O Kerika é um software de colaboração e gerenciamento de projetos desenvolvido para ajudar as equipes a trabalharem juntas com mais eficiência. Ele oferece uma variedade de ferramentas para gerenciar tarefas, projetos e fluxos de trabalho, especialmente para equipes distribuídas. Os principais recursos do Kerika incluem:
Gerenciamento de tarefas: Crie, atribua e acompanhe tarefas com datas de vencimento, prioridades e atualizações de status.
Quadros visuais: Use quadros Kanban, quadros brancos e fluxogramas para visualizar fluxos de trabalho e o progresso do projeto.
Colaboração: A colaboração em tempo real permite que os membros da equipe trabalhem juntos em documentos, compartilhem feedback e se comuniquem dentro da plataforma.
Integração: O Kerika se integra a ferramentas como Google Drive, Box e Slack, facilitando o gerenciamento de arquivos e comunicações em um só lugar.
Controle de acesso: Defina permissões para controlar quem pode visualizar ou editar projetos ou tarefas específicas.
Acesso móvel: O Kerika oferece aplicativos móveis para iOS e Android, permitindo que os usuários permaneçam conectados e gerenciem tarefas em qualquer lugar.
O Kerika é particularmente popular entre as equipes que exigem um alto nível de colaboração e transparência, como equipes remotas, consultores e organizações com fluxos de trabalho complexos. Sua interface fácil de usar e o foco no gerenciamento visual de projetos o tornam uma ferramenta versátil para vários setores.
Observação: a parte sobre a integração com o Slack não é verdadeira. Pelo menos, ainda não.
O Kerika é um software de colaboração e gerenciamento de projetos desenvolvido para ajudar as equipes a trabalharem juntas com mais eficiência. Ele oferece uma variedade de ferramentas para gerenciar tarefas, projetos e fluxos de trabalho, especialmente para equipes distribuídas. Os principais recursos do Kerika incluem:
Gerenciamento de tarefas: Crie, atribua e acompanhe tarefas com datas de vencimento, prioridades e atualizações de status.
Quadros visuais: Use quadros Kanban, quadros brancos e fluxogramas para visualizar fluxos de trabalho e o progresso do projeto.
Colaboração: A colaboração em tempo real permite que os membros da equipe trabalhem juntos em documentos, compartilhem feedback e se comuniquem dentro da plataforma.
Integração: O Kerika se integra a ferramentas como Google Drive, Box e Slack, facilitando o gerenciamento de arquivos e comunicações em um só lugar.
Controle de acesso: Defina permissões para controlar quem pode visualizar ou editar projetos ou tarefas específicas.
Acesso móvel: O Kerika oferece aplicativos móveis para iOS e Android, permitindo que os usuários permaneçam conectados e gerenciem tarefas em qualquer lugar.
O Kerika é particularmente popular entre as equipes que exigem um alto nível de colaboração e transparência, como equipes remotas, consultores e organizações com fluxos de trabalho complexos. Sua interface fácil de usar e o foco no gerenciamento visual de projetos o tornam uma ferramenta versátil para vários setores.
Observação: a parte sobre a integração com o Slack não é verdadeira. Pelo menos, ainda não.
Seu espaço de trabalho deve trabalhar para você, e não o contrário. As opções de personalização permitem que você adapte tudo, desde as cores de fundo até as notificações e as ferramentas de quadro branco, ajudando-o a manter-se organizado e produtivo.
Para começar a personalizar seu espaço de trabalho, você precisará acessar as Preference Settings (Configurações de preferências) em sua conta. Veja como:
Clique no ícone do seu perfil no canto superior direito da tela.
Selecione My Preferences (Minhas preferências ) no menu suspenso.
Essas configurações permitem que você crie uma experiência que se adapte ao seu estilo de trabalho exclusivo. Agora que você sabe como acessar as configurações, vamos orientá-lo passo a passo sobre como usar cada opção de personalização.
Como funciona: Ajustando as preferências
Normalmente, as preferências são agrupadas em três categorias principais: Geral, Notificações e Quadro branco. Cada seção oferece opções diretas criadas para aprimorar seu fluxo de trabalho e otimizar sua experiência.
Veja mais detalhes sobre como essas configurações funcionam:
Configurações gerais: Personalize seu espaço de trabalho
Cor do plano de fundo: Escolha uma cor de fundo que seja agradável aos olhos e se adapte ao seu estilo
Escolha entre uma variedade de opções para tornar seu espaço de trabalho visualmente atraente.
Usar tags para quadros de tarefas Ative esse recurso para incluir automaticamente tags em novos quadros de tarefas e modelos que você criar.
Ajuda você a se manter organizado e a categorizar as tarefas sem esforço.
As vantagens: Personalizar os aspectos visuais do seu espaço de trabalho faz com que ele pareça mais intuitivo e menos desorganizado, ajudando você a manter o foco.
Notificações: Mantenha-se no circuito sem sobrecarregar
Notificações de bate-papo Receba e-mails quando houver um bate-papo em nível de diretoria ou quando alguém conversar em uma tarefa na qual você esteja envolvido.
Atualizações de atividades para administradores Receba notificações quando novas tarefas forem adicionadas, concluídas ou reatribuídas nos quadros que você administra.
Lembretes diários de tarefas Opte por um resumo diário por e-mail enviado às 6h da manhã, mostrando as tarefas atrasadas e as que vencem nesta semana ou na próxima.
Agrupe as tarefas por data ou quadro para facilitar o controle.
Os benefícios: Com notificações flexíveis, você pode se manter informado sobre o que é mais importante sem ser bombardeado por atualizações desnecessárias.
Configurações do quadro branco: Agilize seu processo criativo
Linhas e formas Defina estilos de linha, espessura e cores padrão para criar visuais limpos e consistentes.
Texto em telas Escolha o estilo, o tamanho e a cor da fonte de sua preferência para obter um visual sofisticado.
Opções de grade Ative o encaixe na grade e defina o tamanho da grade para manter seus designs alinhados e profissionais.
Os benefícios:
Essas configurações tornam os quadros brancos perfeitos para brainstorming, planejamento ou design, garantindo que o seu trabalho tenha uma ótima aparência e permaneça organizado.
Encerramento
Seja ajustando elementos visuais, personalizando notificações ou simplificando ferramentas criativas, essas opções foram criadas para aumentar sua produtividade e manter seu ambiente de trabalho organizado. Reservar alguns momentos para personalizar suas configurações pode resultar em uma experiência mais eficiente e agradável todos os dias.
O gerenciamento eficiente de projetos é a espinha dorsal da obtenção de resultados bem-sucedidos. Quer esteja projetando um site, lançando um produto ou coordenando um esforço de desenvolvimento complexo, uma abordagem estruturada garante que todas as tarefas estejam alinhadas, os cronogramas sejam cumpridos e as partes interessadas permaneçam informadas.
Este guia o orienta nas etapas essenciais para dominar o gerenciamento de projetos, fornecendo estratégias práticas para otimizar os fluxos de trabalho, promover a colaboração e acompanhar o progresso.
