Het beheren van de toegang tot je projectboards is een belangrijk onderdeel van het georganiseerd en veilig houden van je werk. Of je nu werkt aan een privéproject voor een team of aan iets dat bedoeld is voor bredere samenwerking, met privacy-instellingen kun je bepalen wie je prikborden kan zien en gebruiken.

Zo werkt het:

Klik hier om dit bord te bekijken

Privacy-opties:

• Alleen mensen uit het team:Deze instelling zorgt ervoor dat alleen de mensen die expliciet aan het board zijn toegevoegd het board kunnen zien of ermee kunnen werken. Dit is perfect voor projecten waarbij vertrouwelijkheid van cruciaal belang is, zoals gevoelige interne workflows of beperkte klantprojecten.
• Iedereen in accountteam:Heb je een beetje meer zichtbaarheid nodig zonder het voor de hele wereld open te stellen? Met deze instelling kunnen alle leden van je accountteam het forum bekijken. Dit is ideaal voor interne projecten waarbij transparantie voor het hele team handig is, maar controle nog steeds belangrijk is.
• Iedereen met de link:Wil je maximale toegankelijkheid? Met deze optie kan iedereen met een link het forum bekijken, zelfs als ze geen Kerika-account hebben. Houd er wel rekening mee dat ze het forum wel kunnen zien, maar niet kunnen wijzigen, tenzij ze expliciet zijn toegevoegd als teamlid of beheerder.

Belangrijke dingen om te weten:

• Openbare forums en zichtbaarheid van bestanden:Als je een board instelt op “Iedereen met de link”, worden alle bestanden die aan het board zijn gekoppeld openbaar toegankelijk. Als je integraties zoals Google Drive gebruikt, betekent dit dat deze documenten ook toegankelijk zijn voor iedereen met de link.
• Accountspecifieke beperkingen:als je een betaalde Google Workspace-account gebruikt, kan het beleid van Google voorkomen dat je een board instelt op ‘Iedereen met de link’. Dit zorgt ervoor dat de beveiligingsprotocollen van de organisatie worden nageleefd.

Privacy-instellingen aanpassen:

1. Open je board en ga naar Instellingen.
2. Kies in het gedeelte Privacy het toegangsniveau dat aan uw behoeften voldoet.
3. Sla je wijzigingen op en je kunt aan de slag!

Conclusie:
Privacy-instellingen geven je de flexibiliteit om te beheren wie je prikborden kan zien en ermee kan communiceren, waardoor samenwerking veilig en naadloos verloopt. Of je nu deelt met een klein team of een prikbord openstelt voor het publiek, je hebt de volledige controle.

Het duidelijk en efficiënt toewijzen van taken is de hoeksteen van effectief teamwerk. Maar niet alle tools maken het gemakkelijk om taken aan meer dan één persoon toe te wijzen. En laten we eerlijk zijn, voor veel taken is de samenwerking van meerdere mensen nodig om ze goed uit te voeren.

Met sommige tools kun je taken aan slechts één persoon toewijzen, waardoor teams moeten zoeken naar de verantwoordelijkheden. Er is echter een manier om moeiteloos taken toe te wijzen aan meerdere teamleden, zodat iedereen op één lijn blijft en de samenwerking op een natuurlijke manier verloopt.

Hier lees je hoe het toewijzen van taken werkt en hoe je grote taken kunt opdelen in kleinere, beheersbare stukken met behulp van checklists:

Taken toewijzen aan je teamgenoten

Klik hier om een voorbeeld van deze taakkaart te bekijken

Zo kun je een taak toewijzen aan een of meer teamgenoten, waardoor het perfect is voor teamgebaseerde verantwoordelijkheden:

1. Open de taak: Klik op de taak die je wilt toewijzen.
2. Selecteer teamleden: Gebruik de optie Deze taak toewijzen om een of meer teamgenoten te kiezen.
3. Pas de toewijzing toe: De taak verschijnt nu op het dashboard van iedereen die de taak toegewezen heeft gekregen, wat zorgt voor duidelijkheid en verantwoordelijkheid.

