Kartais norite pažymėti visą lentą kaip perskaitytą, pavyzdžiui, kai neturite laiko pasekti visų įvykusių pakeitimų (o gal jums tai nerūpi?)
Dabar tai padaryti paprasta: „Kerika” programėlės pagrindiniame ekrane dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite bet kurią lentos kortelę ir atsidariusiame dialogo lange rasite naują parinktį „Pažymėti visas užduotis kaip perskaitytas”:
Norint vykdyti sėkmingą audito programą, reikia kruopštaus planavimo, dėmesio detalėms ir susitelkimo į bendradarbiavimą. Esminiai žingsniai – nuo apimties ir tikslų apibrėžimo iki duomenų analizės ir patobulinimų įgyvendinimo – sudaro bet kokio veiksmingo audito pagrindą. Šie veiksmai užtikrina, kad laikomasi reikalavimų, nustatomos rizikos ir patobulinami procesai, kad jie atitiktų organizacijos tikslus.
Tačiau kelias į sėkmę neapsieina be iššūkių. Įprasti spąstai, tokie kaip neaiškūs tikslai, prastas bendravimas ir netvarkingos darbo eigos, gali sužlugdyti net pačias geriausiais ketinimais skirtas audito programas. Dėl šių problemų gali atsirasti nepastebimų detalių, praleisti terminai ir trūkti tinkamų įžvalgų.
Laimei, naudojant tinkamus įrankius ir strategijas, šiuos iššūkius galima įveikti tiesiogiai. Šiame vadove pateiksime nuoseklią efektyvios audito programos vykdymo sistemą.
Siekdami iliustruoti šį procesą, taip pat pateiksime praktinį gerai struktūrizuotos darbo eigos pavyzdį ir pasidalinsime įrankiais, kurie gali padėti supaprastinti bendradarbiavimą, organizuoti užduotis ir užtikrinti, kad auditas būtų teisingas. Pradėkime!
Spustelėkite čia, kad pamatytumėte, kaip veikia ši audito programos lenta
Sėkminga audito programa neįvyksta tiesiog; ji sukurta strateginio planavimo, kruopštaus vykdymo ir nuolatinio vertinimo pagrindu. Čia pateikiamas išsamus veiksmų planas, padėsiantis atlikti pagrindinius veiksmus:
1. Apibrėžkite taikymo sritį ir tikslus
Pradėkite nuo savo audito tikslo apibūdinimo. Ko siekiate? Nesvarbu, ar tai būtų taisyklių laikymosi užtikrinimas, procesų neveiksmingumo nustatymas ar finansinio tikslumo patvirtinimas, aiškūs tikslai nustato toną visai programai. Nustatykite departamentus, procesus ar sistemas, kurios turi būti audituojamos.
Apibrėžkite sėkmės rodiklius ir pagrindinius veiklos rodiklius (KPI). Spauskite čia Norėdami perskaityti apie svarbiausius rodiklius, į kuriuos turėtumėte atkreipti dėmesį pagal Audiboard.com, perduokite suinteresuotosioms šalims tikslus, kad jie atitiktų lūkesčius.
Saugokitės:
2. Suburkite tinkamą komandą
Kompetentinga ir bendradarbiaujanti audito komanda yra būtina norint pasiekti tikslių ir įgyvendinamų rezultatų. Paskirkite vaidmenis ir pareigas, užtikrindami, kad kiekvienas komandos narys turėtų įgūdžių, reikalingų jo užduotims atlikti. Daugiau apie pagrindines Validworth audito komandos narių pareigas galite sužinoti čia straipsnis. Priklausomai nuo audito sudėtingumo, įtraukite ir vidaus darbuotojus, ir išorės ekspertus. Surengti mokymus apie audito procedūras, priemones ir ataskaitų teikimo standartus.
Saugokitės:
3. Sukurkite išsamų planą
Veiksmingas planas yra viso audito proceso planas. Padalinkite auditą į etapus, tokius kaip planavimas, vykdymas, analizė ir ataskaitų teikimas. Kiekvienam etapui nustatykite realistiškus terminus, užtikrindami, kad terminai būtų pasiekiami. Nustatyti galimas rizikas ir iššūkius ir parengti nenumatytų atvejų planus, kaip juos spręsti.
Saugokitės:
4. Surinkite ir analizuokite duomenis
Jūsų audito kokybė priklauso nuo renkamų duomenų tikslumo ir tinkamumo. Duomenų rinkimui naudokite standartizuotus įrankius ir metodus, pvz., apklausas, interviu ir sistemos žurnalus. Patikrinkite savo šaltinių patikimumą, kad sumažintumėte klaidų skaičių. Sistemingai analizuokite duomenis, kad atskleistumėte modelius, anomalijas ar sritis, kurias reikia tobulinti.