Depois de compreender os fundamentos, você verá como uma ferramenta visual pode dar vida a esses princípios, ajudando sua equipe a manter o foco e a produtividade.
Etapas essenciais para criar um fluxo de trabalho eficaz de gerenciamento de projetos
Um fluxo de trabalho sólido de gerenciamento de projetos garante que as tarefas sejam concluídas com eficiência, que os prazos sejam cumpridos e que a colaboração da equipe ocorra sem problemas.
Aqui estão as principais etapas para criar um processo confiável de gerenciamento de projetos:
1. Definir objetivos e metas claros
Todo projeto bem-sucedido começa com objetivos claros e bem definidos. Entender o que se pretende alcançar mantém a equipe focada e alinhada durante todo o ciclo de vida do projeto.
Principais ações:
Realizar reuniões com as partes interessadas para alinhar as metas do projeto.
Divida os objetivos em resultados mensuráveis usando a estrutura SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
Documente esses objetivos em um local centralizado para garantir a visibilidade da equipe.
2. Desenvolver um plano de projeto detalhado
Um plano de projeto abrangente serve como um roteiro, delineando tarefas, cronogramas e dependências. Ele garante que cada membro da equipe entenda sua função e suas responsabilidades.
Principais ações:
Use gráficos de Gantt para mapear cronogramas e dependências de tarefas.
Identificar marcos e prazos para acompanhar o progresso de forma eficaz.
Alocar recursos com base na complexidade da tarefa e na experiência da equipe.
3. Atribuir funções e responsabilidades
A definição de funções garante a prestação de contas e elimina a confusão sobre quem é responsável por cada tarefa. Uma matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) pode ser útil.
Principais ações:
Atribua funções com base nas habilidades individuais e nas necessidades do projeto.
Comunique claramente as responsabilidades durante as reuniões de equipe ou sessões iniciais.
Incentive o feedback para garantir que as responsabilidades sejam distribuídas de forma justa.
4. Priorizar e dividir as tarefas
Dividir o projeto em tarefas menores e gerenciáveis garante que nenhum aspecto do trabalho seja negligenciado. A priorização ajuda a concentrar os esforços da equipe no que é mais importante.
Principais ações:
Categorize as tarefas por urgência e importância usando técnicas de priorização como a Eisenhower Matrix.
Divida tarefas complexas em subtarefas menores com prazos claros.
Use ferramentas para monitorar o progresso das tarefas e manter todos atualizados.
5. Promover a colaboração e a comunicação
A comunicação aberta e transparente é fundamental para o gerenciamento eficaz de projetos. Ela ajuda as equipes a se manterem alinhadas, resolver conflitos e garantir que o progresso esteja no caminho certo.
Principais ações:
Estabeleça reuniões regulares (por exemplo, reuniões diárias ou check-ins semanais) para analisar o progresso e abordar os obstáculos.
Incentive os membros da equipe a compartilhar atualizações e feedback em tempo real.
Use ferramentas de colaboração para centralizar a comunicação e documentar as decisões.
6. Monitorar o progresso e ajustar os planos
O acompanhamento do progresso do projeto ajuda a identificar possíveis riscos e gargalos antes que eles aumentem. O monitoramento regular permite fazer ajustes para manter o projeto no rumo certo.
Principais ações:
Use KPIs (indicadores-chave de desempenho), como porcentagem de conclusão do projeto, cumprimento do orçamento e utilização de recursos.
Realize revisões periódicas para reavaliar metas e cronogramas.
Criar planos de contingência para enfrentar desafios imprevistos.
7. Avaliar e documentar os aprendizados
Após a conclusão do projeto, avalie seu sucesso medindo os resultados em relação às metas iniciais. A documentação das lições aprendidas ajuda a melhorar os fluxos de trabalho futuros.
Principais ações:
Faça uma revisão pós-projeto para discutir o que deu certo e o que pode ser melhorado.
Coletar feedback de todas as partes interessadas para identificar os pontos fortes e fracos.
Atualizar os procedimentos operacionais padrão (SOPs) com base nas descobertas.
Usando as ferramentas certas para criar um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos
Embora seja fundamental dominar as etapas essenciais do gerenciamento de projetos, a implementação eficaz dessas etapas requer as ferramentas certas. Um sistema confiável de gerenciamento de tarefas pode preencher a lacuna entre a teoria e a execução, garantindo que os projetos não sejam apenas bem organizados, mas também acionáveis.
A ferramenta certa agiliza a delegação de tarefas, a priorização e a colaboração, permitindo que sua equipe mantenha o foco e entregue resultados no prazo.
O quadro de demonstração abaixo exemplifica um fluxo de trabalho eficiente de gerenciamento de projetos em ação. Esse quadro representa visualmente o progresso das tarefas por meio de estágios como “Estratégia do projeto”, “Design do projeto”, “Desenvolvimento” e “Testes”, garantindo que nada passe despercebido.
Ao centralizar as informações, acompanhar o progresso em um relance e identificar gargalos, esse espaço de trabalho oferece uma visão geral clara e acionável do seu projeto.
Agora, vamos nos aprofundar nesse quadro de demonstração e entender como cada seção trabalha em conjunto para criar um sistema robusto de gerenciamento de projetos projetado para o sucesso.
Você pode ver na imagem acima como essa equipe organiza seu fluxo de trabalho usando um quadro que simplifica o gerenciamento de projetos. Ele foi projetado para lidar com todos os estágios do processo.
Vamos dar uma olhada mais de perto no quadro dessa equipe para entender como cada recurso contribui para um sistema eficaz de gerenciamento de projetos.
1. Adição de novas tarefas ao quadro
Todo projeto começa com uma lista de tarefas, e este quadro torna incrivelmente simples adicioná-las. Ao clicar no botão “Adicionar nova tarefa” (destacado no canto inferior esquerdo do quadro), você pode criar um novo cartão. Cada cartão representa uma tarefa específica, como “Design da página inicial” ou “Desenvolvimento da página do produto”. Isso garante que seu fluxo de trabalho permaneça claro e que nada seja deixado para trás.
2. Personalização de colunas para seu fluxo de trabalho
Precisa ajustar a configuração do seu quadro? Você pode renomear facilmente as colunas, adicionar novas colunas ou mover as existentes para que correspondam ao seu fluxo de trabalho. Basta clicar no menu da coluna (três pontos) na parte superior de qualquer coluna para acessar essas opções. Por exemplo, se surgir uma nova fase do seu projeto, você poderá adicionar uma coluna como “Testes” sem interromper as tarefas existentes.
3. Gerenciamento de membros e funções da equipe
A colaboração eficaz começa com as funções certas. Use o menu Team Members (Membros da equipe ) para adicionar ou remover membros do quadro. Cada pessoa pode ser atribuída como administrador, membro ou visitante com base em suas responsabilidades. Por exemplo, atribua direitos de administrador aos líderes de projeto e conceda aos clientes acesso de visitante para visualizar o progresso.
