Tenggat Waktu Menjadi Mudah: Cara Menetapkan Tanggal Jatuh Tempo

Tenggat waktu adalah benang merah tak kasat mata yang menyatukan proyek, memastikan bahwa tugas diselesaikan tepat waktu dan tim tetap selaras. Baik Anda sedang mengerjakan satu tugas atau memecah proyek menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti, tanggal jatuh tempo yang jelas akan membuat perbedaan.

Cara Menetapkan dan Mengelola Tanggal Jatuh Tempo

Kartu tugas Kerika ini menunjukkan betapa mudahnya menetapkan tanggal jatuh tempo. Dengan satu klik sederhana pada tombol "Batas Waktu", Anda dapat mengakses kalender dan menetapkan tenggat waktu, memastikan semua orang tetap pada jalurnya dan proyek berjalan dengan lancar.

Klik di sini untuk melihat papan manajemen proyek ini

Manajemen tenggat waktu yang efisien dimulai dengan kemampuan untuk menetapkan tanggal jatuh tempo tugas dan komponennya. Begini cara kerjanya:

  1. Tetapkan Tanggal Jatuh Tempo pada Kartu Tugas
    • Buka kartu tugas yang sedang Anda kerjakan.
    • Klik “Jatuh tempo” tombol untuk mengakses tampilan kalender.
    • Pilih tanggal jatuh tempo atau sesuaikan tanggal yang sudah ada sesuai kebutuhan.

Hal ini memastikan tugas tetap berada dalam timeline proyek dan terus memperbarui semua orang.

  1. Uraikan Tugas yang Lebih Besar dengan Daftar Periksa
    • Gunakan Daftar periksa fitur untuk membagi tugas besar menjadi item yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
    • Setiap item daftar periksa dapat memiliki tanggal jatuh tempo sendiri, sehingga memudahkan untuk melacak kemajuan pada tingkat yang terperinci.
    • Tetapkan item daftar periksa tertentu kepada rekan satu tim yang berbeda, perjelas peran individu sambil tetap berada dalam konteks tugas yang lebih besar.

Praktik Terbaik untuk Manajemen Tenggat Waktu

  • Jadilah Spesifik: Hindari jadwal yang tidak jelas, tetapkan tanggal yang tepat untuk menghindari kebingungan.
  • Prioritaskan Secara Realistis: Menyeimbangkan beban kerja dengan menetapkan tanggal jatuh tempo yang mencerminkan kompleksitas tugas.
  • Tinjau Secara Teratur: Memperbarui tenggat waktu seiring dengan berkembangnya cakupan proyek untuk mempertahankan ekspektasi yang realistis.

Kesimpulan

Mengintegrasikan tanggal jatuh tempo ke dalam manajemen tugas, baik untuk tugas penuh atau item daftar periksa individual, membantu tim menjaga kejelasan, fokus, dan produktivitas. Dengan menetapkan dan mengelola tenggat waktu secara cermat, Anda menciptakan alur kerja yang menyesuaikan dengan kebutuhan tim Anda sekaligus memastikan tidak ada yang terlewat.

Kategorisasi Tugas: Menggunakan Tag agar Tetap Terorganisir 

Saat menangani banyak tugas di berbagai tahapan proyek, tetap terorganisir sangat penting. Tag adalah alat canggih yang dapat memberikan struktur pada alur kerja Anda, membantu Anda mengidentifikasi, mengkategorikan, dan memprioritaskan tugas dengan cepat. Baik Anda mengelola maket desain, pengembangan backend, atau tahap pengujian, tag memudahkan Anda fokus pada hal yang paling penting.

Berikut cara menggunakan tag untuk menyederhanakan manajemen proyek Anda:

Bagaimana Tag Bekerja di Kartu Tugas

Kartu tugas Kerika ini menunjukkan betapa mudahnya tag seperti "backend" dan "desain" dapat diterapkan untuk kategorisasi visual. Lihat bagaimana label warna-warni ini memberikan pemahaman instan tentang sifat tugas, membantu tim tetap terorganisir dan fokus pada hal yang paling penting.

Klik di sini untuk melihat papan manajemen proyek ini

Tag bertindak seperti penanda visual, memberi Anda wawasan instan tentang kategori atau status tugas. Berikut cara menerapkannya ke kartu tugas individual:

  1. Buka Kartu Tugas
    Pilih kartu tugas yang ingin Anda kategorikan.
  2. Tetapkan Tag
    Klik pada Tag bagian dalam rincian kartu. Dari sini, Anda dapat memilih tag yang sudah ada atau membuat tag baru.
  3. Isyarat Visual
    Setelah diterapkan, tag akan muncul di bagian atas kartu tugas, memberikan indikator sekilas tentang kategori atau prioritasnya.

