Efektyvus projektų valdymas yra sėkmingų rezultatų pagrindas. Nesvarbu, ar kuriate svetainę, pristatote produktą, ar koordinuojate sudėtingas kūrimo pastangas, struktūrizuotas požiūris užtikrina, kad visos užduotys būtų suderintos, laikomasi terminų ir suinteresuotosios šalys būtų informuotos.

Šiame vadove aprašomi svarbiausi projektų valdymo žingsniai, pateikiamos veiksmingos strategijos, kaip supaprastinti darbo eigą, skatinti bendradarbiavimą ir stebėti pažangą.

Perpratę pagrindus, pamatysite, kaip vaizdinė priemonė gali padėti įgyvendinti šiuos principus ir padėti jūsų komandai išlikti susitelkusiai ir produktyviai.

Spustelėkite šį paveikslėlį, kad pamatytumėte, kaip ši komanda sukūrė galingą projektų valdymo valdybą

Pagrindiniai žingsniai kuriant veiksmingą projektų valdymo darbo eigą

Tvirta projektų valdymo darbo eiga užtikrina, kad užduotys būtų atliekamos efektyviai, būtų laikomasi terminų ir sklandžiai bendradarbiautų komanda.

Čia pateikiami pagrindiniai žingsniai, kaip sukurti patikimą projektų valdymo procesą:

1. Nustatykite aiškius tikslus ir uždavinius

Kiekvienas sėkmingas projektas prasideda nuo aiškių, gerai apibrėžtų tikslų. Supratimas, ko siekiate, padeda komandai susitelkti ir suderinti visą projekto gyvavimo ciklą.

Pagrindiniai veiksmai:

• Renkite suinteresuotųjų šalių susitikimus, kad suderintumėte projekto tikslus.
• Suskirstykite tikslus į išmatuojamus rezultatus pagal SMART sistemą (konkretus, išmatuojamas, pasiekiamas, pasiekiamas, aktualus, apibrėžtas laike).
• Dokumentuokite šiuos tikslus centralizuotoje vietoje, kad užtikrintumėte komandos matomumą.

2. Parengti išsamų projekto planą

Išsamus projekto planas – tai veiksmų planas, kuriame nurodomos užduotys, terminai ir priklausomybės. Jis užtikrina, kad kiekvienas komandos narys suprastų savo vaidmenį ir atsakomybę.

Pagrindiniai veiksmai:

• Naudokite Gantto diagramas, kad nubrėžtumėte terminus ir užduočių priklausomybę.
• Nustatykite etapus ir galutinius terminus, kad galėtumėte veiksmingai stebėti pažangą.
• Skirkite išteklius pagal užduoties sudėtingumą ir komandos kompetenciją.

3. Paskirkite vaidmenis ir atsakomybę

Apibrėžus vaidmenis užtikrinama atskaitomybė ir išvengiama painiavos dėl to, kas atsakingas už kiekvieną užduotį. Gali būti naudinga RACI matrica (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

Pagrindiniai veiksmai:

• Skirkite vaidmenis pagal individualius įgūdžius ir projekto poreikius.
• Aiškiai informuokite apie atsakomybę per komandos susirinkimus ar įvadinius susitikimus.
• Skatinkite grįžtamąjį ryšį, kad atsakomybė būtų paskirstyta teisingai.

4. Nustatykite prioritetus ir suskirstykite užduotis

Projektą suskirsčius į mažesnes, lengvai valdomas užduotis, užtikrinama, kad nė vienas darbo aspektas nebus pamirštas. Prioritetų nustatymas padeda sutelkti komandos pastangas į tai, kas svarbiausia.

Pagrindiniai veiksmai:

• Suskirstykite užduotis pagal skubumą ir svarbą naudodami prioritetų nustatymo metodus, pavyzdžiui, Eizenhauerio matricą.
• Sudėtingas užduotis suskirstykite į mažesnes užduotis su aiškiais terminais.
• Naudokite įrankius užduočių vykdymo eigai sekti ir informuokite visus.

5. Skatinti bendradarbiavimą ir bendravimą

Atviras ir skaidrus bendravimas yra labai svarbus veiksmingam projekto valdymui. Jis padeda komandoms išlaikyti pusiausvyrą, spręsti konfliktus ir užtikrinti, kad pažanga vyktų pagal planą.

