Již dlouho máme pro nové uživatele 30denní zkušební dobu zdarma, ale dlouho jsme se přesvědčovali, že lidé ve skutečnosti nepotřebují celé 4 týdny, aby se rozhodli, zda je Kerika to, co hledají, nebo ne.
Zkušební doba má ve skutečnosti tu nevýhodu, že lidé mají tendenci zapomínat, že jsou v bezplatné zkušební době, dokud jim nezačnou chodit upomínky, že zkušební doba brzy skončí!
Praktičtějším – a v oboru standardním – přístupem je od nynějška nabízet 14denní bezplatnou zkušební verzi. To by mělo poskytnout dostatek času na to, abyste si udělali názor, zda je Kerika pro váš vzdálený tým tím nejlepším způsobem, jak toho udělat více!
Ve společnosti Kerika již nějakou dobu experimentujeme s využitím umělé inteligence při vývoji softwaru: Naši vývojáři využívají nástroj Copilot společnosti Microsoft, který jim pomáhá při kódování, a rozhodně se ukázal jako užitečný. Nyní přidáváme AI do některých částí našeho uživatelského rozhraní.
Využití umělé inteligence při sestavování nové desky
Když chcete založit novou nástěnku úkolů Kerika, zobrazí se nová možnost ZÍSKAT POMOC OD UI:
AI Helper v nástroji Start New Board
Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí dialogové okno, ve kterém můžete naší umělé inteligenci sdělit, co má vaše nová deska dělat:
Jak můžete určit, co má nová deska dělat
Je velmi důležité uvést co nejvíce podrobností! Čím více řeknete o tom, co chcete, aby vaše deska dělala, tím lépe vám může pomoci. Několik návrhů, co byste měli umělé inteligenci sdělit:
Potřebujete radu na krátkodobou práci (3-6 měsíců), na delší dobu nebo na průběžnou práci bez termínu ukončení?
Budete pracovat sami, nebo s ostatními?
Jaké problémy se snažíte s Kerikou vyřešit: nedodržení termínů, špatná komunikace, nedostatečný přehled atd.?
Co nefunguje dobře s nástroji, které jste používali dříve?
Máte zájem vyzkoušet nějaké specifické funkce Keriky, jako jsou termíny splatnosti, zadávání úkolů, přílohy souborů, komentáře/diskuze?
Použití umělé inteligence zabere nějaký čas, obvykle 1-2 minuty na sestavení desky. Mezitím můžete s Kerikou dělat jiné věci; až bude vaše deska hotová, budete na to upozorněni. Svůj požadavek můžete také zrušit, pokud si to rozmyslíte.
Využití umělé inteligence při vytváření nové šablony
Stejně tak máte nyní možnost získat pomoc od umělé inteligence Keriky při vytváření nových šablon:
Pokud se rozhodnete získat pomoc od AI, budete požádáni, abyste uvedli podrobnosti o tom, co má nová šablona dělat a jak se bude používat:
V případě šablon požadujeme o něco více podrobností a stejně jako při používání umělé inteligence k vytváření nových desek bude mít množství a kvalita pokynů, které umělé inteligenci Keriky poskytnete, velký vliv na to, jak dobře vám umělá inteligence pomůže vytvořit novou šablonu.
Vytvoření tabule podobné vzorové tabuli
Poslední možnost je určena pouze novým uživatelům: když se lidé zaregistrují jako uživatelé Keriky, mají možnost procházet naše vzorové nástěnky (které jsou uspořádány podle pracovních funkcí), aby si mohli udělat představu o tom, co Kerika umí, ještě než založí svou první nástěnku.
Od té doby, co jsme postavili naše vzorové desky, jsme si všimli, že jsou velmi oblíbené a že si lidé vytvářejí jejich kopie, aby si s nimi mohli hrát nebo je použít jako základ pro stavbu vlastních desek.
Vytvoření kopie pro hraní je v pořádku, ale vytvoření kopie pro vytvoření výchozího bodu pro novou desku není příliš efektivní.
Abychom lidem usnadnili řešení obou potřeb, přidali jsme nyní tlačítko MAKE A BOARD LIKE THIS, které se zobrazí vždy, když si nový uživatel prohlíží ukázkovou nástěnku.
Možnost MAKE A BOARD LIKE THIS se zobrazuje novým uživatelům při prohlížení vzorové nástěnky.
Kliknutím na toto tlačítko se zobrazí dialogové okno, ve kterém je nový uživatel dotázán, co chce se svou verzí této vzorové desky dělat:
Vytvořte si takovouto tabuli
Pokud potřebujete pouze kopii, řekněte to umělé inteligenci: „Vytvořte kopii této desky“. Pokud však chcete verzi desky, která bude přizpůsobena vašim potřebám, nezapomeňte dát UI dostatek podnětů!
