La gestión de múltiples proyectos puede llevar rápidamente a un espacio de trabajo desordenado, lo que dificulta la concentración en lo más importante. Archivar tableros es una forma sencilla de perder de vista los proyectos finalizados o inactivos y mantenerlos accesibles para futuras consultas.
A continuación te explicamos cómo archivar tablones puede ayudarte a mantenerte organizado:
Cómo archivar tableros
1. Mover una tabla al archivo
Haz clic en los tres puntos del tablero que quieras archivar.
Seleccione Mover a archivo en el menú desplegable.
2. Acceder a tablones archivados
Utilice la casilla Incluir desde archivo en la vista de inicio para mostrar los tableros archivados.
Recupera los tableros archivados en cualquier momento para consultarlos o reutilizarlos.
Cuándo archivar los tableros
Finalización de proyectos: Cuando un proyecto haya terminado y no requiera gestión activa, archiva su tablón para despejar tu espacio de trabajo.
Proyectos inactivos: Archiva temporalmente los tableros de los proyectos que están en suspenso o a la espera de aprobación.
Concéntrese en las tareas activas: El archivado mantiene la vista de inicio racionalizada, garantizando que sólo sean visibles las tareas actuales y relevantes.
Por qué funciona
Desordena tu espacio de trabajo: Céntrate sólo en los tableros y tareas activos.
Acceso rápido a proyectos anteriores: Guarde de forma segura los tableros completados o en pausa para futuras consultas.
Flujo de trabajo optimizado: Mantén tu vista de inicio ordenada y organizada para mejorar la productividad.
Conclusión
Archivar tableros es una forma sencilla pero eficaz de desordenar tu espacio de trabajo, lo que te permite centrarte en lo que más importa a la vez que mantienes accesibles los proyectos pasados. Tanto si se trata de tareas completadas como de iniciativas en pausa, el archivado garantiza que tu flujo de trabajo siga siendo ágil y organizado sin perder información valiosa.
Un modelo de negocio sólido es la piedra angular de cualquier empresa próspera: describe cómo su empresa crea, ofrece y mantiene el valor para los clientes y las partes interesadas por igual.
Sin embargo, elaborar un modelo de negocio sólido es un proceso complejo. Requiere entender a los clientes, definir la propuesta de valor principal, explorar las fuentes de ingresos y coordinarse con los equipos y las partes interesadas.
Entendemos estos obstáculos porque nosotros también nos hemos enfrentado a ellos y, basándonos en nuestra experiencia a lo largo de los años, hemos creado un modelo sencillo y viable del que usted también puede beneficiarse.
En este artículo, le guiaremos a través de pasos prácticos para construir un modelo de negocio que funcione
Pasos esenciales para construir un modelo de negocio sólido:
1. Identificar segmentos de clientes
Empiece por conocer a su público. Desglosar a sus clientes potenciales en segmentos específicos basados en datos demográficos, comportamientos y preferencias puede ayudarle a diseñar ofertas que realmente resuenen en las diferentes comunidades de personas que podrían utilizar su producto.
La investigación es clave en este caso: sondee a los clientes potenciales o analice los datos existentes para determinar con precisión a quién sirve y qué es lo que más necesitan. Puedes utilizar los datos disponibles en Statista para comprender mejor a quién te diriges.
Una vez que sepa quiénes son sus clientes, es hora de averiguar qué hace que su producto o servicio destaque. Su propuesta de valor debe abordar claramente los problemas a los que se enfrenta su público y cómo los resuelve mejor que nadie. No se preocupe si no es perfecta a la primera; este paso se beneficia de la iteración y de los comentarios de los clientes.
Aquí tienes una plantilla que hemos creado para ayudarte a redactar una propuesta de valor sólida. Puede descargarla, modificarla y crear su propia versión: Plantilla de propuesta de valor
3. Explorar las opciones de canal
Decidir cómo llegar a su público es tan importante como definir lo que ofrece. Explore una combinación de canales online y offline para ver cuál funciona mejor para conectar con sus clientes. Piensa en redes sociales, campañas de correo electrónico, colaboraciones o incluso eventos presenciales, en función de las preferencias de tu público.
4. Investigar los tipos de relaciones con los clientes
Las relaciones con los clientes son algo más que meras transacciones: son una cuestión de compromiso y fidelidad. Piense en cómo va a interactuar con su público. ¿Será personal y práctica, automatizada y escalable, o impulsada por la comunidad? El enfoque adecuado depende de su producto y de las expectativas del cliente.
Si no está seguro de por dónde empezar, un enfoque estructurado puede facilitar este proceso. Para ayudarle a empezar, hemos creado una guía detallada que le guiará a través de la investigación eficaz de los tipos de relaciones con los clientes.
Esta guía abarca todos los aspectos, desde la identificación de las personas de los clientes hasta el aprovechamiento de los análisis y el trazado del recorrido del cliente. Utilízala para perfeccionar tus estrategias y crear conexiones significativas que fomenten la fidelidad a largo plazo.
5. Explorar métodos de generación de ingresos
Las fuentes de ingresos son la base de cualquier modelo de negocio sostenible. Ya sea a través de suscripciones, compras únicas o publicidad, explore varias opciones para ver qué encaja con su oferta y su público. No tengas miedo de probar diferentes métodos antes de decidir cuál es el mejor.