Pagrindiniai veiksmai:

• organizuokite reguliarius susitikimus (pvz., kasdienius pasitarimus arba savaitinius susitikimus), kad peržiūrėtumėte pažangą ir pašalintumėte kliūtis.
• Skatinkite komandos narius dalytis atnaujinimais ir atsiliepimais realiuoju laiku.
• Naudokite bendradarbiavimo įrankius, kad centralizuotai bendrautumėte ir dokumentuotumėte sprendimus.

6. Stebėti pažangą ir koreguoti planus

Projekto eigos stebėjimas padeda nustatyti galimą riziką ir kliūtis, kol jos dar neišsiplėtė. Reguliari stebėsena leidžia koreguoti projekto eigą.

Pagrindiniai veiksmai:

• Naudokite pagrindinius veiklos rodiklius (KPI), pavyzdžiui, projekto užbaigimo procentą, biudžeto laikymąsi ir išteklių panaudojimą.
• Periodiškai atlikite peržiūras, kad iš naujo įvertintumėte tikslus ir terminus.
• Sukurkite nenumatytų atvejų planus nenumatytiems iššūkiams spręsti.

7. Įvertinti ir dokumentuoti įgytą patirtį

Baigę projektą, įvertinkite jo sėkmę, vertindami rezultatus pagal pradinius tikslus. Išmoktos patirties dokumentavimas padeda tobulinti būsimą darbo eigą.

Pagrindiniai veiksmai:

• Po projekto surenkite peržiūrą ir aptarkite, kas pavyko ir ką būtų galima patobulinti.
• Surinkite visų suinteresuotųjų šalių atsiliepimus, kad nustatytumėte stipriąsias ir silpnąsias puses.
• Atnaujinti standartines veiklos procedūras (SOP), remiantis išvadomis.

Tinkamų įrankių naudojimas kuriant projektų valdymo darbo eigą

Nors svarbiausia yra įvaldyti pagrindinius projektų valdymo etapus, norint juos veiksmingai įgyvendinti, reikia tinkamų įrankių. Patikima užduočių valdymo sistema gali užpildyti atotrūkį tarp teorijos ir vykdymo, užtikrindama, kad projektai būtų ne tik gerai organizuoti, bet ir įgyvendinami.

Tinkamas įrankis supaprastina užduočių delegavimą, prioritetų nustatymą ir bendradarbiavimą, todėl jūsų komanda gali susitelkti ir laiku pasiekti rezultatų.

Išnagrinėkite, kaip veikia ši demonstracinė projektų valdymo lenta

Toliau pateiktoje demonstracinėje lentoje parodytas efektyvaus projektų valdymo darbo eigos pavyzdys. Šioje lentoje vizualiai pavaizduotos užduotys, atliekamos tokiais etapais, kaip „Projekto strategija”, „Projekto projektavimas”, „Kūrimas” ir „Testavimas”, kad niekas nepraeitų pro šalį.

Centralizuodama informaciją, iš karto stebėdama pažangą ir nustatydama kliūtis, ši darbo erdvė suteikia aiškią ir praktiškai pritaikomą projekto apžvalgą.

Dabar giliau susipažinkime su šia demonstracine lenta ir supraskime, kaip kiekvienas skyrius veikia kartu, kad būtų sukurta patikima projektų valdymo sistema, skirta sėkmei.

Kaip veikia ši projekto valdyba

Išnagrinėkite, kaip veikia ši demonstracinė projektų valdymo lenta

Aukščiau esančiame paveikslėlyje matote, kaip ši komanda organizuoja savo darbo eigą naudodama lentą, kuri supaprastina projektų valdymą. Ji sukurta taip, kad būtų galima tvarkyti kiekvieną proceso etapą.

Atidžiau pažvelkime į šios komandos valdybą, kad suprastume, kaip kiekviena funkcija prisideda prie veiksmingos projektų valdymo sistemos kūrimo.Štai kaip visa tai susijungia.

