Abbiamo notato dei tentativi da parte di spammer cinesi di sfruttare Kerika e stiamo adottando alcune misure per ridurre questo fastidio. Prima bloccavamo questi spammer uno per uno, ma questo ovviamente richiedeva molto tempo, soprattutto quando un gruppo di loro tentava lo stesso trucco, ovvero l’invio di decine o centinaia di inviti a unirsi a loro nelle loro bacheche Kerika.
Questi spammer utilizzano le VPN per apparire come se provenissero da altri Paesi, ma c’era uno schema nel loro uso di Kerika: tutti gli inviti di squadra che hanno inviato coinvolgono la stessa destinazione: qq.com, che è un importante portale web cinese gestito da Tencent, noto soprattutto per il suo servizio di messaggistica istantanea, QQ.
Pur supportando il cinese come lingua, non abbiamo utenti legittimi in Cina, poiché la Cina blocca Google e molti altri servizi. Ciò significa che non ci sarà mai un uso legittimo per aggiungere persone dal dominio qq.com a una bacheca Kerika.
Stiamo introducendo un semplice blocco: terremo una lista nera di domini, tra cui qq.com, in cui il sistema impedirà di aggiungere membri del team. Questo aiuterà a tagliare fuori gli spammer cinesi che si rivolgono ad altre persone provenienti dalla Cina.
Abbiamo avuto un periodo di prova gratuita di 30 giorni per i nuovi utenti per molto tempo, ma abbiamo visto che le persone non hanno bisogno di tutte le 4 settimane per decidere se Kerika è quello che stanno cercando o meno.
In effetti, un periodo di prova ha lo svantaggio che le persone tendono a dimenticarsi di essere in una prova gratuita fino a quando non iniziano a ricevere promemoria che indicano che la prova sta per terminare!
Un approccio più pratico e standard del settore è quello di offrire una prova gratuita di 14 giorni. Questo dovrebbe fornire tutto il tempo necessario per decidere se Kerika è il modo migliore per il vostro team remoto di ottenere di più!
Se si lavora su una lavagna per attività, la scheda Colonne della finestra di dialogo Impostazioni lavagna consente ora di nascondere o mostrare le colonne.
Per utilizzare questa funzione, aprire la finestra di dialogo Impostazioni lavagna facendo clic sul pulsante a forma di ingranaggio che appare nell’angolo in alto a destra quando si visualizza una lavagna, quindi passare alla scheda COLONNE.
Quando si passa il mouse su una colonna dell’elenco, appare un pulsante di opzione (tre punti):
Facendo clic su di esso, viene visualizzato il menu Azioni:
La scheda Colonne della finestra di dialogo Impostazioni scheda per le schede operative
Questo facilita la gestione di schede con un gran numero di colonne.
I proprietari degli account possono ora designare altri membri del loro team di account come amministratori dell’account, il che consentirà a queste persone di gestire anche gli abbonamenti e le iscrizioni di quell’account. Questo può essere utile nei casi in cui la proprietà effettiva dell’account Kerika sia di un soggetto esterno alla comunità degli utenti, come ad esempio un ufficio acquisti.
La gestione degli amministratori dell’account può essere effettuata dalla schermata Gestione account, dal proprietario dell’account:
Schermata che mostra la gestione degli utenti
Una volta entrati nella schermata Gestisci utenti, selezionare uno dei membri del team dell’account: passare il mouse sul nome e apparirà il pulsante GESTISCI UTENTE:
Selezionare un utente
Nella finestra di dialogo dei dettagli del membro del team, fare clic su ATTIVAZIONE:
Pulsante AZIONE
E selezionare Rendi questo utente un amministratore dell’account:
Un amministratore dell’account può impostare altri membri del team di quell’account come amministratori dell’account.
Gli amministratori dell’account hanno molto potere sull’account; possono:
accedere a qualsiasi forum
Aggiungere o rimuovere persone da qualsiasi bacheca
Cambiare i ruoli delle persone in qualsiasi forum
Aggiungere persone all’account e acquistare abbonamenti
Cambiare il piano di abbonamento
Fate quindi attenzione a chi aggiungete come amministratore dell’account!
