Cómo construir un modelo de negocio ganador: Guía paso a paso

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Un modelo de negocio sólido es la piedra angular de cualquier empresa próspera: describe cómo su empresa crea, ofrece y mantiene el valor para los clientes y las partes interesadas por igual.

Sin embargo, elaborar un modelo de negocio sólido es un proceso complejo. Requiere entender a los clientes, definir la propuesta de valor principal, explorar las fuentes de ingresos y coordinarse con los equipos y las partes interesadas.

Entendemos estos obstáculos porque nosotros también nos hemos enfrentado a ellos y, basándonos en nuestra experiencia a lo largo de los años, hemos creado un modelo sencillo y viable del que usted también puede beneficiarse.

En este artículo, le guiaremos a través de pasos prácticos para construir un modelo de negocio que funcione

Vea cómo Kerika ayuda a los equipos a mapear y gestionar visualmente cada paso de su modelo de negocio, desde la identificación de segmentos de clientes hasta el establecimiento de alianzas clave. Este intuitivo tablero Kanban proporciona colaboración en tiempo real, flujos de trabajo personalizables y asignaciones de tareas claras, garantizando que todos se mantengan alineados y que los proyectos sigan su curso. Pruebe Kerika hoy mismo y transforme su proceso de planificación empresarial.

Haz clic en esta imagen para ver un ejemplo de cómo un equipo está construyendo su modelo de negocio.

Pasos esenciales para construir un modelo de negocio sólido:

1. Identificar segmentos de clientes

Empiece por conocer a su público. Desglosar a sus clientes potenciales en segmentos específicos basados en datos demográficos, comportamientos y preferencias puede ayudarle a diseñar ofertas que realmente resuenen en las diferentes comunidades de personas que podrían utilizar su producto.

La investigación es clave en este caso: sondee a los clientes potenciales o analice los datos existentes para determinar con precisión a quién sirve y qué es lo que más necesitan. Puedes utilizar los datos disponibles en Statista para comprender mejor a quién te diriges.

El análisis de Google Trends y el uso de Google Analytics hacen que la segmentación sea más fiable y precisa.

2. Borrador de propuestas de valor

Una vez que sepa quiénes son sus clientes, es hora de averiguar qué hace que su producto o servicio destaque. Su propuesta de valor debe abordar claramente los problemas a los que se enfrenta su público y cómo los resuelve mejor que nadie. No se preocupe si no es perfecta a la primera; este paso se beneficia de la iteración y de los comentarios de los clientes.

Aquí tienes una plantilla que hemos creado para ayudarte a redactar una propuesta de valor sólida. Puede descargarla, modificarla y crear su propia versión: Plantilla de propuesta de valor

3. Explorar las opciones de canal

Decidir cómo llegar a su público es tan importante como definir lo que ofrece. Explore una combinación de canales online y offline para ver cuál funciona mejor para conectar con sus clientes. Piensa en redes sociales, campañas de correo electrónico, colaboraciones o incluso eventos presenciales, en función de las preferencias de tu público.

Semrush tiene un gran artículo que puede ayudarle a elegir el mejor canal para su negocio: https://www.semrush.com/blog/digital-marketing-channels/

4. Investigar los tipos de relaciones con los clientes

Las relaciones con los clientes son algo más que meras transacciones: son una cuestión de compromiso y fidelidad. Piense en cómo va a interactuar con su público. ¿Será personal y práctica, automatizada y escalable, o impulsada por la comunidad? El enfoque adecuado depende de su producto y de las expectativas del cliente.

Si no está seguro de por dónde empezar, un enfoque estructurado puede facilitar este proceso. Para ayudarle a empezar, hemos creado una guía detallada que le guiará a través de la investigación eficaz de los tipos de relaciones con los clientes.

Descargar la Guía: Cómo investigar los tipos de relaciones con los clientes

Esta guía abarca todos los aspectos, desde la identificación de las personas de los clientes hasta el aprovechamiento de los análisis y el trazado del recorrido del cliente. Utilízala para perfeccionar tus estrategias y crear conexiones significativas que fomenten la fidelidad a largo plazo.

5. Explorar métodos de generación de ingresos

Las fuentes de ingresos son la base de cualquier modelo de negocio sostenible. Ya sea a través de suscripciones, compras únicas o publicidad, explore varias opciones para ver qué encaja con su oferta y su público. No tengas miedo de probar diferentes métodos antes de decidir cuál es el mejor.

Para ayudarle a profundizar en este proceso, hemos creado una guía completa que describe los pasos a seguir para explorar, validar y optimizar sus métodos de generación de ingresos.

Descargar la Guía: Cómo explorar métodos de generación de ingresos

Esta guía le guiará desde la comprensión de su intercambio de valor hasta el aprovechamiento de los análisis y la diversificación de las fuentes de ingresos. Utilízala como hoja de ruta para crear estrategias de ingresos sostenibles y escalables para tu negocio.

6. Planificar actividades clave

Piense en las actividades básicas que su empresa debe realizar para aportar valor. Por ejemplo, producción, marketing, atención al cliente o innovación. Desglosar estas actividades en pasos más pequeños y procesables te ayudará a mantenerte organizado y centrado en lo que realmente importa.

7. Identificar los recursos clave

Toda empresa necesita recursos, ya sean físicos, intelectuales o humanos. Identifique los esenciales para ofrecer su propuesta de valor de forma eficaz. Puede tratarse de herramientas, tecnología o miembros cualificados del equipo. Conocer sus necesidades de recursos desde el principio puede ahorrarle tiempo y dinero más adelante.

8. Explorar posibles asociaciones

Las colaboraciones pueden amplificar sus capacidades. Busque alianzas que complementen sus puntos fuertes o cubran carencias. Puede ser con proveedores, distribuidores o incluso con otras empresas que compartan un público similar. Las asociaciones suelen dar lugar a soluciones creativas y mayores oportunidades.

9. Perfeccionar las propuestas de valor

Su propuesta de valor no es inamovible; debe evolucionar a medida que conozca mejor a sus clientes y las tendencias del mercado. Revise periódicamente este paso, incorporando comentarios y opiniones para que su oferta siga siendo relevante y competitiva.

10. Elegir estrategias de canal

Una vez que haya probado diferentes canales, céntrese en los que funcionan mejor. Optimice estos canales para lograr una comunicación coherente y una entrega de valor. Esto puede significar redoblar los esfuerzos en una plataforma de redes sociales o perfeccionar la estrategia de difusión por correo electrónico.

11. Definir la estrategia de relación con el cliente

Las relaciones con los clientes prosperan cuando se basan en la intencionalidad. Ya sea a través de correos electrónicos personalizados, programas de fidelización o foros comunitarios, asegúrate de que tu enfoque refleja los valores de tu marca y hace que los clientes vuelvan.

12. Finalizar las fuentes de ingresos

Tras probar y perfeccionar sus estrategias de ingresos, decídase por las que se ajusten a sus objetivos empresariales. Un modelo de ingresos sólido garantiza la sostenibilidad financiera al tiempo que respalda el crecimiento futuro.

13. Establecer asociaciones clave

La formalización de asociaciones puede añadir un valor significativo a su negocio. Busque oportunidades que se ajusten a sus objetivos, ya sea compartiendo recursos, colaborando en la comercialización o mediante acuerdos de distribución. Las asociaciones sólidas suelen abrir puertas a nuevos mercados o capacidades.

14. Finalizar los segmentos de clientes

Esta es la culminación de su investigación. Sintetice los datos del análisis de mercado, los estudios demográficos y las opiniones de los clientes para definir claramente sus grupos objetivo. Al comprender las necesidades y preferencias únicas de estos segmentos, puede adaptar sus productos o servicios para ofrecer el máximo valor. La finalización de este paso garantiza la precisión de sus ofertas y estrategias de marketing.

Evite estos errores al crear su modelo de negocio

Incluso cuando seguir los pasos esenciales para construir un modelo de negocio es crucial, el proceso a menudo conlleva retos ocultos. Abordar los siguientes escollos puede sentar las bases para una ejecución más fluida y allanar el camino para simplificar y mejorar el proceso.

1. Lucha contra la información incompleta sobre los clientes

Entender a su público es fundamental, pero los datos fragmentados a menudo conducen a una segmentación poco fiable. Sin una forma centralizada de consolidar la información sobre los clientes, las empresas corren el riesgo de crear propuestas de valor que no dan en el blanco. La falta de una herramienta adecuada para organizar y analizar los datos puede paralizar el progreso y dejar a los equipos adivinando en lugar de tomar decisiones informadas.

2. Redactar propuestas de valor sin colaboración

Las propuestas de valor prosperan en la iteración y la retroalimentación, pero la falta de comunicación o la desconexión de los equipos a menudo conducen a resultados decepcionantes. Sin una plataforma de colaboración fluida, las ideas valiosas se pierden y perfeccionar la propuesta se convierte en un proceso largo y frustrante.

3. Elección de canales sin visibilidad en tiempo real

A la hora de explorar formas de llegar a su público, las empresas suelen tener dificultades para hacer un seguimiento de la eficacia de los distintos canales. Los equipos que trabajan en compartimentos estancos pueden optar por enfoques contradictorios, lo que genera ineficacia y oportunidades perdidas. Una forma clara y visual de experimentar y evaluar las opciones de canal es clave.

4. Estrategias de relación con el cliente desalineadas

La captación de clientes requiere intencionalidad, pero los flujos de trabajo desconectados pueden dar lugar a estrategias desalineadas o mal aplicadas. Sin un sistema estructurado para trazar el recorrido del cliente y los tipos de relación, las empresas corren el riesgo de alienar a su público en lugar de fidelizarlo.

5. Pasar por alto la validación del flujo de ingresos

Probar las fuentes de ingresos es esencial, pero puede convertirse rápidamente en un proceso fragmentado sin un enfoque centralizado. Confiar únicamente en hojas de cálculo suele hacer que se pierdan oportunidades de identificar las opciones más rentables y escalables.

6. Perder de vista las actividades y los recursos clave

Definir las actividades básicas y los recursos esenciales es fundamental para el éxito, pero muchos equipos se ven abrumados por la cantidad de tareas. Sin una herramienta que las divida en pasos manejables, es fácil perder de vista lo que realmente importa.

7. Cuestiones de coordinación con las asociaciones

Explorar y gestionar alianzas exige claridad y responsabilidad, pero una comunicación deficiente y unas expectativas desalineadas suelen generar fricciones. Un sistema de seguimiento de las oportunidades de asociación y de formalización de las colaboraciones puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento.

Utilizar las herramientas adecuadas

¿Te cuesta crear un modelo de negocio? Este tablero de Kerika muestra cómo superar desafíos comunes como perspectivas incompletas de los clientes y estrategias desalineadas. Con visibilidad en tiempo real, flujos de trabajo colaborativos y fácil gestión de tareas, Kerika permite a su equipo construir un modelo de negocio ganador. Explore las características de Kerika y vea cómo simplifica los procesos complejos.

Compruebe cómo esta empresa supera los retos del modelado empresarial

Compruebe cómo este espacio de trabajo virtual está diseñado para cada paso del proceso de modelado empresarial. Desde la identificación de los segmentos de clientes hasta la finalización de los flujos de ingresos, esto garantiza que se tengan en cuenta todos los detalles a la vez que se simplifica la visualización del progreso.

Este espacio de trabajo se ha creado íntegramente en Kerika. Herramientas como Kerika proporcionan un marco intuitivo que facilita la planificación, ejecución y perfeccionamiento de la estrategia.

¿Listo para profundizar en cómo funciona este espacio de trabajo para el modelado empresarial? Pongámonos manos a la obra.

Examine detenidamente el modelo de negocio de esta empresa

Personalice el flujo de trabajo de su modelo de negocio con Kerika. Esta imagen muestra el tablero Kanban adaptable de Kerika con funciones como columnas personalizables, creación sencilla de tareas y herramientas de colaboración en equipo. Adapte el tablero para que se ajuste a sus procesos únicos y capacite a su equipo para construir un modelo de negocio exitoso. Comience con Kerika y experimente el poder de la gestión flexible del flujo de trabajo.

1. Añadir tareas para cada paso del modelo de negocio

Profundice en los detalles de cada paso del modelo de negocio con las tarjetas de tareas de Kerika. Esta imagen muestra cómo añadir objetivos, componentes clave y puntos de colaboración a cada tarea, garantizando la claridad y la alineación de todo el equipo. Funciones como listas de comprobación, archivos adjuntos y chat mantienen todo organizado y accesible. Mejore la planificación de su modelo de negocio con la completa gestión de tareas de Kerika.

En el núcleo de este proceso se encuentran las tareas que componen su flujo de trabajo. Aquí es donde nuevas tareas como «Identificar segmentos de clientes» o «Redactar propuestas de valor», creadas para desglosar cada paso en tareas procesables, garantizan que no se pase por alto ninguna parte de tu modelo de negocio.

2. Personalice las columnas para adaptarlas a su flujo de trabajo

Adapte Kerika al flujo de trabajo de su equipo con columnas personalizables. Esta imagen muestra cómo puede cambiar fácilmente el nombre, añadir, mover u ocultar columnas para que se adapten perfectamente al proceso de su modelo de negocio. Cree un espacio de trabajo visual que refleje la forma en que su equipo trabaja mejor e impulse la eficiencia. Vea el poder de un tablero Kanban verdaderamente personalizable con Kerika.

Cada columna representa una etapa del proceso de modelado empresarial. Puede cambiarles el nombre, añadir nuevas o reorganizarlas para adaptarlas a su flujo de trabajo. Esta personalización permite que su tablero se adapte a los requisitos exclusivos de su modelo de negocio.

3. Gestionar el acceso al Consejo

Mantenga el control y la seguridad con la gestión de acceso al tablón de Kerika. Esta imagen muestra cómo asignar fácilmente roles (Administrador, Miembro, Visitante) a los miembros del equipo, asegurando que las personas adecuadas tengan los permisos correctos. Agilice el flujo de trabajo de su equipo y proteja la información confidencial con las sólidas funciones de control de acceso de Kerika. Experimenta una colaboración segura y eficiente con Kerika.

Esto le permite gestionar quién está a cargo del tablero, quién puede hacer cambios y quién sólo puede ver el tablero. Así se evita el solapamiento de responsabilidades y se garantiza que cada parte interesada conozca su papel en el proceso.

