Våre gamle priser har ikke endret seg på over 10 år og gjenspeilet ikke lenger verdien av produktet vårt eller det faktum at vi nå har flere brukere utenfor USA enn innenfor.
Derfor var det på tide å oppdatere vår prismodell på alle områder! I dette blogginnlegget oppsummerer vi alle endringene, og i seksjonene nedenfor finner du lenker til andre blogginnlegg og nettsider som forklarer hver enkelt endring i detalj.
Lavere priser for de fleste land
De siste 10 årene har vi hatt én fast pris: $7 per teammedlem, betalt årlig. Selv om dette var en lav pris for det amerikanske markedet, var det en utfordring for brukere i land med mindre utviklede økonomier og lavere kjøpekraft.
Vi gjør nå Kerika mer tilgjengelig for brukere utenfor USA:
Den nye prisen for Profesjonell Plan for kunder i USA vil være $9 per bruker per måned eller $90 per år.
Kunder i nesten alle andre land kan kjøpe abonnement til en lavere pris.
Dette betyr at kunder i land med mindre økonomier kan kjøpe de samme Kerika-abonnementene som kunder i rikere økonomier, men til en betydelig lavere pris.
Dette vil være synlig når du besøker prisingssiden på Kerikas nettside og når du ser på tilgjengelige planer i Kerika-appen. Prisen som vises vil være rabattert og i din lokale valuta. For eksempel vil brukere i Norge se Profesjonell Plan til kr 60 per måned / kr 600 per år.
(Forretningsplanen for meksikanske kunder vil være kr 90 per måned / kr 900 per år.)
Betal i din egen valuta
I tillegg til lavere priser utenfor USA, lar vi nå kundene våre betale i 135 forskjellige valutaer.
Dette vil gjøre det enklere for folk i ulike land, som kan ha vanskeligheter med å handle i amerikanske dollar, å kjøpe Kerika-abonnement.
Nye brukere av en nettjeneste kan være usikre på å kjøpe et årlig abonnement før de er helt kjent med tjenesten. Det mest naturlige for nye kunder er å gjøre en mindre økonomisk forpliktelse i starten, ved å kjøpe månedlige abonnementer. Nå gjør vi dette enklere.
Du kan nå velge mellom månedlige eller årlige abonnementer (men ikke blande begge).
Årlige abonnementer koster 10 ganger månedsprisen, så hvis du planlegger å bruke Kerika i mer enn 10 måneder, vil det være billigere å velge et årlig abonnement.
Men hvis du er ny kunde og nøler med å forplikte deg til Kerika, har du nå en enkel måte å fortsette å bruke tjenesten etter din 30-dagers gratis prøveperiode: kjøp et månedlig abonnement i noen måneder, og bytt deretter til et årlig abonnement for å spare penger når du er overbevist om fordelene med Kerika for teamets produktivitet.
30-dagers pengene-tilbake-garanti
For å gjøre det enda enklere for nye kunder å kjøpe årlige abonnementer med selvtillit, tilbyr vi nå en 30-dagers pengene-tilbake-garanti.
Hvis du ombestemmer deg innen 30 dager etter kjøpet av et årlig abonnement, uansett grunn, kan du be om full tilbakebetaling.
Nå trenger du ikke å bekymre deg for å gjøre en feil når du klikker på kjøpsknappen!
Vårt gamle system for beregning og håndtering av refusjoner var komplisert og skapte problemer i faktureringssystemet vårt, noe som førte til feil som påvirket både kundene våre og oss.
Vi går nå over til et enklere system:
Hvis du kansellerer et abonnement, vil du motta pro-rata kreditt i din Kerika-konto, som du kan bruke på fremtidige kjøp.
Kreditt utløper ikke og kan ikke utbetales i kontanter – den kan kun brukes på fremtidige kjøp.
Den gamle Akademiske og ideelle planen tillot team på opptil 10 personer å bruke Kerika gratis. Dette systemet var vanskelig å administrere, ble ofte misbrukt, og hjalp ikke alle skoler, universiteter og ideelle organisasjoner.
Den nye Akademiske og ideelle planen fungerer nå med en 50 % rabatt:
Hvis du kvalifiserer, kan du kjøpe enhver plan til halv pris.
Ingen begrensning på teamstørrelse.
Dette gjør det lettere for større organisasjoner å innføre Kerika på tvers av hele organisasjonen.
Tidligere tilbød vi muligheten til å be om en faktura som kunne betales med bankgiro eller direkte innskudd. Dessverre ble dette misbrukt av en uventet mengde brukere som ba om fakturaer, men aldri betalte dem.
Med det nye systemet vil offline kjøp (dvs. fakturabetaling) kun være tilgjengelig for utvalgte kunder.
Eksisterende kunder som har brukt denne metoden i årevis (f.eks. offentlige etater eller store selskaper som krever fakturabehandling via sine økonomiavdelinger) kan fortsatt bruke den, men med strenge regler: Hvis fakturaer ikke betales i tide, blir de tilknyttede abonnementene kansellert.
Hvis du er en ny kunde og trenger denne betalingsmåten, kontakt oss.
Enklere å erstatte brukere i en konto
Med det nye prissystemet blir det enklere for kundene våre å bytte ut en bruker med en annen uten ekstra kostnader, så lenge fjerningen av den gamle brukeren og tillegg av den nye skjer samme dag.
Hvis en bruker fjernes fra et team og en ny legges til samme dag, vil ingen fakturering finne sted.
Flere detaljer i fakturahistorikken din
Skjermen for fakturahistorikk, som du kan få tilgang til ved å klikke på ”Administrer konto” i menyen øverst til høyre i skrivebordsappen, vil nå vise mer informasjon om endringer som:
Aktivering/deaktivering av automatisk fornyelse,
Legge til eller fjerne brukere, osv.