Waarom het werkt:

• Perfect voor samenwerkingstaken die input van meerdere teamleden vereisen.
• Houdt iedereen op de hoogte en op één lijn wat betreft hun verantwoordelijkheden.

Checklists gebruiken om subtaken toe te wijzen

Klik hier om een voorbeeld van deze taakkaart te bekijken

Voor grotere taken die moeten worden opgedeeld in kleinere stappen, kun je met behulp van checklists subtaken toewijzen aan specifieke teamleden, zodat elk detail wordt afgehandeld:

1. Een controlelijst toevoegen aan de taak: Open de taak en navigeer naar het tabblad Checklist.
2. Opsplitsen: Voeg elke subtaak toe als een item op de checklist.
3. Subtaken toewijzen: Wijs individuele checklist-items toe aan een of meer teamleden en zorg ervoor dat elke stap een duidelijke eigenaar heeft.

Waarom het werkt:

• Vereenvoudigt grote taken door ze te organiseren in kleinere, uitvoerbare stappen.
• Zorgt voor verantwoording op elk niveau van de taak.

Inpakken

Het efficiënt toewijzen van taken is de sleutel tot het bevorderen van samenwerking en het garanderen van verantwoordelijkheid binnen een team. Door taken toe te wijzen aan meerdere teamgenoten of ze op te splitsen in kleinere subtaken met checklists, creëer je duidelijkheid en stroomlijn je workflows. Dankzij deze functies kunnen teams georganiseerd blijven, verantwoordelijkheden op elkaar afstemmen en naadloos samenwerken om hun doelen te bereiken.

Samenwerking floreert als iedereen duidelijke rollen en het juiste toegangsniveau heeft. Teamgenoten uitnodigen voor je board kan een eenvoudig proces zijn, zodat iedereen – van projectmanagers tot ontwerpers en externe belanghebbenden – een effectieve bijdrage kan leveren.

Zo kun je eenvoudig teamgenoten toevoegen en hun rollen beheren:

Teamgenoten toevoegen aan je Board

Klik hier om te zien hoe het werkt

Stap 1: Teamgenoten uitnodigen

1. Open je board en klik op het Team Icoon in de werkbalk.
2. Voer het e-mailadres in van de persoon die je wilt uitnodigen.
3. Selecteer een rol voor hen: Bestuursbeheerder, Teamlid of Bezoeker.

Stap 2: Rollen toewijzen

• Beheerder: Als je het board hebt aangemaakt, ben je standaard Board Admin. Maar je kunt iemand de volledige controle over het forum geven, inclusief het beheren van teamleden en instellingen.
• Teamlid: Kan samenwerken aan taken, bestanden uploaden en bijdragen aan het forum. Ideaal voor ontwerpers, ontwikkelaars en andere medewerkers.
• Bezoeker: Alleen bekijken. Zeer geschikt voor externe belanghebbenden of klanten die alleen de voortgang moeten controleren.

Stap 3: Voeg ze toe aan het team

Klik op Toevoegen en je teamgenoot maakt meteen deel uit van het bord met de rol die je hebt toegewezen.

Voordelen van rolgebaseerde toegang:

Bestuursadministratie: Volledige controle voor teamleiders

Standaard wordt de maker van het forum de beheerder, maar je kunt anderen ook beheerrechten geven.

Belangrijkste voordelen:

• Beheer teamleden, werk boardinstellingen bij en houd controle over de boardstructuur.
• Ideaal voor projecten met meerdere leads of projectmanagers die gelijke controle nodig hebben.
• Voorkomt knelpunten als één beheerder niet beschikbaar is, zoals tijdens vakanties of andere afwezigheden.

Admins spelen een cruciale rol in het georganiseerd, functioneel en samenwerkend houden van het bestuur en zorgen ervoor dat leiderschapstaken soepel worden afgehandeld.

Teamlid: Empower uw medewerkers

Teamleden hebben alle hulpmiddelen die ze nodig hebben om de klus te klaren. Ze kunnen samenwerken aan taken, bestanden uploaden en bijdragen aan de voortgang van het bord.

