Mengelola proyek secara efisien dimulai dengan alur kerja yang terorganisir dengan baik. Memecah tugas Anda ke dalam tahapan yang jelas dapat membantu Anda dan tim tetap selaras dan produktif. Alur kerja yang terstruktur memudahkan pelacakan kemajuan, mengidentifikasi hambatan, dan memprioritaskan tugas secara efektif.

Mari selami cara menyiapkan kolom di papan tugas untuk memaksimalkan efisiensi menggunakan papan contoh yang disediakan.

Mengapa Kolom Penting dalam Manajemen Tugas

Klik di sini untuk melihat papan ini

Kolom adalah tulang punggung alur kerja Anda. Setiap kolom mewakili tahapan dalam proyek Anda, membantu Anda memvisualisasikan alur tugas dari awal hingga akhir. Kuncinya adalah memastikan kolom Anda selaras dengan sifat proyek dan cara kerja tim Anda.

Langkah-langkah Menyiapkan Kolom Alur Kerja

1. Tentukan Tahapan Alur Kerja Anda

Saat mendefinisikan Tahapan Alur Kerja. pikirkan tentang kemajuan alami tugas Anda.

Misalnya:

1. Strategi Proyek: Untuk tahap perencanaan awal, seperti menentukan persyaratan atau menetapkan tujuan.
2. Desain Proyek: Tugas yang berkaitan dengan perencanaan visual dan struktural, seperti desain logo atau pembuatan tata letak.
3. Pengembangan Proyek: Untuk fase eksekusi seperti pengkodean atau pembuatan fungsionalitas.
4. Pengujian: Untuk memastikan semuanya berfungsi seperti yang diharapkan sebelum diluncurkan.
5. Selesai: Tahap terakhir untuk mengirimkan tugas yang sudah selesai dikerjakan.

2. Terjemahkan Tahapan ke dalam Kolom

Setelah tahapan alur kerja Anda ditentukan, ubah tahapan tersebut menjadi kolom di papan tugas Anda. Mulailah dengan kategori yang luas dan perbaiki saat Anda lebih memahami kebutuhan tim Anda.

Misalnya:

• Anda bisa mulai dengan kolom penting seperti “Yang Harus Dilakukan”, “Sedang Berlangsung”, Dan “Selesai” untuk menetapkan aliran dasar.
• Perluas kolom ini secara bertahap ke dalam kolom yang lebih spesifik yang selaras dengan tahapan alur kerja Anda, seperti “Strategi Proyek”, “Rancangan Proyek”, “Pengembangan Proyek”, Dan “Pengujian”.

Pendekatan ini memastikan kolom Anda intuitif, mudah beradaptasi, dan disesuaikan dengan perkembangan alami tugas Anda

3. Gunakan Kolom untuk Kebutuhan Khusus

Pertimbangkan untuk membuat kolom yang menambah nilai pada alur kerja Anda:

• Jaminan simpanan: Ruang untuk tugas-tugas yang direncanakan tetapi belum siap untuk memasuki alur kerja utama. Hal ini membantu memprioritaskan tugas ketika tim siap melakukan lebih banyak pekerjaan sekaligus menjaga kolom aktif tetap bersih dan fokus.
• Sumber daya: Kolom untuk menyimpan link, dokumen, atau materi lain yang mendukung tugas Anda. Hal ini memudahkan tim untuk mengakses semua yang mereka perlukan tanpa mengacaukan kartu tugas individu.

4. Ingatlah Untuk Tetap Sederhana dan Intuitif

• Hindari membebani papan Anda dengan terlalu banyak kolom. Bertujuan untuk kejelasan dan kesederhanaan sehingga tim Anda dapat dengan mudah mengikuti alur kerja.

Kesimpulan

Alur kerja yang terorganisir dengan baik dimulai dengan pengaturan kolom yang cermat. Dengan menyesuaikan kolom Anda untuk mencerminkan tahapan alami proyek Anda dan menyertakan kolom pendukung, Anda dapat meningkatkan efisiensi tim dan menjaga kejelasan dalam proses Anda. Mulailah mengatur alur kerja Anda hari ini dan rasakan manfaatnya!