Para ayudarle a profundizar en este proceso, hemos creado una guía completa que describe los pasos a seguir para explorar, validar y optimizar sus métodos de generación de ingresos.
Esta guía le guiará desde la comprensión de su intercambio de valor hasta el aprovechamiento de los análisis y la diversificación de las fuentes de ingresos. Utilízala como hoja de ruta para crear estrategias de ingresos sostenibles y escalables para tu negocio.
6. Planificar actividades clave
Piense en las actividades básicas que su empresa debe realizar para aportar valor. Por ejemplo, producción, marketing, atención al cliente o innovación. Desglosar estas actividades en pasos más pequeños y procesables te ayudará a mantenerte organizado y centrado en lo que realmente importa.
7. Identificar los recursos clave
Toda empresa necesita recursos, ya sean físicos, intelectuales o humanos. Identifique los esenciales para ofrecer su propuesta de valor de forma eficaz. Puede tratarse de herramientas, tecnología o miembros cualificados del equipo. Conocer sus necesidades de recursos desde el principio puede ahorrarle tiempo y dinero más adelante.
8. Explorar posibles asociaciones
Las colaboraciones pueden amplificar sus capacidades. Busque alianzas que complementen sus puntos fuertes o cubran carencias. Puede ser con proveedores, distribuidores o incluso con otras empresas que compartan un público similar. Las asociaciones suelen dar lugar a soluciones creativas y mayores oportunidades.
9. Perfeccionar las propuestas de valor
Su propuesta de valor no es inamovible; debe evolucionar a medida que conozca mejor a sus clientes y las tendencias del mercado. Revise periódicamente este paso, incorporando comentarios y opiniones para que su oferta siga siendo relevante y competitiva.
10. Elegir estrategias de canal
Una vez que haya probado diferentes canales, céntrese en los que funcionan mejor. Optimice estos canales para lograr una comunicación coherente y una entrega de valor. Esto puede significar redoblar los esfuerzos en una plataforma de redes sociales o perfeccionar la estrategia de difusión por correo electrónico.
11. Definir la estrategia de relación con el cliente
Las relaciones con los clientes prosperan cuando se basan en la intencionalidad. Ya sea a través de correos electrónicos personalizados, programas de fidelización o foros comunitarios, asegúrate de que tu enfoque refleja los valores de tu marca y hace que los clientes vuelvan.
12. Finalizar las fuentes de ingresos
Tras probar y perfeccionar sus estrategias de ingresos, decídase por las que se ajusten a sus objetivos empresariales. Un modelo de ingresos sólido garantiza la sostenibilidad financiera al tiempo que respalda el crecimiento futuro.
13. Establecer asociaciones clave
La formalización de asociaciones puede añadir un valor significativo a su negocio. Busque oportunidades que se ajusten a sus objetivos, ya sea compartiendo recursos, colaborando en la comercialización o mediante acuerdos de distribución. Las asociaciones sólidas suelen abrir puertas a nuevos mercados o capacidades.
14. Finalizar los segmentos de clientes
Esta es la culminación de su investigación. Sintetice los datos del análisis de mercado, los estudios demográficos y las opiniones de los clientes para definir claramente sus grupos objetivo. Al comprender las necesidades y preferencias únicas de estos segmentos, puede adaptar sus productos o servicios para ofrecer el máximo valor. La finalización de este paso garantiza la precisión de sus ofertas y estrategias de marketing.
Evite estos errores al crear su modelo de negocio
Incluso cuando seguir los pasos esenciales para construir un modelo de negocio es crucial, el proceso a menudo conlleva retos ocultos. Abordar los siguientes escollos puede sentar las bases para una ejecución más fluida y allanar el camino para simplificar y mejorar el proceso.
1. Lucha contra la información incompleta sobre los clientes
Entender a su público es fundamental, pero los datos fragmentados a menudo conducen a una segmentación poco fiable. Sin una forma centralizada de consolidar la información sobre los clientes, las empresas corren el riesgo de crear propuestas de valor que no dan en el blanco. La falta de una herramienta adecuada para organizar y analizar los datos puede paralizar el progreso y dejar a los equipos adivinando en lugar de tomar decisiones informadas.
2. Redactar propuestas de valor sin colaboración
Las propuestas de valor prosperan en la iteración y la retroalimentación, pero la falta de comunicación o la desconexión de los equipos a menudo conducen a resultados decepcionantes. Sin una plataforma de colaboración fluida, las ideas valiosas se pierden y perfeccionar la propuesta se convierte en un proceso largo y frustrante.
3. Elección de canales sin visibilidad en tiempo real
A la hora de explorar formas de llegar a su público, las empresas suelen tener dificultades para hacer un seguimiento de la eficacia de los distintos canales. Los equipos que trabajan en compartimentos estancos pueden optar por enfoques contradictorios, lo que genera ineficacia y oportunidades perdidas. Una forma clara y visual de experimentar y evaluar las opciones de canal es clave.
4. Estrategias de relación con el cliente desalineadas
La captación de clientes requiere intencionalidad, pero los flujos de trabajo desconectados pueden dar lugar a estrategias desalineadas o mal aplicadas. Sin un sistema estructurado para trazar el recorrido del cliente y los tipos de relación, las empresas corren el riesgo de alienar a su público en lugar de fidelizarlo.
