Als je aan een taakbord werkt, kun je kolommen nu verbergen of tonen via het tabblad Kolominstellingen in het dialoogvenster Taakbordinstellingen.
Om deze functie te gebruiken, open je het dialoogvenster Taakbladinstellingen door op de tandwielknop te klikken die in de rechterbovenhoek verschijnt wanneer je een taakblad bekijkt en vervolgens naar het tabblad KOLOMMEN te gaan.
Als je met de muis over een kolom in de lijst beweegt, verschijnt er een optieknop (drie puntjes):
Klik daarop en je ziet het menu Acties:
Het tabblad Kolommen van het dialoogvenster Taakbladeninstellingen
Dit maakt het gemakkelijker om borden met grote aantallen kolommen te beheren.
Accountbeheerders kunnen nu andere leden van hun Accountteam aanwijzen als Accountbeheerder, waardoor deze mensen ook de abonnementen en het lidmaatschap van die account kunnen beheren. Dit kan handig zijn als het daadwerkelijke eigendom van de Kerika account iemand van buiten de gebruikersgemeenschap is, zoals een inkoopafdeling.
Accountbeheerders kunnen door de accounteigenaar worden beheerd vanuit het scherm Account beheren:
Screenshot met Gebruikers beheren
Zodra je in het scherm Gebruikers beheren bent, selecteer je een van de Teamleden op de account: ga met de muis over de naam en er verschijnt een knop GEBRUIKER BEWERKEN:
Selecteer een gebruiker
Klik in het dialoogvenster Teamlidgegevens op ACTIE NEMEN:
Actie ondernemen knop
En selecteer Maak van deze gebruiker een Accountbeheerder:
Wijzig rol accountteamlid
Een Accountbeheerder kan andere Teamleden van die Account instellen als Accountbeheerder.
Accountbeheerders hebben veel macht over het account; ze kunnen:
Toegang krijgen tot elk forum
Mensen toevoegen aan of verwijderen uit een board
De rol van mensen op elk forum wijzigen
Mensen toevoegen aan het account en abonnementen kopen
Abonnementsplan wijzigen
Wees dus voorzichtig met wie je toevoegt als accountbeheerder!
Deadlines zijn de onzichtbare draad die projecten georganiseerd houdt, taken op tijd afmaakt en teams bij elkaar houdt. Of het nu gaat om een enkele taak of het opsplitsen van een project in kleine, uitvoerbare stappen, duidelijke deadlines zijn essentieel.
Effectief deadlinebeheer begint met de mogelijkheid om deadlines in te stellen voor taken of delen van taken. Het ziet er als volgt uit
Stel een deadline in voor het indienen van spreadsheets
Open de tabel waaraan je werkt.
Klik op de knop “Speciale gelegenheden ” om de kalenderweergave te openen.
Selecteer een vervaldatum of wijzig de bestaande informatie als dat nodig is.
Voeg details toe aan het projectplan en houd alle belanghebbenden op de hoogte.
Gebruik checklists om de belangrijkste taken te identificeren.
Gebruik de functie Checklist als je een grote taak wilt opsplitsen in kleinere, beter beheersbare taken.
Je kunt een vervaldatum instellen voor elk item op je checklist, zodat je gemakkelijk je voortgang in detail kunt bijhouden.
Wijs elk teamlid specifieke items op de checklist toe, zodat niemand de algemene taak uit het oog verliest en ieders rol duidelijk is.
Beste praktijken voor voorraadbeheer
Nauwkeurigheid: vermijd vage termen en geef exacte data om verwarring te voorkomen.
Stel realistische prioriteiten: breng je werklast in evenwicht door deadlines te stellen die overeenkomen met de complexiteit van het werk.
Regelmatige evaluaties: werk deadlines bij naarmate het project vordert en houd verwachtingen realistisch.
Conclusie
Door batch-datums voor volledige taken of individuele checklist-items te integreren in taakbeheer, kun je je team helpen georganiseerd, gefocust en productief te blijven. Door zorgvuldig datums in te stellen en te beheren, kun je een workflow opbouwen die past bij de behoeften van je team en voorkomen dat ze door de mand vallen.
Wanneer je jongleert met meerdere taken in verschillende fasen van een project, is het essentieel om georganiseerd te blijven. Tags zijn een krachtig hulpmiddel om structuur aan te brengen in je workflow, zodat je taken snel kunt identificeren, categoriseren en prioriteren.
