Kerika es calificado por Top Business Software
Medidas adicionales para bloquear a los spammers chinos
Nos hemos dado cuenta de que los spammers chinos intentan aprovecharse de Kerika, y estamos tomando algunas medidas para reducir esta molestia. Antes bloqueábamos a estos spammers uno por uno, pero es evidente que eso lleva mucho tiempo, sobre todo cuando varios de ellos intentan el mismo truco, que consiste en enviar docenas o cientos de invitaciones para que la gente se una a ellos en sus tablones de Kerika.
Estos spammers utilizan VPN para aparentar que proceden de otros países, pero había un patrón en su uso de Kerika: todas las invitaciones de equipo que enviaron implican el mismo destino: qq.com, que es un importante portal web chino operado por Tencent, conocido principalmente por su servicio de mensajería instantánea, QQ.
Aunque admitimos el chino como idioma, no tenemos usuarios legítimos en China, ya que este país bloquea Google y muchos otros servicios. Lo que significa que nunca habrá un uso legítimo para agregar personas del dominio qq.com a un tablero Kerika.
Vamos a introducir un sencillo bloqueo: mantendremos una lista negra de dominios, incluido qq.com, en los que el sistema te impedirá añadir miembros al equipo. Esto ayudará a cortar el paso a los spammers chinos que se dirigen a otras personas de China.
Los nuevos usuarios tendrán 14 días de prueba gratuita.
Durante mucho tiempo hemos tenido un periodo de prueba gratuito de 30 días para los nuevos usuarios, pero hace tiempo que hemos visto que la gente no necesita realmente las 4 semanas completas para decidirse sobre si Kerika es lo que está buscando o no.
De hecho, un periodo de prueba tiene la desventaja de que la gente tiende a olvidar que está en un periodo de prueba gratuito hasta que empieza a recibir recordatorios de que el periodo de prueba está a punto de terminar.
Un enfoque más práctico, y estándar en el sector, es ofrecer una prueba gratuita de 14 días a partir de ahora. Así tendrás tiempo suficiente para decidir si Kerika es la mejor forma de que tu equipo remoto haga más cosas.
Cómo utilizamos la IA
En Kerika llevamos tiempo experimentando con el uso de la IA para el desarrollo de software: Nuestros desarrolladores han utilizado Copilot de Microsoft para ayudarles a programar, y sin duda ha resultado útil. Ahora estamos añadiendo IA a algunas partes de nuestra interfaz de usuario.
La IA ayuda a construir un nuevo consejo
Cuando quieras iniciar un nuevo tablón de tareas de Kerika, verás que hay una nueva opción para OBTENER AYUDA DE LA IA:
Al hacer clic en este botón, aparece un cuadro de diálogo en el que puedes indicarle a nuestra IA qué quieres que haga tu nuevo tablero:
¡Es muy importante proporcionar tantos detalles como sea posible! Cuanto más le cuentes a la IA de Kerika sobre lo que quieres que haga tu tabla, mejor podrá ayudarte. Algunas sugerencias sobre lo que debes decirle a la IA:
¿Necesita un consejo para algo a corto plazo (3-6 meses), algo para un periodo más largo o para un trabajo continuo sin fecha de finalización?
¿Trabajará solo o acompañado?
¿Qué retos intenta resolver con Kerika: incumplimiento de plazos, mala comunicación, falta de visibilidad, etc.?
¿Qué es lo que no funciona bien con las herramientas que ha estado utilizando hasta ahora?
¿Hay alguna característica específica de Kerika que te interese probar, como fechas de vencimiento, asignación de tareas, archivos adjuntos, comentarios/debates?
Usar la IA lleva algún tiempo, normalmente 1-2 minutos para construir tu tabla. Puedes hacer otras cosas con Kerika mientras tanto; se te notificará cuando tu tablero esté listo. También puedes cancelar tu solicitud si cambias de opinión.