Saugokitės:
5. Įtraukite suinteresuotąsias šalis viso proceso metu
Reguliarus bendravimas su suinteresuotosiomis šalimis užtikrina skaidrumą ir kuria pasitikėjimą. Bendrinkite pažangos naujinius apie svarbiausius etapus, kad visi būtų informuoti. Nedelsdami atsakykite į susirūpinimą keliančius klausimus ar klausimus, kad išlaikytumėte suderinamumą su tikslais. Įtraukite suinteresuotąsias šalis į preliminarių išvadų peržiūrą ir veiksmingų rekomendacijų formavimą.
Saugokitės:
6. Dokumentuoti išvadas ir teikti rekomendacijas
Tai, kaip pateikiate savo išvadas, gali nustatyti, kiek efektyvus jūsų auditas paskatins pokyčius.
Surinkite rezultatus į struktūrizuotą ataskaitą, pabrėždami pagrindines įžvalgas ir susirūpinimą keliančias sritis. Pateikite aiškias, įgyvendinamas rekomendacijas, pagrįstas įrodymais. Suteikite pirmenybę rekomendacijoms pagal galimą jų poveikį ir įgyvendinamumą.
Saugokitės:
7. Įdiekite ir stebėkite pakeitimus
Audito vertė slypi jo gebėjime paskatinti tobulėjimą. Sukurkite planą, kaip įgyvendinti rekomenduojamus pakeitimus, paskirdami užduotis ir terminus. Stebėkite šių pokyčių poveikį laikui bėgant, kad įvertintumėte efektyvumą. Suplanuokite tolesnius auditus, kad užtikrintumėte tvarų laikymąsi ir pažangą.
Saugokitės:
8. Įvertinti ir tobulinti audito procesą
Kiekvienas auditas yra galimybė patobulinti savo požiūrį į kitą. Atlikite peržiūrą po audito, kad nustatytumėte išmoktas pamokas ir sritis, kurias reikia tobulinti. Atsižvelgdami į atsiliepimus atnaujinkite audito procesus, šablonus ar įrankius. Pripažinkite ir švęskite sėkmę, kad paskatintumėte būsimus auditus.
Saugokitės:
Atlikdami šiuos veiksmus ir žinodami apie galimas problemas, galite sukurti audito programą, kuri ne tik užtikrina atitiktį, bet ir skatina reikšmingus organizacinius patobulinimus.
Norint vykdyti sėkmingą audito programą, reikia daugiau nei tik gero planavimo – tam reikia įrankio, kuris padėtų įveikti įprastas anksčiau aptartas problemas. Galingas užduočių valdymo sprendimas gali padėti organizuoti darbo eigą ir užtikrinti, kad niekas nepraslystų.
Toliau pateikta demonstracinė lenta yra puikus pavyzdys, kaip audito komanda sukūrė struktūrizuotą darbo erdvę, kad galėtų sklandžiai įveikti kiekvieną audito programos etapą.
Patikrinkite, kaip ši komanda vykdo savo audito programą
Atidžiau pažvelkite į tai, kaip ši audito komanda sukūrė savo darbo erdvę, kad būtų galima atlikti kiekvieną audito proceso etapą. Nuo pirminių susitikimų vedimo Iniciacijos fazė patvirtinti atitiktį Lauko darbų etapas ir suvynioti į Galutinė peržiūra, ši lenta užtikrina, kad kiekvienas žingsnis būtų kruopščiai suplanuotas, sekamas ir vykdomas.
Ši virtuali darbo vieta leidžia komandai vienoje vietoje nustatyti užduočių prioritetus, efektyviai bendrauti ir sekti pažangą. Išsiaiškinkime, kaip ši komanda naudoja savo valdybą, siekdama užtikrinti, kad jų audito programa būtų tinkama.
Užduočių pridėjimas yra nesudėtingas ir užtikrina, kad nė vienas audito proceso veiksmas nebus praleistas. Naudodami mygtuką „Pridėti naują užduotį“ kiekvieno stulpelio apačioje, komandos nariai gali greitai sukurti užduotis, pvz., vesti interviu su suinteresuotosiomis šalimis arba patvirtinti saugumo priemones. Tai užtikrina, kad veiksmo elementai bus užfiksuoti tada, kai jie atsiranda.
Galimybė tinkinti stulpelius užtikrina, kad darbo eiga prisitaikytų prie kintančių audito programos poreikių. Ši funkcija leidžia komandoms lengvai pervardyti stulpelius, pridėti naujų arba pertvarkyti esamus stulpelius.