4. Centralização da comunicação da equipe
Mantenha todas as discussões relevantes para o quadro usando o recurso Board Chat. Isso permite que a sua equipe compartilhe atualizações, faça perguntas ou resolva desafios em um local central. Por exemplo, um designer pode compartilhar feedback sobre a tarefa “Design de logotipo” diretamente no bate-papo para manter todos na mesma página.
5. Anexar e compartilhar arquivos
Todo projeto envolve uma quantidade razoável de documentação, e este quadro lida muito bem com isso. Com a seção Anexos, é possível fazer upload de arquivos, vincular o Google Docs ou até mesmo criar novos documentos diretamente no quadro. Por exemplo, anexe guias de estilo ou resumos de clientes para garantir que todos os materiais necessários estejam acessíveis à equipe.
6. Destaque de tarefas importantes
Priorize o que é importante com o recurso Highlight. Isso permite que você filtre tarefas com base em datas de vencimento, níveis de prioridade, tags ou atribuições específicas. Você pode combinar esses filtros para encontrar tarefas também.
Por exemplo, você pode destacar tarefas atribuídas a um determinado colega de equipe, marcadas como “mockups”, juntamente com o status “Pronto”. Isso economiza muito trabalho manual para encontrar o que você está procurando.
7. Ajuste das configurações de privacidade
O menu Settings (Configurações ) é o local onde esta equipe ajusta o quadro para obter o máximo de eficiência. Clicar no ícone de engrenagem no canto superior direito revela quatro guias: Visão geral, Configurações, Colunas e Tags. Cada guia desempenha uma função específica na otimização do fluxo de trabalho. Vamos detalhá-las:
Guia Visão geral:
Fornece um instantâneo do progresso do quadro, uma descrição de sua finalidade, opções para exportar tarefas no formato Excel e a capacidade de arquivar quadros concluídos para referência futura.
Guia Configurações:
Controla a privacidade do quadro e as permissões de acesso, permitindo que você escolha entre acesso somente da equipe, acesso organizacional ou compartilhamento público por meio de um link. Ele também gerencia as permissões de edição para manter a integridade do fluxo de trabalho.
Guia Colunas:
Permite a personalização da estrutura do quadro, adicionando, renomeando ou reordenando colunas. Isso ajuda a alinhar o fluxo de trabalho com os requisitos específicos do projeto da equipe.
Tags Tab:
Facilita a categorização de tarefas ao criar, gerenciar e aplicar tags. As tags facilitam a filtragem de tarefas por prioridade, tipo ou outros rótulos personalizados, melhorando a organização e a recuperação de tarefas.
Agora, vamos nos aprofundar em como a equipe usa esses cartões de tarefas para dividir todo o processo de gerenciamento de projetos em etapas gerenciáveis. Mostraremos como você pode usar esse recurso para dividir cada tarefa em um item acionável.
Divida as tarefas em etapas gerenciáveis
Os cartões de tarefas funcionam como uma central onde você e sua equipe podem capturar e organizar todos os detalhes necessários para a conclusão de uma tarefa. Veja a seguir como usá-los de forma eficaz:
Adicionar detalhes da chave:
Comece definindo claramente os objetivos da tarefa e as etapas necessárias para a conclusão. Por exemplo, para uma tarefa de design de página inicial, descreva os requisitos de layout e conteúdo.
Acompanhe o progresso:
Atualize o progresso da tarefa marcando-a como “Em andamento”, “Precisa de revisão” ou “Concluída” para que todos possam se manter informados sobre seu status.
Definir prazos:
Atribua uma data de vencimento específica a cada tarefa para garantir que os prazos sejam cumpridos e que nada seja adiado.
Divida as tarefas em etapas acionáveis:
Decomponha tarefas complexas em etapas menores e gerenciáveis. Por exemplo, “Criar conteúdo da página inicial” pode incluir subtarefas como escrever um texto, selecionar imagens e projetar o layout.
Use etiquetas para maior clareza:
Use tags para categorizar as tarefas. Você pode priorizar por urgência ou agrupar tarefas por temas como “Design”, “Desenvolvimento” ou “Testes”.
Anexar arquivos:
Mantenha todos os recursos do projeto organizados anexando arquivos diretamente ao cartão de tarefa. Faça upload de modelos de design, relatórios ou PDFs, crie novos Google Docs ou Kerika Canvases ou vincule recursos externos – tudo em um só lugar. Isso garante que a sua equipe possa acessar rapidamente tudo o que precisa, sem perder tempo procurando em e-mails ou pastas.
Manter uma comunicação focada:
Use a guia Chat para manter todas as discussões vinculadas a tarefas específicas, garantindo que a comunicação seja clara e fácil de acompanhar.
Atribuir membros da equipe:
Atribua cada tarefa a membros específicos da equipe, para que fique claro quem é responsável pelo quê. Isso aumenta a responsabilidade e garante que as tarefas avancem com eficiência.
Defina a prioridade da tarefa para obter um foco claro:
A priorização de tarefas é fundamental para manter o projeto no caminho certo, e o recurso Set Priority torna isso fácil. Você pode atribuir um dos três níveis a cada tarefa:
Normal: Para tarefas de rotina que podem ser executadas sem urgência.
Alta prioridade: Para tarefas que exigem ação rápida ou maior foco da equipe.
Crítico: Para tarefas sensíveis ao tempo ou de alto impacto que exigem atenção imediata.
Ao aproveitar esses recursos, os cartões de tarefas ajudam a sua equipe a se manter organizada, a colaborar sem problemas e a garantir que nenhum detalhe importante seja esquecido. Com essas etapas implementadas, o gerenciamento do seu projeto se torna mais fácil e eficaz.
Configurar sua conta Kerika
Começar a usar o Kerika é rápido, simples e prepara o terreno para organizar o fluxo de trabalho do seu projeto com perfeição. Veja como você pode configurar sua conta e começar com o pé direito:
A inscrição é gratuita e fácil
Acesse kerika.com e clique no botão Sign Up (Registrar-se ).
Escolha o tipo de conta que funciona melhor para você:
Se você usa o Google Workspace, selecione a opção INSCREVER-SE COM O GOOGLE.
Se você for um usuário do Office 365, opte por INSCREVER-SE COM A MICROSOFT.
Você também pode escolher SIGN UP WITH BOX para integração de armazenamento de arquivos.
Siga as instruções e você estará pronto para começar em instantes – não é necessário cartão de crédito e você receberá uma avaliação gratuita de 30 dias para sua equipe.
Um espaço de trabalho global para todos
O Kerika suporta 38 idiomas, para que você e sua equipe possam trabalhar no idioma com o qual se sentem mais confortáveis, criando uma experiência verdadeiramente inclusiva.
Crie seu primeiro quadro
Depois de se inscrever, é hora de criar seu primeiro quadro e dar vida ao seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Veja como:
Clique em “Create New Board” (Criar novo quadro): No painel do Kerika, selecione a opção para criar um novo quadro.
Escolha o tipo de quadro: Para o gerenciamento de projetos, selecione o modelo Task Board (Quadro de tarefas ). Ele vem pré-carregado com colunas como “A fazer”, “Fazendo” e “Concluído”.
