Jos työskentelet tehtävätaululla, voit nyt piilottaa tai näyttää sarakkeet Tauluasetukset-valintaikkunan Sarakkeet-välilehdellä.
Voit käyttää tätä ominaisuutta avaamalla taulun asetukset -valintaikkunan napsauttamalla hammasrataspainiketta, joka näkyy oikeassa yläkulmassa, kun tarkastelet tehtävätaulua, ja siirtymällä sitten COLUMNS-välilehdelle.
Kun viet hiiren kursorin minkä tahansa sarakkeen päälle luettelossa, näkyviin tulee valikkopainike (kolme pistettä):
Tilinomistajat voivat nyt nimetä muita tiliryhmänsä jäseniä tilin ylläpitäjiksi, jolloin nämä voivat myös hallita kyseisen tilin tilauksia ja jäsenyyttä. Tästä voi olla apua silloin, kun Kerika-tilin varsinainen omistaja on joku käyttäjäyhteisön ulkopuolinen henkilö, kuten osto-osasto.
Tilin ylläpitäjien hallinta voidaan tehdä Tilin omistaja -näytöstä:
Kuvakaappaus, jossa näkyy Käyttäjien hallinta.
Kun olet Käyttäjien hallinta -näytössä, valitse yksi tilillä olevista tiimin jäsenistä: vie hiiren kursori nimen päälle, jolloin näkyviin tulee KÄYTTÄJÄN HALLINTA -painike:
Valitse käyttäjä
Napsauta Tiimin jäsenen tiedot -valintaikkunassa TAKE ACTION:
Ja valitse Tee tästä käyttäjästä tilin ylläpitäjä:
Tilin ylläpitäjä voi määrittää muut kyseisen tilin tiimin jäsenet myös tilin ylläpitäjiksi.
Tilin ylläpitäjillä on paljon valtaa tiliin nähden; he voivat:
Pääsy mihin tahansa foorumiin
Lisätä henkilöitä mihin tahansa foorumiin tai poistaa heitä sieltä.
muuttaa henkilöiden rooleja millä tahansa foorumilla
lisätä henkilöitä tilille ja ostaa tilauksia
Vaihda tilaussuunnitelmaa
Ole siis varovainen, kenet lisäät tilin ylläpitäjäksi!
Määräajat ovat näkymättömiä lankoja, jotka pitävät projektit kasassa ja varmistavat, että tehtävät saadaan valmiiksi ajallaan ja tiimit pysyvät yhdessä. Selkeillä määräajoilla on suuri merkitys, olipa kyseessä sitten yksittäinen tehtävä tai projektin jakaminen pienempiin, toteutettavissa oleviin vaiheisiin.
Valitse eräpäivä tai muuta tarvittaessa olemassa olevia tietoja.
Se kiinnittää tehtävän projektisuunnitelmaan ja pitää kaikki osapuolet ajan tasalla.
Jaottele tärkeimmät tehtävät tarkistuslistojen avulla.
Käytä tarkistuslistatoimintoa, kun haluat jakaa suuren tehtävän pienempiin, helpommin hallittaviin tehtäviin.
Jokaisella tarkistuslistan kohdalla voi olla oma eräpäivä, mikä helpottaa edistymisen seurantaa yksityiskohtaisella tasolla.
Määritä tarkistuslistan erityiskohteet tiimin eri jäsenille, jotta voit selventää kaikkien osallistujien rooleja unohtamatta kuitenkaan kokonaistehtävää.
Parhaat käytännöt määräaikojen hallintaan
Ole tarkka: Vältä epämääräisiä määräaikoja ja aseta tarkat päivämäärät sekaannusten välttämiseksi.
Aseta realistiset prioriteetit: Tasapainota työtaakkaa asettamalla määräaikoja, jotka vastaavat tehtävien monimutkaisuutta.
Säännöllinen tarkastelu: Päivitä määräajat projektin laajuuden kehittyessä, jotta odotukset pysyvät realistisina.