Pavyzdžiui, užduočių perkėlimas iš „Lauko darbų etapo“ į „Analizė ir patvirtinimas“ užtikrina tinkamą užduočių eigą be painiavos. Galimybė slėpti arba ištrinti stulpelius padeda išardyti darbo vietą, todėl lenta bus sutelkta ir efektyvi. Šis tinkinimas leidžia komandoms išlaikyti dinamišką darbo eigą ir užtikrinti, kad jokia užduotis nebūtų praleista.
Vaidmenų valdymas užtikrina, kad komandos nariai būtų atskaitingi ir suprastų savo pareigas audito programoje. Ši funkcija leidžia priskirti tokius vaidmenis kaip valdybos administratorius, komandos narys arba lankytojas, atsižvelgiant į jų dalyvavimo lygį.
Pavyzdžiui, auditoriai, atsakingi už pagrindines užduotis, gali būti priskirti kaip komandos nariai, o išorinėms suinteresuotosioms šalims gali būti suteikta peržiūros prieiga kaip lankytojams. Ši sąranka skatina struktūrinį bendradarbiavimą, sumažina painiavą ir apsaugo slaptus projekto duomenis valdydama prieigą.
Užuot pasikliavę išsibarsčiusiais el. laiškais ar pokalbių pranešimais, lentoje integruota pokalbių funkcija užtikrina, kad visos su užduotimis susijusios diskusijos būtų pasiekiamos vienoje vietoje. Komandos nariai gali dalytis naujienomis, išsiaiškinti problemas ir palikti komentarus tiesiai lentoje, todėl visi gali būti informuoti ir nereikia ieškoti kelių komunikacijos kanalų. Šis metodas sumažina painiavą ir palaiko pokalbius susietus su atitinkamomis užduotimis, todėl bendradarbiavimas tampa sklandesnis ir produktyvesnis.
Plokštės priedų funkcija suteikia supaprastintą būdą valdyti ir bendrinti failus, susijusius su kiekviena užduotimi. Nesvarbu, ar tai audito gairės, įrodymų dokumentai ar suinteresuotųjų šalių ataskaitos, visus failus galima įkelti, sukurti arba susieti tiesiogiai lentoje.
Tai pašalina išorinių saugojimo sistemų poreikį ir užtikrina, kad komandos nariai gali nedelsdami pasiekti naujausius dokumentus. Turėdami viską vienoje vietoje, jūsų komanda gali sutelkti dėmesį į efektyvų užduočių atlikimą.
Paryškinimo lentos funkcija leidžia komandoms greitai nustatyti užduotis, į kurias reikia nedelsiant atkreipti dėmesį, remiantis įvairiais kriterijais, tokiais kaip priskirti vartotojai, užduočių būsena, terminai ir prioritetų lygiai. Taip užtikrinama, kad didelio prioriteto auditas, pradelstos prekės ar konkrečiomis etiketėmis pažymėtos užduotys būtų lengvai pastebimos.
Naudodamos šį filtrą komandos gali supaprastinti savo dėmesį, spręsti neatidėliotinas užduotis ir išvengti terminų praleidimo; kad visa audito programa būtų tinkamai vykdoma ir gerai koordinuojama.
Veiksmingam auditui reikalinga valdyba, kuri prisitaikytų prie besikeičiančių poreikių. Plokštės nustatymai leidžia valdyti prieigą naudojant privatumo parinktis, užtikrinant, kad tik tinkami žmonės matytų slaptą audito proceso informaciją. Galite nustatyti WIP (vykdomo darbo) apribojimus, kad valdytumėte komandos darbo krūvį ir išvengtumėte kliūčių.
Automatinio numeravimo užduotys užtikrina nuoseklų stebėjimą, o žymos padeda organizuoti užduotis skyriuose, etapuose ar kategorijose. Be to, lentos apžvalga pateikia realiojo laiko įžvalgas apie audito programos būseną, todėl lengva nustatyti atliktas, laukiančias arba vėluojančias užduotis.
Naudodami eksportavimo ir archyvavimo parinktis galite kurti atsargines užduočių kopijas arba pristabdyti užduotis, o audito darbo eiga bus sutvarkyta ir parengta ateičiai.
Valdant audito programą, užduočių suskaidymas yra raktas į tai, kad nebūtų pamiršta jokių svarbių detalių. Ši demonstracinė lenta parodo, kaip kiekviena užduotis yra padalinta į įgyvendinamus, stebimus veiksmus, kad būtų aiškesnis ir bendradarbiaujama.
Štai kaip ši komanda efektyviai skirsto užduočių segmentus:
Užduotys suskirstytos į valdomus veiksmus, ši lenta parodo, kaip galima supaprastinti sudėtingus auditus, kad būtų lengviau sekti pažangą, nustatyti blokatorius ir užtikrinti, kad visi tikslai būtų sklandžiai pasiekti.
