Votre espace de travail doit travailler pour vous, et non l’inverse. Les options de personnalisation vous permettent de tout adapter, des couleurs d’arrière-plan aux notifications et aux outils de tableau blanc, pour vous aider à rester organisé et productif.
Pour commencer à personnaliser votre espace de travail, vous devez accéder aux paramètres de préférence de votre compte. Voici comment procéder :
Cliquez sur l’icône de votre profil dans le coin supérieur droit de l’écran.
Sélectionnez Mes préférences dans le menu déroulant.
Ces paramètres vous permettent de créer une expérience qui correspond à votre style de travail unique. Maintenant que vous savez comment accéder aux paramètres, laissez-nous vous guider pas à pas dans l’utilisation de chaque option de personnalisation.
Comment ça marche ? Ajustement des préférences
Les préférences sont généralement regroupées en trois catégories principales : Général, Notifications et Tableau blanc. Chaque section propose des options simples conçues pour améliorer votre flux de travail et optimiser votre expérience.
Voici un aperçu du fonctionnement de ces paramètres :
Paramètres généraux : Faites en sorte que votre espace de travail vous appartienne
Couleur d’arrière-plan : ● Choisissez une couleur d’arrière-plan agréable à regarder et adaptée à votre style.
● Choisissez parmi une variété d’options pour rendre votre espace de travail visuellement attrayant.
Utiliser des balises pour les tableaux des tâches ● Activez cette fonctionnalité pour inclure automatiquement des balises sur les nouveaux tableaux de tâches et modèles que vous créez.
● Vous aide à rester organisé et à catégoriser les tâches sans effort.
Les avantages : La personnalisation des aspects visuels de votre espace de travail le rend plus intuitif et moins encombré, ce qui vous aide à rester concentré.
Notifications : Rester informé sans être surchargé
Notifications de chat ● Recevez des courriels lorsqu’il y a une discussion au niveau du conseil d’administration ou lorsqu’une personne discute d’une tâche à laquelle vous participez.
Mises à jour de l’activité pour les administrateurs ● Recevez des notifications lorsque de nouvelles tâches sont ajoutées, terminées ou réaffectées sur les forums que vous administrez.
Rappels quotidiens de tâches ● Optez pour un récapitulatif quotidien envoyé par courriel à 6 heures du matin, indiquant les tâches en retard et celles qui doivent être effectuées cette semaine ou la semaine prochaine.
● Regroupez les tâches par date ou par tableau pour en faciliter le suivi.
Les avantages : Grâce à des notifications flexibles, vous pouvez rester informé sur ce qui compte le plus sans être bombardé par des mises à jour inutiles.
Paramètres du tableau blanc : Rationalisez votre processus créatif
Lignes et formes ● Définissez des styles de ligne, des épaisseurs et des couleurs par défaut pour créer des visuels propres et cohérents.
Texte sur toile ● Choisissez le style, la taille et la couleur de police que vous préférez pour un aspect soigné.
Options de grille ● Activez l’accrochage à la grille et définissez la taille de la grille pour que vos dessins restent alignés et professionnels.
Les avantages :
Grâce à ces paramètres, les tableaux blancs sont parfaits pour le brainstorming, la planification ou la conception, ce qui garantit la qualité et l’organisation de votre travail.
Synthèse
Qu’il s’agisse d’ajuster les éléments visuels, de personnaliser les notifications ou de rationaliser les outils de création, ces options sont conçues pour améliorer votre productivité et maintenir votre environnement de travail organisé. En prenant quelques instants pour personnaliser vos paramètres, vous serez plus efficace et plus agréable au quotidien.
Qu’il s’agisse de concevoir un site web, de lancer un produit ou de coordonner un projet de développement complet, un cadre structuré garantit que toutes les tâches sont alignées, que les délais sont respectés et que les parties intéressées sont informées en permanence.
Ce guide présente les étapes essentielles pour dominer la gestion des projets, en proposant des stratégies pratiques pour faciliter les flux de travail, encourager la collaboration et superviser les progrès.
