Çinli spamcilerin Kerika’yı istismar etme girişimlerini fark ettik ve bu güçlüğü azaltmak için bazı önlemler alıyoruz. Eskiden bu spam göndericileri tek tek engelliyorduk, ancak özellikle bir grup aynı numarayı denediğinde, yani insanlara Kerika panolarında kendilerine katılmaları için düzinelerce veya yüzlerce davetiye gönderdiğinde, bu açıkça zaman alıcıdır.
Bu spam göndericileri başka ülkelerdenmiş gibi görünmek için VPN kullanıyorlar, ancak Kerika’yı kullanmalarında bir düzen vardı: gönderdikleri tüm ekip davetleri aynı hedefi içeriyor: qq.com, Tencent tarafından işletilen ve özellikle anlık mesajlaşma hizmeti QQ ile bilinen büyük bir Çin web portalı.
Dil olarak Çince’yi desteklesek de, Çin Google’ı ve diğer pek çok hizmeti engellediği için Çin’de meşru bir kullanıcımız yok. Bu da qq.com alan adındaki kişileri Kerika panosuna eklemek için hiçbir zaman meşru bir kullanım olmayacağı anlamına geliyor.
Getirdiğimiz basit bir engel var: qq.com da dahil olmak üzere, sistemin ekip üyeleri eklemenizi durduracağı alan adlarının kara listesini tutacağız. Bu, Çin’den diğer insanları hedef alan Çinli spam göndericilerin önünü kesmeye yardımcı olacak.
Yeni kullanıcılar için çok uzun bir süredir 30 günlük ücretsiz deneme süremiz var, ancak insanların Kerika’nın aradıkları şey olup olmadığına karar vermek için tam 4 haftaya gerçekten ihtiyaç duymadıklarını uzun zamandır görüyoruz.
Aslında deneme süresinin şöyle bir dezavantajı vardır: İnsanlar deneme süresinin bitmek üzere olduğuna dair hatırlatmalar almaya başlayana kadar ücretsiz deneme süresinde olduklarını unutma eğilimindedirler!
Daha pratik – ve endüstri standardı – bir yaklaşım, şu andan itibaren 14 günlük ücretsiz deneme sunmaktır. Bu, Kerika’nın uzaktaki ekibinizin daha fazla iş yapmasının en iyi yolu olup olmadığı konusunda karar vermeniz için yeterli zaman sağlayacaktır!
Bir Görev Panosu üzerinde çalışıyorsanız, Pano Ayarları iletişim kutusunun Sütun sekmesi artık sütunları gizlemenize veya göstermenize izin verebilir.
Bu özelliği kullanmak için, bir Görev Panosunu görüntülerken sağ üst köşede görünen dişli düğmesine tıklayarak Pano Ayarları iletişim kutusunu açın ve ardından SÜTUNLAR sekmesine geçin.
Listedeki herhangi bir sütunun üzerine geldiğinizde bir seçenekler düğmesi (üç nokta) görünecektir:
Buna tıkladığınızda Eylemler menüsünü göreceksiniz..:
Görev Panoları için Pano Ayarları iletişim kutusunun Sütunlar sekmesi
Bu, çok sayıda sütuna sahip panoları yönetmeyi kolaylaştırır.
Hesap Sahipleri artık Hesap Ekibinin diğer üyelerini Hesap Yöneticisi olarak atayabilir, bu da bu kişilerin söz konusu hesabın aboneliklerini ve üyeliğini yönetmesine olanak tanır. Bu, Kerika hesabının gerçek sahibinin satın alma departmanı gibi kullanıcı topluluğu dışından biri olduğu durumlarda yardımcı olabilir.
