Kerika je programska oprema za vodenje projektov in sodelovanje, ki je zasnovana za učinkovitejše sodelovanje ekip. Ponuja vrsto orodij za upravljanje nalog, projektov in delovnih tokov, zlasti za porazdeljene ekipe. Ključne značilnosti Kerike so:
Upravljanje nalog: Ustvarite, dodelite in spremljajte naloge z roki za izvedbo, prednostnimi nalogami in posodobitvami stanja.
Vizualne table: Izvedba nalog: Izvedba nalog, ki jih je treba opraviti: Uporabite table Kanban, bele table in diagrame za vizualizacijo delovnih tokov in napredka projekta.
Sodelovanje: Sodelovanje v realnem času omogoča članom ekipe, da skupaj delajo na dokumentih, izmenjujejo povratne informacije in komunicirajo znotraj platforme.
Integracija: Kerika se povezuje z orodji, kot so Google Drive, Box in Slack, kar olajša upravljanje datotek in komunikacij na enem mestu.
Nadzor dostopa: Nastavite dovoljenja za nadzor nad tem, kdo lahko pregleduje ali ureja določene projekte ali naloge.
Dostop z mobilnih naprav: Kerika ponuja mobilne aplikacije za iOS in Android, ki uporabnikom omogočajo, da ostanejo povezani in upravljajo naloge na poti.
Kerika je še posebej priljubljena med skupinami, ki zahtevajo visoko raven sodelovanja in preglednosti, kot so ekipe na daljavo, svetovalci in organizacije z zapletenimi delovnimi tokovi. Zaradi uporabniku prijaznega vmesnika in osredotočenosti na vizualno upravljanje projektov je vsestransko orodje za različne panoge.
Opomba: del o integraciji s Slackom ne drži. Vsaj še ne.
Opazili smo poskuse kitajskih pošiljateljev neželene pošte, da bi izkoristili Keriko, zato smo sprejeli nekaj ukrepov za zmanjšanje teh težav. Včasih smo te pošiljatelje neželene pošte blokirali enega za drugim, vendar je to očitno zamudno, zlasti če jih več poskuša uporabiti isti trik, tj. pošiljanje na desetine ali stotine vabil ljudem, da se jim pridružijo na njihovih forumih Kerika.
Ti pošiljatelji neželene pošte uporabljajo omrežja VPN, da se zdijo, kot da prihajajo iz drugih držav, vendar so pri uporabi Kerike opazili vzorec: vsa vabila za ekipo, ki so jih poslali, so imela isti cilj: qq.com, ki je velik kitajski spletni portal, ki ga upravlja podjetje Tencent, znano predvsem po svoji storitvi za takojšnje sporočanje QQ.
Podpiramo kitajščino kot jezik, vendar na Kitajskem nimamo legitimnih uporabnikov, saj Kitajska blokira Google in številne druge storitve. To pomeni, da nikoli ne bo legitimne uporabe za dodajanje ljudi iz domene qq.com na oglasno desko Kerika.
Uvedli bomo preprosto blokado: vodili bomo črni seznam domen, vključno z domeno qq.com, na katerih sistem ne bo dovolil dodajanja članov ekipe. To bo pomagalo odrezati kitajske pošiljatelje neželene pošte, ki ciljajo na druge osebe iz Kitajske.
Za nove uporabnike imamo že zelo dolgo 30-dnevno brezplačno poskusno obdobje, vendar smo že zdavnaj ugotovili, da ljudje v resnici ne potrebujejo celotnih štirih tednov, da bi se odločili, ali je Kerika tisto, kar iščejo, ali ne.
Dejansko je slabost poskusnega obdobja v tem, da ljudje pozabijo, da so v brezplačnem poskusnem obdobju, dokler ne začnejo dobivati opomnikov, da se bo poskusno obdobje kmalu končalo!
Bolj praktičen – in v panogi standarden – pristop je, da od zdaj naprej ponudite 14-dnevni brezplačni preizkus. Tako boste imeli dovolj časa, da se odločite, ali je Kerika najboljši način, da vaša ekipa na daljavo opravi več dela!