Pokud pracujete na nástěnce úloh, můžete nyní na kartě Sloupce v dialogovém okně Nastavení nástěnky skrýt nebo zobrazit sloupce.
Chcete-li tuto funkci použít, otevřete dialogové okno Nastavení tabule kliknutím na ozubené kolečko, které se zobrazí v pravém horním rohu při zobrazení tabule úloh, a poté přepněte na kartu Sloupce.
Po najetí na libovolný sloupec v seznamu se zobrazí tlačítko možností (tři tečky):
Klikněte na něj a zobrazí se nabídka Akce.:
Karta Sloupce dialogového okna Nastavení tabule pro tabule úloh
To usnadňuje správu tabulek s velkým počtem sloupců.
Majitelé účtů mohou nyní určit další členy svého týmu jako správce účtu, což jim umožní spravovat také předplatné a členství v daném účtu. To může pomoci v případech, kdy je skutečným vlastníkem účtu Kerika někdo mimo komunitu uživatelů, například nákupní oddělení.
Správu správců účtu může provádět vlastník účtu na obrazovce Správa účtu:
Snímek obrazovky zobrazující správu uživatelů
Jakmile se ocitnete na obrazovce Správa uživatelů, vyberte jednoho z členů týmu na účtu: najedete na jeho jméno a zobrazí se tlačítko MANAGE USER (Spravovat uživatele):
Vyberte uživatele
V dialogovém okně s podrobnostmi o členovi týmu klikněte na tlačítko TAKE ACTION:
Tlačítko Take Action
A vyberte možnost Udělat z tohoto uživatele správce účtu:
Změnit roli člena týmu účtu
Správce účtu může nastavit ostatní členy týmu z tohoto účtu, aby byli také správci účtu.
Správci účtu mají nad účtem velké pravomoci; mohou:
přistupovat k libovolné nástěnce
Přidávat lidi na libovolnou nástěnku nebo je z ní odebírat.
měnit role lidí na libovolné nástěnce
Přidávat lidi na účet a kupovat předplatné
Změnit plán předplatného
Dávejte si proto pozor, koho přidáváte jako správce účtu!
Termíny jsou neviditelnou nití, která drží projekty pohromadě a zajišťuje, aby byly úkoly dokončeny včas a aby týmy zůstaly pohromadě. Jasné termíny mají velký význam, ať už se jedná o jeden úkol, nebo o rozdělení projektu na menší, splnitelné etapy.
Efektivní správa termínů začíná možností nastavit termíny plnění úkolů a jejich částí. Funguje to takto:
Nastavení termínů odevzdání pracovních listů
Otevřete tabulku, na které pracujete.
Chcete-li otevřít zobrazení kalendáře, klikněte na tlačítko „Zvláštní den „.
Vyberte datum vypršení platnosti nebo v případě potřeby změňte stávající informace.
Ukotvují úkol v plánu projektu a informují všechny strany.
Rozdělte si nejdůležitější úkoly pomocí kontrolních seznamů.
Funkci kontrolního seznamu použijte, když chcete rozdělit rozsáhlý úkol na menší, zvládnutelné úkoly.
Každá položka kontrolního seznamu může mít své vlastní datum splatnosti, což usnadňuje sledování pokroku na detailní úrovni.
Určete konkrétní položky kontrolního seznamu pro různé členy týmu, abyste objasnili role všech účastníků a neztratili přitom ze zřetele celkový úkol.
Osvědčené postupy pro správu termínů
Buďte přesní: vyhněte se vágním termínům a stanovte přesná data, abyste předešli nejasnostem.
Stanovte si realistické priority: vyvážení pracovní zátěže stanovením termínů, které odpovídají složitosti úkolů.
Pravidelná revize: aktualizujte termíny podle toho, jak se vyvíjí rozsah projektu, aby byla očekávání realistická.
Závěr
Začlenění dávkových dnů do správy úkolů, ať už celých úkolů nebo jednotlivých položek kontrolního seznamu, pomáhá týmům udržet si přehlednost, soustředění a produktivitu. Pečlivým nastavením a správou termínů vytvoříte pracovní postup, který se přizpůsobí potřebám vašeho týmu a zajistí, že nic nezmeškáte.
Při plnění více úkolů v různých fázích projektu je důležité udržet si pořádek. Štítky jsou účinným nástrojem, který může do pracovního postupu vnést strukturu a pomoci vám rychle identifikovat, kategorizovat a upřednostňovat úkoly.
