Við höfum átt í vandræðum með ruslpóstara og svikara sem skrá sig í stórum stíl með tímabundnum netföngum, og eitt af þeim skrefum sem við erum að grípa til til að stöðva þennan vitleysa er að leyfa ekki lengur notkun slíkra netfanga.
Einnota netföng eru notuð til að skrá sig í þjónustu með tölvupósti sem er sjálfkrafa afvirkjaður eftir einhvern tíma. Þó að þetta sé stundum lögmæt notkun fyrir þá sem vilja fela aðalnetföng sín, nota allt of margir þessi lén til illgjarnra tilganga.
Gervigreindaraðstoðarmaðurinn okkar er orðinn betri í að búa til nýjar töflur og sniðmát: þó svo að útlitið sé hið sama og áður, getur hann nú á bak við tjöldin leitað á vefnum að viðeigandi efni til að nota við gerð þess sem þú þarft.
Þetta þýðir að þú getur nú sent AI-aðstoðarmanninum almennari beiðnir, eins og „gerðu spjald fyrir mig til að læra um gervigreindarfulltrúa“. Til að búa til þetta spjald mun AI-aðstoðarmaðurinn sjálfkrafa gera vefleit til að finna bestu greinar um gervigreindarfulltrúa og síðan búa til námsspjald fyrir þig.
Við höfum gert verulegar endurbætur á áður gefnum út AI Helper til að gera hann gagnlegri fyrir alla sem vilja stofna nýtt verkefnisborð eða sniðmát.
Búa til ný stjórn
AI-aðstoðarmaðurinn er alltaf tiltækur þegar þú vilt stofna nýtt verkefnisborð:
Það sem er öðruvísi núna er að þegar smellt er á hnappinn Búa til með gervigreind opnast nýtt gervigreindaraðstoðarpanel á hægri hlið gluggans:
Ef þú hefur aðgang að mörgum reikningum – til dæmis ef þú ert að vinna með mismunandi stofnunum eða fyrirtækjum sem öll hafa sína eigin Kerika-reikninga – mun AI-aðstoðarmaðurinn fyrst spyrja þig í hvaða reikningi þú vilt búa til nýja borðið.
(Ef þú ert að vinna í einu reikningi, sem gildir um langflesta notendur Kerika, sleppir AI-aðstoðarmaðurinn þessu skrefi.)
Gervigreindaraðstoðin býður upp á nokkur tillögusvæði, eins og sýnt er hér að ofan. Þú getur valið eitt þeirra eða einfaldlega gefið nánari upplýsingar um tegund borðs sem þú vilt búa til.
Í dæminu hér að neðan velur notandinn fyrsta tillagða flokkinn: verkefnastjórnun og verkefnaeftirlit:
Ólíkt fyrstu (tilraunar) útgáfu gervigreindaraðstoðarmannsins er nýja útgáfan mun gagnvirkari: hún býður upp á tillögur og hvatningar til að hjálpa notandanum að hugsa um hvað nýja borðið eigi að gera og hvaða tegundir af stjórnunar- og samstarfsvandamálum þeir standa frammi fyrir.
Ef þú hefur eitthvað mjög tiltekið í huga geturðu sleppt fram og til baka samskiptum við gervigreindaraðstoðina og sent beint fyrirspurn, eins og í þessu dæmi um borð sem inniheldur öll skref sem þarf til að stofna nýtt fyrirtæki í Washington-fylki:
Ef beiðnin er nægilega nákvæm getur gervigreindaraðstoðin fljótt lagt til spjaldborð sem uppfyllir þarfir notandans:
AI-aðstoðandinn býr ekki strax til nýja töflu; í staðinn býður hann fyrst upp á forskoðun svo notandinn geti staðfest að nýja töflan muni uppfylla þarfir hans.
Ef forskoðunin lítur vel út getur notandinn beðið gervigreindaraðstoðarmanninn um að búa til nýja töflu (þetta skref getur tekið smá tíma):
Þegar nýja borðið er búið til, gefur AI-aðstoðarmaðurinn fljótlegan hlekk á það:
Hér er nýja töflan sem gervigreindaraðstoðin bjó til: eins og sjá má hefur gervigreindin einnig búið til viðeigandi og hjálpleg merki, úthlutað verkinu til notandans (þar sem notandinn hafði ekki sagt neitt í beiðni sinni um að vinna með teymi), og jafnvel áætlað hversu langan tíma hvert verkefni gæti tekið og sett skiladaga í samræmi við það.