Če delate na oglasni deski z nalogami, lahko zdaj v pogovornem oknu Nastavitve table v zavihku Stolpci skrijete ali prikažete stolpce.
Če želite uporabiti to funkcijo, odprite pogovorno okno Nastavitve table s klikom na gumb z zobnikom, ki se prikaže v zgornjem desnem kotu, ko si ogledate tablo opravil, in nato preklopite na zavihek Stolpci.
Ko se z miško pomaknete nad kateri koli stolpec na seznamu, se prikaže gumb z možnostmi (tri pike):
Kliknite na to in prikazal se bo meni Akcije:
Zavihek Stolpci v pogovornem oknu Nastavitve table za table z nalogami
To olajša upravljanje tabel z velikim številom stolpcev.
Lastniki računov lahko zdaj druge člane svoje ekipe imenujejo za skrbnike računov, kar jim bo omogočilo tudi upravljanje naročnin in članstva tega računa. To lahko pomaga, kadar je dejanski lastnik računa Kerika nekdo zunaj skupnosti uporabnikov, na primer nabavni oddelek.
Upravljanje skrbnikov računa lahko opravi lastnik računa na zaslonu Upravljanje računa:
Slika zaslona, ki prikazuje Upravljanje uporabnikov
Ko ste na zaslonu Upravljaj uporabnike, izberite enega od članov ekipe na računu: podrsajte nad njegovo ime in prikazal se bo gumb UPRAVLJAJ UPORABNIKA:
Izberite uporabnika
V pogovornem oknu s podrobnostmi o članu ekipe kliknite TAKE ACTION:
Gumb za ukrepanje
In izberite možnost Make this user an Account Admin (Naj ta uporabnik postane skrbnik računa):
Administrator računa lahko nastavi druge člane ekipe iz tega računa, da so tudi administratorji računa.
Administratorji računa imajo veliko pristojnosti nad računom; lahko:
lahko dostopajo do vseh oglasnih desk
dodajati ljudi na katero koli oglasno desko ali jih odstraniti z nje
spreminjati vloge ljudi na katerem koli odboru
dodajati ljudi na račun in kupovati naročnine
Spreminjanje naročniškega načrta
Zato bodite previdni, koga dodate kot skrbnika računa!
Roki so nevidne niti, ki povezujejo projekte in zagotavljajo, da so naloge opravljene pravočasno, ekipe pa ostanejo usklajene. Ne glede na to, ali se ukvarjate z eno samo nalogo ali projekt razdelite na manjše, izvedljive korake, so jasni roki za izvedbo zelo pomembni.
Učinkovito upravljanje rokov se začne z možnostjo določanja datumov za naloge in njihove sestavne dele. To deluje takole:
Določite datume na karticah z nalogami
Odprite kartico opravil, s katero delate.
Za dostop do pogleda koledarja kliknite gumb “Due”.
Izberite datum zapadlosti ali po potrebi prilagodite obstoječe datume.
S tem je zagotovljeno, da je naloga zasidrana v časovnem načrtu projekta in da so vsi obveščeni o dogajanju.
Večje naloge razdelite s kontrolnimi seznami
S funkcijo kontrolnega seznama razdelite obsežno nalogo na manjše, lažje obvladljive elemente.
Vsaka postavka na kontrolnem seznamu ima lahko svoj rok izvedbe, kar olajša spremljanje napredka na podrobni ravni.
Različnim članom ekipe dodelite določene točke kontrolnega seznama, da pojasnite vloge posameznikov in hkrati ostanete v okviru večje naloge.
Najboljše prakse za upravljanje rokov
Bodite natančni: Izogibajte se nejasnim časovnim okvirom in določite natančne datume, da se izognete zmedi.
Realno določite prednostne naloge: Uravnotežite delovno obremenitev tako, da določite roke, ki odražajo zahtevnost nalog.
