Terminai yra nematomos gijos, kurios sujungia projektus, užtikrindamos, kad užduotys būtų atliktos laiku, o komandos išliktų suderintos. Nesvarbu, ar dirbate su viena užduotimi, ar suskaidote projektą į mažesnius, veiksmingus veiksmus, aiškūs terminai yra svarbūs.

Kaip nustatyti ir tvarkyti terminus

Spustelėkite čia, kad patikrintumėte šią projekto valdymo lentą

Veiksmingas terminų valdymas prasideda nuo galimybės nustatyti užduočių ir jų komponentų terminus. Štai kaip tai veikia:

1. Užduočių kortelėse nustatykite terminus
   
   • Atidarykite užduoties kortelę, su kuria dirbate.
   • Spustelėkite „Dėl termino“ mygtuką, kad pasiektumėte kalendoriaus rodinį.
   • Pasirinkite terminą arba prireikus pakoreguokite esamus.

Tai užtikrina, kad užduotis būtų įtraukta į projekto laiko juostą ir visi bus atnaujinami.

2. Suskaidykite didesnes užduotis naudodami kontrolinius sąrašus
   
   • Naudokite Kontrolinis sąrašas funkcija padalinti didelę užduotį į mažesnius, lengviau valdomus elementus.
     
   • Kiekvienas kontrolinio sąrašo elementas gali turėti savo terminą, todėl lengva stebėti pažangą detaliu lygiu.
     
   • Skirtingiems komandos draugams priskirkite konkrečius kontrolinio sąrašo elementus, išsiaiškinkite atskirus vaidmenis, neatsižvelgdami į didesnės užduoties kontekstą.

Geriausia terminų valdymo praktika

• Būkite konkretūs: Venkite neaiškių laiko juostų, nustatykite tikslias datas, kad išvengtumėte painiavos.
  
• Suteikite pirmenybę realistiškai: subalansuokite darbo krūvius priskirdami terminus, atspindinčius užduočių sudėtingumą.
  
• Reguliariai peržiūrėti: atnaujinkite terminus, kai projektų apimtis vystosi, kad išliktų realistiški lūkesčiai.

Išvada

Terminų integravimas į užduočių valdymą, nesvarbu, ar tai būtų visos užduotys, ar atskiri kontrolinio sąrašo elementai, padeda komandoms išlaikyti aiškumą, susikaupimą ir produktyvumą. Kruopščiai nustatydami ir valdydami terminus sukuriate darbo eigą, kuri prisitaiko prie jūsų komandos poreikių ir užtikrina, kad niekas neiškristų.

Efektyvus projektų valdymas prasideda nuo gerai organizuotos darbo eigos. Užduočių suskirstymas į aiškiai apibrėžtus etapus gali padėti jums ir jūsų komandai išlikti suderintiems ir produktyviems. Struktūrizuota darbo eiga leidžia lengviau sekti pažangą, nustatyti kliūtis ir efektyviai nustatyti užduočių prioritetus.

Pasinerkime į tai, kaip galite nustatyti stulpelius užduočių lentoje, kad padidintumėte efektyvumą, naudodami pateiktą pavyzdinę lentą.

Kodėl stulpeliai svarbūs valdant užduotis

Spustelėkite čia, kad patikrintumėte šią lentą

Stulpeliai yra jūsų darbo eigos pagrindas. Kiekvienas stulpelis reiškia projekto etapą, padedantį vizualizuoti užduočių eigą nuo pradžios iki pabaigos. Svarbiausia yra užtikrinti, kad jūsų stulpeliai atitiktų jūsų projekto pobūdį ir jūsų komandos darbo būdą.

Darbo eigos stulpelių nustatymo veiksmai

1. Apibrėžkite savo darbo eigos etapus

Apibrėžiant darbo eigos etapus. pagalvokite apie natūralų savo užduočių eigą.