Smelltu til að sjá stærri mynd
Búa til sniðmát
Að búa til sniðmát virkar nákvæmlega á sama hátt: til dæmis hefði notandinn getað beðið um að sniðmát yrði búið til með sama heimildargjafa ( Leiðarvísir skattayfirvalda Washington-ríkis fyrir fyrirtæki sem eru að hefja rekstur).
Svona lítur úttakið út:
Smelltu til að sjá stærri mynd
Snjallsími og spjaldtölva
Gervigreindaraðstoðin er einnig fáanleg á símum og spjaldtölvum; notendaviðmótið er auðvitað aðeins öðruvísi til að taka tillit til takmarkaðri skjámyndatöku.
Vinsamlegast prófaðu þetta og láttu okkur vita hvað þér finnst!
Við höfum tekið eftir tilraunum kínverskra ruslpóstsendenda til að nýta sér Kerika og við erum að grípa til aðgerða til að draga úr þessum vandræðum. Við vorum vön að loka fyrir þessa ruslpóstsendendur einn í einu, en það er augljóslega tímafrekt, sérstaklega þegar hópur þeirra reynir sama bragðið, sem er að senda út tugi eða hundruð boða til fólks um að taka þátt í Kerika-spjallborðum sínum.
Þessir ruslpóstsendendur nota VPN til að virðast vera frá öðrum löndum, en það var mynstur í notkun þeirra á Kerika: öll boð liðsins sem þeir sendu út tengjast sama áfangastað: qq.com, sem er stór kínversk vefgátt rekin af Tencent, aðallega þekkt fyrir spjallþjónustu sína, QQ.
Þó að við styðjum kínversku sem tungumál, þá höfum við enga lögmæta notendur í Kína þar sem Kína lokar fyrir Google og svo margar aðrar þjónustur. Sem þýðir að það verður aldrei lögmæt notkun til að bæta fólki af qq.com léninu við Kerika-spjallborð.
Við erum að kynna einfalda blokkun: við munum halda svartan lista yfir lén, þar á meðal qq.com, þar sem kerfið mun koma í veg fyrir að þú bætir við liðsmönnum. Þetta mun hjálpa til við að stöðva kínverska ruslpóstsendendur sem miða á annað fólk frá Kína.
We have had a 30-day free trial period for new users for a very long time, but we have long seen that people don’t really need the full 4 weeks to make up their mind about whether Kerika is what they are looking for, or not.
In fact, a trial period has a disadvantage in that people tend to forget they are in a free trial until they start getting reminders that the trial is about to end!
A more practical — and industry-standard — approach is to offer 14-day free trial from now on. This should provide ample time to make up your mind about whether Kerika is the best way for your remote team to get more done!
If you are working on a Task Board, the Board Settings dialog’s Column tab can now let you hide or show columns.
To use this feature, open the Board Settings dialog by clicking on the gear button that appears on the top-right corner when you are viewing a Task Board, and then switching to the COLUMNS tab.
When you hover over any column in the list an options button (three dots) will appear:
Click on that and you will see the Actions menu.:
The Columns tab of Board Settings dialog for Task Boards
This makes it easier to manage boards with large numbers of columns.
Account Owners can now designate other members of their Account Team to be Account Admins, which will allow these people to also manage the subscriptions and membership of that account. This can help where the actual ownership of the Kerika account is someone from outside the user community, like a purchasing department.
Managing Account Admins can be done from the Manage Account screen, by the Account Owner:
Once you are in the Manage Users screen, select one of the Team Members on the account: hover over the name and a MANAGE USER button will appear:
In the Team Member details dialog, click on TAKE ACTION:
And select Make this user an Account Admin:
An Account Admin can set up other Team Members from that Account to also be Account Admins.
Account Admins have a lot of power over the Account; they can:
Skilafrestir eru ósýnilegir þræðir sem tengja verkefni saman, tryggja að verkum sé lokið á réttum tíma og lið haldist í takt. Hvort sem þú ert að vinna að einu verki eða sundurliða verkefni í smærri, framkvæmanleg skref, þá skipta skýrar gjalddagar gæfumuninn.
Skilvirk tímastjórnun byrjar með því að geta sett skiladaga á verkefni og íhluti þeirra. Svona virkar það:
Stilltu gjalddaga á verkefnakortum
Opnaðu verkefnaspjaldið sem þú ert að vinna að.