5. Pasar por alto la validación del flujo de ingresos
Probar las fuentes de ingresos es esencial, pero puede convertirse rápidamente en un proceso fragmentado sin un enfoque centralizado. Confiar únicamente en hojas de cálculo suele hacer que se pierdan oportunidades de identificar las opciones más rentables y escalables.
6. Perder de vista las actividades y los recursos clave
Definir las actividades básicas y los recursos esenciales es fundamental para el éxito, pero muchos equipos se ven abrumados por la cantidad de tareas. Sin una herramienta que las divida en pasos manejables, es fácil perder de vista lo que realmente importa.
7. Cuestiones de coordinación con las asociaciones
Explorar y gestionar alianzas exige claridad y responsabilidad, pero una comunicación deficiente y unas expectativas desalineadas suelen generar fricciones. Un sistema de seguimiento de las oportunidades de asociación y de formalización de las colaboraciones puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento.
Compruebe cómo este espacio de trabajo virtual está diseñado para cada paso del proceso de modelado empresarial. Desde la identificación de los segmentos de clientes hasta la finalización de los flujos de ingresos, esto garantiza que se tengan en cuenta todos los detalles a la vez que se simplifica la visualización del progreso.
Este espacio de trabajo se ha creado íntegramente en Kerika. Herramientas como Kerika proporcionan un marco intuitivo que facilita la planificación, ejecución y perfeccionamiento de la estrategia.
¿Listo para profundizar en cómo funciona este espacio de trabajo para el modelado empresarial? Pongámonos manos a la obra.
Examine detenidamente el modelo de negocio de esta empresa
1. Añadir tareas para cada paso del modelo de negocio
En el núcleo de este proceso se encuentran las tareas que componen su flujo de trabajo. Aquí es donde nuevas tareas como «Identificar segmentos de clientes» o «Redactar propuestas de valor», creadas para desglosar cada paso en tareas procesables, garantizan que no se pase por alto ninguna parte de tu modelo de negocio.
2. Personalice las columnas para adaptarlas a su flujo de trabajo
Cada columna representa una etapa del proceso de modelado empresarial. Puede cambiarles el nombre, añadir nuevas o reorganizarlas para adaptarlas a su flujo de trabajo. Esta personalización permite que su tablero se adapte a los requisitos exclusivos de su modelo de negocio.
3. Gestionar el acceso al Consejo
Esto le permite gestionar quién está a cargo del tablero, quién puede hacer cambios y quién sólo puede ver el tablero. Así se evita el solapamiento de responsabilidades y se garantiza que cada parte interesada conozca su papel en el proceso.
4. Comunicarse con todos
Utilice el Chat del Consejo para dirigirse a su equipo y ayudarle a centrarse en los objetivos. Así te aseguras de que todos estén informados y alineados, eliminando la confusión causada por la fragmentación de los canales de comunicación.
5. Intercambio colectivo de archivos
Aquí puedes compartir archivos con todos los miembros de tu equipo sin necesidad de permisos adicionales. Esto mantiene los recursos organizados y elimina la molestia de compartir manualmente, agilizando la colaboración.
6. Asegúrese de que no se pasa nada por alto
Aquí es donde filtras las tareas que más te importan. Averigua qué se te ha asignado, qué necesita atención o qué está atrasado para priorizar tu flujo de trabajo de forma eficaz. Esto le ayuda a asegurarse de que las tareas críticas no se pasan por alto y ayuda a su equipo a mantenerse centrado en los objetivos de alta prioridad.
7. Ajuste el tablero a sus necesidades
El menú de configuración de la esquina superior derecha de tu tablero está repleto de opciones para ajustar tu espacio de trabajo. A continuación te explicamos sus siete funciones principales y cómo pueden ayudar a tu equipo.
Visión general
La pestaña Visión general ofrece un resumen rápido del estado de su tablero, incluidas las tareas completadas, en curso y atrasadas. Puede asignar un nombre a su tablero, escribir una descripción para añadir contexto e incluso gestionar traducciones para acomodar a los miembros del equipo que trabajan en diferentes idiomas. Archivar tableros antiguos o exportar tareas a Excel está a un solo clic, lo que facilita mantener tu flujo de trabajo organizado y accesible.
Ajustes
La pestaña Configuración ofrece control sobre la privacidad y la funcionalidad. Puedes decidir quién puede ver el tablón, restringirlo a los miembros del equipo, abrirlo a cualquiera con el enlace o mantenerlo privado. Funciones como los límites de trabajo en curso (WIP) ayudan a mantener la concentración limitando el número de tareas en cada columna, mientras que opciones como la numeración automática de tareas o la activación de etiquetas permiten refinar aún más el flujo de trabajo.
Columnas
En la pestaña Columnas, puede personalizar la estructura de su tablero añadiendo nuevas columnas para las etapas del flujo de trabajo, como «Atraso» o «En espera». También puedes cambiar el nombre de las columnas existentes o reorganizarlas para que reflejen mejor el proceso de tu equipo. La eliminación de columnas innecesarias mantiene el tablero limpio y centrado, garantizando que sólo sean visibles las etapas relevantes.