Saat mengelola tugas dalam proyek apa pun, kemacetan dapat memperlambat kemajuan dan menyulitkan untuk mengidentifikasi bagian mana yang paling membutuhkan perhatian. Di situlah Batas Pekerjaan Dalam Proses (WIP). datang. 

Dengan menetapkan batas yang jelas mengenai berapa banyak tugas yang dapat diselesaikan pada waktu tertentu, Batas WIP membantu Anda mengelola beban kerja secara efektif, memastikan kelancaran alur tugas di seluruh proyek Anda.

Mari kita uraikan cara kerja Batas WIP dan bagaimana batas tersebut dapat meningkatkan efisiensi tim Anda.

Apa itu Batasan WIP?

Klik di sini untuk melihat papan ini

Batas WIP menetapkan batas jumlah tugas yang diperbolehkan di kolom tertentu di papan Anda. Misalnya, jika kolom berjudul “Sedang Berlangsung”, Anda dapat menetapkan batas 5 tugas, memastikan tim tidak membebani diri mereka sendiri atau kehilangan fokus.

Metode ini selaras dengan praktik manajemen proyek yang ramping, membantu tim menyeimbangkan kapasitas dan menghindari penundaan yang tidak perlu.

Mengapa Batas WIP Berfungsi

1. Mencegah Kelebihan Beban: Membatasi tugas memastikan tim Anda fokus pada apa yang sedang berlangsung sebelum memulai tugas baru.
   
2. Identifikasi Kemacetan: Saat kolom mencapai Batas WIP, ini merupakan sinyal bahwa tugas memerlukan perhatian sebelum dapat ditambahkan lebih banyak.
   
3. Tingkatkan Alur Tugas: Batas WIP membantu tim Anda bekerja secara efisien, memindahkan tugas melalui alur tanpa membebani tahapan proses apa pun.

Manfaat Dunia Nyata

• Beban Kerja Seimbang: Tim tetap fokus dan produktif tanpa stres karena terlalu banyak tugas yang menumpuk.
  
• Peningkatan Kolaborasi: Batasan yang jelas mendorong tim untuk menyelesaikan tugas secara kolaboratif sebelum memulai tugas baru.
  
• Prioritas Tugas yang Lebih Baik: Fokus beralih secara alami ke tugas-tugas berprioritas tinggi untuk menjaga alur kerja tetap berjalan.

Cara Menetapkan Batas WIP

1. Buka Pengaturan Papan: Klik ikon roda gigi di pojok kanan atas papan Anda untuk mengakses pengaturan papan.
   
2. Aktifkan Batas WIP: Di bawah Pengaturan tab, aktifkan opsi “Batas Pekerjaan dalam Proses (WIP)” untuk mengaktifkannya.
   
3. Tetapkan Batas Khusus Kolom: Pergi ke Kolom tab dan tetapkan Batas WIP tertentu untuk setiap kolom berdasarkan beban kerja tim Anda.

Kesimpulan

Batasan Pekerjaan yang Sedang Berlangsung memberikan struktur dan kejelasan pada manajemen tugas, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi kemacetan dan mempertahankan alur kerja yang stabil. 

Mengelola akses ke papan proyek Anda adalah bagian penting untuk menjaga pekerjaan Anda tetap teratur dan aman. Baik Anda sedang mengerjakan proyek tim pribadi atau sesuatu yang dimaksudkan untuk kolaborasi yang lebih luas, pengaturan privasi memungkinkan Anda mengontrol siapa yang dapat melihat dan menggunakan papan Anda. 

Begini cara kerjanya:

Klik di sini untuk melihat papan ini

Opsi Privasi:

1. Hanya Orang di Tim:
   
   Pengaturan ini memastikan bahwa hanya orang yang secara eksplisit ditambahkan ke papan yang dapat melihat atau berinteraksi dengannya. Ini sempurna untuk proyek yang mengutamakan kerahasiaan, seperti alur kerja internal yang sensitif atau proyek klien yang dibatasi.
   
2. Semua orang di Tim Akun:
   
   Perlu lebih banyak visibilitas tanpa membukanya ke seluruh dunia? Dengan pengaturan ini, semua anggota dalam tim akun Anda dapat melihat papan. Ini ideal untuk proyek internal di mana transparansi seluruh tim sangat membantu, namun kontrol tetap penting.
   