Belangrijkste voordelen:

• Ideaal voor ontwerpers, ontwikkelaars en andere actieve medewerkers.
• Houdt het bestuur dynamisch door praktische samenwerking mogelijk te maken en tegelijkertijd toezicht te houden op de administratie.

Teamleden sturen het project vooruit, waardoor ze de ruggengraat vormen van productief teamwerk.

Bezoeker: Belanghebbenden op de hoogte houden

Bezoekers hebben alleen inzage, wat betekent dat ze de voortgang van het bord kunnen volgen zonder wijzigingen aan te brengen.

Belangrijkste voordelen:

• Perfect voor externe belanghebbenden of klanten die alleen updates hoeven te zien.
• Zorgt voor transparantie zonder afbreuk te doen aan de bestuursstructuur of workflow.

Bezoekers zijn ideaal om iedereen op de hoogte te houden zonder dat het ingewikkeld wordt.

Conclusie

Teamgenoten toevoegen moet eenvoudig zijn en aangepast kunnen worden aan de behoeften van je team. Een goed ontworpen rolgebaseerd systeem zorgt voor een soepele samenwerking, of je nu werkt met een hecht team of coördineert met externe belanghebbenden. Door de juiste rollen toe te wijzen, kun je een efficiëntere en naadloze workflow creëren voor alle betrokkenen.

Het delen van bestanden binnen een team, of het nu gaat om ontwerpmodellen, campagnemateriaal of technische documenten, kan al snel een ingewikkeld proces worden. Ervoor zorgen dat iedereen op het juiste moment over de juiste bestanden beschikt, voelt vaak als jongleren.

Het goede nieuws is dat het delen van bestanden geen gedoe hoeft te zijn. Door bestanden op de juiste manier te organiseren en te delen, kun je de samenwerking naadloos laten verlopen, of het nu gaat om het verzenden van een ontwerpbestand naar je creatieve team of het verstrekken van een projectroutekaart aan belanghebbenden.

Hier lees je hoe je het delen van bestanden kunt stroomlijnen om je team verbonden en productief te houden:

Taakkaart Bijlagen

Bekijk hoe deze taakkaart werkt

Taakkaarten zijn perfect voor het delen van bestanden die zijn gekoppeld aan een specifieke taak. Zo werkt het delen van bestanden in Task Cards:

1. Bestanden direct aan de taak toevoegen: Upload bestanden of koppel bronnen rechtstreeks aan de taakkaart. Je teamgenoten hebben toegang tot deze bestanden zonder dat ze hoeven te zoeken in e-mails of aparte mappen.
2. Directe toegang voor alle betrokkenen: Iedereen binnen het board heeft direct toegang tot de bijgevoegde bestanden, waardoor de samenwerking soepel en efficiënt verloopt.
3. Voordelen van het delen van bestanden: Geen verwarring over welke bestanden relevant zijn voor de taak. Alle taakgerelateerde materialen blijven bij elkaar, zodat je team altijd weet waar het moet zoeken.

Task Cards maken het delen van bestanden doelgericht, relevant en moeiteloos georganiseerd.

Bestuursbijlagen

Kijk hoe deze bevestiging werkt

Voor bestanden die van invloed zijn op het hele project zijn directiebijlagen de juiste manier. Zo werkt het delen van bestanden op bestuursniveau:

1. Bestanden uploaden of linken voor het hele team: Voeg bestanden of externe links toe aan het prikbord waar iedereen bij kan, zoals project charters, gedeelde sjablonen of rapporten.
2. Gecentraliseerd delen van bestanden: Alle bestuursleden hebben direct toegang tot deze bestanden, zodat belangrijke projectbronnen altijd binnen handbereik zijn.
3. Voordelen van bestandsdeling: Perfect voor teambrede updates of bronnen. Zorgt ervoor dat je project soepel verloopt doordat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie.

Met Board Attachments kunt u eenvoudig belangrijke bestanden delen met uw hele team.

