Projeleri etkili bir şekilde yönetmek, iyi organize edilmiş bir iş akışıyla başlar. Görevlerinizi açıkça tanımlanmış aşamalara bölmek, sizin ve ekibinizin uyumlu ve üretken kalmasına yardımcı olabilir. Yapılandırılmış bir iş akışı, ilerlemeyi takip etmeyi, darboğazları belirlemeyi ve görevleri etkili bir şekilde önceliklendirmeyi kolaylaştırır.
Verilen örnek panoyu kullanarak görev panonuzda verimliliği en üst düzeye çıkarmak için sütunları nasıl ayarlayabileceğinize bir göz atalım.
Sütunlar iş akışınızın omurgasıdır. Her sütun projenizdeki bir aşamayı temsil eder ve görevlerin akışını baştan sona görselleştirmenize yardımcı olur. Önemli olan, sütunlarınızın projenizin doğasıyla ve ekibinizin çalışma şekliyle uyumlu olmasını sağlamaktır.
İş Akışı Sütunlarını Ayarlama Adımları
1. İş Akışı Aşamalarınızı Tanımlayın
İş Akışı Aşamalarını tanımlarken görevlerinizin doğal ilerleyişini düşünün.
Örneğin:
Proje Stratejisi:Gereksinimlerin tanımlanması veya hedeflerin belirlenmesi gibi ilk planlama aşamaları için.
Proje Tasarımı:Logo tasarımı veya düzen oluşturma gibi görsel ve yapısal planlamayla ilgili görevler.
Proje Geliştirme:Kodlama veya fonksiyonellik oluşturma gibi yürütme aşamaları için.
Test:Lansmandan önce her şeyin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için.
Tamamlanmış:Tamamlanmış görevlerin gönderildiği son aşama.
2. Aşamaları Sütunlara Çevirin
İş akışı aşamalarınız tanımlandıktan sonra, bunları görev panonuzdaki sütunlara dönüştürün. Geniş kategorilerle başlayın ve ekibinizin ihtiyaçlarını daha iyi anladıkça bunları daraltın.
Örneğin:
Temel sütunlarla başlayabilirsiniz:“Yapılacak”, “Devam Ediyor” Ve “Tamamlanmış”temel akışı oluşturmak için.
Bunları, iş akışı aşamalarınızla uyumlu daha spesifik sütunlara kademeli olarak genişletin, örneğin:“Proje Stratejisi”, “Proje Tasarımı”, “Proje Geliştirme” Ve“Test”.
Bu yaklaşım, sütunlarınızın sezgisel, uyarlanabilir ve görevlerinizin doğal ilerleyişine göre uyarlanmış olmasını sağlar
3. Özel İhtiyaçlar İçin Sütunları Kullanın
İş akışınıza değer katan sütunlar oluşturmayı düşünün:
Birikmiş İşler:Planlanmış ancak henüz ana iş akışına girmeye hazır olmayan görevler için bir alan. Bu, ekip daha fazla iş üstlenmeye hazır olduğunda görevleri önceliklendirmeye yardımcı olurken etkin sütunları temiz ve odaklanmış tutar.
Kaynaklar:Görevlerinizi destekleyen bağlantıları, belgeleri veya diğer materyalleri depolamak için bir sütun. Bu, ekibin bireysel görev kartlarını karıştırmadan ihtiyaç duyduğu her şeye erişmesini kolaylaştırır.
4. Basit ve Sezgisel Tutmayı Unutmayın
Panonuzu çok fazla sütunla aşırı yüklemekten kaçının. Ekibinizin iş akışını kolayca takip edebilmesi için açıklık ve basitlik hedefleyin.
Çözüm
İyi organize edilmiş bir iş akışı, düşünceli sütun kurulumuyla başlar. Sütunlarınızı projenizin doğal aşamalarını yansıtacak şekilde düzenleyerek ve destekleyici sütunlar ekleyerek ekip verimliliğini artırabilir ve sürecinizde netliği koruyabilirsiniz. İş akışınızı bugün organize etmeye başlayın ve faydalarını deneyimleyin!
Eski fiyatlandırmamız 10 yılı aşkın süredir değişmemişti ve artık ürünümüzün gerçek değerini, ayrıca ABD dışındaki kullanıcılarımızın artık çoğunlukta olduğunu yansıtmıyordu.