Ať už spravujete makety návrhu, vývoj backendu nebo fáze testování, značky vám usnadní soustředit se na to, co je nejdůležitější.
Zde se dozvíte, jak můžete pomocí značek zefektivnit správu projektů:
Štítky fungují jako vizuální značky a umožňují okamžitý přehled o kategorii nebo stavu úkolu. Zde se dozvíte, jak je můžete použít na jednotlivé karty úkolů:
Otevřete kartu úloh: Vyberte kartu úkolu, kterou chcete zařadit do kategorie.
Sada Tagy: Klikněte na sekci Štítky v detailech karty. Zde si můžete vybrat z existujících tagů nebo vytvořit nový.
Vizuální signály: Po použití se značka zobrazí v horní části karty úkolu a na první pohled informuje o jeho kategorii nebo prioritě.
Profesionální tip: Používejte konzistentní barevné kódování značek, abyste snadno rozlišili jednotlivé kategorie, například zelenou pro úkoly „backend“ nebo modrou pro „design“.
Jak vytvořit vlastní štítky
Vlastní značky umožňují přizpůsobit kategorizaci potřebám vašeho týmu. Zde se dozvíte, jak můžete vytvářet značky:
Přístup k nastavení štítků: Přejděte na kartu Nastavení na nástěnce a vyberte možnost Tagy.
Přidání nového štítku: Klepněte na možnost + Přidat nový štítek. Dejte tagu název, který odráží jeho účel, například „urgent“, „mockups“ nebo „pending“.
Uložit a použít: Uložit značku a je připravena k použití na celé tabuli.
Profesionální tip: Názvy tagů musí být krátké a intuitivní. To zajistí, že je každý člen vašeho týmu snadno pochopí a bude je efektivně používat.
Výhody používání štítků
Snadná kategorizace úkolů: Značky vám pomohou seskupit související úkoly, což usnadní jejich filtrování a vyhledávání.
Rozšířené zaměření: Zvýrazněte úkoly, které vyžadují okamžitou pozornost nebo patří do určité kategorie.
Tým Clarity: Ujistěte se, že každý člen týmu na první pohled rozumí účelu úkolu.
Shrnutí
Štítky jsou víc než jen štítky, představují způsob, jak zjednodušit a vylepšit správu úkolů. Efektivním používáním štítků můžete snadno kategorizovat úkoly, určovat jejich priority a soustředit se na ně, čímž udržíte svůj tým v souladu a produktivní.
Efektivní řízení projektů začíná dobře organizovaným pracovním postupem. Rozdělení úkolů do jasně definovaných fází pomůže vám i vašemu týmu zůstat v souladu a produktivní. Strukturovaný pracovní postup usnadňuje sledování postupu, identifikaci úzkých míst a efektivní stanovení priorit úkolů.
Pojďme se podívat na to, jak můžete na nástěnce s úkoly nastavit sloupce, abyste maximalizovali efektivitu, a to na základě poskytnutého příkladu nástěnky.
Sloupce jsou základem pracovního postupu. Každý sloupec představuje jednu fázi projektu a pomáhá vám vizualizovat průběh úkolů od začátku do konce. Klíčové je zajistit, aby sloupce odpovídaly povaze vašeho projektu a způsobu práce vašeho týmu.
Kroky k nastavení sloupců pracovních postupů
1. Definujte fáze pracovního postupu
Při definování fází pracovního postupu přemýšlejte o přirozeném vývoji vašich úkolů.
Například:
Strategie projektu: Pro počáteční fáze plánování, jako je definování požadavků nebo stanovení cílů.
Návrh projektu: Úkoly související s vizuálním a strukturálním plánováním, jako je návrh loga nebo rozvržení.
Vývoj projektu: Pro realizační fáze, jako je kódování nebo vytváření funkcí.
Testování: Před spuštěním se ujistěte, že vše funguje podle očekávání.
Dokončeno: Závěrečná fáze pro odeslání zcela hotových úkolů.
2. Převod etap do sloupců
Po definování fází pracovního postupu je proměňte ve sloupce na nástěnce úkolů. Začněte s rozsáhlými kategoriemi a upřesňujte je podle toho, jak budete lépe rozumět potřebám svého týmu.
Například:
Můžete začít základními sloupci, jako jsou „To Do“, „In Progress“ a „Completed“, a vytvořit tak základní tok.
Postupně je rozšiřte na konkrétnější sloupce odpovídající fázím pracovního postupu, například „Strategie projektu“, „Návrh projektu“, „Vývoj projektu“ a „Testování“.
