Come gestire una campagna di raccolta fondi di successo: Una guida passo dopo passo

Agile e Scrum, Buone Pratiche

La raccolta di fondi è l’ancora di salvezza di innumerevoli iniziative, dalle organizzazioni non profit che affrontano sfide globali alle startup sull’orlo di innovazioni rivoluzionarie. Il successo di una campagna non si limita alla raccolta di fondi, ma consiste nel creare legami significativi, guadagnare fiducia e fornire valore sia ai donatori che ai beneficiari.

Senza una chiara pianificazione, la gestione delle relazioni con i donatori, la gestione delle scadenze e il coordinamento degli sforzi del team possono rapidamente trasformarsi in caos. I follow-up mancati, gli obiettivi non allineati e la dispersione dei dati sono ostacoli comuni che possono trasformare anche le campagne più promettenti in compiti opprimenti.

In questa guida vi mostreremo come organizzare la vostra campagna in modo efficiente, affrontare i potenziali ostacoli e rimanere in carreggiata in ogni fase del percorso. Grazie a consigli pratici e a tecniche di gestione strutturate, avrete tutto ciò che vi serve per condurre una campagna di successo dall’inizio alla fine.

Cominciamo quindi con i passi pratici che aiuteranno voi e il vostro team a rimanere concentrati, a raggiungere gli obiettivi e a mantenere le campagne in linea con i tempi.

Gestite in modo efficace la vostra prossima campagna di raccolta fondi con la task board visiva di Kerika. Questo esempio mostra i passaggi chiave, come il brainstorming delle idee, la pianificazione degli eventi, l'ottenimento delle approvazioni e la gestione delle campagne attive. Migliorate l'organizzazione, la comunicazione e il successo complessivo della campagna con la piattaforma intuitiva di Kerika.

Esaminate la scheda di questa campagna di raccolta fondi

Passi essenziali per l’esecuzione di una campagna di raccolta fondi di successo

L’esecuzione di una campagna di raccolta fondi di successo richiede una pianificazione meticolosa, un’esecuzione strategica e una valutazione continua. Di seguito sono riportati i passaggi essenziali che vi guideranno attraverso il processo:

1. Definire obiettivi chiari

Iniziate stabilendo obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART) per la vostra campagna. Stabilite cosa volete ottenere, sia che si tratti di finanziare un progetto particolare, di ampliare i servizi o di coprire i costi operativi. Obiettivi chiari forniscono una direzione e un punto di riferimento per il successo.

Secondo Smart Insights, l’applicazione del quadro SMART agli obiettivi di marketing garantisce che essi siano ben definiti e raggiungibili, e quindi campagne più efficaci.

  • Attenzione: Ambiguità negli obiettivi o cambiamenti di priorità che possono rendere difficile il monitoraggio dei progressi.

2. Costituire un team dedicato

Formate un comitato composto da personale, volontari e stakeholder appassionati della vostra causa. Assegnate i ruoli in base ai punti di forza individuali, come la ricerca di donatori, la pianificazione di eventi o il marketing. Un team impegnato garantisce una gestione efficiente dei compiti e favorisce un senso di condivisione degli obiettivi.

  • Attenzione: I membri del team si sentono sopraffatti o confusi riguardo alle loro responsabilità, il che può portare a ritardi o scadenze non rispettate.

3. Condurre uno studio di fattibilità

Prima del lancio, valutate la fattibilità della vostra campagna. Secondo CampaignCounsel.org, la realizzazione di uno studio di fattibilità è fondamentale per determinare il potenziale successo di un’iniziativa di raccolta fondi su larga scala. Aiuta le organizzazioni a misurare l’interesse dei donatori, a valutare il sostegno della comunità e a fissare obiettivi raggiungibili per la campagna.

  • Attenzione: Lacune nella ricerca che possono portare a obiettivi troppo ambiziosi o a team poco preparati.

4. Sviluppare un piano globale

Creare una tabella di marcia dettagliata che delinei le strategie, le tempistiche e le risorse necessarie. Incorporare vari metodi di raccolta fondi, come eventi, campagne online e richieste di sovvenzioni. Un piano ben strutturato funge da schema, guidando il team in ogni fase della campagna.

  • Attenzione: Fare eccessivo affidamento su piani statici che non tengono conto di cambiamenti inattesi.

5. Creare una narrazione avvincente

Raccontate una storia che risuoni con i potenziali donatori. Evidenziate il problema, la vostra soluzione e l’impatto del loro contributo. Le narrazioni emotive e relazionali possono migliorare significativamente il coinvolgimento e la motivazione dei donatori.

  • Attenzione: Messaggistica incoerente su diverse piattaforme, che potrebbe indebolire il coinvolgimento.

6. Identificare e segmentare il pubblico

Analizzate la vostra base di donatori per identificare i segmenti chiave, come individui, aziende o fondazioni. Adattate il messaggio e l’approccio agli interessi e alla capacità di donazione di ciascun gruppo. Una comunicazione personalizzata aumenta le probabilità di successo delle sollecitazioni. Come sottolinea BonterraTech, la segmentazione dei donatori consente alle organizzazioni di fornire messaggi personalizzati che risuonano con i donatori, aumentando il coinvolgimento e il sostegno a lungo termine.

  • Attenzione a: Affidarsi a dati obsoleti sui donatori o non personalizzare le iniziative di sensibilizzazione.

7. Attuare un lancio morbido

Iniziate con un lancio soft rivolto ai sostenitori più fedeli per creare uno slancio iniziale. Questa fase consente di raccogliere feedback, risolvere eventuali problemi e creare un senso di progresso prima del lancio pubblico. Il successo iniziale può anche far leva sulla riprova sociale per attirare altri donatori.

  • Attenzione: Trascurare l’importanza della raccolta di feedback precoci, che può portare a problemi irrisolti durante la fase pubblica.

8. Utilizzare il marketing multicanale

Promuovete la vostra campagna su varie piattaforme, tra cui i social media, le newsletter via e-mail e i media tradizionali. Una messaggistica coerente tra i vari canali massimizza la portata e rafforza la presenza della campagna.

  • Attenzione: Campagne scollegate che non riescono a sincronizzare le comunicazioni, confondendo o allontanando potenzialmente i donatori.

9. Coinvolgere e riconoscere i donatori

Mantenere una comunicazione aperta con i donatori per tutta la durata della campagna. Fornite aggiornamenti sui progressi, esprimete gratitudine e dimostrate l’impatto dei loro contributi. Il riconoscimento dei donatori favorisce la fedeltà e incoraggia il sostegno futuro.

  • Attenzione a: Mancanza di comunicazioni tempestive o follow-up generici che non sembrano personali.

10. Monitorare i progressi e adattarsi

Verificate regolarmente le prestazioni della vostra campagna rispetto agli obiettivi prefissati. Utilizzate l’analisi dei dati per valutare quali strategie sono efficaci e quali devono essere modificate. Essere flessibili e reattivi assicura che la campagna rimanga in carreggiata e che gli obiettivi vengano raggiunti.

  • Attenzione: Squadre che si attengono rigidamente ai piani iniziali, anche quando le modifiche potrebbero dare risultati migliori.

Per realizzare una campagna di raccolta fondi di successo non basta seguire i passi giusti. Senza un adeguato coordinamento, monitoraggio e collaborazione, anche gli sforzi più ben pianificati possono perdere slancio. Con il progredire della campagna, il coinvolgimento dei donatori aumenterà, i compiti aumenteranno, le scadenze potrebbero sovrapporsi e sarà fondamentale mantenere una comunicazione chiara sia con i donatori che con i team interni.

Ecco perché gli strumenti giusti sono essenziali. Vi aiutano a gestire le relazioni con i donatori, a dare priorità alle attività chiave e a monitorare i progressi in modo efficace. Con questi strumenti, potete ottimizzare le informazioni sui donatori, evitare di perdere opportunità e prendere decisioni basate sui dati che massimizzano il vostro potenziale di raccolta fondi.

Utilizzare gli strumenti giusti

Una volta predisposto il piano della campagna, il passo successivo è assicurarsi che tutto si svolga senza intoppi, senza i problemi comuni di cui abbiamo parlato. È qui che uno strumento di gestione delle attività ben strutturato può fare la differenza.

Date un’occhiata a questa lavagna. È un esempio di come i team possano gestire in modo efficiente ogni fase di una campagna di raccolta fondi, rimanendo organizzati e in regola.

La piattaforma di raccolta fondi di Kerika assicura i migliori risultati centralizzando ogni fase e compito in un unico luogo. Tracciate le azioni di ciascun membro del team, aumentate i livelli di azione per coloro che rimangono indietro e utilizzate una dashboard di facile lettura per controllare rapidamente l'avanzamento delle attività.

Esaminate la scheda di questa campagna di raccolta fondi

Questa lavagna è un esempio di come i team possono semplificare le complesse campagne di raccolta fondi. Attività come la pianificazione degli eventi, il follow-up dei donatori e l’approvazione del budget sono suddivise in categorie chiare, che consentono di vedere facilmente ciò che è in corso, ciò che richiede attenzione immediata e ciò che è stato completato.

Quando le scadenze si sovrappongono o i membri del team si destreggiano tra più responsabilità, il consiglio aiuta a stabilire le priorità delle attività di raccolta fondi, assicurando che nessun compito critico venga trascurato. La struttura affronta le sfide comuni della raccolta fondi assegnando chiaramente i compiti relativi alla ricerca di donatori, alla presentazione di proposte o alla revisione della campagna.

Ogni membro del team sa esattamente di che cosa è responsabile e la collaborazione diventa continua. Invece di rincorrere gli aggiornamenti o di cercare informazioni nelle e-mail, l’intero team può visualizzare i progressi in tempo reale e apportare le modifiche necessarie senza confusione.

Questo non aiuta solo a rispettare le scadenze. Eliminiamo i colli di bottiglia rendendo lo stato delle attività visibile a tutti. Facciamo un ulteriore passo avanti ed esploriamo come questa lavagna supporta un migliore processo decisionale e consente al team di adattarsi rapidamente ai cambiamenti.

Guardate più da vicino questo tabellone per la campagna di raccolta fondi

Approfondiamo il modo in cui questa scheda aiuta i team a gestire ogni dettaglio di una campagna di raccolta fondi, mantenendo chiari i compiti e gli obiettivi. La chiave della sua efficacia sta nella semplicità e nella capacità di adattarsi all’evoluzione della campagna. Visualizzando i progressi, organizzando i compiti e semplificando la collaborazione tra i team, aiuta i team a rimanere in carreggiata e ad adattarsi rapidamente quando necessario.

Personalizzate le attività di raccolta fondi per creare un flusso di lavoro efficiente, adattando e gestendo le colonne all'interno di Kerika. È possibile nascondere facilmente le colonne, riordinare, aggiungere o spostare una serie di dati per semplificare le campagne dall'inizio alla fine. Utilizzate le funzioni di Kerika incentrate sull'azione per creare un piano di lavoro personalizzato e facilmente gestibile.

Di seguito, illustreremo ogni funzione con degli esempi per mostrare come questa scheda può rendere la vostra campagna di raccolta fondi più efficiente, produttiva e senza stress.

1. Creare schede dettagliate per ogni attività di raccolta fondi

Pianificate e tenete traccia delle attività principali di raccolta fondi con Kerika! Questa immagine mostra come incorporare obiettivi, incarichi di squadra, scadenze e passi successivi specifici. Visualizzate un modo migliore di raccogliere fondi per il vostro team o la vostra organizzazione no-profit con schede di attività altamente personalizzabili.

Come mostrato in questa scheda, ogni attività è organizzata con dettagli essenziali come gli obiettivi, gli incarichi al team, le scadenze e le fasi specifiche necessarie per il completamento. La scheda integra anche risorse come file, discussioni e aggiornamenti, diventando un punto di riferimento centrale per tutto ciò che riguarda l’attività.

Queste schede di attività migliorano l’efficienza della raccolta fondi mantenendo tutte le informazioni chiave in un unico posto, riducendo la confusione e la necessità di comunicazioni continue. I membri del team possono lavorare in modo collaborativo, monitorare i progressi e rispettare le scadenze senza perdere tempo a cercare documenti o aggiornamenti su più piattaforme.

2. Personalizzare le colonne per adattarle al flusso di lavoro della raccolta fondi

Gestite il vostro piano d'azione personalizzando le colonne all'interno dell'interfaccia di Kerika per riflettere gli elementi d'azione per ogni singola campagna di raccolta fondi. Questo vi aiuterà a creare un processo personalizzato per le vostre singole campagne, che vi porterà ad avere un rendimento ottimale per ogni evento.

In questo riquadro è possibile vedere come ogni colonna sia impostata per rappresentare le diverse fasi del processo di raccolta fondi, come “Idee di raccolta fondi”, “Pianificazione” e “Campagne attive”. Grazie alle impostazioni personalizzabili, è possibile aggiungere, rinominare o spostare facilmente le colonne, assicurando che il flusso di lavoro si adatti alle esigenze specifiche del team.