Of je nu ontwerpmodellen, backendontwikkeling of testfasen beheert, tags maken het gemakkelijker om je te concentreren op wat het belangrijkst is.
Hier lees je hoe je tags kunt gebruiken om je projectbeheer te stroomlijnen:
Tags werken als visuele markeringen en geven je direct inzicht in de categorie of status van een taak. Zo kun je ze toepassen op individuele taakkaarten:
Open de taakkaart: Selecteer de taakkaart die je wilt categoriseren.
Tags instellen: Klik op de Tags sectie in de kaartdetails. Hier kun je kiezen uit bestaande tags of een nieuwe maken.
Visuele aanwijzingen: Zodra de tag is toegepast, verschijnt hij bovenaan de taakkaart en geeft hij in één oogopslag de categorie of prioriteit aan.
Pro Tip: Gebruik een consistente kleurcodering voor tags om het gemakkelijk te maken onderscheid te maken tussen categorieën, zoals groen voor “backend” taken of blauw voor “design”.
Aangepaste tags maken
Met aangepaste tags kunt u de categorisatie aanpassen aan de behoeften van uw team. Zo kun je tags maken:
Toegang tot tag-instellingen: Ga naar het tabblad Instellingen van je board en selecteer Tags.
Nieuwe tag toevoegen: Klik op de optie + Nieuwe tag toevoegen. Geef je tag een naam die het doel weergeeft, zoals “urgent”, “mockups” of “in behandeling”.
Kies een kleur: Kies een kleur om je tag visueel te onderscheiden.
Opslaan en toepassen: Sla de tag op en hij is klaar om te worden gebruikt op je hele bord.
Pro Tip: Houd tagnamen kort en intuïtief. Dit zorgt ervoor dat iedereen in je team ze gemakkelijk kan begrijpen en effectief kan gebruiken.
Voordelen van het gebruik van tags
Moeiteloos taken categoriseren: Tags helpen je om gerelateerde taken te groeperen, zodat je ze makkelijker kunt filteren en terugvinden.
Verbeterde focus: Taken markeren die onmiddellijke aandacht nodig hebben of tot een specifieke categorie behoren.
Duidelijkheid voor het team: Zorg ervoor dat iedereen in het team in één oogopslag het doel van de taak begrijpt.
Wrap-Up
Tags zijn meer dan alleen labels, ze zijn een manier om je taakbeheer te vereenvoudigen en te verbeteren. Door tags effectief te gebruiken, kunt u taken categoriseren, prioriteren en u gemakkelijk concentreren op taken, waardoor uw team op één lijn blijft en productief blijft.
Projecten efficiënt beheren begint met een goed georganiseerde workflow. Door je taken op te delen in duidelijk gedefinieerde fasen, kunnen jij en je team op één lijn blijven en productief blijven. Een gestructureerde workflow maakt het gemakkelijker om de voortgang bij te houden, knelpunten te identificeren en taken effectief te prioriteren.
Laten we eens kijken hoe je kolommen kunt maken in je takenbord om de efficiëntie te maximaliseren aan de hand van het gegeven voorbeeldbord.
Kolommen vormen de ruggengraat van je workflow. Elke kolom vertegenwoordigt een fase in je project en helpt je de takenstroom van begin tot eind te visualiseren. Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat je kolommen overeenkomen met de aard van je project en de manier waarop je team werkt.
Stappen om workflowkolommen in te stellen
1. Definieer uw workflowfasen
Denk bij het definiëren van Workflow Stages aan de natuurlijke progressie van je taken.
Bijvoorbeeld:
Projectstrategie: Voor de eerste planningsfasen, zoals het definiëren van vereisten of het stellen van doelen.
Projectontwerp: Taken met betrekking tot visuele en structurele planning, zoals het ontwerpen van een logo of het maken van een lay-out.
Projectontwikkeling: Voor uitvoeringsfasen zoals codering of het creëren van functionaliteiten.
Testen: Om er zeker van te zijn dat alles werkt zoals verwacht voor de lancering.
Voltooid: Een laatste stap om taken te verzenden die volledig zijn voltooid.
2. Vertaal fasen naar kolommen
Zodra je workflowstadia hebt gedefinieerd, maak je er kolommen van op je takenbord. Begin met brede categorieën en verfijn ze naarmate je de behoeften van je team beter begrijpt.
