Så här håller du ett styrelsemöte med hjälp av Kerikas styrelsemall

Kanban och Lean
Skärmdump av modellen "Karika Board Pack". Ett Kanban-arbetsflöde visas, inklusive förberedelse-, kontroll- och distributionsuppgifter för styrelsens verksamhet.

Klicka på bilden för att öppna mallen i en ny flik.

Att hålla ett styrelsemöte kan verka som ett stort operativt hinder, särskilt när du har att göra med de administrativa kostnaderna för styrning. För ledare inom både vinstdrivande och ideella organisationer är det verkliga hindret ofta själva ”styrelseverktyget”.

Detta innebär en komplex uppsättning rapporter, scheman och finansiella rapporter som måste distribueras och uppdateras i realtid. Men oroa dig inte, den här guiden är här för att hjälpa dig. Om du letar efter ett snabbt och enkelt sätt att förbereda material för styrelsen är den här mallen något för dig. Den här mallen har skapats för att förenkla den komplexa processen att förbereda ett styrelsemöte. Oavsett om du befinner dig i ett mötesrum eller på andra sidan jordklotet kommer hela ditt team att ha en visuellt organiserad arbetsmiljö.

Är du redo att återta din tid och produktivitet? Kom igång redan idag.

1. Vem kan använda den?

Detta team bildades för att stödja en mångsidig grupp av experter med ansvar för styrning på hög nivå:

  • Företagssekreterare och administrativt team: ansvarar för att förbereda samrådsmaterial och slutlig samordning.
  • Ledande befattningshavare (VD och CFO): Chefer som behöver aktuell information om strategi och ekonomi på hög nivå.
  • Kommittéordföranden: särskilt de som är ordförande i en revisionskommitté, riskkommitté, styrelsekommitté eller ersättningskommitté och som behöver upprätta en särskild rapport.
  • Distribuerade team: yrkesverksamma som arbetar i olika tidszoner. De behöver en ”single source of truth” för att kunna samarbeta utan att behöva blanda ihop olika dokumentversioner.

2. Innehåll

Mallarna i det här boardpaketet är fördefinierade visuella layouter som kan fungera som en omfattande utgångspunkt:

  • Arbetsflöde i fyra kolumner:”Under förberedelse”, ”Under granskning och godkännande”, ”Slutlig implementering” och”Avslutad ” för att följa utvecklingen.
  • Standardstyrelsematerial: färdiga mallar inkluderar mötesagendor och scheman, uppdateringar om VD-rapporter och strategier samt finansiella rapporter och analyser.
  • Kommittéernas rapporter: De föreskrivna mallarna för revisionsutskottets rapport, risk- och efterlevnadskommitténs rapport, bolagsstyrnings- och nomineringskommitténs rapport samt ersättningskommitténs rapport har färdigställts.
  • Scheman förkvalitetskontroll: För att garantera att informationen är korrekt innehåller denna modell scheman förkvalitetskontroll och faktagranskning av styrelsens rapporter, liksom scheman som ska kontrolleras av ordföranden och varje utskottsordförande.

3. När ska man använda det?

Denna arbetsplats erbjuder maximalt värde i högriskmiljöer där ledning och säkerhet är prioriterade områden:

  • Kvartalsvisa styrelsemöten: Använd den här modellen om du behöver en tydlig och strukturerad process var tredje månad för att hålla styrningscykeln konsekvent.
  • Håll styrelsemöten på distans: Om dina styrelseledamöter och anställda är utspridda på flera platser hanterar Kerica automatiskt tidszoninställningar för att säkerställa att alla alltid befinner sig i samma tidszon.
  • Hög dokumentsäkerhet: använd det om din IT-avdelning kräver strikt åtkomstkontroll. Kerika är det enda verktyget för uppgiftshantering som gör att du kan behålla äganderätten till filer iditt GoogleDrive-, OneDrive- eller Box-konto.