Redno preglejte: Posodabljajte roke, ko se obseg projekta razvija, da ohranite realna pričakovanja.
Zaključek
Vključevanje datumov v upravljanje nalog, bodisi za celotne naloge bodisi za posamezne elemente kontrolnega seznama, pomaga ekipam ohranjati jasnost, osredotočenost in produktivnost. S premišljenim določanjem in upravljanjem rokov ustvarite potek dela, ki se prilagaja potrebam vaše ekipe, hkrati pa poskrbite, da ničesar ne zamudite.
Termíny sú neviditeľné vlákna, ktoré spájajú projekty a zabezpečujú, že úlohy budú dokončené včas a tímy zostanú zosúladené. Či už pracujete na jedinej úlohe, alebo projekt rozdeľujete na menšie, použiteľné kroky, jasný dátum dokončenia je rozhodujúci.
Pravidelne kontrolovať: Aktualizujte termíny podľa toho, ako sa rozsah projektu vyvíja, aby sa zachovali realistické očakávania.
Záver
Integrácia termínov do správy úloh, či už ide o úplné úlohy alebo jednotlivé položky kontrolného zoznamu, pomáha tímom udržiavať prehľadnosť, sústredenie a produktivitu. Premysleným stanovením a riadením termínov vytvoríte pracovný tok, ktorý sa prispôsobí potrebám vášho tímu a zároveň zabezpečí, že nič neprepadne.
Pri žonglovaní s viacerými úlohami v rôznych fázach projektu zostaňte organizovaní je nevyhnutné. Značky sú výkonný nástroj, ktorý môže do vášho pracovného toku vniesť štruktúru a pomôcť vám rýchlo identifikovať, kategorizovať a určiť priority úloh. Či už spravujete makety dizajnu, vývoj backendu alebo fázy testovania, značky vám uľahčia zamerať sa na to najdôležitejšie.
Tu je návod, ako môžete použiť značky na zefektívnenie riadenia projektu:
Značky fungujú ako vizuálne značky a poskytujú vám okamžitý prehľad o kategórii alebo stave úlohy. Takto ich môžete použiť na jednotlivé karty úloh:
Otvorte kartu úloh Vyberte kartu úlohy, ktorú chcete kategorizovať.
Nastaviť značky Kliknite na Tagy časti v detailoch karty. Tu si môžete vybrať z existujúcich značiek alebo vytvoriť novú.
Vizuálne podnety Po použití sa značka zobrazí v hornej časti karty úlohy a poskytuje okamžitý indikátor jej kategórie alebo priority.
Pro Tip: Použite konzistentné farebné kódovanie značiek, aby ste uľahčili rozlíšenie medzi kategóriami, ako je zelená pre úlohy typu „backend“ alebo modrá pre „dizajn“.
Vlastné štítky vám umožňujú prispôsobiť kategorizáciu potrebám vášho tímu. Takto môžete vytvoriť značky:
Prístup k nastaveniam značiek Choďte na Nastavenia kartu vašej dosky a vyberte Tagy.
Pridať novú značku Kliknite na + Pridať novú značku možnosť. Pomenujte svoju značku, ktorá odráža jej účel, napríklad „naliehavé“, „makety“ alebo „čakajúce“.
Vyberte si farbu Vyberte farbu, aby bola vaša značka vizuálne odlišná.
Uložiť a použiť Uložte štítok a je pripravený na použitie vo všetkých oblastiach.
Pre Tip: Udržujte názvy značiek krátke a intuitívne. To zaisťuje, že každý vo vašom tíme ich môže ľahko pochopiť a efektívne ich používať.
Výhody používania značiek
Kategorizácia úloh bez námahy: Značky vám pomáhajú zoskupovať súvisiace úlohy, čím uľahčujú ich filtrovanie a vyhľadávanie.
Vylepšené zaostrenie: Zvýraznite úlohy, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť alebo patria do špecifickej kategórie.
Tímová jasnosť: Uistite sa, že každý v tíme na prvý pohľad chápe účel úlohy.
