Hvis du arbejder på en opgavetavle, kan du nu skjule eller vise kolonner på fanen Kolonne i dialogboksen Tavleindstillinger.
For at bruge denne funktion skal du åbne dialogen Tavleindstillinger ved at klikke på tandhjulsknappen, der vises i øverste højre hjørne, når du ser en opgavetavle, og derefter skifte til fanen KOLONNER.
Når du holder musen over en kolonne på listen, vises en valgknap (tre prikker):
Klik på det, og du vil se menuen Handlinger:
Fanen Kolonner i dialogen Tavleindstillinger for opgavetavler
Det gør det nemmere at håndtere tavler med mange kolonner.
Kontoejere kan nu udpege andre medlemmer af deres kontoteam til at være kontoadministratorer, hvilket gør det muligt for disse personer også at administrere abonnementer og medlemskab af den pågældende konto. Det kan være en hjælp, hvis det faktiske ejerskab af Kerika-kontoen ligger uden for brugerfællesskabet, f.eks. i en indkøbsafdeling.
Administration af kontoadministratorer kan gøres fra skærmen Administrer konto af kontoejeren:
Skærmbillede, der viser Administrer brugere
Når du er på skærmbilledet Administrer brugere, skal du vælge et af teammedlemmerne på kontoen: Hold musen over navnet, så kommer der en knap til at vise ADMINISTRER BRUGER:
Vælg en bruger
Klik på TAKE ACTION i dialogboksen Team Member details:
Og vælg Gør denne bruger til kontoadministrator:
En kontoadministrator kan indstille andre teammedlemmer fra den pågældende konto til også at være kontoadministratorer.
Kontoadministratorer har meget magt over kontoen; de kan:
Få adgang til alle tavler
Tilføje folk til eller fjerne dem fra alle tavler
Ændre folks roller på alle tavler
Tilføje personer til kontoen og købe abonnementer
Ændre abonnementsplan
Så vær forsigtig med, hvem du tilføjer som kontoadministrator!
Deadlines er de usynlige tråde, der holder projekter sammen og sikrer, at opgaverne bliver udført til tiden, og at holdene holder sammen. Uanset om du arbejder på en enkelt opgave eller bryder et projekt ned i mindre, opnåelige trin, gør klare deadlines hele forskellen.
Effektiv deadline-styring starter med muligheden for at sætte forfaldsdatoer for opgaver og deres komponenter. Og det er sådan, det fungerer:
Sæt forfaldsdatoer på opgaveark
Åbn det regneark, du arbejder på i øjeblikket.
Klik på knappen “Due” for at åbne kalendervisningen.
Vælg en forfaldsdato, eller ændr eksisterende data, hvis det er nødvendigt.
Det forankrer opgaven i projektplanen og holder alle involverede informeret.
Opdel de vigtigste opgaver ved hjælp af tjeklister
Brug tjeklistefunktionen til at opdele en omfattende opgave i mindre, mere overskuelige opgaver.
Hvert punkt på tjeklisten kan få sin egen forfaldsdato, hvilket gør det lettere at overvåge fremskridt på et detaljeret niveau.
Tildel specifikke punkter på tjeklisten til de forskellige teammedlemmer for at tydeliggøre rollerne for alle involverede uden at miste sammenhængen i den overordnede opgave af syne.
Bedste praksis for håndtering af deadlines
Vær præcis: Undgå vage deadlines, og sæt præcise datoer for at undgå forvirring.
Sæt realistiske prioriteter: Udlign arbejdsbyrden ved at fastsætte deadlines, der svarer til opgavernes kompleksitet.
Regelmæssig gennemgang: Opdater deadlines i takt med, at projektets omfang udvikler sig, så du bevarer realistiske forventninger.
Konklusion
Indarbejdelse af forfaldsdatoer i opgavestyringen, uanset om det er for komplette opgaver eller individuelle punkter på tjeklisten, hjælper teams med at bevare klarhed, fokus og produktivitet. Ved omhyggeligt at fastsætte og styre deadlines skaber du et workflow, der tilpasser sig teamets behov og sikrer, at intet går ubemærket hen.
