Pemilik Akun sekarang dapat menunjuk anggota lain dari Tim Akun mereka untuk menjadi Admin Akun, yang akan memungkinkan orang-orang ini juga mengelola langganan dan keanggotaan akun tersebut. Hal ini dapat membantu jika kepemilikan akun Kerika sebenarnya adalah seseorang dari luar komunitas pengguna, seperti departemen pembelian.
Mengelola Admin Akun dapat dilakukan dari layar Kelola Akun, oleh Pemilik Akun:
Tangkapan layar yang menunjukkan Kelola Pengguna
Setelah Anda berada di layar Kelola Pengguna, pilih salah satu Anggota Tim di akun: arahkan kursor ke nama dan tombol KELOLA PENGGUNA akan muncul:
Pilih pengguna
Pada dialog detail Anggota Tim, klik TAKE ACTION:
Tombol Ambil Tindakan
Dan pilih Jadikan pengguna ini sebagai Admin Akun:
Ubah Peran Anggota Tim Akun
Seorang Admin Akun dapat mengatur Anggota Tim lain dari Akun tersebut untuk menjadi Admin Akun.
Admin Akun memiliki banyak kekuasaan atas Akun tersebut; mereka bisa:
Mengakses forum apa pun
Menambahkan orang ke, atau menghapus dari, board mana pun
Mengubah peran orang di papan mana pun
Menambahkan orang ke Akun dan membeli langganan
Mengubah paket langganan
Jadi, berhati-hatilah dengan siapa yang Anda tambahkan sebagai Admin Akun!
Kerjasama berkembang pesat apabila semua orang mempunyai peranan yang jelas dan tahap akses yang betul. Menjemput rakan sepasukan ke lembaga anda boleh menjadi proses yang mudah, memastikan semua orang – daripada pengurus projek kepada pereka bentuk dan pihak berkepentingan luar, boleh menyumbang dengan berkesan.
Begini cara anda boleh menambah rakan sepasukan dan mengurus peranan mereka dengan mudah:
Buka papan anda dan klik pada Ikon Pasukan dalam bar alat.
Masukkan alamat e-mel orang yang anda ingin jemput.
Pilih peranan untuk mereka: Pentadbir Dewan, Ahli Pasukan, atau pelawat.
Langkah 2: Tetapkan Peranan
Pentadbir Dewan: Jika anda telah mencipta papan, maka secara lalai anda ialah Pentadbir Lembaga. Tetapi anda boleh memberikan kawalan penuh ke atas lembaga kepada seseorang, yang termasuk mengurus ahli pasukan dan tetapan.
Ahli Pasukan: Boleh bekerjasama dalam tugasan, memuat naik fail dan menyumbang kepada lembaga. Sesuai untuk pereka bentuk, pembangun dan penyumbang lain.
pelawat: Akses lihat sahaja. Bagus untuk pihak berkepentingan luar atau pelanggan yang hanya perlu memantau kemajuan.
Langkah 3: Tambahkan Mereka ke Pasukan
klik Tambah, dan rakan sepasukan anda serta-merta menjadi sebahagian daripada lembaga dengan peranan yang telah anda berikan.
Faedah Akses Berasaskan Peranan:
Pentadbir Lembaga: Kawalan Penuh untuk Ketua Pasukan
Secara lalai, pencipta papan menjadi pentadbir, tetapi anda boleh memberikan hak pentadbir kepada orang lain mengikut keperluan.
Faedah Utama:
Urus ahli pasukan, kemas kini tetapan lembaga dan kekalkan kawalan ke atas struktur lembaga.
Sesuai untuk projek dengan berbilang petunjuk atau pengurus projek yang memerlukan kawalan yang sama.
Menghalang kesesakan jika pentadbir tunggal tidak tersedia, seperti semasa cuti atau ketidakhadiran lain.
Pentadbir memainkan peranan penting dalam memastikan lembaga itu teratur, berfungsi dan kolaboratif, memastikan tugas kepimpinan dikendalikan dengan lancar.
Ahli Pasukan: Perkasakan Penyumbang Anda
Ahli Pasukan mempunyai semua alatan yang mereka perlukan untuk menyelesaikan kerja. Mereka boleh bekerjasama dalam tugas, memuat naik fail dan menyumbang kepada kemajuan lembaga.
Faedah Utama:
Sesuai untuk pereka bentuk, pembangun dan penyumbang aktif lain.
Mengekalkan papan dinamik dengan mendayakan kerjasama langsung sambil mengekalkan pengawasan pentadbir.
Ahli Pasukan memacu projek ke hadapan, menjadikan mereka tulang belakang kerja berpasukan yang produktif.
Pelawat: Pastikan Pihak Berkepentingan dalam Lingkaran
Pelawat mempunyai akses lihat sahaja, yang bermaksud mereka boleh memantau kemajuan lembaga tanpa membuat perubahan.
Faedah Utama:
Sesuai untuk pihak berkepentingan luar atau pelanggan yang hanya perlu melihat kemas kini.
Memastikan ketelusan tanpa menjejaskan struktur atau aliran kerja lembaga.
Pelawat sesuai untuk memastikan semua orang dimaklumkan tanpa menambah kerumitan.
Kesimpulan
Menambah rakan sepasukan haruslah mudah dan boleh disesuaikan dengan keperluan pasukan anda. Sistem berasaskan peranan yang direka bentuk dengan baik memastikan kerjasama yang lancar, sama ada anda bekerja dengan pasukan yang rapat atau menyelaras dengan pihak berkepentingan luar. Dengan menetapkan peranan yang betul, anda boleh mencipta aliran kerja yang lebih cekap dan lancar untuk semua orang yang terlibat.
Harga lama kami tidak berubah selama lebih dari 10 tahun, dan tidak lagi mencerminkan nilai produk kami, maupun fakta bahwa kini kami memiliki lebih banyak pengguna di luar Amerika Serikat daripada di dalamnya.
Oleh karena itu, sudah waktunya bagi kami untuk memperbarui model harga kami secara menyeluruh! Dalam posting blog ini, kami merangkum semua perubahan, dan di bagian di bawah ini Anda akan menemukan tautan ke posting blog dan halaman situs web lain yang membahas setiap poin dengan lebih detail:
Harga lebih rendah untuk sebagian besar negara
Kami hanya memiliki satu harga selama 10 tahun terakhir: $7 per Anggota Tim Akun, dibayar setiap tahun. Meskipun harga ini cukup rendah untuk pasar Amerika Serikat, hal ini menimbulkan tantangan bagi orang-orang dari negara dengan ekonomi yang kurang berkembang dan daya beli yang lebih rendah.
Kami membuat Kerika lebih terjangkau bagi pengguna di luar Amerika Serikat: sementara harga baru untuk Paket Profesional bagi pelanggan di AS adalah $9 per pengguna per bulan, atau $90 per tahun, pelanggan dari hampir semua negara lain dapat membeli langganan dengan harga yang lebih rendah. Ini berarti pelanggan dari negara dengan ekonomi lebih kecil dapat membeli langganan Kerika yang sama seperti pelanggan dari negara dengan ekonomi lebih besar, dengan harga diskon yang signifikan.
Ini akan tercermin saat Anda mengunjungi halaman harga di situs web Kerika, dan saat Anda melihat paket yang tersedia di dalam aplikasi Kerika. Harga yang ditampilkan akan berupa jumlah yang sudah didiskon, dan akan ditampilkan dalam mata uang lokal Anda. Pengguna dari Indonesia, misalnya, akan melihat Paket Profesional seharga Rp 72.000 per bulan / Rp 720.000 per tahun.
(Paket Bisnis untuk pelanggan di Indonesia akan berharga Rp 104.100 per bulan / Rp 1.041.000 per tahun.)
Bayar dalam mata uang Anda sendiri
Selain harga yang lebih rendah di luar Amerika Serikat, kami juga memungkinkan pelanggan kami untuk membayar dalam berbagai mata uang — total 135 mata uang.
Hal ini akan mempermudah orang-orang di berbagai negara yang mungkin kesulitan melakukan pembelian dalam Dolar AS untuk membeli langganan Kerika.
Baca lebih lanjut tentang mata uang.
Langganan Bulanan atau Tahunan
Pengguna yang baru mengenal layanan online mungkin ragu untuk membeli langganan tahunan sebelum benar-benar mengenal layanan tersebut. Preferensi alami pelanggan baru adalah membuat komitmen finansial yang lebih kecil terlebih dahulu dengan membeli langganan bulanan. Kami membuatnya lebih mudah.
Sekarang Anda dapat membeli Langganan Bulanan atau Tahunan (bukan kombinasi keduanya).
Langganan tahunan dihargai 10 kali dari tarif bulanan, jadi jika Anda berencana menggunakan Kerika selama lebih dari 10 bulan, akan lebih hemat bagi Anda untuk membeli langganan tahunan.