1. Naujų užduočių įtraukimas į lentą

Kiekvienas projektas prasideda nuo užduočių sąrašo, o šioje lentoje jas įtraukti labai paprasta. Spustelėję mygtuką ” Pridėti naują užduotį ” (paryškintą kairiajame apatiniame lentos kampe), galite sukurti naują kortelę. Kiekviena kortelė reiškia konkrečią užduotį, pavyzdžiui, „Svetainės dizainas” arba „Produkto puslapio kūrimas”. Taip užtikrinama, kad jūsų darbo eiga išliktų aiški ir niekas neliktų užmarštyje.

2. Stulpelių pritaikymas darbo eigai

Reikia pakoreguoti lentos nustatymus? Galite lengvai pervadinti stulpelius, pridėti naujų arba perkelti esamus, kad jie atitiktų jūsų darbo eigą. Norėdami pasiekti šias parinktis, tiesiog spustelėkite bet kurio stulpelio viršuje esantį stulpelio meniu (trys taškai). Pavyzdžiui, jei atsiranda naujas projekto etapas, galite pridėti stulpelį, pavyzdžiui, „Testavimas”, nesutrikdydami esamų užduočių.

3. Komandos narių ir vaidmenų valdymas

Veiksmingas bendradarbiavimas prasideda nuo tinkamų vaidmenų. Naudodamiesi meniu ” Komandos nariai ” įtraukite arba pašalinkite narius iš valdybos. Kiekvieną asmenį galima priskirti administratoriui, nariui arba lankytojui, atsižvelgiant į jo pareigas. Pavyzdžiui, projekto vadovams priskirkite „Admin” teises, o klientams suteikite „Lankytojo” teises, kad jie galėtų peržiūrėti pažangą.

4. Komandos komunikacijos centralizavimas

Naudodamiesi pokalbių su valdyba funkcija palaikykite su valdyba susijusias diskusijas. Tai leidžia jūsų komandai vienoje centrinėje vietoje dalytis naujienomis, užduoti klausimus ar spręsti problemas. Pavyzdžiui, dizaineris gali pasidalyti atsiliepimais apie užduotį „Logotipo dizainas” tiesiogiai pokalbyje, kad visi būtų tame pačiame puslapyje.

5. Failų prijungimas ir dalijimasis jais

Kiekviename projekte reikia nemažai dokumentacijos, o ši lenta ją puikiai tvarko. Skyriuje „Priedai” galite įkelti failus, susieti „Google” dokumentus arba net kurti naujus dokumentus tiesiai iš lentos. Pavyzdžiui, prisekite stiliaus vadovus arba kliento santraukas, kad komanda galėtų susipažinti su visa reikiama medžiaga.

6. Svarbių užduočių paryškinimas

Pirmenybę teikite tam, kas svarbu, naudodami funkciją ” Highlight”. Taip galite filtruoti užduotis pagal terminus, prioriteto lygius, žymes ar konkrečias užduotis. Šiuos filtrus taip pat galite derinti, kad surastumėte užduotis.

Pavyzdžiui, galite paryškinti konkrečiam komandos nariui priskirtas užduotis, pažymėtas žyma „maketai „, ir jų būseną „Paruošta„. Taip sutaupysite daug rankinio darbo ieškodami to, ko ieškote.

7. Privatumo nustatymų koregavimas

Nustatymų meniu yra ta vieta, kur ši komanda tiksliai sureguliuoja savo lentą, kad ji būtų maksimaliai efektyvi. Spustelėjus krumpliaračio piktogramą viršutiniame dešiniajame kampe, rodomi keturi skirtukai: Apžvalga, Nustatymai, Stulpeliai ir Žymos. Kiekvienas skirtukas atlieka tam tikrą vaidmenį optimizuojant darbo eigą. Suskirstykime juos:

1. Skirtukas Apžvalga:

Pateikiama trumpas lentos pažangos vaizdas, jos paskirties aprašymas, užduočių eksportavimo „Excel” formatu parinktys ir galimybė archyvuoti užbaigtas lentas, kad būtų galima su jomis susipažinti ateityje.

2. Nustatymų skirtukas:

Valdykite lentos privatumą ir prieigos leidimus, kad galėtumėte pasirinkti, ar norite turėti prieigą tik komandai, organizacijai ar viešai dalytis per nuorodą. Ji taip pat valdo redagavimo leidimus, kad būtų išlaikytas darbo eigos vientisumas.