Utilizar la IA para crear una nueva plantilla
Del mismo modo, ahora tienes la opción de obtener ayuda de la IA de Kerika para crear nuevas plantillas:
Si decide obtener ayuda de AI, se le pedirá que proporcione detalles sobre lo que debe hacer su nueva plantilla y cómo se utilizará:
Con las plantillas hay un poco más de detalle que pedimos, y al igual que con el uso de la IA para crear nuevos tableros, la cantidad y la calidad de las instrucciones que proporcione a la IA de Kerika hará una gran diferencia en lo bien que la IA puede ayudarle a hacer una nueva plantilla.
Hacer un tablero similar a un tablero de muestra
Esto último es sólo para nuevos usuarios: cuando la gente se registra como Kerika, se les da la opción de navegar por nuestros muchos tableros de muestra (que están organizados por función de trabajo) para que puedan tener una idea de lo que Kerika puede hacer antes de comenzar su primer tablero.
Desde que construimos nuestros tableros de muestra, hemos observado que son muy populares y que la gente hace copias de ellos para jugar o utilizarlos como base para construir sus propios tableros.
Hacer una copia para jugar está bien, pero hacer una copia para crear un punto de partida para su nuevo tablero no es muy eficaz.
Para facilitar a los usuarios la gestión de ambas necesidades, ahora incluimos un botón HACER UN TABLERO COMO ESTE que se muestra cada vez que un nuevo usuario ve un tablero de muestra.
Al hacer clic en este botón, aparece un cuadro de diálogo en el que se pregunta al nuevo usuario qué desea hacer con su versión de este tablero de muestra:
Si sólo necesitas una copia, díselo a la IA: «Haz una copia de este tablero». Pero si quieres una versión del tablero que se adapte a tus necesidades, ¡asegúrate de darle muchas indicaciones a la IA!
Ocultar y mostrar columnas
Si está trabajando en un tablero de tareas, la pestaña Columna del cuadro de diálogo Configuración del tablero ahora le permite ocultar o mostrar columnas.
Para utilizar esta función, abra el cuadro de diálogo Configuración del tablero haciendo clic en el botón de engranaje que aparece en la esquina superior derecha cuando está viendo un tablero de tareas y, a continuación, cambie a la pestaña COLUMNAS.
Cuando pase el ratón por encima de cualquier columna de la lista, aparecerá un botón de opciones (tres puntos):
Haz clic en él y verás el menú Acciones.:
Esto facilita la gestión de tableros con un gran número de columnas.
Administradores de cuenta: una nueva función de Kerika
Los Propietarios de Cuenta ahora pueden designar a otros miembros de su Equipo de Cuenta para ser Administradores de Cuenta, lo que permitirá a estas personas también administrar las suscripciones y membresía de esa cuenta. Esto puede ser útil cuando el propietario real de la cuenta de Kerika es alguien ajeno a la comunidad de usuarios, como un departamento de compras.
La administración de los Administradores de Cuenta se puede hacer desde la pantalla de Administrar Cuenta, por el Propietario de la Cuenta:
Una vez en la pantalla Gestionar Usuarios, seleccione uno de los Miembros del Equipo de la cuenta: pase el ratón por encima del nombre y aparecerá un botón GESTIONAR USUARIO:
En el cuadro de diálogo Detalles del miembro del equipo, haga clic en ACTUAR:
Y seleccione Convertir a este usuario en Administrador de cuenta:
Un Administrador de Cuenta puede configurar a otros Miembros del Equipo de esa Cuenta para que también sean Administradores de Cuenta.
Los Administradores de Cuenta tienen mucho poder sobre la Cuenta; pueden:
- Acceder a cualquier foro
- Añadir o eliminar usuarios de cualquier foro
- Cambiar los roles de las personas en cualquier foro
- Añadir personas a la Cuenta y comprar suscripciones
- Cambiar el plan de suscripción
Así que ten cuidado a quién añades como administrador de la cuenta.