Une fois que vous aurez compris les principes de base, vous verrez comment un outil visuel peut donner vie à ces principes et aider votre équipe à rester centrée et productive.
Les étapes clés pour créer un flux de travail de gestion de projets efficace
Un flux de travail uniforme pour la gestion des projets garantit que les tâches sont accomplies avec efficacité, que les délais sont respectés et que la collaboration en équipe se déroule sans problème.
Voici les étapes clés pour créer un processus de gestion des projets fiable :
1. définir des objectifs clairs
Tout projet d’excellence commence par un objectif clair et bien défini. Comprendre ce que l’on veut obtenir permet à l’équipe d’être centrée et alignée tout au long du cycle de vie du projet.
Actions de base :
Organiser des réunions avec les parties intéressées pour les aligner sur les objectifs du projet.
Définir les objectifs en termes mesurables en utilisant le marqueur SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent, Limité dans le Temps).
Documenter ces objectifs dans un lieu central pour garantir la visibilité de l’équipe.
2. élaborer un plan de projet détaillé
Un plan de projet complet sert de guide, avec les tâches, les lieux et les dépendances. Il garantit que chaque membre de l’équipe comprend son rôle et ses responsabilités.
Actions de base :
Utilisez les diagrammes de Gantt pour définir les calendriers et les dépendances entre les tâches.
Établir des points et des lieux pour superviser efficacement les progrès.
Attribuer des ressources en fonction de la complexité des tâches et de l’expérience de l’équipe.
3. attribuer des fonctions et des responsabilités
Définir les fonctions garantit la qualité des résultats et élimine la confusion quant à la personne responsable de chaque tâche. Il peut être utile d’utiliser la matrice RACI (Responsable, Contable, Contabilizado, Consultado, Informado).
Actions de base :
Attribuer les fonctions en fonction des compétences individuelles et des besoins du projet.
Communiquer clairement les responsabilités lors des réunions d’équipe ou des sessions initiales.
Favoriser la rétroalimentation pour garantir un partage équitable des responsabilités.
4. prioriser et analyser les tâches
Diviser le projet en tâches plus petites et plus maniables garantit qu’aucun aspect du travail ne sera négligé. L’établissement de priorités permet de concentrer les efforts de l’équipe sur l’aspect le plus important.
Actions de base :
Classer les tâches par ordre d’urgence et d’importance en utilisant des techniques de priorisation telles que la matrice d’Eisenhower.
Diviser les tâches complexes en sous-domaines plus petits et plus clairs.
Utilisez des outils pour suivre l’évolution du travail et tenir tout le monde informé.
5. renforcer la coopération et la communication
La communication ouverte et transparente est essentielle pour une gestion efficace des projets. Elle aide les équipes à rester en phase, à résoudre les conflits et à garantir le progrès.
Actions de base :
Organiser des réunions périodiques (par exemple, des réunions quotidiennes ou semestrielles) pour évaluer les progrès et résoudre les problèmes.
Invitez les membres de l’équipe à partager les mises à jour et les commentaires en temps réel.
Utiliser des outils de collaboration pour centraliser la communication et documenter les décisions.
6. superviser les progrès et ajuster les plans
La surveillance de l’avancement du projet permet d’identifier les risques et les problèmes éventuels avant qu’ils ne surviennent. La surveillance périodique permet de procéder à des ajustements pour maintenir le projet en marche.
Actions de base :
Utilisez des indicateurs clés de performance (ICP) tels que le taux de finalisation des projets, le respect du budget et l’utilisation des ressources.
Effectuer des révisions périodiques pour réévaluer les objectifs et les délais.
Élaborer des plans d’urgence pour faire face aux difficultés rencontrées.
7. l’évaluation et la documentation du cours
Une fois le projet achevé, il convient d’en évaluer l’efficacité en comparant les résultats avec les objectifs initiaux. Le fait de documenter les leçons apprises permet d’améliorer les processus de travail futurs.
