Vi har märkt att kinesiska spammare försöker utnyttja Kerika, och vi vidtar vissa åtgärder för att minska detta krångel. Vi brukade blockera dessa spammare en och en, men det är uppenbarligen tidskrävande, särskilt när ett gäng av dem försöker samma trick, vilket är att skicka ut dussintals eller hundratals inbjudningar till människor att gå med i deras Kerika-styrelser.
Dessa spammare använder VPN för att framstå som om de kommer från andra länder, men det fanns ett mönster i deras användning av Kerika: alla teaminbjudningar som de skickade ut involverar samma destination: qq.com, som är en stor kinesisk webbportal som drivs av Tencent, främst känd för sin snabbmeddelandetjänst QQ.
Även om vi stöder kinesiska som språk har vi inga legitima användare i Kina eftersom Kina blockerar Google och så många andra tjänster. Vilket innebär att det aldrig kommer att finnas en legitim användning för att lägga till personer från qq.com-domänen till en Kerika-tavla.
Det finns ett enkelt block som vi inför: vi kommer att ha en svart lista över domäner, inklusive qq.com, där systemet hindrar dig från att lägga till teammedlemmar. Detta kommer att hjälpa till att stänga av kinesiska spammare som riktar in sig på andra människor från Kina.
Vi har haft en 30-dagars gratis provperiod för nya användare under en mycket lång tid, men vi har länge sett att människor inte riktigt behöver hela 4 veckor för att bestämma sig för om Kerika är vad de letar efter eller inte.
Faktum är att en provperiod har en nackdel i det att människor tenderar att glömma att de är i en gratis provperiod tills de börjar få påminnelser om att provperioden är på väg att avslutas!
En mer praktisk – och branschstandardiserad – metod är att erbjuda 14 dagars gratis provperiod från och med nu. Detta bör ge dig gott om tid att bestämma dig för om Kerika är det bästa sättet för ditt fjärrteam att få mer gjort!
Om du arbetar på en uppgiftstavla kan du nu dölja eller visa kolumner på fliken Kolumner i dialogrutan Inställningar för tavlan.
Om du vill använda den här funktionen öppnar du dialogen Board Settings genom att klicka på kugghjulsknappen som visas i det övre högra hörnet när du visar en Task Board och sedan växlar till fliken COLUMNS.
När du håller muspekaren över en kolumn i listan visas en alternativknapp (tre prickar):
Klicka på den och du kommer att se menyn Åtgärder..:
Fliken Kolumner i dialogrutan Inställningar för uppgiftstavlor
Detta gör det lättare att hantera tavlor med ett stort antal kolumner.
Kontoägare kan nu utse andra medlemmar i sitt kontoteam till kontoadministratörer, vilket gör att dessa personer också kan hantera prenumerationer och medlemskap för det kontot. Detta kan vara till hjälp när den faktiska ägaren av Kerika-kontot är någon utanför användargruppen, till exempel en inköpsavdelning.
Hantering av kontoadministratörer kan göras från skärmen Hantera konto av kontoägaren:
Skärmdump som visar Hantera användare
När du är på skärmen Manage Users väljer du en av teammedlemmarna på kontot: håll muspekaren över namnet så visas en MANAGE USER-knapp:
Välj en användare
Klicka på TAKE ACTION i dialogrutan Team Member details:
Åtgärda-knappen
Och välj Gör den här användaren till kontoadministratör:
Ändra roll för kontoteammedlem
En kontoadministratör kan ställa in andra teammedlemmar från det kontot så att de också blir kontoadministratörer.
Kontoadministratörer har mycket makt över kontot; de kan:
Komma åt alla forum
Lägga till personer på eller ta bort personer från alla tavlor
Ändra personers roller på valfri anslagstavla
Lägga till personer på kontot och köpa prenumerationer
Ändra prenumerationsplan
Så var försiktig med vem du lägger till som kontoadministratör!
Deadlines är den osynliga tråd som håller projekt organiserade, uppgifter slutförda i tid och team samman. Oavsett om det handlar om en enda uppgift eller om att bryta ner ett projekt i små, genomförbara steg är det viktigt med tydliga deadlines.
Effektiv hantering av deadlines börjar med förmågan att fastställa deadlines för uppgifter eller delar av uppgifter. Det ser ut så här
Ange en deadline för inlämning av kalkylblad
Öppna det bord som du arbetar med.