4. Comunicarse con todos

Mantén a tu equipo conectado con el chat integrado de Kerika. Esta imagen resalta las características de comunicación en tiempo real dentro de Kerika, eliminando la necesidad de correos electrónicos dispersos y asegurando que todos se mantengan informados. Fomente una colaboración fluida, tome decisiones rápidas y mantenga la planificación de su modelo de negocio en el buen camino. Vea cómo Kerika simplifica la comunicación en equipo

Utilice el Chat del Consejo para dirigirse a su equipo y ayudarle a centrarse en los objetivos. Así te aseguras de que todos estén informados y alineados, eliminando la confusión causada por la fragmentación de los canales de comunicación.

5. Intercambio colectivo de archivos

Agilice su flujo de trabajo con el intercambio colectivo de archivos de Kerika. Esta imagen muestra la perfecta integración de Kerika con Google Workspace, lo que le permite cargar, crear y vincular fácilmente documentos directamente dentro de su tablero de modelo de negocio. Mantén todos tus archivos esenciales organizados y accesibles, impulsando la productividad del equipo. Experimenta el poder de la gestión integrada de archivos con Kerika

Aquí puedes compartir archivos con todos los miembros de tu equipo sin necesidad de permisos adicionales. Esto mantiene los recursos organizados y elimina la molestia de compartir manualmente, agilizando la colaboración.

6. Asegúrese de que no se pasa nada por alto

Nunca pierdas una fecha límite con el potente resaltado de tareas de Kerika. Esta imagen ilustra cómo personalizar los resaltados basados en asignatario, estado, fecha de vencimiento, prioridad y etiquetas, asegurando que las tareas críticas reciban la atención que merecen. Manténgase organizado, priorice eficazmente y mantenga su modelo de negocio en marcha. Vea cómo el resaltado inteligente de Kerika le mantiene centrado en lo que más importa

Aquí es donde filtras las tareas que más te importan. Averigua qué se te ha asignado, qué necesita atención o qué está atrasado para priorizar tu flujo de trabajo de forma eficaz. Esto le ayuda a asegurarse de que las tareas críticas no se pasan por alto y ayuda a su equipo a mantenerse centrado en los objetivos de alta prioridad.

7. Ajuste el tablero a sus necesidades

El menú de configuración de la esquina superior derecha de tu tablero está repleto de opciones para ajustar tu espacio de trabajo. A continuación te explicamos sus siete funciones principales y cómo pueden ayudar a tu equipo.

  • Visión general
Obtenga una visión completa del progreso de su modelo de negocio con Kerika. Esta imagen muestra el tablero de Kerika con métricas clave como tareas completadas, tareas atrasadas y descripción del tablero. Gestiona fácilmente la configuración de los tableros, exporta datos a Excel y archiva tableros antiguos. Experimente el poder de la toma de decisiones basada en datos con la visión global de Kerika.

La pestaña Visión general ofrece un resumen rápido del estado de su tablero, incluidas las tareas completadas, en curso y atrasadas. Puede asignar un nombre a su tablero, escribir una descripción para añadir contexto e incluso gestionar traducciones para acomodar a los miembros del equipo que trabajan en diferentes idiomas. Archivar tableros antiguos o exportar tareas a Excel está a un solo clic, lo que facilita mantener tu flujo de trabajo organizado y accesible.

  • Ajustes
Controla tu flujo de trabajo con los ajustes personalizables de Kerika. Esta imagen muestra el panel de configuración de Kerika, donde puede gestionar la privacidad del tablero, establecer límites de trabajo en curso (WIP), activar la numeración automática de tareas y gestionar etiquetas. Adapte Kerika a sus necesidades específicas y optimice el proceso de planificación de su modelo de negocio. Experimente el poder de la configuración flexible con Kerika

La pestaña Configuración ofrece control sobre la privacidad y la funcionalidad. Puedes decidir quién puede ver el tablón, restringirlo a los miembros del equipo, abrirlo a cualquiera con el enlace o mantenerlo privado. Funciones como los límites de trabajo en curso (WIP) ayudan a mantener la concentración limitando el número de tareas en cada columna, mientras que opciones como la numeración automática de tareas o la activación de etiquetas permiten refinar aún más el flujo de trabajo.

  • Columnas
Estructure su flujo de trabajo con las columnas personalizables de Kerika. Esta imagen muestra la configuración de Columnas de Kerika, donde puedes añadir, renombrar y reorganizar columnas para que se adapten perfectamente al proceso de tu modelo de negocio. Cree un espacio de trabajo visual que refleje la forma en que su equipo trabaja mejor e impulse la eficiencia. Vea el poder de un tablero Kanban verdaderamente personalizable con Kerika.

En la pestaña Columnas, puede personalizar la estructura de su tablero añadiendo nuevas columnas para las etapas del flujo de trabajo, como «Atraso» o «En espera». También puedes cambiar el nombre de las columnas existentes o reorganizarlas para que reflejen mejor el proceso de tu equipo. La eliminación de columnas innecesarias mantiene el tablero limpio y centrado, garantizando que sólo sean visibles las etapas relevantes.

  • Etiquetas
Organice sus tareas con las etiquetas personalizables de Kerika. Esta imagen muestra la configuración de etiquetas de Kerika, donde puedes crear y gestionar etiquetas para categorizar y priorizar las tareas de tu modelo de negocio. Filtra y resalta tareas basadas en etiquetas para mantenerte enfocado y eficiente. Vea cómo el etiquetado inteligente de Kerika le ayuda a gestionar flujos de trabajo complejos

La pestaña Etiquetas ayuda a clasificar las tareas para organizarlas mejor. Puedes crear nuevas etiquetas como «Crítico», «Comentarios» o «Hito» para clasificar las tareas de forma eficaz. Gestionar las etiquetas es igual de sencillo: edita las existentes o elimina las que ya no sean relevantes para mantener el espacio de trabajo ordenado y fácil de navegar.

Desglose las tareas en pasos manejables (ilustración de la hoja de ruta)

Desglose las tareas complejas con las detalladas fichas de tareas de Kerika. Esta imagen muestra las funciones de Kerika para añadir objetivos, listas de comprobación, archivos adjuntos, chat e historial a cada tarea. Gestione las prioridades, asigne miembros del equipo, establezca fechas de vencimiento y realice un seguimiento del progreso, todo en un solo lugar. Experimente el poder de la gestión integral de tareas con Kerika

Las hojas de ruta son el lugar donde su equipo puede organizar todos los detalles necesarios para completar pasos específicos de su modelo de negocio. A continuación te explicamos cómo utilizarlas con eficacia:

  • Añade detalles clave como el objetivo, las preguntas que hay que abordar y los métodos para completar la tarea. Por ejemplo, describe métodos de investigación o análisis demográficos para definir segmentos de clientes.
  • Actualice el progreso de la tarea marcándola como en curso, pendiente de revisión o completada para mantener a todo el mundo informado sobre su estado actual.
  • Asigna fechas límite para asegurarte de que las tareas siguen su curso. Por ejemplo, fija una fecha límite para completar el estudio de segmentación de clientes.
  • Divida las tareas en pasos más pequeños y procesables. Añade subtareas como realizar encuestas, analizar tendencias o revisar datos para asegurarte de que no se pasa nada por alto.
  • Clasifique las tareas mediante etiquetas para priorizarlas o agruparlas por temas como la colaboración, la documentación o la alta importancia.
  • Comparte archivos importantes directamente dentro de las tareas para que tu equipo pueda acceder a recursos como informes o presentaciones sin tener que buscar en otra parte.
  • Mantenga los debates centrados añadiendo comentarios o actualizaciones específicas de la tarea, garantizando que la comunicación sea clara y organizada.
  • Asigne tareas a sus compañeros de equipo para que todos sepan quién es el responsable, fomentando así la responsabilidad y la eficacia.

Con todas estas funciones diseñadas para simplificar el proceso de modelado empresarial, la colaboración optimizada, la información centralizada y la gestión de tareas procesables, Kerika le ofrece todo lo que necesita para planificar y ejecutar su estrategia con eficacia.

¿Listo para empezar? Vamos a guiarte a través de la configuración de tu cuenta Kerika y la creación de tu primer tablero.


Configure su cuenta Kerika

Configurar tu cuenta de Kerika y crear tu primer tablón es un proceso sencillo que te permite sumergirte de lleno en la planificación de tu modelo de negocio. A continuación te explicamos cómo empezar:

  1. Registrarse es gratis y fácil en kerika.com:
  1. Si ya utilizas Google Apps, haz clic en el botón REGÍSTRATE CON GOOGLE.
  2. Si ya utiliza Office 365, haga clic en el botón MICROSOFT.

No es necesaria ninguna configuración adicional, sólo tienes que seguir las instrucciones y ¡ya estás dentro!

Kerika está disponible en 38 idiomas para que tú y los demás podáis trabajar en la configuración más cómoda que prefiráis.

Cree su primer tablero

  1. Una vez conectado, haga clic en el botón Crear un nuevo tablero.
  2. Seleccione el tipo de tablero que mejor se adapte a sus necesidades (por ejemplo, Tablero de Tareas) y asigne un nombre a su tablero.




Ahora tienes un espacio de trabajo visual listo para ayudarte a organizar tareas, seguir el progreso y colaborar con tu equipo, el siguiente paso es personalizar las columnas, añadir tareas y empezar a construir tu propio modelo de negocio.

Conclusión: Su hoja de ruta hacia el éxito empresarial

Crear un modelo de negocio puede ser un proceso complejo, pero con un flujo de trabajo bien estructurado y las herramientas adecuadas, puedes simplificar el proceso y asegurarte de que nada se te escapa de las manos. Este tablero de demostración ilustra cómo puede desglosar cada aspecto crítico de su negocio en tareas manejables. Desde la identificación de segmentos de clientes hasta la definición de actividades y asociaciones clave, cada tarjeta ofrece un peldaño hacia la creación de una estrategia empresarial sólida y viable.

Siguiendo este enfoque, puede fomentar una mejor colaboración, mejorar la organización y mantener un enfoque claro en sus objetivos. Tanto si está perfeccionando planes existentes como si empieza desde cero, estas tarjetas y sus metodologías le ofrecen un marco para adaptar su propio modelo de negocio. ¿Listo para dar el siguiente paso? Empieza a poner en práctica estas ideas y verás cómo tu visión empresarial cobra vida.

Mantenga organizadas las versiones de los archivos sin complicaciones

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Gestionar varias versiones de archivos puede resultar abrumador. Seguro que alguna vez te has quedado mirando archivos etiquetados como «final», «final-2» o «final-really-this-time», preguntándote cuál es el último. Es una frustración habitual cuando se hacen malabarismos con las actualizaciones de un proyecto.

Un sistema más eficaz elimina por completo estas conjeturas. Al rastrear y sustituir automáticamente las versiones antiguas de los archivos, te aseguras de que tu equipo trabaje siempre con el archivo más reciente, sin confusiones ni desorden.

He aquí una guía para organizar y actualizar archivos de forma eficaz, tanto en contextos de tareas específicas como a nivel de junta directiva:

  1. Anexos de la hoja de ruta
Captura de pantalla que muestra la intuitiva interfaz de la ficha de tarea de Kerika para facilitar la gestión de archivos. La imagen muestra la pestaña "Archivos adjuntos" de una tarea específica ("Interfaz de usuario de diseño"), con una flecha apuntando al icono "Cargar una nueva versión". Esto demuestra cómo sin esfuerzo los miembros del equipo pueden reemplazar archivos obsoletos directamente dentro de una tarea, asegurando que todo el mundo colabora utilizando la versión más reciente y eliminando duplicados confusos como "final-v2.docx". Este proceso fluido facilita la colaboración y agiliza los flujos de trabajo de los proyectos.

Haga clic aquí para previsualizar esta hoja de ruta

Las Guías de Tareas son el lugar donde ocurre toda la magia cuando se trata de organizar archivos relacionados con tareas específicas. Así es como se actualiza un archivo:

  • Localice su archivo: Abra la hoja de ruta en la que está adjunto el archivo.
  • Cargar una nueva versión: Haga clic en el icono Cargar nueva versión junto al archivo existente. Esto reemplaza automáticamente la versión antigua por la nueva, manteniendo intacto el historial. No es necesario eliminar la versión antigua ni cambiar el nombre del archivo.
  • Ventajas: El archivo actualizado se vincula instantáneamente a la tarea, por lo que tu equipo puede seguir colaborando sin saltarse nada.

Las fichas de tareas garantizan que las actualizaciones de los archivos sean relevantes para la tarea en cuestión, manteniendo a todo el mundo en la misma página.

  1. Anexos de la Junta
Captura de pantalla que ilustra cómo Kerika simplifica la gestión de los documentos de todo el proyecto a través de los archivos adjuntos. La imagen muestra la vista principal del tablero de Kerika con una flecha que señala el icono "Adjuntar archivos a este tablero". La ventana emergente "Archivos adjuntos" muestra los archivos del proyecto y otra flecha señala el icono "Cargar una nueva versión", que muestra el sencillo proceso de actualización. Esta función proporciona una ubicación central y de fácil acceso para recursos clave como cartas o plantillas, garantizando que todo el equipo se mantiene alineado con la información más reciente, impulsando la colaboración para equipos distribuidos o híbridos.

Haga clic aquí para ver este archivo adjunto

Los archivos adjuntos son ideales para los archivos que afectan a todo el proyecto, como los estatutos del proyecto o las plantillas compartidas. Actualizar archivos aquí es igual de sencillo:

  • Vaya a Archivos adjuntos del foro: Haga clic en el icono Archivos adjuntos del menú del tablero.
  • Actualizar el archivo: Seleccione el archivo que desea sustituir y haga clic en el botón Cargar nueva versión. La versión anterior se sustituye sin problemas, por lo que no hay confusión sobre qué versión es la actual.
  • Ventajas: Todo tu equipo obtiene acceso instantáneo a la última versión, independientemente del lugar desde el que trabajen.

Los archivos adjuntos garantizan que los archivos de todo el proyecto se mantengan organizados y actualizados sin crear duplicados.