Etiquetas
La pestaña Etiquetas ayuda a clasificar las tareas para organizarlas mejor. Puedes crear nuevas etiquetas como «Crítico», «Comentarios» o «Hito» para clasificar las tareas de forma eficaz. Gestionar las etiquetas es igual de sencillo: edita las existentes o elimina las que ya no sean relevantes para mantener el espacio de trabajo ordenado y fácil de navegar.
Desglose las tareas en pasos manejables (ilustración de la hoja de ruta)
Las hojas de ruta son el lugar donde su equipo puede organizar todos los detalles necesarios para completar pasos específicos de su modelo de negocio. A continuación te explicamos cómo utilizarlas con eficacia:
Añade detalles clave como el objetivo, las preguntas que hay que abordar y los métodos para completar la tarea. Por ejemplo, describe métodos de investigación o análisis demográficos para definir segmentos de clientes.
Actualice el progreso de la tarea marcándola como en curso, pendiente de revisión o completada para mantener a todo el mundo informado sobre su estado actual.
Asigna fechas límite para asegurarte de que las tareas siguen su curso. Por ejemplo, fija una fecha límite para completar el estudio de segmentación de clientes.
Divida las tareas en pasos más pequeños y procesables. Añade subtareas como realizar encuestas, analizar tendencias o revisar datos para asegurarte de que no se pasa nada por alto.
Clasifique las tareas mediante etiquetas para priorizarlas o agruparlas por temas como la colaboración, la documentación o la alta importancia.
Comparte archivos importantes directamente dentro de las tareas para que tu equipo pueda acceder a recursos como informes o presentaciones sin tener que buscar en otra parte.
Mantenga los debates centrados añadiendo comentarios o actualizaciones específicas de la tarea, garantizando que la comunicación sea clara y organizada.
Asigne tareas a sus compañeros de equipo para que todos sepan quién es el responsable, fomentando así la responsabilidad y la eficacia.
Con todas estas funciones diseñadas para simplificar el proceso de modelado empresarial, la colaboración optimizada, la información centralizada y la gestión de tareas procesables, Kerika le ofrece todo lo que necesita para planificar y ejecutar su estrategia con eficacia.
¿Listo para empezar? Vamos a guiarte a través de la configuración de tu cuenta Kerika y la creación de tu primer tablero.
Configure su cuenta Kerika
Configurar tu cuenta de Kerika y crear tu primer tablón es un proceso sencillo que te permite sumergirte de lleno en la planificación de tu modelo de negocio. A continuación te explicamos cómo empezar:
Si ya utilizas Google Apps, haz clic en el botón REGÍSTRATE CON GOOGLE.
Si ya utiliza Office 365, haga clic en el botón MICROSOFT.
No es necesaria ninguna configuración adicional, sólo tienes que seguir las instrucciones y ¡ya estás dentro!
Kerika está disponible en 38 idiomas para que tú y los demás podáis trabajar en la configuración más cómoda que prefiráis.
Cree su primer tablero
Una vez conectado, haga clic en el botón Crear un nuevo tablero.
Seleccione el tipo de tablero que mejor se adapte a sus necesidades (por ejemplo, Tablero de Tareas) y asigne un nombre a su tablero.
Ahora tienes un espacio de trabajo visual listo para ayudarte a organizar tareas, seguir el progreso y colaborar con tu equipo, el siguiente paso es personalizar las columnas, añadir tareas y empezar a construir tu propio modelo de negocio.
Conclusión: Su hoja de ruta hacia el éxito empresarial
Crear un modelo de negocio puede ser un proceso complejo, pero con un flujo de trabajo bien estructurado y las herramientas adecuadas, puedes simplificar el proceso y asegurarte de que nada se te escapa de las manos. Este tablero de demostración ilustra cómo puede desglosar cada aspecto crítico de su negocio en tareas manejables. Desde la identificación de segmentos de clientes hasta la definición de actividades y asociaciones clave, cada tarjeta ofrece un peldaño hacia la creación de una estrategia empresarial sólida y viable.
Siguiendo este enfoque, puede fomentar una mejor colaboración, mejorar la organización y mantener un enfoque claro en sus objetivos. Tanto si está perfeccionando planes existentes como si empieza desde cero, estas tarjetas y sus metodologías le ofrecen un marco para adaptar su propio modelo de negocio. ¿Listo para dar el siguiente paso? Empieza a poner en práctica estas ideas y verás cómo tu visión empresarial cobra vida.
Gestionar varias versiones de archivos puede resultar abrumador. Seguro que alguna vez te has quedado mirando archivos etiquetados como «final», «final-2» o «final-really-this-time», preguntándote cuál es el último. Es una frustración habitual cuando se hacen malabarismos con las actualizaciones de un proyecto.
Un sistema más eficaz elimina por completo estas conjeturas. Al rastrear y sustituir automáticamente las versiones antiguas de los archivos, te aseguras de que tu equipo trabaje siempre con el archivo más reciente, sin confusiones ni desorden.
He aquí una guía para organizar y actualizar archivos de forma eficaz, tanto en contextos de tareas específicas como a nivel de junta directiva:
Las Guías de Tareas son el lugar donde ocurre toda la magia cuando se trata de organizar archivos relacionados con tareas específicas. Así es como se actualiza un archivo:
Localice su archivo: Abra la hoja de ruta en la que está adjunto el archivo.