Pro Tip: Gunakan kode warna yang konsisten untuk tag agar mudah membedakan kategori, seperti hijau untuk tugas “backend” atau biru untuk “desain”.

Cara Membuat Tag Khusus

Panel pengaturan Kerika ini menggambarkan proses sederhana dalam membuat tag khusus. Lihat betapa mudahnya Anda menambahkan nama tag baru dan memilih warna untuk mengkategorikan tugas Anda secara visual sesuai dengan kebutuhan spesifik tim Anda.

Klik di sini untuk melihat papan manajemen proyek ini

Tag khusus memungkinkan Anda menyesuaikan kategorisasi dengan kebutuhan tim Anda. Berikut cara membuat tag:

  1. Akses Pengaturan Tag
    Pergi ke Pengaturan tab papan Anda dan pilih Tag.
  2. Tambahkan Tag Baru
    Klik pada + Tambahkan Tag Baru pilihan. Beri tag Anda nama yang mencerminkan tujuannya, seperti “mendesak”, “mockup”, atau “menunggu keputusan”.
  3. Pilih Warna
    Pilih warna untuk membuat tag Anda berbeda secara visual.
  4. Simpan dan Terapkan
    Simpan tagnya, dan tag tersebut siap digunakan di seluruh papan Anda.

Kiat Pro: Jaga agar nama tag tetap singkat dan intuitif. Hal ini memastikan semua orang di tim Anda dapat dengan mudah memahami dan menggunakannya secara efektif.

Manfaat Menggunakan Tag

  • Kategorisasi Tugas yang Mudah: Tag membantu Anda mengelompokkan tugas terkait, sehingga memudahkan untuk memfilter dan menemukannya.
  • Fokus yang Ditingkatkan: Menyorot tugas-tugas yang memerlukan perhatian segera atau termasuk dalam kategori tertentu.
  • Kejelasan Tim: Memastikan semua orang di tim memahami tujuan tugas secara sekilas.

Penutup

Tag lebih dari sekedar label, tag adalah cara untuk menyederhanakan dan meningkatkan manajemen tugas Anda. Dengan menggunakan tag secara efektif, Anda dapat mengkategorikan, memprioritaskan, dan fokus pada tugas dengan mudah, menjaga tim Anda tetap selaras dan produktif. 

Pengorganisasian Alur Kerja: Menyiapkan Kolom Untuk Efisiensi Maksimal

Mengelola proyek secara efisien dimulai dengan alur kerja yang terorganisir dengan baik. Memecah tugas Anda ke dalam tahapan yang jelas dapat membantu Anda dan tim tetap selaras dan produktif. Alur kerja yang terstruktur memudahkan pelacakan kemajuan, mengidentifikasi hambatan, dan memprioritaskan tugas secara efektif.

Mari selami cara menyiapkan kolom di papan tugas untuk memaksimalkan efisiensi menggunakan papan contoh yang disediakan.

Mengapa Kolom Penting dalam Manajemen Tugas

Papan proyek Kerika ini menampilkan alur kerja yang terdefinisi dengan baik menggunakan kolom seperti "Strategi Proyek", "Desain Proyek", "Pengembangan Proyek", "Pengujian", dan "Selesai". Lihat bagaimana mengatur tugas secara visual ke dalam tahapan yang jelas, seperti yang digambarkan di sini, meningkatkan keselarasan tim dan produktivitas untuk manajemen proyek yang efisien.

Klik di sini untuk melihat papan ini

Kolom adalah tulang punggung alur kerja Anda. Setiap kolom mewakili tahapan dalam proyek Anda, membantu Anda memvisualisasikan alur tugas dari awal hingga akhir. Kuncinya adalah memastikan kolom Anda selaras dengan sifat proyek dan cara kerja tim Anda.

Langkah-langkah Menyiapkan Kolom Alur Kerja

1. Tentukan Tahapan Alur Kerja Anda

Saat mendefinisikan Tahapan Alur Kerja. pikirkan tentang kemajuan alami tugas Anda.

Misalnya:

  1. Strategi Proyek: Untuk tahap perencanaan awal, seperti menentukan persyaratan atau menetapkan tujuan.
  2. Desain Proyek: Tugas yang berkaitan dengan perencanaan visual dan struktural, seperti desain logo atau pembuatan tata letak.
  3. Pengembangan Proyek: Untuk fase eksekusi seperti pengkodean atau pembuatan fungsionalitas.
  4. Pengujian: Untuk memastikan semuanya berfungsi seperti yang diharapkan sebelum diluncurkan.
  5. Selesai: Tahap terakhir untuk mengirimkan tugas yang sudah selesai dikerjakan.