Smelltu á „Á gjalddaga“ hnappinn til að fá aðgang að dagatalsskjánum.
Veldu gjalddaga eða breyttu þeim sem fyrir eru eftir þörfum.
Þetta tryggir að verkefnið sé fest innan tímalínu verkefnisins og heldur öllum uppfærðum.
Brjóttu niður stærri verkefni með gátlistum
Notaðu Gátlisti eiginleiki til að skipta stóru verki í smærri, meðfærilegri hluti.
Hver gátlistahlutur getur haft sinn gjalddaga, sem gerir það auðvelt að fylgjast með framförum á nákvæmu stigi.
Úthlutaðu sérstökum gátlistaatriðum til mismunandi liðsfélaga, skýrðu einstök hlutverk á meðan þú ert innan samhengis við stærra verkefnið.
Bestu starfsvenjur fyrir deadline stjórnun
Vertu sérstakur: Forðastu óljósar tímalínur, settu nákvæmar dagsetningar til að forðast rugling.
Forgangsraða raunhæft: Jafna álag með því að úthluta gjalddaga sem endurspegla hversu flókin verkefni eru.
Skoðaðu reglulega: Uppfærðu fresti eftir því sem umfang verkefna þróast til að viðhalda raunhæfum væntingum.
Niðurstaða
Að samþætta gjalddaga í verkefnastjórnun, hvort sem um er að ræða heildarverkefni eða einstaka atriði í gátlista, hjálpar teymum að viðhalda skýrleika, einbeitingu og framleiðni. Með því að stilla og stjórna tímamörkum vel, býrðu til vinnuflæði sem lagar sig að þörfum teymisins þíns á sama tíma og þú tryggir að ekkert falli í gegnum sprungurnar.
Haltu skipulagi þegar þú spilar mörg verkefni á mismunandi stigum verkefnis er ómissandi. Merki eru öflugt tól sem getur komið skipulagi á verkflæðið þitt, sem hjálpar þér fljótt að bera kennsl á, flokka og forgangsraða verkefnum. Hvort sem þú ert að stjórna hönnunarlíkönum, bakendaþróun eða prófunarstigum, þá gera merki það auðveldara að einblína á það sem skiptir mestu máli.
Svona geturðu notað merki til að hagræða verkefnastjórnun þinni:
Merki virka eins og sjónræn merki og gefa þér tafarlausa innsýn í flokk eða stöðu verkefnis. Svona geturðu notað þau á einstök verkefnaspjöld:
Opnaðu verkefnakortið Veldu verkefnaspjaldið sem þú vilt flokka.
Stilltu merki Smelltu á Merki kafla í kortaupplýsingunum. Héðan geturðu valið úr núverandi merkjum eða búið til nýtt.
Sjónræn vísbendingar Þegar það hefur verið notað birtist merkið efst á verkefnaspjaldinu og gefur í fljótu bragði vísbendingu um flokk þess eða forgang.
Pro Ábending: Notaðu samræmda litakóðun fyrir merki til að gera það auðvelt að greina á milli flokka, eins og grænt fyrir „bakenda“ verkefni eða blátt fyrir „hönnun“.
Sérsniðin merki gera þér kleift að sníða flokkun að þörfum liðsins þíns. Svona geturðu búið til merki:
Aðgangur að merkjastillingum Farðu í Stillingar flipann á borðinu þínu og veldu Merki.
Bættu við nýju merki Smelltu á + Bæta við nýju merki valmöguleika. Gefðu merkinu þínu nafn sem endurspeglar tilgang þess, eins og „aðkallandi“, „líkön“ eða „í bið“.
Veldu lit Veldu lit til að gera merkið þitt sjónrænt aðgreint.
Vista og sóttu um Vistaðu merkið og það er tilbúið til notkunar alls staðar.
Ábending fyrir atvinnumenn: Haltu merkisnöfnum stuttum og leiðandi. Þetta tryggir að allir í teyminu þínu geti auðveldlega skilið og notað þau á áhrifaríkan hátt.
Kostir þess að nota merki
Áreynslulaus verkefnaflokkun: Merki hjálpa þér að flokka tengd verkefni, sem gerir það auðveldara að sía og finna þau.
Aukinn fókus: Leggðu áherslu á verkefni sem þarfnast tafarlausrar athygli eða tilheyra ákveðnum flokki.
