Ruang kerja Anda harus bekerja untuk Anda, bukan sebaliknya. Opsi kustomisasi memungkinkan Anda untuk menyesuaikan segala sesuatu mulai dari warna latar belakang hingga notifikasi dan alat papan tulis, sehingga membantu Anda tetap teratur dan produktif.
Untuk mulai mempersonalisasi ruang kerja Anda, Anda harus mengakses Pengaturan Preferensi di akun Anda. Berikut caranya:
Klik Ikon Profil Anda di sudut kanan atas layar.
Pilih Preferensi Saya dari menu tarik-turun.
Pengaturan ini memungkinkan Anda menciptakan pengalaman yang sesuai dengan gaya kerja Anda yang unik. Setelah mengetahui cara mengakses pengaturan, kami akan memandu Anda langkah demi langkah tentang cara menggunakan setiap opsi penyesuaian.
Bagaimana cara kerjanya: Menyesuaikan Preferensi
Preferensi biasanya dikelompokkan ke dalam tiga kategori utama: Umum, Pemberitahuan, dan Papan Tulis. Setiap bagian menyediakan opsi langsung yang dirancang untuk meningkatkan alur kerja dan mengoptimalkan pengalaman Anda.
Berikut ini, kita akan mencermati lebih dekat, bagaimana pengaturan ini bekerja:
Pengaturan Umum: Jadikan Ruang Kerja Anda Milik Anda
Warna Latar Belakang: Pilih warna latar belakang yang nyaman dipandang dan sesuai dengan gaya Anda
Pilih dari berbagai pilihan untuk membuat ruang kerja Anda menarik secara visual.
Menggunakan Tag untuk Papan Tugas Aktifkan fitur ini untuk secara otomatis menyertakan tag pada papan tugas dan templat baru yang Anda buat.
Membantu Anda tetap teratur dan mengelompokkan tugas dengan mudah.
Manfaatnya: Menyesuaikan aspek visual ruang kerja Anda sehingga terasa lebih intuitif dan tidak berantakan, membantu Anda tetap fokus.
Pemberitahuan: Tetap Berada dalam Lingkaran Tanpa Beban Berlebih
Pemberitahuan Obrolan Dapatkan email ketika ada obrolan tingkat dewan atau ketika seseorang mengobrol tentang tugas yang Anda ikuti.
Pembaruan Aktivitas untuk Admin Menerima notifikasi ketika tugas baru ditambahkan, diselesaikan, atau ditugaskan kembali di papan yang Anda kelola.
Pengingat Tugas Harian Pilihlah ringkasan email harian yang dikirim pada pukul 6 pagi, yang menunjukkan tugas yang sudah lewat jatuh tempo dan tugas yang akan jatuh tempo minggu ini atau minggu depan.
Kelompokkan tugas berdasarkan tanggal atau papan untuk memudahkan pelacakan.
Manfaatnya: Dengan notifikasi yang fleksibel, Anda bisa tetap mendapatkan informasi tentang hal yang paling penting tanpa dibombardir oleh pembaruan yang tidak perlu.
Pengaturan Papan Tulis: Menyederhanakan Proses Kreatif Anda
Garis dan Bentuk Tetapkan gaya garis, ketebalan, dan warna default untuk menciptakan visual yang bersih dan konsisten.
Teks pada Kanvas Pilih gaya, ukuran, dan warna font yang Anda sukai untuk mendapatkan tampilan yang lebih sempurna.
Opsi Kisi-kisi Aktifkan snap to grid dan atur ukuran grid untuk menjaga desain Anda tetap selaras dan profesional.
Manfaatnya:
Pengaturan ini membuat papan tulis menjadi sempurna untuk curah pendapat, perencanaan, atau desain, memastikan pekerjaan Anda terlihat bagus dan tetap teratur.
Bungkus
Entah itu menyesuaikan elemen visual, menyesuaikan pemberitahuan, atau merampingkan alat bantu kreatif, semua opsi ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas Anda dan menjaga lingkungan kerja Anda tetap teratur. Meluangkan waktu sejenak untuk mempersonalisasi pengaturan Anda dapat menghasilkan pengalaman yang lebih efisien dan menyenangkan setiap hari.