Når man jonglerer med flere opgaver i forskellige faser af et projekt, er det vigtigt at holde sig organiseret. Tags er et stærkt værktøj, der kan skabe struktur i dit workflow og hjælpe dig med hurtigt at identificere, kategorisere og prioritere opgaver.
Uanset om du håndterer designmockups, backend-udvikling eller testfaser, gør tags det lettere at fokusere på det, der betyder mest.
Se her, hvordan du kan bruge tags til at strømline din projektstyring:
Tags fungerer som visuelle markører, der giver dig øjeblikkelig indsigt i en opgaves kategori eller status. Se her, hvordan du kan anvende dem på individuelle opgavekort:
Åbn opgavekortet: Vælg det opgavekort, du vil kategorisere.
Indstil tags: Klik på afsnittet Tags i kortoplysningerne. Herfra kan du vælge mellem eksisterende tags eller oprette en ny.
Visuelle signaler: Når tagget er anvendt, vises det øverst på opgavekortet og giver et hurtigt overblik over dets kategori eller prioritet.
Godt tip: Brug konsekvent farvekodning for tags for at gøre det nemt at skelne mellem kategorier, f.eks. grøn for “backend”-opgaver eller blå for “design”.
Sådan opretter du brugerdefinerede tags
Med brugerdefinerede tags kan du skræddersy kategoriseringen til dit teams behov. Her kan du se, hvordan du opretter tags:
Få adgang til tag-indstillinger: Gå til fanen Indstillinger på din tavle, og vælg Tags.
Tilføj et nyt tag: Klik på indstillingen + Tilføj nyt tag. Giv dit tag et navn, der afspejler dets formål, f.eks. “haster”, “mockups” eller “afventer”.
Vælg en farve: Vælg en farve for at gøre dit tag visuelt tydeligt.
Gem og anvend: Gem tagget, og det er klar til at blive brugt på hele din tavle.
Pro-tip: Hold tag-navne korte og intuitive. Det sikrer, at alle i dit team nemt kan forstå og bruge dem effektivt.
Fordele ved at bruge tags
Ubesværet kategorisering af opgaver: Tags hjælper dig med at gruppere relaterede opgaver, så det bliver lettere at filtrere og finde dem.
Forbedret fokus: Fremhæv opgaver, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed eller hører til en bestemt kategori.
Klarhed i teamet: Sørg for, at alle i teamet forstår opgavens formål med det samme.
Opsamling
Tags er mere end bare etiketter, de er en måde at forenkle og forbedre din opgavestyring på. Ved at bruge tags effektivt kan du nemt kategorisere, prioritere og fokusere på opgaver og holde dit team på linje og produktivt.
Effektiv projektstyring starter med et velorganiseret workflow. Hvis du opdeler dine opgaver i klart definerede faser, kan det hjælpe dig og dit team med at holde jer på linje og være produktive. Et struktureret workflow gør det lettere at følge fremskridt, identificere flaskehalse og prioritere opgaverne effektivt.
Lad os dykke ned i, hvordan du kan opsætte kolonner i din opgavetavle for at maksimere effektiviteten ved hjælp af den medfølgende eksempeltavle.
Kolonner er rygraden i dit workflow. Hver kolonne repræsenterer en fase i dit projekt og hjælper dig med at visualisere flowet af opgaver fra start til slut. Nøglen er at sikre, at dine kolonner passer til dit projekts karakter og den måde, dit team arbejder på.
Trin til opsætning af arbejdsgangskolonner
1. Definer dine arbejdsgangsfaser
Når du definerer arbejdsgangsfaser, skal du tænke på den naturlige udvikling af dine opgaver.
For eksempel:
Projektstrategi: Til de indledende planlægningsfaser, som f.eks. at definere krav eller sætte mål.
Projektdesign: Opgaver relateret til visuel og strukturel planlægning, som f.eks. logodesign eller layout.
Projektudvikling: Til udførelsesfaser som kodning eller oprettelse af funktionaliteter.
Testning: For at sikre, at alt fungerer som forventet, før du lancerer.
Færdiggjort: Et sidste trin til at sende opgaver, der er helt færdige.