Namun, jika Anda adalah pelanggan baru dan masih ragu untuk berkomitmen pada Kerika, kini Anda memiliki cara yang sangat mudah untuk terus menggunakan Kerika setelah masa Uji Coba Gratis 30 hari Anda berakhir: cukup beli langganan bulanan selama beberapa bulan, lalu beralih ke langganan tahunan untuk menghemat biaya setelah Anda yakin akan manfaat Kerika bagi produktivitas tim Anda.
Jaminan Uang Kembali 30 Hari
Dan untuk semakin memudahkan pelanggan baru dalam membeli Langganan Tahunan dengan percaya diri, kini kami menawarkan Jaminan Uang Kembali 30 Hari yang sangat sederhana!
Jika Anda berubah pikiran dalam waktu 30 hari setelah membeli Langganan Tahunan, dengan alasan apa pun, Anda dapat meminta pengembalian dana penuh secara tunai.
Sekarang Anda tidak perlu khawatir apakah Anda membuat kesalahan saat mengklik tombol Beli!
Sistem lama kami dalam menghitung dan mengelola pengembalian dana sangat merepotkan: hal ini menciptakan kompleksitas dalam sistem penagihan kami, yang pada akhirnya menyebabkan berbagai bug yang merugikan pelanggan dan kami sendiri.
Sekarang kami beralih ke sistem yang lebih sederhana: jika Anda memutuskan untuk membatalkan langganan, Anda akan menerima kredit pro-rata di akun Kerika Anda yang dapat digunakan untuk pembelian di masa depan. Kredit ini tidak akan kedaluwarsa dan tidak dapat diuangkan: hanya dapat digunakan untuk pembelian berikutnya.
Baca lebih lanjut tentang Kebijakan Pengembalian Dana kami.
Diskon untuk Akademik & Nonprofit
Paket Akademik & Nonprofit lama memungkinkan Tim Akun hingga 10 orang menggunakan Kerika secara gratis. Sistem ini selalu sulit dikelola, rentan terhadap penyalahgunaan (sayangnya), dan tidak membantu semua sekolah, universitas, serta organisasi nonprofit.
Paket Akademik & Nonprofit sekarang akan berbentuk diskon sederhana sebesar 50%: jika Anda memenuhi syarat, Anda dapat membeli paket apa pun dengan setengah harga, dan tidak akan ada lagi batasan ukuran Tim Akun Anda. Paket baru ini mempermudah organisasi yang lebih besar untuk mengadopsi penggunaan Kerika di seluruh organisasi mereka.
Sebagian Besar Pembelian Harus Dilakukan Secara Online
Sebelumnya, kami menawarkan opsi untuk meminta faktur yang dapat dibayarkan melalui cek bank atau transfer langsung, tetapi opsi ini sayangnya banyak disalahgunakan oleh pengguna yang meminta faktur, mengabaikan pembayaran, dan mengabaikan email pengingat dari kami tentang tagihan yang belum dibayar!
Dengan sistem baru kami, opsi untuk melakukan pembelian offline (misalnya, meminta faktur) hanya akan tersedia bagi pelanggan tertentu. Beberapa pelanggan lama kami telah menggunakan metode offline selama bertahun-tahun karena itu adalah satu-satunya cara mereka dapat melakukan pembelian — situasi umum bagi mereka yang bekerja di pemerintahan atau perusahaan besar yang mewajibkan faktur diajukan dan diproses melalui departemen Akun yang Bertanggung Jawab.
Bagi pelanggan lama ini, metode offline akan tetap tersedia, tetapi akan diterapkan secara ketat: jika faktur tidak dibayar tepat waktu, langganan terkait akan dibatalkan.
Jika Anda adalah pelanggan baru yang membutuhkan metode offline, silakan hubungi kami!
Lebih Mudah Mengganti Pengguna dalam Akun
Dengan sistem harga baru, pelanggan kami dapat lebih mudah mengganti satu pengguna dengan pengguna lain tanpa biaya tambahan, asalkan penghapusan pengguna lama dan penambahan pengguna baru dilakukan pada hari yang sama.
Jika seorang pengguna dihapus dari Tim Akun dan yang lain ditambahkan pada hari yang sama, sistem tidak akan menghasilkan transaksi penagihan apa pun.
Detail Lebih Lengkap di Layar Riwayat Penagihan Anda
Layar Riwayat Penagihan, yang dapat Anda akses dengan mengklik opsi Kelola Akun di menu yang muncul saat Anda mengklik avatar Anda di pojok kanan atas aplikasi desktop, akan berisi lebih banyak informasi tentang perubahan yang dilakukan, seperti menyalakan/mematikan perpanjangan otomatis, menambahkan anggota, dll.
Ini akan membantu pelanggan kami lebih memahami bagaimana tagihan mereka berubah dari waktu ke waktu.
Transisi yang Lancar
Ini mungkin bagian yang paling penting: jika Anda sudah menjadi pelanggan Kerika untuk paket apa pun, paket Anda akan terus berjalan seperti sebelumnya hingga akhir masa berlakunya.
Jika Anda sebelumnya membeli dengan harga $84 / pengguna, dan harga untuk wilayah Anda sekarang adalah Rp 721.100, Anda tidak perlu melakukan pembayaran tambahan sekarang: sebaliknya, setelah masa berlaku paket Anda berakhir, tarif baru akan mulai berlaku.
Demikian pula, jika Anda memiliki Paket Akademik & Nonprofit lama, itu akan tetap berlaku hingga akhir masa berlakunya. Setelah masa berlaku tersebut berakhir, Anda perlu membeli Paket Profesional atau Bisnis, tetapi Anda akan otomatis memenuhi syarat untuk Diskon Nonprofit.
Ada Pertanyaan atau Kekhawatiran?
Kami memahami bahwa perubahan harga bisa sedikit mengkhawatirkan bagi beberapa pengguna, tidak peduli seberapa hati-hati kami merancang model baru ini, dan kami dengan senang hati akan membantu menjawab pertanyaan Anda serta mendengarkan masukan Anda. Hubungi kami!
Sebagai bagian dari upaya berkelanjutan kami untuk membuat Kerika lebih mudah digunakan dan dibeli dari mana saja di dunia, sistem harga baru kami akan memungkinkan pelanggan untuk membayar dalam mata uang berikut:
USD – Dolar Amerika Serikat AED – Dirham Uni Emirat Arab AFN – Afghani Afganistan ALL – Lek Albania AMD – Dram Armenia ANG – Guilder Antillen Belanda AOA – Kwanza Angola ARS – Peso Argentina AUD – Dolar Australia AWG – Florin Aruba AZN – Manat Azerbaijan BAM – Mark Konvertibel Bosnia dan Herzegovina BBD – Dolar Barbados BDT – Taka Bangladesh BGN – Lev Bulgaria BIF – Franc Burundi BMD – Dolar Bermuda BND – Dolar Brunei BOB – Boliviano Bolivia BRL – Real Brasil BSD – Dolar Bahama BWP – Pula Botswana BYN – Rubel Belarusia BZD – Dolar Belize CAD – Dolar Kanada CDF – Franc Kongo CHF – Franc Swiss CLP – Peso Chili CNY – Yuan Renminbi Tiongkok COP – Peso Kolombia CRC – Colón Kosta Rika CVE – Escudo Tanjung Verde CZK – Koruna Ceko DJF – Franc Djibouti DKK – Krone Denmark DOP – Peso Dominika DZD – Dinar Aljazair EGP – Pound Mesir ETB – Birr Ethiopia EUR – Euro FJD – Dolar Fiji FKP – Pound Kepulauan Falkland GBP – Pound Sterling Inggris GEL – Lari Georgia GIP – Pound Gibraltar GMD – Dalasi Gambia GNF – Franc Guinea GTQ – Quetzal Guatemala GYD – Dolar Guyana HKD – Dolar Hong Kong HNL – Lempira Honduras HTG – Gourde Haiti HUF – Forint Hungaria IDR – Rupiah Indonesia ILS – Shekel Baru Israel INR – Rupee India ISK – Króna Islandia JMD – Dolar Jamaika JPY – Yen Jepang KES – Shilling Kenya KGS – Som Kirgizstan KHR – Riel Kamboja KMF – Franc Komoro KRW – Won Korea Selatan KYD – Dolar Kepulauan Cayman KZT – Tenge Kazakhstan LAK – Kip Laos LBP – Pound Lebanon LKR – Rupee Sri Lanka LRD – Dolar Liberia LSL – Loti Lesotho MAD – Dirham Maroko MDL – Leu Moldova MGA – Ariary Madagaskar MKD – Denar Makedonia MMK – Kyat Myanmar MNT – Tögrög Mongolia MOP – Pataca Makau MUR – Rupee Mauritius MVR – Rufiyaa Maladewa MWK – Kwacha Malawi MXN – Peso Meksiko MYR – Ringgit Malaysia MZN – Metical Mozambik NAD – Dolar Namibia NGN – Naira Nigeria NIO – Córdoba Nikaragua NOK – Krone Norwegia NPR – Rupee Nepal NZD – Dolar Selandia Baru PAB – Balboa Panama PEN – Sol Peru PGK – Kina Papua Nugini PHP – Peso Filipina PKR – Rupee Pakistan PLN – Złoty Polandia PYG – Guaraní Paraguay QAR – Riyal Qatar RON – Leu Rumania RSD – Dinar Serbia RUB – Rubel Rusia RWF – Franc Rwanda SAR – Riyal Arab Saudi SBD – Dolar Kepulauan Solomon SCR – Rupee Seychelles SEK – Krona Swedia SGD – Dolar Singapura SHP – Pound Saint Helena SLE – Leone Sierra Leone SOS – Shilling Somalia SRD – Dolar Suriname STD – Dobra São Tomé dan Príncipe (pra-2018, digantikan oleh STN) SZL – Lilangeni Eswatini THB – Baht Thailand TJS – Somoni Tajikistan TOP – Paʻanga Tonga TRY – Lira Turki TTD – Dolar Trinidad dan Tobago TWD – Dolar Baru Taiwan TZS – Shilling Tanzania UAH – Hryvnia Ukraina UGX – Shilling Uganda UYU – Peso Uruguay UZS – Soʻm Uzbekistan VND – Đồng Vietnam VUV – Vatu Vanuatu WST – Tala Samoa XAF – Franc CFA Afrika Tengah XCD – Dolar Karibia Timur XOF – Franc CFA Afrika Barat XPF – Franc CFP (digunakan di wilayah Pasifik Prancis) YER – Rial Yaman ZAR – Rand Afrika Selatan ZMW – Kwacha Zambia
Jika negara Anda tidak tercantum di atas, metode pembayaran default akan menggunakan USD – Dolar Amerika Serikat.
