Projecten efficiënt beheren begint met een goed georganiseerde workflow. Door je taken op te delen in duidelijk gedefinieerde fasen, kunnen jij en je team op één lijn blijven en productief blijven. Een gestructureerde workflow maakt het gemakkelijker om de voortgang bij te houden, knelpunten te identificeren en taken effectief te prioriteren.

Laten we eens kijken hoe je kolommen kunt maken in je takenbord om de efficiëntie te maximaliseren aan de hand van het gegeven voorbeeldbord.

Waarom kolommen belangrijk zijn in taakbeheer

Klik hier om dit bord te bekijken

Kolommen vormen de ruggengraat van je workflow. Elke kolom vertegenwoordigt een fase in je project en helpt je de takenstroom van begin tot eind te visualiseren. Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat je kolommen overeenkomen met de aard van je project en de manier waarop je team werkt.

Stappen om workflowkolommen in te stellen

1. Definieer uw workflowfasen

Denk bij het definiëren van Workflow Stages aan de natuurlijke progressie van je taken.

Bijvoorbeeld:

1. Projectstrategie: Voor de eerste planningsfasen, zoals het definiëren van vereisten of het stellen van doelen.
2. Projectontwerp: Taken met betrekking tot visuele en structurele planning, zoals het ontwerpen van een logo of het maken van een lay-out.
3. Projectontwikkeling: Voor uitvoeringsfasen zoals codering of het creëren van functionaliteiten.
4. Testen: Om er zeker van te zijn dat alles werkt zoals verwacht voor de lancering.
5. Voltooid: Een laatste stap om taken te verzenden die volledig zijn voltooid.

2. Vertaal fasen naar kolommen

Zodra je workflowstadia hebt gedefinieerd, maak je er kolommen van op je takenbord. Begin met brede categorieën en verfijn ze naarmate je de behoeften van je team beter begrijpt.

Bijvoorbeeld:

• Je kunt beginnen met essentiële kolommen zoals “Te doen”, “In uitvoering” en “Voltooid” om de basisstroom vast te stellen.
• Breid deze geleidelijk uit tot meer specifieke kolommen die zijn afgestemd op uw werkstroomfasen, zoals “Projectstrategie”, “Projectontwerp”, “Projectontwikkeling” en “Testen”.

Deze aanpak zorgt ervoor dat uw kolommen intuïtief zijn, kunnen worden aangepast en zijn afgestemd op het natuurlijke verloop van uw taken.

3. Gebruik kolommen voor speciale behoeften

Overweeg om kolommen te maken die waarde toevoegen aan je workflow:

• Backlog: Een ruimte voor taken die gepland zijn maar nog niet klaar zijn om in de hoofdworkflow te komen. Dit helpt bij het prioriteren van taken wanneer het team klaar is om meer werk aan te nemen, terwijl de actieve kolommen schoon en gefocust blijven.
• Hulpbronnen: Een kolom voor het opslaan van links, documenten of andere materialen die uw taken ondersteunen. Dit maakt het makkelijk voor het team om toegang te krijgen tot alles wat ze nodig hebben zonder dat de individuele taakkaarten vol komen te zitten.

4. Houd het eenvoudig en intuïtief

• Overlaad je prikbord niet met te veel kolommen. Streef naar duidelijkheid en eenvoud, zodat je team de workflow gemakkelijk kan volgen.

Conclusie

Een goed georganiseerde workflow begint met een doordachte opzet van kolommen. Door je kolommen af te stemmen op de natuurlijke fasen van je project en ondersteunende kolommen op te nemen, kun je de efficiëntie van je team verbeteren en de duidelijkheid van je proces behouden. Begin vandaag nog met het organiseren van je workflow en ervaar de voordelen!

Het organiseren van taken is essentieel voor een soepele workflow, vooral bij het beheren van een groot aantal items. Het nummeren van taken kan duidelijkheid scheppen en het verwijzen naar specifieke taken efficiënter maken. Maar taken handmatig nummeren? Dat is tijdrovend en foutgevoelig.

Dit is waar automatische nummering om de hoek komt kijken. Dankzij deze functie krijgt elk taakblad automatisch een uniek nummer zodra het wordt aangemaakt, zodat elke taak in één oogopslag kan worden geïdentificeerd.

Laten we eens kijken hoe automatische nummering werkt en hoe je het kunt activeren om je projecten te stroomlijnen.