Päätelmä
Eräpäivien sisällyttäminen tehtävien hallintaan, olipa kyse sitten kokonaisista tehtävistä tai yksittäisistä tarkistuslistan kohdista, auttaa tiimejä säilyttämään selkeyden, keskittymisen ja tuottavuuden. Asettamalla ja hallinnoimalla määräaikoja huolellisesti luot työnkulun, joka mukautuu tiimisi tarpeisiin ja varmistaa, ettei mikään jää huomaamatta.
Kun sinulla on useita tehtäviä projektin eri vaiheissa, on tärkeää pysyä järjestyksessä. Tunnisteet ovat tehokas työkalu, joka voi jäsentää työnkulkuasi ja auttaa sinua tunnistamaan, luokittelemaan ja priorisoimaan tehtävät nopeasti.
Olipa kyse sitten suunnittelumallien, backend-kehityksen tai testausvaiheiden hallinnasta, tunnisteiden avulla on helpompi keskittyä tärkeimpiin asioihin.
Näin voit tehostaa projektinhallintaa tunnisteiden avulla:
Tunnisteet toimivat kuin visuaaliset merkit, joiden avulla saat välittömästi tietoa tehtävän luokasta tai tilasta. Seuraavassa kerrotaan, miten voit soveltaa niitä yksittäisiin tehtäväkortteihin:
Avaa tehtäväkortti: Valitse tehtäväkortti, jonka haluat luokitella.
Aseta tunnisteet: Napsauta kortin tiedoissa olevaa Tunnisteet-osiota. Täältä voit valita olemassa olevista tunnisteista tai luoda uuden tunnisteen.
Visuaaliset vihjeet: Kun tunniste on kiinnitetty, se ilmestyy tehtäväkortin yläosaan, jolloin sen kategoria tai prioriteetti näkyy yhdellä silmäyksellä.
Ammattilaisten vinkki: Esimerkiksi vihreä väri tarkoittaa ”backend”-tehtäviä ja sininen ”design”-tehtäviä.
Mukautettujen tunnisteiden luominen
Mukautettujen tunnisteiden avulla voit räätälöidä luokittelun tiimisi tarpeiden mukaan. Näin voit luoda tunnisteita:
Access Tag Settings: Mene taulun Asetukset-välilehdelle ja valitse Tunnisteet.
Lisää uusi tagi: Napsauta + Lisää uusi tunniste -vaihtoehtoa. Anna tagille nimi, joka kuvastaa sen tarkoitusta, kuten ”kiireellinen”, ”mockups” tai ”vireillä”.
Valitse väri: Valitse väri, joka tekee tunnisteestasi visuaalisesti erottuvan.
Tallenna ja sovella: Tallenna tunniste, ja se on valmis käytettäväksi koko taululla.
Ammattilaisten vinkki: Pidä tagien nimet lyhyinä ja intuitiivisina. Näin varmistetaan, että kaikki tiimisi jäsenet ymmärtävät ja käyttävät niitä tehokkaasti.
Tunnisteiden käytön edut
Vaivaton tehtävien luokittelu: Tunnisteet auttavat sinua ryhmittelemään toisiinsa liittyviä tehtäviä, mikä helpottaa niiden suodattamista ja löytämistä.
Tehostettu tarkennus: Korosta tehtäviä, jotka vaativat välitöntä huomiota tai kuuluvat tiettyyn luokkaan.
Tiimin selkeys: Varmista, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät tehtävän tarkoituksen yhdellä silmäyksellä.
Wrap-Up
Tunnisteet ovat muutakin kuin pelkkiä tarroja, ne ovat tapa yksinkertaistaa ja tehostaa tehtävienhallintaa. Käyttämällä tunnisteita tehokkaasti voit luokitella, priorisoida ja keskittyä tehtäviin helposti ja pitää tiimisi yhtenäisenä ja tuottavana.
Projektien tehokas hallinnointi alkaa hyvin organisoidusta työnkulusta. Tehtävien jakaminen selkeästi määriteltyihin vaiheisiin voi auttaa sinua ja tiimiäsi pysymään yhtenäisinä ja tuottavina. Jäsennellyn työnkulun avulla on helpompi seurata edistymistä, tunnistaa pullonkaulat ja priorisoida tehtävät tehokkaasti.