Kesilapan berlaku – tugas kadangkala boleh dipadam secara tidak sengaja. Itulah sebabnya menyediakan perlindungan adalah penting untuk memastikan tiada perkara penting yang hilang selama-lamanya.
Apabila tugasan dipadamkan, tugasan itu tidak hilang secara kekal; sebaliknya, mereka dialihkan ke Lajur Dipadamkan pada papan anda. Ini menyediakan jaring keselamatan, membolehkan tugasan disemak atau dipulihkan jika perlu. Walau bagaimanapun, keupayaan untuk memadam tugasan secara kekal dihadkan kepada Pentadbir Lembaga.
Persediaan ini memastikan akauntabiliti sambil mengekalkan fleksibiliti. Ahli pasukan boleh memadamkan tugasan kerana mengetahui tugasan itu boleh dipulihkan jika perlu, tetapi pengalihan keluar kekal memerlukan pengawasan Pentadbir, memastikan pengurusan tugasan selamat dan disengajakan.
Apabila tugasan dipadamkan, tugas itu tidak hilang selama-lamanya. Sebaliknya, ia dipindahkan ke Lajur Dipadamkan, di mana ia kekal sehingga tindakan selanjutnya diambil.
Pulihkan Tugasan Pada Bila-bila Masa: Sesiapa sahaja di papan boleh memulihkan tugasan yang dipadamkan daripada lajur ini jika mereka menyedari kesilapan telah dilakukan.
Tiada Tekanan: Anda tidak perlu risau tentang klik yang tidak disengajakan atau keputusan tergesa-gesa – semuanya masih boleh dipulihkan.
2. Hanya Pentadbir Lembaga Boleh Padam Secara Kekal
Apabila tiba masanya untuk membersihkan Lajur Dipadam untuk kebaikan, hanya Pentadbir Lembaga boleh masuk untuk mengalih keluar tugasan secara kekal.
Perlindungan Ditambah: Dengan mengehadkan kuasa ini kepada pentadbir, anda boleh memastikan tiada tugas dipadamkan secara kekal tanpa pertimbangan yang teliti.
Akauntabiliti yang Jelas: Ciri ini menambah lapisan kawalan, memastikan tugas kritikal tidak hilang akibat tindakan yang tidak disengajakan.
Mengapa Ini Penting
Elakkan Kehilangan Kerja Penting Lajur Dipadam bertindak sebagai jaring keselamatan, membolehkan ahli pasukan memadamkan tugasan tanpa rasa takut kehilangannya secara kekal. Tugasan kekal boleh dipulihkan sehingga Pentadbir Lembaga memutuskan sebaliknya, menawarkan fleksibiliti dan keselamatan.
Kekalkan Kawalan Pentadbir Lembaga mempunyai kuasa untuk mengawasi pemadaman kekal, memastikan bahawa hanya tugas yang tidak perlu atau pendua dialih keluar. Struktur ini membantu mengekalkan kejelasan dan memastikan projek tersusun dengan baik.
Menggalakkan Akauntabiliti Mengehadkan hak pemadaman kekal menggalakkan pasukan mengurus tugas dengan teliti, mengurangkan ralat dan mempromosikan sistem yang boleh dipercayai dan telus. Pendekatan ini memupuk kepercayaan dan tanggungjawab secara menyeluruh.
Kesimpulan
Tugas yang dipadamkan boleh dipulihkan sehingga Pentadbir Lembaga mengambil tindakan, memastikan keselamatan, akauntabiliti dan kawalan. Pendekatan ini menghalang kerugian yang tidak disengajakan dan memastikan aliran kerja anda selamat dan teratur.
Kesalahan terjadi – tugas terkadang terhapus secara tidak sengaja. Oleh karena itu, memiliki perlindungan sangat penting untuk memastikan tidak ada hal penting yang hilang selamanya.
Saat tugas dihapus, tugas tersebut tidak hilang secara permanen; sebaliknya, mereka dipindahkan ke Kolom yang Dihapus di papan Anda. Hal ini memberikan jaring pengaman, memungkinkan tugas ditinjau atau dipulihkan jika diperlukan. Namun, kemampuan untuk menghapus tugas secara permanen terbatas pada Admin Dewan.
Pengaturan ini memastikan akuntabilitas dengan tetap menjaga fleksibilitas. Anggota tim dapat menghapus tugas karena mengetahui bahwa tugas tersebut dapat dipulihkan jika diperlukan, namun penghapusan permanen memerlukan pengawasan Admin, sehingga pengelolaan tugas tetap aman dan disengaja.
Saat sebuah tugas dihapus, tugas itu tidak hilang selamanya. Sebaliknya, itu dipindahkan ke Kolom yang Dihapus, di mana ia tetap berada sampai tindakan lebih lanjut diambil.
Pulihkan Tugas Kapan Saja: Siapa pun di dewan dapat memulihkan tugas yang dihapus dari kolom ini jika mereka menyadari telah terjadi kesalahan.
Tanpa Tekanan: Anda tidak perlu khawatir tentang klik yang tidak disengaja atau keputusan yang terburu-buru – semuanya tetap dapat dipulihkan.
2. Hanya Admin Dewan yang Dapat Menghapus Secara Permanen
Ketika tiba waktunya untuk membersihkan Kolom yang Dihapus untuk selamanya, hanya saja Admin Dewan dapat turun tangan untuk menghapus tugas secara permanen.
Perlindungan Tambahan: Dengan membatasi wewenang ini kepada admin, Anda dapat memastikan bahwa tidak ada tugas yang dihapus secara permanen tanpa pertimbangan yang cermat.
Akuntabilitas yang Jelas: Fitur ini menambahkan lapisan kontrol, memastikan bahwa tugas-tugas penting tidak hilang karena tindakan yang tidak disengaja.
Mengapa Ini Penting
Hindari Kehilangan Pekerjaan Penting Kolom yang Dihapus bertindak sebagai jaring pengaman, memungkinkan anggota tim menghapus tugas tanpa takut kehilangan tugas secara permanen. Tugas tetap dapat dipulihkan sampai Admin Dewan memutuskan sebaliknya, sehingga menawarkan fleksibilitas dan keamanan.
Pertahankan Kontrol Admin Dewan mempunyai wewenang untuk mengawasi penghapusan permanen, memastikan bahwa hanya tugas-tugas yang tidak perlu atau duplikat yang dihapus. Struktur ini membantu menjaga kejelasan dan menjaga proyek tetap terorganisir dengan baik.
Mempromosikan Akuntabilitas Membatasi hak penghapusan permanen mendorong tim untuk mengelola tugas dengan hati-hati, mengurangi kesalahan, dan mendorong sistem yang andal dan transparan. Pendekatan ini menumbuhkan kepercayaan dan tanggung jawab secara menyeluruh.