Cargar una nueva versión: Haga clic en el icono Cargar nueva versión junto al archivo existente. Esto reemplaza automáticamente la versión antigua por la nueva, manteniendo intacto el historial. No es necesario eliminar la versión antigua ni cambiar el nombre del archivo.
Ventajas: El archivo actualizado se vincula instantáneamente a la tarea, por lo que tu equipo puede seguir colaborando sin saltarse nada.
Las fichas de tareas garantizan que las actualizaciones de los archivos sean relevantes para la tarea en cuestión, manteniendo a todo el mundo en la misma página.
Los archivos adjuntos son ideales para los archivos que afectan a todo el proyecto, como los estatutos del proyecto o las plantillas compartidas. Actualizar archivos aquí es igual de sencillo:
Vaya a Archivos adjuntos del foro: Haga clic en el icono Archivos adjuntos del menú del tablero.
Actualizar el archivo: Seleccione el archivo que desea sustituir y haga clic en el botón Cargar nueva versión. La versión anterior se sustituye sin problemas, por lo que no hay confusión sobre qué versión es la actual.
Ventajas: Todo tu equipo obtiene acceso instantáneo a la última versión, independientemente del lugar desde el que trabajen.
Los archivos adjuntos garantizan que los archivos de todo el proyecto se mantengan organizados y actualizados sin crear duplicados.
Conclusión
Una gestión eficaz de los archivos simplifica los flujos de trabajo de los proyectos y mejora la colaboración. Al eliminar la confusión de múltiples versiones de archivos, puedes mantener a tu equipo organizado y centrado en lo que realmente importa.
Tu espacio de trabajo debe trabajar para ti, no al revés. Gracias a las opciones de personalización, puedes ajustarlo todo, desde los colores de fondo hasta las notificaciones y las herramientas de pizarra, para mantenerte organizado y productivo.
Para empezar a personalizar su espacio de trabajo, necesita acceder a la configuración de su cuenta. Aquí puedes ver cómo hacerlo:
Haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha de la pantalla.
Seleccione Mis ajustes en el menú desplegable.
Con estos ajustes, puedes crear una experiencia que se adapte a tu estilo de trabajo único. Ahora que ya sabes cómo acceder a los ajustes, nos gustaría mostrarte paso a paso cómo utilizar las opciones de personalización individual.
Así es como funciona: Personaliza los ajustes
Los ajustes suelen agruparse en tres categorías principales: General, Notificaciones y Pizarra. Cada sección contiene ajustes sencillos diseñados para mejorar tu flujo de trabajo y optimizar tu experiencia.
A continuación te explicamos cómo funcionan estos ajustes:
Ajustes generales: Personaliza tu espacio de trabajo como quieras
Color de fondo: ● Elige un color de fondo que sea claramente visible y que combine con tu estilo.
Elige entre varias opciones para que tu espacio de trabajo sea visualmente atractivo.
Utilizar etiquetas para los tableros de tareas Active esta función para etiquetar automáticamente los nuevos tableros de tareas y plantillas que cree.
Esto le ayudará a mantenerse organizado y a clasificar las tareas sin esfuerzo.
Las ventajas: Si personalizas los aspectos visuales de tu espacio de trabajo, te parecerá más intuitivo y menos desordenado, lo que te permitirá concentrarte mejor.
Notificaciones: Manténgase al día sin sobrecarga
Notificaciones de chat Reciba notificaciones por correo electrónico cuando se produzca un chat a nivel de junta directiva o cuando alguien chatee sobre una tarea en la que esté participando.
Actualizaciones de actividad para administradores Recibe notificaciones cuando se añadan, completen o envíen nuevas tareas en los foros que administras.
Recordatorios diarios de tareas Elija un resumen diario por correo electrónico que se envía a las 6 de la mañana y muestra las tareas atrasadas y las que vencen esta semana o la siguiente.
Agrupa las tareas por fecha o comité para facilitar su seguimiento.
Las ventajas: Las notificaciones flexibles te mantienen informado de lo más importante sin bombardearte con actualizaciones innecesarias.
Ajustes de la pizarra: Optimiza tu proceso creativo
Líneas y formas Define estilos de línea, grosores y colores predeterminados para crear imágenes limpias y coherentes.
Texto en lienzos Elija la fuente, el tamaño y el color que prefiera para un aspecto elegante.
Ajustes de cuadrícula Activa el ajuste a la cuadrícula y configura el tamaño de la cuadrícula para que tus diseños estén siempre alineados de forma uniforme y profesional.
Ventajas:
Con estos ajustes, las pizarras blancas son perfectas para realizar lluvias de ideas, planificar o diseñar, para que tu trabajo tenga buen aspecto y esté organizado.
Colección
Ya se trate de personalizar los elementos visuales, ajustar las notificaciones u optimizar las herramientas creativas, estas opciones están diseñadas para aumentar tu productividad y mantener despejado tu entorno de trabajo. Si te tomas un momento para personalizar tus ajustes, podrás trabajar de forma más eficiente y agradable cada día.