Gerai atlikta audito programa yra organizacijos atitikties, rizikos valdymo ir procesų optimizavimo pagrindas. Suskirstydami užduotis į valdomus veiksmus, užtikrindami tinkamą skirstymą į kategorijas ir skatindami aiškų komandos bendravimą, sukuriate darbo eigą, kuri yra struktūrizuota, tačiau pakankamai lanksti, kad galėtumėte susidoroti su netikėtais iššūkiais.
Tinkamas planavimas ir vykdymas padės laikytis galutinių terminų, pagerinti bendradarbiavimą ir galiausiai užtikrintai pasiekti audito sėkmės.
Jūsų darbo vieta turėtų tikti jums, o ne atvirkščiai. Tinkinimo parinktys leidžia pritaikyti viską nuo fono spalvų iki pranešimų ir lentos įrankių, padedančių išlikti tvarkingiems ir produktyviems.
Norėdami pradėti personalizuoti savo darbo sritį, turėsite pasiekti savo paskyros nuostatų nustatymus. Štai kaip:
Šie nustatymai leidžia sukurti patirtį, atitinkančią jūsų unikalų darbo stilių. Dabar, kai žinote, kaip pasiekti nustatymus, leiskite mums žingsnis po žingsnio paaiškinti, kaip galite naudoti kiekvieną tinkinimo parinktį.
Parinktys paprastai skirstomos į tris pagrindines kategorijas: Generolas, Pranešimai, ir Lenta. Kiekviename skyriuje pateikiamos paprastos parinktys, skirtos pagerinti darbo eigą ir optimizuoti patirtį.
Atidžiau pažvelkite, kaip veikia šie nustatymai:
Privalumai:
Pritaikius vizualinius darbo vietos aspektus, ji tampa intuityvesnė ir mažiau netvarkinga, todėl galite susikaupti.
Privalumai:
Naudodami lanksčius pranešimus galite būti informuoti apie tai, kas svarbiausia, nesibombarduodami dėl nereikalingų atnaujinimų.
Dėl šių nustatymų lentos puikiai tinka minčių šturmui, planavimui ar projektavimui, užtikrinant, kad jūsų darbas atrodytų puikiai ir būtų tvarkingas.
Nesvarbu, ar tai būtų vaizdinių elementų koregavimas, pranešimų pritaikymas ar kūrybinių įrankių supaprastinimas, šios parinktys skirtos padidinti produktyvumą ir sutvarkyti darbo aplinką. Skirdami keletą akimirkų savo nustatymų suasmeninimui, kiekvieną dieną galėsite mėgautis veiksmingesne ir malonesne patirtimi.
Efektyvus projektų valdymas yra sėkmingų rezultatų pagrindas. Nesvarbu, ar kuriate svetainę, pristatote produktą, ar koordinuojate sudėtingas kūrimo pastangas, struktūrizuotas požiūris užtikrina, kad visos užduotys būtų suderintos, laikomasi terminų ir suinteresuotosios šalys būtų informuotos.
Šiame vadove aprašomi svarbiausi projektų valdymo žingsniai, pateikiamos veiksmingos strategijos, kaip supaprastinti darbo eigą, skatinti bendradarbiavimą ir stebėti pažangą.
Perpratę pagrindus, pamatysite, kaip vaizdinė priemonė gali padėti įgyvendinti šiuos principus ir padėti jūsų komandai išlikti susitelkusiai ir produktyviai.
Tvirta projektų valdymo darbo eiga užtikrina, kad užduotys būtų atliekamos efektyviai, būtų laikomasi terminų ir sklandžiai bendradarbiautų komanda.
Čia pateikiami pagrindiniai žingsniai, kaip sukurti patikimą projektų valdymo procesą:
Kiekvienas sėkmingas projektas prasideda nuo aiškių, gerai apibrėžtų tikslų. Supratimas, ko siekiate, padeda komandai susitelkti ir suderinti visą projekto gyvavimo ciklą.
Pagrindiniai veiksmai:
Išsamus projekto planas – tai veiksmų planas, kuriame nurodomos užduotys, terminai ir priklausomybės. Jis užtikrina, kad kiekvienas komandos narys suprastų savo vaidmenį ir atsakomybę.
Pagrindiniai veiksmai:
Apibrėžus vaidmenis užtikrinama atskaitomybė ir išvengiama painiavos dėl to, kas atsakingas už kiekvieną užduotį. Gali būti naudinga RACI matrica (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).