Queste colonne aiutano a semplificare i progressi, indicando chiaramente a che punto è ogni attività e cosa deve succedere dopo. Che si tratti di un brainstorming o di una richiesta di approvazione, l’organizzazione dei compiti per fasi garantisce che nulla rimanga bloccato o dimenticato.

Questa flessibilità consente di gestire facilmente i cambiamenti di priorità e di mantenere un flusso regolare ed efficiente durante la campagna.

3. Zoom out per scansionare e trovare rapidamente le attività

Con Kerika potete avere una visione a volo d'uccello della vostra campagna di raccolta fondi. Questa immagine mostra la funzione di zoom-out, che visualizza solo i nomi delle attività per una rapida scansione e identificazione. Visualizzate facilmente tutte le fasi della vostra campagna di raccolta fondi per individuare rapidamente i colli di bottiglia e assicurarvi che tutto rimanga in linea, rendendo Kerika uno strumento prezioso per una gestione efficiente della campagna.

L’opzione di zoom-out, mostrata nell’immagine, nasconde i dettagli delle attività e visualizza solo i nomi delle attività. Questa visualizzazione è ideale per esaminare l’intero tabellone in un colpo d’occhio e individuare attività specifiche senza dover scorrere i dettagli. È particolarmente utile quando si ha bisogno di una rapida panoramica di ciò che sta accadendo in più fasi.

Ciò consente di risparmiare tempo facilitando la ricerca delle attività, il controllo del loro avanzamento e l’identificazione delle attività in sospeso. Che si tratti di monitorare un’approvazione o di verificare lo stato di una campagna, questa vista semplificata rende tutto accessibile e facile da navigare.

4. Gestire i membri del team e condividere l’accesso

La lavagna per la raccolta fondi di Kerika promuove piani d'azione sicuri basati sul team, gestendo e assegnando ruoli a ogni membro del team (come amministratore della lavagna, membro del team o visitatore) in base ai requisiti della voce d'azione! Ogni membro del team può anche avere una propria serie di passi chiari necessari per il progetto. I membri del team non saranno più confusi su cosa fare.

Qui è possibile invitare i membri del team e assegnare ruoli quali amministratore del consiglio, membro del team o visitatore. Questa funzione assicura che tutti coloro che partecipano alla campagna di raccolta fondi abbiano il giusto livello di accesso in base al loro ruolo, sia che stiano conducendo la campagna sia che stiano fornendo un contributo occasionale.

Definendo chiaramente i ruoli, si evita la confusione e si mantiene il controllo sulle informazioni sensibili. Gli amministratori possono gestire le attività e le autorizzazioni del team, i membri del team possono collaborare e aggiornare i progressi e i visitatori possono visualizzare i progressi senza apportare modifiche. Questa struttura garantisce una collaborazione e una responsabilità senza intoppi, mantenendo la campagna sicura e ben organizzata.

5. Utilizzare la chat della lavagna per le discussioni a livello di gruppo

Condividete le informazioni per massimizzare i risultati per i membri del team con Kerika. I piani d'azione semplificati di Kerika sono molto meglio delle e-mail che si perdono! Mantenete le discussioni vitali in una posizione centralizzata dove tutti hanno accesso ai dettagli del piano d'azione e possono collaborare in modo efficace

La chat della lavagna è progettata per discussioni generali che coinvolgono l’intero team. A differenza delle chat specifiche per le attività, che si concentrano sulle singole attività, la chat della lavagna consente di condividere aggiornamenti, annunci o feedback che tutti devono vedere.

Questa funzione aiuta a tenere separate le conversazioni generali dai dettagli relativi alle attività, riducendo la confusione e garantendo che gli aggiornamenti importanti siano facili da trovare. Sia che si tratti di condividere le tappe della campagna, di affrontare le preoccupazioni dell’intero team o di fare brainstorming su nuove idee, la board chat assicura che l’intero team rimanga sincronizzato.

6. Condividere file e allegati con tutto il team

Migliorate il lavoro di squadra con una gestione efficace dei file in Kerika. È sufficiente generare link condivisibili o creare documenti online condivisibili con i membri del team. Queste risorse vengono poi allegate alle attività di raccolta fondi! Centralizzando le risorse con Kerika, i team passano meno tempo a cercare e più tempo a collaborare.

L’opzione allegati alla lavagna consente di caricare o collegare documenti importanti, fogli di calcolo, presentazioni o risorse online utili per l’intero team. Questo è utile per i file che sono disponibili a tutti e non sono legati a compiti specifici.

Questa funzione garantisce che i documenti essenziali, come i piani di raccolta fondi, gli elenchi dei donatori e i rapporti sulle campagne, siano facilmente accessibili a tutti i membri del team in un unico luogo. Elimina la necessità di cercare su diverse piattaforme, mantenendo il team informato e rendendo più fluida la collaborazione.

7. Evidenziare le attività con filtri personalizzati

Rimanete concentrati sui vostri obiettivi di raccolta fondi con l'evidenziazione dei compiti personalizzabile di Kerika. Questa immagine mostra le opzioni di filtro di Kerika, che consentono agli utenti di identificare rapidamente le attività in base all'assegnatario, allo stato, alla data di scadenza, alla priorità e ai tag. Evidenziate ciò che conta di più, eliminate le distrazioni e portate al successo la vostra campagna di raccolta fondi con le potenti capacità di filtraggio di Kerika.

L’opzione di evidenziazione consente di individuare rapidamente le attività utilizzando filtri personalizzati. È possibile filtrare in base a criteri quali il membro del team assegnato, lo stato dell’attività, la data di scadenza, la priorità e i tag. Se volete trovare le attività scadute o quelle contrassegnate come ad alta priorità, questa funzione vi aiuta a restringere esattamente quello che state cercando.

Questa opzione consente di risparmiare tempo eliminando la necessità di cercare manualmente tra le attività. Al contrario, è possibile evidenziare immediatamente gli elementi che richiedono un’attenzione immediata, aiutando il team a dare priorità alle attività chiave, a risolvere i colli di bottiglia e a mantenere la campagna di raccolta fondi senza intoppi.

8. Gestione delle impostazioni della scheda per un controllo completo

Mantenete il controllo completo della vostra campagna di raccolta fondi con le impostazioni personalizzabili di Kerika. Questa immagine mostra il menu delle impostazioni di Kerika con schede per la panoramica, le impostazioni, le colonne e i tag. Gestite in modo efficiente l'accesso del team, tracciate i progressi, personalizzate le fasi del flusso di lavoro e categorizzate le attività, tutto in un unico posto.

L’opzione impostazioni offre un’ampia gamma di funzioni di personalizzazione che consentono di adattare la scheda alle vostre specifiche esigenze di raccolta fondi. Ecco un’analisi più approfondita di ciò che è possibile fare:

  • Panoramica: Ottenere un riepilogo dello stato attuale della scheda, compreso il numero di attività completate, le voci in ritardo e le scadenze imminenti. Questa rapida istantanea aiuta a monitorare i progressi generali.
  • Impostazioni sulla privacy: Controllate chi può accedere alla bacheca scegliendo tra l’accesso solo per il team, l’accesso per tutto l’account o l’accesso tramite un link.
  • Limiti di lavoro in corso (WIP): Limitare il numero di attività consentite in ogni colonna per evitare di sovraccaricare i membri del team e garantire un carico di lavoro gestibile.
  • Gestione dei tag: Creare, modificare e organizzare tag per aiutare a classificare e dare priorità alle attività. Tag come “Conformità” o “Finalizzazione” consentono di filtrare facilmente.
  • Impostazioni delle colonne: Aggiungete o modificate le colonne per adattarle al vostro flusso di lavoro. Questa flessibilità consente di adattarsi all’evoluzione della campagna di raccolta fondi, garantendo che il tabellone rifletta sempre le vostre esigenze attuali.
  • Numerazione automatica dei compiti: Attivare questa opzione per assegnare automaticamente i numeri dei compiti, rendendo più facile il riferimento a compiti specifici durante le discussioni.
  • Esportazione e archiviazione: Esportare i dati del forum in formato Excel per la reportistica esterna o archiviare il forum al termine della campagna per conservare tutti i progressi e le discussioni.

Con la lavagna completamente impostata e organizzata, diamo un’occhiata più da vicino a come le task card aiutano a suddividere attività complesse in fasi gestibili, assicurando che ogni parte della campagna di raccolta fondi proceda senza intoppi.

Suddividere i compiti in fasi gestibili

In qualsiasi campagna di raccolta fondi, suddividere i compiti in fasi più piccole e attuabili è fondamentale per garantire un’esecuzione senza intoppi e per evitare che i dettagli importanti sfuggano.

Questa scheda dimostrativa mostra come ogni attività sia accuratamente segmentata per migliorare la collaborazione e il monitoraggio dei progressi.

Le schede dettagliate di Kerika sono ideali per aumentare la collaborazione e semplificare i piani di raccolta fondi complessi. Assegnate passi chiari, incorporando liste di controllo, risorse e chat. Supervisionate e tracciate facilmente gli elementi d'azione, assicurando il raggiungimento degli obiettivi e il flusso di produttività con Kerika.

Ecco come il team utilizza le schede per i compiti per suddividere il lavoro in modo efficace:

  • Scheda Dettagli per descrizioni complete dell’attività: La scheda Dettagli memorizza informazioni importanti, come l’obiettivo, i requisiti e il contesto dell’attività. In questo modo i membri del team hanno il contesto necessario senza dover chiedere ripetutamente chiarimenti.
  • Stato dell’attività per gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento: A ogni attività può essere assegnato uno stato, ad esempio In corso, Da rivedere o Pronto, in modo da monitorare facilmente i progressi e identificare le attività che richiedono attenzione.
  • Scheda Lista di controllo per le sottoattività: Le attività di grandi dimensioni vengono suddivise in sottoattività più piccole e gestibili grazie alla funzione checklist. Ogni sottoattività può essere spuntata una volta completata, aiutando i team a rimanere organizzati e a tenere traccia dei progressi incrementali.
  • Date di scadenza per rispettare le scadenze: Le date di scadenza assicurano che i compiti siano rispettati e la visibilità delle scadenze imminenti consente ai team di dare priorità ai compiti ed evitare ritardi.
  • Tag per una facile categorizzazione: L’assegnazione di tag come “Compliance” o “Donor Outreach” aiuta a categorizzare le attività, semplificando il filtraggio e la ricerca rapida di attività correlate.
  • Scheda chat per le discussioni specifiche di un’attività: Tutte le discussioni relative a un’attività vengono conservate nella scheda della chat, evitando così di disperdere le comunicazioni su diverse piattaforme e facilitando la consultazione delle conversazioni passate.
  • Assegnazione dei compiti per una chiara responsabilità: Assegnando i compiti a membri specifici del team, il consiglio assicura la responsabilità e la chiarezza su chi è responsabile di ciascun compito, eliminando la confusione.
  • Scheda Allegati per archiviare i file: I documenti specifici di un’attività, gli elenchi dei donatori o i file per la pianificazione di un evento possono essere allegati direttamente nella scheda dell’attività, risparmiando tempo altrimenti impiegato per cercare nelle unità condivise o nelle e-mail.

Suddividendo i compiti in fasi attuabili e mantenendo tutto centralizzato, il team può lavorare in modo efficiente, monitorare i progressi con facilità e garantire che ogni fase della campagna di raccolta fondi sia eseguita con successo.

Conclusione: Impostare la campagna di raccolta fondi per il successo

Una campagna di raccolta fondi ben strutturata non si limita a raggiungere gli obiettivi, ma crea un processo snello che mantiene la concentrazione del team, l’organizzazione dei compiti e il rispetto delle tappe. Implementando le giuste strategie e utilizzando un sistema efficace, è possibile evitare le insidie più comuni e mantenere lo slancio durante la campagna.

Sia che si tratti di gestire le richieste dei donatori, le approvazioni o gli eventi, avere una scheda centralizzata con funzioni di gestione delle attività garantisce al team di collaborare in modo efficiente, adattarsi ai cambiamenti e raggiungere gli obiettivi di raccolta fondi con fiducia. Con il giusto approccio, la vostra campagna può creare legami duraturi, garantire finanziamenti vitali e ottenere un impatto significativo.

Passare da un progetto all’altro senza sforzo

Tecnologia

Passare da un progetto all’altro con alcuni strumenti può sembrare un’incombenza. Cliccare su menu infiniti, cercare la bacheca giusta e cercare di tenere traccia delle scadenze può diventare rapidamente opprimente. È un processo che spreca tempo e disperde la concentrazione.

Un approccio migliore semplifica tutto. Immagina di passare senza problemi da un progetto all’altro, controllare le scadenze, recuperare gli aggiornamenti o concentrarti sui compiti assegnati, tutto con un solo clic. Nessuna distrazione, nessuna seccatura, solo un modo più semplice per rimanere organizzati.

Vuoi scoprire come questo può trasformare il tuo flusso di lavoro? Analizziamolo passo dopo passo.

