O Kerika é classificado pela Top Business Software
Adição de medidas para bloquear spammers chineses
Percebemos tentativas de spammers chineses de explorar o Kerika e estamos tomando algumas medidas para reduzir esse incômodo. Costumávamos bloquear esses spammers um a um, mas isso obviamente consome muito tempo, especialmente quando vários deles tentam o mesmo truque, que é enviar dezenas ou centenas de convites para que as pessoas se juntem a eles em seus quadros do Kerika.
Esses remetentes de spam estão usando VPNs para parecer que são de outros países, mas havia um padrão no uso do Kerika: todos os convites de equipe que eles enviaram envolviam o mesmo destino: qq.com, que é um importante portal da Web chinês operado pela Tencent, conhecido principalmente por seu serviço de mensagens instantâneas, o QQ.
Embora suportemos o chinês como idioma, não temos nenhum usuário legítimo na China, pois a China bloqueia o Google e muitos outros serviços. Isso significa que nunca haverá um uso legítimo para adicionar pessoas do domínio qq.com a um quadro do Kerika.
Estamos introduzindo um bloqueio simples: manteremos uma lista negra de domínios, incluindo qq.com, onde o sistema impedirá que você adicione membros à equipe. Isso ajudará a eliminar os spammers chineses que têm como alvo outras pessoas da China.
Estamos mudando para uma avaliação gratuita de 14 dias para novos usuários
Há muito tempo temos um período de teste gratuito de 30 dias para novos usuários, mas há muito tempo percebemos que as pessoas não precisam das 4 semanas completas para decidir se o Kerika é o que elas estão procurando ou não.
Na verdade, um período de teste tem a desvantagem de que as pessoas tendem a esquecer que estão em um teste gratuito até começarem a receber lembretes de que o teste está prestes a terminar!
Uma abordagem mais prática – e padrão do setor – é oferecer um teste gratuito de 14 dias a partir de agora. Isso deve dar tempo suficiente para decidir se o Kerika é a melhor maneira de sua equipe remota fazer mais!
Ocultar e exibir colunas
Se estiver trabalhando em um quadro de tarefas, a guia Coluna da caixa de diálogo Configurações do quadro agora permite ocultar ou exibir colunas.
Para usar esse recurso, abra a caixa de diálogo Configurações do quadro clicando no botão de engrenagem que aparece no canto superior direito quando você está visualizando um quadro de tarefas e, em seguida, alterne para a guia COLUNAS.
Quando você passar o mouse sobre qualquer coluna da lista, aparecerá um botão de opções (três pontos):
Clique nele e você verá o menu Actions (Ações):
Isso facilita o gerenciamento de quadros com um grande número de colunas.
Administradores de conta: um novo recurso do Kerika
Os proprietários da conta agora podem designar outros membros da equipe da conta para serem administradores da conta, o que permitirá que essas pessoas também gerenciem as assinaturas e a associação dessa conta. Isso pode ajudar quando o proprietário real da conta Kerika for alguém de fora da comunidade de usuários, como um departamento de compras.
O gerenciamento de administradores de conta pode ser feito na tela Gerenciar conta, pelo proprietário da conta:
Quando estiver na tela Manage Users (Gerenciar usuários), selecione um dos membros da equipe na conta: passe o mouse sobre o nome e um botão MANAGE USER (Gerenciar usuário) será exibido:
Na caixa de diálogo de detalhes do membro da equipe, clique em TAKE ACTION (Tomar ação):
E selecione Tornar este usuário um administrador da conta:
Um administrador da conta pode configurar outros membros da equipe dessa conta para que também sejam administradores da conta.
Os administradores da conta têm muito poder sobre a conta; eles podem:
- Acessar qualquer quadro
- Adicionar pessoas a qualquer quadro ou removê-las dele
- Alterar as funções das pessoas em qualquer quadro
- Adicionar pessoas à conta e comprar assinaturas
- Alterar o plano de assinatura
Portanto, tenha cuidado com quem você adiciona como administrador da conta!
Prazos facilitados: como definir datas de vencimento
Os prazos são os fios invisíveis que unem os projetos, garantindo que as tarefas sejam concluídas no prazo e que as equipes permaneçam alinhadas. Não importa se você está trabalhando em uma única tarefa ou dividindo um projeto em etapas menores e realizáveis, prazos claros fazem toda a diferença.
Como definir e gerenciar datas de vencimento
Clique aqui para consultar a tabela
O gerenciamento eficaz de prazos começa com a capacidade de definir datas de vencimento para tarefas e seus componentes. Veja como isso funciona:
- Definir datas de vencimento nas planilhas de tarefas
- Abra a planilha em que está trabalhando.