Dê um nome ao seu quadro: Dê ao seu quadro um nome que reflita seu projeto, como “Reformulação do site” ou “Plano de marketing”.
Personalize seu espaço de trabalho: Adicione ou renomeie colunas para se adequar ao seu fluxo de trabalho e comece a adicionar tarefas para manter sua equipe alinhada.
Agora você tem um espaço de trabalho visual e totalmente funcional, pronto para ajudá-lo a monitorar o progresso, gerenciar tarefas e promover a colaboração em sua equipe.
Concluindo: Seu plano para o sucesso do projeto
Dominar o gerenciamento de projetos não se trata apenas de concluir tarefas; trata-se de criar um sistema que mantenha sua equipe na mesma página, promova a colaboração e garanta que cada marco seja cumprido. Com um fluxo de trabalho detalhado e as ferramentas certas, você pode se manter organizado, produtivo e concentrado em atingir suas metas.
Este quadro demonstra como cada aspecto do seu projeto pode ser dividido em etapas acionáveis. Ao priorizar tarefas, acompanhar o progresso e usar recursos como cartões de tarefas para gerenciar detalhes, você garantirá que nada seja esquecido.O Kerika não é apenas uma ferramenta; é uma estrutura para simplificar o trabalho em equipe, manter a responsabilidade e dar vida à visão do seu projeto. Pronto para dar o próximo passo? Comece a criar seu quadro, organize suas tarefas e veja seus projetos serem bem-sucedidos com o Kerika!
O gerenciamento eficiente de projetos é a espinha dorsal da obtenção de resultados bem-sucedidos. Quer esteja projetando um site, lançando um produto ou coordenando um esforço de desenvolvimento complexo, uma abordagem estruturada garante que todas as tarefas estejam alinhadas, os cronogramas sejam cumpridos e as partes interessadas permaneçam informadas.
Este guia o orienta nas etapas essenciais para dominar o gerenciamento de projetos, fornecendo estratégias práticas para otimizar os fluxos de trabalho, promover a colaboração e acompanhar o progresso.
Depois de compreender os fundamentos, você verá como uma ferramenta visual pode dar vida a esses princípios, ajudando sua equipe a manter o foco e a produtividade.
Etapas essenciais para criar um fluxo de trabalho eficaz de gerenciamento de projetos
Um fluxo de trabalho sólido de gerenciamento de projetos garante que as tarefas sejam concluídas com eficiência, que os prazos sejam cumpridos e que a colaboração da equipe ocorra sem problemas.
Aqui estão as principais etapas para criar um processo confiável de gerenciamento de projetos:
1. Definir objetivos e metas claros
Todo projeto bem-sucedido começa com objetivos claros e bem definidos. Entender o que se pretende alcançar mantém a equipe focada e alinhada durante todo o ciclo de vida do projeto.
Principais ações:
Realizar reuniões com as partes interessadas para alinhar as metas do projeto.
Divida os objetivos em resultados mensuráveis usando a estrutura SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
Documente esses objetivos em um local centralizado para garantir a visibilidade da equipe.
2. Desenvolver um plano de projeto detalhado
Um plano de projeto abrangente serve como um roteiro, delineando tarefas, cronogramas e dependências. Ele garante que cada membro da equipe entenda sua função e suas responsabilidades.
Principais ações:
Use gráficos de Gantt para mapear cronogramas e dependências de tarefas.
Identificar marcos e prazos para acompanhar o progresso de forma eficaz.
Alocar recursos com base na complexidade da tarefa e na experiência da equipe.
3. Atribuir funções e responsabilidades
A definição de funções garante a prestação de contas e elimina a confusão sobre quem é responsável por cada tarefa. Uma matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) pode ser útil.
Principais ações:
Atribua funções com base nas habilidades individuais e nas necessidades do projeto.
Comunique claramente as responsabilidades durante as reuniões de equipe ou sessões iniciais.
Incentive o feedback para garantir que as responsabilidades sejam distribuídas de forma justa.
4. Priorizar e dividir as tarefas
Dividir o projeto em tarefas menores e gerenciáveis garante que nenhum aspecto do trabalho seja negligenciado. A priorização ajuda a concentrar os esforços da equipe no que é mais importante.
Principais ações:
Categorize as tarefas por urgência e importância usando técnicas de priorização como a Eisenhower Matrix.
Divida tarefas complexas em subtarefas menores com prazos claros.
Use ferramentas para monitorar o progresso das tarefas e manter todos atualizados.
5. Promover a colaboração e a comunicação
A comunicação aberta e transparente é fundamental para o gerenciamento eficaz de projetos. Ela ajuda as equipes a se manterem alinhadas, resolver conflitos e garantir que o progresso esteja no caminho certo.
Principais ações:
Estabeleça reuniões regulares (por exemplo, reuniões diárias ou check-ins semanais) para analisar o progresso e abordar os obstáculos.
Incentive os membros da equipe a compartilhar atualizações e feedback em tempo real.
Use ferramentas de colaboração para centralizar a comunicação e documentar as decisões.
6. Monitorar o progresso e ajustar os planos
O acompanhamento do progresso do projeto ajuda a identificar possíveis riscos e gargalos antes que eles aumentem. O monitoramento regular permite fazer ajustes para manter o projeto no rumo certo.
Principais ações:
Use KPIs (indicadores-chave de desempenho), como porcentagem de conclusão do projeto, cumprimento do orçamento e utilização de recursos.
Realize revisões periódicas para reavaliar metas e cronogramas.
Crie planos de contingência para lidar com desafios imprevistos.
7. Avaliar e documentar os aprendizados
Após a conclusão do projeto, avalie seu sucesso medindo os resultados em relação às metas iniciais. A documentação das lições aprendidas ajuda a melhorar os fluxos de trabalho futuros.
Principais ações:
Faça uma revisão pós-projeto para discutir o que deu certo e o que pode ser melhorado.
Coletar feedback de todas as partes interessadas para identificar os pontos fortes e fracos.
Atualizar os procedimentos operacionais padrão (SOPs) com base nas descobertas.
Usando as ferramentas certas para criar um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos
Embora seja fundamental dominar as etapas essenciais do gerenciamento de projetos, a implementação eficaz dessas etapas requer as ferramentas certas. Um sistema confiável de gerenciamento de tarefas pode preencher a lacuna entre a teoria e a execução, garantindo que os projetos não sejam apenas bem organizados, mas também acionáveis.
A ferramenta certa agiliza a delegação de tarefas, a priorização e a colaboração, permitindo que sua equipe mantenha o foco e entregue resultados no prazo.
O quadro de demonstração abaixo exemplifica um fluxo de trabalho eficiente de gerenciamento de projetos em ação. Esse quadro representa visualmente o progresso das tarefas por meio de estágios como “Estratégia do projeto”, “Design do projeto”, “Desenvolvimento” e “Testes”, garantindo que nada passe despercebido.