Bu nedenle, fiyatlandırma modelimizi her açıdan güncellemenin zamanı gelmişti! Bu blog yazısında tüm değişiklikleri özetliyoruz ve aşağıdaki bölümlerde her bir madde hakkında daha fazla ayrıntı içeren blog yazılarına ve web sitesi sayfalarına bağlantılar bulabilirsiniz:
Çoğu Ülke İçin Daha Düşük Fiyatlar
Son 10 yıldır yalnızca bir fiyatımız vardı: yıllık ödemeyle, Hesap Ekip Üyesi başına 7 ABD doları. Bu ABD pazarı için düşük bir fiyat olsa da, daha az gelişmiş ekonomilere ve düşük satın alma gücüne sahip ülkelerdeki kullanıcılar için zorluklar yaratıyordu.
Artık ABD dışındaki kullanıcılar için Kerika’yı daha uygun fiyatlı hale getiriyoruz: ABD merkezli müşteriler için Professional Plan’in yeni fiyatı aylık kullanıcı başına 9 ABD doları veya yıllık 90 ABD doları iken, diğer neredeyse tüm ülkelerdeki müşteriler daha düşük bir orandan abonelik satın alabilecek. Bu da demek oluyor ki, küçük ekonomilere sahip ülkelerdeki müşteriler, daha zengin ekonomilere sahip ülkelerdeki müşterilerle aynı Kerika aboneliklerini önemli ölçüde indirimli fiyatlarla alabilecekler.
Bu değişiklik, Kerika web sitesindeki fiyatlandırma sayfasını ziyaret ettiğinizde ve uygulama içindeki planları incelediğinizde yansıtılacaktır. Görüntülenen fiyatlar indirimli olacak ve yerel para biriminizde gösterilecektir. Örneğin Türkiye’deki kullanıcılar Professional Plan’ı aylık ₺60 veya yıllık ₺600 olarak görecekler.
(Business Plan Türkiye’deki kullanıcılar için aylık ₺100 / yıllık ₺1.000 olacak.)
Kendi Para Biriminizle Ödeme
ABD dışındaki fiyatların düşürülmesinin yanı sıra, artık kullanıcılarımızın 135 farklı para birimiyle ödeme yapabilmesini sağlıyoruz.
Bu, ABD dolarıyla ödeme yapmada zorluk yaşayan kullanıcılar için Kerika aboneliği satın almayı çok daha kolay hale getirecek.
Herhangi bir çevrimiçi hizmete yeni başlayan kullanıcılar, o hizmeti tam olarak tanımadan önce yıllık abonelik satın almaktan çekinebilir. Yeni müşteriler genellikle daha küçük bir harcama yaparak aylık abonelikleri tercih eder. Bunu kolaylaştırdık.
Artık yalnızca Aylık veya Yıllık Abonelik satın alabilirsiniz (her ikisinin karışımı mümkün değil).
Yıllık abonelikler, aylık fiyatın 10 katı olarak fiyatlandırılır. Yani Kerika’yı 10 aydan uzun süre kullanmayı planlıyorsanız, yıllık abonelik sizin için daha ucuz olacaktır.
Ancak yeni bir müşteriyseniz ve Kerika’ya uzun vadeli bir bağlılık konusunda emin değilseniz, 30 günlük Ücretsiz Deneme süreniz bittikten sonra birkaç ay aylık abonelikle devam edip, sonrasında avantajları gördüğünüzde yıllık aboneliğe geçebilirsiniz.
30 Günlük Para İade Garantisi
Yıllık abonelikleri daha gönül rahatlığıyla satın alabilmeniz için artık çok basit bir 30 günlük Para İade Garantisi sunuyoruz!
Yıllık abonelik satın aldıktan sonraki 30 gün içinde fikrinizi değiştirirseniz, herhangi bir sebep göstermeksizin, ödemenizin tamamı size geri iade edilir.
Artık “Satın Al” butonuna tıklarken hata yapma korkusu yaşamanıza gerek yok!
Eski iade hesaplama ve yönetim sistemimiz bizim için oldukça zahmetliydi: faturalama sistemimizde karmaşıklık yaratıyor, bu da hatalara yol açarak hem kullanıcılarımızı hem bizi olumsuz etkiliyordu.
Artık daha basit bir sisteme geçiyoruz: aboneliğinizi iptal etmeniz durumunda, Kerika hesabınıza orantılı bir kredi tanımlanacak. Bu kredileri gelecekteki satın alımlarınızda kullanabilirsiniz. Bu krediler süresiz geçerli olacak, nakit olarak iade edilemeyecek ve sadece Kerika içinde harcanabilecek.