Bijvoorbeeld:
Je kunt beginnen met essentiële kolommen zoals “Te doen”, “In uitvoering” en “Voltooid” om de basisstroom vast te stellen.
Breid deze geleidelijk uit tot meer specifieke kolommen die zijn afgestemd op uw werkstroomfasen, zoals “Projectstrategie”, “Projectontwerp”, “Projectontwikkeling” en “Testen”.
Deze aanpak zorgt ervoor dat uw kolommen intuïtief zijn, kunnen worden aangepast en zijn afgestemd op het natuurlijke verloop van uw taken.
3. Gebruik kolommen voor speciale behoeften
Overweeg om kolommen te maken die waarde toevoegen aan je workflow:
Backlog: Een ruimte voor taken die gepland zijn maar nog niet klaar zijn om in de hoofdworkflow te komen. Dit helpt bij het prioriteren van taken wanneer het team klaar is om meer werk aan te nemen, terwijl de actieve kolommen schoon en gefocust blijven.
Hulpbronnen: Een kolom voor het opslaan van links, documenten of andere materialen die uw taken ondersteunen. Dit maakt het makkelijk voor het team om toegang te krijgen tot alles wat ze nodig hebben zonder dat de individuele taakkaarten vol komen te zitten.
4. Houd het eenvoudig en intuïtief
Overlaad je prikbord niet met te veel kolommen. Streef naar duidelijkheid en eenvoud, zodat je team de workflow gemakkelijk kan volgen.
Conclusie
Een goed georganiseerde workflow begint met een doordachte opzet van kolommen. Door je kolommen af te stemmen op de natuurlijke fasen van je project en ondersteunende kolommen op te nemen, kun je de efficiëntie van je team verbeteren en de duidelijkheid van je proces behouden. Begin vandaag nog met het organiseren van je workflow en ervaar de voordelen!
Het organiseren van taken is essentieel voor een soepele workflow, vooral bij het beheren van een groot aantal items. Het nummeren van taken kan duidelijkheid scheppen en het verwijzen naar specifieke taken efficiënter maken. Maar taken handmatig nummeren? Dat is tijdrovend en foutgevoelig.
Dit is waar automatische nummering om de hoek komt kijken. Dankzij deze functie krijgt elk taakblad automatisch een uniek nummer zodra het wordt aangemaakt, zodat elke taak in één oogopslag kan worden geïdentificeerd.
Laten we eens kijken hoe automatische nummering werkt en hoe je het kunt activeren om je projecten te stroomlijnen.
Automatische nummering kent een opeenvolgend nummer toe aan elke nieuwe taakkaart op een bord. Deze nummering is specifiek voor het bord en stelt teams in staat om snel naar taken te verwijzen in discussies, rapporten of updates zonder verwarring.
Automatisch kiezen activeren
De paneelinstellingen openen: Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het paneel om het instellingenmenu te openen.
Activeer de optie: Vink op het tabblad Instellingen de optie Automatische taaknummering aan om deze te activeren.
Zie het in actie: vanaf nu toont elke nieuwe taakkaart op het bord automatisch een uniek nummer in het titelgebied.
Het belang van automatische nummering
Snelle taakverwijzing: Nummers maken het makkelijk om naar specifieke taken te verwijzen tijdens vergaderingen of wanneer je samenwerkt met teamgenoten.
Duidelijke communicatie: In plaats van taken gedetailleerd te beschrijven, kun je ze gewoon aanduiden met het nummer dat eraan is toegewezen voor snellere communicatie.
Efficiënte organisatie: taaknummering voegt een extra laag structuur toe aan je tabel, waardoor deze gemakkelijker te controleren en te beheren is.
Toepassingen in het echte leven
Projectrapporten: Snel taaknummers opsommen in updates of documentatie voor meer duidelijkheid.
Teambesprekingen: Verwijs tijdens teambesprekingen naar taken met hun nummer om verwarring te voorkomen.
Voortgang bijhouden: Gemakkelijk genummerde taken identificeren die zijn voltooid of die worden uitgevoerd.
Conclusie
Automatische nummering brengt eenvoud en orde in het taakbeheer en elimineert de moeilijkheden die gepaard gaan met het handmatig bijhouden van taakidentificaties. Of je nu een complex project of een kleine workflow beheert, deze functie zorgt ervoor dat elke taak gemakkelijk herkenbaar en traceerbaar is.