Ao centralizar as informações, acompanhar o progresso em um relance e identificar gargalos, esse espaço de trabalho oferece uma visão geral clara e acionável do seu projeto.
Agora, vamos nos aprofundar nesse quadro de demonstração e entender como cada seção trabalha em conjunto para criar um sistema robusto de gerenciamento de projetos projetado para o sucesso.
Você pode ver na imagem acima como essa equipe organiza seu fluxo de trabalho usando um quadro que simplifica o gerenciamento de projetos. Ele foi projetado para lidar com todos os estágios do processo.
Vamos dar uma olhada mais de perto no quadro dessa equipe para entender como cada recurso contribui para um sistema eficaz de gerenciamento de projetos.
1. Adição de novas tarefas ao quadro
Todo projeto começa com uma lista de tarefas, e este quadro torna incrivelmente simples adicioná-las. Ao clicar no botão “Adicionar nova tarefa” (destacado no canto inferior esquerdo do quadro), você pode criar um novo cartão. Cada cartão representa uma tarefa específica, como “Design da página inicial” ou “Desenvolvimento da página do produto”. Isso garante que seu fluxo de trabalho permaneça claro e que nada seja deixado para trás.
2. Personalização de colunas para seu fluxo de trabalho
Precisa ajustar a configuração do seu quadro? Você pode renomear facilmente as colunas, adicionar novas colunas ou mover as existentes para que correspondam ao seu fluxo de trabalho. Basta clicar no menu da coluna (três pontos) na parte superior de qualquer coluna para acessar essas opções. Por exemplo, se surgir uma nova fase do seu projeto, você poderá adicionar uma coluna como “Testes” sem interromper as tarefas existentes.
3. Gerenciamento de membros e funções da equipe
A colaboração eficaz começa com as funções certas. Use o menu Team Members (Membros da equipe ) para adicionar ou remover membros do quadro. Cada pessoa pode ser atribuída como administrador, membro ou visitante com base em suas responsabilidades. Por exemplo, atribua direitos de administrador aos líderes de projeto e conceda aos clientes acesso de visitante para visualizar o progresso.
4. Centralização da comunicação da equipe
Mantenha todas as discussões relevantes para o quadro usando o recurso Board Chat. Isso permite que a sua equipe compartilhe atualizações, faça perguntas ou resolva desafios em um local central. Por exemplo, um designer pode compartilhar feedback sobre a tarefa “Design de logotipo” diretamente no bate-papo para manter todos na mesma página.
5. Anexar e compartilhar arquivos
Todo projeto envolve uma quantidade razoável de documentação, e este quadro lida muito bem com isso. Com a seção Anexos, é possível fazer upload de arquivos, vincular o Google Docs ou até mesmo criar novos documentos diretamente no quadro. Por exemplo, anexe guias de estilo ou resumos de clientes para garantir que todos os materiais necessários estejam acessíveis à equipe.
6. Destaque de tarefas importantes
Priorize o que é importante com o recurso Highlight. Isso permite que você filtre tarefas com base em datas de vencimento, níveis de prioridade, tags ou atribuições específicas. Você pode combinar esses filtros para encontrar tarefas também.
Por exemplo, você pode destacar tarefas atribuídas a um determinado colega de equipe, marcadas como “mockups”, juntamente com o status “Pronto”. Isso economiza muito trabalho manual para encontrar o que você está procurando.
7. Ajuste das configurações de privacidade
O menu Settings (Configurações ) é o local onde esta equipe ajusta o quadro para obter o máximo de eficiência. Clicar no ícone de engrenagem no canto superior direito revela quatro guias: Visão geral, Configurações, Colunas e Tags. Cada guia desempenha uma função específica na otimização do fluxo de trabalho. Vamos detalhá-las:
Guia Visão geral:
Fornece um instantâneo do progresso do quadro, uma descrição de sua finalidade, opções para exportar tarefas no formato Excel e a capacidade de arquivar quadros concluídos para referência futura.
Guia Configurações:
Controla a privacidade do quadro e as permissões de acesso, permitindo que você escolha entre acesso somente da equipe, acesso organizacional ou compartilhamento público por meio de um link. Ele também gerencia as permissões de edição para manter a integridade do fluxo de trabalho.
Guia Colunas:
Permite a personalização da estrutura do quadro, adicionando, renomeando ou reordenando colunas. Isso ajuda a alinhar o fluxo de trabalho com os requisitos específicos do projeto da equipe.
Tags Tab:
Facilita a categorização de tarefas ao criar, gerenciar e aplicar tags. As tags facilitam a filtragem de tarefas por prioridade, tipo ou outros rótulos personalizados, melhorando a organização e a recuperação de tarefas.
Agora, vamos nos aprofundar em como a equipe usa esses cartões de tarefas para dividir todo o processo de gerenciamento de projetos em etapas gerenciáveis. Mostraremos como você pode usar esse recurso para dividir cada tarefa em um item acionável.
Divida as tarefas em etapas gerenciáveis
Os cartões de tarefas funcionam como uma central onde você e sua equipe podem capturar e organizar todos os detalhes necessários para a conclusão de uma tarefa. Veja a seguir como usá-los de forma eficaz:
Adicionar detalhes da chave:
Comece definindo claramente os objetivos da tarefa e as etapas necessárias para a conclusão. Por exemplo, para uma tarefa de design de página inicial, descreva os requisitos de layout e conteúdo.
Acompanhe o progresso:
Atualize o progresso da tarefa marcando-a como “Em andamento”, “Precisa de revisão” ou “Concluída” para que todos possam se manter informados sobre seu status.
Definir prazos:
Atribua uma data de vencimento específica a cada tarefa para garantir que os prazos sejam cumpridos e que nada seja adiado.
Divida as tarefas em etapas acionáveis:
Decomponha tarefas complexas em etapas menores e gerenciáveis. Por exemplo, “Criar conteúdo da página inicial” pode incluir subtarefas como escrever um texto, selecionar imagens e projetar o layout.
Use etiquetas para maior clareza:
Use tags para categorizar as tarefas. Você pode priorizar por urgência ou agrupar tarefas por temas como “Design”, “Desenvolvimento” ou “Testes”.
Anexar arquivos:
Mantenha todos os recursos do projeto organizados anexando arquivos diretamente ao cartão de tarefa. Faça upload de modelos de design, relatórios ou PDFs, crie novos Google Docs ou Kerika Canvases ou vincule recursos externos – tudo em um só lugar. Isso garante que a sua equipe possa acessar rapidamente tudo o que precisa, sem perder tempo procurando em e-mails ou pastas.
Manter uma comunicação focada:
Use a guia Chat para manter todas as discussões vinculadas a tarefas específicas, garantindo que a comunicação seja clara e fácil de acompanhar.
Atribuir membros da equipe:
Atribua cada tarefa a membros específicos da equipe, para que fique claro quem é responsável pelo quê. Isso aumenta a responsabilidade e garante que as tarefas avancem com eficiência.