2. Terjemahkan Tahapan ke dalam Kolom

Setelah tahapan alur kerja Anda ditentukan, ubah tahapan tersebut menjadi kolom di papan tugas Anda. Mulailah dengan kategori yang luas dan perbaiki saat Anda lebih memahami kebutuhan tim Anda.

Misalnya:

  • Anda bisa mulai dengan kolom penting seperti “Yang Harus Dilakukan”, “Sedang Berlangsung”, Dan “Selesai” untuk menetapkan aliran dasar.
  • Perluas kolom ini secara bertahap ke dalam kolom yang lebih spesifik yang selaras dengan tahapan alur kerja Anda, seperti “Strategi Proyek”, “Rancangan Proyek”, “Pengembangan Proyek”, Dan “Pengujian”.

Pendekatan ini memastikan kolom Anda intuitif, mudah beradaptasi, dan disesuaikan dengan perkembangan alami tugas Anda

3. Gunakan Kolom untuk Kebutuhan Khusus

Pertimbangkan untuk membuat kolom yang menambah nilai pada alur kerja Anda:

  • Jaminan simpanan: Ruang untuk tugas-tugas yang direncanakan tetapi belum siap untuk memasuki alur kerja utama. Hal ini membantu memprioritaskan tugas ketika tim siap melakukan lebih banyak pekerjaan sekaligus menjaga kolom aktif tetap bersih dan fokus.
  • Sumber daya: Kolom untuk menyimpan link, dokumen, atau materi lain yang mendukung tugas Anda. Hal ini memudahkan tim untuk mengakses semua yang mereka perlukan tanpa mengacaukan kartu tugas individu.

4. Ingatlah Untuk Tetap Sederhana dan Intuitif

  • Hindari membebani papan Anda dengan terlalu banyak kolom. Bertujuan untuk kejelasan dan kesederhanaan sehingga tim Anda dapat dengan mudah mengikuti alur kerja.

Kesimpulan

Alur kerja yang terorganisir dengan baik dimulai dengan pengaturan kolom yang cermat. Dengan menyesuaikan kolom Anda untuk mencerminkan tahapan alami proyek Anda dan menyertakan kolom pendukung, Anda dapat meningkatkan efisiensi tim dan menjaga kejelasan dalam proses Anda. Mulailah mengatur alur kerja Anda hari ini dan rasakan manfaatnya!

Menetapkan Batas Tugas: WIP (Work-in-Progress) Dijelaskan

Saat mengelola tugas dalam proyek apa pun, kemacetan dapat memperlambat kemajuan dan menyulitkan untuk mengidentifikasi bagian mana yang paling membutuhkan perhatian. Di situlah Batas Pekerjaan Dalam Proses (WIP). datang. 

Dengan menetapkan batas yang jelas mengenai berapa banyak tugas yang dapat diselesaikan pada waktu tertentu, Batas WIP membantu Anda mengelola beban kerja secara efektif, memastikan kelancaran alur tugas di seluruh proyek Anda.

Mari kita uraikan cara kerja Batas WIP dan bagaimana batas tersebut dapat meningkatkan efisiensi tim Anda.

Apa itu Batasan WIP?

Tampilan pengaturan papan Kerika ini menggambarkan kemudahan mengaktifkan dan memanfaatkan Batas WIP untuk menciptakan beban kerja yang seimbang. Anda dapat melihat bagaimana menetapkan batasan pada tugas "Sedang Berlangsung", seperti yang digambarkan di sini, meningkatkan alur tugas dan mencegah kelebihan beban tim, sehingga menghasilkan manajemen proyek yang lebih produktif.

Klik di sini untuk melihat papan ini

Batas WIP menetapkan batas jumlah tugas yang diperbolehkan di kolom tertentu di papan Anda. Misalnya, jika kolom berjudul “Sedang Berlangsung”, Anda dapat menetapkan batas 5 tugas, memastikan tim tidak membebani diri mereka sendiri atau kehilangan fokus.

Metode ini selaras dengan praktik manajemen proyek yang ramping, membantu tim menyeimbangkan kapasitas dan menghindari penundaan yang tidak perlu.

Mengapa Batas WIP Berfungsi

  1. Mencegah Kelebihan Beban: Membatasi tugas memastikan tim Anda fokus pada apa yang sedang berlangsung sebelum memulai tugas baru.
  2. Identifikasi Kemacetan: Saat kolom mencapai Batas WIP, ini merupakan sinyal bahwa tugas memerlukan perhatian sebelum dapat ditambahkan lebih banyak.
  3. Tingkatkan Alur Tugas: Batas WIP membantu tim Anda bekerja secara efisien, memindahkan tugas melalui alur tanpa membebani tahapan proses apa pun.

