Arkib Kategori: Kanban dan Lean

Catatan yang belum dikategorikan

Cara menganjurkan mesyuarat lembaga menggunakan templat Board Pack Kerika

Kanban dan Lean
Skrinshot templat Kerik Board Pack yang menunjukkan aliran kerja papan Kanban untuk mengatur mesyuarat papan, termasuk tugas penyediaan, semakan dan pengedaran.

Klik imej di atas untuk membuka templat dalam tab baru.

Mengatur mesyuarat lembaga boleh kelihatan seperti cabaran logistik yang besar, terutamanya apabila anda berhadapan dengan beban pentadbiran pengurusan. Bagi pemimpin organisasi komersial dan bukan untung, sering kali pakej mesyuarat lembaga itulah yang menjadi halangan sebenar. 

Satu set laporan, agenda dan penyata kewangan yang kompleks yang perlu anda edarkan dan kemas kini secara masa nyata. Tetapi jangan risau, panduan ini ada untuk membantu! Jika anda tertanya-tanya bagaimana untuk menyediakan pakej mesyuarat lembaga dengan cepat dan mudah, inilah templat tepat yang anda perlukan. Kami telah mereka bentuk templat ini untuk mempermudah proses penyediaan bahan mesyuarat lembaga yang kompleks. Ia menyediakan persekitaran kerja yang jelas dan teratur untuk seluruh pasukan anda, sama ada mereka berada di hujung koridor atau di seberang dunia.

Adakah anda bersedia untuk menuntut kembali masa dan produktiviti anda? Jom mula!

1. Siapa yang boleh menggunakannya

Templat ini telah dihasilkan untuk menyokong sekumpulan pakar yang pelbagai yang bertanggungjawab terhadap pengurusan peringkat tinggi:

  • Setiausaha korporat dan pakar pentadbiran: mereka mengurus logistik dan penyediaan akhir bahan untuk lembaga pengarah.
  • Pasukan kepimpinan eksekutif (ketua pegawai eksekutif dan ketua pegawai kewangan): pemimpin yang perlu menyediakan maklumat strategik dan kewangan peringkat tinggi tepat pada masanya.
  • Pengerusi jawatankuasa: khususnya mereka yang mengetuai Jawatankuasa Audit, Jawatankuasa Risiko, Jawatankuasa Tadbir Urus atau Jawatankuasa Imbuhan, dan yang dikehendaki mengemukakan laporan khas.
  • Pasukan teragih: pakar yang bekerja merentasi pelbagai zon waktu yang memerlukan satu sumber kebenaran tunggal untuk kerjasama tanpa kehilangan jejak versi dokumen.

2. Apa yang disertakan

Templat Board Pack menyediakan asas permulaan yang komprehensif dengan susun atur visual yang telah dikonfigurasikan:

  • Aliran kerja empat lajur: ia menjejaki kemajuan anda dalam lajur Persiapan, Semakan dan Kelulusan, Pengedaran Akhir, dan Selesai.
  • Dokumen papan biasa: tab yang telah ditetapkan termasuk agenda dan jadual mesyuarat, laporan ketua pegawai eksekutif dan kemas kini strategik, serta laporan dan analisis kewangan.
  • Laporan Jawatankuasa: Kad yang telah ditetapkan untuk Laporan Jawatankuasa Audit, Laporan Jawatankuasa Risiko dan Pematuhan, Laporan Jawatankuasa Tadbir Urus dan Pencalonan serta Laporan Jawatankuasa Imbuhan kini sudah sedia.
  • Kad kawalan kualiti: Untuk memastikan ketepatan, templat ini merangkumi kad untuk semakan kualiti pakej jawatankuasa dan semakan fakta, serta untuk penceramah dan pengerusi jawatankuasa.

