We hebben aanzienlijke verbeteringen aangebracht in de eerder uitgebrachte AI Helper om deze nuttiger te maken voor iedereen die een nieuw Taakbord of Sjabloon wil starten.
Nieuwe borden maken
De AI Helper is altijd beschikbaar als je een nieuw Taakbord wilt starten:
Wat nu anders is, is dat klikken op de CREATE WITH AI knop een nieuw AI Helper deelvenster opent aan de rechterkant van het venster:
Als je toegang hebt tot meerdere accounts, bijvoorbeeld als je met verschillende organisaties of bedrijven werkt die allemaal hun eigen Kerika account hebben, zal de AI Helper je eerst vragen in welk account je het nieuwe bord wilt aanmaken.
(Als je met één account werkt, wat geldt voor de overgrote meerderheid van de Kerika gebruikers, slaat de AI Helper deze stap over).
De AI Helper biedt enkele voorgestelde gebieden, zoals hierboven getoond. Je kunt er één kiezen of meer details geven over het soort bord dat je wilt maken.
In het onderstaande voorbeeld selecteert de gebruiker de eerste voorgestelde categorie: projectbeheer en het bijhouden van taken:
In tegenstelling tot onze eerste (experimentele) versie van een AI Helper, is de nieuwe versie veel interactiever: het biedt suggesties en aanwijzingen om de gebruiker te helpen nadenken over wat het nieuwe bestuur zou moeten doen, en in het bijzonder met welke beheer- en samenwerkingsproblemen ze op dit moment te maken hebben.
Als je iets heel specifieks in gedachten hebt, kun je het heen-en-weer geloop met de AI Helper overslaan en een specifiek verzoek indienen, zoals dit voorbeeld voor een bord met alle stappen die nodig zijn om een nieuw bedrijf te starten in de staat Washington:
Als het verzoek specifiek genoeg is, kan de AI Helper snel een bord voorstellen dat aan de behoeften van de gebruiker voldoet:
De AI Helper maakt niet meteen een nieuw bord aan, maar geeft eerst een voorbeeld zodat de gebruiker kan bevestigen dat het nieuwe bord aan zijn behoeften voldoet.
Als de preview er goed uitziet, kan de gebruiker de AI Helper vragen om het nieuwe bord te maken(deze stap kan even duren):
Zodra het nieuwe bord is aangemaakt, geeft de AI Helper er een snelle link naar:
Hier is het nieuwe bord dat is gemaakt door de AI Helper: zoals je kunt zien, heeft de AI ook passende en nuttige tags gemaakt, het werk toegewezen aan de gebruiker (aangezien de gebruiker in zijn verzoek niets had gezegd over werken met een team) en zelfs geschat hoe lang elke taak zou duren en dienovereenkomstig vervaldatums toegewezen.
Klik om een grotere afbeelding te zien
Sjablonen maken
Het maken van sjablonen werkt op precies dezelfde manier: de gebruiker had bijvoorbeeld kunnen vragen om een sjabloon te maken met dezelfde referentiebron (Washington State’s Department of Revenue Guide for Starting Businesses).
Zo ziet de uitvoer eruit:
Klik om een grotere afbeelding te zien
Mobiel & Tablet
De AI Helper is ook beschikbaar op telefoons en tablets; de gebruikersinterface is natuurlijk een beetje anders voor de beperktere schermafbeelding.
Probeer dit eens en laat ons weten wat je ervan vindt!
Als mensen Kerika gedurende lange tijd en voor verschillende doeleinden gebruiken, kunnen ze tientallen of meer Taakborden en Whiteboards in hun account krijgen.
Een gemakkelijke manier om je aandacht op de belangrijkste borden te houden is door de functie Favorieten te gebruiken: het beginscherm heeft aparte tabbladen voor Favorieten en Alle andere:
We hebben het nog makkelijker gemaakt met twee nieuwe filters:
Toon alleen actieve borden: dit betekent dat alleen borden worden getoond die niet in het Archief zitten of zijn verwijderd.
Toon alle typen borden: je kunt ervoor kiezen om alleen Taakborden, alleen Whiteboards of beide te zien.