3. Skirtukas Stulpeliai:

Leidžia pritaikyti lentos struktūrą pridedant, pervadinant arba keičiant stulpelių eiliškumą. Tai padeda suderinti darbo eigą su konkrečiais komandos projekto reikalavimais.

4. Žymos Skirtukas:

Palengvina užduočių skirstymą į kategorijas kuriant, tvarkant ir taikant žymas. Žymos palengvina užduočių filtravimą pagal prioritetą, tipą ar kitas pasirinktines etiketes, pagerina užduočių organizavimą ir paiešką.

Dabar panagrinėkime, kaip komanda naudoja šias užduočių korteles, kad visą projekto valdymo procesą suskirstytų į lengvai valdomus etapus. Parodysime, kaip galite naudoti šią funkciją, kad kiekvieną užduotį suskaidytumėte į įgyvendinamą elementą.

Suskirstykite užduotis į valdomus etapus

Užduočių kortelės yra centrinis centras, kuriame jūs ir jūsų komanda galite fiksuoti ir tvarkyti visą užduočiai atlikti reikalingą informaciją. Štai kaip jas efektyviai naudoti:

1. Pridėti pagrindinę informaciją:

Pradėkite nuo aiškaus užduoties tikslų ir reikiamų veiksmų apibrėžimo. Pavyzdžiui, atlikdami pradinio puslapio dizaino užduotį, apibrėžkite išdėstymo ir turinio reikalavimus.

2. Stebėti pažangą:

Atnaujinkite užduoties pažangą pažymėdami ją kaip „Vykdoma”, „Reikia peržiūrėti” arba „Užbaigta”, kad visi būtų informuoti apie jos būseną.

3. Nustatykite galutinius terminus:

Kiekvienai užduočiai priskirkite konkrečią terminą, kad užtikrintumėte, jog terminų bus laikomasi ir niekas nebus atidėta.

4. Suskirstykite užduotis į įgyvendinamus žingsnius:

Sudėtingas užduotis išskaidykite į mažesnius, lengvai valdomus etapus. Pavyzdžiui, „Sukurti pagrindinio puslapio turinį” gali apimti tokias subužduotis kaip kopijos rašymas, paveikslėlių parinkimas ir maketo kūrimas.

5. Naudokite žymas, kad būtų aiškiau:

Naudokite žymes užduotims suskirstyti į kategorijas. Galite nustatyti prioritetus pagal skubumą arba grupuoti užduotis pagal temas, pavyzdžiui, „Dizainas”, „Kūrimas” arba „Testavimas”.

6. Pridėti failus:

Laikykite visus projekto išteklius tvarkingus pridėdami failus tiesiai prie užduoties kortelės. Įkelkite dizaino maketus, ataskaitas ar PDF dokumentus, kurkite naujus „Google” dokumentus ar „Kerika Canvases” arba siųskite nuorodas į išorinius išteklius – viskas vienoje vietoje. Taip užtikrinsite, kad jūsų komanda galėtų greitai pasiekti viską, ko reikia, negaišdama laiko elektroninių laiškų ar aplankų paieškoms.

7. Palaikykite tikslingą bendravimą:

Naudokite skirtuką „Pokalbiai”, kad visos diskusijos būtų susietos su konkrečiomis užduotimis, taip užtikrinant, kad bendravimas būtų aiškus ir lengvai stebimas.

8. Paskirkite komandos narius:

Kiekvieną užduotį priskirkite konkretiems komandos nariams, kad būtų aišku, kas už ką atsakingas. Taip padidinsite atskaitomybę ir užtikrinsite, kad užduotys būtų vykdomos efektyviai.

9. Nustatykite užduoties prioritetą, kad aiškiai sutelktumėte dėmesį:

Pirmenybės nustatymas užduotims yra labai svarbus, kad projektas vyktų sklandžiai, o naudojant funkciją ” Nustatyti prioritetus” tai padaryti galima be vargo. Kiekvienai užduočiai galite priskirti vieną iš trijų lygių:

• Įprasta: Įprastas: įprastinėms užduotims, kurios gali būti atliekamos neskubant.
• Aukštas prioritetas: Užduotims, reikalaujančioms greitų veiksmų arba didesnio komandos dėmesio.
• Kritinis: Laikui jautrioms arba didelio poveikio užduotims, kurioms reikia nedelsiant skirti dėmesio.