Eski Akademik ve Kâr Amacı Gütmeyen Plan, en fazla 10 kişilik hesap ekiplerine ücretsiz Kerika kullanımı sunuyordu. Ancak bu planın yönetimi zordu, kötüye kullanıma açıktı ve tüm okullar, üniversiteler ve STK’lara yeterince fayda sağlamıyordu.
Yeni plan artık basit bir şekilde %50 indirim olarak uygulanacak: Uygunluğunuz onaylandığında, herhangi bir planı yarı fiyatına satın alabileceksiniz. Ekip büyüklüğü konusunda bir sınır olmayacak. Bu değişiklik, büyük kurumların Kerika’yı tüm organizasyon genelinde kullanmasını kolaylaştırıyor.
Daha önce, banka çeki veya havale ile ödenebilecek fatura talep etme seçeneği sunuyorduk. Ne yazık ki bu seçenek, fatura isteyip ödemeyen ve hatırlatma e-postalarımıza yanıt vermeyen birçok kullanıcı tarafından kötüye kullanıldı.
Yeni sistemimizde, çevrimdışı (offline) satın alma — yani fatura talebi — sadece belirli müşterilere sunulacak. Bazı eski müşterilerimiz bu yöntemi yıllardır kullanıyor çünkü sadece bu şekilde ödeme yapabiliyorlardı — özellikle devlet kurumlarında veya büyük şirketlerde çalışanlar için yaygın bir durum.
Bu eski müşteriler çevrimdışı ödeme seçeneğini kullanmaya devam edebilecekler, ancak bu yöntem artık kesin kurallara bağlı olacak: faturalar zamanında ödenmezse, ilgili abonelikler iptal edilecek.
Yeni fiyatlandırma sistemi ile bir kullanıcıyı başka biriyle değiştirmek artık daha kolay olacak, yeter ki eski kullanıcı silinip yeni kullanıcı aynı gün içerisinde eklensin.
Eğer bir kullanıcı Hesap Ekibinden kaldırılıp aynı gün içerisinde yerine başka bir kullanıcı eklenirse, sistem herhangi bir yeni faturalama işlemi oluşturmayacaktır.
Faturalandırma Geçmişi Ekranında Daha Fazla Detay
Masaüstü uygulamasının sağ üst köşesindeki avatarınıza tıklayıp açılan menüden “Hesabı Yönet” seçeneğine tıklayarak ulaşabileceğiniz Faturalandırma Geçmişi ekranı artık daha fazla bilgi içerecek — otomatik yenilemenin açılıp kapatılması, kişilerin eklenmesi gibi.
Bu değişiklik, kullanıcıların zaman içinde faturalama geçmişlerini daha iyi anlamalarına yardımcı olacak.
Sorunsuz Geçiş Süreci
Bu belki de en önemli konu: Halihazırda herhangi bir planda Kerika müşterisiyseniz, planınız mevcut süresi boyunca devam edecek.
Örneğin daha önce kullanıcı başına yıllık 84 ABD doları ödeyerek bir plan satın aldıysanız ve artık bölgeniz için fiyat ₺695 yıllık olduysa, şu anda ek ödeme yapmanıza gerek yok. Planınız sona erdiğinde yeni fiyatlar geçerli olacak.
Benzer şekilde, eski Akademik & Kâr Amacı Gütmeyen Plan’a sahipseniz, mevcut dönem sonuna kadar devam edecek. O dönem sona erdiğinde Professional veya Business Plan satın almanız gerekecek, ancak otomatik olarak %50’lik STK indirimine hak kazanacaksınız.
Herhangi Bir Sorunuz veya Endişeniz Var mı?
Yeni fiyatlandırma modeli ne kadar özenli tasarlanırsa tasarlansın, bazı kullanıcılar için belirsizlik yaratabilir. Sorularınızı yanıtlamaktan ve endişelerinizi dinlemekten memnuniyet duyarız. Bizimle iletişime geçin!