Pavyzdžiui:

1. Projekto strategija: Pradiniams planavimo etapams, tokiems kaip reikalavimų apibrėžimas arba tikslų nustatymas.
2. Projekto dizainas: Užduotys, susijusios su vizualiniu ir struktūriniu planavimu, pvz., logotipo ar maketo kūrimas.
3. Projekto vystymas: Vykdymo fazėms, tokioms kaip kodavimas ar funkcijų kūrimas.
4. Testavimas: Kad viskas veiktų taip, kaip tikėtasi prieš paleidžiant.
5. Užbaigta: Paskutinis etapas, skirtas siųsti visiškai atliktas užduotis.

2. Išverskite etapus į stulpelius

Apibrėžę darbo eigos etapus, užduočių lentoje paverskite juos stulpeliais. Pradėkite nuo plačių kategorijų ir patikslinkite jas, kad geriau suprastumėte savo komandos poreikius.

Pavyzdžiui:

• Galite pradėti nuo esminių stulpelių, pvz „Daryti“, „vykdoma“, ir „Baigta” nustatyti pagrindinį srautą.
• Palaipsniui išplėskite juos į konkretesnius stulpelius, suderintus su darbo eigos etapais, pvz., „Projekto strategija“, „Projekto dizainas“, „Projekto plėtra“, ir „Išbandymas”.

Šis metodas užtikrina, kad jūsų stulpeliai būtų intuityvūs, pritaikomi ir pritaikyti natūraliai jūsų užduočių eigai

3. Specializuotiems poreikiams naudokite stulpelius

Apsvarstykite galimybę sukurti stulpelius, kurie padidintų jūsų darbo eigos vertę:

• Atsilikimas: Erdvė užduotims, kurios yra suplanuotos, bet dar neparengtos patekti į pagrindinę darbo eigą. Tai padeda nustatyti užduočių prioritetus, kai komanda yra pasirengusi imtis daugiau darbo, išlaikant aktyvius stulpelius švarius ir sutelktus.
• Ištekliai: Stulpelis, kuriame saugomos nuorodos, dokumentai ar kita medžiaga, kuri palaiko jūsų užduotis. Tai leidžia komandai lengvai pasiekti viską, ko reikia, neužgriozdinant atskirų užduočių kortelių.

4. Nepamirškite, kad tai būtų paprasta ir intuityvi

• Venkite perkrauti lentą per daug stulpelių. Siekite aiškumo ir paprastumo, kad jūsų komanda galėtų lengvai sekti darbo eigą.

Išvada

Gerai organizuota darbo eiga prasideda nuo apgalvoto stulpelio nustatymo. Pritaikydami stulpelius taip, kad jie atspindėtų natūralius projekto etapus ir įtraukdami pagalbinius stulpelius, galite pagerinti komandos efektyvumą ir išlaikyti proceso aiškumą. Pradėkite organizuoti savo darbo eigą šiandien ir patirkite privalumus!

Norint užtikrinti sklandų darbo eigą, būtina tvarkyti užduotis, ypač tvarkant didelį kiekį elementų. Užduočių numeracija gali suteikti aiškumo ir padaryti nuorodas į konkrečias užduotis veiksmingesnes. Bet rankinio numeravimo užduotys? Tai užima daug laiko ir yra linkusi į klaidas.

Štai kur Automatinis numeravimas Naudojant šią funkciją kiekvienai užduoties kortelei automatiškai priskiriamas unikalus numeris, kai tik ji sukuriama, todėl kiekvieną užduotį galima atpažinti iš pirmo žvilgsnio.

Pasinerkime į tai, kaip veikia automatinis numeravimas ir kaip galite jį įjungti, kad supaprastintumėte savo projektus.

Kas yra automatinis numeravimas?

Spustelėkite čia, kad pamatytumėte tai vienoje posėdžių lentoje

Automatinis numeravimas kiekvienai naujai lentos užduočių kortelei priskiria eilės numerį. Ši numeracija yra unikali lentoje ir padeda komandoms greitai ir be painiavos peržiūrėti užduotis diskusijose, ataskaitose ar atnaujinimuose.