Hesap Yöneticilerini yönetmek, Hesap Sahibi tarafından Hesabı Yönet ekranından yapılabilir:
Kullanıcıları Yönet’i gösteren ekran görüntüsü
Kullanıcıları Yönet ekranına geldiğinizde, hesaptaki Ekip Üyelerinden birini seçin: adın üzerine geldiğinizde KULLANICIYI YÖNET düğmesi görünecektir:
Bir kullanıcı seçin
Ekip Üyesi ayrıntıları iletişim kutusunda EYLEM AL üzerine tıklayın:
Harekete Geç Butonu
Ve Bu kullanıcıyı Hesap Yöneticisi yap öğesini seçin:
Bir Hesap Yöneticisi, o Hesaptaki diğer Ekip Üyelerini de Hesap Yöneticisi olarak ayarlayabilir.
Hesap Yöneticilerinin Hesap üzerinde çok fazla gücü vardır; yapabilirler:
Herhangi bir panoya erişim
Herhangi bir panoya kişi ekleme veya panolardan kişi çıkarma
Herhangi bir kuruldaki kişilerin rollerini değiştirin
Hesaba kişi ekleme ve abonelik satın alma
Abonelik planını değiştirme
Bu yüzden kimi Hesap Yöneticisi olarak eklediğinize dikkat edin!
Son teslim tarihleri, projeleri organize eden, görevleri zamanında tamamlayan ve ekipleri bir arada tutan görünmez bir iptir. İster tek bir görev olsun, ister bir projeyi küçük, yapılabilir adımlara bölmek olsun, net son tarihler çok önemlidir.
Son teslim tarihlerinin belirlenmesi ve yönetilmesi
Etkili son tarih yönetimi, görevler veya görevlerin bölümleri için son tarihler belirleme becerisiyle başlar. Bu şuna benzer
Elektronik tabloları göndermek için bir son tarih belirleyin
Üzerinde çalıştığınız tabloyu açın.
Takvim görünümünü açmak için “Özel günler ” düğmesine tıklayın.
Bir son kullanma tarihi seçin veya gerekirse mevcut bilgileri değiştirin.
Detayları proje planına ekleyin ve tüm paydaşları bilgilendirin.
En önemli görevleri belirlemek için kontrol listeleri kullanın.
Büyük bir görevi daha küçük, daha yönetilebilir görevlere ayırmak istiyorsanız Kontrol Listesi işlevini kullanın.
Kontrol listenizdeki her madde için bir son tarih belirleyebilir, böylece ilerlemenizi ayrıntılı olarak kolayca takip edebilirsiniz.
Her ekip üyesine kontrol listesinde belirli maddeler atayın, böylece kimse genel görevi gözden kaçırmaz ve herkesin rolü netleşir.
Envanter yönetimi için en iyi uygulamalar
Doğruluk: belirsiz terimlerden kaçının ve karışıklığı önlemek için kesin tarihler verin.
Gerçekçi öncelikler belirleyin: İşin karmaşıklığına uygun son tarihler belirleyerek iş yükünüzü dengeleyin.
Düzenli gözden geçirmeler: proje ilerledikçe son tarihleri güncelleyin ve beklentileri gerçekçi tutun.
Sonuç
Tüm görevler veya tek tek kontrol listesi öğeleri için toplu tarihleri görev yönetimine entegre ederek ekibinizin düzenli, odaklanmış ve üretken kalmasına yardımcı olabilirsiniz. Tarihleri dikkatli bir şekilde belirleyip yöneterek ekibinizin ihtiyaçlarına uygun bir iş akışı oluşturabilir ve görevlerin aksamasını önleyebilirsiniz.
Bir projenin farklı aşamalarında birden fazla görevle uğraşırken düzenli kalmak çok önemlidir. Etiketler, iş akışınıza yapı kazandırarak görevleri hızlı bir şekilde tanımlamanıza, kategorize etmenize ve önceliklendirmenize yardımcı olan güçlü bir araçtır.
İster tasarım maketlerini, ister arka uç geliştirmeyi veya test aşamalarını yönetiyor olun, etiketler en önemli şeylere odaklanmanızı kolaylaştırır.