Klicka på knappen ”Special occasions ” för att öppna kalendervyn.
Välj ett utgångsdatum eller ändra den befintliga informationen efter behov.
Lägg till uppgifter i projektplanen och håll alla intressenter informerade.
Använd checklistor för att identifiera de viktigaste uppgifterna.
Använd Checklist-funktionen när du vill dela upp en stor uppgift i mindre, mer hanterbara uppgifter.
Du kan ange ett förfallodatum för varje punkt på din checklista, vilket gör det enkelt att hålla reda på dina framsteg i detalj.
Tilldela varje gruppmedlem specifika punkter på checklistan så att ingen förlorar den övergripande uppgiften ur sikte och allas roll är tydlig.
Bästa praxis för leveranshantering
Noggrannhet: Undvik vaga termer och ange exakta datum för att undvika förvirring.
Gör realistiska prioriteringar: Balansera din arbetsbörda genom att sätta upp deadlines som motsvarar arbetets komplexitet.
Regelbundna genomgångar: Uppdatera deadlines i takt med att projektet fortskrider och håll förväntningarna realistiska.
Slutsats
Genom att integrera batchdatum för hela uppgifter eller enskilda checklisteobjekt i uppgiftshanteringen kan du hjälpa ditt team att hålla sig organiserat, fokuserat och produktivt. Genom att noggrant ställa in och hantera förfallodatum kan du bygga ett arbetsflöde som passar teamets behov och förhindra att de faller mellan stolarna.
När du jonglerar med flera uppgifter i olika skeden av ett projekt är det viktigt att hålla sig organiserad. Taggar är ett kraftfullt verktyg som kan ge struktur åt ditt arbetsflöde och hjälpa dig att snabbt identifiera, kategorisera och prioritera uppgifter.
Oavsett om du hanterar designmodeller, backend-utveckling eller testfaser gör taggar det enklare att fokusera på det som är viktigast.
Så här kan du använda taggar för att effektivisera din projekthantering:
Taggar fungerar som visuella markörer och ger dig omedelbar insikt i en uppgifts kategori eller status. Så här kan du använda dem på enskilda uppgiftskort:
Öppna uppgiftskortet: Välj det uppgiftskort som du vill kategorisera.
Ställ in taggar: Klicka på avsnittet Taggar i kortinformationen. Härifrån kan du välja bland befintliga taggar eller skapa en ny.
Visuella ledtrådar: När taggen har applicerats visas den högst upp på uppgiftskortet och ger en snabb överblick över dess kategori eller prioritet.
Proffstips: Använd konsekvent färgkodning för taggar så att det blir lätt att skilja mellan olika kategorier, t.ex. grönt för ”backend”-uppgifter eller blått för ”design”.
Så här skapar du anpassade taggar
Med anpassade taggar kan du skräddarsy kategoriseringen efter ditt teams behov. Så här kan du skapa taggar:
Få åtkomst till tagginställningar: Gå till fliken Inställningar på din styrelse och välj Taggar.
Lägg till en ny tagg: Klicka på alternativet + Lägg till ny tagg. Ge din tagg ett namn som återspeglar dess syfte, till exempel ”brådskande”, ”mockups” eller ”väntande”.
Välj enfärg: Välj en färg för att göra din tagg visuellt distinkt.
Spara och tillämpa: Spara taggen, så är den redo att användas i hela styrelsen.
Proffstips: Håll taggnamnen korta och intuitiva. Det gör att alla i teamet lätt kan förstå och använda dem på ett effektivt sätt.
Fördelar med att använda taggar
Kategorisering av uppgifter utan ansträngning: Taggar hjälper dig att gruppera relaterade uppgifter, vilket gör det enklare att filtrera och hitta dem.
Enhanced Focus: Lyft fram uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet eller som tillhör en viss kategori.
Tydlighet för teamet: Se till att alla i teamet förstår uppgiftens syfte på ett enkelt sätt.
Avslutning
Taggar är mer än bara etiketter, de är ett sätt att förenkla och förbättra din uppgiftshantering. Genom att använda taggar effektivt kan du kategorisera, prioritera och fokusera på uppgifter på ett enkelt sätt, vilket gör att ditt team håller sig samspelt och produktivt.