Kaip įjungti automatinį numeravimą

1. Pasiekite lentos nustatymus: spustelėkite krumpliaračio piktogramą viršutiniame dešiniajame lentos kampe, kad atidarytumėte nustatymų meniu.
   
2. Įjunkite parinktį: Pagal Nustatymai skirtuką, perjunkite Automatinis užduočių numeravimas parinktis ją suaktyvinti.
   
3. Žiūrėkite tai veikiant: Nuo šiol kiekviena nauja užduoties kortelė, sukurta lentoje, pavadinimo srityje automatiškai parodys unikalų numerį.
   

Kodėl automatinis numeravimas yra svarbus

1. Greita užduočių nuoroda: Skaičiai leidžia lengviau nurodyti konkrečias užduotis per susitikimus arba bendradarbiaujant su komandos draugais.
   
2. Aiškus bendravimas: Užuot išsamiai aprašę užduotis, paprasčiausiai nurodykite jas priskirtu numeriu, kad ryšys būtų greitesnis.
   
3. Efektyvi organizacija: užduočių numeracija prideda papildomą jūsų lentos struktūros sluoksnį, todėl ją lengviau stebėti ir valdyti.

Realaus gyvenimo programos

• Projekto ataskaitos: aiškumo dėlei greitai išvardykite užduočių numerius naujinimuose arba dokumentuose.
  
• Komandos diskusijos: Kad išvengtumėte painiavos, per komandos susitikimus nurodykite užduotis pagal jų skaičių.
  
• Pažangos stebėjimas: lengvai nustatykite, kurios sunumeruotos užduotys yra baigtos arba vis dar vykdomos.

Išvada

Automatinis numeravimas suteikia užduočių valdymo paprastumo ir tvarkos, todėl nebereikia rankiniu būdu sekti užduočių identifikatorių. Nesvarbu, ar valdote sudėtingą projektą, ar nedidelę darbo eigą, ši funkcija užtikrina, kad kiekviena užduotis būtų lengvai atpažįstama ir stebima.

Tvarkant užduotis bet kuriame projekte, kliūtys gali sulėtinti pažangą ir apsunkinti atpažinimą, kur dėmesio reikia labiausiai. Štai kur Vykdomo darbo (WIP) ribos įeiti. 

Nustačius aiškias ribas, kiek užduočių gali būti atliekama bet kuriuo metu, WIP Limits padeda efektyviai valdyti darbo krūvį ir užtikrina sklandų užduočių eigą projektuose.

Išsiaiškinkime, kaip veikia WIP limitai ir kaip jie gali pagerinti jūsų komandos efektyvumą.

Kas yra WIP ribos?

Spustelėkite čia, kad patikrintumėte šią lentą

WIP Limits nustato konkrečiuose lentos stulpeliuose leidžiamų užduočių skaičių. Pavyzdžiui, jei stulpelis pavadintas „Vykdoma“, galite nustatyti 5 užduočių limitą ir užtikrinti, kad komanda neperkraus savęs ir nepraras dėmesio.

Šis metodas suderinamas su taupaus projektų valdymo praktika, padedantis komandoms subalansuoti pajėgumus ir išvengti nereikalingų vėlavimų.

Kodėl veikia WIP apribojimai

1. Užkirsti kelią perkrovai: Užduočių ribojimas užtikrina, kad jūsų komanda sutelktų dėmesį į tai, kas jau vyksta, prieš pradėdama naujas.
   
2. Nustatykite kliūtis: Kai stulpelis pasiekia WIP ribą, tai yra signalas, kad reikia atkreipti dėmesį į užduotis, kad būtų galima pridėti daugiau.
   
3. Pagerinkite užduočių eigą: WIP Limits padeda jūsų komandai dirbti efektyviai, perkeliant užduotis per dujotiekį, neperkraunant jokio proceso etapo.