De optie Kolommen verbergen (minimaliseren) is vooral handig als je veel kolommen in een tabel hebt en ze niet allemaal relevant zijn. Als je een actie naar een verborgen kolom wilt slepen, kun je je vinger een paar seconden op de verborgen kolom houden en de kolom wordt geopend, zodat je de actie kunt slepen.
Wist je dat je de kolommen op een taakkaart gemakkelijk kunt herschikken door een paar seconden op de kolomnaam te klikken? De kolom wordt dan ‘versleepbaar’, waardoor je hem gemakkelijk naar rechts of links kunt verplaatsen om hem op de kaart te verplaatsen.
Soms wil je een heel forum als gelezen markeren, bijvoorbeeld als je geen tijd hebt om alle wijzigingen die hebben plaatsgevonden te bekijken (en misschien kan het je ook niet schelen?).
Er is nu een gemakkelijke manier om dit te doen: klik vanaf je beginscherm in de Kerika app met de rechtermuisknop op een bordkaart en je vindt een nieuwe optie “Markeer alle taken als gelezen” in het dialoogvenster dat tevoorschijn komt:
Een succesvol auditprogramma vereist zorgvuldige planning, aandacht voor detail en een focus op samenwerking. Van het definiëren van de reikwijdte en doelstellingen tot het analyseren van gegevens en het doorvoeren van verbeteringen, essentiële stappen vormen het raamwerk van een effectieve audit. Deze stappen zorgen ervoor dat naleving wordt gehandhaafd, risico’s worden geïdentificeerd en processen worden verbeterd in lijn met de doelstellingen van de organisatie.
Maar de weg naar succes is niet zonder uitdagingen. Veelvoorkomende valkuilen zoals vage doelen, onvoldoende communicatie en ongeorganiseerde workflows kunnen zelfs de meest goedbedoelde beoordelingsprogramma’s doen ontsporen. Deze problemen kunnen leiden tot het verwaarlozen van details, het niet halen van deadlines en het missen van waardevolle informatie.
Gelukkig kun je met de juiste hulpmiddelen en strategieën deze uitdagingen het hoofd bieden. Deze gids biedt een stapsgewijs kader voor het uitvoeren van een effectief auditprogramma.
Om dit proces te illustreren, delen we praktijkvoorbeelden van goed georganiseerde workflows en tools om je te helpen de samenwerking te stroomlijnen, je werk te organiseren en revisies te beheren. Laten we aan de slag gaan!
Essentiële stappen voor een succesvol auditprogramma
Succesvolle auditprogramma’s ontstaan niet toevallig; ze zijn gebaseerd op strategische planning, zorgvuldige uitvoering en voortdurende evaluatie. Hier presenteren we een gedetailleerd stappenplan om je door de belangrijke stappen te leiden:
1. toepassingsgebied en doel verduidelijken
Begin met het vaststellen van het doel van je audit. Of het nu gaat om naleving van wet- en regelgeving, het identificeren van inefficiënte processen of het verifiëren van de financiële nauwkeurigheid, het verduidelijken van je doelstellingen geeft de richting aan voor het hele programma. Identificeer de afdelingen, processen en systemen die moeten worden gecontroleerd.
Definieer succescijfers en stel belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) vast. Audiboard.com’s opmerkelijke sleutelcijfers kunnen hier worden gevonden. Communiceer het doel aan belanghebbenden en stem verwachtingen op elkaar af.
Attentie:
Een onduidelijk doel kan leiden tot tijdverspilling, onvolledige resultaten of zelfs zinloze resultaten.
Gebrek aan duidelijke succescijfers en KPI’s.
2. Stel het juiste team samen
Een competent en coöperatief auditteam is essentieel voor nauwkeurige en bruikbare resultaten. Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe en zorg ervoor dat elk lid de nodige vaardigheden heeft voor zijn taak. Je kunt meer lezen over de belangrijkste verantwoordelijkheden van auditteamleden in het artikel van Validworth. Betrek zowel interne medewerkers als externe experts, afhankelijk van de complexiteit van de audit. Zorg voor training over auditprocedures, tools en rapportagenormen.
Attentie:
Slechte delegatie en onduidelijke rollen kunnen leiden tot verwarring, vertragingen en dubbel werk.
Teamleden zijn onvoldoende opgeleid of bekwaam.