3. Bila anda perlu menggunakannya

Ruang kerja ini menyediakan nilai paling tinggi dalam persekitaran berisiko tinggi di mana organisasi dan keselamatan adalah yang terpenting:

  • Mesyuarat Lembaga Suku Tahun: Gunakan templat ini apabila anda memerlukan proses suku tahun yang boleh diulang dan boleh dipercayai untuk mengekalkan kitaran kerja lembaga yang berterusan.
  • Penyelarasan lembaga jauh: Ini adalah penyelesaian sempurna apabila pengarah dan kakitangan anda tersebar di pelbagai lokasi. Kerika secara automatik menyesuaikan diri dengan perubahan zon waktu supaya semua orang selaras.
  • Keselamatan dokumen peringkat tinggi: Gunakan ini apabila jabatan IT anda memerlukan kawalan akses yang ketat. Kerika adalah satu-satunya alat pengurusan tugas yang sepenuhnya memberi anda hak milik ke atas fail anda dengan menyimpan dokumen dalam akaun Google Drive, OneDrive atau Box anda sendiri.

4. Cara menggunakan

Adalah mudah untuk mengurus penyediaan papan anda dengan langkah-langkah ini:

  1. Kad “BACA SAYA”: Di bahagian atas setiap lajur, anda akan menemui kad “BACA SAYA”. Sentiasa periksa ia terlebih dahulu. Kad-kad ini mengandungi peraturan khas mengenai kriteria yang mesti dipenuhi sebelum menambah atau memindahkan tugasan ke peringkat seterusnya.
  2. Peningkatan aliran kerja: alihkan kad tugasan dari peringkat penyediaan ke peringkat semakan dan kelulusan sebaik sahaja kandungan awal telah dihasilkan sepenuhnya. Ini memastikan pasukan semakan hanya melihat bahan yang sudah siap.
  3. SENARAI SEMAK Utama: Buka setiap tab dan pergi ke tab SENARAI SEMAK untuk menguruskan tugas-tugas kecil. Tandakan setiap satu secara berasingan untuk memastikan tiada butiran, seperti nombor atau tarikh tertentu, terlepas pandang.
  4. Tab Lampiran: Gunakan tab Lampiran untuk memuat naik laporan atau hamparan terus ke tab yang berkaitan. Fail-fail ini disimpan dalam storan awan selamat anda, dan Kerika memastikan ia dikongsi secara automatik dengan orang yang tepat.

Kesimpulan

Menggunakan templat Kerika Board Pack memastikan mesyuarat lembaga anda disokong oleh penyediaan yang profesional dan teratur. Kerana Kerika menyepadukan dengan lancar dengan Google Workspace dan Microsoft 365, kebenaran anda sudah diuruskan. Apabila anda menukar peranan pengguna dalam Kerika, akses mereka kepada fail dalam storan awan anda dikemas kini serta-merta.

Ahli pasukan diberikan kebenaran baca dan tulis yang diperlukan untuk mencipta pakej, manakala pengarah lembaga ditambah sebagai tetamu dengan kebenaran baca sahaja. Dengan beralih kepada papan visual, anda boleh menghapuskan kekusutan rantaian e-mel dan memastikan organisasi anda mengekalkan piawaian profesionalisme tertinggi.

Adakah anda memerlukan apa-apa lagi?

Jika anda tidak benar-benar memerlukan templat ini, hubungi kami di support@kerika.com dan kami akan mencipta versi tersuai untuk anda secara percuma!

Pembantu AI baharu untuk memulakan papan dan membuat templat

Kanban dan Lean, Kecerdasan Buatan, ,

Kami telah membuat penambahbaikan ketara pada AI Helper yang telah dikeluarkan sebelum ini untuk menjadikannya lebih berguna bagi sesiapa yang ingin memulakan Papan Tugas atau Templat baru.

Mencipta Lembaga Baru

Pembantu AI sentiasa tersedia apabila anda ingin memulakan Papan Tugas baru:

Tangkapan skrin yang menunjukkan dialog Mulakan Papan Baru, yang mengandungi butang baru CREATE WITH AI

Apa yang berbeza sekarang ialah apabila mengklik butang CREATE WITH AI, ia akan membuka panel Pembantu AI baharu di sebelah kanan tetingkap:

Tangkapan skrin yang menunjukkan halaman Kerika Home dengan dialog Pembantu AI terbuka dalam panel berasingan di tepi kanan skrin. Pembantu AI telah bertanya kepada pengguna akaun mana antara beberapa akaun yang diaksesnya yang ingin dia gunakan untuk mencipta papan baru.