Kesimpulan
Tugas yang dihapus dapat dipulihkan hingga Admin Dewan mengambil tindakan, memastikan keamanan, akuntabilitas, dan kontrol. Pendekatan ini mencegah kerugian yang tidak disengaja dan menjaga alur kerja Anda tetap aman dan teratur.
Ang pagpapatakbo ng isang matagumpay na programa sa pag-audit ay nangangailangan ng maingat na pagpaplano, pansin sa detalye, at pagtutok sa pakikipagtulungan. Ang mga mahahalagang hakbang, mula sa pagtukoy sa saklaw at mga layunin hanggang sa pagsusuri ng data at pagpapatupad ng mga pagpapabuti, ay bumubuo sa backbone ng anumang epektibong pag-audit. Tinitiyak ng mga hakbang na ito na napapanatili ang pagsunod, natutukoy ang mga panganib, at pinapabuti ang mga proseso upang maiayon sa mga layunin ng organisasyon.
Gayunpaman, ang landas sa tagumpay ay hindi walang mga hamon. Ang mga karaniwang pitfalls tulad ng hindi malinaw na mga layunin, mahinang komunikasyon, at di-organisadong daloy ng trabaho ay maaaring makadiskaril kahit na ang mga programa sa pag-audit na may pinakamainam na layunin. Ang mga isyung ito ay maaaring humantong sa mga hindi napapansing detalye, hindi nasagot na mga deadline, at kakulangan ng mga insight na naaaksyunan.
Sa kabutihang palad, sa mga tamang tool at diskarte, ang mga hamong ito ay maaaring harapin nang direkta. Sa gabay na ito, bibigyan ka namin ng sunud-sunod na balangkas para sa pagsasagawa ng epektibong programa sa pag-audit.
Upang ilarawan ang prosesong ito, gagabayan ka rin namin sa isang praktikal na halimbawa ng maayos na daloy ng trabaho at magbahagi ng mga tool na makakatulong sa iyong i-streamline ang pakikipagtulungan, ayusin ang mga gawain, at panatilihing nasa track ang iyong pag-audit. Magsimula tayo!
Mahahalagang Hakbang Para sa Pagpapatupad ng Isang Matagumpay na Programa sa Pag-audit
Ang isang matagumpay na programa sa pag-audit ay hindi basta-basta nangyayari; ito ay binuo sa pundasyon ng estratehikong pagpaplano, maselang pagpapatupad, at patuloy na pagsusuri. Narito ang isang detalyadong roadmap upang gabayan ka sa mga pangunahing hakbang:
1. Tukuyin ang Saklaw at Mga Layunin
Magsimula sa pamamagitan ng pagbalangkas sa layunin ng iyong pag-audit. Ano ang layunin mong makamit? Tinitiyak man nito ang pagsunod sa mga regulasyon, pagtukoy ng mga hindi kahusayan sa proseso, o pagpapatunay ng katumpakan sa pananalapi, ang pagkakaroon ng malinaw na mga layunin ay nagtatakda ng tono para sa buong programa. Tukuyin ang mga departamento, proseso, o sistema na susuriin.
Tukuyin ang mga sukatan ng tagumpay at magtatag ng mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap (KPI). Mag-click dito upang basahin ang tungkol sa mga nangungunang sukatan na dapat mong abangan ayon sa Audiboard.com Ipaalam ang mga layunin sa mga stakeholder upang maiayon ang mga inaasahan.
Mag-ingat para sa:
Mga hindi malinaw na layunin na maaaring humantong sa nasayang na oras at hindi kumpleto o hindi nauugnay na mga natuklasan.
Kakulangan ng malinaw na sukatan ng tagumpay at KPI.
2. Magtipon ng Tamang Koponan
Ang isang karampatang at collaborative na audit team ay mahalaga sa paghahatid ng tumpak at naaaksyunan na mga resulta. Magtalaga ng mga tungkulin at responsibilidad, na tinitiyak na ang bawat miyembro ng pangkat ay may mga kasanayang kailangan para sa kanilang mga gawain. Maaari kang matuto nang higit pa tungkol sa mga pangunahing responsibilidad ng mga miyembro ng audit team mula sa Validworth dito artikulo. Isali ang parehong panloob na kawani at panlabas na eksperto, depende sa pagiging kumplikado ng pag-audit. Magbigay ng pagsasanay sa mga pamamaraan ng pag-audit, mga kasangkapan, at mga pamantayan sa pag-uulat.
Mag-ingat para sa:
Ang hindi magandang delegasyon ng gawain at kalinawan ng tungkulin ay maaaring magdulot ng kalituhan, hindi nasagot na mga deadline, o mga dobleng pagsisikap.
Hindi sapat na pagsasanay o kadalubhasaan sa mga miyembro ng koponan.
3. Bumuo ng Komprehensibong Plano
Ang isang epektibong plano ay nagsisilbing blueprint para sa buong proseso ng pag-audit. Hatiin ang audit sa mga yugto, tulad ng pagpaplano, pagpapatupad, pagsusuri, at pag-uulat. Magtakda ng makatotohanang mga timeline para sa bawat yugto, na tinitiyak na ang mga deadline ay makakamit. Tukuyin ang mga potensyal na panganib at hamon, at maghanda ng mga contingency plan upang matugunan ang mga ito.
Mag-ingat para sa:
Ang hindi mahusay na pakikipagtulungan at komunikasyon ay maaaring magresulta sa hindi pagkakaunawaan, hindi napapansin na mga gawain, at pira-pirasong pag-uulat.
Mga hindi makatotohanang timeline o hindi sapat na pagtatasa ng panganib.
4. Magtipon at Magsuri ng Datos
Ang kalidad ng iyong pag-audit ay nakasalalay sa katumpakan at kaugnayan ng data na iyong kinokolekta. Gumamit ng mga standardized na tool at pamamaraan para sa pangongolekta ng data, gaya ng mga survey, panayam, at system logs. I-verify ang pagiging maaasahan ng iyong mga source para mabawasan ang mga error. Suriin ang data sa sistematikong paraan upang matuklasan ang mga pattern, anomalya, o mga lugar para sa pagpapabuti.
Mag-ingat para sa:
Maaaring makompromiso ng hindi kumpleto o hindi tumpak na data ang bisa ng mga natuklasan sa pag-audit.
Hindi sapat na pagsusuri o interpretasyon ng datos.
5. Makipag-ugnayan sa mga Stakeholder sa Buong Proseso
Ang regular na komunikasyon sa mga stakeholder ay nagsisiguro ng transparency at bumubuo ng tiwala. Ibahagi ang mga update sa pag-unlad sa mga pangunahing milestone upang mapanatiling may kaalaman ang lahat. Tugunan kaagad ang mga alalahanin o tanong upang mapanatili ang pagkakahanay sa mga layunin. Isali ang mga stakeholder sa pagrepaso sa mga paunang natuklasan at paghubog ng mga rekomendasyong naaaksyunan.
Mag-ingat para sa:
Ang limitadong kakayahang makita para sa mga stakeholder ay maaaring humantong sa kawalan ng tiwala at maling pagkakahanay.
Hindi sapat na komunikasyon o pakikipag-ugnayan ng stakeholder.
6. Mga Natuklasan sa Dokumento at Magbigay ng Mga Rekomendasyon
Ang paraan ng iyong paglalahad ng iyong mga natuklasan ay maaaring matukoy kung gaano kabisa ang iyong pag-audit sa paghimok ng pagbabago.
I-compile ang mga resulta sa isang structured na ulat, na nagha-highlight ng mga pangunahing insight at mga lugar na pinag-aalala. Mag-alok ng malinaw, naaaksyunan na mga rekomendasyon na sinusuportahan ng ebidensya. Unahin ang mga rekomendasyon batay sa kanilang potensyal na epekto at pagiging posible.
Mag-ingat para sa:
Ang mga hindi magandang kasanayan sa dokumentasyon ay maaaring magresulta sa mga natuklasan sa pag-audit na kulang sa konteksto o kalinawan.
Hindi sapat o hindi malinaw na mga rekomendasyon.
7. Ipatupad at Subaybayan ang mga Pagbabago
Ang halaga ng pag-audit ay nakasalalay sa kakayahang humimok ng pagpapabuti. Bumuo ng isang plano upang ipatupad ang mga inirerekomendang pagbabago, pagtatalaga ng mga gawain at mga deadline. Subaybayan ang epekto ng mga pagbabagong ito sa paglipas ng panahon upang masukat ang pagiging epektibo. Mag-iskedyul ng mga follow-up na pag-audit upang matiyak ang napapanatiling pagsunod at pag-unlad.
Mag-ingat para sa:
Ang paglaban sa pagbabago ay maaaring makahadlang sa pagpapatupad ng mga rekomendasyon.
Hindi sapat na pagsubaybay o pagsusuri ng mga pagbabago.