We hebben al heel lang een gratis proefperiode van 30 dagen voor nieuwe gebruikers, maar we hebben al lang gezien dat mensen niet echt de volle 4 weken nodig hebben om te beslissen of Kerika is wat ze zoeken of niet.
Het nadeel van een proefperiode is dat mensen vergeten dat ze een gratis proefperiode hebben totdat ze herinneringen krijgen dat de proefperiode bijna is afgelopen!
Een meer praktische — en industriestandaard — benadering is om vanaf nu een 14-daagse gratis proefperiode aan te bieden. Dit zou voldoende tijd moeten geven om te beslissen of Kerika de beste manier is voor je team op afstand om meer gedaan te krijgen!
Bij het beheren van taken in een project kunnen knelpunten de voortgang vertragen en het moeilijk maken om te bepalen waar de meeste aandacht nodig is. Dat is waar Work-in-Progress (WIP)-limieten van pas komen.
Door duidelijke grenzen te stellen aan het aantal taken dat op een bepaald moment mag worden uitgevoerd, helpen WIP-limieten je bij het effectief beheren van de werklast en zorgen ze voor een soepele taakstroom binnen je projecten.
Laten we eens kijken hoe WIP Limits werken en hoe ze de efficiëntie van je team kunnen verbeteren.
WIP-limieten stellen een limiet in op het aantal toegestane taken in specifieke kolommen op je bord. Als een kolom bijvoorbeeld “In uitvoering” is getiteld, kun je een limiet instellen van 5 taken, zodat het team zichzelf niet overbelast of de focus verliest.
Deze methode sluit aan bij lean projectmanagementpraktijken en helpt teams hun capaciteit in balans te brengen en onnodige vertragingen te voorkomen.
Hoe WIP-limieten instellen
Open de foruminstellingen: Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van je board om de boardinstellingen te openen.
WIP-limieten inschakelen: Schakel op het tabblad Instellingen de optie “Work-in-Progress (WIP) Limits” in om deze te activeren.
Kolom-specifieke limieten instellen: Ga naar het tabblad Kolommen en wijs specifieke WIP-limieten toe aan elke kolom op basis van de werklast van je team.
Waarom WIP-limieten werken
Overbelasting voorkomen: Het beperken van taken zorgt ervoor dat je team zich concentreert op wat al bezig is voordat ze aan nieuwe taken beginnen.
Knelpunten identificeren: Als een kolom zijn WIP-limiet bereikt, is dat een signaal dat taken aandacht nodig hebben voordat er meer kunnen worden toegevoegd.
Taakdoorstroming verbeteren: WIP Limits helpen je team om efficiënt te werken, door taken door de pijplijn te verplaatsen zonder een fase van het proces te overweldigen.
Voordelen in de praktijk
Evenwichtige werkbelasting: Teams blijven gefocust en productief zonder de stress van te veel taken die zich opstapelen.
Verbeterde samenwerking: Duidelijke grenzen moedigen teams aan om samen taken af te maken voordat ze aan nieuwe beginnen.
Betere taakprioritering: De focus verschuift op natuurlijke wijze naar taken met een hoge prioriteit om de workflow in beweging te houden.
Conclusie
Work-in-Progress Limits brengen structuur en duidelijkheid in het taakbeheer, waardoor het makkelijker wordt om knelpunten te identificeren en een gestage workflow te behouden.
Het beheren van de toegang tot je projectboards is een belangrijk onderdeel van het georganiseerd en veilig houden van je werk. Of je nu werkt aan een privéproject voor een team of aan iets dat bedoeld is voor bredere samenwerking, met privacy-instellingen kun je bepalen wie je prikborden kan zien en gebruiken.
Alleen mensen uit het team:Deze instelling zorgt ervoor dat alleen de mensen die expliciet aan het board zijn toegevoegd het board kunnen zien of ermee kunnen werken. Dit is perfect voor projecten waarbij vertrouwelijkheid van cruciaal belang is, zoals gevoelige interne workflows of beperkte klantprojecten.
Iedereen in accountteam:Heb je een beetje meer zichtbaarheid nodig zonder het voor de hele wereld open te stellen? Met deze instelling kunnen alle leden van je accountteam het forum bekijken. Dit is ideaal voor interne projecten waarbij transparantie voor het hele team handig is, maar controle nog steeds belangrijk is.