Le scadenze sono i fili invisibili che tengono insieme i progetti e assicurano che i compiti siano completati in tempo e che i team rimangano uniti. Le scadenze chiare fanno una grande differenza, sia che si tratti di un singolo compito sia che si tratti di suddividere un progetto in fasi più piccole e realizzabili.
Una gestione efficace delle scadenze inizia con la possibilità di impostare date di scadenza per attività e parti di attività. Ecco come funziona:
Impostare le date di scadenza per i fogli di lavoro
Aprite il foglio di calcolo su cui state lavorando.
Per aprire la visualizzazione del calendario, fare clic sul pulsante “Giorno speciale “.
Selezionare la data di scadenza o modificare le informazioni esistenti, se necessario.
Ancorano il compito al piano del progetto e tengono informate tutte le parti.
Suddividete i compiti più importanti utilizzando liste di controllo.
Usate la funzione checklist quando volete dividere un’attività di grandi dimensioni in attività più piccole e gestibili.
Ogni voce della checklist può avere una propria data di scadenza, rendendo più facile il monitoraggio dei progressi a livello dettagliato.
Identificare voci specifiche della lista di controllo per i diversi membri del team per chiarire i ruoli di tutti i partecipanti senza perdere di vista il compito generale.
Le migliori pratiche per la gestione delle scadenze
Siate precisi: evitate scadenze vaghe e fissate date precise per evitare confusione.
Stabilire priorità realistiche: bilanciare il carico di lavoro fissando scadenze che riflettano la complessità dei compiti.
Revisione regolare: aggiornare le scadenze in base all’evoluzione dell’ambito del progetto per mantenere le aspettative realistiche.
Conclusione
Incorporare i giorni di batch nella gestione delle attività, che si tratti di intere attività o di singole voci della checklist, aiuta i team a mantenere chiarezza, concentrazione e produttività. Impostando e gestendo con attenzione le scadenze, si crea un flusso di lavoro che si adatta alle esigenze del team e garantisce che non si perda nulla.
Quando ci si destreggia tra più attività nelle diverse fasi di un progetto, è essenziale mantenersi organizzati. I tag sono uno strumento potente che può dare struttura al vostro flusso di lavoro, aiutandovi a identificare, categorizzare e dare priorità alle attività.
Sia che stiate gestendo i mockup del design, lo sviluppo del backend o le fasi di test, i tag rendono più facile concentrarsi su ciò che conta di più.
Ecco come utilizzare i tag per semplificare la gestione dei progetti:
I tag agiscono come marcatori visivi, fornendo informazioni immediate sulla categoria o sullo stato di un’attività. Ecco come si possono applicare alle singole schede delle attività:
Aprire la scheda attività: Selezionare la scheda attività che si desidera categorizzare.
Impostare i tag: Fare clic sulla sezione Tag nei dettagli della carta. Da qui è possibile scegliere tra i tag esistenti o crearne uno nuovo.
Indicazioni visive: Una volta applicata, l’etichetta appare in cima alla scheda dell’attività, fornendo un indicatore immediato della sua categoria o priorità.
Suggerimento: Utilizzate una codifica cromatica coerente per i tag, in modo da facilitare la distinzione tra le categorie, come il verde per le attività “backend” o il blu per il “design”.
Come creare tag personalizzati
I tag personalizzati consentono di adattare la categorizzazione alle esigenze del team. Ecco come creare i tag:
Accedere alle impostazioni dei tag: Accedere alla scheda Impostazioni della scheda e selezionare Tag.
Aggiungere un nuovo tag: Fare clic sull’opzione + Aggiungi nuovo tag. Assegnate al tag un nome che rifletta il suo scopo, come “urgente”, “mockup” o “in attesa”.
Scegliete un colore: scegliete un colore per distinguere visivamente la vostra etichetta.
Salva e applica: Salvate il tag e sarà pronto per essere utilizzato su tutto il tabellone.