Cambio di progetto senza interruzioni:

Screenshot che mostra la funzionalità di Kerika per il passaggio da un progetto all'altro, progettata per una navigazione intuitiva. Una freccia evidenzia il pulsante "APRI SCHEDE" nella barra di navigazione superiore, che apre un menu a discesa intuitivo. Questo menu offre accesso immediato con un clic a viste cruciali come "Assegnazioni" e "Scadenza", oltre a un elenco chiaro di tutte le schede di progetto accessibili, organizzate in modo ordinato per account. Questa funzionalità migliora notevolmente la facilità d'uso, consentendo agli utenti di passare istantaneamente da un progetto all'altro, da un'area di interesse all'altra o da uno spazio di lavoro condiviso al team, semplificando il flusso di lavoro e aumentando la produttività senza perdersi nei menu.

Passaggi rapidi per iniziare

  1. Fare clic suBacheche apertepulsante nel menu in alto.
  2. Sfoglia le tue bacheche, raggruppate ordinatamente per account o ordinate in viste speciali.
  3. Scegli la scheda di cui hai bisogno e sei a posto: nessun passaggio extra, nessuna confusione.

Come funzionano le opzioni:

  • Cosa mi è stato assegnato: Perfetto per tenere d’occhio le tue cose da fare.
  • Ciò che è dovuto: Tieni traccia delle scadenze e affronta prima le attività ad alta priorità.
  • Novità e aggiornamenti: Recupera gli ultimi aggiornamenti senza dover scorrere ogni bacheca.
  • Visualizza le bacheche condivise in breve:Le bacheche condivise sono raggruppate in base agli account, semplificando la navigazione nei progetti condivisi con te da colleghi, clienti o collaboratori.

Perché ti piacerà

  • Ti fa risparmiare tempo:Basta con le cazzate per trovare la tavola giusta. Vai dritto a ciò che conta.
  • Ti mantiene concentrato:Con scorciatoie comeCiò che è dovuto, puoi dare priorità alla tua giornata senza sentirti disperso.
  • Semplifica il tuo flusso di lavoro:Passare da un progetto all’altro è così fluido che sembra naturale e senza sforzo.

Come aiuta negli scenari di vita reale

  • Gestire più squadre:Se gestisci team diversi, puoi facilmente controllare i loro progressi passando da una bacheca all’altra.
  • Inizia bene la giornata:Utilizzo Cosa mi è stato assegnatoper iniziare la giornata con un piano di gioco chiaro.
  • Stare al passo con i cambiamenti:Hai bisogno di recuperare? ControllaNovità e aggiornamentie visualizza a colpo d’occhio tutte le ultime modifiche.
  • Collaborazione senza sforzo:Accedi rapidamente alle bacheche condivise per aggiornamenti e collaborazioni fluide con i clienti o altri team.

Incartare

Gli strumenti di navigazione fluidi semplificano ed efficienti la gestione di più progetti e bacheche condivise. Che tu stia monitorando le scadenze, aggiornandoti o esplorando un’area di lavoro condivisa, tutto ciò di cui hai bisogno rimane organizzato e facilmente accessibile.

Aumentare il successo dei clienti: una guida passo passo

Agile e Scrum, Buone Pratiche, Collaborazione del Team

In un mondo in cui la soddisfazione del cliente può fare la fortuna o la rovina di un’azienda, l’importanza di un programma di soddisfazione del cliente ben strutturato e orientato ai risultati non può essere sottolineata oltre. Non si tratta solo di risolvere i problemi quando si presentano. Si tratta di anticiparli, di guidare i clienti nel loro percorso e di assicurarsi che ottengano risultati significativi. La sfida, tuttavia, è che senza la giusta strategia, anche i team più impegnati possono fallire.

Immaginate un team di assistenza clienti che gestisce numerosi ticket, richieste di funzionalità e segnalazioni di bug mantenendo una comunicazione proattiva con i clienti. Questo gioco di equilibri non richiede solo buone intenzioni. Richiede struttura, chiarezza e strumenti che mettano tutto insieme.

Questa guida vi aiuterà a gestire questo equilibrio. Che siate una start-up in crescita o un’azienda esperta, vi guideremo passo dopo passo per migliorare il vostro servizio clienti. Troverete consigli pratici su tutto, dalla gestione dei ticket in arrivo al miglioramento dei tempi di risposta e al coinvolgimento dei clienti.

Vediamo cosa serve per costruire un programma di relazioni con i clienti che non solo risolva i problemi, ma produca anche risultati duraturi.

Scoprite come Kerika migliora il successo dei clienti con una lavagna Kanban strutturata e orientata ai risultati. Questo esempio dimostra una gestione efficace dei ticket, una comunicazione proattiva e un lavoro di squadra ottimizzato, che portano a una maggiore soddisfazione e fidelizzazione dei clienti. Trasformate il vostro servizio clienti con la piattaforma intuitiva e scalabile di Kerika.

Fare clic qui per vedere come questo team utilizza questa tabella.

I passi essenziali per costruire un solido programma di assistenza clienti

La creazione di un solido programma di successo dei clienti richiede un approccio strutturato che possa essere scalato e adattato nel tempo. Ecco i passi fondamentali da seguire, basati sulle best practice e sulle ricerche del settore.

1. Stabilite obiettivi chiari e indicatori di successo.

Iniziate a delineare gli obiettivi che volete raggiungere con il vostro programma di successo dei clienti. Volete migliorare la fidelizzazione dei clienti, aumentare le vendite aggiuntive o migliorare i punteggi di soddisfazione dei clienti? La definizione di obiettivi chiari e delle relative metriche di successo darà al vostro team obiettivi specifici a cui tendere.

Secondo una ricerca di HubSpot, le aziende che definiscono chiare metriche di successo hanno maggiori probabilità di ottenere risultati positivi in termini di fidelizzazione dei clienti. Obiettivi chiari e metriche di successo forniscono ai team obiettivi specifici, migliorano la comunicazione e aumentano la soddisfazione e la fedeltà dei clienti.

Attenzione: fissare obiettivi vaghi o non misurabili può generare confusione e mancanza di direzione. Assicuratevi che tutti gli obiettivi siano SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

2. Sviluppare una mappa completa del viaggio del cliente

Comprendere ogni fase del percorso del cliente è fondamentale. Mappate il percorso tipico del cliente, dall’ingresso nel servizio al rinnovo, e identificate i punti di contatto chiave in cui il vostro team può aggiungere valore. La mappatura dovrebbe includere i potenziali punti dolenti e le opportunità di migliorare l’esperienza del cliente. Uno studio dell’Association of Customer Experience Experts sottolinea che le mappe del viaggio aiutano ad allineare i team interfunzionali e a migliorare il processo decisionale incentrato sul cliente.

Attenzione: ignorare i punti dolenti nascosti o non aggiornare la mappa del viaggio con l’evoluzione dei prodotti e dei servizi può portare a un disallineamento delle aspettative dei clienti.

3. Implementare strategie di comunicazione proattive

La comunicazione proattiva è fondamentale per prevenire i problemi e costruire la fiducia dei clienti. Sviluppate protocolli di comunicazione per garantire che il vostro team raggiunga i clienti nei momenti critici, prima che sorgano problemi. Le ricerche Gallup dimostrano che i clienti pienamente coinvolti offrono una quota di portafoglio, una redditività e un fatturato più elevati rispetto al cliente medio.

Attenzione: troppa comunicazione può sopraffare i clienti, mentre una comunicazione troppo scarsa può farli sentire trascurati. Trovate il giusto equilibrio in base alle preferenze e ai feedback dei clienti.

4. Formate regolarmente il vostro team

La formazione e lo sviluppo continui sono fondamentali per mantenere il vostro team di assistenza clienti competente ed efficace. Sessioni di formazione regolari sugli aggiornamenti dei prodotti, sulle abilità di gestione dei clienti e sulle tecnologie di comunicazione avanzate garantiscono che il vostro team sia in grado di fornire un servizio eccezionale e di gestire problemi complessi con facilità.

Attenzione: la formazione senza applicazione pratica o feedback può essere inefficace. Assicuratevi che le sessioni di formazione siano interattive, consentano giochi di ruolo e forniscano un feedback per garantire che i concetti siano compresi e possano essere applicati.

5. Analizzare il feedback e adeguarsi

Raccogliere e analizzare regolarmente i feedback dei clienti per capire le loro esigenze, le loro aspettative e i loro livelli di soddisfazione. Questo feedback può guidare i miglioramenti ai vostri prodotti e servizi ed evidenziare le aree in cui il vostro processo di successo del cliente può essere migliorato.

Attenzione: il feedback deve essere utilizzabile. Non è sufficiente raccogliere dati; le intuizioni devono portare a cambiamenti attuabili che migliorino la soddisfazione dei clienti e i risultati aziendali.

6. Celebrare i successi e riconoscere le sfide.

Creare una cultura che celebri i traguardi e riconosca le sfide affrontate. Riconoscere gli sforzi del team e imparare dalle battute d’arresto favorisce un ambiente di lavoro positivo e incoraggia il miglioramento continuo.

Attenzione: assicuratevi che il riconoscimento sia equo e inclusivo. Concentrarsi solo su alcuni risultati o membri del team può portare a risentimento e a un calo del morale del team.

7. Utilizzare gli strumenti giusti

L’uso di strumenti avanzati di gestione delle attività è fondamentale per organizzare una strategia efficace di successo dei clienti. Questi strumenti supportano i team del servizio clienti organizzando le interazioni con i clienti, snellendo i flussi di lavoro e garantendo soluzioni tempestive. Gli aggiornamenti in tempo reale e le funzioni di collaborazione facilitano un approccio proattivo alla gestione dei clienti, consentendo ai team di adattarsi rapidamente alle esigenze dei clienti e di migliorare l’esperienza di servizio.

Attenzione: è importante scegliere strumenti intuitivi, economici e che offrano flessibilità senza aggiungere complessità o costi eccessivi al team. Lo strumento giusto deve integrarsi perfettamente con i processi esistenti e aumentare l’efficienza senza interrompere il flusso di lavoro.

Vediamo più da vicino come gli strumenti giusti possono snellire in modo significativo il vostro servizio clienti. Integrando un potente sistema di gestione delle attività, è possibile migliorare la capacità del team di gestire i flussi di lavoro e rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti. Questo approfondimento pratico vi aiuterà a comprendere i vantaggi tangibili che questi strumenti apportano alle situazioni quotidiane di successo dei clienti.

Utilizzare gli strumenti giusti

Analizzeremo l’applicazione pratica degli strumenti di gestione delle attività e mostreremo come un team sta utilizzando questo sistema per migliorare il proprio programma di successo dei clienti.

Optimize your customer success program with the right task management tools. Centralized processes and effective support enhance time and resource efficiency. See how Kerika supports teams by organizing interactions, streamlining workflows, and ensuring timely resolutions with its customizable platform

Scoprite come questo team sta implementando il suo programma di successo dei clienti.

In questa panoramica di una dashboard di gestione delle attività ben strutturata, vediamo un sistema progettato per ottimizzare i risultati del successo dei clienti. La dashboard è suddivisa in diverse sezioni, come“Nuovi ticket“,“Richieste di funzionalità” ed“Errori“, ciascuna dedicata al monitoraggio e alla gestione di diversi tipi di interazioni con i clienti.

Questo approccio strutturato garantisce che ogni domanda o problema dei clienti venga registrato e affrontato rapidamente, migliorando i tempi di risposta e la soddisfazione complessiva dei clienti.

Il team utilizza il foglio di calcolo per mantenere una chiara panoramica delle attività in corso, consentendo una gestione efficiente delle priorità e delle risorse. Ad esempio, i nuovi ticket vengono assegnati rapidamente per garantire che nessuna richiesta venga trascurata, mentre le richieste di funzionalità vengono monitorate attentamente per realizzare aggiornamenti del prodotto che soddisfino le esigenze dei clienti.

Questo sistema non solo rende più efficiente il flusso di lavoro, ma facilita anche un approccio proattivo al servizio clienti, ponendo le basi per la prossima sezione, che analizzerà in dettaglio come ogni elemento contribuisce al successo del team.

Per saperne di più su questo Consiglio di Successo del Cliente

Con Kerika è possibile personalizzare ogni fase del processo di assistenza clienti. Questa immagine evidenzia le caratteristiche di flessibilità di Kerika, come la possibilità di aggiungere nuove attività e adattare le colonne al flusso di lavoro del vostro team. Personalizzate ogni fase, dalla ricezione del ticket alla sua risoluzione, per garantire che tutte le attività siano prese in considerazione, fornendo ai membri del team una chiara visualizzazione dei progressi.

Scoprite come questo team sta implementando il suo programma di successo dei clienti.

1. Creare una carta di missione per i nuovi biglietti

Efficiently create and manage customer support tickets with Kerika's visual system. The image displays a specific example of a task card related to requesting a 'Team discount?' Track user information, and quickly assign action steps to provide top-quality support

Una gestione efficace delle richieste dei nuovi clienti inizia con la creazione di schede di attività per ogni nuovo ticket. Ad esempio, una scheda come “Sconto per gruppi?” viene utilizzata per gestire le richieste speciali e contiene informazioni essenziali come la domanda del cliente e i suoi dati di contatto.