Conclusión

Una gestión eficaz de los archivos simplifica los flujos de trabajo de los proyectos y mejora la colaboración. Al eliminar la confusión de múltiples versiones de archivos, puedes mantener a tu equipo organizado y centrado en lo que realmente importa.

Lo que ChatGPT piensa que Kerika es…

Kerika

Kerika es un software de gestión de proyectos y colaboración diseñado para ayudar a los equipos a trabajar juntos de forma más eficiente. Ofrece una serie de herramientas para gestionar tareas, proyectos y flujos de trabajo, especialmente para equipos distribuidos. Las principales características de Kerika incluyen:

  1. Gestión de tareas: Crear, asignar y realizar un seguimiento de las tareas con las fechas de vencimiento, prioridades y actualizaciones de estado.
  2. Tableros visuales: Utilice tableros Kanban, pizarras y diagramas de flujo para visualizar los flujos de trabajo y el progreso del proyecto.
  3. Colaboración: La colaboración en tiempo real permite a los miembros del equipo trabajar juntos en documentos, compartir comentarios y comunicarse dentro de la plataforma.
  4. Integración: Kerika se integra con herramientas como Google Drive, Box y Slack, lo que facilita la gestión de archivos y comunicaciones en un solo lugar.
  5. Control de acceso: Establece permisos para controlar quién puede ver o editar proyectos o tareas específicas.
  6. Acceso móvil: Kerika ofrece aplicaciones móviles para iOS y Android, lo que permite a los usuarios mantenerse conectados y gestionar tareas sobre la marcha.

Kerika es especialmente popular entre equipos que requieren un alto nivel de colaboración y transparencia, como equipos remotos, consultores y organizaciones con flujos de trabajo complejos. Su interfaz fácil de usar y su enfoque en la gestión visual de proyectos la convierten en una herramienta versátil para diversos sectores.

Nota: la parte sobre la integración con Slack no es cierta. Al menos, todavía no.

Lo que DeepSeek cree que es Kerika…

Kerika

Kerika es un software de gestión de proyectos y colaboración diseñado para ayudar a los equipos a trabajar juntos de forma más eficiente. Ofrece una serie de herramientas para gestionar tareas, proyectos y flujos de trabajo, especialmente para equipos distribuidos. Las principales características de Kerika incluyen:

  1. Gestión de tareas: Crear, asignar y realizar un seguimiento de las tareas con las fechas de vencimiento, prioridades y actualizaciones de estado.
  2. Tableros visuales: Utilice tableros Kanban, pizarras y diagramas de flujo para visualizar los flujos de trabajo y el progreso del proyecto.
  3. Colaboración: La colaboración en tiempo real permite a los miembros del equipo trabajar juntos en documentos, compartir comentarios y comunicarse dentro de la plataforma.
  4. Integración: Kerika se integra con herramientas como Google Drive, Box y Slack, lo que facilita la gestión de archivos y comunicaciones en un solo lugar.
  5. Control de acceso: Establece permisos para controlar quién puede ver o editar proyectos o tareas específicas.
  6. Acceso móvil: Kerika ofrece aplicaciones móviles para iOS y Android, lo que permite a los usuarios mantenerse conectados y gestionar tareas sobre la marcha.

Kerika es especialmente popular entre equipos que requieren un alto nivel de colaboración y transparencia, como equipos remotos, consultores y organizaciones con flujos de trabajo complejos. Su interfaz fácil de usar y su enfoque en la gestión visual de proyectos la convierten en una herramienta versátil para diversos sectores.

Nota: la parte sobre la integración con Slack no es cierta. Al menos, todavía no.

Personalice su experiencia: Personalización de preferencias

Sin Categoría

Tu espacio de trabajo debe trabajar para ti, no al revés. Las opciones de personalización te permiten adaptarlo todo, desde los colores de fondo hasta las notificaciones y las herramientas de pizarra, para ayudarte a mantenerte organizado y productivo.

Para empezar a personalizar tu espacio de trabajo, tendrás que acceder a la Configuración de preferencias de tu cuenta. Aquí te explicamos cómo:

  1. Haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha de la pantalla.
  2. Seleccione Mis preferencias en el menú desplegable.
Captura de pantalla que muestra la facilidad con la que los usuarios pueden acceder a su configuración personal en Kerika. Una flecha apunta desde el icono del perfil del usuario en la esquina superior derecha hasta el menú desplegable, destacando la opción "Mis preferencias". Esta navegación intuitiva permite a los usuarios empezar a personalizar su espacio de trabajo para disfrutar de una experiencia más productiva y personalizada.

Estos ajustes te permiten crear una experiencia que se adapte a tu estilo de trabajo único. Ahora que ya sabes cómo acceder a los ajustes, vamos a guiarte paso a paso sobre cómo puedes utilizar cada opción de personalización.

Cómo funciona: Ajustar preferencias

Las preferencias suelen agruparse en tres categorías principales: General, Notificaciones y Pizarra. Cada sección ofrece opciones sencillas diseñadas para mejorar su flujo de trabajo y optimizar su experiencia.

A continuación te explicamos cómo funcionan estos ajustes:

Configuración general: Haz tuyo tu espacio de trabajo

Captura de pantalla de la pestaña de preferencias "General" de Kerika, que muestra cómo los usuarios pueden adaptar su espacio de trabajo visual. Las opciones mostradas incluyen la selección de un "Color de fondo" personalizado de una paleta y la activación de "Usar etiquetas para tableros de tareas". Estos ajustes permiten a los usuarios crear un entorno visual confortable y agilizar la organización de las tareas mediante la activación de etiquetas por defecto, mostrando la flexibilidad de Kerika para adaptarse a los estilos de trabajo individuales.
  1. Color de fondo:

    ● Elige un color de fondo que sea agradable a la vista y se adapte a tu estilo.

    ● Elige entre varias opciones para que tu espacio de trabajo sea visualmente atractivo.
  2. Usar etiquetas para tableros de tareas

    ● Activa esta función para incluir automáticamente etiquetas en los nuevos tableros de tareas y plantillas que crees.

    ● Te ayuda a mantenerte organizado y a categorizar las tareas sin esfuerzo.

Ventajas:

Personalizar los aspectos visuales de tu espacio de trabajo lo hace más intuitivo y menos desordenado, lo que te ayuda a mantener la concentración.

Notificaciones: Manténgase al día sin sobrecargarse

Captura de pantalla de las preferencias de "Notificaciones" de Kerika. Los usuarios pueden activar fácilmente las notificaciones por correo electrónico para el chat, las actividades de administración del tablero (como las adiciones o finalizaciones de tareas), y optar por un resumen diario de recordatorio de tareas. Este nivel de control permite a los usuarios mantenerse informados sobre las actualizaciones cruciales de colaboración sin sufrir una sobrecarga de notificaciones, asegurando que reciben sólo la información relevante para su flujo de trabajo.
  1. Notificaciones de chat

    ● Recibe correos electrónicos cuando haya un chat a nivel de junta o cuando alguien chatee en una tarea en la que participas.
  2. Actualizaciones de actividad para administradores

    ● Recibe notificaciones cuando se añadan, completen o reasignen nuevas tareas en los tableros que administras.
  3. Recordatorios diarios de tareas

    ● Opta por un resumen diario por correo electrónico enviado a las 6 AM, mostrando las tareas atrasadas y las que vencen esta semana o la próxima.

    Agrupa las tareas por fecha o tablón para facilitar su seguimiento.

Ventajas:

Con las notificaciones flexibles, puedes mantenerte informado sobre lo que más te importa sin que te bombardeen con actualizaciones innecesarias.

Ajustes de pizarra: Agilice su proceso creativo

Captura de pantalla de las preferencias de "Pizarra" de Kerika, que permite a los usuarios agilizar su proceso creativo. Las opciones permiten establecer valores predeterminados para "Líneas y formas" (estilo, grosor, color), "Texto en lienzos" (fuente, tamaño, color) y activar "Cuadrícula en lienzo" con tamaño personalizado. Esta posibilidad de personalización garantiza la coherencia y la profesionalidad de la colaboración visual, permitiendo a los equipos configurar sus pizarras blancas para que se adapten perfectamente a sus flujos de trabajo de planificación o lluvia de ideas.
  1. Líneas y formas

    ● Establece estilos de línea, grosor y colores predeterminados para crear visuales limpios y coherentes.
  2. Texto en lienzos

    Elige el estilo de letra, el tamaño y el color que prefieras para conseguir un aspecto elegante.
  3. Opciones de cuadrícula

    ● Activa el ajuste a la cuadrícula y establece el tamaño de la cuadrícula para mantener tus diseños alineados y profesionales.

Los beneficios:

Estos ajustes hacen que las pizarras blancas sean perfectas para la lluvia de ideas, la planificación o el diseño, garantizando que su trabajo tenga un aspecto excelente y se mantenga organizado.

Resumen

Ya se trate de ajustar los elementos visuales, adaptar las notificaciones o agilizar las herramientas creativas, estas opciones están diseñadas para mejorar tu productividad y mantener organizado tu entorno de trabajo. Dedicar unos minutos a personalizar tus ajustes puede hacer que tu experiencia diaria sea más eficiente y agradable.

Dominar la gestión de proyectos: Una guía paso a paso para alcanzar el éxito

Agile y Scrum, Colaboración en Equipo, Mejores Prácticas

Una gestión eficaz de los proyectos es la espina dorsal del éxito. Ya se trate del diseño de un sitio web, el lanzamiento de un producto o la coordinación de un complejo proyecto de desarrollo, un enfoque estructurado garantiza que todas las tareas estén alineadas, se cumplan los plazos y se mantenga informadas a las partes interesadas.

Esta guía le guía a través de los pasos esenciales para dominar la gestión de proyectos, proporcionando estrategias prácticas para agilizar los flujos de trabajo, fomentar la colaboración y realizar un seguimiento del progreso.

Una vez que haya comprendido los fundamentos, verá cómo una herramienta visual puede dar vida a estos principios, ayudando a su equipo a mantenerse centrado y productivo.

Esta captura de pantalla muestra un ejemplo de un equipo remoto que utiliza Kerika para gestionar sus proyectos. En esta imagen se puede ver que las tareas se introducen a través de varias columnas diferentes que están dispuestas para representar el flujo de trabajo para este equipo en particular. En cada tarea, se puede ver fácilmente quién está trabajando actualmente en la tarea, a partir de sus avatares, y también se puede ver información importante acerca de cada tarea, como la fecha de vencimiento, si hay archivos adjuntos en la tarea, etiquetas, y si ha habido chat en la tarea también. El diseño es sencillo e intuitivo, por lo que incluso los usuarios que no son técnicos, o no tienen experiencia en el uso de tableros de estilo Kanban, pueden entender fácilmente el estado del proyecto.

Haga clic en esta imagen para ver cómo este equipo ha creado una potente Junta de Gestión de Proyectos.

Pasos esenciales para crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos eficaz

Un sólido flujo de trabajo de gestión de proyectos garantiza que las tareas se completen con eficacia, se cumplan los plazos y la colaboración en equipo se desarrolle sin problemas.

He aquí los pasos clave para construir un proceso de gestión de proyectos fiable:

1. Definir objetivos y metas claros

Todo proyecto de éxito comienza con unos objetivos claros y bien definidos. Entender lo que se pretende conseguir mantiene al equipo centrado y alineado durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Acciones clave:

  • Organizar reuniones con las partes interesadas para alinear los objetivos del proyecto.
  • Desglosa los objetivos en entregables mensurables utilizando el marco SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
  • Documente estos objetivos en un lugar centralizado para garantizar la visibilidad del equipo.

2. Desarrollar un plan de proyecto detallado

Un plan de proyecto completo sirve de hoja de ruta, con tareas, plazos y dependencias. Garantiza que cada miembro del equipo comprenda su papel y sus responsabilidades.

Acciones clave:

  • Utilice diagramas de Gantt para trazar los plazos y las dependencias de las tareas.
  • Identifique hitos y plazos para realizar un seguimiento eficaz de los progresos.
  • Asigne recursos en función de la complejidad de la tarea y la experiencia del equipo.

3. Asignación de funciones y responsabilidades

Definir las funciones garantiza la rendición de cuentas y elimina la confusión sobre quién es responsable de cada tarea. Una matriz RACI (Responsable, Contable, Consultado, Informado) puede ser útil.

Acciones clave:

  • Asigne funciones en función de las competencias individuales y las necesidades del proyecto.
  • Comunicar claramente las responsabilidades durante las reuniones de equipo o las sesiones iniciales.
  • Fomente la retroalimentación para garantizar que las responsabilidades se distribuyen equitativamente.

4. Priorizar y desglosar tareas

Dividir el proyecto en tareas más pequeñas y manejables garantiza que no se pase por alto ningún aspecto del trabajo. La priorización ayuda a centrar los esfuerzos del equipo en lo más importante.

Acciones clave:

  • Clasifique las tareas por urgencia e importancia utilizando técnicas de priorización como la Matriz de Eisenhower.
  • Divida las tareas complejas en subtareas más pequeñas con plazos claros.
  • Utilice herramientas para seguir el progreso de las tareas y mantener a todo el mundo al día.

5. Fomentar la colaboración y la comunicación

La comunicación abierta y transparente es fundamental para una gestión eficaz de los proyectos. Ayuda a los equipos a mantenerse alineados, resolver conflictos y garantizar el progreso.

Acciones clave:

  • Organice reuniones periódicas (por ejemplo, reuniones diarias o semanales) para revisar los avances y abordar los obstáculos.
  • Anime a los miembros del equipo a compartir actualizaciones y comentarios en tiempo real.
  • Utilice herramientas de colaboración para centralizar la comunicación y documentar las decisiones.

6. Supervisar los progresos y ajustar los planes

El seguimiento del progreso del proyecto ayuda a identificar posibles riesgos y cuellos de botella antes de que se agraven. La supervisión periódica permite realizar ajustes para mantener el proyecto en marcha.

Acciones clave:

  • Utilice KPI (indicadores clave de rendimiento) como el porcentaje de finalización del proyecto, el cumplimiento del presupuesto y la utilización de recursos.
  • Realice revisiones periódicas para reevaluar los objetivos y los plazos.
  • Cree planes de contingencia para afrontar retos imprevistos.

7. Evaluar y documentar lo aprendido

Una vez finalizado el proyecto, evalúe su éxito comparando los resultados con los objetivos iniciales. Documentar las lecciones aprendidas ayuda a mejorar los flujos de trabajo futuros.