Llevar a cabo con éxito un programa de auditoría requiere una planificación cuidadosa, atención a los detalles y un enfoque centrado en la colaboración. Los pasos esenciales, que van desde la definición del alcance y los objetivos hasta el análisis de los datos y la aplicación de mejoras, constituyen la columna vertebral de cualquier auditoría eficaz. Estos pasos garantizan que se mantenga el cumplimiento, se identifiquen los riesgos y se mejoren los procesos para alinearlos con los objetivos de la organización.
Sin embargo, el camino hacia el éxito no está exento de dificultades. Errores comunes como objetivos vagos, mala comunicación y flujos de trabajo desorganizados pueden hacer descarrilar incluso los programas de auditoría mejor intencionados. Estos problemas pueden dar lugar a que se pasen por alto detalles, se incumplan plazos y se carezca de información procesable.
Afortunadamente, con las herramientas y estrategias adecuadas, estos retos pueden abordarse de frente. En esta guía, le proporcionaremos un marco paso a paso para ejecutar un programa de auditoría eficaz.
Para ilustrar este proceso, también le guiaremos a través de un ejemplo práctico de un flujo de trabajo bien estructurado y compartiremos herramientas que pueden ayudarle a agilizar la colaboración, organizar las tareas y mantener su auditoría en el buen camino. Empecemos.
Pasos esenciales para ejecutar con éxito un programa de auditoría
El éxito de un programa de auditoría no se consigue de la noche a la mañana, sino que se construye sobre la base de una planificación estratégica, una ejecución meticulosa y una evaluación continua. He aquí una hoja de ruta detallada que le guiará a través de los pasos clave:
1. Definir el alcance y los objetivos
Comience por esbozar el objetivo de su auditoría. ¿Qué pretende conseguir? Ya se trate de garantizar el cumplimiento de la normativa, identificar ineficiencias en los procesos o validar la exactitud financiera, tener unos objetivos claros marca la pauta de todo el programa. Identifique los departamentos, procesos o sistemas que se van a auditar.
Defina métricas de éxito y establezca indicadores clave de rendimiento (KPI). Haz clic aquí para conocer las principales métricas que debes tener en cuenta según Audiboard.com Comunica los objetivos a las partes interesadas para alinear las expectativas.
Cuidado:
Objetivos poco claros que pueden conducir a una pérdida de tiempo y a conclusiones incompletas o irrelevantes.
Falta de métricas de éxito y KPI claros.
2. Reúna al equipo adecuado
Un equipo de auditoría competente y colaborador es esencial para obtener resultados precisos y aplicables. Asigne funciones y responsabilidades, asegurándose de que cada miembro del equipo tiene las habilidades necesarias para sus tareas. En este artículo de Validworth encontrará más información sobre las principales responsabilidades de los miembros de un equipo de auditoría. Implique tanto a personal interno como a expertos externos, dependiendo de la complejidad de la auditoría. Impartir formación sobre procedimientos de auditoría, herramientas y normas de elaboración de informes.
Cuidado:
Una mala delegación de tareas y la falta de claridad en las funciones pueden causar confusión, incumplimiento de plazos o duplicación de esfuerzos.
Formación o conocimientos insuficientes entre los miembros del equipo.
3. Desarrollar un plan global
Un plan eficaz sirve de modelo para todo el proceso de auditoría. Divida la auditoría en fases, como la planificación, la ejecución, el análisis y la elaboración de informes. Establezca calendarios realistas para cada fase, asegurándose de que los plazos son alcanzables. Identificar posibles riesgos y retos, y preparar planes de contingencia para hacerles frente.
Cuidado:
Una colaboración y comunicación ineficaces pueden dar lugar a malentendidos, tareas olvidadas e informes fragmentados.
Plazos poco realistas o evaluación inadecuada de los riesgos.
4. Recopilación y análisis de datos
La calidad de su auditoría depende de la exactitud y pertinencia de los datos que recopile. Utilice herramientas y métodos normalizados para la recopilación de datos, como encuestas, entrevistas y registros del sistema. Verifique la fiabilidad de sus fuentes para minimizar los errores. Analice los datos sistemáticamente para descubrir patrones, anomalías o áreas susceptibles de mejora.
Cuidado:
Los datos incompletos o inexactos pueden comprometer la validez de los resultados de las auditorías.
Análisis o interpretación inadecuados de los datos.
5. Implicar a las partes interesadas en todo el proceso
La comunicación periódica con las partes interesadas garantiza la transparencia y genera confianza. Comparta información actualizada sobre los avances en las etapas clave para mantener a todos informados. Abordar las preocupaciones o preguntas con prontitud para mantener la alineación con los objetivos. Involucrar a las partes interesadas en la revisión de los resultados preliminares y la formulación de recomendaciones prácticas.
Cuidado:
La visibilidad limitada de las partes interesadas puede generar desconfianza y desalineación.
Comunicación o participación inadecuada de las partes interesadas.
6. Documentación de los resultados y recomendaciones
La forma de presentar las conclusiones puede determinar la eficacia de la auditoría para impulsar el cambio.
Recopilar los resultados en un informe estructurado, destacando las ideas clave y las áreas de interés. Ofrecer recomendaciones claras y prácticas basadas en pruebas. Priorizar las recomendaciones en función de su posible impacto y viabilidad.
Cuidado:
Las prácticas de documentación deficientes pueden dar lugar a conclusiones de auditoría que carezcan de contexto o claridad.
Recomendaciones inadecuadas o poco claras.