Realaus pasaulio privalumai

• Subalansuotas darbo krūvis: komandos išlieka susikaupusios ir produktyvios, nesusikaupdamos streso dėl daugybės užduočių.
  
• Patobulintas bendradarbiavimas: aiškios ribos skatina komandas bendrai užbaigti užduotis prieš pradedant naujas.
  
• Geresnis užduočių prioritetų nustatymas: Dėmesys natūraliai perkeliamas į aukšto prioriteto užduotis, kad darbo eiga judėtų.

Kaip nustatyti WIP ribas

1. Atidarykite lentos nustatymus: spustelėkite krumpliaračio piktogramą viršutiniame dešiniajame lentos kampe, kad pasiektumėte lentos nustatymus.
   
2. Įgalinti WIP ribas: Pagal Nustatymai skirtuke, perjunkite parinktį „Vykdomos (WIP) ribos“, kad ją suaktyvintumėte.
   
3. Nustatykite konkrečias stulpelio ribas: Eikite į Stulpeliai skirtuką ir kiekvienam stulpeliui priskirkite konkrečius WIP limitus, atsižvelgdami į jūsų komandos darbo krūvį.

Išvada

Vykdomo darbo apribojimai suteikia užduočių valdymo struktūros ir aiškumo, todėl lengviau nustatyti kliūtis ir išlaikyti pastovią darbo eigą. 

Prieigos prie projekto lentų valdymas yra pagrindinė darbo organizavimo ir saugumo užtikrinimo dalis. Nesvarbu, ar dirbate su privačiu komandos projektu, ar ką nors skirto platesniam bendradarbiavimui, privatumo nustatymai leidžia valdyti, kas gali matyti ir naudoti jūsų lentas. 

Štai kaip tai veikia:

Spustelėkite čia, kad patikrintumėte šią lentą

Privatumo parinktys:

1. Tik komandoje esantys žmonės:
   
   Šis nustatymas užtikrina, kad ją matytų arba su ja galėtų bendrauti tik tie žmonės, kurie aiškiai įtraukti į lentą. Tai puikiai tinka projektams, kuriuose konfidencialumas yra labai svarbus, pvz., jautrioms vidinėms darbo eigoms ar ribotų klientų projektams.
   
2. Visi paskyros komandos nariai:
   
   Reikia šiek tiek daugiau matomumo, neatveriant jo visam pasauliui? Naudodami šį nustatymą visi paskyros komandos nariai gali peržiūrėti lentą. Tai idealiai tinka vidiniams projektams, kai visos komandos skaidrumas yra naudingas, tačiau kontrolė vis tiek svarbi.
   
3. Visi, turintys nuorodą:
   
   Norite maksimalaus pasiekiamumo? Ši parinktis leidžia ją peržiūrėti visiems, turintiems lentos nuorodą, net jei jie neturi Kerikos paskyros. Tačiau atminkite, kad nors jie gali matyti lentą, jie negalės atlikti pakeitimų, nebent jie bus aiškiai įtraukti kaip komandos narys arba administratorius.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti:

• Viešos lentos ir failų matomumas:
  
  Kai nustatote lentą į „Kiekvienas, turintis nuorodą“, visi prie lentos pridėti failai tampa viešai prieinami. Jei naudojate tokias integracijas kaip „Google“ diskas, tai reiškia, kad tie dokumentai taip pat bus atviri visiems, turintiems nuorodą.
  
• Konkrečiai paskyrai taikomi apribojimai:
  
  Jei naudojate mokamą „Google Workspace“ paskyrą, „Google“ politika gali neleisti jums nustatyti lentos į „Kiekvienas, turintis nuorodą“. Taip užtikrinamas organizacijos saugos protokolų laikymasis.

Kaip koreguoti privatumo nustatymus:

1. Atidarykite lentą ir eikite į Nustatymai.
2. Pagal Privatumas skyrių, pasirinkite jūsų poreikius atitinkantį prieigos lygį.
3. Išsaugokite pakeitimus ir galite pradėti!