Dette vil hjelpe kundene våre med å forstå bedre hvordan faktureringen har endret seg over tid.
En smidig overgang
Dette er kanskje det viktigste punktet: Hvis du allerede er en Kerika-kunde, vil abonnementet ditt fortsette som før frem til slutten av inneværende periode.
Hvis du tidligere kjøpte abonnement til $84 per bruker per år, og prisen i din region nå er kr 657, trenger du ikke å betale noe ekstra akkurat nå. De nye prisene trer i kraft ved slutten av den nåværende perioden.
Hvis du hadde den gamle Akademiske og ideelle planen, vil den fortsette til slutten av den nåværende perioden. Deretter må du kjøpe enten Profesjonell eller Forretningsplan, men du vil automatisk få den ideelle rabatten.
Spørsmål eller bekymringer?
Vi forstår at prisendringer kan være utfordrende for noen brukere, uansett hvor nøye vi har utformet den nye modellen.
Vi hjelper deg gjerne med spørsmål og lytter til dine bekymringer.
Osana jatkuvaa pyrkimystämme tehdä Kerikasta helppokäyttöinen ja ostettavissa mistä tahansa maailmassa, uusi hinnoittelujärjestelmämme mahdollistaa maksamisen millä tahansa seuraavista valuutoista:
USD – Yhdysvaltain dollari AED – Arabiemiirikuntien dirhami AFN – Afganistanin afgaani ALL – Albanian lek AMD – Armenian dram ANG – Alankomaiden Antillien guldeni AOA – Angolan kwanza ARS – Argentiinan peso AUD – Australian dollari AWG – Aruban floriini AZN – Azerbaidžanin manat BAM – Bosnia ja Hertsegovinan vaihdettava markka BBD – Barbadoksen dollari BDT – Bangladeshin taka BGN – Bulgarian leva BIF – Burundin frangi BMD – Bermudan dollari BND – Brunein dollari BOB – Bolivian boliviano BRL – Brasilian real BSD – Bahaman dollari BWP – Botswanan pula BYN – Valko-Venäjän rupla BZD – Belizen dollari CAD – Kanadan dollari CDF – Kongon frangi CHF – Sveitsin frangi CLP – Chilen peso CNY – Kiinan juan renminbi COP – Kolumbian peso CRC – Costa Rican colón CVE – Kap Verden escudo CZK – Tšekin koruna DJF – Djiboutin frangi DKK – Tanskan kruunu DOP – Dominikaanisen tasavallan peso DZD – Algerian dinaari EGP – Egyptin punta ETB – Etiopian birr EUR – Euro FJD – Fidžin dollari FKP – Falklandinsaarten punta GBP – Englannin punta GEL – Georgian lari GIP – Gibraltarin punta GMD – Gambian dalasi GNF – Guinean frangi GTQ – Guatemalan quetzal GYD – Guyanan dollari HKD – Hongkongin dollari HNL – Hondurasin lempira HTG – Haitin gourde HUF – Unkarin forintti IDR – Indonesian rupia ILS – Israelin uusi sekeli INR – Intian rupia ISK – Islannin kruunu JMD – Jamaikan dollari JPY – Japanin jeni KES – Kenian šillinki KGS – Kirgisian som KHR – Kambodžan riel KMF – Komorien frangi KRW – Etelä-Korean won KYD – Caymansaarten dollari KZT – Kazakstanin tenge LAK – Laosin kip LBP – Libanonin punta LKR – Sri Lankan rupia LRD – Liberian dollari LSL – Lesothon loti MAD – Marokon dirhami MDL – Moldovan leu MGA – Madagaskarin ariary MKD – Pohjois-Makedonian denaari MMK – Myanmarin kyat MNT – Mongolian tugrik MOP – Macaon pataca MUR – Mauritiuksen rupia MVR – Malediivien rufiyaa MWK – Malawin kwacha MXN – Meksikon peso MYR – Malesian ringgit MZN – Mosambikin metical NAD – Namibian dollari NGN – Nigerian naira NIO – Nicaraguan córdoba NOK – Norjan kruunu NPR – Nepalin rupia NZD – Uuden-Seelannin dollari PAB – Panaman balboa PEN – Perun sol PGK – Papua-Uuden-Guinean kina PHP – Filippiinien peso PKR – Pakistanin rupia PLN – Puolan zloty PYG – Paraguayn guarani QAR – Qatarin rial RON – Romanian leu RSD – Serbian dinaari RUB – Venäjän rupla RWF – Ruandan frangi SAR – Saudi-Arabian rial SBD – Salomonsaarten dollari SCR – Seychellien rupia SEK – Ruotsin kruunu SGD – Singaporen dollari SHP – Saint Helenan punta SLE – Sierra Leonen leone SOS – Somalian šillinki SRD – Surinamen dollari STD – São Tomén ja Príncipen dobra (ennen 2018, korvattu STN:llä) SZL – Eswatinin lilangeni THB – Thaimaan baht TJS – Tadžikistanin somoni TOP – Tongalainen paʻanga TRY – Turkin liira TTD – Trinidadin ja Tobagon dollari TWD – Taiwanin uusi dollari TZS – Tansanian šillinki UAH – Ukrainan hryvnia UGX – Ugandan šillinki UYU – Uruguayn peso UZS – Uzbekistanin som VND – Vietnamin dong VUV – Vanuatun vatu WST – Samoan tala XAF – Keski-Afrikan CFA-frangi XCD – Itä-Karibian dollari XCG – (Ei standardoitu valuuttakoodi; vaatii selvennystä) XOF – Länsi-Afrikan CFA-frangi XPF – CFP-frangi (käytössä Ranskan Tyynenmeren alueilla) YER – Jemenin rial ZAR – Etelä-Afrikan randi ZMW – Sambian kwacha
Jos asut maassa, joka ei ole yllä olevassa luettelossa, oletusmaksutapa on USD – Yhdysvaltain dollari.
