O gerenciamento eficiente de projetos começa com um fluxo de trabalho bem organizado. Dividir suas tarefas em etapas claramente definidas pode ajudar você e sua equipe a se manterem alinhados e produtivos. Um fluxo de trabalho estruturado facilita o acompanhamento do progresso, a identificação de gargalos e a priorização eficaz das tarefas.

Vamos ver como você pode configurar colunas no seu quadro de tarefas para maximizar a eficiência usando o exemplo de quadro fornecido.

Por que as colunas são importantes no gerenciamento de tarefas

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As colunas são a espinha dorsal de seu fluxo de trabalho. Cada coluna representa um estágio do seu projeto, ajudando-o a visualizar o fluxo de tarefas do início ao fim. O segredo é garantir que as colunas estejam alinhadas com a natureza do seu projeto e com a maneira como a sua equipe trabalha.

Etapas para configurar colunas de fluxo de trabalho

1. Defina as etapas de seu fluxo de trabalho

Ao definir as etapas do fluxo de trabalho, pense na progressão natural de suas tarefas.

Por exemplo:

1. Estratégia do projeto: Para os estágios iniciais de planejamento, como a definição de requisitos ou o estabelecimento de metas.
2. Design de projetos: Tarefas relacionadas ao planejamento visual e estrutural, como design de logotipo ou criação de layout.
3. Desenvolvimento de projetos: Para as fases de execução, como codificação ou criação de funcionalidades.
4. Testes: Para garantir que tudo funcione conforme o esperado antes do lançamento.
5. Concluído: Um estágio final para enviar tarefas que foram totalmente concluídas.

2. Traduzir os estágios em colunas

Quando os estágios do fluxo de trabalho estiverem definidos, transforme-os em colunas no quadro de tarefas. Comece com categorias amplas e refine-as à medida que entender melhor as necessidades da sua equipe.

Por exemplo:

• Você pode começar com colunas essenciais como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído” para estabelecer o fluxo básico.
• Gradualmente, expanda-as para colunas mais específicas alinhadas com os estágios do seu fluxo de trabalho, como “Estratégia do projeto”, “Elaboração do projeto”, “Desenvolvimento do projeto” e “Testes”.

Essa abordagem garante que suas colunas sejam intuitivas, adaptáveis e adaptadas à progressão natural de suas tarefas

3. Use Columns for Specialized Needs (Colunas para necessidades especializadas)

Considere criar colunas que agreguem valor ao seu fluxo de trabalho:

• Lista de pendências: Um espaço para tarefas planejadas, mas que ainda não estão prontas para entrar no fluxo de trabalho principal. Isso ajuda a priorizar as tarefas quando a equipe está pronta para assumir mais trabalho, mantendo as colunas ativas limpas e focadas.
• Recursos: Uma coluna para armazenar links, documentos ou outros materiais que apóiam suas tarefas. Isso facilita o acesso da equipe a tudo o que ela precisa sem sobrecarregar os cartões de tarefas individuais.

4. Lembre-se de mantê-lo simples e intuitivo

• Evite sobrecarregar o quadro com muitas colunas. Busque clareza e simplicidade para que sua equipe possa acompanhar facilmente o fluxo de trabalho.

Conclusão

Um fluxo de trabalho bem organizado começa com uma configuração cuidadosa das colunas. Ao adaptar as colunas para refletir os estágios naturais do projeto e incluir colunas de apoio, é possível aumentar a eficiência da equipe e manter a clareza do processo. Comece a organizar seu fluxo de trabalho hoje mesmo e experimente os benefícios!

A organização de tarefas é essencial para facilitar os fluxos de trabalho, especialmente ao gerenciar um grande número de itens. A numeração de tarefas pode proporcionar clareza e tornar mais eficiente a referência a tarefas específicas. Mas numerar as tarefas manualmente? Isso consome tempo e é propenso a erros.

É aí que entra a numeração automática. Graças a essa função, cada planilha de tarefas recebe automaticamente um número exclusivo assim que é criada, para que cada tarefa possa ser identificada em um piscar de olhos.

Vamos dar uma olhada em como a numeração automática funciona e como você pode ativá-la para agilizar seus projetos.