- Clique no botão “Due” (Vencimento ) para acessar a visualização do calendário.
- Selecione uma data de vencimento ou modifique as datas existentes, se necessário.
Isso ancora a tarefa no cronograma do projeto e mantém todos informados.
- Divida as tarefas mais importantes usando listas de verificação
- Use a função Checklist para dividir uma tarefa grande em itens menores e mais gerenciáveis.
- Cada item da lista de verificação pode ter sua própria data de vencimento, facilitando o monitoramento do progresso em um nível granular.
- Atribua itens específicos da lista de verificação a diferentes colegas de equipe, para esclarecer as funções de todos e, ao mesmo tempo, permanecer no contexto da tarefa geral.
- Use a função Checklist para dividir uma tarefa grande em itens menores e mais gerenciáveis.
Práticas recomendadas para gerenciar prazos
- Seja preciso: evite prazos vagos e defina datas exatas para evitar qualquer confusão.
- Defina prioridades realistas: equilibre a carga de trabalho definindo prazos que reflitam a complexidade das tarefas.
- Revisar regularmente: atualize os prazos à medida que o escopo do projeto evolui, a fim de manter expectativas realistas.
Conclusão
A incorporação de datas de vencimento no gerenciamento de tarefas, seja para tarefas completas ou itens individuais da lista de verificação, ajuda as equipes a manter a clareza, o foco e a produtividade. Ao definir e gerenciar prazos cuidadosamente, você cria um fluxo de trabalho que se adapta às necessidades da sua equipe, garantindo que nada passe despercebido.
Categorização de tarefas: Usando tags para se manter organizado
Ao fazer malabarismos com várias tarefas em diferentes estágios de um projeto, é essencial manter-se organizado. As tags são uma ferramenta poderosa que pode estruturar seu fluxo de trabalho, ajudando-o a identificar, categorizar e priorizar rapidamente as tarefas.
Quer você esteja gerenciando maquetes de design, desenvolvimento de back-end ou estágios de teste, as tags facilitam a concentração no que é mais importante.
Veja como você pode usar tags para otimizar o gerenciamento de projetos:
Como as tags funcionam nos cartões de tarefas
Clique aqui para visualizar essas tags
As tags funcionam como marcadores visuais, fornecendo informações instantâneas sobre a categoria ou o status de uma tarefa. Veja como você pode aplicá-las a cartões de tarefas individuais:
- Abra o cartão de tarefas: Selecione o cartão de tarefa que você deseja categorizar.
- Definir etiquetas: Clique na seção Tags nos detalhes do cartão. A partir daí, você pode escolher entre as tags existentes ou criar uma nova.
- Dicas visuais: Uma vez aplicada, a tag aparece na parte superior do cartão de tarefa, fornecendo um indicador rápido de sua categoria ou prioridade.
Dica profissional: Use um código de cores consistente para as tags para facilitar a distinção entre as categorias, como verde para tarefas de “backend” ou azul para “design”.
Como criar tags personalizadas
As tags personalizadas permitem que você personalize a categorização de acordo com as necessidades da sua equipe. Veja como você pode criar tags:
- Acesse as configurações de tags: Vá para a guia Configurações do seu quadro e selecione Tags.
- Adicionar uma nova tag: Clique na opção + Adicionar nova tag. Dê à sua tag um nome que reflita sua finalidade, como “urgente”, “maquetes” ou “pendente”.
- Escolha uma cor: escolha uma cor para tornar sua tag visualmente distinta.
- Salvar e aplicar: Salve a tag e ela estará pronta para ser usada em seu quadro.
Dica profissional: Mantenha os nomes das tags curtos e intuitivos. Isso garante que todos os membros da sua equipe possam entendê-los facilmente e usá-los com eficiência.
Benefícios do uso de tags
- Categorização de tarefas sem esforço: As tags ajudam a agrupar tarefas relacionadas, facilitando a filtragem e a localização delas.
- Foco aprimorado: destaque as tarefas que precisam de atenção imediata ou que pertencem a uma categoria específica.
- Clareza da equipe: Certifique-se de que todos na equipe entendam rapidamente o objetivo da tarefa.
Resumo
As tags são mais do que apenas rótulos, são uma forma de simplificar e aprimorar o gerenciamento de tarefas. Ao usar as tags de forma eficaz, você pode categorizar, priorizar e concentrar-se nas tarefas com facilidade, mantendo sua equipe alinhada e produtiva.