Questa impostazione consente al team di tenere traccia di queste richieste e di stabilirne la priorità dalla ricezione alla risoluzione, garantendo una risposta tempestiva e mantenendo alta la soddisfazione dei clienti.

2. Personalizzare il flusso di lavoro con le colonne

Visualizzate il flusso di lavoro migliore per il vostro personale del servizio clienti con Kerika. Semplificate rapidamente i processi personalizzando le attività o organizzando l'interfaccia. Create un ambiente di lavoro unico in cui potete visualizzare i risultati, tenere traccia dei progressi e offrire un servizio di prima classe a ogni cliente.

L’adattamento delle colonne del flusso di lavoro è fondamentale per gestire efficacemente le interazioni con i clienti. Definendo colonne specifiche, come “Nuovi ticket” e“Ticket aperti“, i team possono snellire i processi dalla richiesta iniziale alla risoluzione.

Questa adattabilità consente di aggiungere, eliminare o riorganizzare le colonne per mantenere il flusso di lavoro organizzato e rispondente alle mutevoli priorità, garantendo una gestione efficiente delle esigenze dei clienti.

Recensione di Zoom Out per il flusso di lavoro

La Customer Success Board di Kerika è organizzata in modo che nessun compito venga lasciato in sospeso! Questo è possibile grazie alla possibilità di zoomare e di avere una visione a volo d'uccello. Identificare facilmente i problemi e ottimizzare la gestione del lavoro. Approfittate di una maggiore visibilità grazie al visual tracking di Kerika.

Riducendo le dimensioni delle schede dei compiti in modo che siano visibili solo i titoli, i membri del team possono avere una visione d’insieme dell’intera scheda senza perdersi nei dettagli.

Questa visione a volo d’uccello è particolarmente utile per individuare i progressi complessivi, identificare i colli di bottiglia e garantire che nessuna area dell’amministrazione sia sovraccarica di compiti. Consente una rapida valutazione e la riallocazione delle risorse, se necessario, assicurando che il flusso di lavoro rimanga equilibrato ed efficiente.

4. Leadership dei membri del team nel Consiglio di amministrazione

Kerika vi fornisce gli strumenti giusti per condividere i ruoli e le responsabilità del team. Scoprite quanto sia facile gestire il flusso di lavoro del servizio clienti assegnando a ciascun membro del team un ruolo amministrativo, di membro o di visitatore con autorizzazioni e compiti definiti. In questo modo si evita la confusione e si proteggono i dati limitando i livelli di accesso di ogni tabella a specifici membri del team.

Una gestione efficace del team è fondamentale per qualsiasi amministrazione che promuova il successo dei clienti. La possibilità di aggiungere membri al team e di definire ruoli specifici, come amministratore della scheda, membro del team o visitatore , assicura che ognuno comprenda le proprie responsabilità e abbia accesso solo alle informazioni necessarie per svolgere le proprie mansioni.

Questa funzione facilita la collaborazione definendo chiaramente i ruoli e protegge i dati sensibili controllando adeguatamente l’accesso.

Ad esempio, i membri del team possono essere assegnati a compiti quotidiani, mentre ai visitatori può essere concesso un accesso di sola visualizzazione, ideale per gli stakeholder esterni o gli auditor che hanno bisogno di informazioni senza poter apportare modifiche.

5. Comunicazione centralizzata tramite chat di bordo

Migliorate la comunicazione del team con la lavagna di discussione integrata di Kerika. In questa immagine, il team collabora in Kerika e condivide aggiornamenti e opinioni direttamente sulla lavagna. Semplificate le conversazioni, migliorate i tempi di risposta e mantenete tutti in linea con le funzioni di comunicazione in tempo reale di Kerika.

Ciò consente ai membri del team di scambiare rapidamente informazioni, offrire assistenza o aggiornare i progressi reciproci senza lasciare la piattaforma. Aiuta a mantenere tutte le comunicazioni relative alle attività generali del forum nello stesso spazio di lavoro, aumentando la chiarezza e riducendo il tempo dedicato alla ricerca di informazioni da canali diversi.

Questo approccio centralizzato migliora l’interazione e mantiene il team allineato con i suoi compiti e obiettivi.

6. Gestione centralizzata dei file per un accesso senza soluzione di continuità

Semplificate la gestione dei file e migliorate la collaborazione con Kerika. Questa immagine mostra il file manager centrale di Kerika, che consente ai team di caricare, creare e collegare documenti direttamente al foglio di calcolo. Mantenete tutte le risorse rilevanti organizzate e facilmente accessibili, aumentando la produttività e garantendo un accesso continuo a tutto il vostro team di assistenza clienti.

Il sistema di gestione dei file del consiglio consente ai membri del team di caricare, creare o collegare direttamente i documenti e supporta una varietà di tipi di documenti, tra cui Google Docs e Spreadsheets. I file rimangono archiviati in modo sicuro su un’unità dedicata, garantendo un facile accesso e sicurezza.

Questa soluzione elimina la necessità di soluzioni di stoccaggio esterne e mantiene tutti i materiali necessari facilmente accessibili e sicuri all’interno dell’ecosistema del progetto.

7. Evidenziare e dare priorità ai compiti critici.

Date priorità alle attività critiche del servizio clienti con Kerika. Questa immagine mostra le funzioni di evidenziazione di Kerika, che consentono agli utenti di filtrare le attività per data di scadenza, priorità e destinatario. Date al vostro team la possibilità di concentrarsi su ciò che conta di più, migliorando i tempi di risposta e aumentando la soddisfazione dei clienti con la prioritizzazione intelligente dei compiti di Kerika.

La capacità di evidenziare e dare priorità alle attività critiche nella sala riunioni è fondamentale per mantenere l’efficienza operativa. In questo modo si garantisce che i compiti urgenti siano immediatamente visibili, il che aiuta a gestirli in modo efficace e a portarli a termine in modo tempestivo.

Ad esempio, le attività possono essere filtrate per mostrare solo quelle scadute, contrassegnate come ad alta priorità o assegnate a un membro specifico del team, rendendo più facile la gestione del carico di lavoro e il completamento delle attività critiche in tempo.

8. Regolazione fine delle impostazioni del disco per un controllo ottimale

Mettete a punto la vostra bacheca del servizio clienti con le impostazioni complete di Kerika. Questa immagine illustra le schede Impostazioni, Colonne e Tag, che consentono agli utenti di gestire la privacy, modificare le fasi del flusso di lavoro e classificare le attività. Gestite il vostro programma di successo dei clienti con le impostazioni flessibili della lavagna di Kerika per ottenere efficienza e sicurezza ottimali.

La regolazione delle impostazioni del foglio di calcolo è fondamentale per tenere sotto controllo il flusso di lavoro del team. Grazie alla messa a punto di questi elementi, è possibile creare uno spazio di lavoro ben organizzato e controllare chi può visualizzare la lavagna, abilitare i limiti al lavoro in corso per gestire efficacemente il flusso di attività e abilitare la numerazione automatica delle attività per una migliore tracciabilità.

Inoltre, la possibilità di gestire i tag e le colonne della lavagna consente ai team di personalizzare l’ambiente in base ai propri processi e alle proprie esigenze.

Suddividere i ticket dei clienti in fasi gestibili

Suddividete i ticket dei clienti in fasi gestibili utilizzando le funzioni di gestione delle attività di Kerika. Questa immagine mostra una tabella di Kerika con un ticket di assistenza clienti suddiviso in fasi gestibili. Definite, tracciate e gestite ogni dettaglio di ogni attività per garantire un processo fluido ed efficiente che aiuti il vostro programma di referral dei clienti a prosperare.

Fare clic qui per vedere questa scheda operativa

Questo consiglio per il successo del servizio clienti è eccellente nel suddividere le esigenze dei clienti in passi concreti e attuabili e nel garantire che ogni interazione con il cliente venga affrontata in modo approfondito. In questo modo, questo approccio strutturato snellisce il flusso di lavoro del servizio clienti:

  1. Scheda dei dettagli della descrizione del biglietto: ogni biglietto sul tabellone, come ad esempio “Sconto squadra?”, ha una scheda dei dettagli. Questa fornisce una descrizione completa del problema o della richiesta del cliente, delineando le azioni e gli obiettivi richiesti. Questo assicura che tutti i membri del team comprendano chiaramente la portata delle esigenze del cliente.
  2. Determinazione dello stato di un’etichetta per monitorare i progressi: è possibile utilizzare una tabella per contrassegnare lo stato di ciascuna etichetta, ad esempio Completata, In corso o Da rivedere. Questo sistema fornisce una chiara visibilità sullo stato di avanzamento dei problemi dei clienti, consentendo ai membri del team di monitorare e affrontare efficacemente ritardi o complicazioni.
  3. Scheda Checklist per le azioni da intraprendere: le domande complesse dei clienti vengono suddivise in sottoattività nella scheda Checklist. Questo metodo aiuta ad affrontare sistematicamente tutti gli elementi del ticket, garantendo una soluzione completa e la soddisfazione del cliente.
  4. Scadenze per mantenere i livelli di servizio: la definizione di scadenze per ogni ticket assicura che le risposte e le soluzioni siano fornite in tempo. Questo aiuta il team a stabilire le priorità delle attività in modo efficace e a rispettare gli accordi sui livelli di servizio con i clienti.
  5. Tag per una facile classificazione: le etichette vengono etichettate con tag pertinenti, come quelli di alta priorità o di problemi generali, che aiutano a organizzare e dare priorità al flusso di lavoro. Questa funzione consente di filtrare e concentrarsi facilmente sui ticket che richiedono un’attenzione immediata o che rientrano in categorie specifiche.
  6. Scheda Chat per discussioni specifiche sui ticket: la scheda Chat centralizza tutte le discussioni relative a un ticket specifico, consentendo ai membri del team di collaborare direttamente sul problema. Questa funzione semplifica la comunicazione e accelera la risoluzione dei problemi.
  7. Assegnazione di compiti per una chiara responsabilità: l’assegnazione di etichette a membri specifici del team chiarisce chi è responsabile della gestione di ciascun problema. L’assegnazione chiara dei compiti evita le duplicazioni e garantisce la responsabilità del team.
  8. Scheda Allegati per i documenti rilevanti: la scheda Allegati consente ai membri del team di salvare tutti i documenti rilevanti direttamente nel tiket. Questa archiviazione centralizzata dei file garantisce che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente accessibili e collegabili al caso del cliente corrispondente.

Sfruttando queste funzionalità, il governo organizzerà in modo efficace la gestione delle frodi dei clienti e migliorerà la capacità del team di gestire il flusso di lavoro del servizio clienti in modo sistematico ed efficiente.

Conclusione

Le capacità dimostrate dal Customer Success Board dimostrano che quando la tecnologia è allineata alla gestione strategica del flusso di lavoro, i team possono migliorare significativamente la loro efficienza ed efficacia. Dividendo i compiti, gestendo la comunicazione e sfruttando funzionalità avanzate come la prioritizzazione delle attività e la gestione dei file, i team possono offrire un servizio clienti senza precedenti.

L’implementazione di queste strategie non solo rende le operazioni più efficienti, ma migliora anche l’esperienza del cliente, favorisce la fidelizzazione e promuove il successo nell’ambiente competitivo di oggi.

Solo gli amministratori del consiglio possono eliminare definitivamente le attività

Tecnologia

Gli errori capitano, e a volte le attività vengono cancellate per sbaglio. Per questo motivo, la protezione è essenziale per garantire che nulla di importante vada perduto per sempre.

Quando le attività vengono eliminate, non vengono perse definitivamente, ma vengono spostate nella colonna Eliminati della lavagna. In questo modo si ottiene una rete di sicurezza che consente di rivedere o ripristinare le attività, se necessario. Tuttavia, la possibilità di eliminare definitivamente le attività è limitata agli amministratori della bacheca.

Questa soluzione garantisce la responsabilità, pur mantenendo la flessibilità. I membri del team possono eliminare le attività sapendo che possono essere recuperate se necessario, ma l’eliminazione permanente richiede la supervisione dell’amministratore, in modo che la gestione delle attività rimanga sicura e intenzionale.

Vediamo come funziona:

Come funziona

Una schermata che illustra il processo di eliminazione sicura delle attività di Kerika. Mostra una scheda di progetto con diverse colonne "Eliminati" contenenti attività come "Bozza di proposta di progetto". Ciascuna delle attività eliminate è dotata di un pulsante "Ripristina" di facile utilizzo, che consente a qualsiasi membro del team di recuperare rapidamente l'elemento. L'immagine evidenzia che solo gli amministratori del consiglio, identificati nell'elenco del team, possono accedere all'opzione "Elimina definitivamente l'attività" dal menu delle azioni della colonna. Questo dimostra il design accurato di Kerika, che fornisce una rete di sicurezza contro le cancellazioni accidentali, garantendo al contempo cancellazioni permanenti controllate e responsabili, aumentando la fiducia del team e la sicurezza del flusso di lavoro.

Cliccate qui per vedere come funziona questa scheda di gestione dei progetti

1. La scheda Cestino rimane nella colonna Eliminati

Quando un’attività viene eliminata, non scompare per sempre. Viene invece spostata nella colonna Eliminati, dove rimane fino a quando non vengono intraprese ulteriori azioni.