Dünyanın her yerinden Kerika’yı kullanmayı ve satın almayı kolaylaştırma çabalarımızın bir parçası olarak, yeni fiyatlandırma sistemimiz müşterilerin bu para birimlerinin herhangi biriyle ödeme yapmalarını sağlayacaktır:
USD – Amerikan Doları AED – Birleşik Arap Emirlikleri Dirhemi AFN – Afgan Afganisi ALL – Arnavutluk Leki AMD – Ermeni Dramı ANG – Hollanda Antilleri Guldeni AOA – Angola Kwanzası ARS – Arjantin Pezosu AUD – Avustralya Doları AWG – Aruba Florini AZN – Azerbaycan Manatı BAM – Bosna-Hersek Konvertibl Markı BBD – Barbados Doları BDT – Bangladeş Takası BGN – Bulgar Levası BIF – Burundian Frangı BMD – Bermuda Doları BND – Brunei Doları BOB – Bolivya Bolivianosu BRL – Brezilya Reali BSD – Bahama Doları BWP – Botsvana Pulası BYN – Beyaz Rus Rublesi BZD – Belize Doları CAD – Kanada Doları CDF – Kongo Frangı CHF – İsviçre Frangı CLP – Şili Pezosu CNY – Çin Yuanı Renminbi COP – Kolombiya Pezosu CRC – Kosta Rika Colonu CVE – Cape Verde Escudosu CZK – Çek Korunası DJF – Cibuti Frangı DKK – Danimarka Kronu DOP – Dominik Pezosu DZD – Cezayir Dinarı EGP – Mısır Lirası ETB – Etiyopya Birri EUR – Euro FJD – Fiji Doları FKP – Falkland Adaları Paundu GBP – İngiliz Sterlini GEL – Gürcistan Larisi GIP – Cebelitarık Paundu GMD – Gambiya Dalasisi GNF – Gine Frangı GTQ – Guatemala Quetzali GYD – Guyana Doları HKD – Hong Kong Doları HNL – Honduras Lempirası HTG – Haiti Gourdesi HUF – Macar Forinti IDR – Endonezya Rupiahı ILS – İsrail Yeni Şekeli INR – Hint Rupisi ISK – İzlanda Kronası JMD – Jamaika Doları JPY – Japon Yeni KES – Kenya Şilini KGS – Kırgız Somu KHR – Kamboçya Rieli KMF – Komoros Frangı KRW – Güney Kore Wonu KYD – Cayman Adaları Doları KZT – Kazakistan Tengesi LAK – Laos Kipi LBP – Lübnan Lirası LKR – Sri Lanka Rupisi LRD – Liberya Doları LSL – Lesotho Lotisi MAD – Fas Dirhemi MDL – Moldova Leu’su MGA – Madagaskar Ariary’si MKD – Makedonya Dinarı MMK – Myanmar Kyat’ı MNT – Moğol Tögrögü MOP – Makao Patakası MUR – Mauritius Rupisi MVR – Maldiv Rufiyaa’sı MWK – Malavi Kwacha’sı MXN – Meksika Pezosu MYR – Malezya Ringgiti MZN – Mozambik Metical’ı NAD – Namibya Doları NGN – Nijerya Nairası NIO – Nikaragua Kordobası NOK – Norveç Kronu NPR – Nepal Rupisi NZD – Yeni Zelanda Doları PAB – Panama Balboası PEN – Peru Solu PGK – Papua Yeni Gine Kina’sı PHP – Filipinler Pezosu PKR – Pakistan Rupisi PLN – Polonya Zlotisi PYG – Paraguay Guarani’si QAR – Katar Riyali RON – Romanya Leu’su RSD – Sırp Dinarı RUB – Rus Rublesi RWF – Ruanda Frangı SAR – Suudi Riyali SBD – Solomon Adaları Doları SCR – Seyşeller Rupisi SEK – İsveç Kronası SGD – Singapur Doları SHP – Saint Helena Paundu SLE – Sierra Leone Leone’su SOS – Somali Şilini SRD – Surinam Doları STD – São Tomé ve Príncipe Dobra’sı (2018 öncesi, STN ile değiştirildi) SZL – Eswatini Lilangeni’si THB – Tayland Baht’ı TJS – Tacikistan Somoni’si TOP – Tonga Paʻanga’sı TRY – Türk Lirası TTD – Trinidad ve Tobago Doları TWD – Yeni Tayvan Doları TZS – Tanzanya Şilini UAH – Ukrayna Grivnası UGX – Uganda Şilini UYU – Uruguay Pezosu UZS – Özbekistan Soʻm’u VND – Vietnam Đồng’u VUV – Vanuatu Vatu’su WST – Samoa Tala’sı XAF – Orta Afrika CFA Frangı XCD – Doğu Karayip Doları XOF – Batı Afrika CFA Frangı XPF – CFP Frangı (Fransız Pasifik topraklarında kullanılır) YER – Yemen Riyali ZAR – Güney Afrika Rand’ı ZMW – Zambiya Kwacha’sı
Eğer yukarıda listelenmeyen bir ülkeden geliyorsanız, varsayılan ödeme yöntemi USD – Amerikan Doları olacaktır.