Tutustutaan siihen, miten voit asettaa sarakkeita tehtävätauluun maksimoidaksesi tehokkuuden käyttämällä annettua esimerkkitaulua.
Miksi sarakkeilla on merkitystä tehtävien hallinnassa
Sarakkeet ovat työnkulun selkäranka. Kukin sarake edustaa projektin vaihetta, mikä auttaa sinua visualisoimaan tehtävien kulun alusta loppuun. Tärkeintä on varmistaa, että sarakkeet vastaavat projektin luonnetta ja tiimisi työskentelytapaa.
Työnkulun sarakkeiden määrittämisen vaiheet
1. Määrittele työnkulun vaiheet
Kun määrittelet työnkulun vaiheita, mieti tehtävien luonnollista etenemistä.
Esimerkiksi:
Hankkeen strategia: Suunnittelun alkuvaiheisiin, kuten vaatimusten määrittelyyn tai tavoitteiden asettamiseen.
Hankkeen suunnittelu: Visuaaliseen ja rakenteelliseen suunnitteluun liittyvät tehtävät, kuten logon suunnittelu tai ulkoasun luominen.
Hankkeen kehittäminen: Toteutusvaiheet, kuten koodaus tai toiminnallisuuksien luominen.
Testaus: Varmistaaksesi, että kaikki toimii odotetulla tavalla ennen käyttöönottoa.
Valmistui: Viimeinen vaihe täysin valmiiden tehtävien lähettämiseen.
2. Käännä vaiheet sarakkeiksi
Kun työnkulun vaiheet on määritelty, tee niistä sarakkeita tehtävätaulullesi. Aloita suurista luokista ja tarkenna niitä, kun ymmärrät paremmin tiimisi tarpeita.
Esimerkiksi:
Voit aloittaa keskeisillä sarakkeilla, kuten ”Tehtävää”, ”Käynnissä” ja ”Valmistunut ”, jotta voit luoda perusvirran.
Laajenna näitä vähitellen tarkemmiksi sarakkeiksi, jotka vastaavat työnkulun vaiheita, kuten ”Projektistrategia”, ”Projektisuunnittelu”, ”Projektin kehittäminen” ja ”Testaus”.
Tämä lähestymistapa varmistaa, että sarakkeet ovat intuitiivisia, mukautuvia ja räätälöityjä tehtävien luonnollisen etenemisen mukaan.
3. Käytä sarakkeita erikoistarpeisiin
Harkitse sellaisten sarakkeiden luomista, jotka tuovat lisäarvoa työnkulkuusi:
Jäljellä: Tila tehtäville, jotka on suunniteltu, mutta jotka eivät ole vielä valmiita siirtymään päätyönkulkuun. Tämä auttaa priorisoimaan tehtäviä, kun tiimi on valmis ottamaan lisää töitä vastaan, samalla kun aktiiviset sarakkeet pysyvät siisteinä ja keskittyneinä.
Resurssit: Sarake, johon voit tallentaa linkkejä, asiakirjoja tai muita tehtäviäsi tukevia materiaaleja. Näin tiimin on helppo käyttää kaikkea tarvitsemaansa ilman, että yksittäiset tehtäväkortit menevät sekaisin.
4. Muista pitää se yksinkertaisena ja intuitiivisena
Vältä ylikuormittamasta taulua liian monella sarakkeella. Pyri selkeyteen ja yksinkertaisuuteen, jotta tiimisi voi helposti seurata työnkulkua.
Päätelmä
Hyvin organisoitu työnkulku alkaa harkitulla sarakkeiden asettelulla. Räätälöimällä sarakkeet vastaamaan projektin luonnollisia vaiheita ja lisäämällä tukisarakkeita voit parantaa tiimin tehokkuutta ja säilyttää prosessin selkeyden. Aloita työnkulun järjestäminen jo tänään ja koe hyödyt!
Tehtävien järjestäminen on tärkeää sujuvien työnkulkujen kannalta, etenkin kun hallinnoit suuria määriä kohteita. Tehtävien numerointi voi lisätä selkeyttä ja tehostaa tiettyihin tehtäviin viittaamista. Mutta tehtävien numerointi manuaalisesti? Se on aikaa vievää ja virhealtista.