Išvada:

Privatumo nustatymai suteikia jums galimybę lanksčiai valdyti, kas gali matyti jūsų lentas ir su jomis bendrauti, todėl bendradarbiavimas yra saugus ir sklandus. Nesvarbu, ar dalinatės su nedidele komanda, ar atidarote lentą viešai peržiūrėti, jūs visiškai kontroliuojate.

Aiškus ir efektyvus užduočių paskirstymas yra efektyvaus komandinio darbo pagrindas. Tačiau štai kas: ne visi įrankiai leidžia lengvai priskirti užduotis daugiau nei vienam asmeniui. Ir pripažinkime, kad daugelis užduočių dažnai reikalauja kelių žmonių bendradarbiavimo, kad būtų tinkamai atlikta.

Kai kurie įrankiai leidžia priskirti užduotis tik vienam asmeniui, todėl komandoms gali tekti išsiaiškinti pareigas. Tačiau yra būdas lengvai priskirti užduotis keliems komandos nariams, užtikrinant, kad visi būtų sinchronizuojami ir bendradarbiavimas vyktų natūraliai.

Štai kaip veikia užduočių priskyrimas ir kaip galite suskaidyti dideles užduotis į mažesnes, valdomas dalis naudodami kontrolinius sąrašus:

Paskirkite užduotis savo komandos draugams

Spustelėkite čia, kad peržiūrėtumėte šią užduoties kortelę

Taip galite priskirti užduotį vienam ar keliems komandos draugams, todėl ji puikiai tinka komandinėms pareigoms:

1. Atidarykite užduotį: spustelėkite užduotį, kurią norite priskirti.
   
2. Pasirinkite komandos nariai: naudokite Priskirkite šią užduotį galimybė pasirinkti vieną ar daugiau komandos draugų.
   
3. Taikykite Užduotį: dabar užduotis bus rodoma visų jai priskirtų asmenų prietaisų skydelyje, užtikrinant aiškumą ir atskaitomybę.

Kodėl tai veikia:

• Puikiai tinka bendradarbiavimo užduotims, kurioms reikia kelių komandos narių įnašo.
  
• Visus informuoja ir suderina savo pareigas.

Naudokite kontrolinius sąrašus papildomoms užduotims priskirti

Spustelėkite čia, kad peržiūrėtumėte šią užduoties kortelę

Didesnėms užduotims, kurias reikia suskirstyti į mažesnius veiksmus, naudodami kontrolinius sąrašus galite priskirti papildomas užduotis konkretiems komandos nariams, užtikrindami, kad būtų tvarkoma kiekviena smulkmena:

1. Pridėkite kontrolinį sąrašą prie užduoties: atidarykite užduotį ir eikite į Kontrolinis sąrašas skirtuką.
   
2. Suskaidyti: pridėkite kiekvieną antrinę užduotį kaip kontrolinio sąrašo elementą.
   
3. Priskirkite papildomas užduotis: Priskirkite atskirus kontrolinio sąrašo elementus vienam ar keliems komandos nariams, užtikrindami, kad kiekvienas veiksmas turėtų aiškų savininką.

Kodėl tai veikia:

• Supaprastina dideles užduotis suskirstydamas jas į mažesnius, veiksmingus veiksmus.
  
• Užtikrina atskaitomybę kiekviename užduoties lygmenyje.

Apvyniojimas

Efektyvus užduočių paskirstymas yra labai svarbus siekiant skatinti bendradarbiavimą ir užtikrinti atskaitomybę komandoje. Priskirdami užduotis keliems komandos draugams arba suskaidydami jas į mažesnes papildomas užduotis naudodami kontrolinius sąrašus, sukuriate aiškumą ir supaprastinate darbo eigą. Šios funkcijos leidžia komandoms išlikti organizuotoms, suderinti atsakomybę ir sklandžiai dirbti kartu, kad pasiektų savo tikslus.