Acciones clave:

  • Celebre una revisión posterior al proyecto para debatir lo que ha ido bien y lo que podría mejorarse.
  • Recoger las opiniones de todas las partes interesadas para identificar los puntos fuertes y débiles.
  • Actualizar los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) en función de los resultados.

Utilizar las herramientas adecuadas para crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos

Aunque dominar los pasos esenciales de la gestión de proyectos es fundamental, para aplicarlos con eficacia se necesitan las herramientas adecuadas. Un sistema de gestión de tareas fiable puede salvar la distancia entre la teoría y la ejecución, garantizando que los proyectos no solo estén bien organizados, sino que también sean viables.

La herramienta adecuada agiliza la delegación de tareas, el establecimiento de prioridades y la colaboración, lo que permite a su equipo mantenerse centrado y ofrecer resultados a tiempo.

Explore el tablero de gestión de proyectos de demostración de Kerika y vea cómo simplifica los flujos de trabajo complejos. Esta imagen muestra una representación visual de las tareas que progresan a través de etapas como la estrategia del proyecto, el diseño, el desarrollo y las pruebas, asegurando que nada se pierda. Descubra cómo las funciones intuitivas de Kerika pueden ayudar a su equipo a mantenerse organizado y ofrecer resultados satisfactorios.

Explore cómo funciona este tablero de gestión de proyectos de demostración

El tablero de demostración que se muestra a continuación ejemplifica un flujo de trabajo eficaz de gestión de proyectos en acción. Este tablero representa visualmente el progreso de las tareas a través de etapas como «Estrategia del proyecto», «Diseño del proyecto», «Desarrollo» y «Pruebas», garantizando que nada se quede en el tintero.

Al centralizar la información, seguir el progreso de un vistazo e identificar los cuellos de botella, este espacio de trabajo proporciona una visión clara y procesable de su proyecto.

Ahora vamos a profundizar en este tablero de demostración y entender cómo cada sección trabaja en conjunto para crear un sólido sistema de gestión de proyectos diseñado para el éxito.

Cómo funciona esta Junta de Proyectos

Personaliza el flujo de trabajo de tu proyecto con Kerika. Esta imagen muestra las funciones para añadir tareas, personalizar columnas, gestionar miembros del equipo, centralizar la comunicación y compartir archivos. Adapte el tablero a las necesidades específicas de su proyecto y permita que su equipo colabore eficazmente. Vea cómo la flexibilidad de Kerika puede aumentar la productividad de su equipo

Explore cómo funciona este tablero de gestión de proyectos de demostración

En la imagen superior puedes ver cómo este equipo organiza su flujo de trabajo utilizando un tablero que simplifica la gestión de proyectos. Está diseñado para gestionar todas las fases del proceso.

Echemos un vistazo más de cerca al tablero de este equipo para entender cómo contribuye cada característica a un sistema eficaz de gestión de proyectos.He aquí cómo se conjuga todo.

1. Añadir nuevas tareas al tablero

Cree y gestione fácilmente tareas de proyecto con Kerika. Esta imagen muestra la intuitiva función de creación de tareas de Kerika, que permite añadir rápidamente descripciones, listas de comprobación y archivos adjuntos a cada tarea. Agilice su flujo de trabajo y asegúrese de que no se le escapa ningún detalle con las completas funciones de gestión de tareas de Kerika.

Todo proyecto comienza con una lista de tareas, y este tablero hace que sea increíblemente sencillo añadirlas. Haciendo clic en el botón «Añadir nueva tarea» (resaltado en la esquina inferior izquierda del tablero), puedes crear una nueva tarjeta. Cada tarjeta representa una tarea específica, como «Diseño de la página de inicio» o «Desarrollo de la página de producto». Esto garantiza que tu flujo de trabajo se mantenga claro y que nada se quede atrás.

2. Personalización de columnas para su flujo de trabajo

Adapte el flujo de trabajo de su proyecto a las necesidades específicas de su equipo personalizando las columnas de Kerika. Esta imagen muestra lo fácil que es añadir, renombrar, ocultar o mover columnas. Agilice el proceso visualizando cada paso, desde la estrategia hasta el diseño, el desarrollo y las pruebas. Facilite la gestión de flujos de trabajo complejos mediante la interfaz potente y personalizable de Kerika.

¿Necesita ajustar la configuración de su tablero? Puedes cambiar fácilmente el nombre de las columnas, añadir otras nuevas o mover las existentes para adaptarlas a tu flujo de trabajo. Sólo tienes que hacer clic en el menú de columnas (tres puntos) situado en la parte superior de cualquier columna para acceder a estas opciones. Por ejemplo, si surge una nueva fase de tu proyecto, puedes añadir una columna como «Pruebas» sin interrumpir tus tareas actuales.

3. Gestión de los miembros del equipo y sus funciones

Agilice la colaboración en equipo con el control de acceso basado en roles de Kerika. Esta imagen muestra cómo gestionar fácilmente los miembros del equipo y asignar roles (administrador, miembro, visitante) para garantizar que las personas adecuadas tengan los permisos adecuados. Mejore la rendición de cuentas y proteja la información confidencial del proyecto con las sólidas funciones de gestión de equipos de Kerika.

La colaboración eficaz comienza con los roles adecuados. Utilice el menú Miembros del equipo para añadir o eliminar miembros del tablón. Cada persona puede ser asignada como administrador, miembro o visitante en función de sus responsabilidades. Por ejemplo, asigne derechos de administrador a los jefes de proyecto y dé a los clientes acceso de visitante para ver el progreso.

4. Centralizar la comunicación del equipo

Mejore la comunicación del equipo con el chat centralizado de Kerika. Esta imagen muestra cómo compartir fácilmente actualizaciones, hacer preguntas y proporcionar retroalimentación directamente dentro del tablero de gestión de proyectos, eliminando correos electrónicos dispersos y asegurando que todos se mantengan informados. Agilice la comunicación de su proyecto y mejore la colaboración en equipo con Kerika

Mantenga todas las discusiones relevantes para el consejo utilizando la función de chat del consejo. Esto permite a su equipo compartir actualizaciones, hacer preguntas o abordar desafíos en una ubicación central. Por ejemplo, un diseñador puede compartir sus comentarios sobre la tarea «Diseño del logotipo» directamente en el chat para que todos estén de acuerdo.

5. Adjuntar y compartir archivos

Centraliza los recursos del proyecto con las funciones de intercambio e integración de archivos de Kerika. Esta imagen muestra cómo subir archivos fácilmente, vincular Google Docs y crear nuevos documentos directamente en la pizarra del proyecto. Mantenga todos los materiales esenciales organizados y accesibles, impulsando la productividad del equipo con Kerika.

Todo proyecto implica una buena cantidad de documentación, y este tablón la gestiona de maravilla. Con la sección Archivos adjuntos, puedes subir archivos, vincular Google Docs o incluso crear nuevos documentos directamente desde el tablón. Por ejemplo, adjunta guías de estilo o informes de clientes para asegurarte de que todo el material necesario esté al alcance del equipo.

6. Resaltar las tareas importantes

Concéntrese en las tareas críticas con las potentes funciones de resaltado de Kerika. Esta imagen muestra las opciones de resaltado de tareas de Kerika, que le permiten filtrar por asignatario, estado, fecha de vencimiento, prioridad y etiquetas. Asegúrese de que nada se pase por alto y mantenga sus proyectos en marcha con las funciones de resaltado inteligente de Kerika.

Prioriza lo importante con la función Resaltar. Esto le permite filtrar las tareas en función de las fechas de vencimiento, niveles de prioridad, etiquetas o tareas específicas. También puedes combinar estos filtros para encontrar tareas.

Por ejemplo, puede resaltar las tareas asignadas a un compañero de equipo en particular, etiquetadas como «maquetas», junto con su estado como «Listo». Esto le ahorra mucho trabajo manual para encontrar lo que busca.

7. Ajustar la configuración de privacidad

El menú de configuración es donde este equipo ajusta su tablero para obtener la máxima eficacia. Al hacer clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha aparecen cuatro pestañas: Visión general, Configuración, Columnas y Etiquetas. Cada pestaña desempeña una función específica en la optimización del flujo de trabajo. Vamos a desglosarlas:

  1. Pestaña Visión general:
Obtenga una visión clara del progreso de su proyecto con el panel de control de Kerika. Esta imagen muestra la pestaña Visión general con métricas clave como tareas completadas, tareas atrasadas y descripción del tablero. Exporte fácilmente los datos a Excel y archive los tableros completados para futuras consultas. Experimente la gestión de proyectos basada en datos con las capacidades de informes integrales de Kerika.

Proporciona una instantánea del progreso del tablero, una descripción de su propósito, opciones para exportar tareas en formato Excel y la posibilidad de archivar tableros completados para futuras consultas.

  1. Pestaña Configuración:
Controla el acceso a los proyectos y personaliza el flujo de trabajo con la pestaña de configuración de Kerika. Esta imagen muestra el panel de configuración, donde puede gestionar la privacidad del tablero, establecer límites de trabajo en curso (WIP), activar la numeración automática de tareas y gestionar etiquetas. Adapte Kerika a sus necesidades específicas y optimice su proceso de gestión de proyectos para obtener la máxima eficiencia.

Controla la privacidad del tablero y los permisos de acceso, permitiéndote elegir entre acceso exclusivo del equipo, acceso de la organización o uso compartido público a través de un enlace. También gestiona los permisos de edición para mantener la integridad del flujo de trabajo.

  1. Pestaña Columnas:
Estructure el flujo de trabajo de su proyecto con las columnas personalizables de Kerika. Esta imagen muestra la pestaña Columnas, que le permite añadir, renombrar o reordenar fácilmente las columnas para que se adapten perfectamente a las fases de su proyecto. Cree un espacio de trabajo visual que refleje la forma de trabajar de su equipo e impulse la eficiencia con la gestión flexible del flujo de trabajo de Kerika.

Permite personalizar la estructura del tablero añadiendo, renombrando o reordenando columnas. Esto ayuda a alinear el flujo de trabajo con los requisitos específicos del proyecto del equipo.

  1. Etiquetas Tab:
Organice y filtre las tareas del proyecto con las etiquetas personalizables de Kerika. Esta imagen muestra la pestaña Etiquetas, que le permite crear y gestionar etiquetas para clasificar las tareas por prioridad, tipo o cualquier etiqueta personalizada. Encuentre y destaque rápidamente las tareas que necesitan su atención con las potentes funciones de gestión de tareas de Kerika.

Facilita la categorización de tareas mediante la creación, gestión y aplicación de etiquetas. Las etiquetas facilitan el filtrado de tareas por prioridad, tipo u otras etiquetas personalizadas, lo que mejora la organización y recuperación de tareas.

Ahora, vamos a ver cómo el equipo utiliza estas tarjetas de tareas para dividir todo el proceso de gestión de proyectos en pasos manejables. Le mostraremos cómo puede utilizar esta función para dividir cada tarea en un elemento procesable.

Divida las tareas en pasos manejables

Las hojas de ruta son el eje central en el que usted y su equipo pueden capturar y organizar todos los detalles necesarios para completar una tarea. A continuación te explicamos cómo utilizarlas con eficacia:

  1. Añadir detalles clave:
Mantenga cada tarea del proyecto organizada con las tarjetas de tareas detalladas de Kerika. Esta imagen muestra la pestaña Detalles dentro de una tarjeta de tarea, lo que le permite añadir descripciones, requisitos y otra información clave. Garantice una comunicación clara y evite malentendidos capturando todos los detalles esenciales en las completas fichas de tareas de Kerika.

Empiece por definir claramente los objetivos de la tarea y los pasos necesarios para completarla. Por ejemplo, para una tarea de diseño de una página de inicio, esboza los requisitos de diseño y contenido.

  1. Sigue el progreso:
Realice un seguimiento del progreso del proyecto sin esfuerzo con las actualizaciones del estado de las tareas de Kerika. Esta imagen muestra la función Establecer estado, que le permite marcar rápidamente las tareas como Listo, En curso, Necesita revisión, Completado, o más. Mantente informado sobre el progreso de tu proyecto e identifica posibles cuellos de botella con el intuitivo seguimiento de estado de Kerika.

Actualiza el progreso de la tarea marcándola como «En curso», «Necesita revisión» o «Completada» para que todos puedan mantenerse informados sobre su estado.

  1. Establezca plazos:
Garantice la finalización puntual de los proyectos con la sencilla función de fijación de plazos de Kerika. Esta imagen muestra cómo asignar rápidamente fechas de vencimiento a cada tarea, ayudando a su equipo a mantener el calendario y evitar retrasos. Mantenga un calendario claro y mantenga sus proyectos en el buen camino con la intuitiva gestión de plazos de Kerika.

Asigne una fecha de vencimiento concreta a cada tarea para garantizar que se cumplen los plazos y que nada se retrasa.

  1. Divida las tareas en pasos factibles:
Mejore la gestión de tareas dividiendo los proyectos en pasos prácticos con la función de lista de comprobación de Kerika. Esta imagen muestra cómo añadir subtareas a cada tarjeta de tarea, asegurando que cada detalle se tiene en cuenta y nada se pasa por alto. Mantenga a su equipo organizado y centrado con las detalladas listas de comprobación de Kerika.

Descomponga las tareas complejas en pasos más pequeños y manejables. Por ejemplo, «Crear el contenido de la página de inicio» puede incluir subtareas como redactar el texto, seleccionar imágenes y diseñar el diseño.

  1. Utilice etiquetas para mayor claridad:
Mejore la claridad y la organización con el flexible sistema de etiquetado de Kerika. Esta imagen muestra cómo asignar etiquetas personalizadas a las tareas del proyecto, lo que le permite filtrar y agrupar fácilmente las tareas por categoría, prioridad o tipo. Agilice su flujo de trabajo y manténgase centrado en lo que más importa con las versátiles capacidades de etiquetado de Kerika.

Utilice etiquetas para clasificar las tareas. Puedes priorizar por urgencia o agrupar tareas por temas como «Diseño», «Desarrollo» o «Pruebas».

