Työtilasi pitäisi toimia sinua varten, ei päinvastoin. Mukautusvaihtoehtojen avulla voit säätää kaikkea taustaväreistä ilmoituksiin ja taulutyökaluihin, jotta pysyt järjestyksessä ja tuottavana.
Jotta voit aloittaa työtilan mukauttamisen, sinun on päästävä tilisi asetuksiin. Näin se tehdään:
Napsauta näytön oikeassa yläkulmassa olevaa profiilikuvaketta.
Valitse avattavasta valikosta Omat asetukset.
Näiden asetusten avulla voit luoda kokemuksen, joka sopii ainutlaatuiseen työskentelytyyliisi. Nyt kun tiedät, miten asetuksiin pääsee käsiksi, haluamme näyttää sinulle askel askeleelta, miten käytät yksilöllisiä mukautusvaihtoehtoja.
Näin se toimii: Mukauta asetuksia.
Asetukset on yleensä ryhmitelty kolmeen pääluokkaan: Yleiset, Ilmoitukset ja Valkotaulu. Kukin osio sisältää yksinkertaisia asetuksia, jotka on suunniteltu parantamaan työnkulkuasi ja optimoimaan käyttökokemuksesi.
Nämä asetukset toimivat seuraavasti:
Yleiset asetukset: Mukauta työtilasi haluamallasi tavalla.
Taustan väri: ● Valitse taustaväri, joka näkyy selvästi ja sopii tyyliisi.
Voit valita useista vaihtoehdoista, jotta työtilasi olisi visuaalisesti houkutteleva.
Käytä tarroja tehtäväkortteja varten Aktivoi tämä toiminto, jotta voit automaattisesti merkitä uudet tehtävätaulut ja luomasi mallit.
Tämä auttaa sinua pysymään järjestyksessä ja luokittelemaan tehtävät vaivattomasti.
Hyödyt: Jos muokkaat työtilasi visuaalisia näkökohtia, se tuntuu intuitiivisemmalta ja vähemmän sekavalta, jolloin voit keskittyä paremmin.
Ilmoitukset: Pysy ajan tasalla ilman ylikuormitusta
Chat-ilmoitukset Saat sähköposti-ilmoituksia, kun hallituksen tason keskustelu käydään tai kun joku keskustelee tehtävästä, jossa olet mukana.
Toiminnan päivitykset ylläpitäjille Saat ilmoituksia, kun uusia tehtäviä lisätään, suoritetaan tai lähetetään hallinnoimillasi foorumeilla.
Päivittäiset tehtävämuistutukset Valitse päivittäinen sähköpostimuistutus, joka lähetetään klo 6 aamulla ja jossa näkyvät myöhässä olevat tehtävät ja tehtävät, jotka on määrä suorittaa tällä tai ensi viikolla.
Ryhmittele tehtävät päivämäärän tai toimikunnan mukaan helppoa seurantaa varten.
Edut: Joustavat ilmoitukset pitävät sinut ajan tasalla tärkeimmistä asioista pommittamatta sinua tarpeettomilla päivityksillä.
Valkotauluasetukset: Optimoi luova prosessisi
Viivat ja muodot Määritä oletusarvoiset viivatyylit, paksuudet ja värit puhtaiden ja yhtenäisten kuvien luomiseksi.
Teksti kankaalle Valitse haluamasi fontti, koko ja väri tyylikkääseen ulkoasuun.
Ruudukon asetukset Ota ruudukkopysäytys käyttöön ja määritä ruudukon koko, jotta mallisi ovat aina tasaisesti ja ammattimaisesti linjassa.
Edut:
Näillä asetuksilla valkotaulut sopivat erinomaisesti ideointiin, suunnitteluun tai muotoiluun, joten työsi näyttää hyvältä ja järjestelmälliseltä.
Kokoelma
Olipa kyse visuaalisten elementtien mukauttamisesta, ilmoitusten säätämisestä tai luovien työkalujen optimoinnista, nämä vaihtoehdot on suunniteltu lisäämään tuottavuuttasi ja pitämään työympäristösi selkeänä. Kun käytät hetken asetusten mukauttamiseen, voit työskennellä tehokkaammin ja miellyttävämmin joka päivä.
Tehokas projektinhallinta on onnistuneiden tulosten saavuttamisen selkäranka. Suunnittelitpa sitten verkkosivustoa, lanseerasit tuotetta tai koordinoit monimutkaista kehitystyötä, jäsennelty lähestymistapa varmistaa, että kaikki tehtävät on sovitettu yhteen, aikatauluissa pysytään ja sidosryhmät pysyvät ajan tasalla.
Tässä oppaassa käydään läpi projektinhallinnan hallinnan keskeiset vaiheet ja tarjotaan toimivia strategioita työnkulkujen virtaviivaistamiseksi, yhteistyön edistämiseksi ja edistymisen seuraamiseksi.
Kun olet ymmärtänyt perusteet, näet, miten visuaalinen työkalu voi herättää nämä periaatteet henkiin ja auttaa tiimiäsi pysymään keskittyneenä ja tuottavana.