8. Suriin at Pagbutihin ang Proseso ng Pag-audit
Ang bawat pag-audit ay isang pagkakataon upang pinuhin ang iyong diskarte para sa susunod. Magsagawa ng pagsusuri pagkatapos ng pag-audit upang matukoy ang mga natutunan at mga lugar para sa pagpapabuti. I-update ang iyong mga proseso ng pag-audit, template, o tool batay sa feedback. Kilalanin at ipagdiwang ang mga tagumpay upang bumuo ng momentum para sa mga pag-audit sa hinaharap.
Mag-ingat para sa:
Kakulangan ng patuloy na pagsusuri at pagpapabuti.
Hindi sapat na dokumentasyon o pagpapanatili ng mga natutunan
Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito at pagkakaroon ng kamalayan sa mga potensyal na alalahanin, maaari kang lumikha ng isang programa sa pag-audit na hindi lamang nagsisiguro ng pagsunod ngunit humihimok din ng makabuluhang pagpapabuti ng organisasyon.
Paggamit ng Tamang Mga Tool
Ang pagsasagawa ng matagumpay na programa sa pag-audit ay nangangailangan ng higit pa sa mahusay na pagpaplano – nangangailangan ito ng tool na makakatulong sa iyo na malampasan ang mga karaniwang pitfalls na tinalakay natin kanina. Ang isang mahusay na solusyon sa pamamahala ng gawain ay maaaring gumawa ng lahat ng pagkakaiba sa pag-aayos ng iyong daloy ng trabaho at pagtiyak na walang nakakalusot sa mga bitak.
Ang sumusunod na demo board ay isang pangunahing halimbawa kung paano bumuo ang isang audit team ng isang structured na workspace upang matugunan ang bawat yugto ng kanilang audit program nang walang putol.
Tingnang mabuti kung paano idinisenyo ng audit team na ito ang kanilang workspace para tugunan ang bawat yugto ng proseso ng pag-audit. Mula sa pagsasagawa ng mga paunang pagpupulong sa Yugto ng Pagsisimula sa pagpapatunay ng pagsunod sa Phase ng Fieldwork at bumabalot sa Pangwakas na Pagsusuri, tinitiyak ng board na ito na ang bawat hakbang ay masinsinang pinaplano, sinusubaybayan, at naisakatuparan.
Ang virtual na workspace na ito ay nagbibigay-daan sa team na unahin ang mga gawain, epektibong makipag-usap, at subaybayan ang pag-unlad, lahat sa isang lugar. Isa-isahin natin kung paano ginagamit ng team na ito ang kanilang board para matiyak na mananatili sa track ang kanilang programa sa pag-audit.
Tingnan ang Masusing Pagsusuri sa Audit Program Board na ito
1. Pagkuha ng Mga Hakbang sa Kritikal na Pagkilos gamit ang Detalyadong Task Card
Ang pagdaragdag ng mga gawain ay diretso at tinitiyak na walang hakbang sa proseso ng pag-audit ang hindi napapansin. Sa pamamagitan ng paggamit sa button na “Magdagdag ng Bagong Gawain” sa ibaba ng bawat column, mabilis na makakagawa ng mga gawain ang mga miyembro ng team, tulad ng pagsasagawa ng mga panayam sa stakeholder o pagpapatunay ng mga hakbang sa seguridad. Tinitiyak nito na ang mga item ng pagkilos ay nakukuha habang lumilitaw ang mga ito.
2. Flexible na Pag-customize ng Daloy ng Trabaho gamit ang Mga Pagkilos sa Column
Tinitiyak ng kakayahang mag-customize ng mga column na umaangkop ang workflow sa mga umuusbong na pangangailangan ng audit program. Ang feature na ito ay nagbibigay-daan sa mga team na palitan ang pangalan ng mga column, magdagdag ng mga bago, o muling ayusin ang mga kasalukuyang column nang madali.
Halimbawa, ang paglipat ng mga gawain mula sa “Fieldwork Phase” patungo sa “Analysis & Validation” ay nagsisiguro ng wastong pag-usad ng gawain nang walang kalituhan. Ang opsyon na itago o tanggalin ang mga column ay nakakatulong sa pag-declutter ng workspace, na pinananatiling nakatutok at mahusay ang board. Ang pag-customize na ito ay nagbibigay-daan sa mga koponan na mapanatili ang isang dynamic na daloy ng trabaho habang tinitiyak na walang gawain ang naliligaw.
3. Pagtatalaga ng Mga Tungkulin at Pahintulot upang Pahusayin ang Pakikipagtulungan
Tinitiyak ng pamamahala sa mga tungkulin na ang mga miyembro ng koponan ay may pananagutan at nauunawaan ang kanilang mga responsibilidad sa loob ng programa ng pag-audit. Hinahayaan ka ng feature na ito na magtalaga ng mga tungkulin gaya ng Board Admin, Miyembro ng Team, o Bisita batay sa antas ng kanilang pakikilahok.
Halimbawa, ang mga auditor na responsable para sa mga pangunahing gawain ay maaaring italaga bilang mga miyembro ng koponan, habang ang mga panlabas na stakeholder ay maaaring bigyan ng access sa pagtingin bilang mga bisita. Ang setup na ito ay nagpo-promote ng structured na pakikipagtulungan, pinapaliit ang pagkalito, at sinisigurado ang sensitibong data ng proyekto sa pamamagitan ng pagkontrol ng access.
4. Sentralisadong Komunikasyon Gamit ang Board Chat
Sa halip na umasa sa mga nakakalat na email o chat message, tinitiyak ng built-in na chat feature ng board na ang lahat ng mga talakayan na nauugnay sa mga gawain ay mananatiling naa-access sa isang lugar. Ang mga miyembro ng koponan ay maaaring magbahagi ng mga update, linawin ang mga isyu, at mag-iwan ng mga komento nang direkta sa board, na nagpapahintulot sa lahat na manatiling may kaalaman nang hindi nangangailangan na maghanap sa maraming mga channel ng komunikasyon. Binabawasan ng diskarteng ito ang pagkalito at pinapanatili ang mga pag-uusap na nakatali sa kani-kanilang mga gawain, na ginagawang mas tuluy-tuloy at produktibo ang pakikipagtulungan.
5. Sentralisadong Pamamahala ng File para sa Seamless Access
Ang tampok na attachment ng board ay nagbibigay ng isang streamline na paraan upang pamahalaan at ibahagi ang mga file na nauugnay sa bawat gawain. Kung ito man ay mga alituntunin sa pag-audit, dokumentasyon ng ebidensya, o mga ulat ng stakeholder, ang lahat ng mga file ay maaaring i-upload, gawin, o direktang i-link sa board.
Inaalis nito ang pangangailangan para sa mga external na sistema ng imbakan at tinitiyak na maa-access ng mga miyembro ng koponan ang pinakanapapanahong mga dokumento nang walang pagkaantala. Sa lahat ng bagay sa isang lugar, ang iyong koponan ay maaaring tumuon sa pagsasagawa ng mga gawain nang mahusay.
6. I-highlight at Unahin ang mga Kritikal na Gawain
Ang tampok na highlight ng board ay nagbibigay-daan sa mga team na mabilis na matukoy ang mga gawain na nangangailangan ng agarang atensyon batay sa iba’t ibang pamantayan, tulad ng mga nakatalagang user, status ng gawain, mga takdang petsa, at mga antas ng priyoridad. Tinitiyak nito na ang mga pag-audit na may mataas na priyoridad, mga overdue na item, o mga gawaing na-tag ng mga partikular na label ay madaling makita.
Sa pamamagitan ng paggamit ng filter na ito, maaaring i-streamline ng mga team ang kanilang pagtuon, harapin ang mga agarang gawain, at maiwasan ang mga nawawalang deadline; pinapanatili ang buong programa ng pag-audit sa track at maayos na pagkakaugnay.
7. Fine-Tune Board Settings para sa Optimal Control
Ang mahusay na pag-audit ay nangangailangan ng isang board na umaangkop sa iyong mga umuunlad na pangangailangan. Hinahayaan ka ng mga setting ng board na kontrolin ang pag-access gamit ang mga opsyon sa privacy, na tinitiyak na ang mga tamang tao lang ang makakakita ng mga sensitibong detalye ng proseso ng pag-audit. Maaari kang magtakda ng mga limitasyon sa WIP (Work-in-Progress) para pamahalaan ang workload ng team at maiwasan ang mga bottleneck.
Tinitiyak ng mga gawaing auto-numbering ang pare-parehong pagsubaybay, habang nakakatulong ang mga tag sa pag-aayos ng mga gawain sa mga departamento, yugto, o kategorya. Bukod pa rito, ang pangkalahatang-ideya ng board ay nagbibigay ng mga real-time na insight sa status ng audit program, na nagpapadali sa pagtukoy ng mga gawain na nakumpleto, nakabinbin, o overdue.