İyi tasarlanmış bir yardım masası iş akışı, olağanüstü müşteri desteğinin bel kemiğidir. Sorunsuz iletişim, daha hızlı sorun çözümü ve daha yüksek kullanıcı memnuniyeti sağlar. İster dahili talepleri ister harici müşteri sorularını ele alın, verimli bir iş akışı ekiplerin düzenli kalmasına ve sorunsuz bir destek deneyimi sunmaya odaklanmasına yardımcı olur.
Ancak etkili bir iş akışı oluşturmanın zorlukları da yok değil. Ekipler genellikle kayıp destek talepleri, net olmayan görev önceliklendirmesi ve iletişimdeki darboğazlar gibi sorunlarla mücadele eder. Yapılandırılmış bir sistem olmadan, müşteri sorunlarını derhal çözmek bunaltıcı olabilir, bu da hayal kırıklığına uğramış kullanıcılara ve memnuniyetsiz ekiplere yol açabilir.
Bu makalede, bir yardım masası iş akışı oluşturmak için gerekli adımlarda size rehberlik edecek, başarısını engelleyebilecek potansiyel endişeleri ele alacak ve gerçekten işe yarayan bir iş akışı oluşturmak için size doğru araçları tanıtacağız:
Sağlam Bir Yardım Masası İş Akışı Oluşturmak İçin Temel Adımlar ve Sık Karşılaşılan Tuzaklar
İyi tanımlanmış bir Yardım Masası iş akışı, sorunsuz destek işlemleri, daha kısa yanıt süreleri ve olağanüstü kullanıcı memnuniyeti için çok önemlidir. Sağlam ve verimli bir Yardım Masası iş akışı oluşturmak için aşağıdaki temel adımları izleyin:
1. Açık Hedefler ve Kapsam Tanımlayın
İş akışınızın birincil amacını belirleyin. İç sorunları mı, dış desteği mi yoksa her ikisini de mi ele alıyorsunuz? Öncelikleri hizalamak ve gerçekçi hedefler belirlemek için kapsamı net bir şekilde tanımlayın. Yanıt ve çözüm sürelerine ilişkin beklentileri belirlemek için hizmet düzeyi anlaşmaları (SLA’lar) oluşturun.
Şunlara dikkat edin: verimsiz iş akışına ve zayıf kullanıcı memnuniyetine yol açabilecek net olmayan hedefler.
2. Kapsamlı Bir Bilgi Tabanı Oluşturun
Yinelenen sorunları analiz ederek ve SSS’ler, adım adım kılavuzlar ve sorun giderme ipuçları gibi net, aranabilir içerikler geliştirerek ekibiniz ve kullanıcılarınız için değerli bir kaynak oluşturun.
Dikkat: Etkin olmayan bilgi paylaşımı daha uzun çözüm sürelerine ve hayal kırıklığına yol açabilir.
3. Talep İşlemeyi Merkezileştirin
Gelen tüm talepleri yönetmek için tek bir havuz oluşturarak hiçbir sorunun gözden kaçmamasını sağlayın. Bu merkezi sistem, dağınık veri riskini ortadan kaldırır ve sorun çözümüne yönelik düzenli bir yaklaşımın sürdürülmesine yardımcı olur.
Şunlara dikkat edin: Merkezi bir sistem olmadan kaotik talep işleme, kaçırılan veya tekrarlanan çabalara yol açar.
4. Görevleri Kategorize Edin ve Önceliklendirin
Talepleri aciliyet, tür veya departmana göre ayırın. Görevleri kategorize etmek, ekibinizin yüksek öncelikli sorunlara odaklanmasına yardımcı olurken, daha düşük öncelikli talepleri görünür ve yolunda tutar.
Unutmayın: manuel kategorizasyon hataya eğilimli ve tutarsız olabilir, bu da kritik sorunların ele alınmasında gecikmelere yol açabilir.
5. Net Sorumluluklar ve Roller Belirleyin
Hesap verebilirliği sağlamak için ekip üyelerine belirli roller atayın. Birinci basamak sorguları kimin ele alacağını, karmaşık sorunları kimin gündeme getirip çözeceğini ve bilgi tabanı güncellemelerinden kimin sorumlu olacağını tanımlayın.