O que é discagem automática?

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A numeração automática atribui um número sequencial a cada novo cartão de tarefa em um quadro. Essa numeração é específica para o quadro e permite que as equipes se refiram rapidamente às tarefas em discussões, relatórios ou atualizações sem confusão.

Como ativar a discagem automática

1. Acesse as configurações do painel: Clique no ícone de roda dentada no canto superior direito do painel para abrir o menu de configurações.
2. Ativar a opção: Na guia Configurações, marque a opção Numeração automática de tarefas para ativá-la.
3. Veja isso em ação: a partir de agora, cada novo cartão de tarefa criado no quadro exibirá automaticamente um número exclusivo na área do título.

A importância da numeração automática

• Referência rápida de tarefas: os números facilitam a referência a tarefas específicas durante reuniões ou ao trabalhar com colegas de equipe.
• Comunicação clara: em vez de descrever as tarefas em detalhes, simplesmente se refira a elas pelo número atribuído a elas para uma comunicação mais rápida.
• Organização eficiente: a numeração de tarefas adiciona uma camada extra de estrutura à sua tabela, facilitando o monitoramento e o gerenciamento.

Aplicativos da vida real

• Relatórios de projetos: liste rapidamente os números das tarefas em atualizações ou documentação para maior clareza.
• Discussões em equipe: nas reuniões de equipe, refira-se às tarefas pelo seu número para evitar confusão.
• Controle de progresso: Identifique facilmente as tarefas numeradas que foram concluídas ou estão em andamento.

Conclusão

A numeração automática traz simplicidade e ordem ao gerenciamento de tarefas, eliminando as dificuldades associadas ao rastreamento manual dos identificadores de tarefas. Não importa se você está gerenciando um projeto complexo ou um pequeno fluxo de trabalho, esse recurso garante que cada tarefa seja facilmente reconhecível e rastreável.

Ao gerenciar tarefas em qualquer projeto, os gargalos podem retardar o progresso e dificultar a identificação de onde a atenção é mais necessária. É aí que entram os limites de trabalho em andamento (WIP).

Ao definir limites claros para o número de tarefas que podem estar em andamento a qualquer momento, os WIP Limits ajudam a gerenciar a carga de trabalho de forma eficaz, garantindo um fluxo de tarefas tranquilo em seus projetos.

Vamos explicar como funcionam os limites de WIP e como eles podem melhorar a eficiência da sua equipe.

O que são limites de WIP?

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Os limites de WIP definem um limite para o número de tarefas permitidas em colunas específicas em seu quadro. Por exemplo, se uma coluna for intitulada “Em andamento”, você poderá definir um limite de 5 tarefas, garantindo que a equipe não se sobrecarregue nem perca o foco.

Esse método se alinha às práticas de gerenciamento de projetos enxutos, ajudando as equipes a equilibrar a capacidade e evitar atrasos desnecessários.

Como definir limites de WIP

1. Abra as configurações do quadro: Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do seu quadro para acessar as configurações do quadro.
2. Habilite os limites de WIP: Na guia Settings (Configurações ), alterne a opção “Work-in-Progress (WIP) Limits” (Limites de trabalho em andamento (WIP)) para ativá-la.
3. Definir limites específicos por coluna: Vá para a guia Colunas e atribua limites específicos de WIP a cada coluna com base na carga de trabalho da sua equipe.

Por que os limites de WIP funcionam

1. Evitar a sobrecarga: Limitar as tarefas garante que sua equipe se concentre no que já está em andamento antes de iniciar novas tarefas.
2. Identificar gargalos: Quando uma coluna atinge seu limite de WIP, é um sinal de que as tarefas precisam de atenção antes que mais possam ser adicionadas.
3. Melhore o fluxo de tarefas: os limites de WIP ajudam a sua equipe a trabalhar com eficiência, movendo as tarefas pelo pipeline sem sobrecarregar nenhuma etapa do processo.