Vahva projektinhallinnan työnkulku varmistaa, että tehtävät suoritetaan tehokkaasti, määräajoista pidetään kiinni ja tiimin yhteistyö sujuu.
Tässä ovat tärkeimmät vaiheet luotettavan projektinhallintaprosessin rakentamiseksi:
1. Määrittele selkeät tavoitteet ja päämäärät
Jokainen onnistunut hanke alkaa selkeillä, hyvin määritellyillä tavoitteilla. Ymmärrys siitä, mitä tavoitellaan, pitää tiimin keskittyneenä ja yhtenäisenä koko projektin elinkaaren ajan.
Keskeiset toimet:
Järjestä sidosryhmien kokouksia, joissa sovitetaan yhteen hankkeen tavoitteet.
Dokumentoi nämä tavoitteet keskitettyyn paikkaan tiimin näkyvyyden varmistamiseksi.
2. Yksityiskohtaisen hankesuunnitelman laatiminen
Kattava projektisuunnitelma toimii etenemissuunnitelmana, jossa hahmotellaan tehtävät, aikataulut ja riippuvuudet. Se varmistaa, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää roolinsa ja vastuunsa.
Keskeiset toimet:
Käytä Gantt-kaavioita aikataulujen ja tehtävien riippuvuuksien kartoittamiseen.
Määritä välitavoitteet ja määräajat, jotta edistymistä voidaan seurata tehokkaasti.
Resurssien jakaminen tehtävän monimutkaisuuden ja ryhmän asiantuntemuksen perusteella.
3. Määritä roolit ja vastuut
Roolien määrittely varmistaa vastuullisuuden ja poistaa epäselvyydet siitä, kuka on vastuussa kustakin tehtävästä. RACI-matriisi (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) voi olla avuksi.
Keskeiset toimet:
Määritä roolit yksilöllisten taitojen ja projektin tarpeiden perusteella.
Kerro vastuualueet selkeästi tiimikokouksissa tai aloituskokouksissa.
Kannusta palautteen antamiseen, jotta varmistetaan vastuun oikeudenmukainen jakautuminen.
4. Tehtävien priorisointi ja jaottelu
Kun projekti jaetaan pienempiin, hallittaviin tehtäviin, varmistetaan, ettei mitään työn osa-aluetta jätetä huomiotta. Priorisointi auttaa keskittämään tiimin ponnistelut siihen, mikä on tärkeintä.
Keskeiset toimet:
Luokittele tehtävät kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan käyttämällä priorisointitekniikoita, kuten Eisenhower-matriisia.
Jaa monimutkaiset tehtävät pienempiin osatehtäviin, joilla on selkeät määräajat.
Käytä työkaluja tehtävien edistymisen seurantaan ja pidä kaikki ajan tasalla.
5. Yhteistyön ja viestinnän edistäminen
Avoin ja läpinäkyvä viestintä on ratkaisevan tärkeää tehokkaan projektinhallinnan kannalta. Se auttaa tiimejä pysymään samoilla linjoilla, ratkaisemaan ristiriitoja ja varmistamaan, että edistyminen pysyy aikataulussa.
Keskeiset toimet:
Järjestä säännöllisiä kokouksia (esim. päivittäisiä tai viikoittaisia tapaamisia), joissa tarkastellaan edistymistä ja puututaan esteisiin.
Kannusta tiimin jäseniä jakamaan päivityksiä ja palautetta reaaliaikaisesti.
Käytä yhteistyövälineitä viestinnän keskittämiseen ja päätösten dokumentointiin.
6. Edistymisen seuranta ja suunnitelmien mukauttaminen
Hankkeen edistymisen seuranta auttaa tunnistamaan mahdolliset riskit ja pullonkaulat ennen niiden laajenemista. Säännöllisen seurannan avulla voidaan tehdä muutoksia, jotta projekti pysyy kurssilla.
Keskeiset toimet:
Käytä keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI), kuten projektin loppuunsaattamisprosentti, budjetin noudattaminen ja resurssien käyttö.
Arvioi tavoitteet ja aikataulut uudelleen säännöllisin väliajoin.
Luo varasuunnitelmia ennakoimattomien haasteiden ratkaisemiseksi.
7. Arvioi ja dokumentoi opit
Arvioi hankkeen onnistumista sen päätyttyä mittaamalla tuloksia suhteessa alkuperäisiin tavoitteisiin. Saatujen kokemusten dokumentointi auttaa parantamaan tulevia työnkulkuja.
Keskeiset toimet:
Pidä projektin jälkeinen arviointi, jossa keskustellaan siitä, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa.
Kerää palautetta kaikilta sidosryhmiltä vahvuuksien ja heikkouksien tunnistamiseksi.
Päivitetään vakiotoimintamenettelyt (SOP) havaintojen perusteella.
Oikeiden työkalujen käyttö projektinhallinnan työnkulun rakentamiseen
Vaikka projektinhallinnan keskeisten vaiheiden hallitseminen on avainasemassa, niiden tehokas toteuttaminen vaatii oikeat työkalut. Luotettava tehtävienhallintajärjestelmä voi kuroa umpeen teorian ja toteutuksen välisen kuilun ja varmistaa, että projektit ovat paitsi hyvin organisoituja myös toteutettavissa.