Actions de base :
Il convient de procéder à une révision postérieure au projet afin d’analyser ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
Recueillir les avis de toutes les parties intéressées afin d’identifier les points litigieux et débiles.
Actualiser les procédures normalisées de travail (PNT) en fonction des résultats.
Utilisation des outils adéquats pour créer un flux de travail de gestion des projets
Bien que la connaissance des étapes fondamentales de la gestion des projets soit essentielle, l’application efficace de ces étapes nécessite les outils adéquats. Un système de gestion des projets fiable peut réduire la distance entre la théorie et l’exécution, en garantissant que les projets sont non seulement bien organisés, mais aussi fonctionnels.
L’outil adéquat simplifie l’attribution des tâches, la définition des priorités et la collaboration, ce qui permet à l’équipe de rester concentrée et de fournir des résultats dans les délais impartis.
Le tableau de démonstration suivant est un exemple de flux de travail efficace pour la gestion de projets en cours. Ce tableau représente visuellement la progression des tâches à travers des étapes telles que « Stratégie du projet », « Planification du projet », « Développement » et « Essais », garantissant ainsi que rien ne reste en suspens.
Grâce à l’agrégation d’informations, au suivi de la progression d’une visite et à l’identification des puits de lumière, cet espace de travail offre une vision claire et réalisable de votre projet.
Nous allons maintenant approfondir ce tableau de démonstration et comprendre comment chaque module fonctionne en conjonction pour créer un puissant système de gestion de projets conçu pour le succès.
L’image ci-dessus montre comment l’équipe organise son flux de travail à l’aide d’un tableau qui simplifie la gestion des projets. Il est conçu pour gérer chaque étape du processus.
Regardez de plus près le tableau de ce groupe pour comprendre comment chaque caractéristique contribue à un système efficace de gestion des projets. Voyez comment tout s’intègre.
Chaque projet commence par une liste de tâches et ce tableau permet de les ajouter de manière incroyablement simple. En cliquant sur le bouton « Ajouter une nouvelle tâche » (situé dans la partie inférieure gauche du tableau), vous pouvez créer une nouvelle tâche. Chaque tâche représente une tâche spécifique, comme « Conception de la page d’accueil » ou « Développement de la page de produit ». Cela garantit que votre flux de travail reste limpide et que vous ne perdez rien.
2. personnaliser les colonnes en fonction de son rythme de travail
Voulez-vous personnaliser la configuration de votre tableau ? Vous pouvez modifier facilement le nom des colonnes, en ajouter de nouvelles ou déplacer celles qui existent déjà pour les adapter à votre travail. Il vous suffit de cliquer sur le menu des colonnes (trois points) situé dans la partie supérieure de chaque colonne pour accéder à ces options. Par exemple, si vous lancez une nouvelle phase de votre projet, vous pouvez ajouter une colonne du type « Essai » sans interrompre votre travail actuel.
3. la gestion des membres de l’équipe et de leurs fonctions
La collaboration efficace commence par des fonctions adéquates. Utilisez le menu Membres de l’équipe pour ajouter ou supprimer des membres du conseil. Chaque personne peut être désignée comme administrateur, membre ou invité en fonction de ses responsabilités. Par exemple, les droits d’administrateur sont attribués aux clients potentiels du projet, tandis que les droits d’accès au statut de visiteur sont attribués aux clients pour qu’ils puissent suivre l’évolution du projet.
Maintenez toutes les conversations pertinentes pour l’équipe en utilisant la fonction de chat de l’équipe. Cela permet à votre équipe de partager des mises à jour, de poser des questions ou de résoudre des problèmes à partir d’un emplacement central. Par exemple, un concepteur peut envoyer des commentaires sur la tâche « Conception d’un logo » directement dans le chat pour que tout le monde soit d’accord.
Chaque projet implique une grande quantité de documents et ce panneau permet de les gérer à merveille. Grâce au module d’archivage, il est possible de transférer des archives, d’intégrer des documents Google ou même de créer de nouveaux documents directement depuis le panneau. Par exemple, vous pouvez ajouter des guides de style ou des ressources pour vous assurer que l’équipe a accès à tout le matériel nécessaire.