Wat is automatisch kiezen?

Klik hier om deze tabel te raadplegen

Automatische nummering kent een opeenvolgend nummer toe aan elke nieuwe taakkaart op een bord. Deze nummering is specifiek voor het bord en stelt teams in staat om snel naar taken te verwijzen in discussies, rapporten of updates zonder verwarring.

Automatisch kiezen activeren

1. De paneelinstellingen openen: Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het paneel om het instellingenmenu te openen.
2. Activeer de optie: Vink op het tabblad Instellingen de optie Automatische taaknummering aan om deze te activeren.
3. Zie het in actie: vanaf nu toont elke nieuwe taakkaart op het bord automatisch een uniek nummer in het titelgebied.

Het belang van automatische nummering

• Snelle taakverwijzing: Nummers maken het makkelijk om naar specifieke taken te verwijzen tijdens vergaderingen of wanneer je samenwerkt met teamgenoten.
• Duidelijke communicatie: In plaats van taken gedetailleerd te beschrijven, kun je ze gewoon aanduiden met het nummer dat eraan is toegewezen voor snellere communicatie.
• Efficiënte organisatie: taaknummering voegt een extra laag structuur toe aan je tabel, waardoor deze gemakkelijker te controleren en te beheren is.

Toepassingen in het echte leven

• Projectrapporten: Snel taaknummers opsommen in updates of documentatie voor meer duidelijkheid.
• Teambesprekingen: Verwijs tijdens teambesprekingen naar taken met hun nummer om verwarring te voorkomen.
• Voortgang bijhouden: Gemakkelijk genummerde taken identificeren die zijn voltooid of die worden uitgevoerd.

Conclusie

Automatische nummering brengt eenvoud en orde in het taakbeheer en elimineert de moeilijkheden die gepaard gaan met het handmatig bijhouden van taakidentificaties. Of je nu een complex project of een kleine workflow beheert, deze functie zorgt ervoor dat elke taak gemakkelijk herkenbaar en traceerbaar is.

Bij het beheren van taken in een project kunnen knelpunten de voortgang vertragen en het moeilijk maken om te bepalen waar de meeste aandacht nodig is. Dat is waar Work-in-Progress (WIP)-limieten van pas komen.

Door duidelijke grenzen te stellen aan het aantal taken dat op een bepaald moment mag worden uitgevoerd, helpen WIP-limieten je bij het effectief beheren van de werklast en zorgen ze voor een soepele taakstroom binnen je projecten.

Laten we eens kijken hoe WIP Limits werken en hoe ze de efficiëntie van je team kunnen verbeteren.

Wat zijn WIP-limieten?

Klik hier om dit bord te bekijken

WIP-limieten stellen een limiet in op het aantal toegestane taken in specifieke kolommen op je bord. Als een kolom bijvoorbeeld “In uitvoering” is getiteld, kun je een limiet instellen van 5 taken, zodat het team zichzelf niet overbelast of de focus verliest.

Deze methode sluit aan bij lean projectmanagementpraktijken en helpt teams hun capaciteit in balans te brengen en onnodige vertragingen te voorkomen.

Hoe WIP-limieten instellen

1. Open de foruminstellingen: Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van je board om de boardinstellingen te openen.
2. WIP-limieten inschakelen: Schakel op het tabblad Instellingen de optie “Work-in-Progress (WIP) Limits” in om deze te activeren.
3. Kolom-specifieke limieten instellen: Ga naar het tabblad Kolommen en wijs specifieke WIP-limieten toe aan elke kolom op basis van de werklast van je team.

Waarom WIP-limieten werken

1. Overbelasting voorkomen: Het beperken van taken zorgt ervoor dat je team zich concentreert op wat al bezig is voordat ze aan nieuwe taken beginnen.
2. Knelpunten identificeren: Als een kolom zijn WIP-limiet bereikt, is dat een signaal dat taken aandacht nodig hebben voordat er meer kunnen worden toegevoegd.
3. Taakdoorstroming verbeteren: WIP Limits helpen je team om efficiënt te werken, door taken door de pijplijn te verplaatsen zonder een fase van het proces te overweldigen.

Voordelen in de praktijk

• Evenwichtige werkbelasting: Teams blijven gefocust en productief zonder de stress van te veel taken die zich opstapelen.
• Verbeterde samenwerking: Duidelijke grenzen moedigen teams aan om samen taken af te maken voordat ze aan nieuwe beginnen.
• Betere taakprioritering: De focus verschuift op natuurlijke wijze naar taken met een hoge prioriteit om de workflow in beweging te houden.