Oikea työkalu tehostaa tehtävien jakamista, priorisointia ja yhteistyötä, jolloin tiimisi voi keskittyä ja tuottaa tuloksia ajallaan.
Alla oleva demotaulu on esimerkki tehokkaasta projektinhallinnan työnkulusta toiminnassa. Taulu esittää visuaalisesti tehtävät, jotka etenevät vaiheiden, kuten ”Projektistrategia”, ”Projektisuunnittelu”, ”Kehitys” ja ”Testaus”, kautta, varmistaen, ettei mikään jää huomaamatta.
Keskittämällä tiedot, seuraamalla edistymistä yhdellä silmäyksellä ja tunnistamalla pullonkaulat tämä työtila tarjoaa selkeän ja käyttökelpoisen yleiskuvan projektistasi.
Sukelletaan nyt syvemmälle tähän demotauluun ja ymmärretään, miten kukin osio toimii yhdessä luodaksesi vankan projektinhallintajärjestelmän, joka on suunniteltu menestystä varten.
Yllä olevasta kuvasta näet, miten tämä tiimi järjestää työnkulun taulun avulla, joka helpottaa projektinhallintaa. Se on suunniteltu käsittelemään prosessin jokaista vaihetta.
Tutustutaanpa tarkemmin tämän tiimin tauluun, jotta ymmärretään, miten kukin ominaisuus edistää tehokasta projektinhallintajärjestelmää.Näin se kaikki tulee yhteen.
1. Uusien tehtävien lisääminen taululle
Jokainen projekti alkaa tehtäväluettelolla, ja tämän taulun avulla tehtävien lisääminen on uskomattoman helppoa. Voit luoda uuden kortin napsauttamalla ”Lisää uusi tehtävä” -painiketta (korostettuna taulun vasemmassa alakulmassa). Jokainen kortti edustaa tiettyä tehtävää, kuten ”Kotisivujen suunnittelu” tai ”Tuotesivujen kehittäminen”. Näin varmistat, että työnkulku pysyy selkeänä eikä mikään jää taka-alalle.
2. Sarakkeiden mukauttaminen työnkulkuun
Pitääkö sinun säätää laudan asetuksia? Voit helposti nimetä sarakkeita uudelleen, lisätä uusia sarakkeita tai siirtää olemassa olevia sarakkeita vastaamaan työnkulkuasi. Voit käyttää näitä vaihtoehtoja napsauttamalla minkä tahansa sarakkeen yläreunassa olevaa sarakevalikkoa (kolme pistettä ). Jos esimerkiksi projektissasi alkaa uusi vaihe, voit lisätä sarakkeen ”Testaus” ilman, että nykyiset tehtävät häiriintyvät.
3. Tiimin jäsenten ja roolien hallinta
Tehokas yhteistyö alkaa oikeista rooleista. Käytä Tiimin jäsenet -valikkoa lisätäksesi tai poistaaksesi jäseniä hallituksesta. Kukin henkilö voidaan määrittää ylläpitäjäksi, jäseneksi tai vierailijaksi vastuualueidensa perusteella. Määritä esimerkiksi projektin johtajille Admin-oikeudet ja anna asiakkaille Visitor-oikeudet edistymisen tarkasteluun.
4. Tiimiviestinnän keskittäminen
Pidä kaikki keskustelut foorumiin liittyvinä Board Chat -ominaisuuden avulla . Näin tiimisi voi jakaa päivityksiä, esittää kysymyksiä tai käsitellä haasteita yhdessä keskitetyssä paikassa. Esimerkiksi suunnittelija voi jakaa palautetta ”Logon suunnittelu” -tehtävästä suoraan chatissa, jotta kaikki pysyvät samalla sivulla.
5. Tiedostojen liittäminen ja jakaminen
Jokaiseen projektiin liittyy melkoinen määrä dokumentointia, ja tämä levy hoitaa sen hienosti. Liitetiedostot-osiossa voit ladata tiedostoja, linkittää Google Docs -dokumentteja tai jopa luoda uusia asiakirjoja suoraan foorumilta. Voit esimerkiksi liittää tyylioppaita tai asiakasraportteja, jotta tiimi saa käyttöönsä kaikki tarvittavat materiaalit.
6. Tärkeiden tehtävien korostaminen
Aseta tärkeät asiat tärkeysjärjestykseen korostustoiminnolla. Sen avulla voit suodattaa tehtäviä eräpäivien, prioriteettitasojen, tunnisteiden tai tiettyjen tehtävien perusteella. Voit myös yhdistää näitä suodattimia tehtävien löytämiseksi.
Voit esimerkiksi korostaa tietylle tiimikaverille osoitettuja tehtäviä, jotka on merkitty tunnisteella ”mockups ”, sekä niiden tilaa ”Ready”. Tämä säästää paljon manuaalista työtä etsimiesi tehtävien löytämiseksi.