Defina a prioridade da tarefa para obter um foco claro:
A priorização de tarefas é fundamental para manter o projeto no caminho certo, e o recurso Set Priority torna isso fácil. Você pode atribuir um dos três níveis a cada tarefa:
Normal: Para tarefas de rotina que podem ser executadas sem urgência.
Alta prioridade: Para tarefas que exigem ação rápida ou maior foco da equipe.
Crítico: Para tarefas sensíveis ao tempo ou de alto impacto que exigem atenção imediata.
Ao aproveitar esses recursos, os cartões de tarefas ajudam a sua equipe a se manter organizada, a colaborar sem problemas e a garantir que nenhum detalhe importante seja esquecido. Com essas etapas implementadas, o gerenciamento do seu projeto se torna mais fácil e eficaz.
Configurar sua conta Kerika
Começar a usar o Kerika é rápido, simples e prepara o terreno para organizar o fluxo de trabalho do seu projeto com perfeição. Veja como você pode configurar sua conta e começar com o pé direito:
A inscrição é gratuita e fácil
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Um espaço de trabalho global para todos
O Kerika suporta 38 idiomas, para que você e sua equipe possam trabalhar no idioma com o qual se sentem mais confortáveis, criando uma experiência verdadeiramente inclusiva.
Crie seu primeiro quadro
Depois de se inscrever, é hora de criar seu primeiro quadro e dar vida ao seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Veja como:
Clique em “Create New Board” (Criar novo quadro): No painel do Kerika, selecione a opção para criar um novo quadro.
Escolha o tipo de quadro: Para o gerenciamento de projetos, selecione o modelo Task Board (Quadro de tarefas ). Ele vem pré-carregado com colunas como “A fazer”, “Fazendo” e “Concluído”.
Dê um nome ao seu quadro: Dê ao seu quadro um nome que reflita seu projeto, como “Reformulação do site” ou “Plano de marketing”.
Personalize seu espaço de trabalho: Adicione ou renomeie colunas para se adequar ao seu fluxo de trabalho e comece a adicionar tarefas para manter sua equipe alinhada.
Agora você tem um espaço de trabalho visual e totalmente funcional, pronto para ajudá-lo a monitorar o progresso, gerenciar tarefas e promover a colaboração em sua equipe.
Concluindo: Seu plano para o sucesso do projeto
Dominar o gerenciamento de projetos não se trata apenas de concluir tarefas; trata-se de criar um sistema que mantenha sua equipe na mesma página, promova a colaboração e garanta que cada marco seja cumprido. Com um fluxo de trabalho detalhado e as ferramentas certas, você pode se manter organizado, produtivo e concentrado em atingir suas metas.
Este quadro demonstra como cada aspecto do seu projeto pode ser dividido em etapas acionáveis. Ao priorizar tarefas, acompanhar o progresso e usar recursos como cartões de tarefas para gerenciar detalhes, você garantirá que nada seja esquecido.O Kerika não é apenas uma ferramenta; é uma estrutura para simplificar o trabalho em equipe, manter a responsabilidade e dar vida à visão do seu projeto. Pronto para dar o próximo passo? Comece a criar seu quadro, organize suas tarefas e veja seus projetos serem bem-sucedidos com o Kerika!
Seu espaço de trabalho deve trabalhar para você, e não o contrário. As opções de personalização permitem que você ajuste tudo, desde as cores de fundo até as notificações e as ferramentas de quadro branco, para mantê-lo organizado e produtivo.
Para começar a personalizar seu espaço de trabalho, acesse as configurações de preferências em sua conta. Veja como fazer isso:
Clique no ícone do perfil no canto superior direito da tela.
Selecione Personal preferences (Preferências pessoais ) no menu suspenso.
Essas configurações permitem que você crie uma experiência que se adapte à sua maneira de trabalhar. Agora que você sabe como acessar as configurações, vamos orientá-lo passo a passo sobre como usar cada opção de personalização.
Como funciona: personalizando as preferências
As preferências geralmente são agrupadas em três categorias principais: Geral, Notificações e Blackboard. Cada seção oferece opções simples para melhorar o fluxo de trabalho e otimizar a experiência.
Veja como essas configurações funcionam:
Recursos gerais: Personalização de seu espaço de trabalho
Cor do plano de fundo: Escolha uma cor de fundo que seja agradável aos olhos e se adapte ao seu estilo.
Escolha entre várias opções para tornar seu espaço de trabalho visualmente atraente.
Uso de tags em cartões de tarefas Ative esse recurso para adicionar automaticamente tags a novos cartões de tarefas e modelos.
Isso ajuda você a se manter organizado e a categorizar as tarefas com facilidade.
Benefícios: Ajustar os aspectos visuais do seu espaço de trabalho o torna mais intuitivo e menos desordenado, permitindo que você se concentre melhor.
Notificações: mantenha-se informado sem se sobrecarregar
Notificações de bate-papo Você receberá um e-mail quando houver um bate-papo no nível do conselho ou quando alguém conversar sobre uma atividade da qual você participa.
Atualizações de atividades para administradores Receba notificações quando novas tarefas forem adicionadas, concluídas ou reatribuídas nos quadros gerenciados.
Lembrete diário de tarefas Selecione o resumo diário por e-mail enviado às 6h, mostrando as tarefas atrasadas e as tarefas a serem concluídas nesta semana ou na próxima.
Agrupe as tarefas por data ou guia para facilitar o controle.
Vantagens: As notificações flexíveis permitem que você fique por dentro das coisas mais importantes sem ser bombardeado com atualizações desnecessárias.
Configurando o quadro-negro: simplificando o processo criativo
Linhas e formas Defina um estilo de linha, uma espessura e uma cor predefinidos para criar uma imagem limpa e consistente.
Texto em tela Escolha o estilo, o tamanho e a cor da fonte de sua preferência para obter o visual perfeito.
Opções de grade Ative a grade e defina o tamanho da grade para manter o desenho alinhado e profissional.
Vantagens:
Esse layout torna o quadro perfeito para brainstorming, planejamento ou design e garante que o seu trabalho fique bem organizado.
resolver
Seja ajustando elementos visuais, personalizando notificações ou simplificando ferramentas criativas, essas opções são projetadas para aumentar a produtividade e manter o ambiente de trabalho organizado. Reservar um momento para ajustar suas configurações pode tornar sua experiência diária mais eficiente e agradável.
Um programa de auditoria bem-sucedido requer planejamento cuidadoso, atenção aos detalhes e foco na colaboração. Desde a definição do escopo e dos objetivos até a análise dos dados e a implementação de melhorias, as etapas essenciais formam a estrutura de uma auditoria eficaz. Essas etapas garantem que a conformidade seja mantida, que os riscos sejam identificados e que os processos sejam aprimorados de acordo com os objetivos da organização.
Mas o caminho para o sucesso não está isento de desafios. Armadilhas comuns, como objetivos vagos, comunicação insuficiente e fluxos de trabalho desorganizados, podem inviabilizar até mesmo os programas de avaliação mais bem-intencionados. Esses problemas podem levar à negligência de detalhes, ao não cumprimento de prazos e à perda de informações valiosas.