Proje yönetiminizi kolaylaştırmak için etiketleri nasıl kullanabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz:
Etiketler görsel işaretler gibi davranarak size bir görevin kategorisi veya durumu hakkında anında bilgi verir. İşte bunları tek tek görev kartlarına nasıl uygulayabileceğiniz:
Görev Kartını açın: Kategorize etmek istediğiniz görev kartını seçin.
Etiketleri Ayarlayın: Kart detaylarındaki Etiketler bölümüne tıklayın. Buradan mevcut etiketler arasından seçim yapabilir veya yeni bir etiket oluşturabilirsiniz.
Görsel İpuçları: Etiket, uygulandıktan sonra görev kartının üst kısmında görünür ve kategorisinin veya önceliğinin bir bakışta anlaşılmasını sağlar.
Profesyonel İpucu: Kategoriler arasında ayrım yapmayı kolaylaştırmak için etiketler için tutarlı renk kodlaması kullanın; örneğin “arka uç” görevleri için yeşil veya “tasarım” için mavi.
Özel Etiketler Nasıl Oluşturulur
Özel etiketler, kategorizasyonu ekibinizin ihtiyaçlarına göre uyarlamanıza olanak tanır. Etiketleri nasıl oluşturabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
Etiket Ayarlarına Erişin: Panonuzun Ayarlar sekmesine gidin ve Etiketler‘i seçin.
Yeni Etiket Ekleyin: Yeni Etiket Ekle seçeneğine tıklayın. Etiketinize “acil”, “maketler” veya “beklemede” gibi amacını yansıtan bir ad verin.
Bir Renk Seçin: Etiketinizi görsel olarak farklı kılmak için bir renk seçin.
Kaydet ve Uygula: Etiketi kaydedin ve panonuzun tamamında kullanılmaya hazır hale getirin.
Profesyonel İpucu: Etiket adlarını kısa ve sezgisel tutun. Bu, ekibinizdeki herkesin bunları kolayca anlayabilmesini ve etkili bir şekilde kullanabilmesini sağlar.
Etiket Kullanmanın Faydaları
Zahmetsiz Görev Kategorizasyonu: Etiketler, ilgili görevleri gruplandırmanıza yardımcı olarak filtrelemenizi ve bulmanızı kolaylaştırır.
Geliştirilmiş Odak: Acil dikkat gerektiren veya belirli bir kategoriye ait görevleri vurgulayın.
Ekip Netliği: Ekipteki herkesin görevin amacını bir bakışta anladığından emin olun.
Toparlama
Etiketler etiketten daha fazlasıdır, görev yönetiminizi basitleştirmenin ve geliştirmenin bir yoludur. Etiketleri etkili bir şekilde kullanarak, görevleri kolaylıkla kategorize edebilir, önceliklendirebilir ve bunlara odaklanarak ekibinizin uyumlu ve üretken olmasını sağlayabilirsiniz.
Projeleri etkili bir şekilde yönetmek, iyi organize edilmiş bir iş akışıyla başlar. Görevlerinizi açıkça tanımlanmış aşamalara bölmek, sizin ve ekibinizin uyumlu ve üretken kalmasına yardımcı olabilir. Yapılandırılmış bir iş akışı, ilerlemeyi takip etmeyi, darboğazları belirlemeyi ve görevleri etkili bir şekilde önceliklendirmeyi kolaylaştırır.
Verilen örnek panoyu kullanarak görev panonuzda verimliliği en üst düzeye çıkarmak için sütunları nasıl ayarlayabileceğinize bir göz atalım.
Sütunlar iş akışınızın omurgasıdır. Her sütun projenizdeki bir aşamayı temsil eder ve görevlerin akışını baştan sona görselleştirmenize yardımcı olur. Önemli olan, sütunlarınızın projenizin doğasıyla ve ekibinizin çalışma şekliyle uyumlu olmasını sağlamaktır.
İş Akışı Sütunlarını Ayarlama Adımları
1. İş Akışı Aşamalarınızı Tanımlayın
İş Akışı Aşamalarını tanımlarken görevlerinizin doğal ilerleyişini düşünün.