La fonction d’étiquetage permet de donner la priorité à ce qui est important. Cette fonction permet de filtrer les tâches en fonction des dates d’exécution, des niveaux de priorité, des étiquettes ou des attributions spécifiques. Vous pouvez également combiner ces filtres pour trouver des tâches.
Par exemple, vous pouvez étiqueter les tâches assignées à un membre de l’équipe concrète, sous le nom de « alfombra », ainsi que son état sous le nom de « Listo ». Cela permet de réduire considérablement le travail manuel pour trouver ce que l’on cherche.
7. la personnalisation de la confidentialité
Le menu de configuration est l’endroit où l’équipement ajuste son tableau de bord pour obtenir la meilleure efficacité possible. En cliquant sur l’icône d’engranaje dans l’angle supérieur gauche, vous obtiendrez quatre fenêtres : Visión general, Configuración, Columnas y Etiquetas( Affichage général, Configuration, Colonnes et Étiquettes). Chaque onglet a une fonction spécifique dans l’optimisation de la fluidité du travail. Nous allons les décrire :
Il offre une vue instantanée de la progression du tableau, une description de sa finalité, des options d’exportation des tâches au format Excel et la possibilité d’archiver les tableaux complets pour de futures consultations.
Contrôle la confidentialité du panel et les droits d’accès, permettant de choisir entre un accès réservé aux groupes, un accès organisationnel ou une utilisation partagée des liens publics.
Permet de personnaliser la structure de la table en ajoutant, en remplaçant ou en réorganisant les colonnes. Cela permet d’aligner le flux de travail sur les exigences spécifiques du projet de l’équipement.
Facilite la catégorisation des tâches par la création, la gestion et l’application d’étiquettes. Les étiquettes facilitent le filtrage des tâches par priorité, par type ou par d’autres étiquettes personnalisées, ce qui améliore l’organisation et la récupération des tâches.
Nous allons voir maintenant comment l’équipe utilise ces fiches de tâches pour diviser le processus de gestion des projets en étapes maniables. Nous allons voir comment vous pouvez utiliser cette fonction pour diviser chaque tâche en un élément de processus.
Diviser les tâches en étapes maniables
Les panneaux de signalisation sont l’élément central dans lequel vous et votre équipe pouvez enregistrer et organiser tous les détails nécessaires à la réalisation d’une tâche. Nous vous expliquons maintenant comment les utiliser avec efficacité :
Commencez par identifier clairement les objectifs de la tâche et les étapes nécessaires pour la mener à bien. Par exemple, pour une tâche de conception d’une page d’accueil, il faut définir les exigences en matière de présentation et de contenu.
Actualisez l’état d’avancement de la tâche en indiquant « En cours », « Nécessite une vérification » ou « Terminé » afin que tout le monde puisse être informé de son état d’avancement.
Décomposer les tâches complètes en étapes plus petites et plus faciles à réaliser. Par exemple, « Créer le contenu de la page d’accueil » peut inclure des tâches moins importantes telles que la rédaction du texte, la sélection des images et la conception de la maquette.
Utilisez des étiquettes pour classer les tâches. Vous pouvez donner la priorité à l’urgence ou regrouper les tâches par thèmes tels que « Conception », « Développement » ou « Essais ».
Les ressources du projet doivent être organisées et les archives doivent être ajoutées directement à la boîte de réception. Soumettez des maquettes, des informations ou des PDF, créez de nouveaux liens dans Google Docs ou Kerika, ou connectez des ressources externes, le tout en un seul endroit. Ainsi, votre équipe peut accéder rapidement à tout ce dont elle a besoin sans perdre de temps à chercher dans le courrier électronique ou sur les tapis.
L’outil Chat permet de maintenir toutes les conversations liées à des tâches spécifiques, garantissant ainsi une communication claire et facile à suivre.
Attribuer chaque tâche à des membres concrets de l’équipe afin de clarifier qui est responsable de chaque chose. Cela permet d’améliorer la qualité des données et de garantir que les tâches progressent avec efficacité.