Manfaat Dunia Nyata

  • Beban Kerja Seimbang: Tim tetap fokus dan produktif tanpa stres karena terlalu banyak tugas yang menumpuk.
  • Peningkatan Kolaborasi: Batasan yang jelas mendorong tim untuk menyelesaikan tugas secara kolaboratif sebelum memulai tugas baru.
  • Prioritas Tugas yang Lebih Baik: Fokus beralih secara alami ke tugas-tugas berprioritas tinggi untuk menjaga alur kerja tetap berjalan.

Cara Menetapkan Batas WIP

  1. Buka Pengaturan Papan: Klik ikon roda gigi di pojok kanan atas papan Anda untuk mengakses pengaturan papan.
  2. Aktifkan Batas WIP: Di bawah Pengaturan tab, aktifkan opsi “Batas Pekerjaan dalam Proses (WIP)” untuk mengaktifkannya.
  3. Tetapkan Batas Khusus Kolom: Pergi ke Kolom tab dan tetapkan Batas WIP tertentu untuk setiap kolom berdasarkan beban kerja tim Anda.

Kesimpulan

Batasan Pekerjaan yang Sedang Berlangsung memberikan struktur dan kejelasan pada manajemen tugas, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi kemacetan dan mempertahankan alur kerja yang stabil. 

Pengaturan Privasi Dijelaskan: Memutuskan Siapa yang Dapat Mengakses Papan Anda

Mengelola akses ke papan proyek Anda adalah bagian penting untuk menjaga pekerjaan Anda tetap teratur dan aman. Baik Anda sedang mengerjakan proyek tim pribadi atau sesuatu yang dimaksudkan untuk kolaborasi yang lebih luas, pengaturan privasi memungkinkan Anda mengontrol siapa yang dapat melihat dan menggunakan papan Anda. 

Begini cara kerjanya:

Panel pengaturan papan Kerika ini menampilkan kontrol privasi intuitif, sehingga memudahkan untuk memutuskan siapa yang dapat melihat dan berkolaborasi dalam proyek Anda. Lihat betapa sederhananya mengelola akses dan memastikan tim Anda memiliki tingkat visibilitas yang tepat, sehingga mendorong kerja tim yang lancar dan aman.

Klik di sini untuk melihat papan ini

Opsi Privasi:

  1. Hanya Orang di Tim:

    Pengaturan ini memastikan bahwa hanya orang yang secara eksplisit ditambahkan ke papan yang dapat melihat atau berinteraksi dengannya. Ini sempurna untuk proyek yang mengutamakan kerahasiaan, seperti alur kerja internal yang sensitif atau proyek klien yang dibatasi.
  2. Semua orang di Tim Akun:

    Perlu lebih banyak visibilitas tanpa membukanya ke seluruh dunia? Dengan pengaturan ini, semua anggota dalam tim akun Anda dapat melihat papan. Ini ideal untuk proyek internal di mana transparansi seluruh tim sangat membantu, namun kontrol tetap penting.
  3. Siapa pun yang memiliki Tautan:

    Ingin aksesibilitas maksimal? Opsi ini memungkinkan siapa pun yang memiliki tautan papan untuk melihatnya – meskipun mereka tidak memiliki akun Kerika. Namun, perlu diingat bahwa meskipun mereka dapat melihat papan, mereka tidak akan dapat melakukan perubahan kecuali mereka secara eksplisit ditambahkan sebagai anggota tim atau admin.

Hal Penting yang Perlu Diketahui:

  • Papan Publik dan Visibilitas File:

    Saat Anda menyetel papan ke “Siapa pun yang Memiliki Tautan”, semua file yang dilampirkan ke papan dapat diakses oleh publik. Jika Anda menggunakan integrasi seperti Google Drive, ini berarti dokumen tersebut juga akan terbuka bagi siapa saja yang memiliki tautan.
  • Pembatasan Khusus Akun:

    Jika Anda menggunakan akun Google Workspace berbayar, kebijakan Google mungkin mencegah Anda menyetel papan ke “Siapa pun yang memiliki Tautan”. Hal ini memastikan kepatuhan terhadap protokol keamanan organisasi.

Cara Menyesuaikan Pengaturan Privasi:

  1. Buka papan Anda dan pergi ke Pengaturan.
  2. Di bawah Pribadi bagian, pilih tingkat akses yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
  3. Simpan perubahan Anda, dan Anda siap melakukannya!

Kesimpulan:

Pengaturan privasi memberi Anda fleksibilitas untuk mengelola siapa yang dapat melihat dan berinteraksi dengan papan Anda, sehingga kolaborasi menjadi aman dan lancar. Baik Anda berbagi dengan tim kecil atau membuka papan untuk dilihat publik, Anda memegang kendali penuh.