Pagrindiniai veiksmai:
Projektą suskirsčius į mažesnes, lengvai valdomas užduotis, užtikrinama, kad nė vienas darbo aspektas nebus pamirštas. Prioritetų nustatymas padeda sutelkti komandos pastangas į tai, kas svarbiausia.
Pagrindiniai veiksmai:
Atviras ir skaidrus bendravimas yra labai svarbus veiksmingam projekto valdymui. Jis padeda komandoms išlaikyti pusiausvyrą, spręsti konfliktus ir užtikrinti, kad pažanga vyktų pagal planą.
Pagrindiniai veiksmai:
Projekto eigos stebėjimas padeda nustatyti galimą riziką ir kliūtis, kol jos dar neišsiplėtė. Reguliari stebėsena leidžia koreguoti projekto eigą.
Pagrindiniai veiksmai:
Baigę projektą, įvertinkite jo sėkmę, vertindami rezultatus pagal pradinius tikslus. Išmoktos patirties dokumentavimas padeda tobulinti būsimą darbo eigą.
Pagrindiniai veiksmai:
Nors svarbiausia yra įvaldyti pagrindinius projektų valdymo etapus, norint juos veiksmingai įgyvendinti, reikia tinkamų įrankių. Patikima užduočių valdymo sistema gali užpildyti atotrūkį tarp teorijos ir vykdymo, užtikrindama, kad projektai būtų ne tik gerai organizuoti, bet ir įgyvendinami.
Tinkamas įrankis supaprastina užduočių delegavimą, prioritetų nustatymą ir bendradarbiavimą, todėl jūsų komanda gali susitelkti ir laiku pasiekti rezultatų.
Išnagrinėkite, kaip veikia ši demonstracinė projektų valdymo lenta
Toliau pateiktoje demonstracinėje lentoje parodytas efektyvaus projektų valdymo darbo eigos pavyzdys. Šioje lentoje vizualiai pavaizduotos užduotys, atliekamos tokiais etapais, kaip „Projekto strategija”, „Projekto projektavimas”, „Kūrimas” ir „Testavimas”, kad niekas nepraeitų pro šalį.
Centralizuodama informaciją, iš karto stebėdama pažangą ir nustatydama kliūtis, ši darbo erdvė suteikia aiškią ir praktiškai pritaikomą projekto apžvalgą.
Dabar giliau susipažinkime su šia demonstracine lenta ir supraskime, kaip kiekvienas skyrius veikia kartu, kad būtų sukurta patikima projektų valdymo sistema, skirta sėkmei.
Išnagrinėkite, kaip veikia ši demonstracinė projektų valdymo lenta
Aukščiau esančiame paveikslėlyje matote, kaip ši komanda organizuoja savo darbo eigą naudodama lentą, kuri supaprastina projektų valdymą. Ji sukurta taip, kad būtų galima tvarkyti kiekvieną proceso etapą.
Atidžiau pažvelkime į šios komandos valdybą, kad suprastume, kaip kiekviena funkcija prisideda prie veiksmingos projektų valdymo sistemos kūrimo.Štai kaip visa tai susijungia.
Kiekvienas projektas prasideda nuo užduočių sąrašo, o šioje lentoje jas įtraukti labai paprasta. Spustelėję mygtuką ” Pridėti naują užduotį ” (paryškintą kairiajame apatiniame lentos kampe), galite sukurti naują kortelę. Kiekviena kortelė reiškia konkrečią užduotį, pavyzdžiui, „Svetainės dizainas” arba „Produkto puslapio kūrimas”. Taip užtikrinama, kad jūsų darbo eiga išliktų aiški ir niekas neliktų užmarštyje.
Reikia pakoreguoti lentos nustatymus? Galite lengvai pervadinti stulpelius, pridėti naujų arba perkelti esamus, kad jie atitiktų jūsų darbo eigą. Norėdami pasiekti šias parinktis, tiesiog spustelėkite bet kurio stulpelio viršuje esantį stulpelio meniu (trys taškai). Pavyzdžiui, jei atsiranda naujas projekto etapas, galite pridėti stulpelį, pavyzdžiui, „Testavimas”, nesutrikdydami esamų užduočių.
Veiksmingas bendradarbiavimas prasideda nuo tinkamų vaidmenų. Naudodamiesi meniu ” Komandos nariai ” įtraukite arba pašalinkite narius iš valdybos. Kiekvieną asmenį galima priskirti administratoriui, nariui arba lankytojui, atsižvelgiant į jo pareigas. Pavyzdžiui, projekto vadovams priskirkite „Admin” teises, o klientams suteikite „Lankytojo” teises, kad jie galėtų peržiūrėti pažangą.