Conclusie:

Effectief bestanden delen is essentieel voor een soepele samenwerking. Door bestanden aan specifieke taken te koppelen of projectbrede bronnen te centraliseren, kan je team georganiseerd en verbonden blijven zonder de gebruikelijke verwarring of vertragingen. Of je je nu richt op taakspecifieke details of op het delen van belangrijke bronnen binnen een project, het juiste systeem zorgt ervoor dat iedereen heeft wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben.

Stroomlijn je workflow door je bestanden toegankelijk en georganiseerd te houden en maak teamwerk zo efficiënt als het zou moeten zijn.

Communicatie beheren terwijl je aan projecten werkt kan een uitdaging zijn. Een onoverzichtelijke inbox, eindeloze meldingen en de noodzaak om van platform te wisselen alleen maar om te antwoorden, kunnen je werkstroom vertragen. Het is een frustrerend en tijdrovend proces.

De “Reply By Email to Chat” functie maakt het mogelijk om direct te reageren op chatberichten vanuit je e-mail. Klik gewoon op “Beantwoorden” in je e-mailclient en je bericht wordt naadloos gesynchroniseerd met de bijbehorende chat – waardoor het gesprek moeiteloos blijft stromen en georganiseerd blijft.

Hier lees je hoe deze functie werkt voor zowel taakkaartchats als chats op directieniveau en waarom het de samenwerking soepeler en efficiënter kan maken.

Hoe “Antwoord per e-mail naar chat” werkt

Taakkaarten binnenin

Bekijk dit bord

Wanneer er een gesprek plaatsvindt binnen een taakkaart, bevatten e-mailmeldingen de chatgeschiedenis en taakdetails. Je kunt op “Beantwoorden” drukken in je e-mailprogramma en je antwoord verschijnt direct in het chatgedeelte van de taakkaart.

In de Board Chat

Bekijk dit bord

De communicatie op bestuursniveau verloopt net zo naadloos. Chatberichten van de boardchat worden afgeleverd in je e-mail en als je reageert, wordt je antwoord terug gesynchroniseerd in de boardchat zodat iedereen het kan zien. Geen logins nodig!

De magie achter “Beantwoorden per e-mail naar chat

• Blijf in context: E-mailmeldingen bevatten de volledige conversatie, direct gekoppeld aan de relevante taak of board. Je kunt op “Beantwoorden” drukken in je e-mail en je bericht wordt automatisch gesynchroniseerd als een chat-update, zodat alles verbonden en duidelijk blijft.
• Geen rommel, alleen duidelijkheid: Onnodige e-mailhandtekeningen, logo’s en bijlagen worden automatisch verwijderd, zodat discussies helder, gefocust en gemakkelijk te volgen blijven.
• Houd iedereen op één lijn: Uw antwoord per e-mail wordt niet alleen geregistreerd, maar is direct zichtbaar voor alle teamgenoten met toegang tot de taak of het forum, zodat iedereen op de hoogte blijft en op één lijn zit.

Hoe helpt het jou

• Bespaar tijd en energie: Als je direct vanuit je inbox antwoordt, hoef je niet van tabblad te wisselen of in te loggen, zodat jij je op je werk kunt concentreren.
• Houd dingen professioneel: Chats zijn schoon en vrij van afleiding, waardoor het voor je team makkelijker is om discussies te volgen en sneller beslissingen te nemen.
• Perfect voor externe en drukke teams: Deze functie zorgt ervoor dat externe teams verbonden blijven en geen enkele update vertraging oploopt, ongeacht de tijdzones.

Hoe het helpt in het echte leven

• Strakke deadlines: Geef snel updates of beantwoord vragen zonder uw workflow te onderbreken.
• Samenwerken in verschillende tijdzones: Zorg ervoor dat teamgenoten op afstand op de hoogte blijven zonder dat je hoeft in te loggen op Kerika.
• Taakbeoordelingen vereenvoudigen: Voeg notities of feedback direct vanuit je inbox toe, met alles gekoppeld aan de juiste taak.

Waarom je het leuk zult vinden

De functie “Beantwoorden per e-mail naar chat” houdt communicatie gestroomlijnd, georganiseerd en toegankelijk. Het bespaart niet alleen tijd, het vereenvoudigt ook de samenwerking en zorgt ervoor dat iedereen verbonden en op één lijn blijft zonder onnodige inspanningen of stappen.