Tässä kohtaa automaattinen numerointi tulee kyseeseen. Tämän ominaisuuden avulla jokaiselle tehtäväkortille annetaan automaattisesti yksilöllinen numero heti sen luomisen jälkeen, jolloin jokainen tehtävä on tunnistettavissa yhdellä silmäyksellä.
Tutustutaanpa siihen, miten automaattinen numerointi toimii ja miten voit ottaa sen käyttöön virtaviivaistaaksesi projektejasi.
Automaattinen numerointi antaa juoksevan numeron jokaiselle uudelle tehtäväkortille taululla. Tämä numerointi on yksilöllinen ja auttaa tiimejä viittaamaan tehtäviin nopeasti keskusteluissa, raporteissa tai päivityksissä ilman sekaannuksia.
Automaattisen numeroinnin ottaminen käyttöön
Access Board-asetukset: Avaa asetusvalikko napsauttamalla hallituksen oikeassa yläkulmassa olevaa hammasratas-kuvaketta.
Ota vaihtoehto käyttöön:Asetukset-välilehdellä aktivoi Tehtävien automaattinen numerointi -vaihtoehto.
Katso se toiminnassa: Tästä lähtien jokainen uusi taululle luotu tehtäväkortti näyttää automaattisesti yksilöllisen numeron otsikkoalueella.
Miksi automaattinen numerointi on tärkeää
Pikatehtäväreferenssi: Numeroilla on helpompi viitata tiettyihin tehtäviin kokouksissa tai tehdessäsi yhteistyötä joukkuetovereiden kanssa.
Selkeä viestintä: Tehtävien yksityiskohtaisen kuvaamisen sijaan voit nopeuttaa viestintää viittaamalla niihin vain niille annetulla numerolla.
Tehokas organisaatio: Tehtävien numerointi lisää taulukkoon lisärakennetta, mikä helpottaa seurantaa ja hallintaa.
Todellisen elämän sovellukset
Hankkeen raportointi: Luettele tehtävien numerot nopeasti päivityksissä tai asiakirjoissa selkeyden vuoksi.
Ryhmäkeskustelut: Viittaa tehtäviin niiden numerolla tiimikokouksissa sekaannusten välttämiseksi.
Edistymisen seuranta: Tunnista helposti, mitkä numeroidut tehtävät on suoritettu tai ovat vielä kesken.
Päätelmä
Automaattinen numerointi tuo tehtävien hallintaan yksinkertaisuutta ja järjestystä, jolloin tehtävien tunnisteiden manuaalinen seuranta ei ole enää hankalaa. Olipa kyseessä monimutkaisen projektin tai pienen työnkulun hallinta, tämä ominaisuus varmistaa, että jokainen tehtävä on helposti tunnistettavissa ja seurattavissa.
Meillä on ollut 30 päivän ilmainen kokeilujakso uusille käyttäjille jo pitkään, mutta olemme nähneet jo pitkään, että ihmiset eivät todellakaan tarvitse täyttä neljää viikkoa päättääkseen, onko Kerika se, mitä he etsivät vai eivät.
Itse asiassa kokeilujaksolla on se haittapuoli, että ihmiset unohtavat yleensä olevansa ilmaisessa kokeilujaksossa, kunnes he alkavat saada muistutuksia siitä, että kokeilujakso on päättymässä!
Käytännöllisempi – ja alan standardin mukainen – lähestymistapa on tarjota 14 päivän ilmainen kokeilujakso tästä lähtien. Tämän pitäisi antaa riittävästi aikaa päättää, onko Kerika paras tapa etätiimillesi saada enemmän aikaan!
Kun minkä tahansa projektin tehtäviä hallitaan, pullonkaulat voivat hidastaa edistymistä ja vaikeuttaa sen tunnistamista, mihin on kiinnitettävä eniten huomiota. Juuri tässä vaiheessa tulevat käyttöön keskeneräisen työn (Work-in-Progress, WIP) rajat.