Organizando o fluxo de trabalho: Configuração de colunas para máxima eficiência
O gerenciamento eficiente de projetos começa com um fluxo de trabalho bem organizado. Dividir suas tarefas em etapas claramente definidas pode ajudar você e sua equipe a se manterem alinhados e produtivos. Um fluxo de trabalho estruturado facilita o acompanhamento do progresso, a identificação de gargalos e a priorização eficaz das tarefas.
Vamos ver como você pode configurar colunas no seu quadro de tarefas para maximizar a eficiência usando o exemplo de quadro fornecido.
Por que as colunas são importantes no gerenciamento de tarefas
Clique aqui para conferir este quadro
As colunas são a espinha dorsal de seu fluxo de trabalho. Cada coluna representa um estágio do seu projeto, ajudando-o a visualizar o fluxo de tarefas do início ao fim. O segredo é garantir que as colunas estejam alinhadas com a natureza do seu projeto e com a maneira como a sua equipe trabalha.
Etapas para configurar colunas de fluxo de trabalho
1. Defina as etapas de seu fluxo de trabalho
Ao definir as etapas do fluxo de trabalho, pense na progressão natural de suas tarefas.
Por exemplo:
- Estratégia do projeto: Para os estágios iniciais de planejamento, como a definição de requisitos ou o estabelecimento de metas.
- Design de projetos: Tarefas relacionadas ao planejamento visual e estrutural, como design de logotipo ou criação de layout.
- Desenvolvimento de projetos: Para as fases de execução, como codificação ou criação de funcionalidades.
- Testes: Para garantir que tudo funcione conforme o esperado antes do lançamento.
- Concluído: Um estágio final para enviar tarefas que foram totalmente concluídas.
2. Traduzir os estágios em colunas
Quando os estágios do fluxo de trabalho estiverem definidos, transforme-os em colunas no quadro de tarefas. Comece com categorias amplas e refine-as à medida que entender melhor as necessidades da sua equipe.
Por exemplo:
- Você pode começar com colunas essenciais como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído” para estabelecer o fluxo básico.
- Gradualmente, expanda-as para colunas mais específicas alinhadas com os estágios do seu fluxo de trabalho, como “Estratégia do projeto”, “Elaboração do projeto”, “Desenvolvimento do projeto” e “Testes”.
Essa abordagem garante que suas colunas sejam intuitivas, adaptáveis e adaptadas à progressão natural de suas tarefas
3. Use Columns for Specialized Needs (Colunas para necessidades especializadas)
Considere criar colunas que agreguem valor ao seu fluxo de trabalho:
- Lista de pendências: Um espaço para tarefas planejadas, mas que ainda não estão prontas para entrar no fluxo de trabalho principal. Isso ajuda a priorizar as tarefas quando a equipe está pronta para assumir mais trabalho, mantendo as colunas ativas limpas e focadas.
- Recursos: Uma coluna para armazenar links, documentos ou outros materiais que apóiam suas tarefas. Isso facilita o acesso da equipe a tudo o que ela precisa sem sobrecarregar os cartões de tarefas individuais.
4. Lembre-se de mantê-lo simples e intuitivo
- Evite sobrecarregar o quadro com muitas colunas. Busque clareza e simplicidade para que sua equipe possa acompanhar facilmente o fluxo de trabalho.
Conclusão
Um fluxo de trabalho bem organizado começa com uma configuração cuidadosa das colunas. Ao adaptar as colunas para refletir os estágios naturais do projeto e incluir colunas de apoio, é possível aumentar a eficiência da equipe e manter a clareza do processo. Comece a organizar seu fluxo de trabalho hoje mesmo e experimente os benefícios!
Mantenha-se organizado com a numeração automática de tarefas
A organização de tarefas é essencial para facilitar os fluxos de trabalho, especialmente ao gerenciar um grande número de itens. A numeração de tarefas pode proporcionar clareza e tornar mais eficiente a referência a tarefas específicas. Mas numerar as tarefas manualmente? Isso consome tempo e é propenso a erros.
É aí que entra a numeração automática. Graças a essa função, cada planilha de tarefas recebe automaticamente um número exclusivo assim que é criada, para que cada tarefa possa ser identificada em um piscar de olhos.
Vamos dar uma olhada em como a numeração automática funciona e como você pode ativá-la para agilizar seus projetos.
O que é discagem automática?