7. Yksityisyysasetusten säätäminen
Asetukset-valikossa tämä tiimi hienosäätää laudan mahdollisimman tehokkaaksi. Napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa hammasratas-kuvaketta saat näkyviin neljä välilehteä: Yleiskatsaus, Asetukset, Sarakkeet ja Tunnisteet. Jokaisella välilehdellä on oma tehtävänsä työnkulun optimoinnissa. Käydäänpä ne tarkemmin läpi:
Yleiskatsaus-välilehti:
Tarjoaa tilannekuvan taulun edistymisestä, kuvauksen sen tarkoituksesta, vaihtoehtoja tehtävien viemiseksi Excel-muodossa ja mahdollisuuden arkistoida valmiit taulut myöhempää käyttöä varten.
Asetukset-välilehti:
Hallitsee taulun yksityisyyttä ja käyttöoikeuksia, jolloin voit valita, onko käyttöoikeus vain tiimille, organisaatiolle tai julkiseen jakamiseen linkin kautta. Se hallitsee myös muokkausoikeuksia työnkulun eheyden säilyttämiseksi.
Sarakkeet-välilehti:
Mahdollistaa taulun rakenteen mukauttamisen lisäämällä, nimeämällä tai järjestämällä sarakkeita uudelleen. Tämä auttaa yhdenmukaistamaan työnkulun tiimin erityisten projektivaatimusten kanssa.
Tunnisteet Tab:
Helpottaa tehtävien luokittelua luomalla, hallinnoimalla ja soveltamalla tunnisteita. Tunnisteet helpottavat tehtävien suodattamista prioriteetin, tyypin tai muiden mukautettujen merkintöjen perusteella, mikä parantaa tehtävien organisointia ja hakua.
Tutustutaan nyt siihen, miten tiimi käyttää näitä tehtäväkortteja koko projektinhallintaprosessin pilkkomiseen hallittaviin vaiheisiin. Näytämme sinulle, miten voit käyttää tätä ominaisuutta jokaisen tehtävän pilkkomiseen toimintakelpoiseksi kohteeksi.
Jaottele tehtävät hallittaviin vaiheisiin
Tehtäväkortit toimivat keskuksena, johon sinä ja tiimisi voitte tallentaa ja järjestää kaikki tehtävän suorittamiseen tarvittavat tiedot. Näin käytät niitä tehokkaasti:
Lisää avaimen tiedot:
Aloita määrittelemällä selkeästi tehtävän tavoitteet ja kaikki sen suorittamiseen tarvittavat vaiheet. Esimerkiksi kotisivujen suunnittelutehtävässä hahmottele ulkoasua ja sisältöä koskevat vaatimukset.
Seuraa edistymistä:
Päivitä tehtävän edistymistä merkitsemällä se ”Käynnissä”, ”Tarvitsee tarkistusta” tai ”Päättynyt”, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla sen tilasta.
Aseta määräajat:
Määritä kullekin tehtävälle tietty eräpäivä, jotta voit varmistaa, että määräaikoja noudatetaan eikä mikään viivästy.
Jaottele tehtävät toteuttamiskelpoisiin vaiheisiin:
Hajota monimutkaiset tehtävät pienempiin, hallittaviin vaiheisiin. Esimerkiksi ”Luo kotisivujen sisältö” voi sisältää osatehtäviä, kuten tekstin kirjoittaminen, kuvien valitseminen ja ulkoasun suunnittelu.
Käytä tunnisteita selkeyden vuoksi:
Käytä Tunnisteita tehtävien luokitteluun. Voit priorisoida tehtäviä kiireellisyyden mukaan tai ryhmitellä niitä teemojen, kuten ”Suunnittelu”, ”Kehitys” tai ”Testaus”, mukaan.
Liitä tiedostoja:
Pidä kaikki projektin resurssit järjestyksessä liittämällä tiedostot suoraan tehtäväkorttiin. Lataa suunnittelumalleja, raportteja tai PDF-tiedostoja, luo uusia Google Docs – tai Kerika Canvases -dokumentteja tai linkitä ulkoisia resursseja – kaikki yhdessä paikassa. Näin varmistat, että tiimisi pääsee nopeasti käsiksi kaikkeen tarvitsemaansa tuhlaamatta aikaa sähköpostien tai kansioiden etsimiseen.
Pidä yllä keskittynyttä viestintää:
Käytä Chat-välilehteä pitämään kaikki keskustelut sidottuna tiettyihin tehtäviin, jotta viestintä on selkeää ja helposti seurattavaa.
Määritä ryhmän jäsenet:
Määritä kukin tehtävä tietyille tiimin jäsenille, jotta on selvää, kuka on vastuussa mistäkin. Tämä lisää vastuuvelvollisuutta ja varmistaa, että tehtävät etenevät tehokkaasti.
Aseta tehtävän prioriteetti selkeää keskittymistä varten:
Tehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on avainasemassa, jotta projekti pysyy aikataulussa, ja Prioriteetin asettaminen -toiminto tekee siitä vaivatonta. Voit määrittää kullekin tehtävälle yhden kolmesta tasosta:
Normaali: Rutiinitehtäviin, jotka voivat edetä ilman kiireellisyyttä.