Örneğin:
Proje Stratejisi:Gereksinimlerin tanımlanması veya hedeflerin belirlenmesi gibi ilk planlama aşamaları için.
Proje Tasarımı:Logo tasarımı veya düzen oluşturma gibi görsel ve yapısal planlamayla ilgili görevler.
Proje Geliştirme:Kodlama veya fonksiyonellik oluşturma gibi yürütme aşamaları için.
Test:Lansmandan önce her şeyin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için.
Tamamlanmış:Tamamlanmış görevlerin gönderildiği son aşama.
2. Aşamaları Sütunlara Çevirin
İş akışı aşamalarınız tanımlandıktan sonra, bunları görev panonuzdaki sütunlara dönüştürün. Geniş kategorilerle başlayın ve ekibinizin ihtiyaçlarını daha iyi anladıkça bunları daraltın.
Örneğin:
Temel sütunlarla başlayabilirsiniz:“Yapılacak”, “Devam Ediyor” Ve “Tamamlanmış”temel akışı oluşturmak için.
Bunları, iş akışı aşamalarınızla uyumlu daha spesifik sütunlara kademeli olarak genişletin, örneğin:“Proje Stratejisi”, “Proje Tasarımı”, “Proje Geliştirme” Ve“Test”.
Bu yaklaşım, sütunlarınızın sezgisel, uyarlanabilir ve görevlerinizin doğal ilerleyişine göre uyarlanmış olmasını sağlar
3. Özel İhtiyaçlar İçin Sütunları Kullanın
İş akışınıza değer katan sütunlar oluşturmayı düşünün:
Birikmiş İşler:Planlanmış ancak henüz ana iş akışına girmeye hazır olmayan görevler için bir alan. Bu, ekip daha fazla iş üstlenmeye hazır olduğunda görevleri önceliklendirmeye yardımcı olurken etkin sütunları temiz ve odaklanmış tutar.
Kaynaklar:Görevlerinizi destekleyen bağlantıları, belgeleri veya diğer materyalleri depolamak için bir sütun. Bu, ekibin bireysel görev kartlarını karıştırmadan ihtiyaç duyduğu her şeye erişmesini kolaylaştırır.
4. Basit ve Sezgisel Tutmayı Unutmayın
Panonuzu çok fazla sütunla aşırı yüklemekten kaçının. Ekibinizin iş akışını kolayca takip edebilmesi için açıklık ve basitlik hedefleyin.
Çözüm
İyi organize edilmiş bir iş akışı, düşünceli sütun kurulumuyla başlar. Sütunlarınızı projenizin doğal aşamalarını yansıtacak şekilde düzenleyerek ve destekleyici sütunlar ekleyerek ekip verimliliğini artırabilir ve sürecinizde netliği koruyabilirsiniz. İş akışınızı bugün organize etmeye başlayın ve faydalarını deneyimleyin!
Görevleri düzenlemek, özellikle çok sayıda öğeyi yönetirken sorunsuz iş akışları için çok önemlidir. Görevleri numaralandırmak netlik sağlayabilir ve belirli görevlere başvurmayı daha verimli hale getirebilir. Ancak görevleri manuel olarak numaralandırmak? Zaman alıcı ve hataya açık bir işlemdir.
İşte bu noktada otomatik numaralandırma devreye giriyor. Bu işlev sayesinde, her görev sayfasına oluşturulur oluşturulmaz otomatik olarak benzersiz bir numara atanır, böylece her görev bir bakışta tanımlanabilir.
Otomatik numaralandırmanın nasıl çalıştığına ve projelerinizi kolaylaştırmak için nasıl etkinleştirebileceğinize bir göz atalım.
Otomatik numaralandırma, bir panodaki her yeni görev kartına sıralı bir numara atar. Bu numaralandırma panoya özeldir ve ekiplerin tartışmalarda, raporlarda veya güncellemelerde karışıklık olmadan görevlere hızlı bir şekilde başvurmasını sağlar.