3. Maak een uitgebreid plan
Een effectief plan dient als sjabloon voor het hele auditproces. Verdeel de audit in fasen: planning, uitvoering, analyse en rapportage. Stel realistische tijdschema’s op voor elke stap en zorg ervoor dat deadlines haalbaar zijn. Identificeer potentiële risico’s en uitdagingen en stel een noodplan op om deze aan te pakken.
Attentie:
Ineffectieve samenwerking en communicatie leidt tot misverstanden, slordig werk en verbroken relaties.
Onrealistische timing of onvoldoende risicobeoordeling.
4. gegevensverzameling en -analyse
De kwaliteit van een audit hangt af van de nauwkeurigheid en geldigheid van de verzamelde gegevens. Gebruik gestandaardiseerde instrumenten en methoden voor het verzamelen van gegevens, zoals enquêtes, interviews en systeemlogboeken. Controleer de betrouwbaarheid van informatiebronnen om fouten te minimaliseren. Analyseer de gegevens systematisch om patronen, afwijkingen of verbeterpunten te identificeren.
Attentie:
Onvolledige of onnauwkeurige gegevens kunnen de geldigheid van controlebevindingen ondermijnen.
Onvoldoende gegevensanalyse of -interpretatie.
5. Betrek belanghebbenden bij het hele proces.
Communiceer regelmatig met belanghebbenden om transparantie te garanderen en vertrouwen op te bouwen. Deel de voortgang bij mijlpalen en houd iedereen op de hoogte. Reageer snel op zorgen of vragen om op één lijn te blijven met de doelen. Betrek belanghebbenden bij het beoordelen van voorlopige bevindingen en het formuleren van uitvoerbare aanbevelingen.
Attentie:
Smalle perspectieven van belanghebbenden kunnen leiden tot wantrouwen en dissonantie.
Gebrek aan communicatie met en betrokkenheid van belanghebbenden.
6. resultaten documenteren en suggesties doen
De manier waarop je de resultaten presenteert, bepaalt de effectiviteit van de audit om verandering teweeg te brengen.
Bevindingen samenvatten in een gestructureerd rapport, met de nadruk op belangrijke punten en aandachtspunten. Duidelijke, bruikbare aanbevelingen doen op basis van bewijs. Prioriteit geven aan aanbevelingen op basis van potentiële impact en haalbaarheid.
Attentie:
Onvoldoende documentatie kan leiden tot controlebevindingen die context en duidelijkheid missen.
Ongepaste of onduidelijke aanbevelingen.
7. Veranderingen implementeren en controleren
De waarde van een audit ligt in de mogelijkheid om verbetering te stimuleren. Maak een plan om de aanbevolen veranderingen door te voeren en wijs taken en deadlines toe. Monitor de impact op de lange termijn om de effectiviteit van deze veranderingen te meten. Plan follow-up audits om naleving en voortdurende vooruitgang te garanderen.
Attentie:
Soms verhindert weerstand tegen verandering de implementatie van aanbevelingen.
Onvoldoende monitoring of evaluatie van verandering.
8. auditprocessen evalueren en verbeteren
Elke audit is een kans om je aanpak voor de volgende audit te verbeteren. Voer een post-audit review uit om geleerde lessen en verbeteringen te identificeren. Pas auditprocessen, sjablonen en tools aan op basis van feedback. Erken en vier successen om momentum te creëren voor toekomstige audits.
Attentie:
Gebrek aan voortdurende evaluatie en verbetering.
Gebrek aan documentatie en bewaring van geleerde lessen.
Door deze stappen te volgen, kunt u een auditprogramma opstellen dat potentiële problemen herkent en naleving waarborgt, en dat uw organisatie aanzienlijk verbetert.
Gebruik de juiste hulpmiddelen
Een succesvol auditprogramma vereist niet alleen een goed plan, maar ook de tools om de hierboven genoemde veelvoorkomende valkuilen te overwinnen. Een robuuste oplossing voor taakbeheer kan een grote bijdrage leveren aan het organiseren van je workflow en het voorkomen van lekken.
Het volgende demopaneel is een voorbeeld van hoe een beoordelingsteam gestructureerde werkruimten heeft gebouwd om hen te helpen reageren op elke fase van het beoordelingsprogramma.