Korkea prioriteetti: Tehtävät, jotka vaativat tiimiltä nopeaa toimintaa tai suurempaa keskittymistä.
Kriittinen: Aika-herkkiä tai erittäin vaikuttavia tehtäviä varten, jotka vaativat välitöntä huomiota.
Näitä ominaisuuksia hyödyntämällä tehtäväkortit auttavat tiimiäsi pysymään järjestyksessä, tekemään saumatonta yhteistyötä ja varmistamaan, ettei mikään tärkeä yksityiskohta jää huomaamatta. Kun nämä vaiheet on otettu käyttöön, projektin hallinnasta tulee helpompaa ja tehokkaampaa.
Kerika-tilisi perustaminen
Kerikan käytön aloittaminen on nopeaa ja yksinkertaista, ja se luo pohjan projektin työnkulun saumattomalle organisoinnille. Näin voit perustaa tilisi ja aloittaa oikealla jalalla:
Rekisteröityminen on ilmaista ja helppoa
Mene osoitteeseen kerika.com ja klikkaa Rekisteröidy-painiketta.
Valitse sinulle parhaiten sopiva tilityyppi:
Jos käytät Google Workspacea, valitse SIGN UP WITH GOOGLE -vaihtoehto.
Jos olet Office 365 – käyttäjä, valitse SIGN UP WITH MICROSOFT.
Voit myös valita SIGN UP WITH BOX -tiedoston tallennusintegraatiota varten.
Seuraa ohjeita, ja olet valmis aloittamaan hetkessä – luottokorttia ei tarvita, ja saat 30 päivän ilmaisen kokeilujakson tiimillesi.
Maailmanlaajuinen työtila kaikille
Kerika tukee 38 kieltä, joten sinä ja tiimisi voitte työskennellä sillä kielellä, joka on teille mukavin, mikä luo todella osallistavan kokemuksen.
Luo ensimmäinen hallitus
Kun olet rekisteröitynyt, on aika luoda ensimmäinen taulusi ja herättää projektinhallinnan työnkulku eloon. Näin se onnistuu:
Napsauta ”Luo uusi hallitus”: Valitse Kerikan kojelaudalta vaihtoehto uuden hallituksen luomiseksi.
Valitse levytyyppi: Valitse projektinhallintaa varten Task Board -malli. Siinä on valmiiksi asennettuna sarakkeita, kuten ”Tehtävää”, ”Tekeillä” ja ”Valmistunut”.
Nimeä lautakuntasi: Esimerkiksi ”Verkkosivujen uudistaminen” tai ”Markkinointisuunnitelma”.
Mukauta työtilaasi: Lisää tai nimeä sarakkeita työnkulkuusi sopiviksi ja aloita tehtävien lisääminen, jotta tiimisi pysyy linjassa.
Sinulla on nyt täysin toimiva, visuaalinen työtila, joka auttaa sinua seuraamaan edistymistä, hallitsemaan tehtäviä ja edistämään yhteistyötä tiimissäsi.
Lopetetaan: Projektin onnistumisen suunnitelma: Sinun suunnitelmasi projektin onnistumiseen
Projektinhallinnan hallitseminen ei ole vain tehtävien suorittamista, vaan sellaisen järjestelmän luomista, joka pitää tiimisi samalla sivulla, edistää yhteistyötä ja varmistaa, että jokainen virstanpylväs saavutetaan. Yksityiskohtaisen työnkulun ja oikeiden työkalujen avulla voit pysyä organisoituna, tuottavana ja keskittyä tavoitteidesi saavuttamiseen.
Tämä taulu osoittaa, miten projektin jokainen osa-alue voidaan jakaa toimiviin vaiheisiin. Priorisoimalla tehtäviä, seuraamalla edistymistä ja käyttämällä yksityiskohtien hallintaan tehtäväkorttien kaltaisia ominaisuuksia varmistat, ettei mikään jää huomaamatta.Kerika ei ole vain työkalu, vaan kehys, jonka avulla voit tehostaa tiimityötä, ylläpitää vastuullisuutta ja toteuttaa projektin vision. Oletko valmis ottamaan seuraavan askeleen? Aloita taulun rakentaminen, organisoi tehtävät ja katso, miten projektisi onnistuvat Kerikan avulla!
Työtilasi pitäisi toimia sinua varten, ei päinvastoin. Mukautusvaihtoehtojen avulla voit räätälöidä kaiken taustaväreistä ilmoituksiin ja taulutyökaluihin, mikä auttaa sinua pysymään organisoituna ja tuottavana.
Jos haluat aloittaa työtilasi mukauttamisen, sinun on mentävä tilisi Asetukset-asetuksiin. Näin:
Napsauta profiilikuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa.
Valitse avattavasta valikosta Omat asetukset.
Näiden asetusten avulla voit luoda kokemuksen, joka sopii ainutlaatuiseen työskentelytyyliisi. Nyt kun tiedät, miten asetuksiin pääsee käsiksi, opastamme sinua askel askeleelta, miten voit käyttää kutakin mukautusvaihtoehtoa.