7. Aplicar y supervisar los cambios
El valor de la auditoría reside en su capacidad para impulsar mejoras. Elabore un plan para aplicar los cambios recomendados, asignando tareas y plazos. Supervise el impacto de estos cambios a lo largo del tiempo para medir la eficacia. Programe auditorías de seguimiento para garantizar un cumplimiento y un progreso sostenidos.
Cuidado:
La resistencia al cambio puede obstaculizar la aplicación de las recomendaciones.
Seguimiento o evaluación inadecuados de los cambios.
8. Evaluar y mejorar el proceso de auditoría
Cada auditoría es una oportunidad para perfeccionar su enfoque de cara a la siguiente. Lleve a cabo una revisión posterior a la auditoría para identificar las lecciones aprendidas y las áreas de mejora. Actualice sus procesos, plantillas o herramientas de auditoría basándose en los comentarios recibidos. Reconozca y celebre los éxitos para dar impulso a futuras auditorías.
Cuidado:
Falta de evaluación y mejora continuas.
Documentación o conservación inadecuadas de las lecciones aprendidas
Siguiendo estos pasos y siendo consciente de los posibles problemas, puede crear un programa de auditoría que no sólo garantice el cumplimiento, sino que también impulse mejoras organizativas significativas.
Utilizar las herramientas adecuadas
Ejecutar con éxito un programa de auditoría requiere algo más que una buena planificación: exige una herramienta que le ayude a superar los escollos comunes que hemos comentado antes. Una potente solución de gestión de tareas puede marcar la diferencia a la hora de organizar el flujo de trabajo y garantizar que nada se escape.
El siguiente tablero de demostración es un buen ejemplo de cómo un equipo de auditoría ha creado un espacio de trabajo estructurado para abordar sin problemas cada fase de su programa de auditoría.
Eche un vistazo a cómo este equipo de auditoría ha diseñado su espacio de trabajo para abordar cada etapa del proceso de auditoría. Desde la celebración de las reuniones iniciales en la fase de iniciación hasta la validación del cumplimiento en la fase de trabajo de campo y la finalización en la revisión final, este tablero garantiza que cada paso se planifica, controla y ejecuta meticulosamente.
Este espacio de trabajo virtual permite al equipo priorizar tareas, comunicarse eficazmente y hacer un seguimiento del progreso, todo en un mismo lugar. Veamos cómo utiliza este equipo su tablero para asegurarse de que su programa de auditoría sigue por buen camino.
Examine detenidamente esta Junta del Programa de Auditoría
1. Capturar los pasos de acción críticos con hojas de ruta detalladas
Añadir tareas es sencillo y garantiza que no se pase por alto ningún paso del proceso de auditoría. Con el botón «Añadir nueva tarea», situado en la parte inferior de cada columna, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente, como realizar entrevistas a las partes interesadas o validar las medidas de seguridad. De este modo se garantiza que los elementos de acción se capturan a medida que surgen.
2. Personalización flexible del flujo de trabajo con acciones de columna
La posibilidad de personalizar las columnas garantiza que el flujo de trabajo se adapte a las necesidades cambiantes del programa de auditoría. Esta función permite a los equipos cambiar el nombre de las columnas, añadir otras nuevas o reorganizar las existentes con facilidad.
Por ejemplo, mover tareas de «Fase de trabajo de campo» a «Análisis y validación» garantiza una progresión adecuada de las tareas sin confusiones. La opción de ocultar o eliminar columnas ayuda a despejar el espacio de trabajo, manteniendo el tablero centrado y eficiente. Esta personalización permite a los equipos mantener un flujo de trabajo dinámico, garantizando al mismo tiempo que ninguna tarea quede fuera de lugar.
3. Asignación de funciones y permisos para mejorar la colaboración
La gestión de funciones garantiza que los miembros del equipo rindan cuentas y comprendan sus responsabilidades dentro del programa de auditoría. Esta función le permite asignar funciones como administrador del consejo, miembro del equipo o visitante en función de su nivel de participación.
Por ejemplo, los auditores responsables de tareas clave pueden ser asignados como miembros del equipo, mientras que a las partes interesadas externas se les puede dar acceso de visualización como visitantes. Esta configuración fomenta la colaboración estructurada, minimiza la confusión y protege los datos confidenciales del proyecto mediante el control del acceso.
4. Comunicación centralizada mediante el chat del consejo
En lugar de depender de correos electrónicos o mensajes de chat dispersos, la función de chat integrada en el tablero garantiza que todas las discusiones relacionadas con las tareas permanezcan accesibles en un solo lugar. Los miembros del equipo pueden compartir actualizaciones, aclarar problemas y dejar comentarios directamente en el tablón, lo que permite a todos mantenerse informados sin necesidad de buscar en múltiples canales de comunicación. Este enfoque reduce la confusión y mantiene las conversaciones vinculadas a sus respectivas tareas, haciendo que la colaboración sea más fluida y productiva.
5. Gestión centralizada de archivos para un acceso sin fisuras
La función de archivos adjuntos del tablón permite gestionar y compartir archivos relacionados con cada tarea. Ya se trate de directrices de auditoría, documentación probatoria o informes de las partes interesadas, todos los archivos pueden cargarse, crearse o vincularse directamente en el tablón.