  1. Adjuntar archivos:
Agilice su flujo de trabajo con la gestión de archivos integrada en Kerika. Esta imagen muestra cómo cargar fácilmente archivos existentes, crear nuevos documentos de Google Docs y vincular recursos externos directamente dentro de cada hoja de ruta. Mantén todos los materiales del proyecto organizados y accesibles para tu equipo, mejorando la colaboración y la productividad con la perfecta integración de Kerika.

Mantén todos los recursos del proyecto organizados adjuntando archivos directamente a la hoja de ruta. Sube maquetas de diseño, informes o archivos PDF, crea nuevos documentos de Google Docs o Kerika Canvases, o enlaza recursos externos, todo en un mismo lugar. Esto garantiza que tu equipo pueda acceder rápidamente a todo lo que necesita sin perder tiempo buscando en correos electrónicos o carpetas.

  1. Mantener una comunicación centrada:
Mejore la colaboración en equipo con las funciones de comunicación específicas de Kerika. Esta imagen muestra la pestaña Chat dentro de una tarjeta de tarea, permitiendo a los miembros del equipo discutir tareas específicas y compartir actualizaciones en tiempo real. Mantén las conversaciones organizadas y accesibles, mejorando la comunicación y la eficiencia del proyecto con el chat integrado de Kerika.

Utilice la pestaña Chat para mantener todas las conversaciones vinculadas a tareas específicas, garantizando que la comunicación sea clara y fácil de seguir.

  1. Asigne miembros al equipo:
Mejore la rendición de cuentas con la sencilla asignación de miembros de equipo de Kerika. Esta imagen muestra cómo asignar miembros específicos del equipo a cada tarea, asegurando que todos conozcan sus responsabilidades. Agilice su flujo de trabajo y mejore la responsabilidad del equipo con las funciones intuitivas de asignación de tareas de Kerika.

Asigne cada tarea a miembros concretos del equipo, para que quede claro quién es responsable de cada cosa. De este modo se mejora la rendición de cuentas y se garantiza que las tareas avancen con eficacia.

  1. Establezca la prioridad de las tareas para centrarse con claridad:
Mantenga un enfoque claro con los ajustes de priorización de tareas de Kerika. Esta imagen muestra cómo establecer fácilmente el nivel de prioridad para cada tarea (Normal, Alta Prioridad, Crítica), asegurando que su equipo sepa dónde enfocar sus esfuerzos. Mantenga sus proyectos en marcha y cumpla con los plazos críticos con la eficiente priorización de tareas de Kerika.

Establecer prioridades en las tareas es clave para mantener el proyecto en marcha, y la función Establecer prioridades lo hace sin esfuerzo. Puede asignar uno de los tres niveles a cada tarea:

  • Normal: Para tareas rutinarias que pueden desarrollarse sin urgencia.
  • Alta prioridad: Para tareas que requieren una acción rápida o una mayor atención por parte del equipo.
  • Críticas: Para tareas sensibles al tiempo o de alto impacto que exigen atención inmediata.

Al aprovechar estas funciones, las tarjetas de tareas ayudan a su equipo a mantenerse organizado, colaborar sin problemas y garantizar que no se pase por alto ningún detalle importante. Con estos pasos, la gestión de tu proyecto será más fácil y eficaz.

Configure su cuenta Kerika

Empezar a utilizar Kerika es rápido, sencillo y sienta las bases para organizar el flujo de trabajo de tus proyectos a la perfección. A continuación te explicamos cómo puedes configurar tu cuenta y empezar con buen pie:

Registrarse es fácil y gratis

  1. Vaya a kerika.com y haga clic en el botón Registrarse.
  1. Elija el tipo de cuenta que más le convenga:
    • Si utiliza Google Workspace, seleccione la opción REGISTRARSE CON GOOGLE.
    • Si eres usuario de Office 365, opta por INSCRIBIRTE CON MICROSOFT.
    • También puedes elegir INSCRIBIRTE CON BOX para integrar el almacenamiento de archivos.
  2. Siga las instrucciones y estará listo en unos instantes: no necesitará tarjeta de crédito y recibirá una prueba gratuita de 30 días para su equipo.

Un espacio de trabajo global para todos

Kerika es compatible con 38 idiomas, por lo que usted y su equipo pueden trabajar en el idioma con el que se sientan más cómodos, creando una experiencia verdaderamente integradora.

Cree su primer tablero

Una vez que te hayas registrado, es hora de crear tu primer tablero y dar vida a tu flujo de trabajo de gestión de proyectos. Te explicamos cómo:

  1. Haz clic en «Crear nuevo tablero»: Desde el tablero de Kerika, selecciona la opción para crear un nuevo tablero.
  2. Elija el tipo de tablero: Para la gestión de proyectos, selecciona la plantilla de Tablón de Tareas. Esta viene precargada con columnas como «Por hacer», «Haciendo» y «Completado».
  1. Ponle nombre a tu tablero: Dale a tu tablero un nombre que refleje tu proyecto, como «Rediseño del sitio web» o «Plan de marketing».
  2. Personalice su espacio de trabajo: Añade o cambia el nombre de las columnas para adaptarlas a tu flujo de trabajo, y empieza a añadir tareas para mantener a tu equipo alineado.

Ahora dispone de un espacio de trabajo visual totalmente funcional, listo para ayudarle a realizar un seguimiento del progreso, gestionar las tareas y fomentar la colaboración dentro de su equipo.

Conclusión: Su plan para el éxito del proyecto

Dominar la gestión de proyectos no consiste sólo en completar tareas; se trata de crear un sistema que mantenga a tu equipo en la misma línea, fomente la colaboración y garantice el cumplimiento de todos los hitos. Con un flujo de trabajo detallado y las herramientas adecuadas, podrás mantenerte organizado, productivo y centrado en la consecución de tus objetivos.

Este tablero demuestra cómo cada aspecto de tu proyecto puede dividirse en pasos procesables. Al priorizar las tareas, hacer un seguimiento del progreso y utilizar funciones como las tarjetas de tareas para gestionar los detalles, te asegurarás de que nada se pase por alto.Kerika no es sólo una herramienta; es un marco para agilizar el trabajo en equipo, mantener la responsabilidad y dar vida a la visión de tu proyecto. ¿Listo para dar el siguiente paso? Comienza a crear tu tablero, organiza tus tareas y observa cómo tus proyectos alcanzan el éxito con Kerika.

Dominar la gestión de proyectos: una guía paso a paso hacia el éxito

Sin Categoría

La gestión eficaz de proyectos es la columna vertebral para lograr resultados satisfactorios. Ya se trate de diseñar un sitio web, lanzar un producto o coordinar un complejo proyecto de desarrollo, un enfoque estructurado garantiza que todas las tareas estén alineadas, se cumplan los plazos y se mantenga informadas a las partes interesadas.

Esta guía le guía a través de los pasos clave para dominar la gestión de proyectos, proporcionando estrategias prácticas para agilizar los flujos de trabajo, fomentar la colaboración y supervisar el progreso.

Una vez que comprenda los principios básicos, verá cómo una herramienta visual puede dar vida a esos principios, ayudando a su equipo a mantenerse centrado y productivo.

Alcance el éxito en sus proyectos con la consultoría visual de gestión de proyectos de Kerika. Este ejemplo muestra un flujo de trabajo mejorado, asignaciones de trabajo claras y seguimiento del progreso en tiempo real, lo que garantiza que los proyectos se mantengan dentro del calendario y del presupuesto. Pruebe la interfaz intuitiva y los flujos de trabajo personalizables de Kerika para transformar su proceso de gestión de proyectos.

Haga clic en esta imagen para ver cómo este grupo ha creado una sólida Junta de Gestión de Proyectos

Pasos clave para crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos eficaz

Un sólido flujo de trabajo de gestión de proyectos garantiza que las tareas se completen con eficacia, se cumplan los plazos y la colaboración en equipo se desarrolle sin problemas.

He aquí los pasos clave para crear un proceso de gestión de proyectos fiable:

1. Establecer metas y objetivos claros

Todo proyecto de éxito comienza con unos objetivos claros y bien definidos. Entender lo que se pretende conseguir mantiene al equipo centrado y alineado durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Acciones básicas:

  • Organizar reuniones con las partes interesadas para alinearlas con los objetivos del proyecto.
  • Desglosa los objetivos en entregables mensurables utilizando el marco SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
  • Documente estos objetivos en un lugar central para garantizar la visibilidad del equipo.

2. Desarrollar un plan de proyecto detallado

Un plan de proyecto completo sirve de hoja de ruta, con tareas, plazos y dependencias. Garantiza que cada miembro del equipo comprenda su papel y sus responsabilidades.

Acciones básicas:

  • Utilice diagramas de Gantt para establecer calendarios y dependencias entre tareas.
  • Establezca hitos y plazos para supervisar eficazmente los progresos.
  • Asigne recursos en función de la complejidad de las tareas y la experiencia del equipo.

3. Asignar funciones y responsabilidades

Definir las funciones garantiza la rendición de cuentas y elimina la confusión sobre quién es responsable de cada tarea. Puede ser útil una matriz RACI (Responsable, Contable, Contabilizado, Consultado, Informado).

Acciones básicas:

  • Asigne funciones en función de las competencias individuales y las necesidades del proyecto.
  • Comunicar claramente las responsabilidades durante las reuniones de equipo o las sesiones iniciales.
  • Fomentar la retroalimentación para garantizar un reparto equitativo de las responsabilidades.

4. Priorizar y analizar las tareas

Dividir el proyecto en tareas más pequeñas y manejables garantiza que no se pase por alto ningún aspecto del trabajo. Establecer prioridades ayuda a centrar los esfuerzos del equipo en lo más importante.

Acciones básicas:

  • Clasificar las tareas por urgencia e importancia utilizando técnicas de priorización como la matriz de Eisenhower.
  • Divida las tareas complejas en subtareas más pequeñas con plazos claros.
  • Utilice herramientas para seguir el progreso del trabajo y mantener a todo el mundo informado.

5. Reforzar la cooperación y la comunicación

La comunicación abierta y transparente es vital para una gestión eficaz de los proyectos. Ayuda a los equipos a mantenerse alineados, resolver conflictos y garantizar el progreso.

Acciones básicas:

  • Organice reuniones periódicas (por ejemplo, reuniones diarias o semanales) para comprobar los avances y abordar los obstáculos.
  • Anime a los miembros del equipo a compartir actualizaciones y comentarios en tiempo real.
  • Utilice herramientas de colaboración para centralizar la comunicación y documentar las decisiones.

6. Supervisar los progresos y ajustar los planes

Supervisar el progreso del proyecto ayuda a identificar posibles riesgos y cuellos de botella antes de que se agraven. La supervisión periódica permite realizar ajustes para mantener el proyecto en marcha.

Acciones básicas:

  • Utilice KPI (indicadores clave de rendimiento) como la tasa de finalización de proyectos, el cumplimiento del presupuesto y el uso de recursos.
  • Realice revisiones periódicas para reevaluar los objetivos y los plazos.
  • Cree planes de contingencia para hacer frente a retos imprevistos.

7. Evaluación y documentación del curso

Una vez finalizado el proyecto, evalúe su éxito comparando los resultados con los objetivos iniciales. Documentar las lecciones aprendidas ayuda a mejorar los flujos de trabajo futuros.

Acciones básicas:

  • Haga una revisión posterior al proyecto para analizar lo que ha ido bien y lo que podría mejorarse.
  • Recoger las opiniones de todas las partes interesadas para identificar los puntos fuertes y débiles.
  • Actualizar los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) en función de los resultados.

Utilización de las herramientas adecuadas para crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos

Aunque el conocimiento de los pasos básicos de la gestión de proyectos es clave, la aplicación efectiva de estos pasos requiere las herramientas adecuadas. Un sistema de gestión de proyectos fiable puede salvar la distancia entre la teoría y la ejecución, garantizando que los proyectos no solo estén bien organizados, sino que también sean funcionales.

La herramienta adecuada simplifica la asignación de tareas, el establecimiento de prioridades y la colaboración, lo que permite a su equipo mantener la concentración y ofrecer resultados a tiempo.

Explore el panel de gestión de proyectos de demostración de Kerika y vea cómo simplifica los flujos de trabajo complejos. Esta imagen muestra una representación visual de las tareas que progresan a través de etapas como la estrategia del proyecto, el diseño, el desarrollo y las pruebas, asegurando que nada se pierda. Descubra cómo las funciones intuitivas de Kerika pueden ayudar a su equipo a mantenerse organizado y obtener resultados satisfactorios.

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

La siguiente tabla de demostración es un ejemplo de un flujo de trabajo eficaz de gestión de proyectos en acción. Esta tabla representa visualmente el progreso de las tareas a través de etapas como «Estrategia del proyecto», «Planificación del proyecto», «Desarrollo» y «Pruebas», garantizando que nada se quede en el tintero.

Mediante la agregación de información, el seguimiento del progreso de un vistazo y la identificación de cuellos de botella, este espacio de trabajo proporciona una visión clara y procesable de su proyecto.

Ahora vamos a profundizar en este tablero de demostración y entender cómo cada módulo trabaja en conjunto para crear un potente sistema de gestión de proyectos diseñado para el éxito.

Cómo funciona este comité de proyecto

Personaliza el flujo de trabajo de tu proyecto con Kerika. Esta imagen muestra funciones para añadir tareas, personalizar columnas, gestionar miembros del equipo, centralizar la comunicación y compartir archivos. Adapta el panel de control a las necesidades específicas de tu proyecto y permite que tu equipo colabore eficazmente. Vea cómo la flexibilidad de Kerika puede aumentar la productividad de su equipo

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

En la imagen superior puedes ver cómo este equipo organiza su flujo de trabajo mediante una tabla que simplifica la gestión de proyectos. Está diseñada para gestionar cada etapa del proceso.

Echemos un vistazo más de cerca al tablero de este grupo para entender cómo contribuye cada característica a un sistema eficaz de gestión de proyectos. Vea cómo se integra todo.

1. Añadir nuevos asuntos al Consejo

Cree y gestione fácilmente tareas de proyecto con Kerika. Esta imagen muestra la intuitiva función de creación de tareas de Kerika, que permite añadir rápidamente descripciones, listas de comprobación y archivos adjuntos a cada tarea. Agilice su flujo de trabajo y asegúrese de que no se pierde ningún detalle con las completas funciones de gestión de tareas de Kerika.