Conclusie

De functie “Beantwoorden per e-mail in chat” verandert de manier waarop teams communiceren door samenwerking naadloos en efficiënt te maken. Met de mogelijkheid om direct vanuit je inbox te antwoorden, blijft elke update georganiseerd, toegankelijk en gekoppeld aan de juiste taak of board. Deze aanpak bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor duidelijkheid en afstemming in je team, zelfs als je op afstand werkt of onder strakke deadlines.

Het beheren van complexe opdrachten kan vaak aanvoelen als jongleren. Beperkte aanpassingsmogelijkheden, rigide lay-outs en het herhaaldelijk door elkaar husselen van taken kunnen het proces vervelender maken dan nodig is.

Een goed ontworpen menu Acties kan je de flexibiliteit geven om je takenbord aan te passen aan je unieke workflow. Van het herschikken en hernoemen van kolommen tot het verplaatsen en sorteren van taken op prioriteit, vervaldatums of opdrachten, deze functies kunnen zelfs de meest complexe projecten vereenvoudigen.

Klaar om je workflow volledig onder controle te krijgen? Laten we eens kijken hoe het menu Acties je kan helpen om je taken en borden met gemak te stroomlijnen.

Wat is het menu Column Actions?

Het menu Kolomacties is een toegangspoort voor het organiseren en aanpassen van je taakborden. Het is toegankelijk via het menu met drie punten bovenaan elke kolom en biedt een reeks opties om de lay-out van je prikbord aan te passen en te beheren.

Belangrijkste kenmerken:

• Kolommen toevoegen: Voeg nieuwe kolommen toe om je workflow te verfijnen.
• Kolommen verplaatsen: Herschik kolommen zodat ze overeenkomen met de prioriteiten van je project.
• Kolommen hernoemen of verbergen: Houd je prikbord visueel opgeruimd door secties te hernoemen of tijdelijk te verbergen.
• Kolommen overdragen tussen borden: Migreer naadloos een hele kolom naar een nieuw bord zonder taken te verliezen.

Het menu Taakacties: Eenvoudig sorteren

Naast het menu Column Actions (Kolomacties) helpt het menu Task Actions (Taakacties) je om taken binnen een kolom efficiënt te beheren.

Taken sorteren:

Met de optie Alle taken sorteren kun je taken moeiteloos ordenen op basis van het volgende:

• Sorteren op vervaldatum: Geef prioriteit aan taken met naderende deadlines.
• Sorteren op status: Groepeer taken op voortgangsfasen (bijv. In uitvoering, Voltooid).
• Sorteren op prioriteit: Markeer taken met een hoge prioriteit zodat er geen kritieke taken over het hoofd worden gezien.
• Sorteren op toegewezen persoon: Sorteer taken op toegewezen personen voor meer duidelijkheid over verantwoordelijkheden.
• Sorteren op titel: Sorteer taken alfabetisch om ze snel terug te vinden.

Selecteer Alle taken:

Moet je actie ondernemen op meerdere taken tegelijk? Gebruik de functie Alle taken selecteren om bulkwijzigingen efficiënt toe te passen.

Waarom je van deze functies zult houden

• Verbeterde organisatie: Pas uw takenbord aan uw exacte projectvereisten aan, of u nu een marketingcampagne of een sprint voor softwareontwikkeling beheert.
• Verbeterde flexibiliteit: Als projecten evolueren, kan uw bord dat ook. Pas kolommen en taken dynamisch aan zonder uw workflow te verstoren.
• Gestroomlijnd taakbeheer: Combineer kolomacties met taaksortering en bulkselectie voor een perfect georganiseerd bord.
• Sorteren binnen kolommen: Gebruik Taakacties om taken uit te lijnen op prioriteit of deadlines voor meer duidelijkheid.
• Experimenteer met indelingen: Laat je prikbord niet stagneren – blijf de kolommen aanpassen naarmate de behoeften van je team veranderen.