Sa mga opsyon sa pag-export at pag-archive, maaari mong i-back up o i-pause ang mga gawain habang pinapanatiling maayos at handa sa hinaharap ang iyong daloy ng trabaho sa pag-audit.
Hatiin ang mga Gawain sa Mga Mapapamahalaang Hakbang
Kapag namamahala ng isang programa sa pag-audit, ang paghahati-hati ng mga gawain ay ang susi sa pagtiyak na walang kritikal na detalye ang hindi napapansin. Ang demo board na ito ay nagpapakita kung paano nahahati ang bawat gawain sa naaaksyunan, nasusubaybayan na mga hakbang para sa mas mahusay na kalinawan at pakikipagtulungan.
Narito kung paano epektibong nilapitan ng pangkat na ito ang pagse-segment ng gawain:
Tab ng Mga Detalye para sa Mga Paglalarawan ng Gawain: Ang Mga Detalye tab ay nagbibigay-daan sa mga koponan na magdokumento ng mga komprehensibong paglalarawan ng gawain, kinakailangan, at pangunahing layunin. Tinitiyak nito na naiintindihan ng lahat ng kasangkot ang saklaw ng gawain nang hindi nangangailangan ng patuloy na paglilinaw.
Pagtatakda ng Katayuan ng Gawain para sa Pagsubaybay sa Pag-unlad: Pagtatalaga ng katayuan tulad ng handa na,Isinasagawa, o Nangangailangan ng Pagsusuri nagbibigay-daan sa malinaw na visibility sa pag-usad ng mga gawain. Sa mga na-update na status, madaling masusubaybayan ng mga miyembro ng team ang pagkumpleto o matukoy ang mga bottleneck.
Tab ng Checklist para sa mga Subtask: Ang mga kumplikadong gawain ay maaaring hatiin sa mas maliit, naaaksyunan na mga subtask gamit ang Checklist tab. Ang bawat subtask ay maaaring mamarkahan kapag nakumpleto, na tumutulong sa mga koponan na manatiling organisado at maiwasan ang pag-overlook sa mahahalagang hakbang.
Mga Takdang Petsa para Panatilihin ang Mga Deadline: Ang pagtatakda ng mga deadline ay nagsisiguro na ang mga gawain ay mananatili sa iskedyul, habang ang visibility sa mga darating na takdang petsa ay nakakatulong sa team na unahin ang trabaho at maiwasan ang mga napalampas na timeline.
Mga Tag para sa Kategorya: Sa pamamagitan ng pagtatalaga ng mga nauugnay na tag, gaya ng pag-audit sa pagsunod o pagbawi ng kalamidad, ang mga gawain ay maaaring ikategorya at mai-filter nang mahusay. Pinapadali ng feature na ito na mahanap ang mga nauugnay na gawain at matiyak ang mga streamline na daloy ng trabaho.
Tab ng Chat para sa Mga Talakayan na Partikular sa Gawain: Sa halip na mga nakakalat na mensahe sa iba’t ibang platform, ang Chat isinasentralisa ng tab ang lahat ng pag-uusap na may kaugnayan sa gawain. Ang mga koponan ay maaaring mag-collaborate, magbigay ng mga update, at lutasin ang mga tanong nang direkta sa loob ng task card.
Mga Takdang Gawain para sa Malinaw na Pagmamay-ari: Ang pagtatalaga ng mga gawain sa mga partikular na miyembro ng koponan ay nagsisiguro ng pananagutan. Alam ng bawat miyembro ng koponan ang kanilang mga responsibilidad at maaaring tumuon sa kanilang mga nakatalagang gawain nang walang kalituhan.
Tab na Mga Attachment para sa Pag-iimbak ng Mga Kaugnay na File: Ang mga mahahalagang dokumento, reference na file, o ebidensya ay maaaring direktang ilakip sa gawain sa pamamagitan ng Mga kalakip tab. Pinapanatili nito ang lahat ng bagay na partikular sa gawain at iniiwasan ang paghahanap sa pamamagitan ng mga external na storage system.
Sa mga gawaing hinati-hati sa mga mapapamahalaang hakbang, ipinapakita ng board na ito kung paano mapasimple ang mga kumplikadong pag-audit, na ginagawang mas madali ang pagsubaybay sa pag-unlad, pagtukoy ng mga blocker, at pagtiyak na ang lahat ng mga layunin ay natutugunan nang walang putol.
Konklusyon: Pagbuo ng isang Epektibo at Nasusukat na Programa sa Pag-audit
Ang isang mahusay na naisakatuparan na programa sa pag-audit ay ang backbone ng pagsunod sa organisasyon, pamamahala sa peligro, at pag-optimize ng proseso. Sa pamamagitan ng paghahati-hati ng mga gawain sa mga mapapamahalaang hakbang, pagtiyak ng wastong pagkakategorya, at pagpapatibay ng malinaw na komunikasyon ng koponan, lumikha ka ng isang daloy ng trabaho na nakabalangkas ngunit sapat na kakayahang umangkop upang mahawakan ang mga hindi inaasahang hamon.
Ang tamang pagpaplano at pagpapatupad ay makakatulong sa iyong manatili sa tuktok ng mga deadline, mapabuti ang pakikipagtulungan, at sa huli ay makamit ang tagumpay sa pag-audit nang may kumpiyansa.
Manajemen proyek yang efisien adalah tulang punggung dalam memberikan hasil yang sukses. Baik Anda merancang situs web, meluncurkan produk, atau mengoordinasikan upaya pengembangan yang kompleks, pendekatan terstruktur memastikan bahwa semua tugas selaras, jadwal terpenuhi, dan pemangku kepentingan tetap mendapat informasi.
Panduan ini memandu Anda melalui langkah-langkah penting untuk menguasai manajemen proyek, memberikan strategi yang dapat ditindaklanjuti untuk menyederhanakan alur kerja, mendorong kolaborasi, dan melacak kemajuan.
Setelah Anda memahami dasar-dasarnya, Anda akan melihat bagaimana alat visual dapat mewujudkan prinsip-prinsip ini, membantu tim Anda tetap fokus dan produktif.
Langkah Penting untuk Membangun Alur Kerja Manajemen Proyek yang Efektif
Alur kerja manajemen proyek yang kuat memastikan tugas diselesaikan secara efisien, tenggat waktu terpenuhi, dan kolaborasi tim berjalan lancar.
Berikut adalah langkah-langkah kunci untuk membangun proses manajemen proyek yang andal:
1. Tetapkan Maksud dan Sasaran yang Jelas
Setiap proyek yang sukses dimulai dengan tujuan yang jelas dan terdefinisi dengan baik. Memahami apa yang ingin Anda capai membuat tim tetap fokus dan selaras sepanjang siklus hidup proyek.
Tindakan Utama:
Melakukan pertemuan pemangku kepentingan untuk menyelaraskan tujuan proyek.
Uraikan tujuan menjadi hasil yang terukur menggunakan kerangka SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, Terikat Waktu).
Dokumentasikan tujuan ini di lokasi terpusat untuk memastikan visibilitas tim.
2. Mengembangkan Rencana Proyek Terperinci
Rencana proyek yang komprehensif berfungsi sebagai peta jalan, menguraikan tugas, jadwal, dan ketergantungan. Ini memastikan bahwa setiap anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.
Tindakan Utama:
Gunakan bagan Gantt untuk memetakan garis waktu dan ketergantungan tugas.
Identifikasi pencapaian dan tenggat waktu untuk melacak kemajuan secara efektif.
Alokasikan sumber daya berdasarkan kompleksitas tugas dan keahlian tim.
3. Menetapkan Peran dan Tanggung Jawab
Mendefinisikan peran memastikan akuntabilitas dan menghilangkan kebingungan tentang siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. Matriks RACI (Bertanggung Jawab, Akuntabel, Terkonsultasikan, Terinformasi) dapat membantu.
Tindakan Utama:
Tetapkan peran berdasarkan keterampilan individu dan kebutuhan proyek.
Komunikasikan tanggung jawab dengan jelas selama pertemuan tim atau sesi pembukaan.
Mendorong umpan balik untuk memastikan tanggung jawab didistribusikan secara adil.
4. Prioritaskan dan Bagi Tugas
Memecah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat dikelola memastikan tidak ada aspek pekerjaan yang terlewatkan. Prioritas membantu memfokuskan upaya tim pada hal yang paling penting.
Tindakan Utama:
Kategorikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya menggunakan teknik penentuan prioritas seperti Matriks Eisenhower.
Bagilah tugas-tugas kompleks menjadi subtugas yang lebih kecil dengan tenggat waktu yang jelas.
Gunakan alat untuk melacak kemajuan tugas dan terus memberikan informasi terbaru kepada semua orang.