Unutmayın: roller ve sorumluluklardaki belirsizlik karışıklığa ve gecikmelere yol açabilir.
6. Performansın İzlenmesi ve Değerlendirilmesi
Çözüm süresi, yanıt süresi ve müşteri memnuniyeti gibi temel ölçümleri takip edin. Ekibinizin performansını düzenli olarak değerlendirin ve iyileştirme alanlarını belirlemek için kullanıcılardan geri bildirim toplayın.
Unutmayın: İş akışı performansına ilişkin sınırlı görünürlük, darboğazların belirlenmesini ve ele alınmasını zorlaştırabilir.
Yardım Masası Zorluklarının Üstesinden Gelmek için Doğru Araçları Kullanma
Açık ve düzenli bir yardım masası sistemi, sorunların verimli bir şekilde çözülmesini sağlamak için çok önemlidir ve bu görsel çalışma alanı, zorluklarla nasıl başa çıkılabileceğini göstermektedir. Bu ekibin bir adım önde olmak için iş akışını nasıl yönettiğine hızlıca bir göz atalım.
Bu pano, farklı aşamalardaki görevlerin basit bir görünümünü sunar. Talepler “Yapılacaklar” altında kaydedilir ve burada aciliyete göre kategorize edilir ve önceliklendirilir.
Görevler devam ederken sorunsuz bir şekilde “Yapılıyor” sütununa taşınır ve ekibin bir sonraki adımın ne olacağını gözden kaçırmadan aktif sorunlara odaklanmasını sağlar. Tamamlanan görevler “Tamamlandı” bölümünde arşivlenir ve çalışma alanını düzenli tutarken ilerleme hissi verir.
“İnceleme Gerekiyor”, “Devam Ediyor” ve “Yeniden Çalışma Gerekiyor” gibi görsel etiketler, acil eylem gerektiren görevleri tespit etmeyi kolaylaştırırken, son tarihler de hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlıyor. Talepleri merkezileştirerek, etkili bir şekilde organize ederek ve net bir iş akışı oluşturarak bu ekip, e-posta veya sohbet gibi dağınık iletişim araçlarının kaosundan kaçınıyor.
Daha sonra, bu çalışma alanının nasıl çalıştığını daha derinlemesine inceleyeceğiz ve ekibiniz için etkili bir yardım masası sistemini nasıl oluşturacağınızı göstermek için özelliklerini inceleyeceğiz:
Bu Yardım Masası İş Akışı Panosuna Daha Yakından Bakın
Bu Yardım Masası iş akışı panosu, yapılandırılmış organizasyonun ve net bir düzenin destek görevlerinin yönetimini nasıl basitleştirebileceğinin en iyi örneğidir. Her bölüm, hesap verebilirliği ve işbirliğini teşvik ederken taleplerin sorunsuz bir şekilde ele alınmasını sağlamak için özel olarak tasarlanmıştır.
1. Her Talebi Yakalayın ve Düzenleyin
“Yapılacaklar” sütunu, gelen tüm taleplerin yakalandığı başlangıç noktasıdır. Parolaların sıfırlanmasından bağlantı sorunlarının giderilmesine kadar her görev, hiçbir talebin atlanmamasını sağlayan tek bir eyleme geçirilebilir öğedir. Bu merkezi yaklaşım netlik sağlar ve ekibin etkili bir şekilde önceliklendirme yapmasına olanak tanır.
2. İş Akışı Aşamalarını İhtiyaçlarınıza Göre Uyarlayın
Sütunlar, “Yapılacaklar”, “Yapılıyor” ve “Tamamlandı” gibi görev ilerlemesinin farklı aşamalarını temsil eder. Bunlar yeniden adlandırılabilir, yeniden sıralanabilir veya ekibinizin özel iş akışına uyacak şekilde özelleştirilebilir, böylece aşamalar arasındaki geçişler sezgisel ve verimli hale gelir.
3. Erişim ve İzinleri Kontrol Edin
Roller atayarak panoyu kimlerin görüntüleyebileceğini ve düzenleyebileceğini yönetin. Ekip üyelerine görevleri güncellemek için düzenleme ayrıcalıkları verilebilirken, paydaşlar ilerlemeyi görüntülemekle sınırlandırılabilir. Bu, karışıklığı ortadan kaldırır, sorumlulukların net olmasını sağlar ve iş akışını güvenli tutar.