4. Hur man använder

Följ dessa steg för att göra dina förberedelser inför fullmäktige smidiga:

  1. README-kort: Längst upp i varje kolumn finns ett ”README”-kort. Detta kort bör kontrolleras först, eftersom det innehåller specifika regler om vilka krav du måste uppfylla innan du kan lägga till en uppgift eller gå vidare till nästa steg.
  2. Processarbetsflöde: När det första materialet är färdigställt byter du uppgiftslistan från ” Färdig ” till ”Kontrollera och godkänn”. På så sätt ser kontrollteamet bara dokumenten i ”Klar”-stadiet.
  3. Fliken ”Checklista”: öppna varje kort och gå till fliken ”Checklista ” för att hantera deluppgifterna. Bocka av dem en efter en så att du inte missar några detaljer, t.ex. nummer eller specifika datum.
  4. Fliken ”Bilagor”: Under fliken ” Attachments ” kan du ladda upp rapporter eller kalkylblad direkt till det aktuella kortet. Dessa filer lagras säkert och Careica ser till att de automatiskt delas med rätt personer.

Slutsats

Kerikas Board Pack-mallar gör att du kan skapa och hantera professionellt utformade anslagstavlor. Kerika integreras perfekt med Google Workspace och Microsoft 365 för att automatiskt hantera åtkomsträttigheter. Om du ändrar användarroller i Kerika uppdateras åtkomsten till filer i lagringsutrymmet direkt.

Teammedlemmarna får läs- och skrivbehörighet för att skapa sviter och cheferna läggs till som tittare med skrivskyddad behörighet. Genom att byta till instrumentpanelvyn kan du eliminera komplexa e-postutbyten och se till att din organisation uppfyller de högsta professionella standarderna.

Letar du efter något riktigt speciellt?

Om denna modell inte uppfyller dina behov, vänligen kontakta support@kerika.comまでご連絡ください. Vi kommer att förse dig med en anpassad version utan kostnad!

Vår AI-hjälpare blev precis bättre

Artificiell intelligens, , ,

Vår AI Helper har blivit ännu bättre på att skapa nya tavlor och mallar: även om den ser likadan ut som tidigare kan den nu bakom kulisserna göra webbsökningar för att hitta relevant material som du kan använda för att bygga det du behöver.

Det innebär att du nu kan göra mer allmänna förfrågningar till AI Helper, till exempel ”skapa en tavla där jag kan lära mig mer om AI-agenter”. För att bygga denna tavla kommer AI Helper automatiskt att göra en webbsökning för att hitta de bästa artiklarna där ute som täcker AI-agenter och sedan bygga en inlärningstavla åt dig.

Ny AI-hjälpare för att starta tavlor och skapa mallar

Artificiell intelligens, Kanban och Lean, ,

Vi har gjort betydande förbättringar av den tidigare lanserade AI Helper för att göra den mer användbar för alla som vill starta en ny Task Board eller Template.

Skapa nya styrelser

AI Helper finns alltid tillgänglig när du vill starta en ny Task Board:

Skärmdump som visar dialogrutan Starta ny bräda, som innehåller den nya knappen CREATE WITH AI

Det som är annorlunda nu är att om du klickar på knappen CREATE WITH AI öppnas en ny AI Helper-ruta till höger i fönstret:

Skärmdump som visar en startsida i Kerika med dialogrutan AI Helper öppen i en separat ruta i skärmens högra kant. AI Helper har frågat användaren vilket av flera konton som han har tillgång till som han vill skapa den nya tavlan med.

Om du har tillgång till flera konton – till exempel om du arbetar med olika organisationer eller företag som alla har sina egna Kerika-konton – kommer AI Helper först att fråga dig vilket konto du vill skapa den nya tavlan i.

(Om du arbetar med ett enda konto, vilket är fallet för de allra flesta Kerika-användare, hoppar AI Helper över detta steg).

Skärmdump som visar AI Helper-fönstret som frågar vilken typ av tavla användaren vill skapa.

AI Helper erbjuder några föreslagna områden, som visas ovan. Du kan välja ett eller helt enkelt ge mer information om vilken typ av bräda du vill skapa.