5. Menumbuhkan Kolaborasi dan Komunikasi
Komunikasi yang terbuka dan transparan sangat penting untuk manajemen proyek yang efektif. Ini membantu tim tetap selaras, menyelesaikan konflik, dan memastikan kemajuan berada pada jalurnya.
Tindakan Utama:
Atur pertemuan rutin (misalnya stand-up harian atau check-in mingguan) untuk meninjau kemajuan dan mengatasi hambatan.
Dorong anggota tim untuk berbagi pembaruan dan masukan secara real-time.
Gunakan alat kolaboratif untuk memusatkan komunikasi dan mendokumentasikan keputusan.
6. Pantau Kemajuan dan Sesuaikan Rencana
Melacak kemajuan proyek membantu mengidentifikasi potensi risiko dan hambatan sebelum menjadi lebih besar. Pemantauan rutin memungkinkan dilakukannya penyesuaian untuk menjaga proyek tetap berjalan pada jalurnya.
Tindakan Utama:
Gunakan KPI (Indikator Kinerja Utama) seperti persentase penyelesaian proyek, kepatuhan anggaran, dan pemanfaatan sumber daya.
Lakukan tinjauan berkala untuk menilai kembali tujuan dan jadwal.
Buat rencana darurat untuk mengatasi tantangan yang tidak terduga.
7. Evaluasi dan Dokumentasikan Pembelajaran
Setelah menyelesaikan proyek, evaluasi keberhasilannya dengan mengukur hasil terhadap tujuan awal. Mendokumentasikan pembelajaran membantu meningkatkan alur kerja di masa depan.
Tindakan Utama:
Adakan tinjauan pasca proyek untuk mendiskusikan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang dapat ditingkatkan.
Kumpulkan umpan balik dari seluruh pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.
Memperbarui prosedur operasi standar (SOP) berdasarkan temuan.
Menggunakan Alat yang Tepat untuk Membangun Alur Kerja Manajemen Proyek
Meskipun menguasai langkah-langkah penting manajemen proyek adalah kuncinya, menerapkan langkah-langkah tersebut secara efektif memerlukan alat yang tepat. Sistem manajemen tugas yang andal dapat menjembatani kesenjangan antara teori dan pelaksanaan, memastikan bahwa proyek tidak hanya terorganisir dengan baik tetapi juga dapat ditindaklanjuti.
Alat yang tepat menyederhanakan delegasi tugas, penentuan prioritas, dan kolaborasi, sehingga memungkinkan tim Anda tetap fokus dan memberikan hasil tepat waktu.
Papan demo di bawah ini menunjukkan alur kerja manajemen proyek yang efisien. Papan ini secara visual mewakili tugas-tugas yang mengalami kemajuan melalui tahapan seperti “Strategi Proyek”, “Desain Proyek”, “Pengembangan”, dan “Pengujian”, untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.
Dengan memusatkan informasi, melacak kemajuan secara sekilas, dan mengidentifikasi hambatan, ruang kerja ini memberikan gambaran umum proyek Anda yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.
Sekarang mari selami lebih dalam papan demo ini dan pahami bagaimana setiap bagian bekerja sama untuk menciptakan sistem manajemen proyek tangguh yang dirancang untuk meraih kesuksesan.
Anda dapat melihat pada gambar di atas bagaimana tim ini mengatur alur kerja mereka menggunakan papan yang menyederhanakan manajemen proyek. Ini dirancang untuk menangani setiap tahap proses.
Mari kita lihat lebih dekat dewan tim ini untuk memahami bagaimana setiap fitur berkontribusi pada sistem manajemen proyek yang efektif. Begini cara semuanya digabungkan.
Setiap proyek dimulai dengan daftar tugas, dan forum ini membuatnya sangat mudah untuk menambahkannya. Dengan mengklik “Tambahkan Tugas Baru” tombol (disorot di sudut kiri bawah papan), Anda dapat membuat kartu baru. Setiap kartu mewakili tugas tertentu, seperti “Desain Halaman Beranda” atau “Pengembangan Halaman Produk”. Ini memastikan alur kerja Anda tetap jelas dan tidak ada yang tertinggal.
Perlu menyesuaikan pengaturan papan Anda? Anda dapat dengan mudah mengganti nama kolom, menambahkan kolom baru, atau memindahkan kolom yang sudah ada agar sesuai dengan alur kerja Anda. Cukup klik pada menu kolom (tiga titik) di bagian atas kolom mana pun untuk mengakses opsi ini. Misalnya, jika fase baru proyek Anda muncul, Anda dapat menambahkan kolom seperti “Pengujian” tanpa mengganggu tugas yang sudah ada.
Kolaborasi yang efektif dimulai dengan peran yang tepat. Gunakan Menu Anggota Tim untuk menambah atau menghapus anggota dari dewan. Setiap orang dapat ditugaskan sebagai Admin, Anggota, atau Pengunjung berdasarkan tanggung jawabnya. Misalnya, tetapkan hak Admin untuk prospek proyek sambil memberikan akses Pengunjung kepada klien untuk melihat kemajuan.
Jaga agar semua diskusi tetap relevan dengan dewan menggunakan Fitur Obrolan Papan. Hal ini memungkinkan tim Anda untuk berbagi pembaruan, mengajukan pertanyaan, atau mengatasi tantangan di satu lokasi terpusat. Misalnya, seorang desainer mungkin membagikan masukan tentang tugas “Desain Logo” secara langsung dalam obrolan agar semua orang memiliki pemahaman yang sama.
Setiap proyek melibatkan cukup banyak dokumentasi, dan dewan ini menanganinya dengan baik. Dengan Bagian lampiran, Anda dapat mengunggah file, menautkan Google Dokumen, atau bahkan membuat dokumen baru langsung dari papan. Misalnya, lampirkan panduan gaya atau ringkasan klien untuk memastikan semua materi yang diperlukan dapat diakses oleh tim.
Prioritaskan apa yang penting dengan Fitur sorotan. Ini memungkinkan Anda memfilter tugas berdasarkan tanggal jatuh tempo, tingkat prioritas, tag, atau tugas tertentu. Anda juga dapat menggabungkan filter ini untuk menemukan tugas.
Misalnya, Anda dapat menyorot tugas yang diberikan kepada rekan satu tim tertentu, yang ditandai sebagai ‘maket’, beserta statusnya sebagai ‘Siap’. Ini menghemat banyak pekerjaan manual untuk menemukan apa yang Anda cari.
7. Menyesuaikan Pengaturan Privasi
Itu Menu Pengaturan di sinilah tim ini menyempurnakan papan mereka untuk efisiensi maksimum. Mengklik ikon roda gigi di sudut kanan atas akan menampilkan empat tab: Ringkasan, Pengaturan, Kolom, Dan Tag. Setiap tab memainkan peran tertentu dalam mengoptimalkan alur kerja. Mari kita uraikan:
Memberikan gambaran kemajuan papan, deskripsi tujuannya, opsi untuk mengekspor tugas dalam format Excel, dan kemampuan untuk mengarsipkan papan yang telah selesai untuk referensi di masa mendatang.
Mengontrol privasi dewan dan izin akses, memungkinkan Anda memilih antara akses khusus tim, akses organisasi, atau berbagi publik melalui tautan. Itu juga mengelola izin edit untuk menjaga integritas alur kerja.
Memungkinkan penyesuaian struktur papan dengan menambahkan, mengganti nama, atau menyusun ulang kolom. Ini membantu menyelaraskan alur kerja dengan persyaratan proyek spesifik tim.
Memfasilitasi kategorisasi tugas dengan membuat, mengelola, dan menerapkan tag. Tag mempermudah memfilter tugas berdasarkan prioritas, jenis, atau label khusus lainnya, sehingga meningkatkan pengorganisasian dan pengambilan tugas.
Sekarang, mari selami bagaimana tim menggunakan kartu tugas ini untuk membagi seluruh proses manajemen proyek menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola. Kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat menggunakan fitur ini untuk membagi setiap tugas menjadi item yang dapat ditindaklanjuti.
Bagi Tugas Menjadi Langkah-Langkah yang Dapat Dikelola
Kartu tugas berfungsi sebagai hub pusat tempat Anda dan tim Anda dapat menangkap dan mengatur semua detail yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Berikut cara menggunakannya secara efektif:
Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas tujuan tugas dan langkah apa pun yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Misalnya, untuk tugas desain beranda, uraikan tata letak dan persyaratan konten.
Perbarui kemajuan tugas dengan menandainya sebagai “Sedang Berlangsung”, “Perlu Ditinjau”, atau “Selesai” sehingga semua orang dapat terus mengetahui statusnya.
Uraikan tugas-tugas kompleks menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat dikelola. Misalnya, “Membuat konten beranda” mungkin mencakup subtugas seperti menulis salinan, memilih gambar, dan mendesain tata letak.