Zábal
Štítky sú viac než len štítky, predstavujú spôsob, ako zjednodušiť a zlepšiť správu úloh. Efektívnym používaním značiek môžete ľahko kategorizovať, uprednostňovať a sústrediť sa na úlohy, čím udržíte svoj tím vyrovnaný a produktívny.
Učinkovito vodenje projektov se začne z dobro organiziranim potekom dela. Če svoje naloge razdelite na jasno opredeljene faze, lahko vi in vaša ekipa ostanete usklajeni in produktivni. Strukturiran potek dela olajša sledenje napredku, prepoznavanje ozkih grl in učinkovito določanje prioritet nalog.
Poglobimo se v to, kako lahko nastavite stolpce na svoji plošči opravil, da povečate učinkovitost z uporabo priložene vzorčne plošče.
Stolpci so hrbtenica vašega poteka dela. Vsak stolpec predstavlja stopnjo v vašem projektu in vam pomaga vizualizirati potek nalog od začetka do konca. Ključno je zagotoviti, da so vaši stolpci usklajeni z naravo vašega projekta in načinom dela vaše ekipe.
Koraki za nastavitev stolpcev poteka dela
1. Določite svoje stopnje poteka dela
Med definiranjem faz poteka dela. razmislite o naravnem napredovanju svojih nalog.
Na primer:
Strategija projekta: Za začetne faze načrtovanja, kot je definiranje zahtev ali postavljanje ciljev.
Zasnova projekta: Naloge, povezane z vizualnim in strukturnim načrtovanjem, kot je oblikovanje logotipa ali ustvarjanje postavitve.
Razvoj projekta: Za faze izvajanja, kot je kodiranje ali ustvarjanje funkcij.
Testiranje: Za zagotovitev, da vse deluje po pričakovanjih pred zagonom.
Dokončano: Zadnja stopnja za pošiljanje nalog, ki so v celoti opravljene.
2. Prevedite stopnje v stolpce
Ko so vaše stopnje delovnega toka določene, jih spremenite v stolpce na vaši opravilni plošči. Začnite s širokimi kategorijami in jih izboljšajte, ko boste bolje razumeli potrebe svoje ekipe.
Na primer:
Začnete lahko z bistvenimi stolpci, kot je “Narediti”, “V teku,” in “Dokončano” za vzpostavitev osnovnega toka.
Postopoma jih razširite v bolj specifične stolpce, ki so usklajeni z vašimi stopnjami poteka dela, kot npr “Strategija projekta,” “Načrt projekta,” “Razvoj projekta,” in “Testiranje”.
Ta pristop zagotavlja, da so vaši stolpci intuitivni, prilagodljivi in prilagojeni naravnemu napredku vaših nalog
3. Uporabite stolpce za posebne potrebe
Razmislite o ustvarjanju stolpcev, ki dodajo vrednost vašemu delovnemu toku:
Zaostanek: Prostor za naloge, ki so načrtovane, vendar še niso pripravljene za vstop v glavni potek dela. To pomaga pri določanju prednostnih nalog, ko je ekipa pripravljena prevzeti več dela, hkrati pa ohranja aktivne stolpce čiste in osredotočene.
Viri: Stolpec za shranjevanje povezav, dokumentov ali drugega gradiva, ki podpira vaše naloge. To ekipi olajša dostop do vsega, kar potrebuje, ne da bi zatrpali posamezne kartice opravil.
4. Ne pozabite, da bo preprosto in intuitivno
Izogibajte se preobremenitvi vaše plošče s preveč stolpci. Prizadevajte si za jasnost in preprostost, da bo vaša ekipa zlahka sledila poteku dela.
Zaključek
Dobro organiziran potek dela se začne s premišljeno postavitvijo stolpcev. Če stolpce prilagodite tako, da odražajo naravne faze vašega projekta, in vključite podporne stolpce, lahko izboljšate učinkovitost ekipe in ohranite jasnost v svojem procesu. Začnite organizirati svoj potek dela še danes in izkusite prednosti!