Plazos fáciles de cumplir: cómo fijar fechas de vencimiento
Los plazos son los hilos invisibles que unen los proyectos y garantizan que las tareas se completen a tiempo y los equipos se mantengan alineados. Tanto si trabajas en una sola tarea como si divides un proyecto en pasos más pequeños y procesables, unas fechas de entrega claras marcan la diferencia.
Cómo fijar y gestionar las fechas de vencimiento
Haga clic aquí para consultar el tablón
Una gestión eficaz de los plazos empieza por la posibilidad de fijar fechas de vencimiento para las tareas y sus componentes. Así es como funciona:
- Establecer fechas de vencimiento en las hojas de ruta
- Abra la hoja de ruta en la que esté trabajando.
- Haga clic en el botón «Debido» para acceder a la vista de calendario.
- Seleccione una fecha de vencimiento o ajuste las existentes según sea necesario.
De este modo se garantiza que la tarea quede anclada en el calendario del proyecto y se mantiene a todo el mundo al día.
- Desglose las tareas más importantes con listas de control
- Utilice la función Lista de control para dividir una tarea grande en elementos más pequeños y manejables.
- Cada elemento de la lista de comprobación puede tener su propia fecha de vencimiento, lo que facilita el seguimiento del progreso a un nivel granular.
- Asigne elementos específicos de la lista de comprobación a distintos compañeros de equipo, aclarando las funciones individuales y manteniéndose al mismo tiempo dentro del contexto de la tarea más amplia.
- Utilice la función Lista de control para dividir una tarea grande en elementos más pequeños y manejables.
Buenas prácticas para la gestión de plazos
- Sea específico: Evite los plazos imprecisos, fije fechas exactas para evitar confusiones.
- Establezca prioridades realistas: Equilibre las cargas de trabajo asignando fechas de entrega que reflejen la complejidad de las tareas.
- Revisar periódicamente: Actualice los plazos a medida que evoluciona el alcance del proyecto para mantener unas expectativas realistas.
Conclusión
La integración de fechas de vencimiento en la gestión de tareas, ya sea para tareas completas o elementos individuales de la lista de comprobación, ayuda a los equipos a mantener la claridad, la concentración y la productividad. Al establecer y gestionar cuidadosamente los plazos, creas un flujo de trabajo que se adapta a las necesidades de tu equipo y garantiza que nada se pierda.
Categorización de tareas: Utilizar etiquetas para mantenerse organizado
Cuando hay que hacer malabarismos con múltiples tareas en las distintas fases de un proyecto, es esencial mantenerse organizado. Las etiquetas son una poderosa herramienta que puede estructurar tu flujo de trabajo, ayudándote a identificar, categorizar y priorizar rápidamente las tareas.
Tanto si gestionas maquetas de diseño, el desarrollo del backend o las fases de prueba, las etiquetas facilitan que te centres en lo que más importa.
A continuación te explicamos cómo puedes utilizar las etiquetas para agilizar la gestión de tus proyectos:
Cómo funcionan las etiquetas en las hojas de ruta
Haga clic aquí para previsualizar estas etiquetas
Las etiquetas actúan como marcadores visuales, proporcionándole información instantánea sobre la categoría o el estado de una tarea. A continuación te explicamos cómo aplicarlas a cada ficha de tarea:
- Abra la Guía de Tareas: Seleccione la hoja de ruta que desea categorizar.
- Establecer etiquetas: Haga clic en la sección Etiquetas en los detalles de la tarjeta. Desde aquí, puedes elegir entre las etiquetas existentes o crear una nueva.
- Indicaciones visuales: Una vez aplicada, la etiqueta aparece en la parte superior de la tarjeta de tarea, proporcionando un indicador a simple vista de su categoría o prioridad.
Consejo profesional: Utiliza un código de colores consistente para las etiquetas para que sea fácil distinguir entre categorías, como el verde para las tareas de «backend» o el azul para las de «diseño».