Naudodamiesi šiomis funkcijomis, užduočių kortelės padeda komandai palaikyti tvarką, sklandžiai bendradarbiauti ir užtikrinti, kad nebūtų praleista nė viena svarbi detalė. Atlikus šiuos veiksmus, projekto valdymas tampa lengvesnis ir efektyvesnis.

Sukurkite „Kerika” paskyrą

Pradėti dirbti su „Kerika” yra greita, paprasta ir sudaro sąlygas sklandžiai organizuoti projekto darbo eigą. Štai kaip galite susikurti paskyrą ir pradėti darbą tinkama linkme:

Registracija yra nemokama ir paprasta

1. Eikite į kerika.com ir spustelėkite mygtuką Registruotis.

2. Pasirinkite jums tinkamiausią paskyros tipą:
   • Jei naudojate „Google Workspace”, pasirinkite parinktį SIGN UP WITH GOOGLE.
   • Jei esate „Office 365” naudotojas, pasirinkite SIGN UP WITH MICROSOFT.
   • Taip pat galite pasirinkti SIGN UP WITH BOX, kad galėtumėte integruoti failų saugyklą.
3. Atlikite nurodymus ir po kelių akimirkų galėsite pradėti naudotis – nereikės kredito kortelės, o jūsų komanda gaus nemokamą 30 dienų bandomąją versiją.

Visuotinė darbo erdvė visiems

„Kerika” palaiko 38 kalbas, todėl jūs ir jūsų komanda galite dirbti ta kalba, kuri jums patogiausia, ir taip sukurti išties įtraukiančią patirtį.

---

Sukurkite pirmąją valdybą

Užsiregistravę galite susikurti pirmąją lentą ir įgyvendinti projektų valdymo darbo eigą. Štai kaip:

1. Spustelėkite „Sukurti naują valdybą”: „Kerika” prietaisų skydelyje pasirinkite galimybę sukurti naują lentą.
2. Pasirinkite lentos tipą: Projektų valdymui pasirinkite užduočių lentos šabloną. Į jį iš anksto įkeliami tokie stulpeliai kaip „Atlikti”, „Daryti” ir „Baigta”.

3. Pavadinkite savo valdybą: Pavadinkite valdybą pavadinimu, kuris atspindėtų jūsų projektą, pvz., „Svetainės pertvarkymas” arba „Rinkodaros planas”.
4. Pritaikykite savo darbo vietą: Pridėkite arba pervadinkite stulpelius, kad jie atitiktų jūsų darbo eigą, ir pradėkite pridėti užduotis, kad komanda būtų suderinta.

Dabar turite visiškai funkcionalią, vizualią darbo erdvę, paruoštą padėti stebėti pažangą, valdyti užduotis ir skatinti bendradarbiavimą komandoje.

Apibendrinimas: Projekto sėkmės planas

Projektų valdymo meistriškumas – tai ne tik užduočių atlikimas, bet ir sistemos, kuri padeda komandai išlaikyti tą patį požiūrį, skatina bendradarbiavimą ir užtikrina, kad kiekvienas etapas būtų įgyvendintas, sukūrimas. Turėdami išsamią darbo eigą ir tinkamus įrankius, galite išlikti organizuoti, produktyvūs ir sutelkti dėmesį į tikslų siekimą.

Šioje lentoje parodyta, kaip kiekvieną projekto aspektą galima suskirstyti į įgyvendinamus veiksmus. Nustatydami užduočių prioritetus, stebėdami pažangą ir naudodami tokias funkcijas kaip užduočių kortelės detalėms tvarkyti, užtikrinsite, kad niekas nebus pamiršta.Kerika – tai ne tik įrankis, bet ir sistema, padedanti racionalizuoti komandinį darbą, išlaikyti atskaitomybę ir įgyvendinti projekto viziją. Ar esate pasirengę žengti kitą žingsnį? Pradėkite kurti valdybą, organizuoti užduotis ir stebėkite, kaip sėkmingai įgyvendinami projektai su „Kerika”!