Hyvin suunniteltu helpdesk-työnkulku on poikkeuksellisen asiakastuen selkäranka. Se takaa sujuvan viestinnän, nopeamman ongelmanratkaisun ja suuremman käyttäjätyytyväisyyden. Tehokas työnkulku auttaa tiimejä pysymään organisoituneina ja keskittymään saumattoman tukikokemuksen tarjoamiseen, olipa kyse sitten sisäisten pyyntöjen tai ulkoisten asiakaskyselyjen käsittelystä.
Tehokkaan työnkulun luominen on kuitenkin haastavaa. Tiimit kamppailevat usein sellaisten ongelmien kanssa kuin kadonneet liput, epäselvä tehtävien priorisointi ja viestinnän pullonkaulat. Ilman jäsenneltyä järjestelmää asiakkaiden ongelmien nopea ratkaiseminen voi tuntua ylivoimaiselta, mikä johtaa turhautuneisiin käyttäjiin ja tyytymättömiin tiimeihin.
Tässä artikkelissa opastamme sinua help desk-työnkulun rakentamisen keskeisissä vaiheissa, käsittelemme mahdollisia ongelmia, jotka voivat estää työnkulun onnistumisen, ja esittelemme sinulle oikeat työkalut, joilla voit luoda aidosti toimivan työnkulun:
Olennaiset vaiheet ja yleiset sudenkuopat vakaan tukipalvelun työnkulun rakentamiseksi
Hyvin määritelty Help Deskin työnkulku on ratkaisevan tärkeää sujuvan tukitoiminnan, lyhentyneiden vasteaikojen ja poikkeuksellisen tyytyväisen käyttäjätyytyväisyyden kannalta. Vankan ja tehokkaan Help Desk-työnkulun luominen edellyttää seuraavien vaiheiden noudattamista:
1. Määrittele selkeät tavoitteet ja soveltamisala
Määritä työnkulun ensisijainen tarkoitus. Käsitteletkö sisäisiä asioita, ulkoista tukea vai molempia? Määrittele laajuus selkeästi, jotta voit sovittaa prioriteetit yhteen ja asettaa realistiset tavoitteet. Laadi palvelutasosopimukset (SLA), joilla asetetaan odotukset vastaus- ja ratkaisuaikoihin.
Varo epäselviä tavoitteita, jotka voivat johtaa tehottomaan työnkulkuun ja huonoon käyttäjätyytyväisyyteen.
2. Rakenna kattava tietopohja
Luo arvokas resurssi tiimillesi ja käyttäjille analysoimalla toistuvia ongelmia ja kehittämällä selkeää, haettavissa olevaa sisältöä, kuten usein kysyttyjä kysymyksiä, vaiheittaisia oppaita ja vianmääritysvinkkejä.
Varoitus: tehoton tiedon jakaminen voi johtaa pidempiin ratkaisuaikoihin ja turhautumiseen.
3. Pyyntöjen käsittelyn keskittäminen
Luo yksi arkisto kaikkien saapuvien pyyntöjen hallintaa varten ja varmista, ettei yksikään asia jää huomaamatta. Tämä keskitetty järjestelmä poistaa hajallaan olevien tietojen riskin ja auttaa ylläpitämään organisoitua lähestymistapaa ongelmien ratkaisemiseen.
Varo kaoottista pyyntöjen käsittelyä ilman keskitettyä järjestelmää, mikä johtaa siihen, että toimia jää tekemättä tai tehdään päällekkäin.
4. Tehtävien luokittelu ja priorisointi
Jaottele pyynnöt kiireellisyyden, tyypin tai osaston mukaan. Tehtävien luokittelu auttaa tiimiäsi keskittymään tärkeimpiin asioihin ja pitämään vähemmän tärkeät pyynnöt näkyvillä ja aikataulussa.
Ole tietoinen siitä, että manuaalinen luokittelu voi olla virhealtista ja epäjohdonmukaista, mikä voi viivästyttää kriittisten ongelmien käsittelyä.
5. Aseta selkeät vastuut ja roolit
Määritä tiimin jäsenille tietyt roolit vastuullisuuden varmistamiseksi. Määrittele, kuka käsittelee ensilinjan kyselyitä, kuka eskaloi ja ratkaisee monimutkaisia kysymyksiä ja kuka vastaa tietopohjan päivityksistä.
Muista, että roolien ja vastuualueiden epäselvyys voi aiheuttaa sekaannusta ja viivästyksiä.
6. Seuraa ja arvioi suorituskykyä
Seuraa keskeisiä mittareita, kuten ratkaisuaikaa, vastausaikaa ja asiakastyytyväisyyttä. Arvioi säännöllisesti tiimisi suorituskykyä ja kerää palautetta käyttäjiltä, jotta voit tunnistaa parannuskohteet.
Älä unohda, että työnkulun suorituskyvyn rajallinen näkyvyys voi tehdä pullonkaulojen tunnistamisesta ja korjaamisesta haastavaa.
Oikeiden työkalujen käyttö Help Deskin haasteiden voittamiseksi
Selkeä ja organisoitu help desk -järjestelmä on olennaisen tärkeä tehokkaan ongelmanratkaisun varmistamiseksi, ja tämä visuaalinen työtila osoittaa, miten haasteet voidaan ratkaista suoraan. Katsotaanpa nopeasti, miten tämä tiimi hallitsee työnkulkuaan pysyäkseen kärjessä.