Suggerimento: Mantenete i nomi dei tag brevi e intuitivi. In questo modo tutti i membri del vostro team potranno capirli facilmente e utilizzarli in modo efficace.
Vantaggi dell’uso dei tag
Categorizzazione semplice delle attività: I tag aiutano a raggruppare le attività correlate, rendendo più facile filtrarle e individuarle.
Focus avanzato: evidenzia le attività che richiedono un’attenzione immediata o che appartengono a una categoria specifica.
Chiarezza del team: Assicurarsi che tutti i membri del team capiscano subito lo scopo del compito.
Conclusione
I tag sono più che semplici etichette, sono un modo per semplificare e migliorare la gestione delle attività. Utilizzando i tag in modo efficace, è possibile categorizzare, assegnare priorità e concentrarsi sulle attività con facilità, mantenendo il team allineato e produttivo.
La gestione efficiente dei progetti inizia con un flusso di lavoro ben organizzato. Suddividere i compiti in fasi chiaramente definite può aiutare voi e il vostro team a rimanere allineati e produttivi. Un flusso di lavoro strutturato facilita il monitoraggio dei progressi, l’identificazione dei colli di bottiglia e la definizione delle priorità in modo efficace.
Vediamo come impostare le colonne nella lavagna delle attività per massimizzare l’efficienza, utilizzando l’esempio fornito.
Perché le colonne sono importanti nella gestione delle attività
Le colonne sono la spina dorsale del flusso di lavoro. Ogni colonna rappresenta una fase del progetto, aiutandovi a visualizzare il flusso delle attività dall’inizio alla fine. La chiave è assicurarsi che le colonne siano in linea con la natura del progetto e con il modo in cui lavora il vostro team.
Passi per impostare le colonne del flusso di lavoro
1. Definire le fasi del flusso di lavoro
Nel definire le fasi del flusso di lavoro, pensate alla progressione naturale delle vostre attività.
Ad esempio:
Strategia del progetto: Per le fasi iniziali di pianificazione, come la definizione dei requisiti o la definizione degli obiettivi.
Progettazione: Compiti legati alla pianificazione visiva e strutturale, come la progettazione del logo o la creazione del layout.
Sviluppo del progetto: Per le fasi di esecuzione, come la codifica o la creazione di funzionalità.
Test: Per assicurarsi che tutto funzioni come previsto prima del lancio.
Completato: Una fase finale per l’invio di compiti completamente eseguiti.
2. Tradurre le fasi in colonne
Una volta definite le fasi del flusso di lavoro, trasformatele in colonne sulla lavagna delle attività. Iniziate con categorie ampie e perfezionatele man mano che comprendete le esigenze del vostro team.
Ad esempio:
Si può iniziare con colonne essenziali come “Da fare”, “In corso” e “Completato” per stabilire il flusso di base.
Espandere gradualmente queste colonne in colonne più specifiche allineate alle fasi del flusso di lavoro, come “Strategia del progetto”, “Design del progetto”, “Sviluppo del progetto” e “Test”.
Questo approccio garantisce che le colonne siano intuitive, adattabili e adattate alla progressione naturale delle attività.
3. Utilizzare colonne per esigenze specifiche
Considerate la possibilità di creare colonne che aggiungano valore al vostro flusso di lavoro:
Backlog: Uno spazio per le attività pianificate ma non ancora pronte per entrare nel flusso di lavoro principale. Questo aiuta a dare priorità alle attività quando il team è pronto ad affrontare altro lavoro, mantenendo le colonne attive pulite e focalizzate.
Risorse: Una colonna per memorizzare link, documenti o altri materiali di supporto alle attività. In questo modo il team può accedere facilmente a tutto ciò di cui ha bisogno senza ingombrare le schede dei singoli compiti.
4. Ricordate di essere semplici e intuitivi
Evitate di sovraccaricare la lavagna con troppe colonne. Puntate alla chiarezza e alla semplicità, in modo che il vostro team possa seguire facilmente il flusso di lavoro.