Wrap-Up

Met de functies Kolomacties en Taakacties beschik je over de tools om je workflow moeiteloos aan te passen en te optimaliseren. Of je nu een kolom toevoegt, taken sorteert of een kolom verplaatst naar een ander bord, met deze opties kun je je bord aanpassen aan je behoeften.

In sommige tools kan het schakelen tussen projecten een hele klus lijken. Het door eindeloze menu’s klikken, zoeken naar het juiste bord en proberen bij te houden wat er af moet, kan al snel overweldigend worden. Het is een tijdrovend en afleidend proces.

Een betere aanpak vereenvoudigt alles. Stel je voor dat je naadloos tussen projecten kunt schakelen, kunt controleren wat er moet gebeuren, updates kunt bijwerken of je kunt concentreren op je toegewezen taken – allemaal met slechts één klik. Geen afleiding, geen gedoe, gewoon een soepelere manier om georganiseerd te blijven.

Wil je zien hoe dit jouw workflow kan transformeren? Laten we het stap voor stap bekijken.

Naadloze projectwisseling:

Snelle stappen om aan de slag te gaan

1. Klik op deOpen bordenknop in het bovenste menu.
   
2. Blader door uw borden, overzichtelijk gegroepeerd per account of gesorteerd in speciale weergaven.
   
3. Kies het bord dat je nodig hebt en je bent klaar: geen extra stappen, geen verwarring.

Hoe de opties werken:

• Wat mij is toegewezen: Ideaal om je taken te verfijnen.
  
• Wat moet er gebeuren?: Houd deadlines in de gaten en pak de taken met de hoogste prioriteit eerst aan.
  
• Wat is er nieuw en bijgewerkt?: Blijf op de hoogte van de laatste updates zonder dat u elk forum hoeft door te spitten.
  
• Bekijk gedeelde borden in één oogopslag:Gedeelde borden worden gegroepeerd per account, waardoor u eenvoudig door projecten kunt navigeren die met u zijn gedeeld door teamgenoten, klanten of medewerkers.

Waarom je het geweldig zult vinden

• Het bespaart u tijd:Niet meer zoeken naar het juiste board. Ga direct aan de slag met wat ertoe doet.
  
• Het houdt je gefocust:Met snelkoppelingen zoalsWat moet er gebeuren?, kunt u uw dag prioriteren zonder dat u zich verspreid voelt.
  
• Het vereenvoudigt uw workflow:Het wisselen tussen projecten verloopt zo soepel dat het moeiteloos en natuurlijk aanvoelt.

Hoe het helpt in realistische scenario’s

• Meerdere teams tegelijk:Als je verschillende teams aanstuurt, kun je hun voortgang eenvoudig controleren door tussen de borden te springen.
  
• Begin uw dag goed:Gebruik Wat mij is toegewezenom je dag met een duidelijk plan te beginnen.
  
• Op de hoogte blijven van veranderingen:Moet je even bijpraten? CheckWat is er nieuw en bijgewerkt?en zie in één oogopslag de laatste wijzigingen.
  
• Moeiteloze samenwerking:Krijg snel toegang tot gedeelde borden voor naadloze updates en samenwerking met klanten of andere teams.

Afronding

Naadloze navigatietools maken het beheer van meerdere projecten en gedeelde boards eenvoudig en efficiënt. Of je nu deadlines bijhoudt, updates bijwerkt of je in een gedeelde werkruimte stort, alles wat je nodig hebt, blijft georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk.

Fouten gebeuren en soms verwijderen we per ongeluk iets. Daarom is bescherming essentieel om ervoor te zorgen dat je niets waardevols voor altijd kwijtraakt.

Wanneer een taak wordt verwijderd, verdwijnt hij niet permanent, maar wordt hij verplaatst naar Verwijderd op het bord. Dit biedt een veiligheidsnet waarmee je de actie opnieuw kunt bekijken of herstellen als dat nodig is. Alleen beheerders hebben de mogelijkheid om een activiteit permanent te verwijderen.

Deze oplossing zorgt voor controleerbaarheid met behoud van flexibiliteit. Teamleden kunnen taken verwijderen in de wetenschap dat ze kunnen worden hersteld als dat nodig is, maar voor permanente verwijdering is toezicht door een beheerder nodig.

