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Realizar uma reunião do conselho pode parecer um grande obstáculo operacional, especialmente quando se está lidando com os custos administrativos da governança. Para os líderes de organizações com e sem fins lucrativos, o verdadeiro obstáculo costuma ser o próprio “kit de ferramentas do conselho”.

Isso envolve um conjunto complexo de relatórios, calendários e demonstrações financeiras que precisam ser distribuídos e atualizados em tempo real. Mas não se preocupe, este guia está aqui para ajudar. Se você está procurando uma maneira rápida e fácil de preparar materiais para o conselho de administração, este modelo é para você. Este modelo foi criado para simplificar o complexo processo de preparação de uma reunião de diretoria. Quer esteja em uma sala de reuniões ou do outro lado do mundo, toda a sua equipe terá um ambiente de trabalho visualmente organizado.

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1. Quem pode usá-lo?

Essa equipe foi formada para apoiar um grupo diversificado de especialistas responsáveis pela governança de alto nível:

• Secretário da empresa e equipe administrativa: responsável pela preparação do material de consulta e pela coordenação final.
  
• Executivos (CEOs e CFOs): Executivos que precisam de informações atualizadas sobre estratégia e finanças de alto nível.
  
• Presidentes de comitês: especialmente aqueles que presidem um comitê de auditoria, comitê de risco, comitê do conselho ou comitê de remuneração e precisam preparar um relatório especial.
  
• Equipes distribuídas: profissionais que trabalham em diferentes fusos horários. Eles precisam de uma “fonte única de verdade” para colaborar sem a confusão de versões de documentos.

2. conteúdo

Os modelos deste pacote de quadros são layouts visuais predefinidos que podem servir como um ponto de partida abrangente:

• Fluxo de trabalho em quatro colunas:“Em preparação”, “Em revisão e aprovação”, “Implementação final” e“Concluído ” para acompanhar o progresso .
  
• Materiais padrão do conselho: modelos prontos para uso incluem agendas e cronogramas de reuniões, atualizações sobre relatórios e estratégias do CEO e relatórios e análises financeiras.
  
• Relatórios dos comitês: Os modelos prescritos para o Relatório do Comitê de Auditoria , Relatório do Comitê de Risco e Conformidade, Relatório do Comitê de Governança e Nomeação e Relatório do Comitê de Remuneração foram finalizados.
  
• Cronogramas de controle de qualidade: Para garantir a precisão das informações, este modelo inclui cronogramas paracontrole de qualidade e verificação de fatos dos relatórios do conselho, bem como cronogramas a seremverificados pelo presidente e por cada presidente de comitê.

3. Quando usar?

Esse local de trabalho oferece valor máximo em situações de alto risco em que o gerenciamento e a segurança são prioridades:

• Reuniões trimestrais da diretoria: Use este modelo se você precisar de um processo claro e estruturado a cada três meses para manter o ciclo de governança consistente.
  
• Realização de reuniões de diretoria remotamente: Se os seus diretores e funcionários estão espalhados em vários locais, o Kerica gerencia automaticamente as configurações de fuso horário para garantir que todos estejam sempre no mesmo fuso horário.
  
• Alta segurança de documentos: use-o se o seu departamento de TI exigir controle de acesso rigoroso. O Kerika é a única ferramenta de gerenciamento de tarefas que permite manter a propriedade de arquivosna suaconta do GoogleDrive, OneDrive ou Box.

4. Como usar

Siga estas etapas para que sua preparação para o conselho seja tranquila:

1. Cartão LEIAME: Na parte superior de cada coluna há um cartão “LEIAME”. Esse cartão deve ser verificado primeiro, pois contém regras específicas sobre os requisitos que você precisa cumprir antes de adicionar uma tarefa ou passar para a próxima etapa.
   
2. Fluxo de trabalho do processo: Depois que os primeiros materiais estiverem totalmente preparados, mude a lista de tarefas do estágio “Concluído” para o estágio “Verificar e aprovar”. Dessa forma, a equipe de controle só vê os documentos no estágio “Concluído”.
   
3. Guia “Checklist”: abra cada cartão e vá para a guia “Checklist ” para gerenciar as subtarefas. Marque-as uma a uma para que você não perca nenhum detalhe, como números ou datas específicas.
   
4. Guia “Attachments” (Anexos): A guia “Attachments ” ( Anexos ) permite que você carregue relatórios ou planilhas diretamente no cartão relevante. Esses arquivos são armazenados de forma segura e o Careica garante que eles sejam automaticamente compartilhados com as pessoas certas.

Conclusão

Os modelos do Board Pack do Kerika permitem-lhe configurar e gerir quadros com aspecto profissional. O Kerika integra-se perfeitamente com o Google Workspace e o Microsoft 365 para gerir automaticamente os direitos de acesso. A alteração das funções do usuário no Kerika atualiza instantaneamente o acesso aos arquivos no armazenamento.

Os membros da equipe recebem permissões de leitura e gravação para criar suítes e os diretores são adicionados como visualizadores com permissões somente de leitura. Ao mudar para a visualização do painel, você pode eliminar trocas complexas de e-mails e garantir que sua organização atenda aos mais altos padrões profissionais.

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