Conclusione
Un flusso di lavoro ben organizzato inizia con un’attenta impostazione delle colonne. Adattando le colonne alle fasi naturali del progetto e includendo colonne di supporto, è possibile migliorare l’efficienza del team e mantenere la chiarezza del processo. Iniziate oggi stesso a organizzare il vostro flusso di lavoro e sperimentatene i vantaggi!
L’organizzazione delle attività è essenziale per garantire flussi di lavoro fluidi, soprattutto quando si gestisce un volume elevato di elementi. La numerazione delle attività può aggiungere chiarezza e rendere più efficiente il riferimento a specifiche attività. Ma numerare manualmente le attività? Richiede molto tempo ed è soggetta a errori.
È qui che entra in gioco la numerazione automatica. Grazie a questa funzione, a ogni scheda di attività viene assegnato automaticamente un numero univoco non appena viene creata, assicurando che ogni attività sia identificabile a colpo d’occhio.
Vediamo come funziona la numerazione automatica e come è possibile attivarla per semplificare i progetti.
La numerazione automatica assegna un numero sequenziale a ogni nuova scheda di attività su una lavagna. Questa numerazione è unica per la scheda e aiuta i team a fare rapidamente riferimento alle attività nelle discussioni, nei rapporti o negli aggiornamenti senza confusione.
Come attivare la numerazione automatica
Accesso alle impostazioni della lavagna: Fare clic sull’icona dell’ingranaggio nell’angolo superiore destro della lavagna per aprire il menu delle impostazioni.
Attivare l’opzione: Nella scheda Impostazioni, attivare l’opzione Numerazione automatica delle attività.
Vediamolo in azione: D’ora in poi, ogni nuova scheda attività creata sulla lavagna mostrerà automaticamente un numero unico nell’area del titolo.
Perché la numerazione automatica è importante
Riferimento rapido alle attività: I numeri facilitano il riferimento a compiti specifici durante le riunioni o la collaborazione con i colleghi.
Comunicazione chiara: Invece di descrivere i compiti in modo dettagliato, è sufficiente fare riferimento ad essi con il numero assegnato per una comunicazione più rapida.
Organizzazione efficiente: La numerazione dei compiti aggiunge un ulteriore livello di struttura alla vostra lavagna, rendendola più facile da monitorare e gestire.
Applicazioni reali
Reporting del progetto: Elencare rapidamente i numeri delle attività negli aggiornamenti o nella documentazione per maggiore chiarezza.
Discussioni di gruppo: Durante le riunioni del team, fare riferimento ai compiti con il loro numero per evitare confusione.
Monitoraggio dei progressi: Identificare facilmente quali attività numerate sono state completate o sono ancora in corso.
Conclusione
La numerazione automatica porta semplicità e ordine nella gestione delle attività, eliminando il fastidio di tenere traccia manualmente degli identificativi delle attività. Sia che stiate gestendo un progetto complesso o un piccolo flusso di lavoro, questa funzione garantisce che ogni attività sia facilmente riconoscibile e rintracciabile.
Quando si gestiscono le attività di un progetto, i colli di bottiglia possono rallentare i progressi e rendere difficile identificare i punti in cui è necessario prestare maggiore attenzione. È qui che entrano in gioco i limiti del Work-in-Progress (WIP).
Stabilendo limiti chiari al numero di attività che possono essere in corso in un determinato momento, i limiti WIP aiutano a gestire il carico di lavoro in modo efficace, garantendo un flusso regolare di attività nei progetti.
Vediamo come funzionano i limiti WIP e come possono migliorare l’efficienza del vostro team.
I limiti WIP stabiliscono un limite al numero di attività consentite in colonne specifiche della lavagna. Ad esempio, se una colonna è intitolata “In corso”, è possibile impostare un limite di 5 attività, per evitare che il team si sovraccarichi o perda la concentrazione.
Questo metodo si allinea alle pratiche di gestione snella dei progetti, aiutando i team a bilanciare la capacità ed evitare inutili ritardi.