Tämä taulu tarjoaa suoraviivaisen näkymän eri vaiheiden tehtäviin. Pyynnöt kirjataan kohtaan ”Tehtävät”, jossa ne luokitellaan ja priorisoidaan kiireellisyyden mukaan.
Tehtävät siirtyvät saumattomasti Tekeillä-sarakkeeseen, kun ne ovat käynnissä, jolloin tiimi voi keskittyä aktiivisiin asioihin unohtamatta, mitä seuraavaksi on tulossa. Suoritetut tehtävät arkistoidaan ”Completed”-osioon, jolloin edistyminen näkyy ja työtila pysyy selkeänä.
Visuaaliset merkinnät, kuten ”Tarvitsee tarkistusta”, ”Käynnissä” ja ”Tarvitsee korjausta”, helpottavat välittömiä toimia vaativien tehtävien havaitsemista, ja eräpäivät varmistavat, ettei mikään lipsahda käsistä. Keskittämällä pyynnöt, järjestämällä ne tehokkaasti ja luomalla selkeän työnkulun tämä tiimi välttää sähköpostin tai chatin kaltaisten hajallaan olevien viestintävälineiden aiheuttaman kaaoksen.
Seuraavaksi tutustumme tarkemmin tämän työtilan toimintaan ja sen ominaisuuksiin ja näytämme, miten voit rakentaa tehokkaan help desk -järjestelmän tiimillesi:
Tutustu tarkemmin tähän Help Deskin työnkulun tauluun
Tämä Help Deskin työnkulkutaulu on hyvä esimerkki siitä, miten jäsennelty organisaatio ja selkeä ulkoasu voivat yksinkertaistaa tukitehtävien hallintaa. Jokainen osio on suunniteltu tarkoituksenmukaisesti niin, että pyyntöjen käsittely on saumatonta ja samalla edistetään vastuullisuutta ja yhteistyötä.
1. Tallenna ja organisoi jokainen pyyntö
”Tehtäviä asioita” -sarake on lähtökohta, johon kaikki saapuvat pyynnöt kirjataan. Jokainen tehtävä on yksittäinen toimintakohde salasanojen nollaamisesta yhteysongelmien ratkaisemiseen, mikä varmistaa, ettei yksikään pyyntö jää huomiotta. Tämä keskitetty lähestymistapa luo selkeyttä ja antaa tiimille mahdollisuuden priorisoida tehokkaasti.
2. Työnkulun vaiheiden räätälöinti tarpeidesi mukaan
Sarakkeet edustavat tehtävän etenemisen eri vaiheita, kuten ”Tekemistä”, ”Tekemistä” ja ”Valmistunut”. Nämä voidaan nimetä uudelleen, järjestää uudelleen tai mukauttaa tiimisi työnkulkuun sopiviksi, jolloin siirtyminen vaiheiden välillä on intuitiivista ja tehokasta.
3. Pääsyn ja käyttöoikeuksien valvonta
Hallitse, kuka voi tarkastella ja muokata taulua jakamalla rooleja. Tiimin jäsenille voidaan antaa muokkausoikeudet tehtävien päivittämistä varten, kun taas sidosryhmille voidaan rajoittaa etenemisen tarkastelu. Näin vältytään sekaannuksilta, vastuualueet ovat selvät ja työnkulku pysyy turvallisena.
4. Viestinnän keskittäminen
Ryhmäkeskustelut käydään suoraan hallituksessa. Sen sijaan, että joutuisit jonglööraamaan sähköposteja tai chat-työkaluja, voit kommentoida tiettyjä tehtäviä selventääksesi yksityiskohtia tai antaa päivityksiä. Näin kaikki viestintä pysyy merkityksellisenä, helposti saatavilla ja liittyy asianmukaiseen tehtävään.
5. Resurssien jakamisen tehostaminen
Tiedostojen latausominaisuuksien avulla tehtäviin voidaan liittää käyttöoppaita, vianmääritysoppaita ja muita resursseja. Näin vältytään hajallaan olevien asiakirjojen etsimiseltä ja varmistetaan, että kaikki saavat tarvitsemansa materiaalit käyttöönsä.
6. Priorisoi selkeästi
Tehtävien priorisointi on vaivatonta sisäänrakennettujen kiireellisyysmerkintöjen avulla. Merkitäänpä tehtävät sitten ”kriittisiksi”, ”erittäin tärkeiksi” tai ”tavallisiksi”, nämä visuaaliset indikaattorit varmistavat, että tiimi tietää, mitä on käsiteltävä ensin, jotta työnkulku pysyy oikealla tiellä.
7. Säilytä tarkennus suodattimien avulla
Suodattimien avulla voit nopeasti lajitella ja tunnistaa tehtävät, jotka vaativat välitöntä huomiota. Nämä suodattimet varmistavat, että mitään tärkeää ei jää huomiotta, etsitpä sitten erääntyneitä tehtäviä, määrittelemättömiä kohteita tai tarkistettavaksi merkittyjä asioita.
Tehtävien pilkkominen pienempiin, toteuttamiskelpoisiin vaiheisiin on tärkeää selkeyden säilyttämiseksi ja sujuvan toteutuksen varmistamiseksi. Demotaulun tehtäväkortti keskittää kaikki olennaiset tiedot, mikä helpottaa tehtävien tehokasta hallintaa. Näin se auttaa:
Yksityiskohdat-välilehti: Tarjoaa selkeän tehtävän kuvauksen ja tavoitteet ja varmistaa, että kaikki ryhmän jäsenet ymmärtävät tehtävän laajuuden ja tarkoituksen (esim. ohjelmiston asentaminen käyttäjän tietokoneelle).