Lees hoe dit auditteam hun werkruimte heeft ingericht voor elke fase van het auditproces. Dit panel zorgt ervoor dat elke fase zorgvuldig wordt gepland, bewaakt en uitgevoerd, vanaf de eerste vergadering in de beginfase, via de controle op naleving tijdens de veldwerkfase, tot de uiteindelijke voltooiing van de audit.
Met deze virtuele werkruimte kunnen teams op één plek taken prioriteren, effectief communiceren en de voortgang bewaken. Laten we eens kijken hoe dit team whiteboards gebruikt om hun auditprogramma op schema te houden.
Laten we dit controleprogramma eens nader bekijken
1. belangrijke actiestappen identificeren met gedetailleerde kaarten.
Het toevoegen van activiteiten is eenvoudig en helpt ervoor te zorgen dat je geen stappen mist in het auditproces. Met de knop ‘Nieuwe taak toevoegen’ onderaan elke kolom kunnen teamleden snel taken aanmaken, zoals het interviewen van belanghebbenden, het controleren van beveiligingsmaatregelen en meer. Dit zorgt ervoor dat actiepunten worden vastgelegd wanneer ze zich voordoen.
2. Flexibele aanpassing van de workflow met kolomacties
Met de functie voor het aanpassen van kolommen kan je workflow worden aangepast aan de veranderende behoeften van je auditprogramma. Met deze functie kunnen teams eenvoudig de naam van kolommen wijzigen, nieuwe kolommen toevoegen of bestaande kolommen reorganiseren.
Je kunt bijvoorbeeld een taak verplaatsen van ‘Veldwerkfase’ naar ‘Analyse en validatie’ om de juiste voortgang te garanderen zonder verwarring. De optie om kolommen te verbergen of te verwijderen helpt om de werkruimte overzichtelijker te maken en het bord gefocust en efficiënt te houden. Met deze aanpassingen kan je team een dynamische workflow handhaven en voorkomen dat taken verkeerd worden geordend.
3. Wijs rollen en rechten toe om de samenwerking te verbeteren
Rolbeheer zorgt ervoor dat teamleden verantwoording afleggen en hun verantwoordelijkheden binnen het auditprogramma begrijpen. Met deze functie kun je rollen toewijzen op basis van hun mate van betrokkenheid, zoals boardmanager, teamlid of bezoeker.
Zo kunnen bijvoorbeeld controleurs met kritieke taken worden toegewezen als teamleden, terwijl externe belanghebbenden toegankelijk zijn als bezoekers. Deze configuratie kan een gestructureerde samenwerking bevorderen, verwarring minimaliseren en gevoelige projectgegevens beschermen met toegangscontroles.
4. Breng communicatie samen met whiteboardchat
In plaats van te vertrouwen op verspreide e-mail- en chatberichten, geeft de chatfunctie die is geïntegreerd in het whiteboard je één plek om toegang te krijgen tot alle discussies met betrekking tot een taak. Teamleden kunnen de laatste informatie delen, problemen verduidelijken en direct op het whiteboard opmerkingen achterlaten. Deze aanpak vermindert verwarring en verbindt gesprekken met elkaars activiteiten, waardoor de samenwerking soepeler en productiever verloopt.
5. Gecentraliseerd bestandsbeheer voor naadloze toegang
De bijlagenfunctie van het Whiteboard biedt een handige manier om bestanden met betrekking tot elke activiteit te beheren en te delen. Auditrichtlijnen, ondersteunende documenten, rapporten van belanghebbenden en meer kunnen allemaal worden geüpload, aangemaakt en direct aan het whiteboard worden gekoppeld.
Hierdoor zijn er geen externe opslagsystemen meer nodig en hebben teamleden onmiddellijk toegang tot de meest recente documenten. Met alles gecentraliseerd op één plek kunnen teamleden zich concentreren op het efficiënt uitvoeren van hun werk.
6. belangrijke taken markeren en prioriteren
Met de markeerfunctie van het whiteboard kunnen teams snel taken identificeren die onmiddellijke aandacht nodig hebben op basis van verschillende criteria, zoals toegewezen gebruiker, taakstatus, vervaldatum, prioriteit en meer. Dit maakt het gemakkelijk om checkboxen met een hoge prioriteit, achterstallige items en taken met specifieke labels te identificeren.