Team Clarity: Gakktu úr skugga um að allir í teyminu skilji tilgang verkefnisins í fljótu bragði.
Upptaka
Merki eru meira en bara merki, þau eru leið til að einfalda og auka verkefnastjórnun þína. Með því að nota merki á áhrifaríkan hátt geturðu flokkað, forgangsraðað og einbeitt þér að verkefnum á auðveldan hátt, haldið liðinu þínu í takt og afkastamikið.
Stjórnun verkefna á skilvirkan hátt byrjar með vel skipulögðu vinnuflæði. Að skipta verkefnum þínum niður í skýrt afmörkuð stig getur hjálpað þér og teyminu þínu að vera í takt og afkastamikið. Skipulagt verkflæði gerir það auðveldara að fylgjast með framförum, bera kennsl á flöskuhálsa og forgangsraða verkefnum á áhrifaríkan hátt.
Við skulum kafa ofan í hvernig þú getur sett upp dálka á verkefnaborðinu þínu til að hámarka skilvirkni með því að nota dæmitöfluna sem fylgir.
Dálkar eru burðarásin í vinnuflæðinu þínu. Hver dálkur táknar áfanga í verkefninu þínu, sem hjálpar þér að sjá flæði verkefna frá upphafi til enda. Lykillinn er að tryggja að dálkarnir þínir séu í takt við eðli verkefnisins og hvernig teymið þitt vinnur.
Skref til að setja upp verkflæðisdálka
1. Skilgreindu verkflæðisstigin þín
Á meðan þú skilgreinir verkflæðisstig. hugsaðu um eðlilega framvindu verkefna þinna.
Til dæmis:
Verkefnastefna: Fyrir fyrstu áætlanagerð, eins og að skilgreina kröfur eða setja markmið.
Verkefnahönnun: Verkefni tengd sjónrænum og skipulagslegum áætlanagerð, eins og lógóhönnun eða skipulagsgerð.
Verkefnaþróun: Fyrir framkvæmdarstig eins og kóðun eða að búa til virkni.
Próf: Til að tryggja að allt virki eins og búist var við áður en ræst er.
Lokið: Lokastig til að senda verkefni sem eru að fullu unnin.
2. Þýddu stig í dálka
Þegar verkflæðisþrep þín hafa verið skilgreind skaltu breyta þeim í dálka á verkefnaborðinu þínu. Byrjaðu á breiðum flokkum og fínstilltu þá eftir því sem þú skilur betur þarfir liðsins þíns.
Til dæmis:
Þú getur byrjað á nauðsynlegum dálkum eins og „Að gera,“ „Í vinnslu,“ og „Lokið“ að koma á grunnflæði.
Stækkaðu þetta smám saman í sértækari dálka í takt við verkflæðisstigin þín, svo sem „Verkefnastefna,“ „Verkefnahönnun,“ „Verkefnaþróun,“ og „Próf“.
Þessi nálgun tryggir að dálkarnir þínir séu leiðandi, aðlögunarhæfir og sérsniðnir að náttúrulegri framvindu verkefna þinna
3. Notaðu dálka fyrir sérhæfðar þarfir
Íhugaðu að búa til dálka sem bæta virði við vinnuflæðið þitt:
Backlog: Rými fyrir verkefni sem eru skipulögð en ekki enn tilbúin til að fara inn í aðalverkflæðið. Þetta hjálpar til við að forgangsraða verkefnum þegar teymið er tilbúið til að taka að sér meiri vinnu en halda virku dálkunum hreinum og einbeittum.
Tilföng: Dálkur til að geyma tengla, skjöl eða annað efni sem styður verkefni þín. Þetta auðveldar teymið að fá aðgang að öllu sem það þarf án þess að rugla einstökum verkefnaspjöldum.
4. Mundu að hafa það einfalt og innsæi
Forðastu að ofhlaða borðið þitt með of mörgum dálkum. Stefndu að skýrleika og einfaldleika svo teymið þitt geti auðveldlega fylgst með verkflæðinu.
Niðurstaða
Vel skipulagt vinnuflæði hefst með ígrunduðu dálkauppsetningu. Með því að sníða dálkana þína til að endurspegla náttúruleg stig verkefnisins þíns og innihalda stuðningsdálka geturðu bætt skilvirkni liðsins og viðhaldið skýrleika í ferlinu þínu. Byrjaðu að skipuleggja vinnuflæðið þitt í dag og upplifðu ávinninginn!