  • Ripristino delle attività in qualsiasi momento: Chiunque nel consiglio di amministrazione può ripristinare le attività cancellate da questa colonna se si accorge di un errore.
  • Nessuna pressione: Non dovete preoccuparvi di clic accidentali o di decisioni affrettate: tutto è recuperabile.

2. Solo gli amministratori del Consiglio possono cancellare in modo permanente

Quando arriva il momento di ripulire definitivamente le colonne eliminate, solo allora l’amministratore del consiglio può intervenire per eliminare definitivamente l’attività.

  • Protezione aggiuntiva: Limitando questa autorità agli amministratori, si può garantire che nessuna attività venga eliminata in modo permanente senza un’attenta valutazione.
  • Responsabilità chiara: Questa funzione aggiunge un livello di controllo, garantendo che le attività importanti non vadano perse a causa di azioni accidentali.

Perché è importante

  1. Evitare di perdere il lavoro importante

    La colonna Eliminati funge da rete di sicurezza, consentendo ai membri del team di eliminare le attività senza temere di perderle definitivamente. Le attività rimangono recuperabili fino a quando l’Admin Board non decide altrimenti, offrendo flessibilità e sicurezza.
  2. Mantenere il controllo

    Gli Admin Board hanno l’autorità di supervisionare le cancellazioni permanenti, assicurando che vengano eliminate solo le attività non necessarie o duplicate. Questa struttura aiuta a mantenere la chiarezza e l’organizzazione del progetto.
  3. Promuove la responsabilità

    Limitare i diritti di rimozione permanente incoraggia i team a gestire le attività con attenzione, riduce gli errori e promuove sistemi affidabili e trasparenti. Questo approccio favorisce la fiducia e la responsabilità in tutti i settori.

Conclusione

Le attività eliminate possono essere ripristinate fino a quando un Board Admin non interviene, garantendo sicurezza, responsabilità e controllo. Questo approccio previene le perdite accidentali e mantiene il flusso di lavoro sicuro e organizzato.

Come creare un flusso di lavoro efficace per l’help desk: Una guida passo dopo passo

Non categorizzato

Un flusso di lavoro dell’help desk ben progettato è la spina dorsale di un’assistenza clienti eccezionale. Garantisce una comunicazione fluida, una risoluzione più rapida dei problemi e una maggiore soddisfazione degli utenti. Sia che si tratti di richieste interne o di richieste di clienti esterni, un flusso di lavoro efficiente aiuta i team a rimanere organizzati e a concentrarsi sulla fornitura di un’esperienza di assistenza senza soluzione di continuità.

Tuttavia, la creazione di un flusso di lavoro efficace non è priva di sfide. I team sono spesso alle prese con problemi quali ticket persi, priorità delle attività poco chiare e colli di bottiglia nella comunicazione. Senza un sistema strutturato, risolvere tempestivamente i problemi dei clienti può sembrare opprimente, con conseguenti utenti frustrati e team insoddisfatti.

In questo articolo vi guideremo attraverso i passi essenziali per costruire un flusso di lavoro dell’help desk, affronteremo i potenziali problemi che potrebbero ostacolarne il successo e vi presenteremo gli strumenti giusti per creare un flusso di lavoro che funzioni davvero:

Scoprite come Kerika ottimizza i flussi di lavoro dell'help desk con la sua lavagna Kanban visiva. Questo esempio dimostra una gestione efficiente delle richieste, una chiara definizione delle priorità delle attività e una collaborazione perfetta tra i team, che si traduce in una risoluzione più rapida dei problemi e in clienti più soddisfatti. Provate l'interfaccia intuitiva e i flussi di lavoro personalizzabili di Kerika per trasformare le vostre operazioni di assistenza.

Cliccate su questa immagine per vedere un esempio di come un team ha costruito un potente Help Desk

Passi essenziali e insidie comuni per costruire un solido flusso di lavoro dell’Help Desk

Un flusso di lavoro dell’Help Desk ben definito è fondamentale per garantire operazioni di assistenza fluide, tempi di risposta ridotti e un’eccezionale soddisfazione degli utenti. Per stabilire un flusso di lavoro dell’Help Desk solido ed efficiente, seguite questi passaggi chiave:

1. Definire obiettivi e ambito chiari

Identificate lo scopo principale del vostro flusso di lavoro. Si tratta di problemi interni, di supporto esterno o di entrambi? Definite chiaramente l’ambito per allineare le priorità e fissare obiettivi realistici. Stabilite accordi sul livello di servizio (SLA) per definire le aspettative sui tempi di risposta e di risoluzione.

Attenzione: obiettivi poco chiari che possono portare a un flusso di lavoro inefficiente e a una scarsa soddisfazione degli utenti.

2. Costruire una base di conoscenze completa

Create una risorsa preziosa per il vostro team e per gli utenti analizzando i problemi ricorrenti e sviluppando contenuti chiari e ricercabili come FAQ, guide passo-passo e suggerimenti per la risoluzione dei problemi.

Attenzione: una condivisione inefficace delle conoscenze può comportare tempi di risoluzione più lunghi e frustrazione.

3. Centralizzare la gestione delle richieste

Create un unico repository per gestire tutte le richieste in arrivo, assicurando che nessun problema venga tralasciato. Questo sistema centralizzato elimina il rischio di dispersione dei dati e aiuta a mantenere un approccio organizzato alla risoluzione dei problemi.

Attenzione: gestione caotica delle richieste senza un sistema centralizzato, che porta a sforzi mancati o duplicati.

4. Categorizzazione e priorità dei compiti

Suddividete le richieste per urgenza, tipo o reparto. La suddivisione in categorie aiuta il vostro team a concentrarsi sulle questioni ad alta priorità, mantenendo visibili e in linea le richieste a bassa priorità.

Attenzione: la categorizzazione manuale può essere soggetta a errori e incoerente, con conseguenti ritardi nella risoluzione di problemi critici.

5. Stabilire responsabilità e ruoli chiari

Assegnate ruoli specifici ai membri del team per garantire la responsabilità. Definite chi gestisce le domande di prima istanza, chi si occupa dell’escalation e della risoluzione di problemi complessi e chi è responsabile degli aggiornamenti della knowledge base.

Tenete presente che l’ambiguità dei ruoli e delle responsabilità può generare confusione e ritardi.

6. Monitoraggio e valutazione delle prestazioni

Tenete traccia di parametri chiave come i tempi di risoluzione, i tempi di risposta e la soddisfazione dei clienti. Valutate regolarmente le prestazioni del vostro team e raccogliete il feedback degli utenti per identificare le aree di miglioramento.

Non dimenticate: una visibilità limitata sulle prestazioni del flusso di lavoro può rendere difficile identificare e risolvere i colli di bottiglia.

Utilizzare gli strumenti giusti per superare le sfide dell’help desk

Un sistema di help desk chiaro e organizzato è essenziale per garantire una risoluzione efficiente dei problemi, e questo spazio di lavoro visivo dimostra come le sfide possano essere affrontate di petto. Diamo una rapida occhiata a come questo team gestisce il flusso di lavoro per essere sempre all’avanguardia.

Questa immagine mostra come la lavagna visiva di Kerika aiuti a centralizzare le richieste, a dare priorità alle attività e a semplificare la collaborazione del team, con conseguenti tempi di risposta più rapidi e una maggiore soddisfazione dei clienti. Scoprite come le funzionalità di Kerika possono trasformare le vostre operazioni di assistenza e aumentare la produttività del team.

Scoprite come questa lavagna dimostrativa dà vita al flusso di lavoro dell’Helpdesk

Questo pannello offre una visione diretta delle attività in diverse fasi. Le richieste vengono registrate sotto la voce “Cose da fare”, dove vengono classificate e classificate in base all’urgenza.

Le attività si spostano senza soluzione di continuità nella colonna “In corso”, consentendo al team di concentrarsi sui problemi attivi senza perdere di vista i prossimi appuntamenti. Le attività completate vengono archiviate nella sezione “Completato”, dando un senso di progresso e mantenendo l’area di lavoro ordinata.

Etichette visive come “Needs Review”, “In Progress” e “Needs Rework” consentono di individuare facilmente le attività che richiedono un’azione immediata, mentre le date di scadenza assicurano che nulla vada perso. Centralizzando le richieste, organizzandole in modo efficace e creando un flusso di lavoro chiaro, questo team evita il caos di strumenti di comunicazione dispersivi come e-mail o chat.

Successivamente, approfondiremo il funzionamento di questo spazio di lavoro, analizzandone le caratteristiche per mostrarvi come costruire un sistema di help desk efficace per il vostro team:

Date un’occhiata più da vicino a questa scheda sul flusso di lavoro dell’Help Desk

Esplora il funzionamento di questa scheda demo

Questo pannello per il flusso di lavoro dell’Help Desk è un ottimo esempio di come un’organizzazione strutturata e un layout chiaro possano semplificare la gestione delle attività di assistenza. Ogni sezione è stata progettata in modo da rendere la gestione delle richieste semplice, promuovendo al contempo la responsabilità e la collaborazione.

1. Acquisire e organizzare ogni richiesta

La colonna “Cose da fare” è il punto di partenza, dove vengono registrate tutte le richieste in arrivo. Dalla reimpostazione delle password alla risoluzione dei problemi di connettività, ogni compito è un singolo elemento attivabile che garantisce che nessuna richiesta venga tralasciata. Questo approccio centralizzato fornisce chiarezza e consente al team di stabilire le priorità in modo efficace.

2. Adattare le fasi del flusso di lavoro alle vostre esigenze

Le colonne rappresentano diverse fasi di avanzamento delle attività, come “Cose da fare”, “In corso” e “Completato”. Queste possono essere rinominate, riordinate o personalizzate per adattarsi al flusso di lavoro specifico del team, rendendo le transizioni tra le fasi intuitive ed efficienti.

3. Controllo dell’accesso e dei permessi

Gestite chi può visualizzare e modificare la lavagna assegnando i ruoli. Ai membri del team possono essere concessi i privilegi di modifica per l’aggiornamento delle attività, mentre gli stakeholder possono limitarsi a visualizzare i progressi. In questo modo si elimina la confusione, si garantisce la chiarezza delle responsabilità e si mantiene sicuro il flusso di lavoro.

4. Centralizzare la comunicazione

Le discussioni del team avvengono direttamente all’interno della lavagna. Invece di dover gestire e-mail o strumenti di chat, è possibile commentare attività specifiche per chiarire dettagli o fornire aggiornamenti. In questo modo tutte le comunicazioni sono pertinenti, accessibili e collegate all’attività appropriata.

5. Razionalizzare la condivisione delle risorse

Grazie alle funzionalità di caricamento dei file, è possibile allegare alle attività manuali d’uso, guide alla risoluzione dei problemi e altre risorse. In questo modo si elimina il tempo perso a cercare documenti sparsi e si garantisce a tutti l’accesso al materiale necessario.

6. Definire le priorità con chiarezza

La definizione delle priorità delle attività è semplice grazie alle etichette integrate per l’urgenza. Che si tratti di contrassegnare le attività come “critiche”, “ad alta priorità” o “normali”, questi indicatori visivi assicurano che il team sappia cosa affrontare per primo, mantenendo il flusso di lavoro in linea.

7. Mantenere la concentrazione con i filtri

I filtri consentono di ordinare e identificare rapidamente le attività che richiedono un’attenzione immediata. Che si tratti di attività in ritardo, di elementi non assegnati o di problemi segnalati per la revisione, questi filtri assicurano che nulla di importante venga trascurato.

8. Suddividere i compiti per una maggiore chiarezza

Gestite ogni dettaglio delle richieste dell'help desk con le schede di attività complete di Kerika. Questa immagine mostra le funzioni di Kerika per l'aggiunta di descrizioni, liste di controllo, priorità, scadenze e allegati a ciascun compito. Migliorate la comunicazione tra i team, assicurate la responsabilità e semplificate la risoluzione dei problemi con la potente gestione delle attività di Kerika.

Guardate questa scheda di lavoro

La suddivisione dei compiti in fasi più piccole e attuabili è essenziale per mantenere la chiarezza e garantire un’esecuzione senza intoppi. La scheda attività della lavagna dimostrativa centralizza tutte le informazioni rilevanti, facilitando la gestione efficiente delle attività. Ecco come può essere utile:

  • Scheda Dettagli: Fornisce una descrizione chiara del compito e degli obiettivi, assicurando che tutti i membri del team comprendano l’ambito e lo scopo del compito (ad esempio, l’installazione di un software sul computer di un utente).
  • Liste di controllo: Suddividono i compiti in fasi attuabili, come il download del software, l’attivazione della licenza, il test della funzionalità e la formazione degli utenti.
  • Priorità e scadenze: Aiuta a stabilire le priorità delle attività (ad esempio, Critiche, ad alta priorità) e a visualizzare le scadenze in modo evidente per garantire un completamento tempestivo.
  • Assegnazione dei ruoli: Assegna compiti a membri specifici del team, promuovendo la responsabilità e la trasparenza.
  • Allegati di file: Centralizza risorse come pacchetti di installazione, manuali e chiavi di licenza, eliminando le perdite di tempo nella ricerca dei file.
  • Commenti: Facilita la comunicazione specifica del compito per mantenere le discussioni focalizzate e pertinenti.
  • Aggiornamenti di stato: Traccia i progressi con etichette come In corso, Da rivedere o Bloccato, mantenendo il team allineato.
  • Tag e categorie: Organizza le attività con etichette (ad esempio, Risoluzione dei problemi, Controllo della sicurezza) per facilitare il filtraggio e la gestione.