4. İletişimi Merkezileştirin
Ekip tartışmaları doğrudan pano içinde gerçekleşir. E-postalar veya sohbet araçlarıyla uğraşmak yerine, ayrıntıları netleştirmek veya güncellemeler sağlamak için belirli görevlere yorum yapabilirsiniz. Bu, tüm iletişimin alakalı, erişilebilir ve uygun görevle bağlantılı olmasını sağlar.
5. Kaynak Paylaşımını Kolaylaştırın
Dosya yükleme özellikleri sayesinde kullanım kılavuzları, sorun giderme kılavuzları ve diğer kaynaklar görevlere eklenebilir. Bu, dağınık belgeleri aramak için harcanan zamanı ortadan kaldırır ve herkesin ihtiyaç duyduğu materyallere erişmesini sağlar.
6. Netlikle Önceliklendirin
Aciliyet için yerleşik etiketlerle görevleri önceliklendirmek zahmetsizdir. Görevleri “Kritik”, “Yüksek Öncelikli” veya “Normal” olarak işaretleyen bu görsel göstergeler, ekibin öncelikle neyi ele alması gerektiğini bilmesini sağlayarak iş akışını yolunda tutar.
7. Filtreler ile Odağı Koruyun
Filtreler, hemen ilgilenilmesi gereken görevleri hızlı bir şekilde sıralamanıza ve belirlemenize olanak tanır. İster vadesi geçmiş görevleri, ister atanmamış öğeleri ya da incelenmek üzere işaretlenmiş sorunları arıyor olun, bu filtreler önemli hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar.
8. Daha İyi Netlik İçin Görevleri Parçalara Ayırın
Görevleri daha küçük, eyleme geçirilebilir adımlara bölmek, netliği korumak ve sorunsuz yürütmeyi sağlamak için çok önemlidir. Demo panosundaki görev kartı, ilgili tüm bilgileri merkezileştirerek görevlerin verimli bir şekilde yönetilmesini kolaylaştırır. İşte nasıl yardımcı olduğu:
Ayrıntılar Sekmesi: Tüm ekip üyelerinin görevin kapsamını ve amacını anlamasını sağlamak için net bir görev tanımı ve hedefleri sağlar (örneğin, bir kullanıcının bilgisayarına yazılım yüklemek).
Kontrol Listeleri: Yazılım indirme, lisansı etkinleştirme, işlevselliği test etme ve kullanıcı eğitimi sağlama gibi görevleri uygulanabilir adımlara böler.
Öncelik ve Son Tarihler: Görevlerin önceliklendirilmesine yardımcı olur (örneğin, Kritik, Yüksek Öncelikli) ve zamanında tamamlanmasını sağlamak için son tarihleri belirgin bir şekilde görüntüler.
Rol Atamaları: Görevleri belirli ekip üyelerine atayarak hesap verebilirliği ve şeffaflığı teşvik eder.
Dosya Ekleri: Kurulum paketleri, kılavuzlar ve lisans anahtarları gibi kaynakları merkezileştirerek dosya aramak için harcanan zamanı ortadan kaldırır.
Yorumlar: Tartışmaları odaklı ve ilgili tutmak için göreve özel iletişimi kolaylaştırır.
Durum Güncellemeleri: İlerlemeyi Devam Ediyor, Gözden Geçirilmesi Gerekiyor veya Engellendi gibi etiketlerle izleyerek ekibin uyumlu olmasını sağlar.
Etiketler ve Kategoriler: Kolay filtreleme ve yönetim için görevleri etiketlerle (ör. Sorun Giderme, Güvenlik Denetimi) düzenler.
Yardım Masası sürecinizi kolaylaştırmak için tasarlanmış tüm araçlar ve özelliklerle Kerika, görevleri yönetmenizi, verimli bir şekilde işbirliği yapmanızı ve ekibiniz için merkezi bilgileri korumanızı sağlar.
İster kritik görevleri önceliklendirmek, ister ilerlemeyi izlemek veya ekip iletişimini geliştirmek olsun, Kerika iş akışınızı basitleştirmek ve etkili bir şekilde yürütmek için mükemmel bir çözüm sunar.
Toparlıyorum:
Yapılandırılmış bir yaklaşım izleyerek, hedefleri tanımlayarak, bir bilgi tabanı oluşturarak, görevleri önceliklendirerek ve işbirliğini teşvik ederek operasyonlarınızı kolaylaştırabilir ve kullanıcılarınıza olağanüstü destek sunabilirsiniz.