Come impostare i limiti di WIP
Aprire le impostazioni della scheda: Fare clic sull’icona dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra della lavagna per accedere alle impostazioni della lavagna.
Attivare i limiti di WIP: Nella scheda Impostazioni, attivare l’opzione “Limiti di lavoro in corso (WIP)”.
Impostare limiti specifici per le colonne: Accedere alla scheda Colonne e assegnare limiti WIP specifici a ciascuna colonna in base al carico di lavoro del team.
Perché i limiti di WIP funzionano
Prevenire il sovraccarico: Limitare i compiti assicura che il team si concentri su ciò che è già in corso prima di iniziarne di nuovi.
Identificare i colli di bottiglia: Quando una colonna raggiunge il suo limite WIP, è un segnale che le attività necessitano di attenzione prima che se ne aggiungano altre.
Migliorare il flusso delle attività: i limiti WIP aiutano il team a lavorare in modo efficiente, spostando le attività attraverso la pipeline senza sovraccaricare nessuna fase del processo.
Vantaggi nel mondo reale
Carico di lavoro equilibrato: I team rimangono concentrati e produttivi senza lo stress di troppi compiti che si accumulano.
Miglioramento della collaborazione: Limiti chiari incoraggiano i team a completare le attività in modo collaborativo prima di iniziarne di nuove.
Migliore definizione delle priorità delle attività: L’attenzione si sposta naturalmente sulle attività ad alta priorità per mantenere il flusso di lavoro in movimento.
Conclusione
I limiti dei lavori in corso conferiscono struttura e chiarezza alla gestione delle attività, facilitando l’identificazione dei colli di bottiglia e il mantenimento di un flusso di lavoro costante.
La gestione dell’accesso alle bacheche dei progetti è una parte fondamentale per mantenere il lavoro organizzato e sicuro. Sia che stiate lavorando a un progetto privato di un team o a qualcosa destinato a una collaborazione più ampia, le impostazioni della privacy vi permettono di controllare chi può vedere e utilizzare le vostre bacheche.
Solo persone del team:questa impostazione garantisce che solo le persone aggiunte esplicitamente alla lavagna possano vederla o interagire con essa. È perfetta per i progetti in cui la riservatezza è fondamentale, come i flussi di lavoro interni sensibili o i progetti riservati dei clienti.
Tutti nel team dell’account:avete bisogno di un po’ di visibilità in più senza aprirla a tutto il mondo? Con questa impostazione, tutti i membri del team dell’account possono visualizzare la lavagna. È l’ideale per i progetti interni in cui la trasparenza del team è utile, ma il controllo è ancora importante.
Chiunque abbia il link:Vuoi la massima accessibilità? Questa opzione consente a chiunque abbia il link della lavagna di visualizzarla, anche se non ha un account Kerika. Tuttavia, si tenga presente che, pur potendo vedere la bacheca, non sarà in grado di apportare modifiche a meno che non venga aggiunto esplicitamente come membro del team o amministratore.
Cose fondamentali da sapere:
Schede pubbliche e visibilità dei file:quando si imposta una scheda su “Chiunque abbia il link”, tutti i file allegati alla scheda diventano accessibili pubblicamente. Se si utilizzano integrazioni come Google Drive, questo significa che anche i documenti saranno accessibili a chiunque abbia il link.
Restrizioni specifiche per l’account:se si utilizza un account Google Workspace a pagamento, le politiche di Google potrebbero impedire di impostare una lavagna su “Chiunque abbia il link”. Questo garantisce la conformità ai protocolli di sicurezza dell’organizzazione.
Come regolare le impostazioni della privacy:
Aprire la scheda e andare su Impostazioni.
Nella sezione Privacy, scegliere il livello di accesso più adatto alle proprie esigenze.
Salvate le modifiche e siete pronti a partire!
Conclusione: Le impostazioni della privacy consentono di gestire chi può vedere e interagire con le vostre bacheche, rendendo la collaborazione sicura e senza interruzioni. Sia che stiate condividendo con un piccolo team o che stiate aprendo una bacheca per la visualizzazione pubblica, avete il pieno controllo.