Con tutti gli strumenti e le funzionalità progettati per semplificare il processo di Help Desk, Kerika garantisce la gestione delle attività, la collaborazione efficiente e la centralizzazione delle informazioni per il team.

Che si tratti di dare priorità a compiti critici, di tracciare i progressi o di favorire la comunicazione tra i team, Kerika offre la soluzione perfetta per semplificare ed eseguire efficacemente il flusso di lavoro.

Conclusione:

Seguendo un approccio strutturato, definendo gli obiettivi, creando una base di conoscenze, dando priorità alle attività e promuovendo la collaborazione, è possibile semplificare le operazioni e fornire un supporto eccezionale agli utenti.

Sia che stiate affrontando problemi IT urgenti o pianificando iniziative di supporto a lungo termine, Kerika assicura che il vostro Help Desk funzioni senza problemi. Iniziate oggi stesso a vedere la differenza che può fare un flusso di lavoro organizzato ed efficiente!

Mantenere le versioni dei file organizzate senza problemi

Tecnologia

La gestione di più versioni di file può diventare rapidamente opprimente. Probabilmente vi sarete trovati a fissare i file etichettati come “final”, “final-2” o “final-really-this-time”, chiedendovi quale sia l’ultima versione. È una frustrazione comune quando si tratta di gestire gli aggiornamenti di un progetto.

Un sistema più efficiente elimina completamente queste congetture. Tracciando e sostituendo automaticamente le vecchie versioni dei file, potete garantire che il vostro team lavori sempre con il file più aggiornato, senza disordine o confusione.

Ecco una guida per organizzare e aggiornare i file in modo efficiente sia in contesti specifici che a livello di consiglio di amministrazione:

  1. Allegati alle schede operative
Schermata che mostra l'interfaccia intuitiva di Kerika per la gestione dei file. L'immagine evidenzia la scheda 'Allegati' di un'attività specifica ('Interfaccia utente di progettazione'), con una freccia che punta all'icona 'Carica una nuova versione'. Questo dimostra come i membri del team possano sostituire senza problemi i file obsoleti direttamente all'interno di un'attività, assicurando che tutti collaborino utilizzando la versione più aggiornata ed eliminando duplicati confusi come "final-v2.docx". Questo processo continuo favorisce una collaborazione mirata e snellisce i flussi di lavoro del progetto.

Fare clic qui per visualizzare l’anteprima di questa scheda operativa

Le schede attività sono il luogo in cui avviene la magia quando si tratta di organizzare i file relativi a compiti specifici. Ecco come aggiornare un file:

  • Individuare il file: aprire la scheda attività a cui è allegato il file.
  • Caricare una nuova versione: Fare clic sull’icona Carica nuova versione accanto al file esistente. In questo modo si sostituisce automaticamente la vecchia versione con quella nuova, mantenendo intatta la cronologia. Non è necessario eliminare la vecchia versione o rinominare il file.
  • Vantaggi: Il file aggiornato è immediatamente collegato all’attività, in modo che il team possa continuare a collaborare senza perdere tempo.

Le Task Card assicurano che gli aggiornamenti dei file siano pertinenti all’attività in corso, mantenendo tutti sulla stessa pagina.

  1. Allegati al consiglio di amministrazione
Schermata che illustra come Kerika semplifichi la gestione dei documenti a livello di progetto tramite gli allegati alla scheda. L'immagine mostra la vista principale della scheda di Kerika con una freccia che evidenzia l'icona "Allega file a questa scheda". Un pop-up "Allegati alla scheda" visualizza i file a livello di progetto e un'altra freccia indica l'icona "Carica una nuova versione", mostrando il semplice processo di aggiornamento. Questa funzione offre una posizione centrale e facilmente accessibile per le risorse chiave, come le carte o i modelli, assicurando che l'intero team sia allineato con le informazioni più recenti e migliorando la collaborazione per i team distribuiti o ibridi.

Fare clic qui per visualizzare l’anteprima di questo allegato alla scheda

Gli allegati alla lavagna sono ideali per i file che hanno un impatto sull’intero progetto, come le carte di progetto o i modelli condivisi. L’aggiornamento dei file è altrettanto semplice:

  • Spostarsi su Allegati alla lavagna: Fare clic sull’icona Allegati nel menu del forum.
  • Aggiornare il file: selezionare il file da sostituire e fare clic sul pulsante Carica nuova versione. La versione precedente viene sostituita senza problemi, in modo da non creare confusione su quale sia la versione corrente.
  • Vantaggi: Tutto il team ha accesso immediato alla versione più recente, indipendentemente dal luogo in cui lavora.

I Board Attachments assicurano che i file dell’intero progetto siano organizzati e aggiornati senza creare duplicati.

Conclusione

Una gestione efficiente dei file semplifica i flussi di lavoro dei progetti e migliora la collaborazione. Eliminando la confusione di più versioni di file, potete mantenere il vostro team organizzato e concentrato su ciò che conta davvero.

Padroneggiare la gestione dei progetti: Una guida passo a passo per ottenere il successo

Agile e Scrum, Buone Pratiche, Collaborazione del Team

Una gestione efficiente dei progetti è la spina dorsale per ottenere risultati di successo. Che si tratti della progettazione di un sito web, del lancio di un prodotto o del coordinamento di un complesso lavoro di sviluppo, un approccio strutturato garantisce l’allineamento di tutte le attività, il rispetto delle scadenze e l’informazione degli stakeholder.

Questa guida vi guida attraverso i passi essenziali per padroneggiare la gestione dei progetti, fornendo strategie attuabili per snellire i flussi di lavoro, promuovere la collaborazione e monitorare i progressi.

Una volta acquisiti i fondamenti, vedrete come uno strumento visivo può dare vita a questi principi, aiutando il vostro team a rimanere concentrato e produttivo.

Questa schermata mostra un esempio di team remoto che utilizza Kerika per gestire i propri progetti. In questa immagine si può notare che le attività sono inserite in diverse colonne, disposte in modo da rappresentare il flusso di lavoro di questo particolare team. In ogni attività, si può facilmente vedere chi sta attualmente lavorando sull'attività, dai loro avatar, e si possono anche vedere informazioni importanti su ogni attività, come la data di scadenza, se ci sono allegati sull'attività, i tag e se c'è stata anche una chat sull'attività. Il layout è semplice e intuitivo, per cui anche gli utenti non tecnici o esperti nell'uso di lavagne in stile Kanban possono facilmente comprendere lo stato del progetto.

Cliccate su questa immagine per vedere come questo team ha creato una potente scheda di gestione del progetto.

Passi essenziali per creare un flusso di lavoro efficace per la gestione dei progetti

Un solido flusso di lavoro per la gestione dei progetti assicura che le attività siano completate in modo efficiente, che le scadenze siano rispettate e che la collaborazione tra i team avvenga senza intoppi.

Ecco i passaggi chiave per costruire un processo di gestione dei progetti affidabile:

1. Definire obiettivi e traguardi chiari

Ogni progetto di successo inizia con obiettivi chiari e ben definiti. La comprensione di ciò che si vuole ottenere mantiene il team concentrato e allineato durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Azioni chiave:

  • Condurre riunioni con le parti interessate per allinearsi agli obiettivi del progetto.
  • Scomporre gli obiettivi in risultati misurabili utilizzando il quadro SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
  • Documentate questi obiettivi in una posizione centralizzata per garantire la visibilità del team.

2. Sviluppare un piano di progetto dettagliato

Un piano di progetto completo funge da tabella di marcia, delineando compiti, tempistiche e dipendenze. Assicura che ogni membro del team comprenda il proprio ruolo e le proprie responsabilità.

Azioni chiave:

  • Utilizzate i diagrammi di Gantt per tracciare le scadenze e le dipendenze dei compiti.
  • Identificare le tappe e le scadenze per monitorare efficacemente i progressi.
  • Assegnare le risorse in base alla complessità del compito e alle competenze del team.

3. Assegnare ruoli e responsabilità

La definizione dei ruoli assicura la responsabilità ed elimina la confusione su chi è responsabile di ciascun compito. Può essere utile una matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

Azioni chiave:

  • Assegnate i ruoli in base alle competenze individuali e alle esigenze del progetto.
  • Comunicare chiaramente le responsabilità durante le riunioni del team o le sessioni di avvio.
  • Incoraggiare il feedback per garantire una distribuzione equa delle responsabilità.

4. Definire le priorità e suddividere i compiti

La suddivisione del progetto in compiti più piccoli e gestibili assicura che nessun aspetto del lavoro venga trascurato. La definizione delle priorità aiuta a concentrare gli sforzi del team su ciò che conta di più.

Azioni chiave:

  • Classificare le attività in base all’urgenza e all’importanza, utilizzando tecniche di prioritizzazione come la Matrice di Eisenhower.
  • Dividete i compiti complessi in sottocompiti più piccoli con scadenze chiare.
  • Utilizzate strumenti per monitorare l’avanzamento dei compiti e tenere tutti aggiornati.

5. Promuovere la collaborazione e la comunicazione

Una comunicazione aperta e trasparente è fondamentale per una gestione efficace dei progetti. Aiuta i team a rimanere allineati, a risolvere i conflitti e a garantire la continuità dei progressi.

Azioni chiave:

  • Organizzate riunioni regolari (ad esempio, stand-up giornalieri o check-in settimanali) per verificare i progressi e affrontare gli ostacoli.
  • Incoraggiate i membri del team a condividere aggiornamenti e feedback in tempo reale.
  • Utilizzate strumenti di collaborazione per centralizzare la comunicazione e documentare le decisioni.

6. Monitoraggio dei progressi e adeguamento dei piani

Il monitoraggio dell’avanzamento del progetto aiuta a identificare i rischi potenziali e i colli di bottiglia prima che si aggravino. Il monitoraggio regolare consente di apportare modifiche per mantenere il progetto sulla rotta.

Azioni chiave:

  • Utilizzate i KPI (Key Performance Indicators) come la percentuale di completamento del progetto, il rispetto del budget e l’utilizzo delle risorse.
  • Effettuare revisioni periodiche per rivalutare gli obiettivi e le scadenze.
  • Creare piani di emergenza per affrontare sfide impreviste.

7. Valutare e documentare gli apprendimenti

Dopo aver completato il progetto, valutarne il successo misurando i risultati rispetto agli obiettivi iniziali. La documentazione delle lezioni apprese aiuta a migliorare i flussi di lavoro futuri.

Azioni chiave:

  • Organizzate una revisione post-progetto per discutere di ciò che è andato bene e di ciò che potrebbe essere migliorato.
  • Raccogliere il feedback di tutte le parti interessate per identificare i punti di forza e di debolezza.
  • Aggiornare le procedure operative standard (SOP) sulla base dei risultati ottenuti.

Utilizzare gli strumenti giusti per creare un flusso di lavoro per la gestione dei progetti

Se la padronanza delle fasi essenziali della gestione dei progetti è fondamentale, l’attuazione efficace di tali fasi richiede gli strumenti giusti. Un sistema di gestione delle attività affidabile può colmare il divario tra teoria ed esecuzione, assicurando che i progetti siano non solo ben organizzati ma anche attuabili.

Lo strumento giusto semplifica la delega dei compiti, la definizione delle priorità e la collaborazione, consentendo al team di rimanere concentrato e di ottenere risultati in tempo.

Esplorate la scheda demo di Kerika per la gestione dei progetti e scoprite come semplifica i flussi di lavoro complessi. Questa immagine mostra una rappresentazione visiva dei compiti che avanzano attraverso fasi come la strategia del progetto, la progettazione, lo sviluppo e il collaudo, assicurando che nulla venga tralasciato. Scoprite come le funzioni intuitive di Kerika possono aiutare il vostro team a rimanere organizzato e a ottenere risultati di successo.

Scoprite come funziona questa scheda di gestione del progetto dimostrativa

Il pannello dimostrativo qui sotto esemplifica un efficiente flusso di lavoro di gestione del progetto in azione. Questo pannello rappresenta visivamente i compiti che avanzano attraverso fasi come “Strategia del progetto”, “Design del progetto”, “Sviluppo” e “Test”, assicurando che nulla vada perso.

Centralizzando le informazioni, tracciando i progressi in un colpo d’occhio e identificando i colli di bottiglia, questo spazio di lavoro fornisce una panoramica chiara e fattibile del progetto.

Ora approfondiamo questa scheda dimostrativa e capiamo come ogni sezione lavora insieme per creare un solido sistema di gestione dei progetti progettato per il successo.