Asettamalla selkeät rajat sille, kuinka monta tehtävää voi olla kesken tiettynä ajankohtana, WIP-rajat auttavat sinua hallitsemaan työmäärää tehokkaasti ja varmistamaan tehtävien sujuvan kulun projekteissasi.
Seuraavassa selvitetään, miten WIP-rajat toimivat ja miten ne voivat parantaa tiimisi tehokkuutta.
WIP-rajat asettavat ylärajan taulun tietyissä sarakkeissa sallittujen tehtävien määrälle. Jos sarakkeessa on esimerkiksi otsikko ”Käynnissä”, voit asettaa 5 tehtävän rajan, jolloin tiimi ei kuormita itseään liikaa eikä menetä keskittymistään.
Menetelmä on linjassa lean-projektinhallintakäytäntöjen kanssa, mikä auttaa tiimejä tasapainottamaan kapasiteettia ja välttämään tarpeettomia viivästyksiä.
Kuinka asettaa WIP-rajat
Avaa hallituksen asetukset: Klikkaa hallituksen oikeassa yläkulmassa olevaa hammasratas-kuvaketta päästäksesi hallituksen asetuksiin.
Ota WIP-rajat käyttöön:Asetukset-välilehdellä aktivoi ”Työn keskeneräisyyden (WIP) rajoitukset” -vaihtoehto.
Sarakekohtaisten rajojen asettaminen: Mene Sarakkeet-välilehdelle ja määritä kullekin sarakkeelle tiimisi työmäärään perustuvat WIP-rajat.
Miksi WIP-rajat toimivat
Estä ylikuormitus: Tehtävien rajoittaminen varmistaa, että tiimisi keskittyy jo käynnissä oleviin tehtäviin ennen uusien aloittamista.
Tunnista pullonkaulat: Kun sarake saavuttaa WIP-rajan, se on merkki siitä, että tehtäviin on kiinnitettävä huomiota ennen kuin niitä voidaan lisätä.
Tehtävien sujuvuuden parantaminen: WIP-rajat auttavat tiimiäsi työskentelemään tehokkaasti ja siirtämään tehtäviä putken läpi ilman, että mikään prosessin vaihe hukkuu.
Edut todellisessa maailmassa
Tasapainotettu työmäärä: Tiimit pysyvät keskittyneinä ja tuottavina ilman stressiä liian monista tehtävistä.
Parempi yhteistyö: Selkeät rajat kannustavat tiimejä saattamaan tehtävät loppuun yhteistyössä ennen uusien aloittamista.
Parempi tehtävien priorisointi: Keskittyminen siirtyy luonnollisesti tärkeimpiin tehtäviin, jotta työnkulku pysyy käynnissä.
Päätelmä
Keskeneräiset työt -rajat tuovat tehtävien hallintaan rakennetta ja selkeyttä, mikä helpottaa pullonkaulojen tunnistamista ja tasaisen työnkulun ylläpitämistä.
Projektitaulujen käyttöoikeuksien hallinta on keskeinen osa työn järjestämistä ja turvaamista. Riippumatta siitä, onko kyseessä yksityinen tiimiprojekti vai laajempaan yhteistyöhön tarkoitettu hanke, yksityisyysasetusten avulla voit hallita sitä, kuka voi nähdä ja käyttää taulujasi.
Vain tiimin jäsenet:Tämä asetus varmistaa, että vain nimenomaisesti taululle lisätyt henkilöt voivat nähdä taulun tai olla vuorovaikutuksessa sen kanssa. Se sopii erinomaisesti projekteihin, joissa luottamuksellisuus on tärkeää, kuten arkaluonteiset sisäiset työnkulut tai rajoitetut asiakasprojektit.
Kaikki tilitiimissä:Tarvitsetko hieman enemmän näkyvyyttä avaamatta sitä koko maailmalle? Tällä asetuksella kaikki tilitiimisi jäsenet voivat tarkastella taulua. Se on ihanteellinen sisäisiin projekteihin, joissa tiimin laajuinen avoimuus on hyödyllistä, mutta valvonta on silti tärkeää.