Tarkistuslistat: Jaottelee tehtävät toteutettavissa oleviin vaiheisiin, kuten ohjelmiston lataaminen, lisenssin aktivointi, toiminnallisuuden testaaminen ja käyttäjäkoulutuksen antaminen.
Prioriteetti ja määräajat: Auttaa priorisoimaan tehtävät (esim. kriittiset, erittäin tärkeät) ja näyttää määräajat näkyvästi, jotta varmistetaan tehtävien oikea-aikainen suorittaminen.
Roolijako: Määrittää tehtävät tietyille tiimin jäsenille, mikä edistää vastuuvelvollisuutta ja avoimuutta.
Tiedoston liitteet: Keskittää resursseja, kuten asennuspaketteja, käyttöohjeita ja lisenssiavaimia, jolloin tiedostojen etsimiseen ei kulu aikaa.
Kommentit: Helpottaa tehtäväkohtaista viestintää, jotta keskustelut pysyvät keskittyneinä ja merkityksellisinä.
Tilapäivitykset: Seuraa edistymistä merkinnöillä, kuten ” Käynnissä”, ” Tarvitsee tarkistusta” tai ” Estetty”, jotta tiimi pysyy linjassa.
Tunnisteet ja kategoriat: Vianmääritys, tietoturvatarkastus), jotta tehtävien suodattaminen ja hallinta on helppoa.
Kerika tarjoaa kaikki työkalut ja ominaisuudet, jotka on suunniteltu tehostamaan Help Desk -prosessia, ja varmistaa, että voit hallita tehtäviä, tehdä tehokasta yhteistyötä ja ylläpitää keskitettyjä tietoja tiimillesi.
Olipa kyse kriittisten tehtävien priorisoinnista, edistymisen seurannasta tai tiimiviestinnän edistämisestä, Kerika tarjoaa täydellisen ratkaisun työnkulun yksinkertaistamiseen ja tehokkaaseen toteuttamiseen.
Lopetetaan:
Kun noudatat jäsenneltyä lähestymistapaa, määrittelet tavoitteet, luot tietopohjan, priorisoit tehtävät ja edistät yhteistyötä, voit virtaviivaistaa toimintojasi ja tarjota käyttäjille poikkeuksellista tukea.
Kerika varmistaa, että Help Desk toimii sujuvasti, olipa kyse sitten kiireellisistä IT-ongelmista tai pitkän aikavälin tukialoitteiden suunnittelusta. Aloita jo tänään ja huomaa, mitä eroa organisoidulla ja tehokkaalla työnkululla on!
Työtilasi pitäisi toimia sinua varten, ei päinvastoin. Mukautusvaihtoehtojen avulla voit räätälöidä kaiken taustaväreistä ilmoituksiin ja taulutyökaluihin, mikä auttaa sinua pysymään organisoituna ja tuottavana.
Jos haluat aloittaa työtilasi mukauttamisen, sinun on mentävä tilisi Asetukset-asetuksiin. Näin:
Napsauta profiilikuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa.
Valitse avattavasta valikosta Omat asetukset.
Näiden asetusten avulla voit luoda kokemuksen, joka sopii ainutlaatuiseen työskentelytyyliisi. Nyt kun tiedät, miten asetuksiin pääsee käsiksi, opastamme sinua askel askeleelta, miten voit käyttää kutakin mukautusvaihtoehtoa.
Miten se toimii: Asetusten säätäminen
Mieltymykset ryhmitellään yleensä kolmeen pääryhmään: Yleiset, Ilmoitukset ja Valkotaulu. Jokaisessa osiossa on selkeitä vaihtoehtoja, jotka on suunniteltu tehostamaan työnkulkuasi ja optimoimaan käyttökokemuksesi.
Seuraavassa tarkastellaan tarkemmin, miten nämä asetukset toimivat:
Yleiset asetukset: Työtila: Tee työtilasta oma
Taustan väri: ● Valitse taustaväri, joka on helppo silmille ja sopii tyyliisi.
● Valitse useista eri vaihtoehdoista, jotta työtilasi olisi visuaalisesti houkutteleva.
Käytä tunnisteita tehtävätauluja varten ● Ota tämä toiminto käyttöön, jos haluat sisällyttää tunnisteita automaattisesti uusiin tehtäväkortteihin ja luomiisi malleihin.
● Auttaa sinua pysymään järjestyksessä ja luokittelemaan tehtäviä vaivattomasti.
Edut: Se on intuitiivisempi ja vähemmän sotkuinen, mikä auttaa sinua keskittymään.
Ilmoitukset: Pysy ajan tasalla ilman ylikuormitusta
Chat-ilmoitukset ● Saat sähköpostiviestejä, kun hallituksen tason keskustelu on käynnissä tai kun joku keskustelee tehtävästä, jossa olet mukana.
Toiminnan päivitykset ylläpitäjille ● Saat ilmoituksia, kun uusia tehtäviä lisätään, suoritetaan tai siirretään uudelleen hallinnoimillasi laudoilla.
Päivittäiset tehtävämuistutukset ● Valitse päivittäinen, klo 6 aamulla lähetettävä yhteenveto sähköpostitse, jossa näkyvät erääntyneet tehtävät ja tällä tai ensi viikolla erääntyvät tehtävät.
● Ryhmittele tehtävät päivämäärän tai lautakunnan mukaan helppoa seurantaa varten.
Edut: Joustavien ilmoitusten avulla voit pysyä ajan tasalla tärkeimmistä asioista ilman, että sinua pommitetaan tarpeettomilla päivityksillä.