3. Siapa pun yang memiliki Tautan:
   
   Ingin aksesibilitas maksimal? Opsi ini memungkinkan siapa pun yang memiliki tautan papan untuk melihatnya – meskipun mereka tidak memiliki akun Kerika. Namun, perlu diingat bahwa meskipun mereka dapat melihat papan, mereka tidak akan dapat melakukan perubahan kecuali mereka secara eksplisit ditambahkan sebagai anggota tim atau admin.

Hal Penting yang Perlu Diketahui:

• Papan Publik dan Visibilitas File:
  
  Saat Anda menyetel papan ke “Siapa pun yang Memiliki Tautan”, semua file yang dilampirkan ke papan dapat diakses oleh publik. Jika Anda menggunakan integrasi seperti Google Drive, ini berarti dokumen tersebut juga akan terbuka bagi siapa saja yang memiliki tautan.
  
• Pembatasan Khusus Akun:
  
  Jika Anda menggunakan akun Google Workspace berbayar, kebijakan Google mungkin mencegah Anda menyetel papan ke “Siapa pun yang memiliki Tautan”. Hal ini memastikan kepatuhan terhadap protokol keamanan organisasi.

Cara Menyesuaikan Pengaturan Privasi:

1. Buka papan Anda dan pergi ke Pengaturan.
2. Di bawah Pribadi bagian, pilih tingkat akses yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
3. Simpan perubahan Anda, dan Anda siap melakukannya!

Kesimpulan:

Pengaturan privasi memberi Anda fleksibilitas untuk mengelola siapa yang dapat melihat dan berinteraksi dengan papan Anda, sehingga kolaborasi menjadi aman dan lancar. Baik Anda berbagi dengan tim kecil atau membuka papan untuk dilihat publik, Anda memegang kendali penuh.

Menetapkan tugas dengan jelas dan efisien adalah landasan kerja tim yang efektif. Namun masalahnya: tidak semua alat memudahkan pemberian tugas kepada lebih dari satu orang. Dan jujur ​​saja, banyak tugas sering kali memerlukan kolaborasi dari banyak orang agar dapat diselesaikan dengan benar.

Beberapa alat memungkinkan Anda menugaskan tugas hanya kepada satu orang, yang dapat membuat tim kesulitan menentukan tanggung jawab. Namun, ada cara untuk menetapkan tugas ke beberapa anggota tim dengan mudah, memastikan semua orang tetap sinkron dan kolaborasi mengalir secara alami.

Berikut cara kerja penetapan tugas dan cara memecah tugas besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mudah dikelola menggunakan daftar periksa:

Tetapkan Tugas Kepada Rekan Tim Anda

Klik di sini untuk melihat pratinjau kartu tugas ini

Inilah cara Anda menugaskan tugas ke satu atau beberapa rekan satu tim, menjadikannya sempurna untuk tanggung jawab berbasis tim:

1. Buka Tugas: Klik pada tugas yang ingin Anda tetapkan.
   
2. Pilih Anggota Tim: Gunakan Tetapkan Tugas Ini pilihan untuk memilih satu atau lebih rekan satu tim.
   
3. Terapkan Tugas: Tugas sekarang akan muncul di dasbor setiap orang yang ditugaskan padanya, memastikan kejelasan dan akuntabilitas.

Mengapa Ini Berhasil:

• Sempurna untuk tugas kolaboratif yang membutuhkan masukan dari banyak anggota tim.
  
• Selalu memberi informasi kepada semua orang dan menyelaraskan tanggung jawab mereka.

Gunakan Daftar Periksa untuk Menetapkan Subtugas

Klik di sini untuk melihat pratinjau kartu tugas ini

Untuk tugas lebih besar yang perlu dipecah menjadi langkah-langkah lebih kecil, Dengan menggunakan daftar periksa, Anda dapat menetapkan subtugas ke anggota tim tertentu, memastikan setiap detail ditangani:

1. Tambahkan Daftar Periksa ke Tugas: Buka tugas dan navigasikan ke Daftar periksa tab.
   
2. Hancurkan: Tambahkan setiap subtugas sebagai item daftar periksa.
   
3. Tetapkan Subtugas: Tetapkan item daftar periksa individual ke satu atau lebih anggota tim, pastikan setiap langkah memiliki pemilik yang jelas.