Otomatik arama nasıl etkinleştirilir
Panel ayarlarına erişin: Ayarlar menüsünü açmak için panelin sağ üst köşesindeki dişli çark simgesine tıklayın.
Seçeneği etkinleştirin:Ayarlar sekmesinde, etkinleştirmek için Otomatik görev numaralandırma seçeneğini işaretleyin.
İş başındagörün: Şu andan itibaren, panoda oluşturulan her yeni görev kartı, başlık alanında otomatik olarak benzersiz bir numara gösterecektir.
Otomatik numaralandırmanın önemi
Hızlı görev referansı: Numaralar, toplantılar sırasında veya ekip arkadaşlarıyla çalışırken belirli görevlere başvurmayı kolaylaştırır.
Net iletişim: Görevleri ayrıntılı olarak tanımlamak yerine, daha hızlı iletişim için onlara atanan numarayla atıfta bulunun.
Verimli organizasyon: görev numaralandırma, masanıza ekstra bir yapı katmanı ekleyerek izlemeyi ve yönetmeyi kolaylaştırır.
Gerçek hayat uygulamaları
Proje raporları: Daha fazla netlik için güncellemelerdeki veya belgelerdeki görev numaralarını hızlıca listeleyin.
İlerleme takibi: Tamamlanan veya devam eden numaralı görevleri kolayca belirleyin.
Sonuç
Otomatik numaralandırma, görev yönetimine basitlik ve düzen getirerek görev tanımlayıcılarını manuel olarak izlemeyle ilgili zorlukları ortadan kaldırır. İster karmaşık bir projeyi ister küçük bir iş akışını yönetiyor olun, bu özellik her görevin kolayca tanınabilir ve izlenebilir olmasını sağlar.
Herhangi bir projedeki görevleri yönetirken, darboğazlar ilerlemeyi yavaşlatabilir ve en çok nereye dikkat edilmesi gerektiğini belirlemeyi zorlaştırabilir. İşte bu noktada Devam Eden İş (WIP) Limitleri devreye girer.
WIP Limitleri, herhangi bir zamanda kaç görevin devam edebileceğine ilişkin net sınırlar belirleyerek iş yükünü etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olur ve projeleriniz arasında sorunsuz görev akışı sağlar.
WIP Limitlerinin nasıl çalıştığını ve ekibinizin verimliliğini nasıl artırabileceğini inceleyelim.
WIP Limitleri, panonuzdaki belirli sütunlarda izin verilen görev sayısına bir üst sınır koyar. Örneğin, bir sütun “Devam Ediyor” başlığını taşıyorsa, 5 görevlik bir sınır belirleyerek ekibin aşırı yüklenmemesini veya odağını kaybetmemesini sağlayabilirsiniz.
Bu yöntem, yalın proje yönetimi uygulamalarıyla uyumludur ve ekiplerin kapasiteyi dengelemesine ve gereksiz gecikmelerden kaçınmasına yardımcı olur.
WIP Limitleri Nasıl Ayarlanır
Pano Ayarlarını açın: Pano ayarlarına erişmek için panonuzun sağ üst köşesindeki dişli simgesine tıklayın.
WIP Sınırlarını Etkinleştirin:Ayarlar sekmesi altında, etkinleştirmek için “Devam Eden Çalışma (WIP) Sınırları” seçeneğini değiştirin.
Sütuna Özel Limitler Belirleyin:Sütunlar sekmesine gidin ve ekibinizin iş yüküne bağlı olarak her sütuna belirli WIP Limitleri atayın.
WIP Limitleri Neden İşe Yarar?
Aşırı Yüklenmeyi Önleyin: Görevleri sınırlandırmak, ekibinizin yeni görevlere başlamadan önce halihazırda devam eden görevlere odaklanmasını sağlar.
Darboğazları Belirleyin: Bir sütun WIP Limitine ulaştığında, bu, daha fazlası eklenmeden önce görevlerin dikkat edilmesi gerektiğinin bir işaretidir.