Alur kerja meja bantuan yang dirancang dengan baik adalah tulang punggung dukungan pelanggan yang luar biasa. Ini memastikan komunikasi yang lancar, penyelesaian masalah yang lebih cepat, dan kepuasan pengguna yang lebih tinggi. Baik menangani permintaan internal atau pertanyaan pelanggan eksternal, alur kerja yang efisien membantu tim tetap terorganisir dan fokus dalam memberikan pengalaman dukungan yang lancar.
Namun, menciptakan alur kerja yang efektif bukannya tanpa tantangan. Tim sering kali bergelut dengan masalah seperti kehilangan tiket, prioritas tugas yang tidak jelas, dan hambatan dalam komunikasi. Tanpa sistem yang terstruktur, menyelesaikan masalah pelanggan dengan segera akan terasa membebani, sehingga menyebabkan pengguna frustrasi dan tim tidak puas.
Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui langkah-langkah penting untuk membangun alur kerja meja bantuan, alamat potensi kekhawatiran yang dapat menghambat keberhasilannya, dan memperkenalkan Anda pada alat yang tepat untuk membuat alur kerja yang benar-benar berfungsi:
Langkah Penting dan Kesalahan Umum untuk Membangun Alur Kerja Help Desk yang Solid
Alur kerja Help Desk yang terdefinisi dengan baik sangat penting untuk kelancaran operasi dukungan, mengurangi waktu respons, dan kepuasan pengguna yang luar biasa. Untuk membangun alur kerja Help Desk yang kuat dan efisien, ikuti langkah-langkah utama berikut:
1. Tentukan Tujuan dan Ruang Lingkup yang Jelas
Identifikasi tujuan utama alur kerja Anda. Apakah Anda menangani masalah internal, dukungan eksternal, atau keduanya? Tentukan dengan jelas ruang lingkup untuk menyelaraskan prioritas dan menetapkan tujuan yang realistis. Tetapkan perjanjian tingkat layanan (SLA) untuk menetapkan ekspektasi waktu respons dan penyelesaian.
Hati-hati terhadap: tujuan yang tidak jelas yang dapat menyebabkan alur kerja tidak efisien dan kepuasan pengguna yang buruk.
2. Membangun Basis Pengetahuan yang Komprehensif
Ciptakan sumber daya berharga untuk tim dan pengguna Anda dengan menganalisis masalah yang berulang dan mengembangkan konten yang jelas dan dapat dicari seperti FAQ, panduan langkah demi langkah, dan tips pemecahan masalah.
Perhatian: berbagi pengetahuan yang tidak efektif dapat menyebabkan waktu penyelesaian yang lebih lama dan membuat frustrasi.
3. Sentralisasi Penanganan Permintaan
Buat satu repositori untuk mengelola semua permintaan masuk, memastikan tidak ada masalah yang terlewat. Sistem terpusat ini menghilangkan risiko data yang tersebar dan membantu mempertahankan pendekatan yang terorganisir dalam penyelesaian masalah.
Waspadai: penanganan permintaan yang kacau tanpa sistem terpusat, yang menyebabkan upaya terlewat atau terduplikasi.
4. Kategorikan dan Prioritaskan Tugas
Uraikan permintaan berdasarkan urgensi, jenis, atau departemen. Mengkategorikan tugas membantu tim Anda fokus pada masalah dengan prioritas tinggi sekaligus menjaga permintaan dengan prioritas lebih rendah tetap terlihat dan sesuai jalur.
Hati-hati: kategorisasi manual bisa rawan kesalahan dan tidak konsisten, sehingga menyebabkan keterlambatan dalam mengatasi masalah-masalah penting.
5. Tetapkan Tanggung Jawab dan Peran yang Jelas
Tetapkan peran khusus untuk anggota tim untuk memastikan akuntabilitas. Tentukan siapa yang menangani kueri lini pertama, siapa yang mengeskalasi dan menyelesaikan masalah kompleks, dan siapa yang bertanggung jawab atas pembaruan basis pengetahuan.
Perlu diingat: ambiguitas dalam peran dan tanggung jawab dapat menyebabkan kebingungan dan penundaan.