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

Cada proyecto comienza con una lista de tareas y esta tabla hace que sea increíblemente sencillo añadirlas. Haciendo clic en el botón «Añadir nueva tarea» (resaltado en la esquina inferior izquierda del panel), puede crear una nueva tarjeta. Cada tarjeta representa una tarea específica, como «Diseño de la página de inicio» o «Desarrollo de la página de producto». Esto garantiza que su flujo de trabajo se mantenga limpio y no se olvide de nada.

2. Personalice las columnas para su flujo de trabajo

Personalice el flujo de trabajo de su proyecto para satisfacer las necesidades únicas de su equipo mediante la personalización de columnas en Kerika. Esta imagen muestra lo fácil que es añadir, renombrar, ocultar o mover columnas. Agilice el proceso visualizando cada paso, desde la estrategia hasta el diseño, el desarrollo y las pruebas. Facilite la gestión de flujos de trabajo complejos mediante la interfaz potente y personalizable de Kerika.

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

¿Quieres personalizar la configuración de tu tablón? Puedes cambiar fácilmente el nombre de las columnas, añadir nuevas columnas o mover las existentes para adaptarlas a tu flujo de trabajo. Sólo tienes que hacer clic en el menú de columnas (tres puntos) situado en la parte superior de cualquier columna para acceder a estas opciones. Por ejemplo, si surge una nueva fase de tu proyecto, puedes añadir una columna como «Prueba» sin interrumpir tu trabajo actual.

3. Gestión de los miembros del equipo y sus funciones

colaboración entre micro-equipos con el control de acceso basado en roles de Kerika. Esta imagen muestra cómo puede gestionar fácilmente los miembros del equipo y asignar roles (Administrador, Miembro, Invitado) para garantizar que las personas adecuadas tengan los permisos adecuados. Mejore la rendición de cuentas y proteja la información confidencial del proyecto con las potentes funciones de gestión de equipos de Kerika.

Explora cómo funciona esta placa de demostración de proyectos

La colaboración eficaz comienza con las funciones adecuadas. Utilice el menú Miembros del equipo para añadir o eliminar miembros del consejo. Cada persona puede ser designada como Administrador, Miembro o Invitado en función de sus responsabilidades. Por ejemplo, asigne derechos de administrador a los clientes potenciales del proyecto, mientras que da a los clientes acceso de Visitante para ver el progreso.

4. Comunicación del Grupo de Focusing

Mejora la comunicación del equipo con el chat central de Kerika. Esta imagen muestra cómo puede compartir fácilmente actualizaciones, hacer preguntas y proporcionar comentarios directamente a la junta del proyecto, eliminando correos electrónicos dispersos y asegurando que todos se mantengan informados. Mejora la comunicación de tu proyecto y refuerza la colaboración en equipo con Kerika

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Mantenga todas las conversaciones relevantes para la mesa utilizando la función de chat de la mesa. Esto permite a su equipo compartir actualizaciones, hacer preguntas o abordar desafíos en una ubicación central. Por ejemplo, un diseñador puede compartir comentarios sobre la tarea «Diseño de logotipo» directamente en el chat para que todos estén de acuerdo.

5. Adjuntar y compartir archivos

Centraliza los recursos del proyecto con las capacidades de intercambio e integración de archivos de Kerika. Esta imagen muestra cómo subir archivos fácilmente, vincular Google Docs y crear nuevos documentos directamente en el panel de control del proyecto. Mantenga todos los materiales necesarios organizados y accesibles, impulsando la productividad del equipo con Kerika.

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Cada proyecto implica una buena cantidad de documentación y este panel la gestiona de maravilla. Con el módulo de archivos adjuntos, puedes subir archivos, vincular Google Docs o incluso crear nuevos documentos directamente desde el panel. Por ejemplo, adjunta guías de estilo o resúmenes para asegurarte de que el equipo tiene acceso a todo el material necesario.

6. Marcar el trabajo importante

Concéntrese en las tareas críticas con las potentes funciones de resaltado de Kerika. Esta imagen muestra las opciones de etiquetado de tareas de Kerika, que le permiten filtrar por contratista, estado, fecha de vencimiento, prioridad y etiquetas. Asegúrese de que nada se pasa por alto y mantenga sus proyectos en marcha con las capacidades de etiquetado inteligente de Kerika.

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Priorice lo importante con la función de etiquetado. Esto le permite filtrar las tareas en función de las fechas de vencimiento, los niveles de prioridad, las etiquetas o las asignaciones específicas. También puedes combinar estos filtros para encontrar tareas.

Por ejemplo, puede etiquetar tareas asignadas a un compañero de equipo concreto, etiquetadas como ‘alfombra’, junto con su estado como ‘Listo’. Esto te ahorra mucho trabajo manual para encontrar lo que buscas.

7. Personalización de la privacidad

El menú de configuración es donde este equipo ajusta su cuadro de mandos para obtener la máxima eficacia. Al hacer clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha aparecen cuatro pestañas: Visión general, Configuración, Columnas y Etiquetas. Cada pestaña desempeña una función específica en la optimización del flujo de trabajo. Vamos a desglosarlas:

  1. Pestaña Visión general:
una visión clara del progreso de su proyecto con el cuadro de mandos de Kerika. Esta imagen muestra la pestaña Visión general con métricas clave como las tareas completadas, las tareas pendientes y la descripción de la tabla. Exporte fácilmente los datos a Excel y archive las tablas completadas para futuras consultas. Disfruta de la gestión de proyectos basada en datos con las completas capacidades de informes de Kerika

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Ofrece una instantánea del progreso de la tabla, una descripción de su finalidad, opciones para exportar las tareas a formato Excel y la posibilidad de archivar las tablas completadas para futuras consultas.

  1. Pestaña Configuración:
Controle el acceso al proyecto y ajuste el flujo de trabajo con la pestaña de configuración de Kerika. Esta imagen muestra el panel de configuración donde puede gestionar la privacidad de los tableros, establecer los límites del trabajo en curso (WIP), activar la numeración automática de trabajos y gestionar las etiquetas. Adapte Kerika a sus necesidades específicas y optimice su proceso de gestión de proyectos para obtener la máxima eficacia.

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Controla la privacidad del panel y los derechos de acceso, permitiéndote elegir entre acceso sólo para grupos, acceso organizativo o uso compartido de enlaces públicos. También gestiona los permisos de edición para mantener la integridad del flujo de trabajo.

  1. Ficha Columna:
Estructure el flujo de trabajo de su proyecto con las columnas personalizables de Kerika. Esta imagen muestra la pestaña Columnas, que le permite añadir, renombrar o reorganizar fácilmente las columnas para que se adapten perfectamente a las fases de su proyecto. Cree un espacio de trabajo visual que refleje la forma de trabajar de su equipo y aumente la eficiencia con la gestión flexible del flujo de trabajo de Kerika.

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Permite personalizar la estructura de la tabla añadiendo, renombrando o reordenando columnas. Esto ayuda a alinear el flujo de trabajo con los requisitos específicos del proyecto del equipo.

  1. Pestaña Etiquetas:
Organice y filtre las tareas del proyecto con las etiquetas personalizables de Kerika. Esta imagen muestra la pestaña Etiquetas, que le permite crear y gestionar etiquetas para clasificar las tareas por prioridad, tipo o cualquier etiqueta personalizada. Encuentre y etiquete rápidamente las tareas que requieren su atención con las potentes funciones de gestión de tareas de Kerika.

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Facilita la categorización de tareas mediante la creación, gestión y aplicación de etiquetas. Las etiquetas facilitan el filtrado de tareas por prioridad, tipo u otras etiquetas personalizadas, lo que mejora la organización y la recuperación de tareas.

Veamos ahora cómo el equipo utiliza estas tarjetas de tareas para dividir todo el proceso de gestión de proyectos en pasos manejables. Te mostraremos cómo puedes utilizar esta función para dividir cada tarea en un elemento procesable.

Divida las tareas en pasos manejables

Las hojas de ruta son el eje central en el que usted y su equipo pueden registrar y organizar todos los detalles necesarios para completar una tarea. A continuación te explicamos cómo utilizarlas con eficacia:

  1. Añadir detalles básicos:
Mantenga organizadas todas las tareas del proyecto con las tarjetas de tareas detalladas de Kerika. Esta imagen muestra la pestaña Detalles de una ficha de tarea, que permite añadir descripciones, requisitos y otra información clave. Garantice una comunicación clara y evite malentendidos registrando todos los detalles clave en las completas fichas de tareas de Kerika.

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Empiece por identificar claramente los objetivos de la tarea y los pasos necesarios para completarla. Por ejemplo, para una tarea de diseño de una página de inicio, esboza los requisitos de maquetación y contenido.

  1. Seguimiento de los progresos:
Realice un seguimiento del progreso del proyecto sin esfuerzo con las actualizaciones del estado del trabajo de Kerika. Esta imagen muestra la función de Definición de Estado, que le permite marcar rápidamente las tareas como Realizadas, En Curso, Necesita Revisión, Completadas o más. Manténgase al día sobre el progreso de su proyecto e identifique posibles cuellos de botella con el seguimiento intuitivo del estado de Kerika.

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Actualiza el progreso de la tarea marcándola como «En curso», «Necesita comprobación» o «Completada» para que todo el mundo pueda estar informado de su estado.

  1. Aquí Plazos:
Garantice la finalización puntual de los proyectos con la sencilla función de fijación de plazos de Kerika. Esta imagen muestra cómo puede establecer rápidamente las fechas de vencimiento de cada tarea, ayudando a su equipo a mantener el calendario y evitar retrasos. Mantenga un calendario claro y mantenga sus proyectos en el buen camino con la intuitiva gestión de plazos de Kerika.

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Fija una fecha de vencimiento concreta para cada tarea, así te asegurarás de que se cumplen los plazos y de que nada se retrasa.

  1. Divida las tareas en pasos procesables:
Mejore la gestión de tareas dividiendo los proyectos en pasos que pueden realizarse con la función de lista de comprobación de Kerika. Esta imagen muestra cómo puede añadir tareas secundarias a cada tarjeta de tarea, garantizando que se tenga en cuenta cada detalle y que no se pase nada por alto. Mantenga a su equipo organizado y centrado con las detalladas funciones de lista de comprobación de Kerika.

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Descomponga las tareas complejas en pasos más pequeños y manejables. Por ejemplo, «Crear el contenido de la página de inicio» puede incluir tareas menores como la redacción del texto, la selección de imágenes y el diseño de la maquetación.

  1. Utilice etiquetas para mayor claridad:
Claridad y organización con el flexible sistema de etiquetas de Kerika. Esta imagen muestra cómo asignar etiquetas personalizadas a las tareas del proyecto, lo que le permite filtrar y agrupar fácilmente las tareas por categoría, prioridad o tipo. Agiliza tu flujo de trabajo y céntrate en lo más importante con las flexibles funciones de etiquetado de Kerika.

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Utilice etiquetas para clasificar las tareas. Puedes priorizar la urgencia o agrupar tareas por temas como «Diseño», «Desarrollo» o «Pruebas».

  1. Adjuntar archivos:
Mejora tu flujo de trabajo con la gestión de archivos integrada de Kerika. Esta imagen muestra cómo puedes cargar fácilmente archivos existentes, crear nuevos documentos de Google Docs y conectar recursos externos directamente a cada ficha de tarea. Mantén todos los materiales del proyecto organizados y accesibles para tu equipo, mejorando la colaboración y la productividad con la perfecta integración de Kerika.

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Mantén todos los recursos del proyecto organizados adjuntando archivos directamente a la hoja de ruta. Sube maquetas de diseño, informes o PDF, crea nuevos lienzos de Google Docs o Kerika, o conecta recursos externos, todo en un mismo lugar. De este modo, tu equipo podrá acceder rápidamente a todo lo que necesite sin perder tiempo buscando en el correo electrónico o las carpetas.

  1. Mantener una comunicación centrada:
Mejore la colaboración en equipo con las funciones de comunicación centradas de Kerika. Esta imagen muestra la pestaña Chat en una tarjeta de tarea, permitiendo a los miembros del equipo discutir tareas específicas y compartir actualizaciones en tiempo real. Mantén las conversaciones organizadas y accesibles, mejorando la comunicación y la eficiencia del proyecto con el chat integrado de Kerika.

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Utilice la pestaña Chat para mantener todas las conversaciones vinculadas a tareas específicas, garantizando que la comunicación sea clara y fácil de seguir.

  1. Aquí están los miembros del equipo:
Mejore la rendición de cuentas asignando fácilmente a los miembros del equipo Kerika. Esta imagen muestra cómo asignar miembros específicos del equipo a cada tarea, asegurando que todos conocen sus responsabilidades. Mejore su flujo de trabajo y aumente la responsabilidad del equipo con las capacidades inteligentes de delegación de tareas de Kerika.

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Asigne cada tarea a miembros concretos del equipo para que quede claro quién es responsable de cada cosa. Esto refuerza la rendición de cuentas y garantiza que las tareas avancen con eficacia.

  1. Establecer la prioridad del trabajo para un enfoque limpio:
Mantenga un enfoque claro con los ajustes de priorización de tareas de Kerika. Esta imagen muestra cómo puede establecer fácilmente el nivel de prioridad de cada tarea (Normal, Alta Prioridad, Crítica), asegurándose de que su equipo sabe dónde centrar sus esfuerzos. Mantenga el rumbo de sus proyectos y cumpla los plazos críticos con la eficaz priorización de tareas de Kerika.

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Priorizar tareas es clave para mantener el proyecto en marcha, y la función Priorizar lo hace sin esfuerzo. Puede asignar uno de los tres niveles a cada tarea:

  • Normal: Para trabajos rutinarios que pueden realizarse sin que se produzca una emergencia.
  • Alta prioridad: Para tareas que requieren una acción rápida o una mayor atención por parte del equipo.
  • Crítico: para tareas urgentes o de alto impacto que requieren atención inmediata.

Al aprovechar estas capacidades, las tarjetas de tareas ayudan a su equipo a mantenerse organizado, colaborar sin problemas y garantizar que no se pase por alto ningún detalle importante. Con estos pasos, la gestión de tu proyecto será más fácil y eficiente.