Mengapa Ini Berhasil:

• Menyederhanakan tugas-tugas besar dengan mengaturnya menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti.
  
• Memastikan akuntabilitas di setiap tingkat tugas.

Menyelesaikan

Pembagian tugas yang efisien adalah kunci untuk membina kolaborasi dan memastikan akuntabilitas dalam tim. Dengan menugaskan tugas ke beberapa rekan satu tim atau memecahnya menjadi subtugas yang lebih kecil dengan daftar periksa, Anda menciptakan kejelasan dan menyederhanakan alur kerja. Fitur-fitur ini memungkinkan tim untuk tetap terorganisir, menyelaraskan tanggung jawab, dan bekerja sama dengan lancar untuk mencapai tujuan mereka.

Kerjasama berkembang pesat apabila semua orang mempunyai peranan yang jelas dan tahap akses yang betul. Menjemput rakan sepasukan ke lembaga anda boleh menjadi proses yang mudah, memastikan semua orang – daripada pengurus projek kepada pereka bentuk dan pihak berkepentingan luar, boleh menyumbang dengan berkesan.

Begini cara anda boleh menambah rakan sepasukan dan mengurus peranan mereka dengan mudah: 

Menambah Rakan Sepasukan pada Lembaga Anda

Klik di sini untuk melihat cara ia berfungsi

Langkah 1: Jemput Rakan Sepasukan

1. Buka papan anda dan klik pada Ikon Pasukan dalam bar alat.
2. Masukkan alamat e-mel orang yang anda ingin jemput.
3. Pilih peranan untuk mereka: Pentadbir Dewan, Ahli Pasukan, atau pelawat.

Langkah 2: Tetapkan Peranan

• Pentadbir Dewan: Jika anda telah mencipta papan, maka secara lalai anda ialah Pentadbir Lembaga. Tetapi anda boleh memberikan kawalan penuh ke atas lembaga kepada seseorang, yang termasuk mengurus ahli pasukan dan tetapan.
  
• Ahli Pasukan: Boleh bekerjasama dalam tugasan, memuat naik fail dan menyumbang kepada lembaga. Sesuai untuk pereka bentuk, pembangun dan penyumbang lain.
  
• pelawat: Akses lihat sahaja. Bagus untuk pihak berkepentingan luar atau pelanggan yang hanya perlu memantau kemajuan.

Langkah 3: Tambahkan Mereka ke Pasukan

klik Tambah, dan rakan sepasukan anda serta-merta menjadi sebahagian daripada lembaga dengan peranan yang telah anda berikan.

Faedah Akses Berasaskan Peranan:

Pentadbir Lembaga: Kawalan Penuh untuk Ketua Pasukan

Secara lalai, pencipta papan menjadi pentadbir, tetapi anda boleh memberikan hak pentadbir kepada orang lain mengikut keperluan.

Faedah Utama:

• Urus ahli pasukan, kemas kini tetapan lembaga dan kekalkan kawalan ke atas struktur lembaga.
• Sesuai untuk projek dengan berbilang petunjuk atau pengurus projek yang memerlukan kawalan yang sama.
• Menghalang kesesakan jika pentadbir tunggal tidak tersedia, seperti semasa cuti atau ketidakhadiran lain.

Pentadbir memainkan peranan penting dalam memastikan lembaga itu teratur, berfungsi dan kolaboratif, memastikan tugas kepimpinan dikendalikan dengan lancar.

Ahli Pasukan: Perkasakan Penyumbang Anda

Ahli Pasukan mempunyai semua alatan yang mereka perlukan untuk menyelesaikan kerja. Mereka boleh bekerjasama dalam tugas, memuat naik fail dan menyumbang kepada kemajuan lembaga.

Faedah Utama:

• Sesuai untuk pereka bentuk, pembangun dan penyumbang aktif lain.
  
• Mengekalkan papan dinamik dengan mendayakan kerjasama langsung sambil mengekalkan pengawasan pentadbir.

Ahli Pasukan memacu projek ke hadapan, menjadikan mereka tulang belakang kerja berpasukan yang produktif.

Pelawat: Pastikan Pihak Berkepentingan dalam Lingkaran

Pelawat mempunyai akses lihat sahaja, yang bermaksud mereka boleh memantau kemajuan lembaga tanpa membuat perubahan.