Valkotauluasetukset: Optimoi luova prosessisi
Viivat ja muodot ● Aseta oletusviivatyylit, paksuus ja värit, jotta voit luoda siistiä ja johdonmukaista visuaalista ilmettä.
Teksti kankailla ● Valitse haluamasi fontin tyyli, koko ja väri kiillotetun ulkoasun saavuttamiseksi.
Ruutuasetukset ● Ota ruudukkoon kiinnittäminen käyttöön ja määritä ruudukon koko, jotta mallisi pysyvät linjassa ja ammattimaisina.
Edut:
Näiden asetusten ansiosta valkotaulut sopivat erinomaisesti aivoriiheen, suunnitteluun tai muotoiluun, mikä takaa, että työsi näyttää hyvältä ja pysyy järjestyksessä.
Pakkaus
Olipa kyse sitten visuaalisten elementtien säätämisestä, ilmoitusten räätälöinnistä tai luovien työkalujen virtaviivaistamisesta, nämä vaihtoehdot on suunniteltu parantamaan tuottavuuttasi ja pitämään työympäristösi järjestyksessä. Muutaman hetken käyttäminen asetusten mukauttamiseen voi johtaa tehokkaampaan ja miellyttävämpään työskentelyyn joka päivä.
La gestión eficaz de proyectos es la columna vertebral para lograr resultados satisfactorios. Ya se trate de diseñar un sitio web, lanzar un producto o coordinar un complejo proyecto de desarrollo, un enfoque estructurado garantiza que todas las tareas estén alineadas, se cumplan los plazos y se mantenga informadas a las partes interesadas.
Esta guía le guía a través de los pasos clave para dominar la gestión de proyectos, proporcionando estrategias prácticas para agilizar los flujos de trabajo, fomentar la colaboración y supervisar el progreso.
Una vez que comprenda los principios básicos, verá cómo una herramienta visual puede dar vida a esos principios, ayudando a su equipo a mantenerse centrado y productivo.
Pasos clave para crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos eficaz
Un sólido flujo de trabajo de gestión de proyectos garantiza que las tareas se completen con eficacia, se cumplan los plazos y la colaboración en equipo se desarrolle sin problemas.
He aquí los pasos clave para crear un proceso de gestión de proyectos fiable:
1. Establecer metas y objetivos claros
Todo proyecto de éxito comienza con unos objetivos claros y bien definidos. Entender lo que se pretende conseguir mantiene al equipo centrado y alineado durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Acciones básicas:
Organizar reuniones con las partes interesadas para alinearlas con los objetivos del proyecto.
Desglosa los objetivos en entregables mensurables utilizando el marco SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
Documente estos objetivos en un lugar central para garantizar la visibilidad del equipo.
2. Desarrollar un plan de proyecto detallado
Un plan de proyecto completo sirve de hoja de ruta, con tareas, plazos y dependencias. Garantiza que cada miembro del equipo comprenda su papel y sus responsabilidades.
Acciones básicas:
Utilice diagramas de Gantt para establecer calendarios y dependencias entre tareas.
Establezca hitos y plazos para supervisar eficazmente los progresos.
Asigne recursos en función de la complejidad de las tareas y la experiencia del equipo.
3. Asignar funciones y responsabilidades
Definir las funciones garantiza la rendición de cuentas y elimina la confusión sobre quién es responsable de cada tarea. Puede ser útil una matriz RACI (Responsable, Contable, Contabilizado, Consultado, Informado).
Acciones básicas:
Asigne funciones en función de las competencias individuales y las necesidades del proyecto.
Comunicar claramente las responsabilidades durante las reuniones de equipo o las sesiones iniciales.
Fomentar la retroalimentación para garantizar un reparto equitativo de las responsabilidades.
4. Priorizar y analizar las tareas
Dividir el proyecto en tareas más pequeñas y manejables garantiza que no se pase por alto ningún aspecto del trabajo. Establecer prioridades ayuda a centrar los esfuerzos del equipo en lo más importante.
Acciones básicas:
Clasificar las tareas por urgencia e importancia utilizando técnicas de priorización como la matriz de Eisenhower.
Divida las tareas complejas en subtareas más pequeñas con plazos claros.
Utilice herramientas para seguir el progreso del trabajo y mantener a todo el mundo informado.
5. Reforzar la cooperación y la comunicación
La comunicación abierta y transparente es vital para una gestión eficaz de los proyectos. Ayuda a los equipos a mantenerse alineados, resolver conflictos y garantizar el progreso.
Acciones básicas:
Organice reuniones periódicas (por ejemplo, reuniones diarias o semanales) para comprobar los avances y abordar los obstáculos.
Anime a los miembros del equipo a compartir actualizaciones y comentarios en tiempo real.
Utilice herramientas de colaboración para centralizar la comunicación y documentar las decisiones.
6. Supervisar los progresos y ajustar los planes
Supervisar el progreso del proyecto ayuda a identificar posibles riesgos y cuellos de botella antes de que se agraven. La supervisión periódica permite realizar ajustes para mantener el proyecto en marcha.
Acciones básicas:
Utilice KPI (indicadores clave de rendimiento) como la tasa de finalización de proyectos, el cumplimiento del presupuesto y el uso de recursos.
Realice revisiones periódicas para reevaluar los objetivos y los plazos.
Cree planes de contingencia para hacer frente a retos imprevistos.
7. Evaluación y documentación del curso
Una vez finalizado el proyecto, evalúe su éxito comparando los resultados con los objetivos iniciales. Documentar las lecciones aprendidas ayuda a mejorar los flujos de trabajo futuros.
