Failide jagamine meeskonnas – olgu selleks kujundusmaketid, kampaaniavarad või tehnilised dokumendid – võib kiiresti muutuda keeruliseks protsessiks. See, et kõigil on õigel ajal õiged failid, tundub sageli žongleerimisena.

Hea uudis on see, et failide jagamine ei pea olema tülikas. Faile õigel viisil korraldades ja jagades saate teha koostöö sujuvaks, olgu selleks siis kujundusfaili saatmine oma loomingulisele meeskonnale või projekti tegevuskava pakkumine sidusrühmadele.

Failide jagamise tõhustamiseks toimige järgmiselt.

Ülesandekaartide manused

Vaadake, kuidas see ülesandekaart töötab

Ülesandekaardid sobivad suurepäraselt konkreetse ülesandega seotud failide jagamiseks. 

Failide jagamine ülesannete kaartides toimib järgmiselt.

1. Failide manustamine otse ülesandele: Laadige failid üles või linkige ressursid otse ülesandekaardile. Teie meeskonnakaaslased pääsevad neile failidele juurde ilma e-kirjade või eraldi kaustade kaudu otsimata.
   
2. Vahetu juurdepääs kõigile asjaosalistele: Kõigil juhatuse liikmetel on kohene juurdepääs lisatud failidele, mis tagab koostöö sujuva ja tõhusa.
   
3. Failide jagamise eelised
   
   • Pole segadust, millised failid on ülesande jaoks olulised.
     
   • Kõik ülesannetega seotud materjalid jäävad koos, nii et teie meeskond teab alati, kust otsida.

Tööülesannete kaardid muudavad failide jagamise keskendunuks, asjakohaseks ja hõlpsasti organiseeritud.

Tahvli manused

Vaadake, kuidas see tahvli kinnitus töötab

Failide puhul, mis mõjutavad kogu projekti, Tahvli manused on tee. Failide jagamine tahvli tasemel toimib järgmiselt.

1. Laadige üles või linkige kogu meeskonna failid: Lisage tahvlile faile või väliseid linke, millele igaüks pääseb juurde, näiteks projekti põhikirjad, jagatud mallid või aruanded.
   
2. Tsentraliseeritud failijagamine: Kõik juhatuse liikmed pääsevad neile failidele kohe juurde, tagades, et peamised projektiressursid on alati käeulatuses.
   
3. Failide jagamise eelised
   
   • Ideaalne kogu meeskonna värskenduste või ressursside jaoks.
   • Hoiab teie projekti sujuvalt töös, tagades, et kõigil on juurdepääs samale teabele.

Tahvli manused muudavad kogu meeskonna jaoks oluliste failide jagamise lihtsaks. 

Järeldus:

Tõhus failide jagamine on sujuvaks koostööks hädavajalik. Konkreetsetele ülesannetele failide manustamisel või projektiüleste ressursside tsentraliseerimisel püsib teie meeskond organiseeritud ja ühenduses ilma tavapärase segaduse ja viivitusteta. Olenemata sellest, kas keskendute ülesandespetsiifilistele üksikasjadele või jagate kogu projekti peamisi ressursse, tagab õige süsteemi olemasolu, et kõigil on see, mida nad vajavad, kui nad seda vajavad.

Muutke oma töövoogu sujuvamaks, hoides failid juurdepääsetavana ja korrastatuna, ning muutke meeskonnatöö nii tõhusaks kui see peaks olema.