Tento přístup zajišťuje, že vaše sloupce jsou intuitivní, přizpůsobitelné a přizpůsobené přirozenému vývoji vašich úkolů.
3. Použití sloupců pro specializované potřeby
Zvažte vytvoření sloupců, které přidávají hodnotu vašemu pracovnímu postupu:
Nevyřízené záležitosti: Pro úkoly, které jsou naplánovány, ale ještě nejsou připraveny ke vstupu do hlavního pracovního postupu. Pomáhá stanovit priority úkolů, když je tým připraven převzít další práci, a zároveň udržuje aktivní sloupce čisté a soustředěné.
Zdroje: Sloupec pro ukládání odkazů, dokumentů nebo jiných materiálů, které podporují vaše úkoly. Díky tomu má tým snadný přístup ke všemu, co potřebuje, aniž by se jednotlivé karty úkolů zahltily.
4. Nezapomeňte na jednoduchost a intuitivnost
Vyvarujte se přetížení tabule příliš mnoha sloupci. Snažte se o přehlednost a jednoduchost, aby váš tým mohl snadno sledovat pracovní postup.
Závěr
Dobře organizovaný pracovní postup začíná promyšleným nastavením sloupců. Přizpůsobením sloupců tak, aby odrážely přirozené fáze projektu, a zařazením podpůrných sloupců můžete zvýšit efektivitu týmu a zachovat přehlednost procesu. Začněte organizovat svůj pracovní postup ještě dnes a poznejte jeho výhody!
Pro hladký průběh práce je nezbytné udržovat pořádek v úkolech, zejména při správě velkého množství položek. Číslování úkolů může zvýšit přehlednost a zefektivnit odkazování na konkrétní úkoly. Ale ruční číslování úkolů? To je časově náročné a náchylné k chybám.
Zde přichází na řadu automatické číslování. Díky této funkci je každé kartě úkolu automaticky přiřazeno jedinečné číslo ihned po jejím vytvoření, což zajišťuje, že každý úkol je na první pohled identifikovatelný.
Pojďme se podívat, jak funguje automatické číslování a jak jej můžete povolit, abyste zefektivnili své projekty.
Automatické číslování přiřazuje každé nové kartě úlohy na tabuli pořadové číslo. Toto číslování je pro danou tabuli jedinečné a pomáhá týmům rychle a bez zmatků odkazovat na úkoly v diskusích, zprávách nebo aktualizacích.
Jak povolit automatické číslování
Nastavení přístupové desky: Kliknutím na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu tabule otevřete nabídku nastavení.
Povolte možnost: V záložce Nastavení přepněte možnost Automatické číslování úkolů a aktivujte ji.
Podívejte se na to v akci: Od této chvíle se na každé nové kartě úkolu vytvořené na nástěnce automaticky zobrazuje jedinečné číslo v oblasti názvu.
Proč je automatické číslování důležité
Rychlý odkaz na úkoly: Čísla usnadňují odkazování na konkrétní úkoly během schůzek nebo při spolupráci s kolegy v týmu.
Jasná komunikace: Místo podrobného popisu úkolů je pro rychlejší komunikaci jednoduše označte přiděleným číslem.
Efektivní organizace: Číslování úkolů přidává nástěnce další vrstvu struktury, která usnadňuje její sledování a správu.
Aplikace v reálném životě
Vykazování projektu: Rychlé uvedení čísel úkolů v aktualizacích nebo dokumentaci pro přehlednost.
Týmové diskuse: Při týmových poradách označujte úkoly jejich čísly, aby nedošlo k záměně.
Sledování pokroku: Snadno zjistíte, které očíslované úkoly jsou hotové nebo na kterých se ještě pracuje.
Závěr
Automatické číslování přináší do správy úkolů jednoduchost a pořádek a odstraňuje potíže s ručním sledováním identifikátorů úkolů. Ať už spravujete složitý projekt nebo malý pracovní postup, tato funkce zajistí, že každý úkol bude snadno rozpoznatelný a sledovatelný.
Při řízení úkolů v jakémkoli projektu mohou úzká místa zpomalovat postup a ztěžovat identifikaci míst, kterým je třeba věnovat největší pozornost. K tomu slouží limity rozpracovanosti (WIP ).
Nastavením jasných limitů, kolik úkolů může být v daném okamžiku rozpracováno, pomáhají limity WIP efektivně řídit pracovní zátěž a zajišťují plynulý tok úkolů napříč projekty.
Podívejme se, jak limity WIP fungují a jak mohou zlepšit efektivitu vašeho týmu.