Miten se toimii: Asetusten säätäminen
Mieltymykset ryhmitellään yleensä kolmeen pääryhmään: Yleiset, Ilmoitukset ja Valkotaulu. Jokaisessa osiossa on selkeitä vaihtoehtoja, jotka on suunniteltu tehostamaan työnkulkuasi ja optimoimaan käyttökokemuksesi.
Seuraavassa tarkastellaan tarkemmin, miten nämä asetukset toimivat:
Yleiset asetukset: Työtila: Tee työtilasta oma
Taustan väri: ● Valitse taustaväri, joka on helppo silmille ja sopii tyyliisi.
● Valitse useista eri vaihtoehdoista, jotta työtilasi olisi visuaalisesti houkutteleva.
Käytä tunnisteita tehtävätauluja varten ● Ota tämä toiminto käyttöön, jos haluat sisällyttää tunnisteita automaattisesti uusiin tehtäväkortteihin ja luomiisi malleihin.
● Auttaa sinua pysymään järjestyksessä ja luokittelemaan tehtäviä vaivattomasti.
Edut: Se on intuitiivisempi ja vähemmän sotkuinen, mikä auttaa sinua keskittymään.
Ilmoitukset: Pysy ajan tasalla ilman ylikuormitusta
Chat-ilmoitukset ● Saat sähköpostiviestejä, kun hallituksen tason keskustelu on käynnissä tai kun joku keskustelee tehtävästä, jossa olet mukana.
Toiminnan päivitykset ylläpitäjille ● Saat ilmoituksia, kun uusia tehtäviä lisätään, suoritetaan tai siirretään uudelleen hallinnoimillasi laudoilla.
Päivittäiset tehtävämuistutukset ● Valitse päivittäinen, klo 6 aamulla lähetettävä yhteenveto sähköpostitse, jossa näkyvät erääntyneet tehtävät ja tällä tai ensi viikolla erääntyvät tehtävät.
● Ryhmittele tehtävät päivämäärän tai lautakunnan mukaan helppoa seurantaa varten.
Edut: Joustavien ilmoitusten avulla voit pysyä ajan tasalla tärkeimmistä asioista ilman, että sinua pommitetaan tarpeettomilla päivityksillä.
Valkotauluasetukset: Optimoi luova prosessisi
Viivat ja muodot ● Aseta oletusviivatyylit, paksuus ja värit, jotta voit luoda siistiä ja johdonmukaista visuaalista ilmettä.
Teksti kankailla ● Valitse haluamasi fontin tyyli, koko ja väri kiillotetun ulkoasun saavuttamiseksi.
Ruutuasetukset ● Ota ruudukkoon kiinnittäminen käyttöön ja määritä ruudukon koko, jotta mallisi pysyvät linjassa ja ammattimaisina.
Edut:
Näiden asetusten ansiosta valkotaulut sopivat erinomaisesti aivoriiheen, suunnitteluun tai muotoiluun, mikä takaa, että työsi näyttää hyvältä ja pysyy järjestyksessä.
Pakkaus
Olipa kyse sitten visuaalisten elementtien säätämisestä, ilmoitusten räätälöinnistä tai luovien työkalujen virtaviivaistamisesta, nämä vaihtoehdot on suunniteltu parantamaan tuottavuuttasi ja pitämään työympäristösi järjestyksessä. Muutaman hetken käyttäminen asetusten mukauttamiseen voi johtaa tehokkaampaan ja miellyttävämpään työskentelyyn joka päivä.
Kerika on projektinhallinta- ja yhteistyöohjelmisto, joka on suunniteltu auttamaan tiimejä työskentelemään yhdessä tehokkaammin. Se tarjoaa erilaisia työkaluja tehtävien, projektien ja työnkulkujen hallintaan erityisesti hajautetuille tiimeille. Kerikan tärkeimpiä ominaisuuksia ovat mm:
Tehtävien hallinta: Luo, määritä ja seuraa tehtäviä eräpäivineen, prioriteetteineen ja tilapäivityksineen.
Visuaaliset taulut: Käytä Kanban-tauluja, valkotauluja ja vuokaavioita työnkulkujen ja projektin edistymisen visualisointiin.
Yhteistyö: Reaaliaikaisen yhteistyön avulla tiimin jäsenet voivat työskennellä yhdessä asiakirjojen parissa, jakaa palautetta ja kommunikoida alustan sisällä.
Integrointi: Kerika integroituu työkaluihin, kuten Google Driveen, Boxiin ja Slackiin, mikä helpottaa tiedostojen ja viestinnän hallintaa yhdessä paikassa.
Pääsynvalvonta: Aseta käyttöoikeudet, joilla voit hallita, kuka voi tarkastella tai muokata tiettyjä projekteja tai tehtäviä.
Mobiilikäyttö: Kerika tarjoaa mobiilisovelluksia iOS- ja Android-käyttöjärjestelmille, joiden avulla käyttäjät voivat pitää yhteyttä ja hallita tehtäviä tien päällä.