Felizmente, com as ferramentas e estratégias certas, você pode superar esses desafios. Este guia fornece uma estrutura passo a passo para conduzir um programa de auditoria eficaz.
Para ilustrar esse processo, compartilhamos exemplos práticos de fluxos de trabalho bem organizados e ferramentas para ajudá-lo a otimizar a colaboração, organizar seu trabalho e gerenciar revisões. Vamos começar!
Etapas essenciais para um programa de auditoria bem-sucedido
Programas de auditoria bem-sucedidos não surgem por acaso; eles se baseiam em planejamento estratégico, execução cuidadosa e avaliação contínua. Aqui apresentamos um roteiro detalhado para orientá-lo nas etapas importantes:
1. esclarecer o escopo e a finalidade
Comece definindo o objetivo de sua auditoria. Seja a conformidade com leis e regulamentos, a identificação de processos ineficientes ou a verificação da precisão financeira, o esclarecimento de seus objetivos fornece orientação para todo o programa. Identifique os departamentos, processos e sistemas a serem auditados.
Defina métricas de sucesso e estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs). As principais métricas notáveis do Audiboard.com podem ser encontradas aqui. Comunique a meta às partes interessadas e alinhe as expectativas.
Atenção:
Uma meta pouco clara pode levar à perda de tempo, a resultados incompletos ou até mesmo a resultados sem sentido.
Falta de métricas de sucesso e KPIs claros.
2. Reúna a equipe certa
Uma equipe de auditoria competente e cooperativa é essencial para obter resultados precisos e úteis. Atribua funções e responsabilidades e garanta que cada membro tenha as habilidades necessárias para sua tarefa. Você pode ler mais sobre as principais responsabilidades dos membros da equipe de auditoria no artigo da Validworth. Envolva a equipe interna e especialistas externos, dependendo da complexidade da auditoria. Forneça treinamento sobre procedimentos de auditoria, ferramentas e padrões de relatório.
Atenção:
A delegação deficiente e as funções pouco claras podem gerar confusão, atrasos e duplicação.
Os membros da equipe não são suficientemente treinados ou competentes.
3. Elaborar um plano abrangente
Um plano eficaz serve como modelo para todo o processo de auditoria. Divida a auditoria em etapas: planejamento, execução, análise e relatório. Defina cronogramas realistas para cada etapa e garanta que os prazos sejam alcançáveis. Identifique os possíveis riscos e desafios e prepare um plano de contingência para lidar com eles.
Atenção:
A cooperação e a comunicação ineficazes levam a mal-entendidos, trabalho desleixado e relacionamentos desfeitos.
Prazo irrealista ou avaliação de risco insuficiente.
4. coleta e análise de dados
A qualidade de uma auditoria depende da precisão e da validade dos dados coletados. Use ferramentas e métodos padronizados para a coleta de dados, como pesquisas, entrevistas e registros do sistema. Verifique a confiabilidade das fontes de informação para minimizar os erros. Analise os dados sistematicamente para identificar padrões, discrepâncias ou áreas de melhoria.
Atenção:
Dados incompletos ou imprecisos podem prejudicar a validade dos resultados da auditoria.
Análise ou interpretação insuficiente dos dados.
5. Envolver as partes interessadas em todo o processo.
Comunique-se regularmente com as partes interessadas para garantir a transparência e criar confiança. Compartilhe o progresso nos marcos e mantenha todos informados. Responda rapidamente a preocupações ou perguntas para manter-se alinhado com as metas. Envolva as partes interessadas na revisão dos resultados preliminares e na formulação de recomendações acionáveis.
Atenção:
As perspectivas restritas dos participantes podem levar à desconfiança e à dissonância.
Falta de comunicação e envolvimento das partes interessadas.
6. documentar os resultados e fazer sugestões
A forma como você apresenta os resultados determina a eficácia da auditoria para promover mudanças.
Resumir as descobertas em um relatório estruturado, destacando os principais pontos e áreas de preocupação. Fazer recomendações claras e acionáveis com base em evidências. Priorizar as recomendações com base no impacto potencial e na viabilidade.
Atenção:
Uma documentação insuficiente pode levar a constatações de auditoria sem contexto e clareza.
Recomendações inadequadas ou pouco claras.
7. Implementar e monitorar as mudanças
O valor de uma auditoria está em sua capacidade de promover melhorias. Faça um plano para implementar as mudanças recomendadas e atribua tarefas e prazos. Monitore o impacto de longo prazo para medir a eficácia dessas mudanças. Programe auditorias de acompanhamento para garantir a conformidade e o progresso contínuo.
Atenção:
Às vezes, a resistência à mudança impede a implementação das recomendações.
Monitoramento ou avaliação insuficientes das mudanças.
8. avaliar e aprimorar os processos de auditoria
Toda auditoria é uma oportunidade de melhorar sua abordagem para a próxima auditoria. Realize uma revisão pós-auditoria para identificar as lições aprendidas e as melhorias. Ajuste os processos, modelos e ferramentas de auditoria com base no feedback. Reconheça e comemore os sucessos para criar um impulso para auditorias futuras.
Atenção:
Falta de avaliação e aprimoramento contínuos.
Falta de documentação e preservação das lições aprendidas.
Seguindo essas etapas, você pode criar um programa de auditoria que reconheça possíveis problemas e garanta a conformidade, além de melhorar significativamente a sua organização.
Use as ferramentas certas
Um programa de auditoria bem-sucedido requer não apenas um bom plano, mas também as ferramentas para superar as armadilhas comuns mencionadas acima. Uma solução robusta de gerenciamento de tarefas pode ajudar muito a organizar seu fluxo de trabalho e evitar vazamentos.
O painel de demonstração a seguir é um exemplo de como uma equipe de avaliação criou espaços de trabalho estruturados para ajudá-los a responder a cada estágio do programa de avaliação.
Saiba como essa equipe de auditoria configurou seu espaço de trabalho para cada fase do processo de auditoria. Esse painel garante que cada fase seja cuidadosamente planejada, monitorada e executada, desde a primeira reunião na fase inicial, passando pela verificação de conformidade durante a fase de trabalho de campo, até a conclusão final da auditoria.
Esse espaço de trabalho virtual permite que as equipes priorizem as tarefas em um só lugar, se comuniquem de forma eficaz e monitorem o progresso. Vejamos como esta equipe usa quadros brancos para manter o programa de auditoria em dia.
Vamos dar uma olhada mais de perto nesse programa de controle
1. identificar as principais etapas de ação com mapas detalhados.
Adicionar atividades é fácil e ajuda a garantir que você não perca nenhuma etapa do processo de auditoria. O botão “Adicionar nova tarefa” na parte inferior de cada coluna permite que os membros da equipe criem rapidamente tarefas como entrevistar as partes interessadas, verificar as medidas de segurança e muito mais. Isso garante que os itens de ação sejam capturados à medida que ocorrem.