Crea tu cuenta Kerika

Empezar a utilizar Kerika es rápido, sencillo y sienta las bases para una organización perfecta del flujo de trabajo de sus proyectos. Vea cómo puede configurar su cuenta y empezar con buen pie:

Registrarse es gratis y fácil

  1. Vaya a kerika.com y haga clic en el botón Registrarse.
  1. Elija el tipo de cuenta que más le convenga:
    • Si utiliza Google Workspace, seleccione la opción REGISTRARSE CON GOOGLE.
    • Si es usuario de Office 365, seleccione INSCRIBIRSE CON MICROSOFT.
    • También puede seleccionar COPIAR CON CAJA para integrar el almacenamiento de archivos.
  2. Siga las instrucciones y podrá empezar a trabajar en cuestión de minutos: no necesitará tarjeta de crédito y recibirá una prueba gratuita de 30 días para su grupo.

Un lugar de trabajo global para todos

Gerica es compatible con 38 idiomas, para que usted y su equipo puedan trabajar en el idioma con el que se sientan más cómodos, creando una experiencia verdaderamente integradora.

Cree su primera mesa

Una vez que te hayas registrado, es hora de crear tu primer tablero y dar vida a tu flujo de trabajo de gestión de proyectos. Descubre cómo:

  1. Haga clic en «Crear nueva tabla»: desde el panel de control de Kerika, establezca la opción de crear una nueva tabla.
  2. Seleccione el tipo de tablero: para la gestión de proyectos, seleccione el esquema Tablero de tareas. Viene precargado con columnas como «Pendiente», «Ejecución» y «Completado».
  1. Ponle nombre a tu comité: Dale al comité un nombre que refleje tu proyecto, como «Rediseño del sitio web» o «Plan de marketing».
  2. Adapta tu lugar de trabajo: Añade o cambia el nombre de las columnas para adaptarlas a tu flujo de trabajo y empieza a añadir tareas para mantener a tu equipo alineado.

Ahora dispones de un espacio de trabajo visual totalmente funcional, listo para ayudarte a seguir el progreso, gestionar las tareas y fomentar la colaboración dentro de tu equipo.

Finalización: su plan para el éxito del proyecto

Aprender a gestionar proyectos no consiste sólo en completar tareas. Se trata de crear un sistema que mantenga a tu equipo en sintonía, fomente la colaboración y garantice el cumplimiento de todos los hitos. Con un flujo de trabajo detallado y las herramientas adecuadas, puedes mantenerte organizado, productivo y centrado en la consecución de tus objetivos.

Esta tabla muestra cómo cada aspecto de tu proyecto puede dividirse en pasos que pueden llevarse a cabo. Si priorizas las tareas, haces un seguimiento del progreso y utilizas funciones como las tarjetas de tareas para gestionar los detalles, te asegurarás de que no se te pasa nada por alto.

Kerika no es sólo una herramienta; es un marco para agilizar el trabajo en equipo, mantener la responsabilidad y hacer realidad la visión de su proyecto. ¿Estás listo para dar el siguiente paso? Empieza a crear tu pizarra, organiza tus tareas y observa cómo tus proyectos triunfan con Kerika.

Personalice su experiencia: personalización de preferencias

Tecnología

Tu espacio de trabajo debe trabajar para ti, no al revés. Gracias a las opciones de personalización, puedes ajustarlo todo, desde los colores de fondo hasta las notificaciones y las herramientas de pizarra, para mantenerte organizado y productivo.

Para empezar a personalizar su espacio de trabajo, necesita acceder a la configuración de su cuenta. Aquí puedes ver cómo hacerlo:

  1. Haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha de la pantalla.
  2. Seleccione Mis ajustes en el menú desplegable.
Captura de pantalla que muestra la facilidad con la que los usuarios pueden acceder a su configuración personal en Kerika. Una flecha apunta desde el icono del perfil del usuario en la esquina superior derecha hasta el menú desplegable que destaca la opción "Mi configuración". Esta navegación intuitiva facilita a los usuarios la personalización de su espacio de trabajo para una experiencia más productiva y personalizada.


Con estos ajustes, puedes crear una experiencia que se adapte a tu estilo de trabajo único. Ahora que ya sabes cómo acceder a los ajustes, nos gustaría mostrarte paso a paso cómo utilizar las opciones de personalización individual.

Así es como funciona: Personaliza los ajustes

Los ajustes suelen agruparse en tres categorías principales: General, Notificaciones y Pizarra. Cada sección contiene ajustes sencillos diseñados para mejorar tu flujo de trabajo y optimizar tu experiencia.

A continuación te explicamos cómo funcionan estos ajustes:

Ajustes generales: Personaliza tu espacio de trabajo como quieras

Captura de pantalla de la pestaña "Configuración general" de Kerika, que muestra cómo los usuarios pueden personalizar su espacio de trabajo visual. Las opciones mostradas incluyen la selección de un "color de fondo" personalizado de una paleta y la activación de "Usar etiquetas para los tableros de tareas". Estos ajustes permiten a los usuarios crear un entorno visualmente atractivo y agilizar la organización de las tareas habilitando las etiquetas por defecto, lo que demuestra la flexibilidad de Kerika para adaptarse a los estilos de trabajo individuales.
  1. Color de fondo:

    ● Elige un color de fondo que sea claramente visible y que combine con tu estilo.

    Elige entre varias opciones para que tu espacio de trabajo sea visualmente atractivo.
  2. Utilizar etiquetas para los tableros de tareas

    Active esta función para etiquetar automáticamente los nuevos tableros de tareas y plantillas que cree.

    Esto le ayudará a mantenerse organizado y a clasificar las tareas sin esfuerzo.

Las ventajas:

Si personalizas los aspectos visuales de tu espacio de trabajo, te parecerá más intuitivo y menos desordenado, lo que te permitirá concentrarte mejor.

Notificaciones: Manténgase al día sin sobrecarga

Captura de pantalla de la configuración detallada de "Notificaciones" de Kerika. Los usuarios pueden activar fácilmente las notificaciones por correo electrónico para los chats y las actividades de administración del tablero (como añadir o completar tareas) e inscribirse para recibir un resumen diario de recordatorios de tareas. Estos controles permiten a los usuarios mantenerse informados de las actualizaciones importantes de colaboración sin ser sobrecargados con notificaciones y recibir sólo la información que es relevante para su flujo de trabajo.
  1. Notificaciones de chat

    Reciba notificaciones por correo electrónico cuando se produzca un chat a nivel de junta directiva o cuando alguien chatee sobre una tarea en la que esté participando.
  2. Actualizaciones de actividad para administradores

    Recibe notificaciones cuando se añadan, completen o envíen nuevas tareas en los foros que administras.
  3. Recordatorios diarios de tareas

    Elija un resumen diario por correo electrónico que se envía a las 6 de la mañana y muestra las tareas atrasadas y las que vencen esta semana o la siguiente.

    Agrupa las tareas por fecha o comité para facilitar su seguimiento.

Las ventajas:

Las notificaciones flexibles te mantienen informado de lo más importante sin bombardearte con actualizaciones innecesarias.

Ajustes de la pizarra: Optimiza tu proceso creativo

Captura de pantalla de los ajustes de "Pizarra" de Kerika, que permiten a los usuarios optimizar su proceso creativo. En los ajustes, se puede establecer la configuración predeterminada de "Líneas y formas" (estilo, grosor, color), "Texto en el lienzo" (fuente, tamaño, color) y activar "Cuadrícula en el lienzo" con tamaño personalizado. Esta opción de personalización garantiza la coherencia y la profesionalidad en la colaboración visual y permite a los equipos configurar sus pizarras blancas para que se adapten perfectamente a sus flujos de trabajo de planificación o lluvia de ideas.
  1. Líneas y formas

    Define estilos de línea, grosores y colores predeterminados para crear imágenes limpias y coherentes.
  2. Texto en lienzos

    Elija la fuente, el tamaño y el color que prefiera para un aspecto elegante.
  3. Ajustes de cuadrícula

    Activa el ajuste a la cuadrícula y configura el tamaño de la cuadrícula para que tus diseños estén siempre alineados de forma uniforme y profesional.

Ventajas:

Con estos ajustes, las pizarras blancas son perfectas para realizar lluvias de ideas, planificar o diseñar, para que tu trabajo tenga buen aspecto y esté organizado.

Colección

Ya se trate de personalizar los elementos visuales, ajustar las notificaciones u optimizar las herramientas creativas, estas opciones están diseñadas para aumentar tu productividad y mantener despejado tu entorno de trabajo. Si te tomas un momento para personalizar tus ajustes, podrás trabajar de forma más eficiente y agradable cada día.

Ejecutar con éxito un programa de auditoría: Guía paso a paso

Agile y Scrum, Colaboración en Equipo, Mejores Prácticas

Llevar a cabo con éxito un programa de auditoría requiere una planificación cuidadosa, atención a los detalles y un enfoque centrado en la colaboración. Los pasos esenciales, que van desde la definición del alcance y los objetivos hasta el análisis de los datos y la aplicación de mejoras, constituyen la columna vertebral de cualquier auditoría eficaz. Estos pasos garantizan que se mantenga el cumplimiento, se identifiquen los riesgos y se mejoren los procesos para alinearlos con los objetivos de la organización.

Sin embargo, el camino hacia el éxito no está exento de dificultades. Errores comunes como objetivos vagos, mala comunicación y flujos de trabajo desorganizados pueden hacer descarrilar incluso los programas de auditoría mejor intencionados. Estos problemas pueden dar lugar a que se pasen por alto detalles, se incumplan plazos y se carezca de información procesable.

Afortunadamente, con las herramientas y estrategias adecuadas, estos retos pueden abordarse de frente. En esta guía, le proporcionaremos un marco paso a paso para ejecutar un programa de auditoría eficaz.

Para ilustrar este proceso, también le guiaremos a través de un ejemplo práctico de un flujo de trabajo bien estructurado y compartiremos herramientas que pueden ayudarle a agilizar la colaboración, organizar las tareas y mantener su auditoría en el buen camino. Empecemos.

Ejecute con éxito su programa de auditoría con el flujo de trabajo visual estructurado de Kerika. Este ejemplo muestra cómo gestionar cada fase -Inicio, Trabajo de Campo, Análisis, Informes y Revisión Final- asegurando el cumplimiento, identificando riesgos y mejorando los procesos. Pruebe Kerika y agilice su proceso de auditoría con una mejor organización y colaboración.

Haga clic aquí para consultar esta Junta del Programa de Auditoría

Pasos esenciales para ejecutar con éxito un programa de auditoría

El éxito de un programa de auditoría no se consigue de la noche a la mañana, sino que se construye sobre la base de una planificación estratégica, una ejecución meticulosa y una evaluación continua. He aquí una hoja de ruta detallada que le guiará a través de los pasos clave:

1. Definir el alcance y los objetivos

Comience por esbozar el objetivo de su auditoría. ¿Qué pretende conseguir? Ya se trate de garantizar el cumplimiento de la normativa, identificar ineficiencias en los procesos o validar la exactitud financiera, tener unos objetivos claros marca la pauta de todo el programa. Identifique los departamentos, procesos o sistemas que se van a auditar.

Defina métricas de éxito y establezca indicadores clave de rendimiento (KPI). Haz clic aquí para conocer las principales métricas que debes tener en cuenta según Audiboard.com Comunica los objetivos a las partes interesadas para alinear las expectativas.

Cuidado:

  • Objetivos poco claros que pueden conducir a una pérdida de tiempo y a conclusiones incompletas o irrelevantes.
  • Falta de métricas de éxito y KPI claros.

2. Reúna al equipo adecuado

Un equipo de auditoría competente y colaborador es esencial para obtener resultados precisos y aplicables. Asigne funciones y responsabilidades, asegurándose de que cada miembro del equipo tiene las habilidades necesarias para sus tareas. En este artículo de Validworth encontrará más información sobre las principales responsabilidades de los miembros de un equipo de auditoría. Implique tanto a personal interno como a expertos externos, dependiendo de la complejidad de la auditoría. Impartir formación sobre procedimientos de auditoría, herramientas y normas de elaboración de informes.

Cuidado:

  • Una mala delegación de tareas y la falta de claridad en las funciones pueden causar confusión, incumplimiento de plazos o duplicación de esfuerzos.
  • Formación o conocimientos insuficientes entre los miembros del equipo.

3. Desarrollar un plan global

Un plan eficaz sirve de modelo para todo el proceso de auditoría. Divida la auditoría en fases, como la planificación, la ejecución, el análisis y la elaboración de informes. Establezca calendarios realistas para cada fase, asegurándose de que los plazos son alcanzables. Identificar posibles riesgos y retos, y preparar planes de contingencia para hacerles frente.

Cuidado:

  • Una colaboración y comunicación ineficaces pueden dar lugar a malentendidos, tareas olvidadas e informes fragmentados.
  • Plazos poco realistas o evaluación inadecuada de los riesgos.

4. Recopilación y análisis de datos

La calidad de su auditoría depende de la exactitud y pertinencia de los datos que recopile. Utilice herramientas y métodos normalizados para la recopilación de datos, como encuestas, entrevistas y registros del sistema. Verifique la fiabilidad de sus fuentes para minimizar los errores. Analice los datos sistemáticamente para descubrir patrones, anomalías o áreas susceptibles de mejora.

Cuidado:

  • Los datos incompletos o inexactos pueden comprometer la validez de los resultados de las auditorías.
  • Análisis o interpretación inadecuados de los datos.

5. Implicar a las partes interesadas en todo el proceso

La comunicación periódica con las partes interesadas garantiza la transparencia y genera confianza. Comparta información actualizada sobre los avances en las etapas clave para mantener a todos informados. Abordar las preocupaciones o preguntas con prontitud para mantener la alineación con los objetivos. Involucrar a las partes interesadas en la revisión de los resultados preliminares y la formulación de recomendaciones prácticas.

Cuidado:

  • La visibilidad limitada de las partes interesadas puede generar desconfianza y desalineación.
  • Comunicación o participación inadecuada de las partes interesadas.

6. Documentación de los resultados y recomendaciones

La forma de presentar las conclusiones puede determinar la eficacia de la auditoría para impulsar el cambio.

