus la erori.
Aici este locul Numerotare automată Cu această caracteristică, fiecărei carduri de activitate i se atribuie automat un număr unic de îndată ce este creată, asigurându-se că fiecare sarcină este identificabilă dintr-o privire.
Să vedem cum funcționează numerotarea automată și cum o puteți activa pentru a vă eficientiza proiectele.
Numerotarea automată atribuie un număr secvenţial fiecărei cărţi de sarcini noi de pe un panou. Această numerotare este unică pentru bord și ajută echipele să se refere rapid la sarcini în discuții, rapoarte sau actualizări, fără confuzie.
Cum să activați numerotarea automată
Accesați Setările bordului: Faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al tablei pentru a deschide meniul de setări.
Activați opțiunea: Sub Setări fila, comutați Numerotarea automată a sarcinilor opțiunea de activare.
Vedeți-l în acțiune: De acum înainte, fiecare card nou de sarcină creat pe tablă va afișa automat un număr unic în zona de titlu.
De ce contează numerotarea automată
Referință rapidă pentru sarcini: Numerele facilitează referirea la anumite sarcini în timpul întâlnirilor sau în timpul colaborării cu colegii de echipă.
Comunicare clară: În loc să descrieți sarcinile în detaliu, faceți referire la ele după numărul atribuit pentru o comunicare mai rapidă.
Organizare eficientă: numerotarea sarcinilor adaugă un strat suplimentar de structură tabloului dvs., făcându-l mai ușor de urmărit și gestionat.
Aplicații din viața reală
Raportarea proiectului: enumerați rapid numerele sarcinilor în actualizări sau documentație pentru claritate.
Discuții în echipă: Faceți referire la sarcini după numărul lor în timpul întâlnirilor de echipă pentru a evita confuzia.
Urmărirea progresului: Identificați cu ușurință ce sarcini numerotate sunt finalizate sau încă în curs.
Concluzie
Numerotarea automată aduce simplitate și ordine în gestionarea sarcinilor, eliminând necazul de a ține evidența manuală a identificatorilor sarcinilor. Indiferent dacă gestionați un proiect complex sau un flux de lucru mic, această caracteristică asigură că fiecare sarcină este ușor de recunoscut și de urmărit.
Atunci când gestionați sarcinile din orice proiect, blocajele pot încetini progresul și pot face dificilă identificarea locurilor în care este nevoie cel mai mult de atenție. Acolo Limite de lucru în curs (WIP). Intrați.
Prin stabilirea unor limite clare cu privire la câte sarcini pot fi în desfășurare la un moment dat, WIP Limits vă ajută să gestionați eficient volumul de lucru, asigurând un flux fluid al sarcinilor în cadrul proiectelor dvs.
Să dezvăluim cum funcționează Limitele WIP și cum pot îmbunătăți eficiența echipei tale.
Această vizualizare a setărilor plăcii Kerika ilustrează ușurința de a activa și utiliza Limitele WIP pentru a crea un volum de lucru echilibrat. Puteți vedea cum setarea limitelor pentru sarcinile „În desfășurare”, așa cum este descris aici, îmbunătățește fluxul de sarcini și previne supraîncărcarea echipei, ceea ce duce la un management de proiect mai productiv.
Limitele WIP stabilesc un plafon pentru numărul de sarcini permise în anumite coloane de pe forumul dvs. De exemplu, dacă o coloană este intitulată „În desfășurare”, puteți seta o limită de 5 sarcini, asigurându-vă că echipa nu se supraîncărcă sau își pierde concentrarea.
Această metodă se aliniază cu practicile lean de management de proiect, ajutând echipele să echilibreze capacitatea și să evite întârzierile inutile.
De ce funcționează limitele WIP
Preveniți supraîncărcarea: Limitarea sarcinilor asigură că echipa dvs. se concentrează pe ceea ce este deja în desfășurare înainte de a începe altele noi.
Identificați blocajele: Când o coloană atinge Limita WIP, este un semnal că sarcinile necesită atenție înainte de a putea fi adăugate altele.
Îmbunătățiți fluxul de sarcini: Limitele WIP vă ajută echipa să lucreze eficient, deplasând sarcinile prin conductă fără a copleși nicio etapă a procesului.
Beneficii din lumea reală
Sarcina de lucru echilibrată: Echipele rămân concentrate și productive, fără ca stresul cauzat de prea multe sarcini să se acumuleze.
Colaborare îmbunătățită: limitele clare încurajează echipele să finalizeze sarcini în colaborare înainte de a începe altele noi.
O mai bună prioritizare a sarcinilor: Focalizarea se schimbă în mod natural către sarcinile cu prioritate ridicată pentru a menține fluxul de lucru în mișcare.
Cum să setați limitele WIP
Deschideți setările plăcii: Faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al tablei pentru a accesa setările plăcii.
Activați Limitele WIP: Sub Setări fila, comutați opțiunea „Limite de lucru în curs (WIP)” pentru a o activa.
Setați limite specifice coloanei: Du-te la Coloane fila și atribuiți limite WIP specifice fiecărei coloane în funcție de volumul de lucru al echipei dvs.
Concluzie
Limitele de lucru în curs aduc structură și claritate gestionării sarcinilor, facilitând identificarea blocajelor și menținerea unui flux de lucru constant.
Gestionarea accesului la panourile de proiect este o parte cheie a menținerii activității organizate și în siguranță. Indiferent dacă lucrați la un proiect privat de echipă sau la ceva destinat unei colaborări mai ample, setările de confidențialitate vă permit să controlați cine vă poate vedea și utiliza panourile.
Doar oameni din echipă: Această setare asigură că numai persoanele adăugate în mod explicit la tablă pot vedea sau interacționa cu aceasta. Este perfect pentru proiectele în care confidențialitatea este esențială, cum ar fi fluxurile de lucru interne sensibile sau proiectele client restricționate.
Toți cei din echipa de cont: Ai nevoie de puțin mai multă vizibilitate fără a o deschide către întreaga lume? Cu această setare, toți membrii echipei de cont pot vizualiza panoul. Este ideal pentru proiectele interne în care transparența la nivelul întregii echipe este utilă, dar controlul este încă important.
Oricine are linkul: Vrei accesibilitate maximă? Această opțiune permite oricui care are linkul la forum să îl vadă – chiar dacă nu are un cont Kerika. Cu toate acestea, rețineți că, deși pot vedea tabloul, nu vor putea face modificări decât dacă sunt adăugați în mod explicit ca membru al echipei sau administrator.
Lucruri cheie de știut:
Consiliile publice și vizibilitatea fișierelor:
Când setați un panou la „Oricine cu linkul”, toate fișierele atașate la panou devin accesibile public. Dacă utilizați integrări precum Google Drive, aceasta înseamnă că acele documente vor fi deschise și pentru oricine are linkul.
Restricții specifice contului:
Dacă utilizați un cont Google Workspace plătit, politicile Google vă pot împiedica să setați un panou la „Oricine are linkul”. Acest lucru asigură conformitatea cu protocoalele de securitate organizaționale.
Cum să ajustați setările de confidențialitate:
Deschide-ți placa și mergi la Setări.
Sub Confidențialitate secțiunea, alegeți nivelul de acces care se potrivește nevoilor dvs.
Salvați modificările și sunteți gata!
Concluzie:
Setările de confidențialitate vă oferă flexibilitatea de a gestiona cine vă poate vedea și interacționa cu panourile dvs., făcând colaborarea sigură și fără întreruperi. Indiferent dacă partajați cu o echipă mică sau deschideți un panou pentru vizionare publică, aveți controlul deplin.