I exemplet nedan väljer användaren den första föreslagna kategorin: projekthantering och uppgiftsspårning:

Skärmdumpen visar hur AI Helper ger förslag för att hjälpa användaren att klargöra vad hans nya styrelse ska fokusera på.

Till skillnad från vår första (experimentella) version av en AI Helper är den nya versionen mycket mer interaktiv: den ger förslag och uppmaningar som hjälper användaren att fundera över vad den nya styrelsen ska göra, och i synnerhet vilka typer av lednings- och samarbetsproblem de för närvarande står inför.

Om du har något mycket specifikt i åtanke kan du hoppa över fram och tillbaka med AI Helper och ge en specifik begäran, som det här exemplet för en tavla som innehåller alla steg som krävs för att starta ett nytt företag i Washington State:

Skärmdumpen visar ett exempel på en användarförfrågan som är mycket specifik.

Med en tillräckligt specifik förfrågan kan AI Helper snabbt föreslå en bräda som uppfyller användarens behov:

AI Helper erbjuder en förhandsgranskning av en föreslagen ny styrelse.

AI Helper skapar inte omedelbart en ny tavla, utan erbjuder först en förhandsgranskning så att användaren kan bekräfta att den nya tavlan kommer att uppfylla deras behov.

Om förhandsgranskningen ser bra ut kan användaren be AI Helper att skapa den nya tavlan(detta steg kan ta lite tid):

När den nya tavlan har skapats ger AI Helper en snabblänk till den:

Skärmdump som visar att AI Helper har skapat ett nytt bräde

Här är den nya tavlan som skapats av AI Helper: som du kan se har AI också skapat lämpliga och användbara taggar, tilldelat arbetet till användaren (eftersom användaren inte hade sagt något i sin begäran om att arbeta med ett team) och till och med uppskattat hur lång tid varje uppgift kan ta och tilldelat förfallodatum i enlighet med detta.

Skärmdump som visar den nya tavlan som skapats av AI Helper
Klicka för att se en större bild

Skapa mallar

Att skapa mallar fungerar på exakt samma sätt: användaren kunde till exempel ha bett om att en mall skulle skapas med samma referenskälla (Washington State’s Department of Revenue Guide for Starting Businesses).

Så här ser utskriften ut:

Skärmdump som visar en mall som skapats av AI Helper
Klicka för att se en större bild

Mobil & surfplatta

AI Helper är också tillgängligt på telefoner och surfplattor; användargränssnittet är naturligtvis lite annorlunda för att passa den mer begränsade skärmdumpen

Prova gärna detta och låt oss veta vad du tycker!

Ett enklare sätt att hantera ett stort antal brädor

Användbarhet, Whiteboards

När folk använder Kerika under lång tid och för olika ändamål kan de få dussintals eller fler Task Boards och Whiteboards i sitt konto.

Ett enkelt sätt att hålla fokus på de viktigaste styrelserna är att använda funktionen Favoriter: på startskärmen finns separata flikar för Favoriter och Alla andra:

Vi har gjort det ännu enklare med två nya filter:

  1. Visa endast aktiva kort: Detta innebär att endast kort som inte finns i arkivet eller som har tagits bort visas.
  2. Visa alla typer av tavlor: du kan välja att bara se uppgiftstavlor, bara whiteboards eller båda.

Ha det så trevligt.

Dragkommando för dolda kolumner

Användbarhet

Alternativet Hide columns (minimize) är särskilt användbart om du har många kolumner i en tabell och inte alla är relevanta. Om du vill dra en åtgärd till en dold kolumn håller du fingret på den dolda kolumnen i några sekunder så öppnas kolumnen så att du kan dra åtgärden.

Den här illustrationen visar hur du drar en åtgärd (flik) till en dold kolumn genom att hålla ner fliken i den dolda kolumnen i några sekunder.

Dra en kolumn.

Användbarhet

Visste du att du enkelt kan omorganisera kolumnerna i en uppgiftskarta genom att klicka på kolumnnamnet i några sekunder? Kolumnen blir då ”dragbar”, vilket gör att du enkelt kan flytta den åt höger eller vänster för att flytta den runt i kartan.