Cómo crear etiquetas personalizadas
Las etiquetas personalizadas le permiten adaptar la categorización a las necesidades de su equipo. A continuación se explica cómo crear etiquetas:
- Acceda a la configuración de etiquetas: Vaya a la pestaña Configuración de su tablero y seleccione Etiquetas.
- Añadir una nueva etiqueta: Haga clic en la opción + Añadir nueva etiqueta. Dale a tu etiqueta un nombre que refleje su propósito, como «urgente», «maquetas» o «pendiente».
- Elija un color: Elija un color para que su etiqueta se distinga visualmente.
- Guardar y aplicar: Guarde la etiqueta y estará lista para ser utilizada en todo su tablero.
Consejo profesional: Los nombres de las etiquetas deben ser cortos e intuitivos. De este modo, todos los miembros de tu equipo podrán entenderlas fácilmente y utilizarlas con eficacia.
Ventajas del uso de etiquetas
- Categorización de tareas sin esfuerzo: Las etiquetas te ayudan a agrupar tareas relacionadas, facilitando su filtrado y localización.
- Enfoque mejorado: resalte las tareas que requieren atención inmediata o pertenecen a una categoría específica.
- Claridad para el equipo: Asegúrese de que todos los miembros del equipo comprenden de un vistazo el propósito de la tarea.
Recapitulación
Las etiquetas son más que simples rótulos, son una forma de simplificar y mejorar la gestión de tareas. Si utilizas las etiquetas de forma eficaz, podrás categorizar, priorizar y centrarte en las tareas con facilidad, manteniendo a tu equipo alineado y productivo.
Organizar el flujo de trabajo: Configurar columnas para una máxima eficiencia
La gestión eficaz de los proyectos comienza con un flujo de trabajo bien organizado. Desglosar las tareas en fases claramente definidas puede ayudarte a ti y a tu equipo a manteneros alineados y productivos. Un flujo de trabajo estructurado facilita el seguimiento del progreso, la identificación de cuellos de botella y la priorización eficaz de las tareas.
Veamos cómo puedes configurar las columnas de tu tablero de tareas para maximizar la eficacia utilizando el tablero de ejemplo que te proporcionamos.
Por qué son importantes las columnas en la gestión de tareas
Haga clic aquí para ver este tablero
Las columnas son la columna vertebral de tu flujo de trabajo. Cada columna representa una fase del proyecto y te ayuda a visualizar el flujo de tareas de principio a fin. La clave está en asegurarse de que tus columnas se ajustan a la naturaleza de tu proyecto y a la forma de trabajar de tu equipo.
Pasos para configurar columnas de flujo de trabajo
1. Defina las etapas de su flujo de trabajo
Al definir las Etapas del flujo de trabajo, piense en la progresión natural de sus tareas.
Por ejemplo:
- Estrategia del proyecto: Para las fases iniciales de planificación, como la definición de requisitos o el establecimiento de objetivos.
- Diseño de proyectos: Tareas relacionadas con la planificación visual y estructural, como el diseño de logotipos o la creación de maquetas.
- Desarrollo de proyectos: Para fases de ejecución como la codificación o la creación de funcionalidades.
- Pruebas: Para asegurarse de que todo funciona como se espera antes del lanzamiento.
- Completadas: Una etapa final para enviar tareas que están completamente hechas.
2. Traducir las etapas en columnas
Una vez definidas las fases del flujo de trabajo, conviértelas en columnas en el tablón de tareas. Empieza con categorías amplias y ve afinándolas a medida que conozcas mejor las necesidades de tu equipo.
Por ejemplo:
- Puedes empezar con columnas esenciales como «Por hacer», «En curso» y «Completado » para establecer el flujo básico.
- Amplíelas gradualmente en columnas más específicas alineadas con las fases de su flujo de trabajo, como «Estrategia del proyecto», «Diseño del proyecto», «Desarrollo del proyecto» y «Pruebas».
