Jika Anda bekerja di Papan Tugas, tab Kolom pada dialog Pengaturan Papan sekarang dapat memungkinkan Anda menyembunyikan atau menampilkan kolom.
Untuk menggunakan fitur ini, buka dialog Board Settings (Pengaturan Papan) dengan mengeklik tombol roda gigi yang muncul di sudut kanan atas saat Anda melihat Task Board (Papan Tugas), lalu beralih ke tab COLUMNS (KOLOM).
Apabila Anda mengarahkan kursor ke kolom mana pun dalam daftar, tombol opsi (tiga titik) akan muncul:
Klik di situ dan Anda akan melihat menu Tindakan..:
Tab Kolom pada dialog Pengaturan Papan untuk Papan Tugas
Hal ini membuatnya lebih mudah untuk mengelola papan dengan jumlah kolom yang banyak.
Pemilik Akun sekarang dapat menunjuk anggota lain dari Tim Akun mereka untuk menjadi Admin Akun, yang akan memungkinkan orang-orang ini juga mengelola langganan dan keanggotaan akun tersebut. Hal ini dapat membantu jika kepemilikan akun Kerika sebenarnya adalah seseorang dari luar komunitas pengguna, seperti departemen pembelian.
Mengelola Admin Akun dapat dilakukan dari layar Kelola Akun, oleh Pemilik Akun:
Tangkapan layar yang menunjukkan Kelola Pengguna
Setelah Anda berada di layar Kelola Pengguna, pilih salah satu Anggota Tim di akun: arahkan kursor ke nama dan tombol KELOLA PENGGUNA akan muncul:
Pilih pengguna
Pada dialog detail Anggota Tim, klik TAKE ACTION:
Tombol Ambil Tindakan
Dan pilih Jadikan pengguna ini sebagai Admin Akun:
Ubah Peran Anggota Tim Akun
Seorang Admin Akun dapat mengatur Anggota Tim lain dari Akun tersebut untuk menjadi Admin Akun.
Admin Akun memiliki banyak kekuasaan atas Akun tersebut; mereka bisa:
Mengakses forum apa pun
Menambahkan orang ke, atau menghapus dari, board mana pun
Mengubah peran orang di papan mana pun
Menambahkan orang ke Akun dan membeli langganan
Mengubah paket langganan
Jadi, berhati-hatilah dengan siapa yang Anda tambahkan sebagai Admin Akun!
Tenggat waktu adalah benang merah tak kasat mata yang menyatukan proyek, memastikan bahwa tugas diselesaikan tepat waktu dan tim tetap selaras. Baik Anda sedang mengerjakan satu tugas atau memecah proyek menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti, tanggal jatuh tempo yang jelas akan membuat perbedaan.
Manajemen tenggat waktu yang efisien dimulai dengan kemampuan untuk menetapkan tanggal jatuh tempo tugas dan komponennya. Begini cara kerjanya:
Tetapkan Tanggal Jatuh Tempo pada Kartu Tugas
Buka kartu tugas yang sedang Anda kerjakan.
Klik “Jatuh tempo” tombol untuk mengakses tampilan kalender.
Pilih tanggal jatuh tempo atau sesuaikan tanggal yang sudah ada sesuai kebutuhan.
Hal ini memastikan tugas tetap berada dalam timeline proyek dan terus memperbarui semua orang.
Uraikan Tugas yang Lebih Besar dengan Daftar Periksa
Gunakan Daftar periksa fitur untuk membagi tugas besar menjadi item yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
Setiap item daftar periksa dapat memiliki tanggal jatuh tempo sendiri, sehingga memudahkan untuk melacak kemajuan pada tingkat yang terperinci.
Tetapkan item daftar periksa tertentu kepada rekan satu tim yang berbeda, perjelas peran individu sambil tetap berada dalam konteks tugas yang lebih besar.
Praktik Terbaik untuk Manajemen Tenggat Waktu
Jadilah Spesifik: Hindari jadwal yang tidak jelas, tetapkan tanggal yang tepat untuk menghindari kebingungan.