Recopilar los resultados en un informe estructurado, destacando las ideas clave y las áreas de interés. Ofrecer recomendaciones claras y prácticas basadas en pruebas. Priorizar las recomendaciones en función de su posible impacto y viabilidad.

Cuidado:

  • Las prácticas de documentación deficientes pueden dar lugar a conclusiones de auditoría que carezcan de contexto o claridad.
  • Recomendaciones inadecuadas o poco claras.

7. Aplicar y supervisar los cambios

El valor de la auditoría reside en su capacidad para impulsar mejoras. Elabore un plan para aplicar los cambios recomendados, asignando tareas y plazos. Supervise el impacto de estos cambios a lo largo del tiempo para medir la eficacia. Programe auditorías de seguimiento para garantizar un cumplimiento y un progreso sostenidos.

Cuidado:

  • La resistencia al cambio puede obstaculizar la aplicación de las recomendaciones.
  • Seguimiento o evaluación inadecuados de los cambios.

8. Evaluar y mejorar el proceso de auditoría

Cada auditoría es una oportunidad para perfeccionar su enfoque de cara a la siguiente. Lleve a cabo una revisión posterior a la auditoría para identificar las lecciones aprendidas y las áreas de mejora. Actualice sus procesos, plantillas o herramientas de auditoría basándose en los comentarios recibidos. Reconozca y celebre los éxitos para dar impulso a futuras auditorías.

Cuidado:

  • Falta de evaluación y mejora continuas.
  • Documentación o conservación inadecuadas de las lecciones aprendidas

Siguiendo estos pasos y siendo consciente de los posibles problemas, puede crear un programa de auditoría que no sólo garantice el cumplimiento, sino que también impulse mejoras organizativas significativas.

Utilizar las herramientas adecuadas

Ejecutar con éxito un programa de auditoría requiere algo más que una buena planificación: exige una herramienta que le ayude a superar los escollos comunes que hemos comentado antes. Una potente solución de gestión de tareas puede marcar la diferencia a la hora de organizar el flujo de trabajo y garantizar que nada se escape.

El siguiente tablero de demostración es un buen ejemplo de cómo un equipo de auditoría ha creado un espacio de trabajo estructurado para abordar sin problemas cada fase de su programa de auditoría.

Vea cómo Kerika permite una ejecución perfecta del programa de auditoría. Esta imagen ejemplifica un espacio de trabajo estructurado diseñado para abordar cada fase del proceso de auditoría con asignaciones de tareas claras y seguimiento del progreso. Descubra cómo Kerika ayuda a los equipos a priorizar tareas, comunicarse eficazmente y mantener un programa de auditoría racionalizado desde el inicio hasta la revisión final.

Compruebe cómo ejecuta este equipo su programa de auditoría

Eche un vistazo a cómo este equipo de auditoría ha diseñado su espacio de trabajo para abordar cada etapa del proceso de auditoría. Desde la celebración de las reuniones iniciales en la fase de iniciación hasta la validación del cumplimiento en la fase de trabajo de campo y la finalización en la revisión final, este tablero garantiza que cada paso se planifica, controla y ejecuta meticulosamente.

Este espacio de trabajo virtual permite al equipo priorizar tareas, comunicarse eficazmente y hacer un seguimiento del progreso, todo en un mismo lugar. Veamos cómo utiliza este equipo su tablero para asegurarse de que su programa de auditoría sigue por buen camino.

Examine detenidamente esta Junta del Programa de Auditoría

Optimice su flujo de trabajo de auditoría con Kerika. Personalice su tablero Kanban para agilizar el proceso de auditoría con funciones que le permiten añadir tareas, adaptar columnas y gestionar el acceso del equipo. Priorice la responsabilidad del equipo, asegurando los datos y las tareas mediante la asignación de los mejores roles a cada miembro con sólo unos clics.

1. Capturar los pasos de acción críticos con hojas de ruta detalladas

Capture todos los pasos de acción críticos dentro de la plataforma Kerika utilizando tarjetas de tareas detalladas. Vea cómo este espacio de trabajo visual organiza el alcance de los objetivos clave con secciones estructuradas, creando una forma más dinámica de gestionar cada paso del plan de acción. Mejore la claridad e impulse la eficiencia del equipo con el sistema de gestión de tareas detalladas de Kerika.

Añadir tareas es sencillo y garantiza que no se pase por alto ningún paso del proceso de auditoría. Con el botón «Añadir nueva tarea», situado en la parte inferior de cada columna, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente, como realizar entrevistas a las partes interesadas o validar las medidas de seguridad. De este modo se garantiza que los elementos de acción se capturan a medida que surgen.

2. Personalización flexible del flujo de trabajo con acciones de columna

Personalice y agilice su programa de auditoría utilizando un flujo de trabajo flexible con Kerika. Utilice este tablero de estilo Kanban para mantenerse organizado y eficiente con una clara organización y categorización. Este flujo de trabajo se adapta fácilmente a las necesidades cambiantes de cualquier auditoría. Garantice un plan de acción bien organizado y documentado con columnas claramente etiquetadas.

La posibilidad de personalizar las columnas garantiza que el flujo de trabajo se adapte a las necesidades cambiantes del programa de auditoría. Esta función permite a los equipos cambiar el nombre de las columnas, añadir otras nuevas o reorganizar las existentes con facilidad.

Por ejemplo, mover tareas de «Fase de trabajo de campo» a «Análisis y validación» garantiza una progresión adecuada de las tareas sin confusiones. La opción de ocultar o eliminar columnas ayuda a despejar el espacio de trabajo, manteniendo el tablero centrado y eficiente. Esta personalización permite a los equipos mantener un flujo de trabajo dinámico, garantizando al mismo tiempo que ninguna tarea quede fuera de lugar.

3. Asignación de funciones y permisos para mejorar la colaboración

Mejore la colaboración en equipo durante los programas de auditoría asignando los mejores roles a los miembros y personalizando los permisos en Kerika. Personalice la visibilidad y el control de edición para mantener los planes de acción de auditoría sensibles en el buen camino y precisos. Asegure su equipo y sus tareas asignando roles como Administrador de la Junta, Miembro del Equipo o Visitante.

La gestión de funciones garantiza que los miembros del equipo rindan cuentas y comprendan sus responsabilidades dentro del programa de auditoría. Esta función le permite asignar funciones como administrador del consejo, miembro del equipo o visitante en función de su nivel de participación.

Por ejemplo, los auditores responsables de tareas clave pueden ser asignados como miembros del equipo, mientras que a las partes interesadas externas se les puede dar acceso de visualización como visitantes. Esta configuración fomenta la colaboración estructurada, minimiza la confusión y protege los datos confidenciales del proyecto mediante el control del acceso.

4. Comunicación centralizada mediante el chat del consejo

Mejore la sinergia de su equipo utilizando el chat de Kerika como centro de comunicación. Diga adiós a las interminables cadenas de correo electrónico; en su lugar, comparta actualizaciones, aclare problemas y deje comentarios en un solo lugar. Mantén las tareas alineadas sin esfuerzo a la vez que fomentas un mejor entorno de colaboración.

En lugar de depender de correos electrónicos o mensajes de chat dispersos, la función de chat integrada en el tablero garantiza que todas las discusiones relacionadas con las tareas permanezcan accesibles en un solo lugar. Los miembros del equipo pueden compartir actualizaciones, aclarar problemas y dejar comentarios directamente en el tablón, lo que permite a todos mantenerse informados sin necesidad de buscar en múltiples canales de comunicación. Este enfoque reduce la confusión y mantiene las conversaciones vinculadas a sus respectivas tareas, haciendo que la colaboración sea más fluida y productiva.

5. Gestión centralizada de archivos para un acceso sin fisuras

Mantenga todos los documentos importantes en un solo lugar con la gestión centralizada de archivos para un acceso sin problemas. Simplifique las auditorías con la carga sencilla de archivos, la vinculación de documentos y la colaboración rápida.

La función de archivos adjuntos del tablón permite gestionar y compartir archivos relacionados con cada tarea. Ya se trate de directrices de auditoría, documentación probatoria o informes de las partes interesadas, todos los archivos pueden cargarse, crearse o vincularse directamente en el tablón.

Esto elimina la necesidad de sistemas de almacenamiento externos y garantiza que los miembros del equipo puedan acceder a los documentos más actualizados sin retrasos. Con todo en un mismo lugar, tu equipo puede centrarse en ejecutar las tareas con eficacia.

6. Destacar y priorizar las tareas críticas

Concéntrese en lo más importante durante sus auditorías gestionando el resaltado de tareas dentro de Kerika. Resalte las tareas urgentes por filtro y estado para garantizar que siempre se cumplan los plazos. Aplique sin esfuerzo etiquetas de alta prioridad con unos pocos clics para un flujo de trabajo eficiente.

La función de resaltado del tablero permite a los equipos identificar rápidamente las tareas que requieren atención inmediata en función de diversos criterios, como los usuarios asignados, el estado de la tarea, las fechas de vencimiento y los niveles de prioridad. Esto garantiza que las auditorías de alta prioridad, los elementos atrasados o las tareas con etiquetas específicas sean fáciles de detectar.

Gracias a este filtro, los equipos pueden centrarse en las tareas más urgentes y evitar el incumplimiento de los plazos, manteniendo todo el programa de auditoría bien coordinado y encauzado.

7. Ajuste fino de la tarjeta para un control óptimo

Garantice una auditoría racionalizada con los Ajustes de tablero de Kerika. Simplifique los elementos de acción complejos, personalice su lugar de trabajo visual, mantenga la carga de trabajo del equipo y cumpla los objetivos con facilidad mediante el uso de acciones de tareas claramente definidas y racionalizadas.

Una auditoría eficaz requiere un tablón que se adapte a sus necesidades cambiantes. La configuración del tablero le permite controlar el acceso con opciones de privacidad, garantizando que sólo las personas adecuadas vean los detalles confidenciales del proceso de auditoría. Puede establecer límites de trabajo en curso (WIP) para gestionar la carga de trabajo del equipo y evitar cuellos de botella.

La numeración automática de las tareas garantiza un seguimiento coherente, mientras que las etiquetas ayudan a organizar las tareas por departamentos, fases o categorías. Además, la vista general del tablero ofrece información en tiempo real sobre el estado del programa de auditoría, lo que facilita la identificación de las tareas completadas, pendientes o atrasadas.

Con las opciones de exportación y archivo, puede hacer copias de seguridad o pausar las tareas mientras mantiene su flujo de trabajo de auditoría organizado y preparado para el futuro.

Divida las tareas en pasos manejables

Cuando gestione un programa de auditoría, asegúrese de no pasar por alto ningún detalle. Este tablero de demostración muestra cómo puede emprender acciones de forma eficaz en pasos claramente definidos. Esto incluye descripciones detalladas de tareas y objetivos, listas de comprobación para avanzar fácilmente, la posibilidad de compartir archivos, la comunicación específica de tareas y, lo que es más importante, el establecimiento de prioridades claras.

Cuando se gestiona un programa de auditoría, desglosar las tareas es la clave para garantizar que no se pasa por alto ningún detalle crítico. Este tablero de demostración muestra cómo cada tarea se divide en pasos procesables y rastreables para mejorar la claridad y la colaboración.

He aquí cómo este equipo aborda eficazmente la segmentación de tareas:

  1. Ficha Detalles para la descripción de tareas: La pestaña Detalles permite a los equipos documentar descripciones completas de tareas, requisitos y objetivos clave. Esto garantiza que todos los implicados entiendan el alcance de la tarea sin necesidad de aclaraciones constantes.
  2. Establecer el estado de la tarea para el seguimiento del progreso: Asignar un estado como Listo, En curso o Necesita revisión permite una visibilidad clara del progreso de las tareas. Con los estados actualizados, los miembros del equipo pueden realizar fácilmente un seguimiento de la finalización o identificar cuellos de botella.
  3. Pestaña Lista de control para subtareas: Las tareas complejas pueden dividirse en subtareas más pequeñas y procesables mediante la pestaña Lista de comprobación. Cada subtarea puede marcarse una vez completada, lo que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y evitar pasar por alto pasos esenciales.
  4. Fechas de vencimiento para mantener los plazos: El establecimiento de plazos garantiza que las tareas se mantengan dentro de lo previsto, mientras que la visibilidad de las próximas fechas de vencimiento ayuda al equipo a priorizar el trabajo y evitar el incumplimiento de los plazos.
  5. Etiquetas para la categorización: Mediante la asignación de etiquetas pertinentes, como auditoría de cumplimiento o recuperación de desastres, las tareas se pueden clasificar y filtrar de manera eficiente. Esta función facilita la localización de tareas relacionadas y garantiza la racionalización de los flujos de trabajo.
  6. Pestaña Chat para conversaciones sobre tareas específicas: En lugar de mensajes dispersos en diferentes plataformas, la pestaña Chat centraliza todas las conversaciones relacionadas con las tareas. Los equipos pueden colaborar, proporcionar actualizaciones y resolver dudas directamente en la ficha de la tarea.
  7. Asignación de tareas para una clara responsabilización: La asignación de tareas a miembros concretos del equipo garantiza la responsabilidad. Cada miembro del equipo conoce sus responsabilidades y puede centrarse en las tareas asignadas sin confusión.
  8. Pestaña Archivos adjuntos para almacenar archivos relevantes: Los documentos importantes, archivos de referencia o pruebas pueden adjuntarse directamente a la tarea a través de la pestaña Adjuntos. De este modo se mantiene todo específico de la tarea y se evita la búsqueda a través de sistemas de almacenamiento externos.

Con las tareas divididas en pasos manejables, este tablero demuestra cómo pueden simplificarse las auditorías complejas, facilitando el seguimiento de los progresos, la identificación de los bloqueos y la consecución de todos los objetivos sin problemas.

Conclusiones: Creación de un programa de auditoría eficaz y ampliable

Un programa de auditoría bien ejecutado es la espina dorsal del cumplimiento organizativo, la gestión de riesgos y la optimización de procesos. Al dividir las tareas en pasos manejables, garantizar una categorización adecuada y fomentar una comunicación clara entre el equipo, se crea un flujo de trabajo estructurado pero lo suficientemente flexible como para hacer frente a retos inesperados.

La planificación y ejecución adecuadas le ayudarán a cumplir los plazos, mejorar la colaboración y, en última instancia, lograr el éxito de la auditoría con confianza.