Klicka på bilden för att öppna mallen i en ny flik.

Att hålla ett styrelsemöte kan verka som ett stort operativt hinder, särskilt när du har att göra med de administrativa kostnaderna för styrning. För ledare inom både vinstdrivande och ideella organisationer är det verkliga hindret ofta själva ”styrelseverktyget”.

Detta innebär en komplex uppsättning rapporter, scheman och finansiella rapporter som måste distribueras och uppdateras i realtid. Men oroa dig inte, den här guiden är här för att hjälpa dig. Om du letar efter ett snabbt och enkelt sätt att förbereda material för styrelsen är den här mallen något för dig. Den här mallen har skapats för att förenkla den komplexa processen att förbereda ett styrelsemöte. Oavsett om du befinner dig i ett mötesrum eller på andra sidan jordklotet kommer hela ditt team att ha en visuellt organiserad arbetsmiljö.

Är du redo att återta din tid och produktivitet? Kom igång redan idag.

1. Vem kan använda den?

Detta team bildades för att stödja en mångsidig grupp av experter med ansvar för styrning på hög nivå:

• Företagssekreterare och administrativt team: ansvarar för att förbereda samrådsmaterial och slutlig samordning.
  
• Ledande befattningshavare (VD och CFO): Chefer som behöver aktuell information om strategi och ekonomi på hög nivå.
  
• Kommittéordföranden: särskilt de som är ordförande i en revisionskommitté, riskkommitté, styrelsekommitté eller ersättningskommitté och som behöver upprätta en särskild rapport.
  
• Distribuerade team: yrkesverksamma som arbetar i olika tidszoner. De behöver en ”single source of truth” för att kunna samarbeta utan att behöva blanda ihop olika dokumentversioner.

2. Innehåll

Mallarna i det här boardpaketet är fördefinierade visuella layouter som kan fungera som en omfattande utgångspunkt:

• Arbetsflöde i fyra kolumner:”Under förberedelse”, ”Under granskning och godkännande”, ”Slutlig implementering” och”Avslutad ” för att följa utvecklingen.
  
• Standardstyrelsematerial: färdiga mallar inkluderar mötesagendor och scheman, uppdateringar om VD-rapporter och strategier samt finansiella rapporter och analyser.
  
• Kommittéernas rapporter: De föreskrivna mallarna för revisionsutskottets rapport, risk- och efterlevnadskommitténs rapport, bolagsstyrnings- och nomineringskommitténs rapport samt ersättningskommitténs rapport har färdigställts.
  
• Scheman förkvalitetskontroll: För att garantera att informationen är korrekt innehåller denna modell scheman förkvalitetskontroll och faktagranskning av styrelsens rapporter, liksom scheman som ska kontrolleras av ordföranden och varje utskottsordförande.

3. När ska man använda det?

Denna arbetsplats erbjuder maximalt värde i högriskmiljöer där ledning och säkerhet är prioriterade områden:

• Kvartalsvisa styrelsemöten: Använd den här modellen om du behöver en tydlig och strukturerad process var tredje månad för att hålla styrningscykeln konsekvent.
  
• Håll styrelsemöten på distans: Om dina styrelseledamöter och anställda är utspridda på flera platser hanterar Kerica automatiskt tidszoninställningar för att säkerställa att alla alltid befinner sig i samma tidszon.
  
• Hög dokumentsäkerhet: använd det om din IT-avdelning kräver strikt åtkomstkontroll. Kerika är det enda verktyget för uppgiftshantering som gör att du kan behålla äganderätten till filer iditt GoogleDrive-, OneDrive- eller Box-konto.

4. Hur man använder

Följ dessa steg för att göra dina förberedelser inför fullmäktige smidiga:

1. README-kort: Längst upp i varje kolumn finns ett ”README”-kort. Detta kort bör kontrolleras först, eftersom det innehåller specifika regler om vilka krav du måste uppfylla innan du kan lägga till en uppgift eller gå vidare till nästa steg.
   
2. Processarbetsflöde: När det första materialet är färdigställt byter du uppgiftslistan från ” Färdig ” till ”Kontrollera och godkänn”. På så sätt ser kontrollteamet bara dokumenten i ”Klar”-stadiet.
   
3. Fliken ”Checklista”: öppna varje kort och gå till fliken ”Checklista ” för att hantera deluppgifterna. Bocka av dem en efter en så att du inte missar några detaljer, t.ex. nummer eller specifika datum.
   
4. Fliken ”Bilagor”: Under fliken ” Attachments ” kan du ladda upp rapporter eller kalkylblad direkt till det aktuella kortet. Dessa filer lagras säkert och Careica ser till att de automatiskt delas med rätt personer.

Slutsats

Kerikas Board Pack-mallar gör att du kan skapa och hantera professionellt utformade anslagstavlor. Kerika integreras perfekt med Google Workspace och Microsoft 365 för att automatiskt hantera åtkomsträttigheter. Om du ändrar användarroller i Kerika uppdateras åtkomsten till filer i lagringsutrymmet direkt.

Teammedlemmarna får läs- och skrivbehörighet för att skapa sviter och cheferna läggs till som tittare med skrivskyddad behörighet. Genom att byta till instrumentpanelvyn kan du eliminera komplexa e-postutbyten och se till att din organisation uppfyller de högsta professionella standarderna.

Letar du efter något riktigt speciellt?

Om denna modell inte uppfyller dina behov, vänligen kontakta support@kerika.comまでご連絡ください. Vi kommer att förse dig med en anpassad version utan kostnad!