Acciones básicas:
Haga una revisión posterior al proyecto para analizar lo que ha ido bien y lo que podría mejorarse.
Recoger las opiniones de todas las partes interesadas para identificar los puntos fuertes y débiles.
Actualizar los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) en función de los resultados.
Utilización de las herramientas adecuadas para crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos
Aunque el conocimiento de los pasos básicos de la gestión de proyectos es clave, la aplicación efectiva de estos pasos requiere las herramientas adecuadas. Un sistema de gestión de proyectos fiable puede salvar la distancia entre la teoría y la ejecución, garantizando que los proyectos no solo estén bien organizados, sino que también sean funcionales.
La herramienta adecuada simplifica la asignación de tareas, el establecimiento de prioridades y la colaboración, lo que permite a su equipo mantener la concentración y ofrecer resultados a tiempo.
La siguiente tabla de demostración es un ejemplo de un flujo de trabajo eficaz de gestión de proyectos en acción. Esta tabla representa visualmente el progreso de las tareas a través de etapas como ”Estrategia del proyecto”, ”Planificación del proyecto”, ”Desarrollo” y ”Pruebas”, garantizando que nada se quede en el tintero.
Mediante la agregación de información, el seguimiento del progreso de un vistazo y la identificación de cuellos de botella, este espacio de trabajo proporciona una visión clara y procesable de su proyecto.
Ahora vamos a profundizar en este tablero de demostración y entender cómo cada módulo trabaja en conjunto para crear un potente sistema de gestión de proyectos diseñado para el éxito.
En la imagen superior puedes ver cómo este equipo organiza su flujo de trabajo mediante una tabla que simplifica la gestión de proyectos. Está diseñada para gestionar cada etapa del proceso.
Echemos un vistazo más de cerca al tablero de este grupo para entender cómo contribuye cada característica a un sistema eficaz de gestión de proyectos. Vea cómo se integra todo.
Cada proyecto comienza con una lista de tareas y esta tabla hace que sea increíblemente sencillo añadirlas. Haciendo clic en el botón ”Añadir nueva tarea” (resaltado en la esquina inferior izquierda del panel), puede crear una nueva tarjeta. Cada tarjeta representa una tarea específica, como ”Diseño de la página de inicio” o ”Desarrollo de la página de producto”. Esto garantiza que su flujo de trabajo se mantenga limpio y no se olvide de nada.
2. Personalice las columnas para su flujo de trabajo
¿Quieres personalizar la configuración de tu tablón? Puedes cambiar fácilmente el nombre de las columnas, añadir nuevas columnas o mover las existentes para adaptarlas a tu flujo de trabajo. Sólo tienes que hacer clic en el menú de columnas (tres puntos) situado en la parte superior de cualquier columna para acceder a estas opciones. Por ejemplo, si surge una nueva fase de tu proyecto, puedes añadir una columna como ”Prueba” sin interrumpir tu trabajo actual.
3. Gestión de los miembros del equipo y sus funciones
La colaboración eficaz comienza con las funciones adecuadas. Utilice el menú Miembros del equipo para añadir o eliminar miembros del consejo. Cada persona puede ser designada como Administrador, Miembro o Invitado en función de sus responsabilidades. Por ejemplo, asigne derechos de administrador a los clientes potenciales del proyecto, mientras que da a los clientes acceso de Visitante para ver el progreso.
Mantenga todas las conversaciones relevantes para la mesa utilizando la función de chat de la mesa. Esto permite a su equipo compartir actualizaciones, hacer preguntas o abordar desafíos en una ubicación central. Por ejemplo, un diseñador puede compartir comentarios sobre la tarea ”Diseño de logotipo” directamente en el chat para que todos estén de acuerdo.
Cada proyecto implica una buena cantidad de documentación y este panel la gestiona de maravilla. Con el módulo de archivos adjuntos, puedes subir archivos, vincular Google Docs o incluso crear nuevos documentos directamente desde el panel. Por ejemplo, adjunta guías de estilo o resúmenes para asegurarte de que el equipo tiene acceso a todo el material necesario.
Priorice lo importante con la función de etiquetado. Esto le permite filtrar las tareas en función de las fechas de vencimiento, los niveles de prioridad, las etiquetas o las asignaciones específicas. También puedes combinar estos filtros para encontrar tareas.
Por ejemplo, puede etiquetar tareas asignadas a un compañero de equipo concreto, etiquetadas como ’alfombra’, junto con su estado como ’Listo’. Esto te ahorra mucho trabajo manual para encontrar lo que buscas.
7. Personalización de la privacidad
El menú de configuración es donde este equipo ajusta su cuadro de mandos para obtener la máxima eficacia. Al hacer clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha aparecen cuatro pestañas: Visión general, Configuración, Columnas y Etiquetas. Cada pestaña desempeña una función específica en la optimización del flujo de trabajo. Vamos a desglosarlas:
Ofrece una instantánea del progreso de la tabla, una descripción de su finalidad, opciones para exportar las tareas a formato Excel y la posibilidad de archivar las tablas completadas para futuras consultas.
Controla la privacidad del panel y los derechos de acceso, permitiéndote elegir entre acceso sólo para grupos, acceso organizativo o uso compartido de enlaces públicos. También gestiona los permisos de edición para mantener la integridad del flujo de trabajo.
Permite personalizar la estructura de la tabla añadiendo, renombrando o reordenando columnas. Esto ayuda a alinear el flujo de trabajo con los requisitos específicos del proyecto del equipo.
Facilita la categorización de tareas mediante la creación, gestión y aplicación de etiquetas. Las etiquetas facilitan el filtrado de tareas por prioridad, tipo u otras etiquetas personalizadas, lo que mejora la organización y la recuperación de tareas.