6. Memantau dan Mengevaluasi Kinerja
Lacak metrik utama seperti waktu penyelesaian, waktu respons, dan kepuasan pelanggan. Evaluasi kinerja tim Anda secara rutin dan kumpulkan umpan balik dari pengguna untuk mengidentifikasi area perbaikan.
Jangan lupa: visibilitas yang terbatas terhadap kinerja alur kerja dapat menyulitkan identifikasi dan mengatasi kemacetan.
Menggunakan Alat yang Tepat untuk Mengatasi Tantangan Help Desk
Sistem layanan bantuan yang jelas dan terorganisir sangat penting untuk memastikan penyelesaian masalah yang efisien, dan ruang kerja visual ini menunjukkan bagaimana tantangan dapat diatasi secara langsung. Mari kita lihat sekilas bagaimana tim ini mengelola alur kerja mereka agar tetap menjadi yang terdepan.
Papan ini menawarkan pandangan langsung tentang tugas-tugas di berbagai tahapan. Permintaan dicatat dalam “Hal yang Harus Dilakukan”, yang kemudian dikategorikan dan diprioritaskan berdasarkan urgensinya.
Tugas dipindahkan dengan lancar ke kolom “Sedang dilakukan” ketika sedang berlangsung, sehingga memungkinkan tim untuk fokus pada isu-isu aktif tanpa melupakan apa yang akan terjadi selanjutnya. Tugas yang sudah selesai diarsipkan di bagian “Selesai”, memberikan kesan kemajuan sekaligus menjaga ruang kerja tetap rapi.
Label visual seperti “Perlu Ditinjau”, “Sedang Diproses”, dan “Perlu Pengerjaan Ulang” memudahkan untuk mengenali tugas yang memerlukan tindakan segera, sementara tanggal jatuh tempo memastikan tidak ada yang lolos. Dengan memusatkan permintaan, mengaturnya secara efektif, dan menciptakan alur kerja yang jelas, tim ini menghindari kekacauan alat komunikasi yang tersebar seperti email atau obrolan.
Selanjutnya, kita akan mendalami lebih dalam cara kerja ruang kerja ini, menguraikan fitur-fiturnya untuk menunjukkan kepada Anda cara membangun sistem layanan bantuan yang efektif untuk tim Anda:
Lihatlah Lebih Dekat Papan Alur Kerja Help Desk Ini
Papan alur kerja Help Desk ini adalah contoh utama bagaimana organisasi terstruktur dan tata letak yang jelas dapat menyederhanakan pengelolaan tugas dukungan. Setiap bagian sengaja dirancang untuk membuat penanganan permintaan lancar sekaligus mengedepankan akuntabilitas dan kolaborasi.
1. Tangkap dan Atur Setiap Permintaan
Kolom “Yang Harus Dilakukan” adalah titik awal, tempat semua permintaan masuk dicatat. Mulai dari mengatur ulang kata sandi hingga memecahkan masalah konektivitas, setiap tugas merupakan satu item yang dapat ditindaklanjuti untuk memastikan tidak ada permintaan yang terlewat. Pendekatan terpusat ini memberikan kejelasan dan memungkinkan tim untuk membuat prioritas secara efektif.
2. Sesuaikan Tahapan Alur Kerja dengan Kebutuhan Anda
Kolom mewakili tahapan kemajuan tugas yang berbeda, seperti “Hal yang Harus Dilakukan”, “Dilakukan”, dan “Selesai”. Ini dapat diganti namanya, disusun ulang, atau disesuaikan agar sesuai dengan alur kerja spesifik tim Anda, membuat transisi antar tahapan menjadi intuitif dan efisien.
3. Kontrol Akses dan Izin
Kelola siapa yang dapat melihat dan mengedit papan dengan menetapkan peran. Anggota tim dapat diberikan hak mengedit untuk memperbarui tugas, sementara pemangku kepentingan dapat dibatasi untuk melihat kemajuan. Hal ini menghilangkan kebingungan, memastikan tanggung jawab jelas, dan menjaga alur kerja tetap aman.