Kerika on erityisen suosittu tiimien keskuudessa, jotka vaativat paljon yhteistyötä ja läpinäkyvyyttä, kuten etäryhmät, konsultit ja organisaatiot, joissa on monimutkaisia työnkulkuja. Sen käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja keskittyminen visuaaliseen projektinhallintaan tekevät siitä monipuolisen työkalun eri toimialoille.
Huomautus: osa integroitumisesta Slackin kanssa ei pidä paikkaansa. Ei ainakaan vielä.
Kerika on projektinhallinta- ja yhteistyöohjelmisto, joka on suunniteltu auttamaan tiimejä työskentelemään yhdessä tehokkaammin. Se tarjoaa erilaisia työkaluja tehtävien, projektien ja työnkulkujen hallintaan erityisesti hajautetuille tiimeille. Kerikan tärkeimpiä ominaisuuksia ovat mm:
Tehtävien hallinta: Luo, määritä ja seuraa tehtäviä eräpäivineen, prioriteetteineen ja tilapäivityksineen.
Visuaaliset taulut: Käytä Kanban-tauluja, valkotauluja ja vuokaavioita työnkulkujen ja projektin edistymisen visualisointiin.
Yhteistyö: Reaaliaikaisen yhteistyön avulla tiimin jäsenet voivat työskennellä yhdessä asiakirjojen parissa, jakaa palautetta ja kommunikoida alustan sisällä.
Integrointi: Kerika integroituu työkaluihin, kuten Google Driveen, Boxiin ja Slackiin, mikä helpottaa tiedostojen ja viestinnän hallintaa yhdessä paikassa.
Pääsynvalvonta: Aseta käyttöoikeudet, joilla voit hallita, kuka voi tarkastella tai muokata tiettyjä projekteja tai tehtäviä.
Mobiilikäyttö: Kerika tarjoaa mobiilisovelluksia iOS- ja Android-käyttöjärjestelmille, joiden avulla käyttäjät voivat pitää yhteyttä ja hallita tehtäviä tien päällä.
Kerika on erityisen suosittu tiimien keskuudessa, jotka vaativat paljon yhteistyötä ja läpinäkyvyyttä, kuten etäryhmät, konsultit ja organisaatiot, joissa on monimutkaisia työnkulkuja. Sen käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja keskittyminen visuaaliseen projektinhallintaan tekevät siitä monipuolisen työkalun eri toimialoille.
Huomautus: osa integroitumisesta Slackin kanssa ei pidä paikkaansa. Ei ainakaan vielä.
Olemme huomanneet kiinalaisten roskapostittajien yrityksiä käyttää Kerikaa hyväkseen, ja ryhdymme toimenpiteisiin tämän ongelman vähentämiseksi. Aikaisemmin estimme nämä roskapostittajat yksitellen, mutta se on ilmeisen aikaa vievää, varsinkin kun useat heistä yrittävät samaa temppua eli lähettää kymmeniä tai satoja kutsuja ihmisille liittyä heidän Kerika-laudoilleen.
Nämä roskapostittajat käyttävät VPN:iä näyttääkseen siltä, että he ovat muista maista, mutta heidän Kerikan käytössään oli kuvio: kaikkiin heidän lähettämiinsä tiimikutsuihin liittyi sama kohde: qq.com, joka on suuri kiinalainen verkkoportaali, jota ylläpitää Tencent, joka tunnetaan ensisijaisesti pikaviestipalvelustaan QQ:sta.
Vaikka tuemme kiinaa kielenä, meillä ei ole yhtään laillista käyttäjää Kiinassa, koska Kiina estää Googlen ja monet muut palvelut. Tämä tarkoittaa, että qq.com-verkkotunnuksen käyttäjien lisääminen Kerika-taululle ei tule koskaan olemaan laillista.
Otamme käyttöön yksinkertaisen eston: pidämme mustaa listaa verkkotunnuksista, mukaan lukien qq.com, joilla järjestelmä estää sinua lisäämästä tiimin jäseniä. Tämä auttaa katkaisemaan kiinalaisten roskapostittajien, jotka kohdistavat hyökkäyksensä muihin kiinalaisiin.
Meillä on ollut 30 päivän ilmainen kokeilujakso uusille käyttäjille jo pitkään, mutta olemme nähneet jo pitkään, että ihmiset eivät todellakaan tarvitse täyttä neljää viikkoa päättääkseen, onko Kerika se, mitä he etsivät vai eivät.
Itse asiassa kokeilujaksolla on se haittapuoli, että ihmiset unohtavat yleensä olevansa ilmaisessa kokeilujaksossa, kunnes he alkavat saada muistutuksia siitä, että kokeilujakso on päättymässä!
Käytännöllisempi – ja alan standardin mukainen – lähestymistapa on tarjota 14 päivän ilmainen kokeilujakso tästä lähtien. Tämän pitäisi antaa riittävästi aikaa päättää, onko Kerika paras tapa etätiimillesi saada enemmän aikaan!
Olemme Kerikassa kokeilleet tekoälyn käyttöä ohjelmistokehityksessä jo jonkin aikaa: Kehittäjämme ovat käyttäneet Microsoftin Copilotia koodauksen apuna, ja se on osoittautunut hyödylliseksi. Olemme nyt lisäämässä tekoälyä joihinkin käyttöliittymämme osiin.