Prioritaskan Secara Realistis: Menyeimbangkan beban kerja dengan menetapkan tanggal jatuh tempo yang mencerminkan kompleksitas tugas.
Tinjau Secara Teratur: Memperbarui tenggat waktu seiring dengan berkembangnya cakupan proyek untuk mempertahankan ekspektasi yang realistis.
Kesimpulan
Mengintegrasikan tanggal jatuh tempo ke dalam manajemen tugas, baik untuk tugas penuh atau item daftar periksa individual, membantu tim menjaga kejelasan, fokus, dan produktivitas. Dengan menetapkan dan mengelola tenggat waktu secara cermat, Anda menciptakan alur kerja yang menyesuaikan dengan kebutuhan tim Anda sekaligus memastikan tidak ada yang terlewat.
Saat menangani banyak tugas di berbagai tahapan proyek, tetap terorganisir sangat penting. Tag adalah alat canggih yang dapat memberikan struktur pada alur kerja Anda, membantu Anda mengidentifikasi, mengkategorikan, dan memprioritaskan tugas dengan cepat. Baik Anda mengelola maket desain, pengembangan backend, atau tahap pengujian, tag memudahkan Anda fokus pada hal yang paling penting.
Berikut cara menggunakan tag untuk menyederhanakan manajemen proyek Anda:
Tag bertindak seperti penanda visual, memberi Anda wawasan instan tentang kategori atau status tugas. Berikut cara menerapkannya ke kartu tugas individual:
Buka Kartu Tugas Pilih kartu tugas yang ingin Anda kategorikan.
Tetapkan Tag Klik pada Tag bagian dalam rincian kartu. Dari sini, Anda dapat memilih tag yang sudah ada atau membuat tag baru.
Isyarat Visual Setelah diterapkan, tag akan muncul di bagian atas kartu tugas, memberikan indikator sekilas tentang kategori atau prioritasnya.
Pro Tip: Gunakan kode warna yang konsisten untuk tag agar mudah membedakan kategori, seperti hijau untuk tugas “backend” atau biru untuk “desain”.
Tag khusus memungkinkan Anda menyesuaikan kategorisasi dengan kebutuhan tim Anda. Berikut cara membuat tag:
Akses Pengaturan Tag Pergi ke Pengaturan tab papan Anda dan pilih Tag.
Tambahkan Tag Baru Klik pada + Tambahkan Tag Baru pilihan. Beri tag Anda nama yang mencerminkan tujuannya, seperti “mendesak”, “mockup”, atau “menunggu keputusan”.
Pilih Warna Pilih warna untuk membuat tag Anda berbeda secara visual.
Simpan dan Terapkan Simpan tagnya, dan tag tersebut siap digunakan di seluruh papan Anda.
Kiat Pro: Jaga agar nama tag tetap singkat dan intuitif. Hal ini memastikan semua orang di tim Anda dapat dengan mudah memahami dan menggunakannya secara efektif.
Manfaat Menggunakan Tag
Kategorisasi Tugas yang Mudah: Tag membantu Anda mengelompokkan tugas terkait, sehingga memudahkan untuk memfilter dan menemukannya.
Fokus yang Ditingkatkan: Menyorot tugas-tugas yang memerlukan perhatian segera atau termasuk dalam kategori tertentu.
Kejelasan Tim: Memastikan semua orang di tim memahami tujuan tugas secara sekilas.
Penutup
Tag lebih dari sekedar label, tag adalah cara untuk menyederhanakan dan meningkatkan manajemen tugas Anda. Dengan menggunakan tag secara efektif, Anda dapat mengkategorikan, memprioritaskan, dan fokus pada tugas dengan mudah, menjaga tim Anda tetap selaras dan produktif.
Mengelola proyek secara efisien dimulai dengan alur kerja yang terorganisir dengan baik. Memecah tugas Anda ke dalam tahapan yang jelas dapat membantu Anda dan tim tetap selaras dan produktif. Alur kerja yang terstruktur memudahkan pelacakan kemajuan, mengidentifikasi hambatan, dan memprioritaskan tugas secara efektif.
Mari selami cara menyiapkan kolom di papan tugas untuk memaksimalkan efisiensi menggunakan papan contoh yang disediakan.