Este enfoque garantiza que sus columnas sean intuitivas, adaptables y se ajusten a la progresión natural de sus tareas.
3. Utilizar columnas para necesidades especializadas
Considere la posibilidad de crear columnas que añadan valor a su flujo de trabajo:
- Backlog: Un espacio para las tareas planificadas pero que aún no están listas para entrar en el flujo de trabajo principal. Esto ayuda a priorizar las tareas cuando el equipo está listo para asumir más trabajo, al tiempo que mantiene las columnas activas limpias y centradas.
- Recursos: Una columna para almacenar enlaces, documentos u otros materiales que apoyen sus tareas. Esto facilita al equipo el acceso a todo lo que necesita sin saturar las fichas de tareas individuales.
4. Recuerde que debe ser sencillo e intuitivo
- Evite sobrecargar el tablero con demasiadas columnas. Busca la claridad y la sencillez para que tu equipo pueda seguir fácilmente el flujo de trabajo.
Conclusión
Un flujo de trabajo bien organizado comienza con una cuidadosa configuración de las columnas. Al adaptar sus columnas para reflejar las etapas naturales de su proyecto e incluir columnas de apoyo, puede mejorar la eficiencia del equipo y mantener la claridad en su proceso. Empiece a organizar su flujo de trabajo hoy mismo y experimente las ventajas.
Manténgase organizado con la numeración automática de tareas
Mantener las tareas organizadas es esencial para flujos de trabajo fluidos, especialmente cuando se gestiona un gran volumen de elementos. La numeración de tareas puede aportar claridad y hacer más eficiente la referencia a tareas específicas. ¿Pero numerar manualmente las tareas? Lleva mucho tiempo y es propensa a errores.
Aquí es donde entra en juego la numeración automática. Con esta función, a cada hoja de ruta se le asigna automáticamente un número único en cuanto se crea, lo que garantiza que todas las tareas puedan identificarse de un vistazo.
Veamos cómo funciona la numeración automática y cómo puedes activarla para agilizar tus proyectos.
¿Qué es la numeración automática?
Haga clic aquí para ver este tablero
La numeración automática asigna un número secuencial a cada nueva ficha de tarea de un tablero. Esta numeración es única para el tablero y ayuda a los equipos a referirse rápidamente a las tareas en discusiones, informes o actualizaciones sin confusión.
Cómo activar la numeración automática
- Acceda a la configuración del tablero: Haz clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha del tablero para abrir el menú de ajustes.
- Active la opción: En la pestaña Configuración, active la opción Numeración automática de tareas para activarla.
- Véalo en acción: A partir de ahora, cada nueva hoja de ruta creada en el tablero mostrará automáticamente un número único en el área del título.
Por qué es importante la numeración automática
- Referencia rápida de tareas: Los números facilitan la consulta de tareas específicas durante las reuniones o al colaborar con compañeros de equipo.
- Comunicación clara: En lugar de describir las tareas en detalle, basta con referirse a ellas por su número asignado para agilizar la comunicación.
- Organización eficaz: La numeración de tareas añade una capa adicional de estructura a su tablero, facilitando su seguimiento y gestión.
Aplicaciones reales
- Informes de proyectos: Enumere rápidamente los números de las tareas en las actualizaciones o la documentación para mayor claridad.
- Debates en equipo: En las reuniones de equipo, mencione las tareas por su número para evitar confusiones.
- Seguimiento del progreso: Identifique fácilmente qué tareas numeradas se han completado o siguen en curso.
Conclusión
La numeración automática aporta sencillez y orden a la gestión de tareas, eliminando la molestia de tener que llevar un registro manual de los identificadores de las tareas. Tanto si gestionas un proyecto complejo como un pequeño flujo de trabajo, esta función garantiza que cada tarea sea fácilmente reconocible y rastreable.