Met deze filters kunnen teams hun focus optimaliseren, zich concentreren op de meest urgente taken, voorkomen dat achterstallige taken verlopen en het hele auditprogramma op schema en goed gecoördineerd houden.
7. De kaartinstellingen fijn afstellen voor optimale controle
Efficiënte audits vereisen een board dat zich kan aanpassen aan je veranderende behoeften. Met de instellingen op het prikbord kun je de toegang regelen met privacyopties en ervoor zorgen dat alleen de juiste mensen vertrouwelijke details van het auditproces kunnen zien. U kunt beperkingen voor onderhanden werk (WIP) instellen om de werklast van uw team te beheren en knelpunten te voorkomen.
Geautomatiseerde taaknummering zorgt voor consistente traceerbaarheid en tags helpen je taken te organiseren over afdelingen, fasen en categorieën heen. Daarnaast biedt het overzicht op de kaart realtime informatie over de status van je auditprogramma, waardoor het eenvoudig is om voltooide, in behandeling zijnde of verlopen activiteiten te identificeren.
Met de opties voor exporteren en archiveren kun je een back-up maken van je werk of het op pauze zetten, zodat je je auditworkflow kunt organiseren en je kunt voorbereiden op de toekomst.
Deel taken op in beheersbare stappen
Bij het beheren van een auditprogramma is taaksegmentatie essentieel om ervoor te zorgen dat belangrijke details niet over het hoofd worden gezien. Dit demoblad laat zien hoe je elke taak kunt opsplitsen in uitvoerbare, traceerbare stappen voor duidelijker, meer samenwerkend werk.
Hier willen we graag met je delen hoe het team taaksegmentatie effectief aanpakt:
Het tabblad Details voor taakbeschrijvingen Op het tabblad Details kunnen teams een uitgebreide taakbeschrijving, vereisten en hoofddoelen documenteren. Dit helpt alle deelnemers om de reikwijdte van het werk te begrijpen.
Taakstatussen instellen om de voortgang te controleren: Je kunt statussen toewijzen zoals Klaar,In uitvoering en Controleren om een duidelijk beeld te geven van de voortgang van een taak. Met bijgewerkte statussen kunnen teamleden eenvoudig de voltooiing controleren en knelpunten identificeren.
Tabblad Controlelijst voor subtaken: Complexere taken kunnen worden opgesplitst in kleinere, uitvoerbare subtaken met behulp van het tabblad Controlelijst. Elke subtaak kan worden afgevinkt wanneer deze is voltooid, zodat je team georganiseerd blijft en belangrijke stappen niet over het hoofd worden gezien.
Deadlines om op schema te blijven: Deadlines stellen helpt je om op schema te blijven. Door zichtbaar te maken dat een deadline nadert, kunnen teamleden hun werk prioriteren en voorkomen dat ze deadlines missen.
Categoriseren op tags: Je kunt activiteiten categoriseren en efficiënt filteren door relevante tags op te geven, zoals compliance audit,disaster recovery, enz. Met deze functie is het eenvoudig om gerelateerde activiteiten te identificeren en rationele workflows te implementeren.
Tabblad Chat voor activiteitspecifieke discussies: Het tabblad Chat beheert centraal alle conversaties met betrekking tot een taak. Teamleden kunnen samenwerken, updates geven, vragen stellen en samenwerken rechtstreeks vanuit het activiteitentabblad.
Taken toewijzen voor duidelijke verantwoording: Wijs taken toe aan specifieke teamleden om de verantwoording te verduidelijken. Elk lid begrijpt zijn verantwoordelijkheden en kan zich zonder verwarring op de toegewezen taken concentreren.
Tabblad Bijlagen om relevante bestanden te bewaren: Belangrijke documenten, referenties en bewijsmateriaal kunnen rechtstreeks aan taken worden gekoppeld via het tabblad Bijlagen. Op deze manier kunt u alles per taak beheren en uzelf het gedoe van zoeken in externe archiefsystemen besparen.
Dit blad laat je zien hoe je een complexe audit kunt vereenvoudigen door taken op te splitsen in beheersbare stappen, zodat je de voortgang kunt controleren, obstakels kunt identificeren en op koers kunt blijven om al je doelen te bereiken.