Come funziona questa scheda progetto

Personalizzate il flusso di lavoro del vostro progetto con Kerika. Questa immagine mostra le funzioni per aggiungere attività, personalizzare le colonne, gestire i membri del team, centralizzare la comunicazione e condividere i file. Adattate la lavagna alle vostre esigenze specifiche di progetto e consentite al vostro team di collaborare in modo efficace. Scoprite come la flessibilità di Kerika può aumentare la produttività del vostro team.

Scoprite come funziona questa scheda di gestione del progetto dimostrativa

Nell’immagine qui sopra potete vedere come questo team organizza il proprio flusso di lavoro utilizzando una lavagna che semplifica la gestione dei progetti. È stata progettata per gestire ogni fase del processo.

Diamo un’occhiata più da vicino alla scheda di questo team per capire in che modo ogni caratteristica contribuisce a un sistema di gestione dei progetti efficace.

1. Aggiunta di nuovi compiti alla lavagna

Creare e gestire facilmente le attività di progetto con Kerika. Questa immagine mostra l'intuitiva funzione di creazione delle attività di Kerika, che consente di aggiungere rapidamente descrizioni, liste di controllo e allegati a ogni attività. Semplificate il vostro flusso di lavoro e assicuratevi che nessun dettaglio venga tralasciato con le funzionalità complete di gestione delle attività di Kerika.

Ogni progetto inizia con un elenco di compiti e questa lavagna rende incredibilmente semplice aggiungerli. Facendo clic sul pulsante “Aggiungi nuovo compito” (evidenziato nell’angolo in basso a sinistra della lavagna), è possibile creare una nuova scheda. Ogni scheda rappresenta un compito specifico, ad esempio “Design della homepage” o “Sviluppo della pagina del prodotto”. In questo modo il flusso di lavoro rimane chiaro e nulla viene lasciato indietro.

2. Personalizzazione delle colonne per il flusso di lavoro

Per adattare il flusso di lavoro del progetto alle esigenze specifiche del team, è possibile personalizzare le colonne di Kerika. Questa immagine mostra come sia facile aggiungere, rinominare, nascondere o spostare le colonne. Semplificate il processo visualizzando ogni fase, dalla strategia alla progettazione, allo sviluppo e al collaudo. Semplificate la gestione di flussi di lavoro complessi grazie all'interfaccia potente e personalizzabile di Kerika.

Avete bisogno di modificare la configurazione della vostra lavagna? È possibile rinominare facilmente le colonne, aggiungerne di nuove o spostare quelle esistenti per adattarle al proprio flusso di lavoro. Per accedere a queste opzioni è sufficiente fare clic sul menu delle colonne (tre puntini) nella parte superiore di ogni colonna. Ad esempio, se emerge una nuova fase del progetto, è possibile aggiungere una colonna come “Test” senza interrompere le attività esistenti.

3. Gestione dei membri del team e dei ruoli

Semplificate la collaborazione del team con il controllo degli accessi basato sui ruoli di Kerika. Questa immagine mostra come gestire facilmente i membri del team e assegnare i ruoli (Admin, Member, Visitor) per garantire che le persone giuste abbiano i giusti permessi. Migliorate la responsabilità e proteggete le informazioni sensibili del progetto con le solide funzioni di gestione del team di Kerika.

Una collaborazione efficace inizia con i ruoli giusti. Utilizzate il menu Membri del team per aggiungere o rimuovere membri dalla lavagna. Ogni persona può essere assegnata come amministratore, membro o visitatore in base alle proprie responsabilità. Ad esempio, è possibile assegnare i diritti di amministratore ai responsabili del progetto e dare ai clienti l’accesso come visitatori per visualizzare i progressi.

4. Centralizzazione della comunicazione di squadra

Migliorate la comunicazione del team con la chat centralizzata di Kerika. Questa immagine mostra come condividere facilmente gli aggiornamenti, porre domande e fornire feedback direttamente all'interno della bacheca di gestione del progetto, eliminando la dispersione delle e-mail e garantendo che tutti siano informati. Semplificate la comunicazione del progetto e migliorate la collaborazione del team con Kerika.

La funzione Board Chat consente di mantenere tutte le discussioni pertinenti al consiglio di amministrazione . In questo modo il team può condividere aggiornamenti, porre domande o affrontare le sfide in un’unica posizione centrale. Per esempio, un designer potrebbe condividere il feedback sull’attività “Design del logo” direttamente nella chat per mantenere tutti sulla stessa pagina.

5. Allegare e condividere i file

Centralizzate le risorse del progetto con le funzioni di condivisione e integrazione dei file di Kerika. Questa immagine mostra come caricare facilmente i file, collegare Google Docs e creare nuovi documenti direttamente all'interno della scheda di progetto. Mantenete tutti i materiali essenziali organizzati e accessibili, aumentando la produttività del team con Kerika.

Ogni progetto comporta una discreta quantità di documentazione e questa lavagna la gestisce in modo eccellente. Con la sezione Allegati è possibile caricare file, collegare Google Docs o addirittura creare nuovi documenti direttamente dalla lavagna. Ad esempio, è possibile allegare guide di stile o brief del cliente per garantire che tutti i materiali necessari siano accessibili al team.

6. Evidenziare i compiti importanti

Rimanete concentrati sulle attività più importanti grazie alle potenti funzioni di evidenziazione di Kerika. Questa immagine mostra le opzioni di evidenziazione delle attività di Kerika, che consentono di filtrare per assegnatario, stato, data di scadenza, priorità e tag. Assicuratevi che nulla venga trascurato e mantenete i vostri progetti in carreggiata con le funzionalità di evidenziazione intelligente di Kerika.

Date priorità a ciò che è importante con la funzione Evidenziazione. Questa funzione consente di filtrare le attività in base a date di scadenza, livelli di priorità, tag o incarichi specifici. È possibile combinare questi filtri per trovare anche le attività.

Ad esempio, è possibile evidenziare i compiti assegnati a un particolare compagno di squadra, etichettati come ‘mockup’, insieme al loro stato ‘Pronto’. In questo modo si risparmia un sacco di lavoro manuale per trovare ciò che si sta cercando.

7. Regolazione delle impostazioni sulla privacy

Il menu Impostazioni è il luogo in cui questo team mette a punto la propria scheda per ottenere la massima efficienza. Facendo clic sull’icona dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra si accede a quattro schede: Panoramica, Impostazioni, Colonne e Tag. Ogni scheda svolge un ruolo specifico nell’ottimizzazione del flusso di lavoro. Vediamo di analizzarle:

  1. Scheda Panoramica:
La dashboard di Kerika consente di avere una visione chiara dell'avanzamento del progetto. Questa immagine mostra la scheda Panoramica con metriche chiave come le attività completate, quelle in ritardo e la descrizione della scheda. Esportate facilmente i dati in Excel e archiviate le schede completate per riferimenti futuri. Provate la gestione dei progetti basata sui dati con le funzionalità di reporting complete di Kerika.

Fornisce un’istantanea dei progressi della scheda, una descrizione del suo scopo, opzioni per l’esportazione delle attività in formato Excel e la possibilità di archiviare le schede completate per riferimenti futuri.

  1. Scheda Impostazioni:
Controllate l'accesso ai progetti e personalizzate il flusso di lavoro con la scheda Impostazioni di Kerika. Questa immagine mostra il pannello delle impostazioni, dove è possibile gestire la privacy della scheda, impostare i limiti di Work-in-Progress (WIP), attivare la numerazione automatica delle attività e gestire i tag. Adattate Kerika alle vostre esigenze specifiche e ottimizzate il processo di gestione dei progetti per ottenere la massima efficienza.

Controlla la privacy della lavagna e le autorizzazioni di accesso, consentendo di scegliere tra l’accesso esclusivo al team, l’accesso organizzativo o la condivisione pubblica tramite un link. Gestisce inoltre le autorizzazioni di modifica per mantenere l’integrità del flusso di lavoro.

  1. Scheda Colonne:
Strutturate il flusso di lavoro del progetto con le colonne personalizzabili di Kerika. Questa immagine mostra la scheda Colonne, che consente di aggiungere, rinominare o riordinare facilmente le colonne per adattarle perfettamente alle fasi del progetto. Creare un'area di lavoro visiva che rifletta il modo in cui il vostro team lavora e che porti efficienza con la gestione flessibile del flusso di lavoro di Kerika.

Consente di personalizzare la struttura della lavagna aggiungendo, rinominando o riordinando le colonne. Ciò consente di allineare il flusso di lavoro ai requisiti specifici del progetto del team.

  1. Tag Tab:
Organizzate e filtrate le attività del progetto con i tag personalizzabili di Kerika. Questa immagine mostra la scheda Tag, che consente di creare e gestire tag per classificare le attività in base alla priorità, al tipo o a qualsiasi etichetta personalizzata. Trovate ed evidenziate rapidamente le attività che richiedono la vostra attenzione con le potenti funzioni di gestione delle attività di Kerika.

Facilita la categorizzazione delle attività attraverso la creazione, la gestione e l’applicazione di tag. I tag facilitano il filtraggio delle attività per priorità, tipo o altre etichette personalizzate, migliorando l’organizzazione e il recupero delle attività.

Ora vediamo come il team utilizza queste schede per suddividere l’intero processo di gestione del progetto in fasi gestibili. Vi mostreremo come potete usare questa funzione per suddividere ogni attività in un elemento fattibile.

Suddividere i compiti in fasi gestibili

Le schede operative sono il punto centrale in cui voi e il vostro team potete catturare e organizzare tutti i dettagli necessari per completare un’attività. Ecco come usarle in modo efficace:

  1. Aggiungi dettagli chiave:
Mantenete ogni attività di progetto organizzata con le schede di attività dettagliate di Kerika. Questa immagine mostra la scheda Dettagli di una scheda attività, che consente di aggiungere descrizioni, requisiti e altre informazioni chiave. Assicurate una comunicazione chiara ed evitate i malintesi catturando tutti i dettagli essenziali all'interno delle schede attività complete di Kerika.

Iniziate definendo chiaramente gli obiettivi del compito e le fasi necessarie al suo completamento. Ad esempio, per la progettazione di una homepage, delineate i requisiti di layout e contenuto.

  1. Tracciamento dei progressi:
Tracciate senza problemi l'avanzamento del progetto con gli aggiornamenti sullo stato delle attività di Kerika. Questa immagine mostra la funzione Imposta stato, che consente di contrassegnare rapidamente le attività come pronte, in corso, da rivedere, completate o altro ancora. Rimanete informati sull'avanzamento del progetto e identificate potenziali colli di bottiglia con l'intuitivo monitoraggio dello stato di Kerika.

Aggiornate l’avanzamento dell’attività contrassegnandola come “In corso”, “Da rivedere” o “Completata”, in modo che tutti possano essere informati sul suo stato.

  1. Stabilire le scadenze:
Assicuratevi il completamento tempestivo del progetto con la facile funzione di impostazione delle scadenze di Kerika. Questa immagine mostra come assegnare rapidamente le date di scadenza a ciascun compito, aiutando il vostro team a rispettare i tempi e a evitare ritardi. Mantenete una chiara timeline e mantenete i vostri progetti in carreggiata con l'intuitiva gestione delle scadenze di Kerika.

Assegnate una data di scadenza specifica a ogni compito per garantire che le scadenze vengano rispettate e che nulla venga rimandato.

  1. Suddividere i compiti in fasi attuabili:
Migliorate la gestione delle attività suddividendo i progetti in fasi attuabili con la funzione checklist di Kerika. Questa immagine mostra come aggiungere sottoattività a ciascuna scheda di attività, assicurando che ogni dettaglio sia preso in considerazione e che nulla venga trascurato. Mantenete il vostro team organizzato e concentrato con le funzionalità di checklist dettagliate di Kerika.

Decomponete i compiti complessi in fasi più piccole e gestibili. Ad esempio, “Creare i contenuti della homepage” potrebbe includere sottoattività come la stesura del testo, la selezione delle immagini e la progettazione del layout.

  1. Usare i tag per fare chiarezza:
Migliorate la chiarezza e l'organizzazione con il sistema flessibile di tagging di Kerika. Questa immagine mostra come assegnare tag personalizzati alle attività del progetto, consentendo di filtrare e raggruppare facilmente le attività per categoria, priorità o tipo. Semplificate il vostro flusso di lavoro e rimanete concentrati su ciò che conta di più con le versatili funzionalità di etichettatura di Kerika.

Usate i tag per classificare le attività. Potete stabilire una priorità in base all’urgenza o raggruppare le attività per temi come “Progettazione”, “Sviluppo” o “Test”.

  1. Allegare i file:
Semplificate il vostro flusso di lavoro con la gestione integrata dei file in Kerika. Questa immagine mostra come caricare facilmente i file esistenti, creare nuovi Google Doc e collegare risorse esterne direttamente all'interno di ogni scheda attività. Mantenete tutti i materiali del progetto organizzati e accessibili al vostro team, migliorando la collaborazione e la produttività con la perfetta integrazione di Kerika.