Conclusie

Work-in-Progress Limits brengen structuur en duidelijkheid in het taakbeheer, waardoor het makkelijker wordt om knelpunten te identificeren en een gestage workflow te behouden.

Het beheren van de toegang tot je projectboards is een belangrijk onderdeel van het georganiseerd en veilig houden van je werk. Of je nu werkt aan een privéproject voor een team of aan iets dat bedoeld is voor bredere samenwerking, met privacy-instellingen kun je bepalen wie je prikborden kan zien en gebruiken.

Zo werkt het:

Klik hier om dit bord te bekijken

Privacy-opties:

• Alleen mensen uit het team:Deze instelling zorgt ervoor dat alleen de mensen die expliciet aan het board zijn toegevoegd het board kunnen zien of ermee kunnen werken. Dit is perfect voor projecten waarbij vertrouwelijkheid van cruciaal belang is, zoals gevoelige interne workflows of beperkte klantprojecten.
• Iedereen in accountteam:Heb je een beetje meer zichtbaarheid nodig zonder het voor de hele wereld open te stellen? Met deze instelling kunnen alle leden van je accountteam het forum bekijken. Dit is ideaal voor interne projecten waarbij transparantie voor het hele team handig is, maar controle nog steeds belangrijk is.
• Iedereen met de link:Wil je maximale toegankelijkheid? Met deze optie kan iedereen met een link het forum bekijken, zelfs als ze geen Kerika-account hebben. Houd er wel rekening mee dat ze het forum wel kunnen zien, maar niet kunnen wijzigen, tenzij ze expliciet zijn toegevoegd als teamlid of beheerder.

Belangrijke dingen om te weten:

• Openbare forums en zichtbaarheid van bestanden:Als je een board instelt op “Iedereen met de link”, worden alle bestanden die aan het board zijn gekoppeld openbaar toegankelijk. Als je integraties zoals Google Drive gebruikt, betekent dit dat deze documenten ook toegankelijk zijn voor iedereen met de link.
• Accountspecifieke beperkingen:als je een betaalde Google Workspace-account gebruikt, kan het beleid van Google voorkomen dat je een board instelt op ‘Iedereen met de link’. Dit zorgt ervoor dat de beveiligingsprotocollen van de organisatie worden nageleefd.

Privacy-instellingen aanpassen:

1. Open je board en ga naar Instellingen.
2. Kies in het gedeelte Privacy het toegangsniveau dat aan uw behoeften voldoet.
3. Sla je wijzigingen op en je kunt aan de slag!

Conclusie:
Privacy-instellingen geven je de flexibiliteit om te beheren wie je prikborden kan zien en ermee kan communiceren, waardoor samenwerking veilig en naadloos verloopt. Of je nu deelt met een klein team of een prikbord openstelt voor het publiek, je hebt de volledige controle.

Het duidelijk en efficiënt toewijzen van taken is de hoeksteen van effectief teamwerk. Maar niet alle tools maken het gemakkelijk om taken aan meer dan één persoon toe te wijzen. En laten we eerlijk zijn, voor veel taken is de samenwerking van meerdere mensen nodig om ze goed uit te voeren.

Met sommige tools kun je taken aan slechts één persoon toewijzen, waardoor teams moeten zoeken naar de verantwoordelijkheden. Er is echter een manier om moeiteloos taken toe te wijzen aan meerdere teamleden, zodat iedereen op één lijn blijft en de samenwerking op een natuurlijke manier verloopt.

Hier lees je hoe het toewijzen van taken werkt en hoe je grote taken kunt opdelen in kleinere, beheersbare stukken met behulp van checklists:

Taken toewijzen aan je teamgenoten

Klik hier om een voorbeeld van deze taakkaart te bekijken

Zo kun je een taak toewijzen aan een of meer teamgenoten, waardoor het perfect is voor teamgebaseerde verantwoordelijkheden:

1. Open de taak: Klik op de taak die je wilt toewijzen.
2. Selecteer teamleden: Gebruik de optie Deze taak toewijzen om een of meer teamgenoten te kiezen.
3. Pas de toewijzing toe: De taak verschijnt nu op het dashboard van iedereen die de taak toegewezen heeft gekregen, wat zorgt voor duidelijkheid en verantwoordelijkheid.