Limity rozpracovanosti nastavují maximální počet povolených úkolů v konkrétních sloupcích na tabuli. Pokud je například sloupec nadepsán „Rozpracováno“, můžete nastavit limit 5 úkolů, čímž zajistíte, že se tým nepřetíží a neztratí soustředění.
Tato metoda je v souladu s postupy štíhlého řízení projektů, pomáhá týmům vyrovnávat kapacitu a předcházet zbytečným zpožděním.
Jak nastavit limity WIP
Otevřete Nastavení tabule: Kliknutím na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu tabule otevřete nastavení tabule.
Povolit limity WIP: V záložce Nastavení přepněte možnost „Limity rozpracované výroby (WIP)“ a aktivujte ji.
Nastavení limitů pro jednotlivé sloupce: Přejděte na záložku Sloupce a přiřaďte každému sloupci specifické limity WIP na základě pracovního zatížení vašeho týmu.
Proč fungují limity WIP
Zabraňte přetížení: Omezení úkolů zajistí, že se váš tým soustředí na již rozpracované úkoly před zahájením nových.
Identifikace úzkých míst: Když sloupec dosáhne svého limitu WIP, je to signál, že je třeba věnovat pozornost úkolům, než bude možné přidat další.
Zlepšení toku úkolů: Limity WIP pomáhají vašemu týmu pracovat efektivně a posouvají úkoly v průběhu procesu, aniž by zahltily jakoukoli jeho fázi.
Výhody v reálném světě
Vyvážená pracovní zátěž: Týmy zůstávají soustředěné a produktivní bez stresu z příliš velkého množství úkolů.
Zlepšená spolupráce: Jasné limity podporují týmy v tom, aby společně dokončovaly úkoly před zahájením nových.
Lepší prioritizace úkolů: Přirozeně se přesouvá pozornost na úkoly s vysokou prioritou, aby se pracovní postup udržel v chodu.
Závěr
Limity rozpracovanosti přinášejí do správy úkolů strukturu a přehlednost, což usnadňuje identifikaci úzkých míst a udržení stabilního pracovního toku.
Správa přístupu k projektovým nástěnkám je klíčovou součástí udržování organizace a bezpečnosti vaší práce. Ať už pracujete na soukromém týmovém projektu, nebo na projektu určeném pro širší spolupráci, nastavení ochrany osobních údajů vám umožní kontrolovat, kdo může vaše nástěnky vidět a používat.
Pouze lidé z týmu:Toto nastavení zajišťuje, že nástěnku vidí nebo s ní mohou pracovat pouze lidé, kteří jsou do ní výslovně přidáni. Je ideální pro projekty, kde je důvěrnost kritická, jako jsou citlivé interní pracovní postupy nebo projekty s omezeným přístupem klientů.
Všichni v týmu účtu:Potřebujete se trochu více zviditelnit, aniž byste to museli otevřít celému světu? Při tomto nastavení mohou nástěnku zobrazit všichni členové týmu účtu. Je ideální pro interní projekty, kde je užitečná transparentnost pro celý tým, ale kontrola je stále důležitá.
Kdokoli s Odkaz:Chcete maximální dostupnost? Tato možnost umožňuje zobrazit nástěnku komukoli, kdo má na ni odkaz – i když nemá účet Kerika. Mějte však na paměti, že ačkoli mohou nástěnku vidět, nebudou moci provádět změny, pokud nebudou výslovně přidáni jako členové týmu nebo správci.
Klíčové informace:
Veřejné nástěnky a viditelnost souborů:Když nastavíte nástěnku na „Kdokoli s odkazem“, všechny soubory připojené k nástěnce se stanou veřejně přístupnými. Pokud používáte integrace, jako je Disk Google, znamená to, že tyto dokumenty budou také přístupné komukoli s odkazem.
Omezení vyplývající z konkrétního účtu:Pokud používáte placený účet Google Workspace, mohou vám zásady společnosti Google bránit v nastavení nástěnky na „Kdokoli s odkazem“. Tím je zajištěn soulad s bezpečnostními protokoly organizace.
Jak upravit nastavení ochrany osobních údajů:
Otevřete tabuli a přejděte do Nastavení.
V části Soukromí vyberte úroveň přístupu, která vyhovuje vašim potřebám.
Uložte změny a můžete začít!
Závěr: Nastavení ochrany osobních údajů vám dává možnost spravovat, kdo může vaše nástěnky vidět a komunikovat s nimi, takže spolupráce je bezpečná a bezproblémová. Ať už sdílíte nástěnku s malým týmem, nebo ji otevřete k veřejnému prohlížení, máte ji plně pod kontrolou.