Conclusie Een effectief en schaalbaar auditprogramma opbouwen
Een goed uitgevoerd auditprogramma vormt de basis van de compliance, het risicobeheer en de procesoptimalisatie van een organisatie. Zorg voor een gestructureerde workflow door taken op te splitsen in beheersbare stappen, ze op de juiste manier te categoriseren en duidelijke communicatie tussen teams mogelijk te maken.
Een goede planning en uitvoering helpen je deadlines te halen, de samenwerking te verbeteren en uiteindelijk je audit tot een succes te maken.
Je werkruimte moet voor jou werken, niet andersom. Met de aanpassingsopties kun je alles aanpassen, van achtergrondkleuren tot meldingen en whiteboardtools, zodat je georganiseerd en productief blijft.
Om te beginnen met het aanpassen van je werkruimte, moet je naar de voorkeureninstellingen in je account gaan. Zo doe je dat:
Klik op het profielpictogram in de rechterbovenhoek van het scherm.
Selecteer Persoonlijke voorkeuren in het vervolgkeuzemenu.
Met deze instellingen kun je een ervaring creëren die past bij jouw manier van werken. Nu je weet hoe je de instellingen kunt openen, begeleiden we je stap voor stap bij het gebruik van elke aanpassingsoptie.
Hoe het werkt: voorkeuren aanpassen
Voorkeuren zijn meestal gegroepeerd in drie hoofdcategorieën: Algemeen, Meldingen en Blackboard. Elke sectie biedt eenvoudige opties om de workflow te verbeteren en de ervaring te optimaliseren.
Hier wordt uitgelegd hoe deze instellingen werken:
Algemene voorzieningen: Je werkruimte persoonlijk maken
Achtergrondkleur: Kies een achtergrondkleur die mooi is voor het oog en past bij jouw stijl.
Kies uit verschillende opties om je werkplek visueel aantrekkelijk te maken.
Tags gebruiken voor taakkaarten Activeer deze functie om automatisch tags toe te voegen aan nieuwe taakkaarten en sjablonen.
Het helpt je georganiseerd te blijven en taken gemakkelijk te categoriseren.
Voordelen: Door de visuele aspecten van je werkruimte aan te passen, wordt deze intuïtiever en minder onoverzichtelijk, zodat je je beter kunt concentreren.
Meldingen: op de hoogte blijven zonder jezelf te overbelasten
Chatmeldingen U ontvangt een e-mail wanneer er een chat is op bestuursniveau of wanneer iemand chat over een activiteit waaraan u deelneemt.
Activiteitupdates voor beheerders Ontvang meldingen wanneer nieuwe taken zijn toegevoegd, voltooid of opnieuw zijn toegewezen op beheerde boards.
Dagelijkse taakherinnering Selecteer het dagelijkse e-mailoverzicht dat om 6 uur ’s ochtends wordt verzonden en waarin achterstallige taken en taken die deze of volgende week moeten worden voltooid, worden weergegeven.
Groepeer taken op datum of tabblad voor eenvoudige controle.
Voordelen: Dankzij flexibele meldingen kun je op de hoogte blijven van de belangrijkste dingen zonder gebombardeerd te worden met onnodige updates.
Het schoolbord instellen: het creatieve proces vereenvoudigen
Lijnen en vormen Stel een vooraf gedefinieerde lijnstijl, -dikte en -kleur in om een zuivere en consistente afbeelding te maken.
Tekst op canvas Kies de letterstijl, grootte en kleur van je voorkeur voor de perfecte look.
Rasteropties Schakel het raster in en stel de rastergrootte in om de tekening uitgelijnd en professioneel te houden.
Voordelen:
Deze indeling maakt het bord perfect voor brainstormen, plannen of ontwerpen en zorgt ervoor dat je werk mooi en georganiseerd is.
oplossen
Of het nu gaat om het aanpassen van visuele elementen, het aanpassen van meldingen of het vereenvoudigen van creatieve tools, deze opties zijn ontworpen om de productiviteit te verhogen en de werkomgeving georganiseerd te houden. Een moment nemen om je instellingen aan te passen kan je dagelijkse ervaring efficiënter en aangenamer maken.