Waarom het werkt:

• Perfect voor samenwerkingstaken die input van meerdere teamleden vereisen.
• Houdt iedereen op de hoogte en op één lijn wat betreft hun verantwoordelijkheden.

Checklists gebruiken om subtaken toe te wijzen

Klik hier om een voorbeeld van deze taakkaart te bekijken

Voor grotere taken die moeten worden opgedeeld in kleinere stappen, kun je met behulp van checklists subtaken toewijzen aan specifieke teamleden, zodat elk detail wordt afgehandeld:

1. Een controlelijst toevoegen aan de taak: Open de taak en navigeer naar het tabblad Checklist.
2. Opsplitsen: Voeg elke subtaak toe als een item op de checklist.
3. Subtaken toewijzen: Wijs individuele checklist-items toe aan een of meer teamleden en zorg ervoor dat elke stap een duidelijke eigenaar heeft.

Waarom het werkt:

• Vereenvoudigt grote taken door ze te organiseren in kleinere, uitvoerbare stappen.
• Zorgt voor verantwoording op elk niveau van de taak.

Inpakken

Het efficiënt toewijzen van taken is de sleutel tot het bevorderen van samenwerking en het garanderen van verantwoordelijkheid binnen een team. Door taken toe te wijzen aan meerdere teamgenoten of ze op te splitsen in kleinere subtaken met checklists, creëer je duidelijkheid en stroomlijn je workflows. Dankzij deze functies kunnen teams georganiseerd blijven, verantwoordelijkheden op elkaar afstemmen en naadloos samenwerken om hun doelen te bereiken.

Samenwerking floreert als iedereen duidelijke rollen en het juiste toegangsniveau heeft. Teamgenoten uitnodigen voor je board kan een eenvoudig proces zijn, zodat iedereen – van projectmanagers tot ontwerpers en externe belanghebbenden – een effectieve bijdrage kan leveren.

Zo kun je eenvoudig teamgenoten toevoegen en hun rollen beheren:

Teamgenoten toevoegen aan je Board

Klik hier om te zien hoe het werkt

Stap 1: Teamgenoten uitnodigen

1. Open je board en klik op het Team Icoon in de werkbalk.
2. Voer het e-mailadres in van de persoon die je wilt uitnodigen.
3. Selecteer een rol voor hen: Bestuursbeheerder, Teamlid of Bezoeker.

Stap 2: Rollen toewijzen

• Beheerder: Als je het board hebt aangemaakt, ben je standaard Board Admin. Maar je kunt iemand de volledige controle over het forum geven, inclusief het beheren van teamleden en instellingen.
• Teamlid: Kan samenwerken aan taken, bestanden uploaden en bijdragen aan het forum. Ideaal voor ontwerpers, ontwikkelaars en andere medewerkers.
• Bezoeker: Alleen bekijken. Zeer geschikt voor externe belanghebbenden of klanten die alleen de voortgang moeten controleren.

Stap 3: Voeg ze toe aan het team

Klik op Toevoegen en je teamgenoot maakt meteen deel uit van het bord met de rol die je hebt toegewezen.

Voordelen van rolgebaseerde toegang:

Bestuursadministratie: Volledige controle voor teamleiders

Standaard wordt de maker van het forum de beheerder, maar je kunt anderen ook beheerrechten geven.

Belangrijkste voordelen:

• Beheer teamleden, werk boardinstellingen bij en houd controle over de boardstructuur.
• Ideaal voor projecten met meerdere leads of projectmanagers die gelijke controle nodig hebben.
• Voorkomt knelpunten als één beheerder niet beschikbaar is, zoals tijdens vakanties of andere afwezigheden.

Admins spelen een cruciale rol in het georganiseerd, functioneel en samenwerkend houden van het bestuur en zorgen ervoor dat leiderschapstaken soepel worden afgehandeld.

Teamlid: Empower uw medewerkers

Teamleden hebben alle hulpmiddelen die ze nodig hebben om de klus te klaren. Ze kunnen samenwerken aan taken, bestanden uploaden en bijdragen aan de voortgang van het bord.

Belangrijkste voordelen:

• Ideaal voor ontwerpers, ontwikkelaars en andere actieve medewerkers.
• Houdt het bestuur dynamisch door praktische samenwerking mogelijk te maken en tegelijkertijd toezicht te houden op de administratie.