Kuka tahansa Linkki:Haluatko maksimaalisen saavutettavuuden? Tämän vaihtoehdon avulla kuka tahansa, jolla on foorumin linkki, voi tarkastella sitä – vaikka hänellä ei olisi Kerika-tiliä. Muista kuitenkin, että vaikka he näkevät taulun, he eivät voi tehdä muutoksia, ellei heitä ole lisätty tiimin jäseneksi tai ylläpitäjäksi.
Tärkeimmät asiat:
Julkiset taulut ja tiedostojen näkyvyys:Kun asetat taulun tilaksi ”Kuka tahansa linkin kanssa”, kaikki tauluun liitetyt tiedostot tulevat julkisesti saataville. Jos käytät integraatioita, kuten Google Drivea, tämä tarkoittaa, että myös nämä asiakirjat ovat avoinna kaikille, joilla on linkki.
Tilikohtaiset rajoitukset:Jos käytät maksullista Google Workspace -tiliä, Googlen käytännöt saattavat estää sinua asettamasta taulua ”Kuka tahansa linkin avulla”. Näin varmistetaan organisaation turvallisuusprotokollien noudattaminen.
Yksityisyysasetusten säätäminen:
Avaa taulusi ja siirry kohtaan Asetukset.
Valitse Tietosuoja-osiossa tarpeisiisi sopiva käyttöoikeustaso.
Tallenna muutokset, ja olet valmis!
Johtopäätökset: Tietosuoja-asetukset antavat sinulle mahdollisuuden hallita joustavasti sitä, kuka näkee ja voi olla vuorovaikutuksessa taulujesi kanssa, mikä tekee yhteistyöstä turvallista ja saumatonta. Hallitset täysin sitä, jaatko taulun pienen tiimin kanssa vai avaatko sen julkiseen katseluun.
Tehtävien selkeä ja tehokas jakaminen on tehokkaan tiimityön kulmakivi. Asia on kuitenkin näin: kaikkien työkalujen avulla tehtävien jakaminen useammalle kuin yhdelle henkilölle ei ole helppoa. Ja myönnettäköön, että monet tehtävät vaativat usein useiden ihmisten yhteistyötä, jotta ne voidaan tehdä oikein.
Joissakin työkaluissa tehtävät voidaan jakaa vain yhdelle henkilölle, jolloin tiimit voivat joutua pohtimaan vastuualueita. On kuitenkin olemassa keino, jolla tehtävät voidaan jakaa useille tiimin jäsenille vaivattomasti, jolloin kaikki pysyvät synkronoituna ja yhteistyö sujuu luonnollisesti.
Tässä kerrotaan, miten tehtävien jakaminen toimii ja miten voit jakaa suuret tehtävät pienempiin, hallittaviin osiin tarkistuslistojen avulla:
Kun on kyse suuremmista tehtävistä, jotka on jaettava pienempiin vaiheisiin, voit kohdentaa osatehtäviä tietyille tiimin jäsenille tarkistuslistojen avulla ja varmistaa, että kaikki yksityiskohdat on hoidettu:
Lisää tehtävään tarkistuslista: Avaa tehtävä ja siirry Tarkistuslista-välilehdelle.
Jaottele se: Lisää jokainen osatehtävä tarkistuslistan kohdaksi.
Määritä osatehtäviä: Määritä yksittäiset tarkistuslistan kohdat yhdelle tai useammalle tiimin jäsenelle ja varmista, että jokaisella vaiheella on selkeä omistaja.
Miksi se toimii:
Yksinkertaistaa isoja tehtäviä järjestämällä ne pienempiin, toteuttamiskelpoisiin vaiheisiin.
Varmistaa vastuullisuuden tehtävän kaikilla tasoilla.
Pakkaaminen
Tehokas tehtävien jakaminen on avainasemassa yhteistyön edistämisessä ja vastuullisuuden varmistamisessa tiimissä. Jakamalla tehtävät useille tiimikavereille tai jakamalla ne pienempiin osatehtäviin tarkistuslistojen avulla luot selkeyttä ja virtaviivaistat työnkulkuja. Näiden ominaisuuksien ansiosta tiimit pysyvät järjestyksessä, sovittavat vastuualueet yhteen ja työskentelevät saumattomasti yhdessä saavuttaakseen tavoitteensa.