Tekoälyn käyttö uuden hallituksen rakentamisessa
Kun haluat aloittaa uuden Kerika-tehtävätaulun, näet uuden vaihtoehdon GET HELP FROM AI:
AI Helper in Aloita uusi hallitus
Napsauttamalla tätä painiketta avautuu valintaikkuna, jossa voit kertoa tekoälylle, mitä haluat uuden levyn tekevän:
Miten voit määrittää, mitä uuden hallituksen pitäisi tehdä?
On erittäin tärkeää antaa mahdollisimman yksityiskohtaisia tietoja! Mitä enemmän kerrot Kerikan tekoälylle siitä, mitä haluat taulun tekevän, sitä paremmin se voi auttaa. Joitakin ehdotuksia siitä, mitä sinun tulisi kertoa tekoälylle:
Tarvitsetko lautakunnan lyhytaikaista (3-6 kuukautta), pidempiaikaista vai jatkuvaa työtä varten, jolla ei ole päättymispäivää?
Työskenteletkö yksin vai yhdessä muiden kanssa?
Mitä haasteita yrität ratkaista Kerikan avulla: myöhästymiset, huono viestintä, näkyvyyden puute jne.?
Mikä ei toimi hyvin aiemmin käyttämiesi työkalujen kanssa?
Onko Kerikassa joitakin erityisiä ominaisuuksia, joita haluaisit kokeilla, kuten eräpäiviä, tehtävätehtäviä, tiedostojen liitetiedostoja, kommentteja/keskusteluja?
Tekoälyn käyttäminen vie jonkin verran aikaa, yleensä 1-2 minuuttia taulun rakentamiseen. Voit sillä välin tehdä muita asioita Kerikan kanssa; sinulle ilmoitetaan, kun lauta on valmis. Voit myös peruuttaa pyyntösi, jos muutat mielesi.
Tekoälyn käyttö uuden mallin rakentamisessa
Samoin sinulla on nyt mahdollisuus saada apua Kerikan tekoälyltä uusien mallien tekemisessä:
Jos päätät käyttää tekoälyn apua, sinua pyydetään antamaan yksityiskohtaisia tietoja siitä, mitä uuden mallisi pitäisi tehdä ja miten sitä käytetään:
Mallien kohdalla pyydämme hieman yksityiskohtaisempia tietoja, ja kuten tekoälyn käyttämisessä uusien taulujen luomiseen, Kerikan tekoälylle antamiesi ohjeiden määrä ja laatu vaikuttavat suuresti siihen, miten hyvin tekoäly pystyy auttamaan sinua uuden mallin luomisessa.
Näytepöydän kaltaisen taulun tekeminen
Tämä viimeinen on tarkoitettu vain uusille käyttäjille: kun ihmiset rekisteröityvät Kerikaksi, heille annetaan mahdollisuus selata monia esimerkkitaulujamme (jotka on järjestetty työtehtävien mukaan), jotta he voivat saada käsityksen siitä, mitä Kerika voi tehdä, ennen kuin he aloittavat ensimmäisen taulunsa.
Siitä lähtien, kun olemme rakentaneet näytelevyjämme, olemme havainneet, että ne ovat hyvin suosittuja ja että ihmiset tekevät niistä kopioita joko leikkiäkseen niillä tai käyttäessään niitä pohjana omien levyjensä rakentamisessa.
Kopion tekeminen leikkiä varten on hyvä asia, mutta kopion tekeminen lähtökohdan luomiseksi uudelle laudalle ei ole kovin tehokasta.
Helpottaaksemme molempien tarpeiden hoitamista, olemme nyt lisänneet Tehdä tällainen taulu -painikkeen, joka näytetään aina, kun uusi käyttäjä tarkastelee esimerkkitaulua.
MAKE A BOARD LIKE THIS -vaihtoehto näytetään uusille käyttäjille, kun he katsovat esimerkkitaulua.
Tätä painiketta napsauttamalla avautuu valintaikkuna, jossa uudelta käyttäjältä kysytään, mitä hän haluaa tehdä tämän esimerkkitaulun versiollaan:
Tee tällainen taulu
Jos tarvitset vain kopion, sano se tekoälylle: ”Tee kopio tästä taulusta”. Mutta jos haluat taulun version, joka on räätälöity tarpeidesi mukaan, varmista, että annat tekoälylle runsaasti tietoja!
Jos työskentelet tehtävätaululla, voit nyt piilottaa tai näyttää sarakkeet Tauluasetukset-valintaikkunan Sarakkeet-välilehdellä.
Voit käyttää tätä ominaisuutta avaamalla taulun asetukset -valintaikkunan napsauttamalla hammasrataspainiketta, joka näkyy oikeassa yläkulmassa, kun tarkastelet tehtävätaulua, ja siirtymällä sitten COLUMNS-välilehdelle.
Kun viet hiiren kursorin minkä tahansa sarakkeen päälle luettelossa, näkyviin tulee valikkopainike (kolme pistettä):