Teamleden sturen het project vooruit, waardoor ze de ruggengraat vormen van productief teamwerk.

Bezoeker: Belanghebbenden op de hoogte houden

Bezoekers hebben alleen inzage, wat betekent dat ze de voortgang van het bord kunnen volgen zonder wijzigingen aan te brengen.

Belangrijkste voordelen:

• Perfect voor externe belanghebbenden of klanten die alleen updates hoeven te zien.
• Zorgt voor transparantie zonder afbreuk te doen aan de bestuursstructuur of workflow.

Bezoekers zijn ideaal om iedereen op de hoogte te houden zonder dat het ingewikkeld wordt.

Conclusie

Teamgenoten toevoegen moet eenvoudig zijn en aangepast kunnen worden aan de behoeften van je team. Een goed ontworpen rolgebaseerd systeem zorgt voor een soepele samenwerking, of je nu werkt met een hecht team of coördineert met externe belanghebbenden. Door de juiste rollen toe te wijzen, kun je een efficiëntere en naadloze workflow creëren voor alle betrokkenen.

Het delen van bestanden binnen een team, of het nu gaat om ontwerpmodellen, campagnemateriaal of technische documenten, kan al snel een ingewikkeld proces worden. Ervoor zorgen dat iedereen op het juiste moment over de juiste bestanden beschikt, voelt vaak als jongleren.

Het goede nieuws is dat het delen van bestanden geen gedoe hoeft te zijn. Door bestanden op de juiste manier te organiseren en te delen, kun je de samenwerking naadloos laten verlopen, of het nu gaat om het verzenden van een ontwerpbestand naar je creatieve team of het verstrekken van een projectroutekaart aan belanghebbenden.

Hier lees je hoe je het delen van bestanden kunt stroomlijnen om je team verbonden en productief te houden:

Taakkaart Bijlagen

Bekijk hoe deze taakkaart werkt

Taakkaarten zijn perfect voor het delen van bestanden die zijn gekoppeld aan een specifieke taak. Zo werkt het delen van bestanden in Task Cards:

1. Bestanden direct aan de taak toevoegen: Upload bestanden of koppel bronnen rechtstreeks aan de taakkaart. Je teamgenoten hebben toegang tot deze bestanden zonder dat ze hoeven te zoeken in e-mails of aparte mappen.
2. Directe toegang voor alle betrokkenen: Iedereen binnen het board heeft direct toegang tot de bijgevoegde bestanden, waardoor de samenwerking soepel en efficiënt verloopt.
3. Voordelen van het delen van bestanden: Geen verwarring over welke bestanden relevant zijn voor de taak. Alle taakgerelateerde materialen blijven bij elkaar, zodat je team altijd weet waar het moet zoeken.

Task Cards maken het delen van bestanden doelgericht, relevant en moeiteloos georganiseerd.

Bestuursbijlagen

Kijk hoe deze bevestiging werkt

Voor bestanden die van invloed zijn op het hele project zijn directiebijlagen de juiste manier. Zo werkt het delen van bestanden op bestuursniveau:

1. Bestanden uploaden of linken voor het hele team: Voeg bestanden of externe links toe aan het prikbord waar iedereen bij kan, zoals project charters, gedeelde sjablonen of rapporten.
2. Gecentraliseerd delen van bestanden: Alle bestuursleden hebben direct toegang tot deze bestanden, zodat belangrijke projectbronnen altijd binnen handbereik zijn.
3. Voordelen van bestandsdeling: Perfect voor teambrede updates of bronnen. Zorgt ervoor dat je project soepel verloopt doordat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie.

Met Board Attachments kunt u eenvoudig belangrijke bestanden delen met uw hele team.

Conclusie:

Effectief bestanden delen is essentieel voor een soepele samenwerking. Door bestanden aan specifieke taken te koppelen of projectbrede bronnen te centraliseren, kan je team georganiseerd en verbonden blijven zonder de gebruikelijke verwarring of vertragingen. Of je je nu richt op taakspecifieke details of op het delen van belangrijke bronnen binnen een project, het juiste systeem zorgt ervoor dat iedereen heeft wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben.

Stroomlijn je workflow door je bestanden toegankelijk en georganiseerd te houden en maak teamwerk zo efficiënt als het zou moeten zijn.