2. Personalização flexível do fluxo de trabalho com ações de coluna
O recurso de personalização de colunas permite que seu fluxo de trabalho se adapte às necessidades de mudança de seu programa de auditoria. Com esse recurso, as equipes podem facilmente renomear colunas, adicionar novas colunas ou reorganizar as existentes.
Por exemplo, você pode mover uma tarefa da “Fase de trabalho de campo” para “Análise e validação” para garantir o progresso adequado sem confusão. A opção de ocultar ou remover colunas ajuda a tornar o espaço de trabalho mais organizado e a manter o quadro focado e eficiente. Com essas alterações, a sua equipe pode manter um fluxo de trabalho dinâmico e evitar erros de ordenação de tarefas.
3. Atribuir funções e direitos para melhorar a colaboração
O gerenciamento de funções garante que os membros da equipe sejam responsáveis e entendam suas responsabilidades dentro do programa de auditoria. Esse recurso permite atribuir funções com base no nível de envolvimento, como gerente do conselho, membro da equipe ou visitante.
Por exemplo, os controladores com tarefas críticas podem ser designados como membros da equipe, enquanto as partes interessadas externas podem ser acessadas como visitantes. Essa configuração pode promover a colaboração estruturada, minimizar a confusão e proteger os dados confidenciais do projeto com controles de acesso.
4. Reúna a comunicação com o bate-papo no quadro branco
Em vez de depender de e-mails e mensagens de bate-papo dispersos, o recurso de bate-papo integrado ao quadro branco oferece um local para acessar todas as discussões relacionadas a uma tarefa. Os membros da equipe podem compartilhar as informações mais recentes, esclarecer problemas e deixar comentários diretamente no quadro branco. Essa abordagem reduz a confusão e conecta as conversas às atividades de cada um, tornando a colaboração mais suave e produtiva.
5. Gerenciamento centralizado de arquivos para acesso contínuo
A função de anexos do Whiteboard oferece uma maneira conveniente de gerenciar e compartilhar arquivos relacionados a qualquer atividade. Diretrizes de auditoria, documentos de apoio, relatórios de partes interessadas e muito mais podem ser carregados, criados e vinculados diretamente ao quadro branco.
Isso elimina a necessidade de sistemas de armazenamento externos e oferece aos membros da equipe acesso instantâneo aos documentos mais recentes. Com tudo centralizado em um só lugar, os membros da equipe podem se concentrar em fazer seu trabalho com eficiência.
6. destacar e priorizar tarefas importantes
O recurso de marcação do quadro branco permite que as equipes identifiquem rapidamente as tarefas que precisam de atenção imediata com base em vários critérios, como usuário atribuído, status da tarefa, data de vencimento, prioridade e outros. Isso facilita a identificação de caixas de seleção de alta prioridade, itens atrasados e tarefas com rótulos específicos.
Com esses filtros, as equipes podem otimizar o foco, concentrar-se nas tarefas mais urgentes, evitar tarefas atrasadas e manter todo o programa de auditoria em dia e bem coordenado.
7. Faça o ajuste fino das configurações do mapa para obter o controle ideal
Auditorias eficientes exigem um quadro que possa se adaptar às suas necessidades em constante mudança. As configurações do Pinboard permitem que você controle o acesso com opções de privacidade e garanta que somente as pessoas certas possam ver detalhes confidenciais do processo de auditoria. É possível definir limites de trabalho em andamento (WIP) para gerenciar a carga de trabalho da sua equipe e evitar gargalos.
A numeração automatizada de tarefas garante uma rastreabilidade consistente, e as etiquetas ajudam a organizar as tarefas entre departamentos, fases e categorias. Além disso, a visualização de gráficos fornece informações em tempo real sobre o status do seu programa de auditoria, facilitando a identificação de atividades concluídas, pendentes ou expiradas.
Com as opções de exportação e arquivamento, você pode fazer backup ou pausar seu trabalho para organizar o fluxo de trabalho de auditoria e se preparar para o futuro.
Dividir as tarefas em etapas gerenciáveis
Ao gerenciar um programa de auditoria, a segmentação de tarefas é essencial para garantir que detalhes importantes não sejam esquecidos. Esta planilha de demonstração mostra como dividir cada tarefa em etapas executáveis e rastreáveis para um trabalho mais claro e colaborativo.
Aqui, gostaríamos de compartilhar com você como a equipe lida com a segmentação de tarefas de forma eficaz:
A guia Detalhes para descrições de tarefas A guia Detalhes permite que as equipes documentem uma descrição abrangente da tarefa, os requisitos e as principais metas. Isso ajuda todos os participantes a entender o escopo do trabalho.
Defina os status das tarefas para monitorar o progresso: Você pode atribuir status como Pronto,Em andamento e Verificando para dar uma visão clara do progresso de uma tarefa. Com os status atualizados, os membros da equipe podem verificar facilmente a conclusão e identificar gargalos.
Guia Lista de verificação para subtarefas: Tarefas mais complexas podem ser divididas em subtarefas menores e factíveis usando a guia Checklist. Cada subtarefa pode ser marcada quando concluída, para que sua equipe permaneça organizada e as etapas importantes não sejam esquecidas.
Prazos para manter o controle: Definir prazos ajuda a manter o controle. Ao tornar visível que um prazo está se aproximando, os membros da equipe podem priorizar seu trabalho e evitar perder prazos.
Categorização por tags: Você pode categorizar e filtrar com eficiência as atividades especificando tags relevantes, como auditoria de conformidade ,recuperação de desastres etc. Esse recurso facilita a identificação de atividades relacionadas e a implementação de fluxos de trabalho racionais.
Guia Chat para discussões específicas da atividade: A guia Chat gerencia de forma centralizada todas as conversas relacionadas a uma tarefa. Os membros da equipe podem colaborar, fornecer atualizações, fazer perguntas e trabalhar juntos diretamente na guia da atividade.
Atribua tarefas para uma responsabilidade clara: atribua tarefas a membros específicos da equipe para esclarecer a responsabilidade. Cada membro entende suas responsabilidades e pode se concentrar nas tarefas atribuídas sem confusão.
Guia Attachments (Anexos) para salvar arquivos relevantes: Documentos importantes, referências e evidências podem ser vinculados diretamente às tarefas por meio da guia Attachments (Anexos). Dessa forma, você pode gerenciar tudo por tarefa e evitar o incômodo de procurar em sistemas de arquivamento externos.
Esta planilha mostra como simplificar uma auditoria complexa, dividindo as tarefas em etapas gerenciáveis para que você possa monitorar o progresso, identificar obstáculos e permanecer no caminho certo para atingir todas as suas metas.
Conclusão Criação de um programa de auditoria eficaz e escalável
Um programa de auditoria bem executado é a base da conformidade, do gerenciamento de riscos e da otimização de processos de uma organização. Garanta um fluxo de trabalho estruturado, dividindo as tarefas em etapas gerenciáveis, categorizando-as adequadamente e permitindo uma comunicação clara entre as equipes.
Um bom planejamento e execução o ajudarão a cumprir os prazos, melhorar a colaboração e, por fim, fazer com que sua auditoria seja um sucesso.