Menugaskan Tugas Kepada Rekan Tim Menjadi Sederhana

Menetapkan tugas dengan jelas dan efisien adalah landasan kerja tim yang efektif. Namun masalahnya: tidak semua alat memudahkan pemberian tugas kepada lebih dari satu orang. Dan jujur ​​saja, banyak tugas sering kali memerlukan kolaborasi dari banyak orang agar dapat diselesaikan dengan benar.

Beberapa alat memungkinkan Anda menugaskan tugas hanya kepada satu orang, yang dapat membuat tim kesulitan menentukan tanggung jawab. Namun, ada cara untuk menetapkan tugas ke beberapa anggota tim dengan mudah, memastikan semua orang tetap sinkron dan kolaborasi mengalir secara alami.

Berikut cara kerja penetapan tugas dan cara memecah tugas besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mudah dikelola menggunakan daftar periksa:

Tetapkan Tugas Kepada Rekan Tim Anda

Tangkapan layar menunjukkan penugasan tugas Kerika yang fleksibel, ideal untuk kerja kolaboratif. Gambar menyoroti mengklik ikon tugas pada kartu tugas 'Desain Antarmuka Pengguna', membuka pop-up intuitif 'ASSIGN THIS TASK'. Beberapa anggota tim (Jon Cohen, Michelle Townsend, Rosh) dapat dengan mudah dipilih melalui kotak centang, menunjukkan bagaimana Kerika menyederhanakan tanggung jawab bersama dan meningkatkan kolaborasi tim dengan memungkinkan tugas untuk diberikan kepada beberapa orang secara bersamaan, memastikan akuntabilitas yang jelas dan bahwa setiap orang tetap selaras dengan tanggung jawab mereka.

Klik di sini untuk melihat pratinjau kartu tugas ini

Inilah cara Anda menugaskan tugas ke satu atau beberapa rekan satu tim, menjadikannya sempurna untuk tanggung jawab berbasis tim:

  1. Buka Tugas: Klik pada tugas yang ingin Anda tetapkan.
  2. Pilih Anggota Tim: Gunakan Tetapkan Tugas Ini pilihan untuk memilih satu atau lebih rekan satu tim.
  3. Terapkan Tugas: Tugas sekarang akan muncul di dasbor setiap orang yang ditugaskan padanya, memastikan kejelasan dan akuntabilitas.

Mengapa Ini Berhasil:

  • Sempurna untuk tugas kolaboratif yang membutuhkan masukan dari banyak anggota tim.
  • Selalu memberi informasi kepada semua orang dan menyelaraskan tanggung jawab mereka.

Gunakan Daftar Periksa untuk Menetapkan Subtugas

Tangkapan layar menampilkan fitur Daftar Periksa Kerika yang canggih untuk menetapkan subtugas dan meningkatkan kolaborasi tim. Dalam tab 'CHECKLIST' pada kartu tugas ('Desain Antarmuka Pengguna'), gambar menyoroti betapa mudahnya subtugas tertentu (item daftar periksa) dapat ditetapkan: panah menunjuk dari ikon tugas di sebelah item daftar periksa ke daftar pop-up ('ASSIGN THIS') di mana anggota tim 'Michelle Townsend' dipilih. Fungsi intuitif ini meningkatkan fleksibilitas alur kerja dengan memecah tugas-tugas kompleks menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola dan meningkatkan kolaborasi dengan memastikan kepemilikan dan akuntabilitas yang jelas untuk setiap bagian pekerjaan.

Klik di sini untuk melihat pratinjau kartu tugas ini

Untuk tugas lebih besar yang perlu dipecah menjadi langkah-langkah lebih kecil, Dengan menggunakan daftar periksa, Anda dapat menetapkan subtugas ke anggota tim tertentu, memastikan setiap detail ditangani:

  1. Tambahkan Daftar Periksa ke Tugas: Buka tugas dan navigasikan ke Daftar periksa tab.
  2. Hancurkan: Tambahkan setiap subtugas sebagai item daftar periksa.
  3. Tetapkan Subtugas: Tetapkan item daftar periksa individual ke satu atau lebih anggota tim, pastikan setiap langkah memiliki pemilik yang jelas.

Mengapa Ini Berhasil:

  • Menyederhanakan tugas-tugas besar dengan mengaturnya menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti.
  • Memastikan akuntabilitas di setiap tingkat tugas.

Menyelesaikan

Pembagian tugas yang efisien adalah kunci untuk membina kolaborasi dan memastikan akuntabilitas dalam tim. Dengan menugaskan tugas ke beberapa rekan satu tim atau memecahnya menjadi subtugas yang lebih kecil dengan daftar periksa, Anda menciptakan kejelasan dan menyederhanakan alur kerja. Fitur-fitur ini memungkinkan tim untuk tetap terorganisir, menyelaraskan tanggung jawab, dan bekerja sama dengan lancar untuk mencapai tujuan mereka.