Faedah Utama:

• Sesuai untuk pihak berkepentingan luar atau pelanggan yang hanya perlu melihat kemas kini.
  
• Memastikan ketelusan tanpa menjejaskan struktur atau aliran kerja lembaga.

Pelawat sesuai untuk memastikan semua orang dimaklumkan tanpa menambah kerumitan.

Kesimpulan

Menambah rakan sepasukan haruslah mudah dan boleh disesuaikan dengan keperluan pasukan anda. Sistem berasaskan peranan yang direka bentuk dengan baik memastikan kerjasama yang lancar, sama ada anda bekerja dengan pasukan yang rapat atau menyelaras dengan pihak berkepentingan luar. Dengan menetapkan peranan yang betul, anda boleh mencipta aliran kerja yang lebih cekap dan lancar untuk semua orang yang terlibat.

Berbagi file ke seluruh tim – baik itu maket desain, aset kampanye, atau dokumen teknis – dapat dengan cepat menjadi proses yang rumit. Memastikan setiap orang memiliki file yang tepat pada waktu yang tepat sering kali terasa seperti tindakan yang sulit.

Kabar baiknya adalah berbagi file tidak harus merepotkan. Dengan mengatur dan berbagi file dengan cara yang benar, Anda dapat membuat kolaborasi menjadi lancar, baik itu mengirimkan file desain ke tim kreatif Anda atau memberikan peta jalan proyek kepada pemangku kepentingan.

Berikut cara menyederhanakan berbagi file agar tim Anda tetap terhubung dan produktif:

Lampiran Kartu Tugas

Lihat cara kerja kartu tugas ini

Kartu Tugas sempurna untuk berbagi file yang terkait dengan tugas tertentu. 

Berikut cara kerja berbagi file di Kartu Tugas:

1. Lampirkan File Langsung ke Tugas: Unggah file atau tautkan sumber daya langsung ke kartu tugas. Rekan satu tim Anda dapat mengakses file-file ini tanpa mencari melalui email atau folder terpisah.
   
2. Akses Instan untuk Semua Orang yang Terlibat: Siapa pun di dalam dewan memiliki akses langsung ke file terlampir, menjaga kolaborasi tetap lancar dan efisien.
   
3. Manfaat Berbagi File
   
   • Tidak ada kebingungan mengenai file mana yang relevan dengan tugas tersebut.
     
   • Semua materi terkait tugas tetap ada bersama, sehingga tim Anda selalu tahu di mana mencarinya.

Kartu Tugas menjadikan berbagi file terfokus, relevan, dan terorganisir dengan mudah.

Lampiran Papan

Lihat cara kerja lampiran papan ini

Untuk file yang mempengaruhi keseluruhan proyek, Lampiran Papan adalah cara yang harus dilakukan. Berikut cara kerja berbagi file di tingkat dewan:

1. Unggah atau Tautkan File untuk Seluruh Tim: Tambahkan file atau tautan eksternal ke papan yang dapat diakses semua orang, seperti piagam proyek, templat bersama, atau laporan.
   
2. Berbagi File Terpusat: Semua anggota dewan dapat mengakses file-file ini secara instan, memastikan bahwa sumber daya utama proyek selalu dalam jangkauan.
   
3. Manfaat Berbagi File
   
   • Sempurna untuk pembaruan atau sumber daya seluruh tim.
   • Jaga agar proyek Anda berjalan lancar dengan memastikan setiap orang memiliki akses ke informasi yang sama.

Lampiran Papan memudahkan berbagi file penting ke seluruh tim Anda. 

Kesimpulan:

Berbagi file yang efektif sangat penting untuk kelancaran kolaborasi. Dengan melampirkan file ke tugas tertentu atau memusatkan sumber daya di seluruh proyek, tim Anda dapat tetap terorganisir dan terhubung tanpa kebingungan atau penundaan seperti biasanya. Baik Anda berfokus pada detail tugas tertentu atau berbagi sumber daya utama di seluruh proyek, memiliki sistem yang tepat akan memastikan setiap orang mendapatkan apa yang mereka perlukan saat mereka membutuhkannya.

Sederhanakan alur kerja Anda dengan menjaga file Anda tetap mudah diakses dan terorganisir, dan jadikan kerja tim seefisien yang seharusnya.