Laten we eens kijken hoe het werkt:

Structuur

Klik hier voor meer informatie over hoe dit tabblad voor projectbeheer werkt.

1. het tabblad [Prullenbak] blijft het tabblad [Verwijderen].

Wanneer een taak wordt verwijderd, verdwijnt deze niet voor altijd; in plaats daarvan wordt deze verplaatst naar de kolom Verwijderd en blijft daar totdat de volgende actie wordt ondernomen.

• Activiteiten op elk moment herstellen: Iedereen in het bestuur kan verwijderde activiteiten herstellen als ze een fout zien.
  
• Geen druk: Je hoeft je geen zorgen te maken over per ongeluk klikken of overhaaste beslissingen.

2. alleen de raad van bestuur kan het permanent verwijderen.

Wanneer het tijd is om de verwijderde kolommen permanent op te ruimen, kan de beheerder actie ondernemen om de activiteit permanent te verwijderen.

• Extra bescherming: Je kunt deze toestemming beperken tot admins om te voorkomen dat activiteiten permanent verwijderd worden zonder zorgvuldige evaluatie.
  
• Duidelijke verantwoording: Deze functie voegt een beheerlaag toe en kan voorkomen dat belangrijke activiteiten verloren gaan door onbedoelde acties.

Waarom is het belangrijk?

1. Voorkom verlies van belangrijk werk
   
   De verwijderde kolom werkt als een vangnet, waardoor teamleden taken kunnen verwijderen zonder bang te hoeven zijn dat ze voorgoed verloren gaan. Taken kunnen nog steeds worden opgehaald tot een beheerder beslist, wat flexibiliteit en veiligheid biedt.
   
2. Controle behouden
   
   De onderhoudsraad heeft de bevoegdheid om toezicht te houden op permanente verwijderingen en zorgt ervoor dat alleen onnodige of dubbele taken worden verwijderd. Deze structuur helpt om duidelijkheid en organisatie in het project te behouden.
   
3. Verantwoordingsplicht bevorderen
   
   Door het recht op permanente verwijdering te beperken, worden teams aangemoedigd om hun activiteiten zorgvuldig te beheren, fouten te beperken en een systeem van vertrouwen en transparantie te bevorderen. Deze aanpak bevordert vertrouwen en verantwoording op alle gebieden.

Conclusie

Verwijderde taken kunnen worden hersteld totdat een beheerder actie onderneemt, waardoor veiligheid, verantwoordelijkheid en controle worden gegarandeerd. Deze aanpak voorkomt onbedoeld verlies en helpt workflows georganiseerd en veilig te houden.

Een druk bord kan soms aanvoelen als een doolhof, vooral als je jongleert met taken met verschillende prioriteiten. De markeerfunctie maakt het gemakkelijk om door de ruis heen te breken, zodat je taken die aan specifieke criteria voldoen kunt filteren en visueel kunt benadrukken.

Hier lees je hoe je deze functie kunt gebruiken om bovenop je projecten te blijven:

De markeerfunctie gebruiken

1. Open de markeeroptie

Klik op het markeerpictogram op je bord.

2. Kies wat je wilt markeren

Kies uit voorgedefinieerde opties of maak aangepaste filters:

• Wat is aan mij toegewezen: Bekijk direct alle taken die aan jou zijn toegewezen, zodat je je verantwoordelijkheden in de gaten kunt houden.
• Wat aandacht nodig heeft: Wijst op taken die mogelijk een follow-up vereisen of op naderende deadlines, zodat er niets door de mazen van het net valt.
• Wat is gemarkeerd als Hoge Prioriteit of Kritiek: Focus op taken die essentieel zijn voor het succes van het project.
• Wat is over tijd: Geeft duidelijk aan welke taken te laat zijn, zodat je vertragingen snel kunt aanpakken.
• Aangepast markeren: Maak filters op maat door parameters te combineren zoals geadresseerden, taakstatus, vervaldatums, prioriteiten en tags. U kunt één of meerdere filters tegelijk gebruiken om erachter te komen wat voor u het belangrijkst is op het bord.