Menambah Rakan Sepasukan dan Mengurus Peranan

Kerjasama berkembang pesat apabila semua orang mempunyai peranan yang jelas dan tahap akses yang betul. Menjemput rakan sepasukan ke lembaga anda boleh menjadi proses yang mudah, memastikan semua orang – daripada pengurus projek kepada pereka bentuk dan pihak berkepentingan luar, boleh menyumbang dengan berkesan.

Begini cara anda boleh menambah rakan sepasukan dan mengurus peranan mereka dengan mudah: 

Menambah Rakan Sepasukan pada Lembaga Anda

Tangkapan skrin yang menunjukkan proses mudah dan intuitif Kerika untuk menambah rakan sepasukan dan mengurus peranan untuk meningkatkan kerjasama. Sorotan imej mengakses panel 'Pasukan Lembaga' melalui ikon pasukan yang ditanda dengan jelas di bar alat atas. Ia menunjukkan kemudahan menjemput ahli baharu dengan memasukkan e-mel mereka dan memilih peranan tertentu – 'Ahli Pasukan' dipilih daripada pop timbul 'PILIH PERANAN' yang turut memaparkan 'Pentadbir Lembaga' dan 'Pelawat'. Ini mempamerkan kawalan capaian berasaskan peranan fleksibel Kerika, yang membolehkan pelaksanaan lancar dan kerjasama cekap yang disesuaikan dengan keperluan projek anda, sama ada menambah penyumbang teras atau memberikan akses lihat sahaja kepada pihak berkepentingan.

Klik di sini untuk melihat cara ia berfungsi

Langkah 1: Jemput Rakan Sepasukan

  1. Buka papan anda dan klik pada Ikon Pasukan dalam bar alat.
  2. Masukkan alamat e-mel orang yang anda ingin jemput.
  3. Pilih peranan untuk mereka: Pentadbir Dewan, Ahli Pasukan, atau pelawat.

Langkah 2: Tetapkan Peranan

  • Pentadbir Dewan: Jika anda telah mencipta papan, maka secara lalai anda ialah Pentadbir Lembaga. Tetapi anda boleh memberikan kawalan penuh ke atas lembaga kepada seseorang, yang termasuk mengurus ahli pasukan dan tetapan.
  • Ahli Pasukan: Boleh bekerjasama dalam tugasan, memuat naik fail dan menyumbang kepada lembaga. Sesuai untuk pereka bentuk, pembangun dan penyumbang lain.
  • pelawat: Akses lihat sahaja. Bagus untuk pihak berkepentingan luar atau pelanggan yang hanya perlu memantau kemajuan.

Langkah 3: Tambahkan Mereka ke Pasukan

klik Tambah, dan rakan sepasukan anda serta-merta menjadi sebahagian daripada lembaga dengan peranan yang telah anda berikan.

Faedah Akses Berasaskan Peranan:

Pentadbir Lembaga: Kawalan Penuh untuk Ketua Pasukan

Secara lalai, pencipta papan menjadi pentadbir, tetapi anda boleh memberikan hak pentadbir kepada orang lain mengikut keperluan.

Faedah Utama:

  • Urus ahli pasukan, kemas kini tetapan lembaga dan kekalkan kawalan ke atas struktur lembaga.
  • Sesuai untuk projek dengan berbilang petunjuk atau pengurus projek yang memerlukan kawalan yang sama.
  • Menghalang kesesakan jika pentadbir tunggal tidak tersedia, seperti semasa cuti atau ketidakhadiran lain.

Pentadbir memainkan peranan penting dalam memastikan lembaga itu teratur, berfungsi dan kolaboratif, memastikan tugas kepimpinan dikendalikan dengan lancar.

Ahli Pasukan: Perkasakan Penyumbang Anda

Ahli Pasukan mempunyai semua alatan yang mereka perlukan untuk menyelesaikan kerja. Mereka boleh bekerjasama dalam tugas, memuat naik fail dan menyumbang kepada kemajuan lembaga.

Faedah Utama:

  • Sesuai untuk pereka bentuk, pembangun dan penyumbang aktif lain.
  • Mengekalkan papan dinamik dengan mendayakan kerjasama langsung sambil mengekalkan pengawasan pentadbir.

Ahli Pasukan memacu projek ke hadapan, menjadikan mereka tulang belakang kerja berpasukan yang produktif.

Pelawat: Pastikan Pihak Berkepentingan dalam Lingkaran

Pelawat mempunyai akses lihat sahaja, yang bermaksud mereka boleh memantau kemajuan lembaga tanpa membuat perubahan.