Gunakan Tag untuk mengkategorikan tugas. Anda dapat memprioritaskan berdasarkan urgensi atau mengelompokkan tugas berdasarkan tema seperti “Desain”, “Pengembangan”, atau “Pengujian”.
Jaga agar semua sumber daya proyek tetap terorganisir dengan melampirkan file langsung ke kartu tugas. Unggah maket desain, laporan, atau PDF, buat Google Dokumen atau Kerika Canvas baru, atau tautkan sumber daya eksternal – semuanya di satu tempat. Hal ini memastikan tim Anda dapat dengan cepat mengakses semua yang mereka perlukan tanpa membuang waktu mencari melalui email atau folder.
Tetapkan setiap tugas kepada anggota tim tertentu, sehingga jelas siapa yang bertanggung jawab atas apa. Hal ini meningkatkan akuntabilitas dan memastikan tugas berjalan secara efisien.
Memprioritaskan tugas adalah kunci untuk menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya, dan Tetapkan Prioritas fitur membuat ini mudah. Anda dapat menetapkan satu dari tiga level untuk setiap tugas:
Normal: Untuk tugas-tugas rutin yang dapat dilanjutkan tanpa urgensi.
Prioritas Tinggi: Untuk tugas yang memerlukan tindakan cepat atau peningkatan fokus dari tim.
Kritis: Untuk tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu atau berdampak tinggi yang memerlukan perhatian segera.
Dengan memanfaatkan fitur-fitur ini, kartu tugas membantu tim Anda tetap terorganisir, berkolaborasi dengan lancar, dan memastikan tidak ada detail penting yang terlewatkan. Dengan menerapkan langkah-langkah ini, pengelolaan proyek Anda menjadi lebih mudah dan efektif.
Siapkan Akun Kerika Anda
Memulai Kerika cepat, sederhana, dan menyiapkan tahapan untuk mengatur alur kerja proyek Anda dengan lancar. Inilah cara Anda menyiapkan akun dan memulai dengan langkah yang benar:
Jika Anda menggunakan Google Ruang Kerja, pilih DAFTAR DENGAN GOOGLE pilihan.
Jika Anda seorang Kantor 365 pengguna, pilih DAFTAR DENGAN MICROSOFT.
Anda juga dapat memilih DAFTAR DENGAN KOTAK untuk integrasi penyimpanan file.
Ikuti petunjuknya, dan Anda akan siap menggunakannya dalam sekejap—tidak perlu kartu kredit, dan Anda akan menerima uji coba gratis selama 30 hari untuk tim Anda.
Ruang Kerja Global untuk Semua Orang
Gerika mendukung 38 bahasa, sehingga Anda dan tim dapat bekerja dalam bahasa yang paling Anda sukai, sehingga menciptakan pengalaman yang benar-benar inklusif.
Buat Papan Pertama Anda
Setelah Anda mendaftar, saatnya membuat papan pertama Anda dan menghidupkan alur kerja manajemen proyek Anda. Begini caranya:
Klik “Buat Papan Baru”: Dari dashboard Kerika, pilih opsi untuk membuat papan baru.
Pilih Jenis Papan: Untuk manajemen proyek, pilih Papan Tugas templat. Ini sudah dimuat sebelumnya dengan kolom seperti “Yang Harus Dilakukan”, “Sedang Dilakukan”, dan “Selesai”.
Beri Nama Papan Anda: Berikan nama pada papan Anda yang mencerminkan proyek Anda, seperti “Desain Ulang Situs Web” atau “Rencana Pemasaran”.
Sesuaikan Ruang Kerja Anda: Tambahkan atau ganti nama kolom agar sesuai dengan alur kerja Anda, dan mulai tambahkan tugas agar tim Anda tetap selaras.
Anda kini memiliki ruang kerja visual yang berfungsi penuh yang siap membantu Anda melacak kemajuan, mengelola tugas, dan mendorong kolaborasi dalam tim Anda.
Penutup: Cetak Biru Anda untuk Kesuksesan Proyek
Menguasai manajemen proyek bukan hanya tentang menyelesaikan tugas; ini tentang menciptakan sistem yang menjaga tim Anda tetap pada pemahaman yang sama, mendorong kolaborasi, dan memastikan setiap pencapaian tercapai. Dengan alur kerja yang mendetail dan alat yang tepat, Anda dapat tetap terorganisir, produktif, dan fokus dalam mencapai tujuan Anda.
Papan ini menunjukkan bagaimana setiap aspek proyek Anda dapat dipecah menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti. Dengan memprioritaskan tugas, melacak kemajuan, dan menggunakan fitur seperti kartu tugas untuk mengelola detail, Anda akan memastikan tidak ada yang terlewatkan.
Kerika bukan sekadar alat; ini adalah kerangka kerja untuk menyederhanakan kerja tim, menjaga akuntabilitas, dan mewujudkan visi proyek Anda. Siap untuk mengambil langkah selanjutnya? Mulailah membangun papan Anda, atur tugas Anda, dan saksikan proyek Anda berhasil bersama Kerika!
Dewan yang sibuk terkadang terasa seperti labirin, terutama saat Anda mengerjakan tugas dengan prioritas berbeda-beda. Itu Fitur Sorotan memudahkan Anda menghilangkan kebisingan, memungkinkan Anda memfilter dan menekankan tugas secara visual yang memenuhi kriteria tertentu.
Berikut cara menggunakan fitur ini untuk terus memantau proyek Anda:
Cara Menggunakan Fitur Sorotan
1. Akses Opsi Sorotan
Klik Sorot Ikon di papan Anda.
2. Pilih Apa yang Akan Ditonjolkan
Pilih dari opsi yang telah ditentukan sebelumnya atau buat filter khusus:
Apa yang ditugaskan kepada saya: Langsung melihat semua tugas yang diberikan kepada Anda, sehingga Anda dapat terus menjalankan tanggung jawab Anda.
Apa yang perlu diperhatikan: Menyoroti tugas-tugas yang mungkin memerlukan tindak lanjut atau memiliki tenggat waktu yang akan datang, memastikan tidak ada yang terlewat.
Apa yang ditandai sebagai Prioritas Tinggi atau Kritis: Fokus pada tugas-tugas yang penting bagi keberhasilan proyek.
Apa yang sudah lewat waktunya: Mengidentifikasi dengan jelas tugas-tugas yang telah melewati batas waktunya, membantu Anda mengatasi penundaan dengan cepat.
Sorotan Khusus: Buat filter yang disesuaikan dengan menggabungkan parameter seperti penerima tugas, status tugas, tanggal jatuh tempo, prioritas, dan tag. Anda dapat menggunakan satu atau beberapa filter sekaligus untuk mencari tahu apa yang paling penting bagi Anda di papan.
Mengapa Ini Berhasil
Fokus pada Tugas Anda dengan “Apa yang Ditugaskan kepada Saya” Filter tugas yang diberikan kepada Anda untuk berkonsentrasi pada tanggung jawab Anda tanpa terganggu oleh item lain di papan tulis. Ini adalah cara efisien untuk tetap memantau beban kerja pribadi Anda.
Identifikasi Pekerjaan Mendesak dengan “Apa yang Perlu Diperhatikan” Soroti tugas-tugas yang memerlukan fokus segera, baik karena tenggat waktu yang akan datang atau kemajuan yang terhenti. Filter ini membantu Anda menemukan hambatan dan menjaga momentum proyek.
Terus Pantau Pekerjaan Kritis dengan “Apa yang Ditandai sebagai Prioritas Tinggi atau Kritis” Tugas dengan prioritas tinggi memerlukan perhatian. Opsi ini memastikan bahwa pekerjaan penting mendapatkan fokus yang layak, membantu Anda mendorong proyek menuju kesuksesan.
Atasi Item yang Sudah Jatuh Tempo dengan “Apa yang Sudah Jatuh Tempo” Identifikasi tugas yang terlambat dengan cepat dan ambil tindakan dengan mengalokasikan kembali sumber daya atau menindaklanjuti dengan anggota tim untuk mengembalikannya ke jalur yang benar.
Sesuaikan Alur Kerja Anda dengan Sorotan Khusus Fitur Sorotan Khusus memungkinkan Anda mengatur beberapa ketentuan, seperti menampilkan tugas yang diberikan kepada orang tertentu, ditandai sebagai “Perlu Ditinjau”, dan harus diselesaikan dalam waktu seminggu. Sesuaikan pengaturan ini untuk membuat tampilan fokus yang dipersonalisasi dan sesuai dengan alur kerja spesifik Anda.
Kesimpulan
Dengan Fitur Sorotan, Anda dapat menghilangkan gangguan dan fokus pada hal yang penting, memastikan alur kerja yang jelas dan efisien.Baik mengelola beban kerja atau mengawasi seluruh tim, sorotan membantu Anda tetap produktif dan fokus.