Naudodamiesi pokalbių su valdyba funkcija palaikykite su valdyba susijusias diskusijas. Tai leidžia jūsų komandai vienoje centrinėje vietoje dalytis naujienomis, užduoti klausimus ar spręsti problemas. Pavyzdžiui, dizaineris gali pasidalyti atsiliepimais apie užduotį „Logotipo dizainas” tiesiogiai pokalbyje, kad visi būtų tame pačiame puslapyje.
Kiekviename projekte reikia nemažai dokumentacijos, o ši lenta ją puikiai tvarko. Skyriuje „Priedai” galite įkelti failus, susieti „Google” dokumentus arba net kurti naujus dokumentus tiesiai iš lentos. Pavyzdžiui, prisekite stiliaus vadovus arba kliento santraukas, kad komanda galėtų susipažinti su visa reikiama medžiaga.
Pirmenybę teikite tam, kas svarbu, naudodami funkciją ” Highlight”. Taip galite filtruoti užduotis pagal terminus, prioriteto lygius, žymes ar konkrečias užduotis. Šiuos filtrus taip pat galite derinti, kad surastumėte užduotis.
Pavyzdžiui, galite paryškinti konkrečiam komandos nariui priskirtas užduotis, pažymėtas žyma „maketai „, ir jų būseną „Paruošta„. Taip sutaupysite daug rankinio darbo ieškodami to, ko ieškote.
Nustatymų meniu yra ta vieta, kur ši komanda tiksliai sureguliuoja savo lentą, kad ji būtų maksimaliai efektyvi. Spustelėjus krumpliaračio piktogramą viršutiniame dešiniajame kampe, rodomi keturi skirtukai: Apžvalga, Nustatymai, Stulpeliai ir Žymos. Kiekvienas skirtukas atlieka tam tikrą vaidmenį optimizuojant darbo eigą. Suskirstykime juos:
Pateikiama trumpas lentos pažangos vaizdas, jos paskirties aprašymas, užduočių eksportavimo „Excel” formatu parinktys ir galimybė archyvuoti užbaigtas lentas, kad būtų galima su jomis susipažinti ateityje.
Valdykite lentos privatumą ir prieigos leidimus, kad galėtumėte pasirinkti, ar norite turėti prieigą tik komandai, organizacijai ar viešai dalytis per nuorodą. Ji taip pat valdo redagavimo leidimus, kad būtų išlaikytas darbo eigos vientisumas.
Leidžia pritaikyti lentos struktūrą pridedant, pervadinant arba keičiant stulpelių eiliškumą. Tai padeda suderinti darbo eigą su konkrečiais komandos projekto reikalavimais.
Palengvina užduočių skirstymą į kategorijas kuriant, tvarkant ir taikant žymas. Žymos palengvina užduočių filtravimą pagal prioritetą, tipą ar kitas pasirinktines etiketes, pagerina užduočių organizavimą ir paiešką.
Dabar panagrinėkime, kaip komanda naudoja šias užduočių korteles, kad visą projekto valdymo procesą suskirstytų į lengvai valdomus etapus. Parodysime, kaip galite naudoti šią funkciją, kad kiekvieną užduotį suskaidytumėte į įgyvendinamą elementą.
Užduočių kortelės yra centrinis centras, kuriame jūs ir jūsų komanda galite fiksuoti ir tvarkyti visą užduočiai atlikti reikalingą informaciją. Štai kaip jas efektyviai naudoti:
Pradėkite nuo aiškaus užduoties tikslų ir reikiamų veiksmų apibrėžimo. Pavyzdžiui, atlikdami pradinio puslapio dizaino užduotį, apibrėžkite išdėstymo ir turinio reikalavimus.
Atnaujinkite užduoties pažangą pažymėdami ją kaip „Vykdoma”, „Reikia peržiūrėti” arba „Užbaigta”, kad visi būtų informuoti apie jos būseną.
Kiekvienai užduočiai priskirkite konkrečią terminą, kad užtikrintumėte, jog terminų bus laikomasi ir niekas nebus atidėta.
Sudėtingas užduotis išskaidykite į mažesnius, lengvai valdomus etapus. Pavyzdžiui, „Sukurti pagrindinio puslapio turinį” gali apimti tokias subužduotis kaip kopijos rašymas, paveikslėlių parinkimas ir maketo kūrimas.
Naudokite žymes užduotims suskirstyti į kategorijas. Galite nustatyti prioritetus pagal skubumą arba grupuoti užduotis pagal temas, pavyzdžiui, „Dizainas”, „Kūrimas” arba „Testavimas”.