Iedereen met de link:Wil je maximale toegankelijkheid? Met deze optie kan iedereen met een link het forum bekijken, zelfs als ze geen Kerika-account hebben. Houd er wel rekening mee dat ze het forum wel kunnen zien, maar niet kunnen wijzigen, tenzij ze expliciet zijn toegevoegd als teamlid of beheerder.
Belangrijke dingen om te weten:
Openbare forums en zichtbaarheid van bestanden:Als je een board instelt op “Iedereen met de link”, worden alle bestanden die aan het board zijn gekoppeld openbaar toegankelijk. Als je integraties zoals Google Drive gebruikt, betekent dit dat deze documenten ook toegankelijk zijn voor iedereen met de link.
Accountspecifieke beperkingen:als je een betaalde Google Workspace-account gebruikt, kan het beleid van Google voorkomen dat je een board instelt op ‘Iedereen met de link’. Dit zorgt ervoor dat de beveiligingsprotocollen van de organisatie worden nageleefd.
Privacy-instellingen aanpassen:
Open je board en ga naar Instellingen.
Kies in het gedeelte Privacy het toegangsniveau dat aan uw behoeften voldoet.
Sla je wijzigingen op en je kunt aan de slag!
Conclusie: Privacy-instellingen geven je de flexibiliteit om te beheren wie je prikborden kan zien en ermee kan communiceren, waardoor samenwerking veilig en naadloos verloopt. Of je nu deelt met een klein team of een prikbord openstelt voor het publiek, je hebt de volledige controle.
Het duidelijk en efficiënt toewijzen van taken is de hoeksteen van effectief teamwerk. Maar niet alle tools maken het gemakkelijk om taken aan meer dan één persoon toe te wijzen. En laten we eerlijk zijn, voor veel taken is de samenwerking van meerdere mensen nodig om ze goed uit te voeren.
Met sommige tools kun je taken aan slechts één persoon toewijzen, waardoor teams moeten zoeken naar de verantwoordelijkheden. Er is echter een manier om moeiteloos taken toe te wijzen aan meerdere teamleden, zodat iedereen op één lijn blijft en de samenwerking op een natuurlijke manier verloopt.
Hier lees je hoe het toewijzen van taken werkt en hoe je grote taken kunt opdelen in kleinere, beheersbare stukken met behulp van checklists:
Zo kun je een taak toewijzen aan een of meer teamgenoten, waardoor het perfect is voor teamgebaseerde verantwoordelijkheden:
Open de taak: Klik op de taak die je wilt toewijzen.
Selecteer teamleden: Gebruik de optie Deze taak toewijzen om een of meer teamgenoten te kiezen.
Pas de toewijzing toe: De taak verschijnt nu op het dashboard van iedereen die de taak toegewezen heeft gekregen, wat zorgt voor duidelijkheid en verantwoordelijkheid.
Waarom het werkt:
Perfect voor samenwerkingstaken die input van meerdere teamleden vereisen.
Houdt iedereen op de hoogte en op één lijn wat betreft hun verantwoordelijkheden.
Voor grotere taken die moeten worden opgedeeld in kleinere stappen, kun je met behulp van checklists subtaken toewijzen aan specifieke teamleden, zodat elk detail wordt afgehandeld:
Een controlelijst toevoegen aan de taak: Open de taak en navigeer naar het tabblad Checklist.
Opsplitsen: Voeg elke subtaak toe als een item op de checklist.
Subtaken toewijzen: Wijs individuele checklist-items toe aan een of meer teamleden en zorg ervoor dat elke stap een duidelijke eigenaar heeft.
Waarom het werkt:
Vereenvoudigt grote taken door ze te organiseren in kleinere, uitvoerbare stappen.
Zorgt voor verantwoording op elk niveau van de taak.
Inpakken
Het efficiënt toewijzen van taken is de sleutel tot het bevorderen van samenwerking en het garanderen van verantwoordelijkheid binnen een team. Door taken toe te wijzen aan meerdere teamgenoten of ze op te splitsen in kleinere subtaken met checklists, creëer je duidelijkheid en stroomlijn je workflows. Dankzij deze functies kunnen teams georganiseerd blijven, verantwoordelijkheden op elkaar afstemmen en naadloos samenwerken om hun doelen te bereiken.