Kolom adalah tulang punggung alur kerja Anda. Setiap kolom mewakili tahapan dalam proyek Anda, membantu Anda memvisualisasikan alur tugas dari awal hingga akhir. Kuncinya adalah memastikan kolom Anda selaras dengan sifat proyek dan cara kerja tim Anda.
Langkah-langkah Menyiapkan Kolom Alur Kerja
1. Tentukan Tahapan Alur Kerja Anda
Saat mendefinisikan Tahapan Alur Kerja. pikirkan tentang kemajuan alami tugas Anda.
Misalnya:
Strategi Proyek: Untuk tahap perencanaan awal, seperti menentukan persyaratan atau menetapkan tujuan.
Desain Proyek: Tugas yang berkaitan dengan perencanaan visual dan struktural, seperti desain logo atau pembuatan tata letak.
Pengembangan Proyek: Untuk fase eksekusi seperti pengkodean atau pembuatan fungsionalitas.
Pengujian: Untuk memastikan semuanya berfungsi seperti yang diharapkan sebelum diluncurkan.
Selesai: Tahap terakhir untuk mengirimkan tugas yang sudah selesai dikerjakan.
2. Terjemahkan Tahapan ke dalam Kolom
Setelah tahapan alur kerja Anda ditentukan, ubah tahapan tersebut menjadi kolom di papan tugas Anda. Mulailah dengan kategori yang luas dan perbaiki saat Anda lebih memahami kebutuhan tim Anda.
Misalnya:
Anda bisa mulai dengan kolom penting seperti “Yang Harus Dilakukan”, “Sedang Berlangsung”, Dan “Selesai” untuk menetapkan aliran dasar.
Perluas kolom ini secara bertahap ke dalam kolom yang lebih spesifik yang selaras dengan tahapan alur kerja Anda, seperti “Strategi Proyek”, “Rancangan Proyek”, “Pengembangan Proyek”, Dan “Pengujian”.
Pendekatan ini memastikan kolom Anda intuitif, mudah beradaptasi, dan disesuaikan dengan perkembangan alami tugas Anda
3. Gunakan Kolom untuk Kebutuhan Khusus
Pertimbangkan untuk membuat kolom yang menambah nilai pada alur kerja Anda:
Jaminan simpanan: Ruang untuk tugas-tugas yang direncanakan tetapi belum siap untuk memasuki alur kerja utama. Hal ini membantu memprioritaskan tugas ketika tim siap melakukan lebih banyak pekerjaan sekaligus menjaga kolom aktif tetap bersih dan fokus.
Sumber daya: Kolom untuk menyimpan link, dokumen, atau materi lain yang mendukung tugas Anda. Hal ini memudahkan tim untuk mengakses semua yang mereka perlukan tanpa mengacaukan kartu tugas individu.
4. Ingatlah Untuk Tetap Sederhana dan Intuitif
Hindari membebani papan Anda dengan terlalu banyak kolom. Bertujuan untuk kejelasan dan kesederhanaan sehingga tim Anda dapat dengan mudah mengikuti alur kerja.
Kesimpulan
Alur kerja yang terorganisir dengan baik dimulai dengan pengaturan kolom yang cermat. Dengan menyesuaikan kolom Anda untuk mencerminkan tahapan alami proyek Anda dan menyertakan kolom pendukung, Anda dapat meningkatkan efisiensi tim dan menjaga kejelasan dalam proses Anda. Mulailah mengatur alur kerja Anda hari ini dan rasakan manfaatnya!
Kami telah memiliki periode uji coba gratis 30 hari untuk pengguna baru untuk waktu yang sangat lama, tetapi kami telah lama melihat bahwa orang tidak benar-benar membutuhkan 4 minggu penuh untuk mengambil keputusan apakah Kerika adalah yang mereka cari atau tidak.
Faktanya, masa uji coba memiliki kelemahan karena orang cenderung lupa bahwa mereka sedang dalam masa uji coba gratis sampai mereka mulai mendapatkan pengingat bahwa uji coba akan segera berakhir!