Établir la priorité du travail pour une approche optimale :
La priorisation des tâches est essentielle pour maintenir le projet en marche, et la fonction Prioriser permet de le faire sans effort. Vous pouvez attribuer un des trois niveaux à chaque tâche :
Normal : pour les travaux de routine qui peuvent être réalisés sans qu’il y ait d’urgence.
Priorité élevée : pour les tâches qui nécessitent une action rapide ou une attention particulière de la part de l’équipe.
Crítico : pour les tâches urgentes ou à fort impact qui requièrent une attention immédiate.
En exploitant ces capacités, les fiches de tâches permettent à votre équipe de rester organisée, de collaborer sans problème et de garantir qu’aucun détail important n’est négligé. Grâce à ces mesures, la gestion de votre projet sera plus facile et plus efficace.
Créez votre compte Kerika
L’utilisation de Kerika est rapide, simple et permet d’organiser parfaitement le flux de travail de vos projets. Découvrez comment configurer votre compte et démarrer en toute sérénité :
L’inscription est gratuite et facile
Rendez-vous sur kerika.com et cliquez sur le bouton Enregistrer.
Choisissez le type de compte qui vous convient le mieux :
Si vous utilisez Google Workspace, sélectionnez l’option ENREGISTRER AVEC GOOGLE.
Si vous êtes utilisateur d’Office 365, sélectionnez INSCRIRE AVEC MICROSOFT.
Il est également possible de sélectionner COPIAR CON CAJA pour intégrer l’archivage.
Suivez les instructions et commencez à travailler en quelques minutes : vous n’aurez pas besoin de carte de crédit et vous recevrez un essai gratuit de 30 jours pour votre groupe.
Un lieu de travail global pour tous
Gerica est compatible avec 38 langues, afin que vous puissiez travailler dans la langue avec laquelle vous vous sentez le plus à l’aise, créant ainsi une expérience véritablement intégrative.
La première pierre à l’édifice
Une fois que vous vous êtes inscrit, il est temps de créer votre premier tableau et de donner vie à votre flux de travail de gestion de projets. Découvrez comment :
Cliquez sur « Créer une nouvelle table » : depuis le panneau de contrôle de Kerika, vous pouvez créer une nouvelle table.
Sélectionner le type de tableau : pour la gestion des projets, sélectionner la zone Tableau des tâches. Il contient des colonnes telles que « Pendiente », « Ejecución » et « Completado ».
Donnerun nom à votre comité : donnez au comité un nom qui reflète votre projet, comme « Rediseño del sitio web » ou « Plan de marketing ».
Adapter votre lieu de travail : Ajoutez ou modifiez le nom des colonnes pour les adapter à votre rythme de travail et commencez à ajouter des tâches pour maintenir votre équipement aligné.
Vous disposez désormais d’un espace de travail visuel totalement fonctionnel, prêt à vous aider à suivre votre progression, à gérer vos tâches et à favoriser la collaboration au sein de votre équipe.
Finalización : su plan para el éxito del proyecto
Apprendre à gérer des projets ne consiste pas seulement à accomplir des tâches. Il s’agit de créer un système qui maintient votre équipe en contact, favorise la collaboration et garantit l’exécution de toutes les tâches. Grâce à un rythme de travail précis et aux outils adéquats, vous pouvez rester organisé, productif et centré sur la réalisation de vos objectifs.
Ce tableau montre comment chaque aspect de votre projet peut être divisé en étapes qui peuvent être menées à bien. Si vous établissez des priorités pour les tâches, si vous suivez l’évolution du projet et si vous utilisez des fonctions telles que les fiches de tâches pour gérer les détails, vous aurez la certitude de ne rien perdre de vue.
Kerika n’est pas seulement un outil, c’est un outil qui permet de faciliter le travail en équipe, de maintenir la responsabilité et de concrétiser la vision de son projet. Commencez à créer votre page, organisez vos tâches et observez comment vos projets triomphent avec Kerika.