Görev Akışını İyileştirin: WIP Limitleri, ekibinizin verimli çalışmasına yardımcı olur ve görevleri sürecin herhangi bir aşamasına boğmadan boru hattı boyunca hareket ettirir.
Gerçek Dünyadaki Faydaları
Dengeli İş Yükü: Ekipler, çok fazla görev yığılmasının stresi olmadan odaklanmış ve üretken kalırlar.
Geliştirilmiş İşbirliği: Net sınırlar, ekipleri yeni görevlere başlamadan önce görevleri işbirliği içinde bitirmeye teşvik eder.
Daha İyi Görev Önceliklendirmesi: İş akışını devam ettirmek için odak doğal olarak yüksek öncelikli görevlere kayar.
Sonuç
Devam Eden İş Limitleri, görev yönetimine yapı ve netlik kazandırarak darboğazların belirlenmesini ve istikrarlı bir iş akışının sürdürülmesini kolaylaştırır.
Proje panolarınıza erişimi yönetmek, çalışmalarınızı düzenli ve güvenli tutmanın önemli bir parçasıdır. İster özel bir ekip projesi ister daha geniş çaplı bir işbirliği projesi üzerinde çalışıyor olun, gizlilik ayarları panolarınızı kimlerin görebileceğini ve kullanabileceğini kontrol etmenizi sağlar.
YalnızcaEkipteki Kişiler:Bu ayar, yalnızca panoya açıkça eklenen kişilerin panoyu görebilmesini veya etkileşimde bulunabilmesini sağlar. Hassas dahili iş akışları veya kısıtlı müşteri projeleri gibi gizliliğin kritik olduğu projeler için mükemmeldir.
Hesap Ekibindeki Herkes:Tüm dünyaya açmadan biraz daha fazla görünürlüğe mi ihtiyacınız var? Bu ayarla, hesap ekibinizdeki tüm üyeler panoyu görüntüleyebilir. Ekip çapında şeffaflığın yararlı olduğu, ancak kontrolün hala önemli olduğu dahili projeler için idealdir.
Bağlantıya sahip herkes:Maksimum erişilebilirlik mi istiyorsunuz? Bu seçenek, Kerika hesabı olmasa bile pano bağlantısına sahip herkesin panoyu görüntülemesine olanak tanır. Ancak, panoyu görebilseler de, açıkça bir ekip üyesi veya yönetici olarak eklenmedikleri sürece değişiklik yapamayacaklarını unutmayın.
Bilmeniz Gereken Önemli Şeyler:
HerkeseAçık Panolar ve Dosya Görünürlüğü:Bir panoyu “Bağlantıya Sahip Herkes” olarak ayarladığınızda, panoya eklenen tüm dosyalar herkese açık hale gelir. Google Drive gibi entegrasyonlar kullanıyorsanız, bu belgelerin de bağlantıya sahip herkese açık olacağı anlamına gelir.
Hesaba Özel Kısıtlamalar:Ücretli bir Google Workspace hesabı kullanıyorsanız, Google’ın politikaları bir panoyu “Bağlantıya Sahip Herkes” olarak ayarlamanızı engelleyebilir. Bu, kurumsal güvenlik protokolleriyle uyumluluğu sağlar.
Gizlilik Ayarları Nasıl Yapılır?
Panonuzu açın ve Ayarlar‘a gidin.
Gizlilik bölümü altında, ihtiyaçlarınıza uygun erişim düzeyini seçin.
Değişikliklerinizi kaydedin ve gitmeye hazırsınız!
Sonuç: Gizlilik ayarları, panolarınızı kimlerin görebileceğini ve etkileşimde bulunabileceğini yönetme esnekliği sağlayarak işbirliğini güvenli ve sorunsuz hale getirir. İster küçük bir ekiple paylaşın, ister bir panoyu herkese açık olarak görüntüleyin, tüm kontrol sizde.