4. Sentralisasi Komunikasi
Diskusi tim terjadi langsung di dalam dewan. Daripada menggunakan email atau alat obrolan, Anda dapat mengomentari tugas tertentu untuk memperjelas detail atau memberikan pembaruan. Hal ini membuat semua komunikasi tetap relevan, dapat diakses, dan terhubung dengan tugas yang sesuai.
5. Merampingkan Pembagian Sumber Daya
Dengan kemampuan mengunggah file, panduan pengguna, panduan pemecahan masalah, dan sumber daya lainnya dapat dilampirkan ke tugas. Hal ini menghilangkan waktu yang terbuang untuk mencari dokumen yang tersebar dan memastikan bahwa setiap orang memiliki akses terhadap materi yang mereka butuhkan.
6. Prioritaskan dengan Kejelasan
Memprioritaskan tugas menjadi mudah dengan label bawaan untuk urgensi. Baik itu menandai tugas sebagai “Kritis”, “Prioritas Tinggi”, atau “Normal”, indikator visual ini memastikan tim mengetahui apa yang harus ditangani terlebih dahulu, sehingga alur kerja tetap pada jalurnya.
7. Pertahankan Fokus dengan Filter
Filter memungkinkan Anda dengan cepat menyortir dan mengidentifikasi tugas yang memerlukan perhatian segera. Baik Anda mencari tugas yang sudah lewat waktu, item yang belum ditetapkan, atau masalah yang ditandai untuk ditinjau, filter ini memastikan tidak ada hal penting yang terlewatkan.
Membagi tugas menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti sangat penting untuk menjaga kejelasan dan memastikan kelancaran pelaksanaan. Kartu tugas dari papan demo memusatkan semua informasi yang relevan, sehingga memudahkan pengelolaan tugas secara efisien. Inilah cara ini membantu:
Tab Detail: Memberikan deskripsi dan tujuan tugas yang jelas, memastikan semua anggota tim memahami ruang lingkup dan tujuan tugas (misalnya, menginstal perangkat lunak di komputer pengguna).
Daftar periksa: Membagi tugas menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti, seperti mengunduh perangkat lunak, mengaktifkan lisensi, menguji fungsionalitas, dan memberikan pelatihan pengguna.
Prioritas dan Tenggat Waktu: Membantu memprioritaskan tugas (misalnya, Kritis, Prioritas Tinggi) dan menampilkan tenggat waktu dengan jelas untuk memastikan penyelesaian tepat waktu.
Penugasan Peran: Menetapkan tugas kepada anggota tim tertentu, mendorong akuntabilitas dan transparansi.
Lampiran Berkas: Memusatkan sumber daya seperti paket instalasi, manual, dan kunci lisensi, menghilangkan waktu yang terbuang untuk mencari file.
Komentar: Memfasilitasi komunikasi khusus tugas untuk menjaga diskusi tetap fokus dan relevan.
Pembaruan Status: Melacak kemajuan dengan label seperti Sedang Berlangsung, Perlu Peninjauan, atau Diblokir, menjaga tim tetap selaras.
Tag dan Kategori: Mengatur tugas dengan label (misalnya, Pemecahan Masalah, Audit Keamanan) untuk memudahkan pemfilteran dan pengelolaan.
Dengan semua alat dan fitur yang dirancang untuk menyederhanakan proses Help Desk Anda, Kerika memastikan bahwa Anda dapat mengelola tugas, berkolaborasi secara efisien, dan memelihara informasi terpusat untuk tim Anda.
Baik itu memprioritaskan tugas-tugas penting, melacak kemajuan, atau membina komunikasi tim, Kerika memberikan solusi sempurna untuk menyederhanakan dan menjalankan alur kerja Anda secara efektif. Inilah cara Anda memulai:
Penutup:
Dengan mengikuti pendekatan terstruktur, menentukan tujuan, membangun basis pengetahuan, memprioritaskan tugas, dan mendorong kolaborasi, Anda dapat menyederhanakan operasi dan memberikan dukungan luar biasa kepada pengguna Anda.
Baik Anda menangani masalah TI yang mendesak atau merencanakan inisiatif dukungan jangka panjang, Kerika memastikan Help Desk Anda berjalan dengan lancar. Mulailah hari ini dan lihat perbedaan yang dapat dihasilkan oleh alur kerja yang terorganisir dan efisien!