Laikykite visus projekto išteklius tvarkingus pridėdami failus tiesiai prie užduoties kortelės. Įkelkite dizaino maketus, ataskaitas ar PDF dokumentus, kurkite naujus „Google” dokumentus ar „Kerika Canvases” arba siųskite nuorodas į išorinius išteklius – viskas vienoje vietoje. Taip užtikrinsite, kad jūsų komanda galėtų greitai pasiekti viską, ko reikia, negaišdama laiko elektroninių laiškų ar aplankų paieškoms.
Naudokite skirtuką „Pokalbiai”, kad visos diskusijos būtų susietos su konkrečiomis užduotimis, taip užtikrinant, kad bendravimas būtų aiškus ir lengvai stebimas.
Kiekvieną užduotį priskirkite konkretiems komandos nariams, kad būtų aišku, kas už ką atsakingas. Taip padidinsite atskaitomybę ir užtikrinsite, kad užduotys būtų vykdomos efektyviai.
Pirmenybės nustatymas užduotims yra labai svarbus, kad projektas vyktų sklandžiai, o naudojant funkciją ” Nustatyti prioritetus” tai padaryti galima be vargo. Kiekvienai užduočiai galite priskirti vieną iš trijų lygių:
Naudodamiesi šiomis funkcijomis, užduočių kortelės padeda komandai palaikyti tvarką, sklandžiai bendradarbiauti ir užtikrinti, kad nebūtų praleista nė viena svarbi detalė. Atlikus šiuos veiksmus, projekto valdymas tampa lengvesnis ir efektyvesnis.
Pradėti dirbti su „Kerika” yra greita, paprasta ir sudaro sąlygas sklandžiai organizuoti projekto darbo eigą. Štai kaip galite susikurti paskyrą ir pradėti darbą tinkama linkme:
„Kerika” palaiko 38 kalbas, todėl jūs ir jūsų komanda galite dirbti ta kalba, kuri jums patogiausia, ir taip sukurti išties įtraukiančią patirtį.
Užsiregistravę galite susikurti pirmąją lentą ir įgyvendinti projektų valdymo darbo eigą. Štai kaip:
Dabar turite visiškai funkcionalią, vizualią darbo erdvę, paruoštą padėti stebėti pažangą, valdyti užduotis ir skatinti bendradarbiavimą komandoje.
Projektų valdymo meistriškumas – tai ne tik užduočių atlikimas, bet ir sistemos, kuri padeda komandai išlaikyti tą patį požiūrį, skatina bendradarbiavimą ir užtikrina, kad kiekvienas etapas būtų įgyvendintas, sukūrimas. Turėdami išsamią darbo eigą ir tinkamus įrankius, galite išlikti organizuoti, produktyvūs ir sutelkti dėmesį į tikslų siekimą.
Šioje lentoje parodyta, kaip kiekvieną projekto aspektą galima suskirstyti į įgyvendinamus veiksmus. Nustatydami užduočių prioritetus, stebėdami pažangą ir naudodami tokias funkcijas kaip užduočių kortelės detalėms tvarkyti, užtikrinsite, kad niekas nebus pamiršta.Kerika – tai ne tik įrankis, bet ir sistema, padedanti racionalizuoti komandinį darbą, išlaikyti atskaitomybę ir įgyvendinti projekto viziją. Ar esate pasirengę žengti kitą žingsnį? Pradėkite kurti valdybą, organizuoti užduotis ir stebėkite, kaip sėkmingai įgyvendinami projektai su „Kerika”!
Jūsų darbo vieta turi dirbti jums, o ne atvirkščiai. Pritaikymo parinktys leidžia pritaikyti viską – nuo fono spalvų iki pranešimų ir lentos įrankių – ir taip padėti jums išlikti organizuotiems ir produktyviems.
Norėdami pradėti asmeniškai pritaikyti savo darbo vietą, turite pasiekti paskyros nustatymus. Štai kaip:
Šie nustatymai leidžia sukurti unikalų darbo stilių atitinkančią patirtį. Dabar, kai jau žinote, kaip pasiekti nustatymus, pateiksime jums nurodymus, kaip žingsnis po žingsnio naudoti kiekvieną pritaikymo parinktį.
Pirmenybės paprastai skirstomos į tris pagrindines kategorijas: Bendrosios, Pranešimai ir Baltoji lenta. Kiekviename skirsnyje pateikiamos paprastos parinktys, skirtos pagerinti darbo eigą ir optimizuoti patirtį.
Toliau pateikiame išsamesnę informaciją apie šių nustatymų veikimą:
Privalumai:
Pritaikius vizualinius darbo vietos aspektus, ji tampa intuityvesnė ir mažiau užgriozdinta, o tai padeda susikaupti.
Privalumai:
Naudodamiesi lanksčiais pranešimais galite būti informuoti apie tai, kas svarbiausia, ir nebūti užversti nereikalingais atnaujinimais.