Jika anda mempunyai akses kepada beberapa akaun — contohnya, jika anda bekerja dengan organisasi atau syarikat yang berbeza yang kesemuanya mempunyai akaun Kerika masing-masing — Pembantu AI akan terlebih dahulu bertanya akaun mana yang anda ingin gunakan untuk mencipta papan baru.

(Jika anda bekerja dalam satu akaun, yang benar bagi kebanyakan pengguna Kerika, Pembantu AI akan melangkau langkah ini.)

Imej skrin yang menunjukkan panel Pembantu AI bertanya jenis papan yang ingin dicipta oleh pengguna.

Pembantu AI menawarkan beberapa kawasan yang dicadangkan, seperti yang ditunjukkan di atas. Anda boleh memilih satu, atau hanya memberikan butiran lebih terperinci tentang jenis papan yang ingin anda cipta.

Dalam contoh di bawah, pengguna memilih kategori pertama yang dicadangkan: pengurusan projek dan penjejakan tugasan:

Tangkapan skrin menunjukkan Pembantu AI menawarkan cadangan untuk membantu pengguna menjelaskan apa yang patut menjadi tumpuan papan barunya.

Berbeza dengan versi pertama (eksperimental) Pembantu AI kami, versi baharu ini jauh lebih interaktif: ia memberikan cadangan dan arahan untuk membantu pengguna memikirkan apa yang perlu dilakukan oleh papan baharu itu, dan khususnya, jenis masalah pengurusan dan kerjasama yang sedang mereka hadapi.

Jika anda mempunyai sesuatu yang sangat khusus dalam fikiran, anda boleh melangkau urusan bolak-balik dengan Pembantu AI dan memberikan permintaan khusus, seperti contoh ini untuk sebuah papan yang mengandungi semua langkah yang diperlukan untuk memulakan perniagaan baru di Negeri Washington:

Imej skrin menunjukkan contoh permintaan pengguna yang sangat khusus.

Dengan permintaan yang cukup spesifik, Pembantu AI boleh dengan cepat mencadangkan papan yang akan memenuhi keperluan pengguna:

AI Helper menawarkan pratonton papan baru yang dicadangkan.

Pembantu AI tidak serta-merta mencipta papan baru; sebaliknya, ia terlebih dahulu menawarkan pratonton supaya pengguna dapat mengesahkan bahawa papan baru itu akan memenuhi keperluan mereka.

Jika pratonton kelihatan baik, pengguna boleh meminta Pembantu AI membuat papan baru (langkah ini mungkin mengambil sedikit masa):

Setelah papan baru dibuat, Pembantu AI memberikan pautan pantas kepadanya:

Imej skrin yang menunjukkan bahawa Pembantu AI telah mencipta papan baru.

Berikut papan baru yang dihasilkan oleh Pembantu AI: seperti yang anda dapat lihat, AI juga telah mencipta tag yang sesuai dan berguna, menugaskan kerja kepada pengguna (kerana pengguna tidak menyatakan apa-apa dalam permintaan mereka tentang bekerja dalam pasukan), malah menganggarkan berapa lama setiap tugasan mungkin mengambil masa dan menetapkan tarikh akhir yang sewajarnya.

Imej skrin yang menunjukkan papan baru yang dibuat oleh Pembantu AI
Klik untuk melihat imej yang lebih besar

Mencipta templat

Membuat templat berfungsi dengan cara yang sama: contohnya, pengguna boleh meminta templat dibuat menggunakan sumber rujukan yang sama ( Panduan Jabatan Hasil Negeri Washington untuk Memulakan Perniagaan).

Beginilah rupa keluaran ini:

Tangkapan skrin yang menunjukkan templat yang dibuat oleh Pembantu AI
Klik untuk melihat imej yang lebih besar

Mudah alih & Tablet

AI Helper juga tersedia pada telefon dan tablet; antara muka pengguna, sudah tentu, sedikit berbeza untuk menampung tangkapan skrin yang lebih terhad.

Sila cuba ini dan beritahu kami apa pendapat anda!