Pendekatan yang lebih praktis – dan sesuai standar industri – adalah dengan menawarkan uji coba gratis selama 14 hari dari sekarang. Ini akan memberikan waktu yang cukup untuk mengambil keputusan apakah Kerika merupakan cara terbaik bagi tim jarak jauh Anda untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan!
Saat mengelola tugas dalam proyek apa pun, kemacetan dapat memperlambat kemajuan dan menyulitkan untuk mengidentifikasi bagian mana yang paling membutuhkan perhatian. Di situlah Batas Pekerjaan Dalam Proses (WIP). datang.
Dengan menetapkan batas yang jelas mengenai berapa banyak tugas yang dapat diselesaikan pada waktu tertentu, Batas WIP membantu Anda mengelola beban kerja secara efektif, memastikan kelancaran alur tugas di seluruh proyek Anda.
Mari kita uraikan cara kerja Batas WIP dan bagaimana batas tersebut dapat meningkatkan efisiensi tim Anda.
Batas WIP menetapkan batas jumlah tugas yang diperbolehkan di kolom tertentu di papan Anda. Misalnya, jika kolom berjudul “Sedang Berlangsung”, Anda dapat menetapkan batas 5 tugas, memastikan tim tidak membebani diri mereka sendiri atau kehilangan fokus.
Metode ini selaras dengan praktik manajemen proyek yang ramping, membantu tim menyeimbangkan kapasitas dan menghindari penundaan yang tidak perlu.
Mengapa Batas WIP Berfungsi
Mencegah Kelebihan Beban: Membatasi tugas memastikan tim Anda fokus pada apa yang sedang berlangsung sebelum memulai tugas baru.
Identifikasi Kemacetan: Saat kolom mencapai Batas WIP, ini merupakan sinyal bahwa tugas memerlukan perhatian sebelum dapat ditambahkan lebih banyak.
Tingkatkan Alur Tugas: Batas WIP membantu tim Anda bekerja secara efisien, memindahkan tugas melalui alur tanpa membebani tahapan proses apa pun.
Manfaat Dunia Nyata
Beban Kerja Seimbang: Tim tetap fokus dan produktif tanpa stres karena terlalu banyak tugas yang menumpuk.
Peningkatan Kolaborasi: Batasan yang jelas mendorong tim untuk menyelesaikan tugas secara kolaboratif sebelum memulai tugas baru.
Prioritas Tugas yang Lebih Baik: Fokus beralih secara alami ke tugas-tugas berprioritas tinggi untuk menjaga alur kerja tetap berjalan.
Cara Menetapkan Batas WIP
Buka Pengaturan Papan: Klik ikon roda gigi di pojok kanan atas papan Anda untuk mengakses pengaturan papan.
Aktifkan Batas WIP: Di bawah Pengaturan tab, aktifkan opsi “Batas Pekerjaan dalam Proses (WIP)” untuk mengaktifkannya.
Tetapkan Batas Khusus Kolom: Pergi ke Kolom tab dan tetapkan Batas WIP tertentu untuk setiap kolom berdasarkan beban kerja tim Anda.
Kesimpulan
Batasan Pekerjaan yang Sedang Berlangsung memberikan struktur dan kejelasan pada manajemen tugas, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi kemacetan dan mempertahankan alur kerja yang stabil.
Mengelola akses ke papan proyek Anda adalah bagian penting untuk menjaga pekerjaan Anda tetap teratur dan aman. Baik Anda sedang mengerjakan proyek tim pribadi atau sesuatu yang dimaksudkan untuk kolaborasi yang lebih luas, pengaturan privasi memungkinkan Anda mengontrol siapa yang dapat melihat dan menggunakan papan Anda.
Hanya Orang di Tim: Pengaturan ini memastikan bahwa hanya orang yang secara eksplisit ditambahkan ke papan yang dapat melihat atau berinteraksi dengannya. Ini sempurna untuk proyek yang mengutamakan kerahasiaan, seperti alur kerja internal yang sensitif atau proyek klien yang dibatasi.