Clique aqui para consultar essa tabela
A numeração automática atribui um número sequencial a cada novo cartão de tarefa em um quadro. Essa numeração é específica para o quadro e permite que as equipes se refiram rapidamente às tarefas em discussões, relatórios ou atualizações sem confusão.
Como ativar a discagem automática
- Acesse as configurações do painel: Clique no ícone de roda dentada no canto superior direito do painel para abrir o menu de configurações.
- Ativar a opção: Na guia Configurações, marque a opção Numeração automática de tarefas para ativá-la.
- Veja isso em ação: a partir de agora, cada novo cartão de tarefa criado no quadro exibirá automaticamente um número exclusivo na área do título.
A importância da numeração automática
- Referência rápida de tarefas: os números facilitam a referência a tarefas específicas durante reuniões ou ao trabalhar com colegas de equipe.
- Comunicação clara: em vez de descrever as tarefas em detalhes, simplesmente se refira a elas pelo número atribuído a elas para uma comunicação mais rápida.
- Organização eficiente: a numeração de tarefas adiciona uma camada extra de estrutura à sua tabela, facilitando o monitoramento e o gerenciamento.
Aplicativos da vida real
- Relatórios de projetos: liste rapidamente os números das tarefas em atualizações ou documentação para maior clareza.
- Discussões em equipe: nas reuniões de equipe, refira-se às tarefas pelo seu número para evitar confusão.
- Controle de progresso: Identifique facilmente as tarefas numeradas que foram concluídas ou estão em andamento.
Conclusão
A numeração automática traz simplicidade e ordem ao gerenciamento de tarefas, eliminando as dificuldades associadas ao rastreamento manual dos identificadores de tarefas. Não importa se você está gerenciando um projeto complexo ou um pequeno fluxo de trabalho, esse recurso garante que cada tarefa seja facilmente reconhecível e rastreável.
Definição de limites de tarefas: Explicação do WIP (Work-in-Progress)
Ao gerenciar tarefas em qualquer projeto, os gargalos podem retardar o progresso e dificultar a identificação de onde a atenção é mais necessária. É aí que entram os limites de trabalho em andamento (WIP).
Ao definir limites claros para o número de tarefas que podem estar em andamento a qualquer momento, os WIP Limits ajudam a gerenciar a carga de trabalho de forma eficaz, garantindo um fluxo de tarefas tranquilo em seus projetos.
Vamos explicar como funcionam os limites de WIP e como eles podem melhorar a eficiência da sua equipe.
O que são limites de WIP?
Clique aqui para conferir este quadro
Os limites de WIP definem um limite para o número de tarefas permitidas em colunas específicas em seu quadro. Por exemplo, se uma coluna for intitulada “Em andamento”, você poderá definir um limite de 5 tarefas, garantindo que a equipe não se sobrecarregue nem perca o foco.
Esse método se alinha às práticas de gerenciamento de projetos enxutos, ajudando as equipes a equilibrar a capacidade e evitar atrasos desnecessários.
Como definir limites de WIP
- Abra as configurações do quadro: Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do seu quadro para acessar as configurações do quadro.
- Habilite os limites de WIP: Na guia Settings (Configurações ), alterne a opção “Work-in-Progress (WIP) Limits” (Limites de trabalho em andamento (WIP)) para ativá-la.
- Definir limites específicos por coluna: Vá para a guia Colunas e atribua limites específicos de WIP a cada coluna com base na carga de trabalho da sua equipe.
Por que os limites de WIP funcionam
- Evitar a sobrecarga: Limitar as tarefas garante que sua equipe se concentre no que já está em andamento antes de iniciar novas tarefas.
- Identificar gargalos: Quando uma coluna atinge seu limite de WIP, é um sinal de que as tarefas precisam de atenção antes que mais possam ser adicionadas.
- Melhore o fluxo de tarefas: os limites de WIP ajudam a sua equipe a trabalhar com eficiência, movendo as tarefas pelo pipeline sem sobrecarregar nenhuma etapa do processo.
Benefícios no mundo real
- Carga de trabalho equilibrada: As equipes permanecem concentradas e produtivas sem o estresse do acúmulo de muitas tarefas.
- Colaboração aprimorada: Limites claros incentivam as equipes a concluir tarefas de forma colaborativa antes de iniciar novas tarefas.
- Melhor priorização de tarefas: O foco muda naturalmente para as tarefas de alta prioridade para manter o fluxo de trabalho em andamento.
Conclusão
Os limites de trabalho em andamento trazem estrutura e clareza ao gerenciamento de tarefas, facilitando a identificação de gargalos e a manutenção de um fluxo de trabalho estável.