Faedah Utama:

  • Sesuai untuk pihak berkepentingan luar atau pelanggan yang hanya perlu melihat kemas kini.
  • Memastikan ketelusan tanpa menjejaskan struktur atau aliran kerja lembaga.

Pelawat sesuai untuk memastikan semua orang dimaklumkan tanpa menambah kerumitan.

Kesimpulan

Menambah rakan sepasukan haruslah mudah dan boleh disesuaikan dengan keperluan pasukan anda. Sistem berasaskan peranan yang direka bentuk dengan baik memastikan kerjasama yang lancar, sama ada anda bekerja dengan pasukan yang rapat atau menyelaras dengan pihak berkepentingan luar. Dengan menetapkan peranan yang betul, anda boleh mencipta aliran kerja yang lebih cekap dan lancar untuk semua orang yang terlibat.

Sederhanakan Berbagi File dengan Tim Anda

Berbagi file ke seluruh tim – baik itu maket desain, aset kampanye, atau dokumen teknis – dapat dengan cepat menjadi proses yang rumit. Memastikan setiap orang memiliki file yang tepat pada waktu yang tepat sering kali terasa seperti tindakan yang sulit.

Kabar baiknya adalah berbagi file tidak harus merepotkan. Dengan mengatur dan berbagi file dengan cara yang benar, Anda dapat membuat kolaborasi menjadi lancar, baik itu mengirimkan file desain ke tim kreatif Anda atau memberikan peta jalan proyek kepada pemangku kepentingan.

Berikut cara menyederhanakan berbagi file agar tim Anda tetap terhubung dan produktif:

Lampiran Kartu Tugas

Tangkapan layar menampilkan fitur Lampiran Kartu Tugas serbaguna Kerika, yang dirancang untuk kolaborasi yang efisien. Gambar menyoroti tab 'Lampiran' dalam kartu tugas ('Desain Antarmuka Pengguna'), menampilkan opsi untuk mengelola file dengan mudah: UPLOAD file lokal, BUAT langsung Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, atau Kanvas Kerika berkat integrasi Google Workspace yang lancar, atau TAUTAN ke sumber daya eksternal. Lampiran yang ada menampilkan ikon intuitif untuk memperbarui, mengunduh, mengganti nama, dan berbagi tautan. Fitur canggih ini membuat semua materi yang relevan terikat secara kontekstual dengan tugas tertentu, memastikan akses mudah dan meningkatkan organisasi dan produktivitas tim.

Lihat cara kerja kartu tugas ini

Kartu Tugas sempurna untuk berbagi file yang terkait dengan tugas tertentu. 

Berikut cara kerja berbagi file di Kartu Tugas:

  1. Lampirkan File Langsung ke Tugas: Unggah file atau tautkan sumber daya langsung ke kartu tugas. Rekan satu tim Anda dapat mengakses file-file ini tanpa mencari melalui email atau folder terpisah.
  2. Akses Instan untuk Semua Orang yang Terlibat: Siapa pun di dalam dewan memiliki akses langsung ke file terlampir, menjaga kolaborasi tetap lancar dan efisien.
  3. Manfaat Berbagi File
    • Tidak ada kebingungan mengenai file mana yang relevan dengan tugas tersebut.
    • Semua materi terkait tugas tetap ada bersama, sehingga tim Anda selalu tahu di mana mencarinya.

Kartu Tugas menjadikan berbagi file terfokus, relevan, dan terorganisir dengan mudah.

Lampiran Papan


Lihat cara kerja lampiran papan ini

Untuk file yang mempengaruhi keseluruhan proyek, Lampiran Papan adalah cara yang harus dilakukan. Berikut cara kerja berbagi file di tingkat dewan:

  1. Unggah atau Tautkan File untuk Seluruh Tim: Tambahkan file atau tautan eksternal ke papan yang dapat diakses semua orang, seperti piagam proyek, templat bersama, atau laporan.
  2. Berbagi File Terpusat: Semua anggota dewan dapat mengakses file-file ini secara instan, memastikan bahwa sumber daya utama proyek selalu dalam jangkauan.
  3. Manfaat Berbagi File
    • Sempurna untuk pembaruan atau sumber daya seluruh tim.
    • Jaga agar proyek Anda berjalan lancar dengan memastikan setiap orang memiliki akses ke informasi yang sama.

Lampiran Papan memudahkan berbagi file penting ke seluruh tim Anda. 

Kesimpulan:

Berbagi file yang efektif sangat penting untuk kelancaran kolaborasi. Dengan melampirkan file ke tugas tertentu atau memusatkan sumber daya di seluruh proyek, tim Anda dapat tetap terorganisir dan terhubung tanpa kebingungan atau penundaan seperti biasanya. Baik Anda berfokus pada detail tugas tertentu atau berbagi sumber daya utama di seluruh proyek, memiliki sistem yang tepat akan memastikan setiap orang mendapatkan apa yang mereka perlukan saat mereka membutuhkannya.