Waarom het werkt

• Concentreer je op je taken met “Wat is mij toegewezen”Filter de taken die aan jou zijn toegewezen om je te concentreren op je verantwoordelijkheden zonder afgeleid te worden door andere items op het bord. Het is een efficiënte manier om bovenop je persoonlijke werklast te blijven.
• Identificeer dringend werk met “Wat aandacht nodig heeft”Markeer taken die onmiddellijke aandacht vereisen, of dat nu komt door een aankomende deadline of een vastgelopen voortgang. Deze filter helpt je knelpunten op te sporen en de vaart in het project te houden.
• Blijf bovenop het kritieke werk met “Wat is gemarkeerd als Hoge Prioriteit of Kritiek”Taken met hoge prioriteit vragen om aandacht. Deze optie zorgt ervoor dat cruciaal werk de aandacht krijgt die het verdient, zodat je het project naar succes kunt leiden.
• Achterstallige items aanpakken met “What’s Overdue”Identificeer snel achterstallige taken en onderneem actie door resources opnieuw toe te wijzen of teamleden op te volgen om ze weer op schema te krijgen.
• Pas uw workflow aan met aangepaste highlightsMet de functie Aangepaste highlights kunt u meerdere voorwaarden instellen, zoals het weergeven van taken die aan een specifieke persoon zijn toegewezen, zijn gemarkeerd als “Moet worden beoordeeld” en binnen een week moeten worden uitgevoerd. Pas deze instellingen aan om een persoonlijke focusweergave te maken die past bij je specifieke workflow.

Conclusie

Met de markeerfunctie kun je afleidingen negeren en je concentreren op wat belangrijk is, zodat je een duidelijke en efficiënte workflow krijgt. Of je nu je werklast beheert of het hele team overziet, markeringen helpen je productief en gefocust te blijven.

Het beheren van meerdere projecten kan snel leiden tot een onoverzichtelijke werkruimte, waardoor het een uitdaging wordt om gefocust te blijven op wat het belangrijkst is. Archiveringsborden bieden een gemakkelijke manier om voltooide of inactieve projecten uit het zicht te halen en ze toch toegankelijk te houden voor toekomstig gebruik.

Hier bekijken we hoe het archiveren van borden je kan helpen om georganiseerd te blijven:

Borden archiveren

1. Een bord naar Archief verplaatsen

• Klik op de drie stippen op het bord dat je wilt archiveren.
• Selecteer Verplaatsen naar archief in het vervolgkeuzemenu.

2. Toegang tot gearchiveerde forums

• Gebruik het selectievakje Inclusief uit archief in uw beginscherm om gearchiveerde forums weer te geven.
• U kunt gearchiveerde boards op elk moment ophalen voor referentie of hergebruik.

Wanneer borden archiveren

• Afronding van een project: Zodra een project klaar is en geen actief beheer meer nodig heeft, archiveer je het bord om je werkruimte leeg te maken.
• Inactieve projecten: Tijdelijk borden archiveren voor projecten die in de wacht staan of wachten op goedkeuring.
• Focus op actieve taken: Archivering houdt je beginscherm gestroomlijnd en zorgt ervoor dat alleen actuele en relevante taken zichtbaar zijn.

Waarom het werkt

• Ruim uw werkruimte op: Focus alleen op actieve borden en taken.
• Snelle toegang tot eerdere projecten: Bewaar voltooide of gepauzeerde borden veilig voor toekomstig gebruik.
• Gestroomlijnde workflow: Houd uw beginscherm netjes en georganiseerd voor een betere productiviteit.

Conclusie

Het archiveren van borden is een eenvoudige maar effectieve manier om je werkruimte op te ruimen, zodat je je kunt concentreren op wat het belangrijkst is terwijl je projecten uit het verleden toegankelijk houdt. Of het nu gaat om voltooide taken of gepauzeerde initiatieven, archiveren zorgt ervoor dat je workflow gestroomlijnd en georganiseerd blijft zonder waardevolle informatie te verliezen.