Benefícios no mundo real

• Carga de trabalho equilibrada: As equipes permanecem concentradas e produtivas sem o estresse do acúmulo de muitas tarefas.
• Colaboração aprimorada: Limites claros incentivam as equipes a concluir tarefas de forma colaborativa antes de iniciar novas tarefas.
• Melhor priorização de tarefas: O foco muda naturalmente para as tarefas de alta prioridade para manter o fluxo de trabalho em andamento.

Conclusão

Os limites de trabalho em andamento trazem estrutura e clareza ao gerenciamento de tarefas, facilitando a identificação de gargalos e a manutenção de um fluxo de trabalho estável.

Gerenciar o acesso aos quadros do seu projeto é uma parte fundamental para manter seu trabalho organizado e seguro. Quer esteja trabalhando em um projeto de equipe privado ou em algo destinado a uma colaboração mais ampla, as configurações de privacidade permitem que você controle quem pode ver e usar seus quadros.

Veja como funciona:

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Opções de privacidade:

• Somente pessoas da equipe:Essa configuração garante que somente as pessoas explicitamente adicionadas ao quadro possam ver ou interagir com ele. É perfeita para projetos em que a confidencialidade é fundamental, como fluxos de trabalho internos confidenciais ou projetos restritos de clientes.
• Everyone in Account Team (Todos na equipe da conta):Precisa de um pouco mais de visibilidade sem abrir o quadro para o mundo todo? Com essa configuração, todos os membros da equipe da sua conta podem visualizar o quadro. É ideal para projetos internos em que a transparência de toda a equipe é útil, mas o controle ainda é importante.
• Qualquer pessoa com o link:Deseja acessibilidade máxima? Esta opção permite que qualquer pessoa com o link do quadro o visualize – mesmo que não tenha uma conta Kerika. No entanto, lembre-se de que, embora eles possam ver o quadro, não poderão fazer alterações, a menos que sejam explicitamente adicionados como um membro da equipe ou administrador.

Principais aspectos a saber:

• Quadros públicos e visibilidade de arquivos:Quando você define um quadro como “Qualquer pessoa com o link”, todos os arquivos anexados ao quadro se tornam acessíveis ao público. Se você estiver usando integrações como o Google Drive, isso significa que esses documentos também estarão abertos a qualquer pessoa com o link.
• Restrições específicas da conta:Se você estiver usando uma conta paga do Google Workspace, as políticas do Google podem impedir que você defina um quadro como “Qualquer pessoa com o link”. Isso garante a conformidade com os protocolos de segurança da organização.

Como ajustar as configurações de privacidade:

1. Abra seu quadro e vá para Configurações.
2. Na seção Privacidade, escolha o nível de acesso que atenda às suas necessidades.
3. Salve suas alterações e pronto!

Conclusão:
As configurações de privacidade dão a você a flexibilidade de gerenciar quem pode ver e interagir com seus quadros, tornando a colaboração segura e contínua. Não importa se está compartilhando com uma equipe pequena ou abrindo um quadro para visualização pública, você tem o controle total.

A atribuição de tarefas de forma clara e eficiente é a base do trabalho em equipe eficaz. Mas o problema é o seguinte: nem todas as ferramentas facilitam a atribuição de tarefas a mais de uma pessoa. E, convenhamos, muitas tarefas geralmente exigem a colaboração de várias pessoas para serem bem executadas.

Algumas ferramentas permitem que você atribua tarefas a apenas uma pessoa, o que pode fazer com que as equipes tenham dificuldades para definir as responsabilidades. No entanto, há uma maneira de atribuir tarefas a vários membros da equipe sem esforço, garantindo que todos permaneçam em sincronia e que a colaboração flua naturalmente.

Veja como funciona a atribuição de tarefas e como você pode dividir tarefas grandes em partes menores e gerenciáveis usando listas de verificação:

Atribua tarefas aos seus colegas de equipe

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É assim que você pode atribuir uma tarefa a um ou mais colegas de equipe, o que o torna perfeito para responsabilidades baseadas em equipe:

1. Abra a tarefa: Clique na tarefa que você deseja atribuir.
2. Selecione os membros da equipe: Use a opção Assign This Task (Atribuir esta tarefa ) para escolher um ou mais colegas de equipe.
3. Aplique a atribuição: A tarefa agora aparecerá no painel de todos os atribuídos a ela, garantindo clareza e responsabilidade.