Tenete organizzate tutte le risorse del progetto allegando i file direttamente alla scheda dell’attività. Caricate mockup, report o PDF, create nuovi Google Doc o Kerika Canvases o collegate risorse esterne, tutto in un unico posto. In questo modo il vostro team può accedere rapidamente a tutto ciò di cui ha bisogno senza perdere tempo a cercare nelle e-mail o nelle cartelle.

  1. Mantenere una comunicazione mirata:
Migliorate la collaborazione del team con le funzioni di comunicazione mirate di Kerika. Questa immagine mostra la scheda Chat all'interno di una scheda attività, che consente ai membri del team di discutere di attività specifiche e condividere aggiornamenti in tempo reale. Mantenete le conversazioni organizzate e accessibili, migliorando la comunicazione e l'efficienza del progetto con la chat integrata di Kerika.

Utilizzate la scheda Chat per vincolare tutte le discussioni a compiti specifici, assicurando che la comunicazione sia chiara e facilmente rintracciabile.

  1. Assegnare i membri del team:
Migliorate la responsabilità con la facile assegnazione dei membri del team di Kerika. Questa immagine mostra come assegnare membri specifici del team a ciascun compito, assicurando che tutti conoscano le proprie responsabilità. Semplificate il flusso di lavoro e migliorate la responsabilità del team con le funzioni intuitive di Kerika per l'assegnazione dei compiti.

Assegnate ogni compito a membri specifici del team, in modo che sia chiaro chi è responsabile di cosa. In questo modo si aumenta la responsabilità e si garantisce che i compiti vengano portati avanti in modo efficiente.

  1. Stabilire la priorità delle attività per una chiara messa a fuoco:
Mantenete una chiara concentrazione con le impostazioni di prioritizzazione delle attività di Kerika. Questa immagine mostra come impostare facilmente il livello di priorità per ogni attività (Normale, Alta priorità, Critica), assicurando che il vostro team sappia dove concentrare i propri sforzi. Mantenete i vostri progetti in carreggiata e rispettate le scadenze critiche con l'efficiente prioritizzazione delle attività di Kerika.

La definizione delle priorità è fondamentale per mantenere il progetto in carreggiata e la funzione Imposta priorità rende questa operazione semplice. È possibile assegnare uno dei tre livelli a ogni attività:

  • Normale: Per attività di routine che possono essere svolte senza urgenza.
  • Alta priorità: Per i compiti che richiedono un’azione rapida o una maggiore attenzione da parte del team.
  • Critico: Per attività sensibili al tempo o ad alto impatto che richiedono un’attenzione immediata.

Sfruttando queste caratteristiche, le task card aiutano il team a mantenersi organizzato, a collaborare senza problemi e a garantire che nessun dettaglio importante venga trascurato. Con questi accorgimenti, la gestione del progetto diventa più semplice ed efficace.

Configurare l’account Kerika

Iniziare a lavorare con Kerika è semplice e veloce e consente di organizzare il flusso di lavoro dei progetti in modo ottimale. Ecco come configurare il vostro account e iniziare con il piede giusto:

Iscriversi è facile e gratuito

  1. Andare su kerika.com e fare clic sul pulsante Iscriviti.
  1. Scegliete il tipo di conto più adatto a voi:
    • Se si utilizza Google Workspace, selezionare l’opzione ISCRIVITI CON GOOGLE.
    • Se siete utenti di Office 365, scegliete ISCRIVETEVI CON MICROSOFT.
    • È inoltre possibile scegliere l’opzione ISCRIVITI CON BOX per l’integrazione dell’archiviazione dei file.
  2. Seguite le istruzioni e sarete pronti a partire in pochi istanti: non è necessaria la carta di credito e riceverete una prova gratuita di 30 giorni per il vostro team.

Uno spazio di lavoro globale per tutti

Kerika supporta 38 lingue, in modo che voi e il vostro team possiate lavorare nella lingua in cui vi sentite più a vostro agio, creando un’esperienza davvero inclusiva.

Creare la prima scheda

Una volta effettuata l’iscrizione, è il momento di creare la prima scheda e dare vita al flusso di lavoro della gestione dei progetti. Ecco come fare:

  1. Fare clic su “Crea nuova scheda”: Dalla dashboard di Kerika, selezionare l’opzione per creare una nuova scheda.
  2. Scegliere il tipo di lavagna: Per la gestione dei progetti, selezionare il modello Task Board. Questo modello è precaricato con colonne come “Da fare”, “In corso” e “Completato”.
  1. Dare un nome alla lavagna: Assegnate al consiglio un nome che rifletta il vostro progetto, ad esempio “Riprogettazione del sito web” o “Piano di marketing”.
  2. Personalizzare l’area di lavoro: Aggiungete o rinominate le colonne per adattarle al vostro flusso di lavoro e iniziate ad aggiungere attività per mantenere il vostro team allineato.

Ora avete un’area di lavoro visiva e completamente funzionale, pronta ad aiutarvi a tenere traccia dei progressi, a gestire le attività e a promuovere la collaborazione all’interno del vostro team.

Conclusione: Il vostro programma per il successo del progetto

Padroneggiare la gestione dei progetti non significa solo completare i compiti, ma anche creare un sistema che mantenga il team sulla stessa pagina, favorisca la collaborazione e garantisca il raggiungimento di ogni traguardo. Con un flusso di lavoro dettagliato e gli strumenti giusti, potete rimanere organizzati, produttivi e concentrati sul raggiungimento dei vostri obiettivi.

Questa scheda dimostra come ogni aspetto del progetto possa essere suddiviso in fasi attuabili.Kerika non è solo uno strumento, ma un quadro di riferimento per ottimizzare il lavoro di squadra, mantenere la responsabilità e dare vita alla visione del progetto. Siete pronti a fare il prossimo passo? Iniziate a costruire la vostra lavagna, organizzate i vostri compiti e guardate i vostri progetti avere successo con Kerika!

Evidenziare i compiti: Rimanere concentrati su ciò che conta

Tecnologia

Una lavagna piena di impegni può sembrare un labirinto, soprattutto quando ci si destreggia tra attività con priorità diverse. La funzione di evidenziazione consente di tagliare facilmente il rumore, filtrando ed evidenziando visivamente le attività che soddisfano criteri specifici.

Ecco come utilizzare questa funzione per tenere sotto controllo i vostri progetti:

Come utilizzare la funzione di evidenziazione

Schermata che mostra la potente funzione Highlight di Kerika, accessibile tramite l'icona Highlight nel menu della scheda. L'immagine mostra il pannello 'EVIDENZIA I COMPITI SU QUESTA SCHEDA', che rivela sia i filtri predefiniti ('Ciò che mi è stato assegnato', 'Ciò che ha bisogno di attenzione', 'Ciò che è in ritardo', ecc. Ciò consente agli utenti di eliminare immediatamente il disordine dalle lavagne dei progetti più affollate e di concentrarsi con precisione sulle attività più importanti per loro, migliorando la produttività personale e la flessibilità del flusso di lavoro. L'elevato grado di personalizzazione garantisce agli utenti la possibilità di adattare la visualizzazione alle loro esigenze specifiche e al loro stile di lavoro.

1. Accedere all’opzione Evidenziazione

Fare clic sull’icona di evidenziazione sulla lavagna.

2. Scegliere cosa mettere in evidenza

Scegliete tra le opzioni predefinite o create filtri personalizzati:

  • Cosa mi è stato assegnato: Vedere immediatamente tutti i compiti assegnati, in modo da essere sempre al passo con le proprie responsabilità.
  • Che cosa deve essere preso in considerazione: Evidenzia le attività che potrebbero richiedere un follow-up o che hanno scadenze imminenti, assicurando che nulla vada perso.
  • Ciò che è contrassegnato come Alta priorità o Critico: Concentratevi sui compiti essenziali per il successo del progetto.
  • Cosa è in ritardo: Identifica chiaramente i compiti scaduti, aiutandovi a risolvere rapidamente i ritardi.
  • Evidenziazione personalizzata: Create filtri personalizzati combinando parametri come assegnatari, stato delle attività, date di scadenza, priorità e tag. Potete usare uno o più filtri alla volta per scoprire ciò che vi interessa di più sulla lavagna.

Perché funziona

  • Concentratevi sui vostri compiti con “Ciò che mi è stato assegnato “Filtrate i compiti che vi sono stati assegnati per concentrarvi sulle vostre responsabilità senza essere distratti da altri elementi sul tabellone. È un modo efficiente per tenere sotto controllo il proprio carico di lavoro.
  • Identificate il lavoro urgente con “Che cosa ha bisogno di attenzione “Evidenziate le attività che richiedono un’attenzione immediata, sia a causa di una scadenza imminente che di un progresso in stallo. Questo filtro aiuta a individuare i colli di bottiglia e a mantenere lo slancio del progetto.
  • Rimanere in cima al lavoro critico con “Cosa è contrassegnato come ad alta priorità o critico “Le attività ad alta priorità richiedono attenzione. Questa opzione garantisce che il lavoro cruciale riceva l’attenzione che merita, aiutandovi a guidare il progetto verso il successo.
  • Individuaterapidamente le attivitàin ritardo con “Cosa è in ritardo”e intervenite riassegnando le risorse o contattando i membri del team per riportarle in carreggiata.
  • Personalizzare il flusso di lavoro con le evidenziazioni personalizzateLafunzione di evidenziazione personalizzata consente di impostare diverse condizioni, come ad esempio mostrare le attività assegnate a una persona specifica, contrassegnate come “Da rivedere” e con scadenza entro una settimana. Queste impostazioni possono essere adattate per creare una visualizzazione personalizzata che si adatti al vostro flusso di lavoro specifico.

Conclusione

Con la funzione Highlight è possibile eliminare le distrazioni e concentrarsi su ciò che conta, garantendo un flusso di lavoro chiaro ed efficiente. Che si tratti di gestire il proprio carico di lavoro o di supervisionare l’intero team, le evidenziazioni aiutano a rimanere produttivi e concentrati.

Schede archiviate o attive: Semplificare lo spazio di lavoro

Tecnologia

La gestione di più progetti può portare rapidamente a uno spazio di lavoro ingombro, rendendo difficile concentrarsi su ciò che conta di più. L’archiviazione delle schede offre un modo semplice per spostare i progetti completati o inattivi fuori dalla vista, mantenendoli accessibili per riferimenti futuri.

Ecco un’analisi più approfondita di come l’archiviazione delle schede può aiutarvi a rimanere organizzati:

Come archiviare le schede

1. Spostare una scheda in Archivio

Schermata che mostra il semplice processo di archiviazione di una scheda in Kerika, aiutando gli utenti a riordinare il proprio spazio di lavoro. L'immagine mostra la vista principale delle schede, evidenziando la scheda 'Scheda di prova'. Una freccia punta dal menu a tre punti al menu a tendina "AZIONI SCHEDA", selezionando in particolare "Sposta in archivio". Questa funzione intuitiva consente ai team di nascondere facilmente i progetti completati o inattivi, snellendo la visualizzazione per concentrarsi sulle priorità attuali senza perdere l'accesso al lavoro passato.
  • Fare clic sui tre punti della scheda che si desidera archiviare.
  • Selezionare Sposta in archivio dal menu a discesa.

2. Accesso alle schede archiviate

Schermata che illustra la facilità con cui gli utenti possono accedere alle schede archiviate in Kerika. L'immagine mostra la vista principale del dashboard con una freccia che punta dalla casella di controllo "Includi dall'archivio" nella barra laterale sinistra. Questa azione rivela la 'Scheda di prova' precedentemente nascosta, ora contrassegnata come archiviata, dimostrando che i progetti archiviati rimangono prontamente disponibili per la consultazione o la riattivazione. Questa funzione garantisce che la preziosa cronologia dei progetti non vada mai persa, favorendo la gestione delle conoscenze a lungo termine e uno spazio di lavoro pulito e mirato.
  • Utilizzare la casella di controllo Includi dall’archivio nella vista Home per visualizzare le schede archiviate.
  • Recuperate le schede archiviate in qualsiasi momento per consultarle o riutilizzarle.

Quando archiviare le schede

  • Completamento del progetto: Quando un progetto è terminato e non richiede una gestione attiva, archiviarne la scheda per liberare lo spazio di lavoro.
  • Progetti inattivi: Archivia temporaneamente le schede dei progetti in sospeso o in attesa di approvazione.
  • Concentrarsi sulle attività attive: L’archiviazione mantiene la visualizzazione della Home snella, assicurando che siano visibili solo le attività correnti e rilevanti.

Perché funziona

  • Decluttering dello spazio di lavoro: Concentratevi solo sulle schede e sui compiti attivi.
  • Accesso rapido ai progetti passati: Conservare in modo sicuro le tavole completate o in pausa per riferimenti futuri.
  • Flusso di lavoro ottimizzato: Mantenete la vista Home ordinata e organizzata per una migliore produttività.

Conclusione

L’archiviazione delle schede è un modo semplice ma efficace per riordinare il vostro spazio di lavoro, consentendovi di concentrarvi su ciò che conta di più e mantenendo accessibili i progetti passati. Che si tratti di attività completate o di iniziative in pausa, l’archiviazione assicura che il flusso di lavoro rimanga snello e organizzato senza perdere informazioni preziose.