2. Oversæt stadier til kolonner
Når dine arbejdsgange er defineret, skal du gøre dem til kolonner på din opgavetavle. Start med brede kategorier, og finpuds dem, efterhånden som du får en bedre forståelse af dit teams behov.
For eksempel:
Du kan begynde med vigtige kolonner som “To Do”, “In Progress” og “Completed ” for at etablere det grundlæggende flow.
Udvid dem gradvist til mere specifikke kolonner, der passer til dine workflow-faser, såsom “Projektstrategi”, “Projektdesign”, “Projektudvikling ” og “Test”.
Denne tilgang sikrer, at dine kolonner er intuitive, tilpasningsdygtige og skræddersyet til den naturlige udvikling af dine opgaver.
3. Brug kolonner til specialiserede behov
Overvej at oprette kolonner, der tilfører værdi til dit workflow:
Efterslæb: En plads til opgaver, der er planlagt, men endnu ikke klar til at indgå i hovedarbejdsgangen. Det hjælper med at prioritere opgaverne, når teamet er klar til at påtage sig mere arbejde, samtidig med at de aktive kolonner holdes rene og fokuserede.
Ressourcer: En kolonne til at gemme links, dokumenter eller andet materiale, der understøtter dine opgaver. Det gør det nemt for teamet at få adgang til alt, hvad de har brug for, uden at det fylder på de enkelte opgavekort.
4. Husk at holde det enkelt og intuitivt
Undgå at overbelaste din tavle med for mange kolonner. Sigt efter klarhed og enkelhed, så dit team nemt kan følge arbejdsgangen.
Konklusion
En velorganiseret arbejdsgang begynder med en gennemtænkt opsætning af kolonner. Ved at skræddersy dine kolonner, så de afspejler projektets naturlige faser, og ved at inkludere støttende kolonner kan du forbedre teamets effektivitet og bevare overskueligheden i din proces. Begynd at organisere din arbejdsgang i dag, og oplev fordelene!
Det er vigtigt at holde styr på opgaverne for at få en smidig arbejdsgang, især når man håndterer en stor mængde emner. Opgavenummerering kan skabe klarhed og gøre det mere effektivt at henvise til specifikke opgaver. Men at nummerere opgaver manuelt? Det er tidskrævende og giver risiko for fejl.
Det er her, automatisk nummerering kommer ind i billedet. Med denne funktion tildeles hvert opgavekort automatisk et unikt nummer, så snart det er oprettet, hvilket sikrer, at hver opgave kan identificeres på et øjeblik.
Lad os dykke ned i, hvordan automatisk nummerering fungerer, og hvordan du kan aktivere det for at strømline dine projekter.
Automatisk nummerering tildeler et fortløbende nummer til hvert nyt opgavekort på en tavle. Denne nummerering er unik for tavlen og hjælper teams med hurtigt at henvise til opgaver i diskussioner, rapporter eller opdateringer uden forvirring.
Sådan aktiverer du automatisk nummerering
Få adgang til tavlens indstillinger: Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne af tavlen for at åbne indstillingsmenuen.
Aktivér indstillingen: Slå indstillingen Automatisk nummerering af opgaver til under fanen Indstillinger for at aktivere den.
Se det i aktion: Fra nu af vil alle nye opgavekort, der oprettes på tavlen, automatisk vise et unikt nummer i titelområdet.
Hvorfor automatisk nummerering er vigtig
Hurtig reference til opgaver: Tal gør det lettere at henvise til specifikke opgaver under møder eller i samarbejde med holdkammerater.
Klar kommunikation: I stedet for at beskrive opgaverne i detaljer kan du nøjes med at henvise til dem med det nummer, de har fået tildelt, så kommunikationen går hurtigere.
Effektiv organisering: Opgavenummerering tilføjer et ekstra lag af struktur til din tavle, hvilket gør den lettere at spore og administrere.
Anvendelser i det virkelige liv
Projektrapportering: Angiv hurtigt opgavenumre i opdateringer eller dokumentation for at skabe klarhed.
Diskussioner i teamet: Henvis til opgaverne med deres nummer under teammøderne for at undgå forvirring.