Esto elimina la necesidad de sistemas de almacenamiento externos y garantiza que los miembros del equipo puedan acceder a los documentos más actualizados sin retrasos. Con todo en un mismo lugar, tu equipo puede centrarse en ejecutar las tareas con eficacia.
6. Destacar y priorizar las tareas críticas
La función de resaltado del tablero permite a los equipos identificar rápidamente las tareas que requieren atención inmediata en función de diversos criterios, como los usuarios asignados, el estado de la tarea, las fechas de vencimiento y los niveles de prioridad. Esto garantiza que las auditorías de alta prioridad, los elementos atrasados o las tareas con etiquetas específicas sean fáciles de detectar.
Gracias a este filtro, los equipos pueden centrarse en las tareas más urgentes y evitar el incumplimiento de los plazos, manteniendo todo el programa de auditoría bien coordinado y encauzado.
7. Ajuste fino de la tarjeta para un control óptimo
Una auditoría eficaz requiere un tablón que se adapte a sus necesidades cambiantes. La configuración del tablero le permite controlar el acceso con opciones de privacidad, garantizando que sólo las personas adecuadas vean los detalles confidenciales del proceso de auditoría. Puede establecer límites de trabajo en curso (WIP) para gestionar la carga de trabajo del equipo y evitar cuellos de botella.
La numeración automática de las tareas garantiza un seguimiento coherente, mientras que las etiquetas ayudan a organizar las tareas por departamentos, fases o categorías. Además, la vista general del tablero ofrece información en tiempo real sobre el estado del programa de auditoría, lo que facilita la identificación de las tareas completadas, pendientes o atrasadas.
Con las opciones de exportación y archivo, puede hacer copias de seguridad o pausar las tareas mientras mantiene su flujo de trabajo de auditoría organizado y preparado para el futuro.
Divida las tareas en pasos manejables
Cuando se gestiona un programa de auditoría, desglosar las tareas es la clave para garantizar que no se pasa por alto ningún detalle crítico. Este tablero de demostración muestra cómo cada tarea se divide en pasos procesables y rastreables para mejorar la claridad y la colaboración.
He aquí cómo este equipo aborda eficazmente la segmentación de tareas:
Ficha Detalles para la descripción de tareas: La pestaña Detalles permite a los equipos documentar descripciones completas de tareas, requisitos y objetivos clave. Esto garantiza que todos los implicados entiendan el alcance de la tarea sin necesidad de aclaraciones constantes.
Establecer el estado de la tarea para el seguimiento del progreso: Asignar un estado como Listo,En curso o Necesita revisión permite una visibilidad clara del progreso de las tareas. Con los estados actualizados, los miembros del equipo pueden realizar fácilmente un seguimiento de la finalización o identificar cuellos de botella.
Pestaña Lista de control para subtareas: Las tareas complejas pueden dividirse en subtareas más pequeñas y procesables mediante la pestaña Lista de comprobación. Cada subtarea puede marcarse una vez completada, lo que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y evitar pasar por alto pasos esenciales.
Fechas de vencimiento para mantener los plazos: El establecimiento de plazos garantiza que las tareas se mantengan dentro de lo previsto, mientras que la visibilidad de las próximas fechas de vencimiento ayuda al equipo a priorizar el trabajo y evitar el incumplimiento de los plazos.
Etiquetas para la categorización: Mediante la asignación de etiquetas pertinentes, como auditoría de cumplimiento o recuperación de desastres, las tareas se pueden clasificar y filtrar de manera eficiente. Esta función facilita la localización de tareas relacionadas y garantiza la racionalización de los flujos de trabajo.
Pestaña Chat para conversaciones sobre tareas específicas: En lugar de mensajes dispersos en diferentes plataformas, la pestaña Chat centraliza todas las conversaciones relacionadas con las tareas. Los equipos pueden colaborar, proporcionar actualizaciones y resolver dudas directamente en la ficha de la tarea.
Asignación de tareas para una clara responsabilización: La asignación de tareas a miembros concretos del equipo garantiza la responsabilidad. Cada miembro del equipo conoce sus responsabilidades y puede centrarse en las tareas asignadas sin confusión.
Pestaña Archivos adjuntos para almacenar archivos relevantes: Los documentos importantes, archivos de referencia o pruebas pueden adjuntarse directamente a la tarea a través de la pestaña Adjuntos. De este modo se mantiene todo específico de la tarea y se evita la búsqueda a través de sistemas de almacenamiento externos.
Con las tareas divididas en pasos manejables, este tablero demuestra cómo pueden simplificarse las auditorías complejas, facilitando el seguimiento de los progresos, la identificación de los bloqueos y la consecución de todos los objetivos sin problemas.
Conclusiones: Creación de un programa de auditoría eficaz y ampliable
Un programa de auditoría bien ejecutado es la espina dorsal del cumplimiento organizativo, la gestión de riesgos y la optimización de procesos. Al dividir las tareas en pasos manejables, garantizar una categorización adecuada y fomentar una comunicación clara entre el equipo, se crea un flujo de trabajo estructurado pero lo suficientemente flexible como para hacer frente a retos inesperados.
La planificación y ejecución adecuadas le ayudarán a cumplir los plazos, mejorar la colaboración y, en última instancia, lograr el éxito de la auditoría con confianza.