İster acil BT sorunlarını ele alıyor ister uzun vadeli destek girişimleri planlıyor olun, Kerika Yardım Masanızın sorunsuz çalışmasını sağlar. Bugün başlayın ve düzenli, verimli bir iş akışının yaratabileceği farkı görün!
Çalışma alanınız sizin için çalışmalıdır, tersi değil. Özelleştirme seçenekleri, arka plan renklerinden bildirimlere ve beyaz tahta araçlarına kadar her şeyi uyarlamanıza olanak tanıyarak düzenli ve üretken kalmanıza yardımcı olur.
Çalışma alanınızı kişiselleştirmeye başlamak için hesabınızdaki Tercih Ayarlarına erişmeniz gerekir. İşte nasıl yapılacağı:
Ekranın sağ üst köşesindeki Profil Simgenize tıklayın.
Açılır menüden Tercihlerim öğesini seçin.
Bu ayarlar, benzersiz çalışma tarzınıza uygun bir deneyim oluşturmanızı sağlar. Artık ayarlara nasıl erişeceğinizi bildiğinize göre, her bir özelleştirme seçeneğini nasıl kullanabileceğiniz konusunda size adım adım rehberlik edelim.
Nasıl Çalışır? Tercihleri Ayarlama
Tercihler genellikle üç ana kategoride gruplandırılır: Genel, Bildirimler ve Beyaz Tahta. Her bölüm, iş akışınızı geliştirmek ve deneyiminizi optimize etmek için tasarlanmış basit seçenekler sunar.
İşte bu ayarların nasıl çalıştığına daha yakından bir bakış:
Genel Ayarlar: Çalışma Alanınızı Kendinize Özel Hale Getirin
Arka Plan Rengi: Gözünüzü yormayan ve tarzınıza uygun bir arka plan rengi seçin
Çalışma alanınızı görsel olarak çekici hale getirmek için çeşitli seçenekler arasından seçim yapın.
Görev Panoları için Etiketleri Kullanın Oluşturduğunuz yeni görev panolarına ve şablonlara etiketleri otomatik olarak eklemek için bu özelliği etkinleştirin.
Düzenli kalmanıza ve görevleri zahmetsizce kategorize etmenize yardımcı olur.
Faydaları: Çalışma alanınızın görsel yönlerini özelleştirmek, daha sezgisel ve daha az dağınık hissettirerek odaklanmanıza yardımcı olur.
Bildirimler: Aşırı Yüklenme Olmadan Döngüde Kalın
Sohbet Bildirimleri Yönetim kurulu düzeyinde sohbet olduğunda veya birisi sizin dahil olduğunuz bir görevle ilgili sohbet ettiğinde e-posta alın.
Yöneticiler için Etkinlik Güncellemeleri Yönettiğiniz panolara yeni görevler eklendiğinde, tamamlandığında veya yeniden atandığında bildirimler alın.
Günlük Görev Hatırlatıcıları ● Sabah 6’da gönderilen, gecikmiş görevleri ve bu hafta veya gelecek hafta yapılması gerekenleri gösteren günlük e-posta özetini seçin.
● Kolay takip için görevleri tarihe veya panoya göre gruplayın.
Avantajlar: Esnek bildirimler sayesinde, gereksiz güncellemelerin bombardımanına maruz kalmadan en önemli konular hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
Beyaz Tahta Ayarları: Yaratıcı Sürecinizi Kolaylaştırın
Çizgiler ve Şekiller Temiz ve tutarlı görseller oluşturmak için varsayılan çizgi stillerini, kalınlıklarını ve renklerini ayarlayın.
Tuval Üzerine Metin Gösterişli bir görünüm için tercih ettiğiniz yazı tipi stilini, boyutunu ve rengini seçin.
Izgara Seçenekleri Tasarımlarınızı hizalı ve profesyonel tutmak için ızgaraya yaslamayı etkinleştirin ve ızgara boyutunu ayarlayın.
Faydaları:
Bu ayarlar beyaz tahtaları beyin fırtınası, planlama veya tasarım için mükemmel hale getirerek çalışmalarınızın harika görünmesini ve düzenli kalmasını sağlar.
Özet
İster görsel öğeleri ayarlamak, ister bildirimleri uyarlamak veya yaratıcı araçları düzene sokmak olsun, bu seçenekler üretkenliğinizi artırmak ve çalışma ortamınızı düzenli tutmak için tasarlanmıştır. Ayarlarınızı kişiselleştirmek için birkaç dakikanızı ayırmanız, her gün daha verimli ve keyifli bir deneyim yaşamanızı sağlayabilir.