Por que funciona:

• Perfeito para tarefas colaborativas que exigem a contribuição de vários membros da equipe.
• Mantém todos informados e alinhados com suas responsabilidades.

Use listas de verificação para atribuir subtarefas

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Para tarefas maiores que precisam ser divididas em etapas menores, usando listas de verificação, você pode atribuir subtarefas a membros específicos da equipe, garantindo que todos os detalhes sejam tratados:

1. Adicione uma lista de verificação à tarefa: Abra a tarefa e navegue até a guia Checklist.
2. Detalhamento: Adicione cada subtarefa como um item da lista de verificação.
3. Atribuir subtarefas: Atribua itens individuais da lista de verificação a um ou mais membros da equipe, garantindo que cada etapa tenha um proprietário claro.

Por que funciona:

• Simplifica grandes tarefas, organizando-as em etapas menores e acionáveis.
• Garante a responsabilidade em todos os níveis da tarefa.

Concluindo

A atribuição eficiente de tarefas é fundamental para promover a colaboração e garantir a responsabilidade dentro de uma equipe. Ao atribuir tarefas a vários colegas de equipe ou dividi-las em subtarefas menores com listas de verificação, você cria clareza e simplifica os fluxos de trabalho. Esses recursos permitem que as equipes se mantenham organizadas, alinhem as responsabilidades e trabalhem juntas sem problemas para atingir suas metas.

A colaboração prospera quando todos têm funções claras e o nível certo de acesso. Convidar colegas de equipe para o seu quadro pode ser um processo simples, garantindo que todos, desde os gerentes de projeto até os designers e as partes interessadas externas, possam contribuir de forma eficaz.

Veja como você pode adicionar colegas de equipe e gerenciar suas funções com facilidade:

Como adicionar colegas de equipe ao seu quadro

Clique aqui para ver como funciona

Etapa 1: Convide os colegas de equipe

1. Abra o quadro e clique no ícone de equipe na barra de ferramentas.
2. Digite o endereço de e-mail da pessoa que você deseja convidar.
3. Selecione uma função para eles: Administrador do quadro, Membro da equipe ou Visitante.

Etapa 2: Atribuir funções

• Administrador do quadro: Se você criou o quadro, então, por padrão, você é um administrador do quadro. Mas você pode dar o controle total do quadro a alguém, o que inclui o gerenciamento dos membros da equipe e das configurações.
• Membro da equipe: Pode colaborar em tarefas, carregar arquivos e contribuir com o quadro. Ideal para designers, desenvolvedores e outros colaboradores.
• Visitante: Acesso somente para visualização. Ótimo para partes interessadas externas ou clientes que precisam apenas monitorar o progresso.

Etapa 3: adicione-os à equipe

Clique em Add (Adicionar) e seu colega de equipe fará parte do quadro instantaneamente com a função que você atribuiu.

Benefícios do acesso baseado em função:

Administrador da diretoria: Controle total para líderes de equipe

Por padrão, o criador do quadro se torna o administrador, mas você pode atribuir direitos de administrador a outras pessoas, conforme necessário.

Principais benefícios:

• Gerencie os membros da equipe, atualize as configurações do quadro e mantenha o controle sobre a estrutura do quadro.
• Ideal para projetos com vários leads ou gerentes de projeto que precisam de controle igual.
• Evita gargalos se um único administrador não estiver disponível, por exemplo, durante férias ou outras ausências.

Os administradores desempenham um papel fundamental para manter o quadro organizado, funcional e colaborativo, garantindo que as tarefas de liderança sejam realizadas sem problemas.

Membro da equipe: Capacite seus colaboradores

Os membros da equipe têm todas as ferramentas necessárias para realizar o trabalho. Eles podem colaborar em tarefas, fazer upload de arquivos e contribuir para o progresso do quadro.

Principais benefícios:

• Ideal para designers, desenvolvedores e outros colaboradores ativos.
• Mantém a dinâmica da diretoria, permitindo a colaboração prática e mantendo a supervisão administrativa.