Veamos ahora cómo el equipo utiliza estas tarjetas de tareas para dividir todo el proceso de gestión de proyectos en pasos manejables. Te mostraremos cómo puedes utilizar esta función para dividir cada tarea en un elemento procesable.
Divida las tareas en pasos manejables
Las hojas de ruta son el eje central en el que usted y su equipo pueden registrar y organizar todos los detalles necesarios para completar una tarea. A continuación te explicamos cómo utilizarlas con eficacia:
Empiece por identificar claramente los objetivos de la tarea y los pasos necesarios para completarla. Por ejemplo, para una tarea de diseño de una página de inicio, esboza los requisitos de maquetación y contenido.
Actualiza el progreso de la tarea marcándola como ”En curso”, ”Necesita comprobación” o ”Completada” para que todo el mundo pueda estar informado de su estado.
Descomponga las tareas complejas en pasos más pequeños y manejables. Por ejemplo, ”Crear el contenido de la página de inicio” puede incluir tareas menores como la redacción del texto, la selección de imágenes y el diseño de la maquetación.
Mantén todos los recursos del proyecto organizados adjuntando archivos directamente a la hoja de ruta. Sube maquetas de diseño, informes o PDF, crea nuevos lienzos de Google Docs o Kerika, o conecta recursos externos, todo en un mismo lugar. De este modo, tu equipo podrá acceder rápidamente a todo lo que necesite sin perder tiempo buscando en el correo electrónico o las carpetas.
Utilice la pestaña Chat para mantener todas las conversaciones vinculadas a tareas específicas, garantizando que la comunicación sea clara y fácil de seguir.
Asigne cada tarea a miembros concretos del equipo para que quede claro quién es responsable de cada cosa. Esto refuerza la rendición de cuentas y garantiza que las tareas avancen con eficacia.
Establecer la prioridad del trabajo para un enfoque limpio:
Priorizar tareas es clave para mantener el proyecto en marcha, y la función Priorizar lo hace sin esfuerzo. Puede asignar uno de los tres niveles a cada tarea:
Normal: Para trabajos rutinarios que pueden realizarse sin que se produzca una emergencia.
Alta prioridad: Para tareas que requieren una acción rápida o una mayor atención por parte del equipo.
Crítico: para tareas urgentes o de alto impacto que requieren atención inmediata.
Al aprovechar estas capacidades, las tarjetas de tareas ayudan a su equipo a mantenerse organizado, colaborar sin problemas y garantizar que no se pase por alto ningún detalle importante. Con estos pasos, la gestión de tu proyecto será más fácil y eficiente.
Crea tu cuenta Kerika
Empezar a utilizar Kerika es rápido, sencillo y sienta las bases para una organización perfecta del flujo de trabajo de sus proyectos. Vea cómo puede configurar su cuenta y empezar con buen pie:
Registrarse es gratis y fácil
Vaya a kerika.com y haga clic en el botón Registrarse.
Elija el tipo de cuenta que más le convenga:
Si utiliza Google Workspace, seleccione la opción REGISTRARSE CON GOOGLE.
Si es usuario de Office 365, seleccione INSCRIBIRSE CON MICROSOFT.
También puede seleccionar COPIAR CON CAJA para integrar el almacenamiento de archivos.
Siga las instrucciones y podrá empezar a trabajar en cuestión de minutos: no necesitará tarjeta de crédito y recibirá una prueba gratuita de 30 días para su grupo.
Un lugar de trabajo global para todos
Gerica es compatible con 38 idiomas, para que usted y su equipo puedan trabajar en el idioma con el que se sientan más cómodos, creando una experiencia verdaderamente integradora.
Cree su primera mesa
Una vez que te hayas registrado, es hora de crear tu primer tablero y dar vida a tu flujo de trabajo de gestión de proyectos. Descubre cómo:
Haga clic en ”Crear nueva tabla”: desde el panel de control de Kerika, establezca la opción de crear una nueva tabla.
Seleccione el tipo de tablero: para la gestión de proyectos, seleccione el esquema Tablero de tareas. Viene precargado con columnas como ”Pendiente”, ”Ejecución” y ”Completado”.
Ponle nombre a tu comité: Dale al comité un nombre que refleje tu proyecto, como ”Rediseño del sitio web” o ”Plan de marketing”.
Adapta tu lugar de trabajo: Añade o cambia el nombre de las columnas para adaptarlas a tu flujo de trabajo y empieza a añadir tareas para mantener a tu equipo alineado.
Ahora dispones de un espacio de trabajo visual totalmente funcional, listo para ayudarte a seguir el progreso, gestionar las tareas y fomentar la colaboración dentro de tu equipo.
Finalización: su plan para el éxito del proyecto
Aprender a gestionar proyectos no consiste sólo en completar tareas. Se trata de crear un sistema que mantenga a tu equipo en sintonía, fomente la colaboración y garantice el cumplimiento de todos los hitos. Con un flujo de trabajo detallado y las herramientas adecuadas, puedes mantenerte organizado, productivo y centrado en la consecución de tus objetivos.
Esta tabla muestra cómo cada aspecto de tu proyecto puede dividirse en pasos que pueden llevarse a cabo. Si priorizas las tareas, haces un seguimiento del progreso y utilizas funciones como las tarjetas de tareas para gestionar los detalles, te asegurarás de que no se te pasa nada por alto.
Kerika no es sólo una herramienta; es un marco para agilizar el trabajo en equipo, mantener la responsabilidad y hacer realidad la visión de su proyecto. ¿Estás listo para dar el siguiente paso? Empieza a crear tu pizarra, organiza tus tareas y observa cómo tus proyectos triunfan con Kerika.