Semua orang di Tim Akun: Perlu lebih banyak visibilitas tanpa membukanya ke seluruh dunia? Dengan pengaturan ini, semua anggota dalam tim akun Anda dapat melihat papan. Ini ideal untuk proyek internal di mana transparansi seluruh tim sangat membantu, namun kontrol tetap penting.
Siapa pun yang memiliki Tautan: Ingin aksesibilitas maksimal? Opsi ini memungkinkan siapa pun yang memiliki tautan papan untuk melihatnya – meskipun mereka tidak memiliki akun Kerika. Namun, perlu diingat bahwa meskipun mereka dapat melihat papan, mereka tidak akan dapat melakukan perubahan kecuali mereka secara eksplisit ditambahkan sebagai anggota tim atau admin.
Hal Penting yang Perlu Diketahui:
Papan Publik dan Visibilitas File:
Saat Anda menyetel papan ke “Siapa pun yang Memiliki Tautan”, semua file yang dilampirkan ke papan dapat diakses oleh publik. Jika Anda menggunakan integrasi seperti Google Drive, ini berarti dokumen tersebut juga akan terbuka bagi siapa saja yang memiliki tautan.
Pembatasan Khusus Akun:
Jika Anda menggunakan akun Google Workspace berbayar, kebijakan Google mungkin mencegah Anda menyetel papan ke “Siapa pun yang memiliki Tautan”. Hal ini memastikan kepatuhan terhadap protokol keamanan organisasi.
Cara Menyesuaikan Pengaturan Privasi:
Buka papan Anda dan pergi ke Pengaturan.
Di bawah Pribadi bagian, pilih tingkat akses yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Simpan perubahan Anda, dan Anda siap melakukannya!
Kesimpulan:
Pengaturan privasi memberi Anda fleksibilitas untuk mengelola siapa yang dapat melihat dan berinteraksi dengan papan Anda, sehingga kolaborasi menjadi aman dan lancar. Baik Anda berbagi dengan tim kecil atau membuka papan untuk dilihat publik, Anda memegang kendali penuh.
Menetapkan tugas dengan jelas dan efisien adalah landasan kerja tim yang efektif. Namun masalahnya: tidak semua alat memudahkan pemberian tugas kepada lebih dari satu orang. Dan jujur saja, banyak tugas sering kali memerlukan kolaborasi dari banyak orang agar dapat diselesaikan dengan benar.
Beberapa alat memungkinkan Anda menugaskan tugas hanya kepada satu orang, yang dapat membuat tim kesulitan menentukan tanggung jawab. Namun, ada cara untuk menetapkan tugas ke beberapa anggota tim dengan mudah, memastikan semua orang tetap sinkron dan kolaborasi mengalir secara alami.
Berikut cara kerja penetapan tugas dan cara memecah tugas besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mudah dikelola menggunakan daftar periksa:
Untuk tugas lebih besar yang perlu dipecah menjadi langkah-langkah lebih kecil, Dengan menggunakan daftar periksa, Anda dapat menetapkan subtugas ke anggota tim tertentu, memastikan setiap detail ditangani:
Tambahkan Daftar Periksa ke Tugas: Buka tugas dan navigasikan ke Daftar periksa tab.
Hancurkan: Tambahkan setiap subtugas sebagai item daftar periksa.
Tetapkan Subtugas: Tetapkan item daftar periksa individual ke satu atau lebih anggota tim, pastikan setiap langkah memiliki pemilik yang jelas.
Mengapa Ini Berhasil:
Menyederhanakan tugas-tugas besar dengan mengaturnya menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti.
Memastikan akuntabilitas di setiap tingkat tugas.
Menyelesaikan
Pembagian tugas yang efisien adalah kunci untuk membina kolaborasi dan memastikan akuntabilitas dalam tim. Dengan menugaskan tugas ke beberapa rekan satu tim atau memecahnya menjadi subtugas yang lebih kecil dengan daftar periksa, Anda menciptakan kejelasan dan menyederhanakan alur kerja. Fitur-fitur ini memungkinkan tim untuk tetap terorganisir, menyelaraskan tanggung jawab, dan bekerja sama dengan lancar untuk mencapai tujuan mereka.