Dėl šių nustatymų lentos puikiai tinka smegenų šturmui, planavimui ar projektavimui, todėl jūsų darbas atrodo puikiai ir išlieka organizuotas.
Nesvarbu, ar tai būtų vizualinių elementų koregavimas, pranešimų pritaikymas, ar kūrybinių įrankių racionalizavimas, šios parinktys sukurtos siekiant padidinti jūsų produktyvumą ir palaikyti organizuotą darbo aplinką. Skirdami keletą akimirkų savo nustatymams pritaikyti, galite kasdien dirbti efektyviau ir maloniau.
„Kerika” – tai projektų valdymo ir bendradarbiavimo programinė įranga, skirta padėti komandoms efektyviau dirbti kartu. Joje siūlomi įvairūs įrankiai užduotims, projektams ir darbo srautams valdyti, ypač paskirstytoms komandoms. Pagrindinės „Kerika” funkcijos:
„Kerika” ypač populiari tarp komandų, kurioms reikia aukšto lygio bendradarbiavimo ir skaidrumo, pavyzdžiui, nuotolinių komandų, konsultantų ir organizacijų, turinčių sudėtingą darbo eigą. Dėl patogios vartotojo sąsajos ir dėmesio vizualiam projektų valdymui ji yra universalus įrankis įvairioms pramonės šakoms.
Pastaba: dalis apie integraciją su „Slack” nėra teisinga. Bent jau kol kas ne.
„Kerika” – tai projektų valdymo ir bendradarbiavimo programinė įranga, skirta padėti komandoms efektyviau dirbti kartu. Joje siūlomi įvairūs įrankiai užduotims, projektams ir darbo srautams valdyti, ypač paskirstytoms komandoms. Pagrindinės „Kerika” funkcijos:
„Kerika” ypač populiari tarp komandų, kurioms reikia aukšto lygio bendradarbiavimo ir skaidrumo, pavyzdžiui, nuotolinių komandų, konsultantų ir organizacijų, turinčių sudėtingą darbo eigą. Dėl patogios vartotojo sąsajos ir dėmesio vizualiam projektų valdymui ji yra universalus įrankis įvairioms pramonės šakoms.
Pastaba: dalis apie integraciją su „Slack” nėra teisinga. Bent jau kol kas ne.
Pastebėjome Kinijos nepageidaujamų laiškų siuntėjų bandymus pasinaudoti „Kerika”, todėl imamės tam tikrų priemonių, kad sumažintume šią problemą. Anksčiau šiuos šiukšlintojus blokuodavome po vieną, bet tai, žinoma, užima daug laiko, ypač kai keli iš jų bando tą patį triuką – siunčia dešimtis ar šimtus kvietimų žmonėms prisijungti prie jų „Kerika” lentų.
Šie nepageidaujamų laiškų siuntėjai naudoja VPN, kad atrodytų tarsi iš kitų šalių, tačiau jie naudojo „Kerika”: visi jų išsiųsti komandos kvietimai buvo siunčiami į tą pačią paskirties vietą: qq.com, kuri yra pagrindinis Kinijos interneto portalas, valdomas „Tencent”, visų pirma žinomas dėl greitųjų žinučių paslaugos QQ.
Nors palaikome kinų kalbą, Kinijoje neturime jokių teisėtų naudotojų, nes Kinija blokuoja „Google” ir daugelį kitų paslaugų. Tai reiškia, kad niekada nebus teisėto reikalo į „Kerikos” lentą įtraukti žmones iš qq.com domeno.
Įvedame paprastą blokavimą: sudarysime juodąjį domenų, įskaitant qq.com, sąrašą, kuriame sistema neleis jums pridėti komandos narių. Tai padės atkirsti Kinijos nepageidaujamų laiškų siuntėjus, kurie taikosi į kitus žmones iš Kinijos.
Jau seniai naujiems naudotojams siūlome 30 dienų nemokamą bandomąjį laikotarpį, tačiau jau seniai pastebėjome, kad žmonėms tikrai nereikia visų 4 savaičių, kad apsispręstų, ar „Kerika” yra tai, ko jie ieško, ar ne.
Tiesą sakant, bandomojo laikotarpio trūkumas yra tas, kad žmonės linkę pamiršti, kad jie dalyvauja nemokamame bandomajame laikotarpyje, kol nepradeda gauti priminimų, kad bandomasis laikotarpis netrukus baigsis!
Praktiškesnis ir pramonėje įprastas būdas – nuo šiol siūlyti 14 dienų nemokamą bandomąją versiją. Tai turėtų suteikti pakankamai laiko apsispręsti, ar „Kerika” yra geriausias būdas jūsų nuotolinei komandai nuveikti daugiau!