Sporing af fremskridt: Identificer nemt, hvilke nummererede opgaver der er afsluttet eller stadig i gang.
Konklusion
Automatisk nummerering giver enkelhed og orden i opgavestyringen og eliminerer besværet med manuelt at holde styr på opgaveidentifikatorer. Uanset om du administrerer et komplekst projekt eller et lille workflow, sikrer denne funktion, at alle opgaver er let genkendelige og sporbare.
Vi har haft en 30-dages gratis prøveperiode for nye brugere i meget lang tid, men vi har længe set, at folk ikke har brug for de fulde 4 uger til at beslutte sig for, om Kerika er det, de leder efter, eller ej.
Faktisk har en prøveperiode den ulempe, at folk har en tendens til at glemme, at de er med i en gratis prøveperiode, indtil de begynder at få påmindelser om, at prøveperioden er ved at udløbe!
En mere praktisk – og industristandard – tilgang er at tilbyde 14 dages gratis prøveperiode fra nu af. Det burde give dig rigelig tid til at beslutte dig for, om Kerika er den bedste måde for dit fjernteam at få mere fra hånden!
Når man styrer opgaver i et projekt, kan flaskehalse bremse fremskridtet og gøre det vanskeligt at identificere, hvor der er mest brug for opmærksomhed. Det er her, WIP-grænser (Work-in-Progress) kommer ind i billedet.
Ved at sætte klare grænser for, hvor mange opgaver der kan være i gang på et givet tidspunkt, hjælper WIP Limits dig med at styre arbejdsbyrden effektivt og sikre et jævnt opgaveflow på tværs af dine projekter.
Lad os se nærmere på, hvordan WIP Limits fungerer, og hvordan de kan forbedre dit teams effektivitet.
WIP Limits sætter et loft over antallet af opgaver, der er tilladt i bestemte kolonner på din tavle. Hvis en kolonne f.eks. hedder “I gang”, kan du sætte en grænse på 5 opgaver, så teamet ikke overbelaster sig selv eller mister fokus.
Denne metode er i overensstemmelse med lean-projektledelsespraksis og hjælper teams med at afbalancere kapacitet og undgå unødvendige forsinkelser.
Sådan sætter du WIP-grænser
Åbn bestyrelsesindstillingerne: Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne af din tavle for at få adgang til tavleindstillingerne.
Aktivér WIP-grænser: Under fanen Indstillinger skal du slå indstillingen “Grænser for igangværende arbejde (WIP)” til for at aktivere den.
Indstil kolonnespecifikke grænser: Gå til fanen Kolonner, og tildel specifikke WIP-grænser til hver kolonne baseret på dit teams arbejdsbyrde.
Hvorfor WIP-grænser virker
Forebyg overbelastning: Begrænsning af opgaver sikrer, at dit team fokuserer på det, der allerede er i gang, før de begynder på nye.
Identificer flaskehalse: Når en kolonne når sin WIP-grænse, er det et signal om, at opgaverne kræver opmærksomhed, før der kan tilføjes flere.
Forbedre opgaveflowet: WIP Limits hjælper dit team med at arbejde effektivt ved at flytte opgaver gennem pipelinen uden at overvælde nogen fase af processen.
Fordele i den virkelige verden
Afbalanceret arbejdsbyrde: Teams forbliver fokuserede og produktive uden stress fra for mange opgaver, der hober sig op.
Forbedret samarbejde: Klare grænser opmuntrer teams til at afslutte opgaver i fællesskab, før de begynder på nye.
Bedre prioritering af opgaver: Fokus flyttes naturligt til opgaver med høj prioritet for at holde arbejdsgangen i gang.
Konklusion
Grænser for igangværende arbejde giver struktur og klarhed i opgavestyringen, hvilket gør det lettere at identificere flaskehalse og opretholde et stabilt workflow.
At styre adgangen til dine projekttavler er en vigtig del af at holde dit arbejde organiseret og sikkert. Uanset om du arbejder på et privat teamprojekt eller noget, der er beregnet til bredere samarbejde, giver privatlivsindstillinger dig mulighed for at kontrollere, hvem der kan se og bruge dine tavler.
Indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger:
Kun personer i teamet:Denne indstilling sikrer, at kun de personer, der udtrykkeligt er føjet til tavlen, kan se eller interagere med den. Det er perfekt til projekter, hvor fortrolighed er afgørende, f.eks. følsomme interne arbejdsgange eller begrænsede kundeprojekter.
Alle i kontoteamet:Har du brug for lidt mere synlighed uden at åbne op for hele verden? Med denne indstilling kan alle medlemmer af dit kontoteam se tavlen. Det er ideelt til interne projekter, hvor gennemsigtighed i hele teamet er nyttigt, men hvor kontrol stadig er vigtig.
Alle med linket:Vil du have maksimal tilgængelighed? Med denne indstilling kan alle, der har linket til tavlen, se den – også selvom de ikke har en Kerika-konto. Husk dog, at selvom de kan se tavlen, kan de ikke foretage ændringer, medmindre de udtrykkeligt er tilføjet som teammedlem eller administrator.
Vigtige ting at vide:
Offentlige tavler og filsynlighed:Når du indstiller en tavle til “Alle med linket”, bliver alle filer, der er knyttet til tavlen, offentligt tilgængelige. Hvis du bruger integrationer som Google Drev, betyder det, at disse dokumenter også vil være åbne for alle, der har adgang til linket.
Kontospecifikke begrænsninger:Hvis du bruger en betalt Google Workspace-konto, kan Googles politikker forhindre dig i at indstille et forum til “Alle med linket”. Dette sikrer overholdelse af organisationens sikkerhedsprotokoller.
Sådan justerer du privatlivsindstillinger:
Åbn dit board, og gå til Indstillinger.
Vælg det adgangsniveau, der passer til dine behov, under afsnittet Privacy.
Gem dine ændringer, og du er klar til at gå i gang!
Konklusion: Privatlivsindstillinger giver dig fleksibilitet til at styre, hvem der kan se og interagere med dine tavler, hvilket gør samarbejdet sikkert og problemfrit. Uanset om du deler med et lille team eller åbner en tavle til offentlig visning, har du fuld kontrol.
At tildele opgaver klart og effektivt er hjørnestenen i effektivt teamwork. Men sagen er, at det ikke er alle værktøjer, der gør det nemt at tildele opgaver til mere end én person. Og lad os se det i øjnene: Mange opgaver kræver ofte samarbejde mellem flere personer for at blive udført korrekt.
Nogle værktøjer giver dig mulighed for kun at tildele opgaver til én person, hvilket kan gøre det svært for teams at finde ud af, hvem der har ansvaret. Men der er en måde at tildele opgaver til flere teammedlemmer på, som sikrer, at alle forbliver synkroniserede, og at samarbejdet flyder naturligt.
Sådan fungerer opgavefordeling, og sådan kan du dele store opgaver op i mindre, overskuelige dele ved hjælp af tjeklister:
For større opgaver, der skal opdeles i mindre trin, kan du ved hjælp af tjeklister tildele delopgaver til bestemte teammedlemmer og sikre, at alle detaljer bliver håndteret:
Tilføj en tjekliste til opgaven: Åbn opgaven, og naviger til fanen Tjekliste.
Bryd det ned: Tilføj hver delopgave som et punkt på tjeklisten.
Tildel underopgaver: Tildel individuelle tjeklistepunkter til et eller flere teammedlemmer, så du sikrer, at hvert trin har en klar ejer.
Hvorfor det virker:
Forenkler store opgaver ved at organisere dem i mindre, handlingsorienterede trin.
Sikrer ansvarlighed på alle niveauer af opgaven.
Afslutning
Effektiv opgavefordeling er nøglen til at fremme samarbejde og sikre ansvarlighed i et team. Ved at tildele opgaver til flere teammedlemmer eller opdele dem i mindre delopgaver med tjeklister skaber du klarhed og strømliner arbejdsgangene. Disse funktioner gør det muligt for teams at holde sig organiserede, justere ansvarsområder og arbejde problemfrit sammen for at nå deres mål.