Kerjasama berkembang pesat apabila semua orang mempunyai peranan yang jelas dan tahap akses yang betul. Menjemput rakan sepasukan ke lembaga anda boleh menjadi proses yang mudah, memastikan semua orang – daripada pengurus projek kepada pereka bentuk dan pihak berkepentingan luar, boleh menyumbang dengan berkesan.
Begini cara anda boleh menambah rakan sepasukan dan mengurus peranan mereka dengan mudah:
Buka papan anda dan klik pada Ikon Pasukan dalam bar alat.
Masukkan alamat e-mel orang yang anda ingin jemput.
Pilih peranan untuk mereka: Pentadbir Dewan, Ahli Pasukan, atau pelawat.
Langkah 2: Tetapkan Peranan
Pentadbir Dewan: Jika anda telah mencipta papan, maka secara lalai anda ialah Pentadbir Lembaga. Tetapi anda boleh memberikan kawalan penuh ke atas lembaga kepada seseorang, yang termasuk mengurus ahli pasukan dan tetapan.
Ahli Pasukan: Boleh bekerjasama dalam tugasan, memuat naik fail dan menyumbang kepada lembaga. Sesuai untuk pereka bentuk, pembangun dan penyumbang lain.
pelawat: Akses lihat sahaja. Bagus untuk pihak berkepentingan luar atau pelanggan yang hanya perlu memantau kemajuan.
Langkah 3: Tambahkan Mereka ke Pasukan
klik Tambah, dan rakan sepasukan anda serta-merta menjadi sebahagian daripada lembaga dengan peranan yang telah anda berikan.
Faedah Akses Berasaskan Peranan:
Pentadbir Lembaga: Kawalan Penuh untuk Ketua Pasukan
Secara lalai, pencipta papan menjadi pentadbir, tetapi anda boleh memberikan hak pentadbir kepada orang lain mengikut keperluan.
Faedah Utama:
Urus ahli pasukan, kemas kini tetapan lembaga dan kekalkan kawalan ke atas struktur lembaga.
Sesuai untuk projek dengan berbilang petunjuk atau pengurus projek yang memerlukan kawalan yang sama.
Menghalang kesesakan jika pentadbir tunggal tidak tersedia, seperti semasa cuti atau ketidakhadiran lain.
Pentadbir memainkan peranan penting dalam memastikan lembaga itu teratur, berfungsi dan kolaboratif, memastikan tugas kepimpinan dikendalikan dengan lancar.
Ahli Pasukan: Perkasakan Penyumbang Anda
Ahli Pasukan mempunyai semua alatan yang mereka perlukan untuk menyelesaikan kerja. Mereka boleh bekerjasama dalam tugas, memuat naik fail dan menyumbang kepada kemajuan lembaga.
Faedah Utama:
Sesuai untuk pereka bentuk, pembangun dan penyumbang aktif lain.
Mengekalkan papan dinamik dengan mendayakan kerjasama langsung sambil mengekalkan pengawasan pentadbir.
Ahli Pasukan memacu projek ke hadapan, menjadikan mereka tulang belakang kerja berpasukan yang produktif.
Pelawat: Pastikan Pihak Berkepentingan dalam Lingkaran
Pelawat mempunyai akses lihat sahaja, yang bermaksud mereka boleh memantau kemajuan lembaga tanpa membuat perubahan.
Faedah Utama:
Sesuai untuk pihak berkepentingan luar atau pelanggan yang hanya perlu melihat kemas kini.
Memastikan ketelusan tanpa menjejaskan struktur atau aliran kerja lembaga.
Pelawat sesuai untuk memastikan semua orang dimaklumkan tanpa menambah kerumitan.
Kesimpulan
Menambah rakan sepasukan haruslah mudah dan boleh disesuaikan dengan keperluan pasukan anda. Sistem berasaskan peranan yang direka bentuk dengan baik memastikan kerjasama yang lancar, sama ada anda bekerja dengan pasukan yang rapat atau menyelaras dengan pihak berkepentingan luar. Dengan menetapkan peranan yang betul, anda boleh mencipta aliran kerja yang lebih cekap dan lancar untuk semua orang yang terlibat.