Os membros da equipe impulsionam o projeto, tornando-os a espinha dorsal do trabalho em equipe produtivo.

Visitante: Mantenha as partes interessadas informadas

Os visitantes têm acesso somente para visualização, o que significa que podem monitorar o progresso do quadro sem fazer alterações.

Principais benefícios:

• Perfeito para partes interessadas externas ou clientes que só precisam ver as atualizações.
• Garante a transparência sem comprometer a estrutura ou o fluxo de trabalho da diretoria.

Os visitantes são ideais para manter todos informados sem aumentar a complexidade.

Conclusão

A adição de colegas de equipe deve ser simples e adaptável às necessidades da sua equipe. Um sistema baseado em funções bem projetado garante uma colaboração tranquila, quer você esteja trabalhando com uma equipe unida ou coordenando com participantes externos. Ao atribuir as funções certas, você pode criar um fluxo de trabalho mais eficiente e contínuo para todos os envolvidos.

O compartilhamento de arquivos entre uma equipe, sejam eles modelos de design, ativos de campanha ou documentos técnicos, pode se tornar rapidamente um processo complicado. Garantir que todos tenham os arquivos certos no momento certo muitas vezes parece um ato de malabarismo.

A boa notícia é que o compartilhamento de arquivos não precisa ser um incômodo. Ao organizar e compartilhar arquivos da maneira correta, você pode tornar a colaboração perfeita, seja enviando um arquivo de design para sua equipe de criação ou fornecendo um roteiro de projeto para as partes interessadas.

Veja como você pode simplificar o compartilhamento de arquivos para manter sua equipe conectada e produtiva:

Anexos do cartão de tarefas

Veja como esse cartão de tarefas funciona

Os Task Cards são perfeitos para compartilhar arquivos vinculados a uma tarefa específica. Veja como funciona o compartilhamento de arquivos nos cartões de tarefas:

1. Anexe arquivos diretamente à tarefa: Faça upload de arquivos ou vincule recursos diretamente ao cartão de tarefa. Seus colegas de equipe podem acessar esses arquivos sem precisar procurar em e-mails ou pastas separadas.
2. Acesso instantâneo para todos os envolvidos: Qualquer pessoa dentro do quadro tem acesso imediato aos arquivos anexados, mantendo a colaboração tranquila e eficiente.
3. Benefícios do compartilhamento de arquivos: Não há confusão sobre quais arquivos são relevantes para a tarefa. Todos os materiais relacionados à tarefa ficam juntos, para que sua equipe sempre saiba onde procurar.

Os Task Cards tornam o compartilhamento de arquivos focado, relevante e organizado sem esforço.

Anexos da diretoria

Veja como funciona esse acessório de placa

Para arquivos que afetam todo o projeto, os anexos do quadro são a melhor opção. Veja como funciona o compartilhamento de arquivos no nível do quadro:

1. Faça upload ou vincule arquivos para toda a equipe: Adicione arquivos ou links externos ao quadro que todos possam acessar, como cartas de projeto, modelos compartilhados ou relatórios.
2. Compartilhamento centralizado de arquivos: Todos os membros da diretoria podem acessar esses arquivos instantaneamente, garantindo que os principais recursos do projeto estejam sempre ao alcance.
3. Benefícios do compartilhamento de arquivos: Perfeito para atualizações ou recursos de toda a equipe. Mantém seu projeto funcionando sem problemas, garantindo que todos tenham acesso às mesmas informações.

Os anexos do Board facilitam o compartilhamento de arquivos importantes com toda a sua equipe.

Conclusão:

O compartilhamento eficaz de arquivos é essencial para uma colaboração tranquila. Ao anexar arquivos a tarefas específicas ou centralizar recursos de todo o projeto, sua equipe pode manter-se organizada e conectada sem a confusão ou os atrasos habituais. Quer você esteja se concentrando em detalhes específicos de uma tarefa ou compartilhando recursos importantes em um projeto, ter o sistema certo em vigor garante que todos tenham o que precisam, quando precisam.

Simplifique seu fluxo de trabalho mantendo seus arquivos acessíveis e organizados e torne o trabalho em equipe tão eficiente quanto deveria ser.