Sederhanakan alur kerja Anda dengan menjaga file Anda tetap mudah diakses dan terorganisir, dan jadikan kerja tim seefisien yang seharusnya.

Cara Praktis Menggunakan Riwayat Kartu untuk Kolaborasi Tim yang Lebih Baik

Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana suatu tugas berakhir di kolom yang berbeda atau mengapa detailnya tiba-tiba berubah? Melacak perubahan di papan tugas terkadang terasa seperti menyusun teka-teki. Di situlah Sejarah Kartu Fitur masuk, menawarkan log yang jelas dan terperinci dari setiap tindakan yang diambil pada kartu tugas.

Hanya dengan satu klik, Anda dapat melihat siapa yang membuat pembaruan, apa yang diubah, dan kapan perubahan itu terjadi—memastikan transparansi dan menghilangkan kebingungan. Baik Anda berkolaborasi dengan desainer, pengembang, atau manajer proyek, fitur ini membuat semua orang tetap selaras dan mendapat informasi.

Mari selami cara kerja Riwayat Kartu dan cara menyederhanakan kolaborasi tim

Di mana Menemukan Riwayat Kartu

Cuplikan layar yang menampilkan fitur Riwayat Kartu Kerika yang canggih, mudah ditemukan dalam tab 'Riwayat' di kartu tugas mana pun (contoh ditampilkan: 'Tetapkan Tujuan Rapat'). Ini menyajikan log kronologis yang terperinci dari semua pembaruan—perubahan status, penyesuaian tag, penugasan, modifikasi tanggal jatuh tempo—masing-masing dengan jelas dikaitkan dengan pengguna (Jon Cohen) dan diberi stempel waktu. Alat penting ini meningkatkan kolaborasi tim dengan memberikan transparansi dan akuntabilitas lengkap, serta menjawab langsung "siapa yang mengubah apa dan kapan?" Ini menyederhanakan pelacakan evolusi tugas, menyelesaikan kebingungan dengan mudah, dan memastikan semua orang tetap selaras, membuat alur kerja yang kompleks lebih mudah dikelola.

Klik di sini untuk melihat papan Agenda Rapat 1-on-1 ini

Menemukan Riwayat Kartu itu sederhana dan intuitif:

  • Buka Kartu Tugas: Klik pada kartu tugas yang ingin Anda tinjau.
  • Arahkan ke Tab “Riwayat”: Di bagian atas kartu, Anda akan menemukan tab berlabel “Riwayat”.
  • Lihat Log Terperinci: Setelah Anda membuka tab, Anda akan melihat daftar kronologis semua tindakan yang dilakukan pada kartu. Ini mencakup pembaruan pada detail, perubahan status, penugasan baru, dan banyak lagi.

Setiap tindakan diberi stempel waktu dan menunjukkan siapa yang membuat pembaruan, memberi Anda sekilas catatan yang jelas dan dapat diandalkan.

Kapan Menggunakan Riwayat Kartu

  • Mengatasi Kebingungan: Kadang-kadang tugas tampaknya mengambil alih kehidupannya sendiri. Jika Anda bertanya-tanya mengapa kartu dipindahkan ke kolom lain atau detailnya berubah, Riwayat Kartu adalah jawabannya. Ini memberi Anda gambaran lengkap tentang perjalanan kartu, membantu Anda menghindari kesalahpahaman.
  • Akuntabilitas dan Transparansi: Ingin tahu siapa yang mengambil keputusan dan kapan? Riwayat Kartu memberikan catatan yang dapat diandalkan untuk tinjauan kinerja, audit, atau sekadar memastikan semua orang memiliki pemikiran yang sama.
  • Memahami Ketergantungan: Untuk tugas yang saling berhubungan, Riwayat Kartu membantu Anda melacak perubahan dan melihat kesesuaiannya dengan gambaran yang lebih besar. Ini sangat berguna untuk proyek dengan alur kerja yang kompleks.

Mengapa Itu Penting

  • Peningkatan Komunikasi: Tidak perlu pertanyaan bolak-balik yang tiada habisnya; semua orang tetap selaras.
  • Efisiensi: Hemat waktu dengan mengakses catatan perubahan yang jelas dan terkonsolidasi.
  • Kepercayaan dan Akuntabilitas: Bangun lingkungan kerja yang transparan sehingga tindakan dapat dilacak.

Kesimpulan:

Riwayat Kartu bukan sekadar fitur – ini adalah bank memori tim Anda. Ini memberdayakan Anda untuk berkolaborasi secara lebih efektif, memastikan bahwa setiap pembaruan diperhitungkan dan dipahami.