Att hantera projekt effektivt börjar med ett välorganiserat arbetsflöde. Att dela upp dina uppgifter i tydligt definierade stadier kan hjälpa dig och ditt team att hålla koll och vara produktiva. Ett strukturerat arbetsflöde gör det lättare att spåra framsteg, identifiera flaskhalsar och prioritera uppgifter effektivt.
Låt oss dyka in i hur du kan ställa in kolumner i din aktivitetstavla för att maximera effektiviteten med hjälp av exemplet som tillhandahålls.
Kolumner är ryggraden i ditt arbetsflöde. Varje kolumn representerar ett steg i ditt projekt, och hjälper dig att visualisera flödet av uppgifter från början till slut. Nyckeln är att se till att dina kolumner stämmer överens med ditt projekts natur och hur ditt team arbetar.
Steg för att ställa in arbetsflödeskolumner
1. Definiera dina arbetsflödesstadier
När du definierar arbetsflödesstadier. tänk på den naturliga utvecklingen av dina uppgifter.
Till exempel:
Projektstrategi: För inledande planeringsstadier, som att definiera krav eller sätta upp mål.
Projektdesign: Uppgifter relaterade till visuell och strukturell planering, som logotypdesign eller layoutskapande.
Projektutveckling: För exekveringsfaser som kodning eller skapande av funktioner.
Testning: För att säkerställa att allt fungerar som förväntat innan lansering.
Avslutad: Ett sista steg för att skicka uppgifter som är helt klara.
2. Översätt stadier till kolumner
När dina arbetsflödesstadier har definierats, förvandla dem till kolumner på din aktivitetstavla. Börja med breda kategorier och förfina dem allt eftersom du bättre förstår ditt teams behov.
Till exempel:
Du kan börja med viktiga kolumner som ”Att göra”, ”Pågår”, och ”Avslutad” för att etablera grundflödet.
Utöka dessa gradvis till mer specifika kolumner i linje med dina arbetsflödesstadier, som t.ex ”Projektstrategi”, ”Projektdesign”, ”Projektutveckling”, och ”Testning”.
Detta tillvägagångssätt säkerställer att dina kolumner är intuitiva, anpassningsbara och skräddarsydda för dina uppgifters naturliga utveckling
3. Använd kolumner för speciella behov
Överväg att skapa kolumner som tillför värde till ditt arbetsflöde:
Orderstock: Ett utrymme för uppgifter som är planerade men ännu inte redo att gå in i huvudarbetsflödet. Detta hjälper till att prioritera uppgifter när teamet är redo att ta på sig mer arbete samtidigt som de aktiva kolumnerna hålls rena och fokuserade.
Resurser: En kolumn för att lagra länkar, dokument eller annat material som stödjer dina uppgifter. Detta gör det enkelt för teamet att komma åt allt de behöver utan att belamra individuella uppgiftskort.
4. Kom ihåg att hålla det enkelt och intuitivt
Undvik att överbelasta din bräda med för många kolumner. Sträva efter tydlighet och enkelhet så att ditt team enkelt kan följa arbetsflödet.
Slutsats
Ett välorganiserat arbetsflöde börjar med en genomtänkt kolumnkonfiguration. Genom att skräddarsy dina kolumner för att spegla ditt projekts naturliga skeden och inkludera stödjande kolumner kan du förbättra teamets effektivitet och bibehålla klarhet i din process. Börja organisera ditt arbetsflöde idag och upplev fördelarna!
Att organisera uppgifter är viktigt för att skapa smidiga arbetsflöden, särskilt när man hanterar ett stort antal objekt. Att numrera uppgifter kan skapa tydlighet och göra det mer effektivt att hänvisa till specifika uppgifter. Men att numrera uppgifter manuellt? Det är både tidskrävande och felbenäget.
Det är här den automatiska numreringen kommer in i bilden. Tack vare denna funktion tilldelas varje uppgiftsblad automatiskt ett unikt nummer så snart det har skapats, så att varje uppgift kan identifieras med en blick.
Låt oss ta en titt på hur automatisk numrering fungerar och hur du kan aktivera den för att effektivisera dina projekt.
Automatisk numrering tilldelar ett löpnummer till varje nytt uppgiftskort på en tavla. Numreringen är specifik för tavlan och gör det möjligt för teamen att snabbt hänvisa till uppgifter i diskussioner, rapporter eller uppdateringar utan förvirring.
Så här aktiverar du automatisk uppringning
Öppna panelinställningarna: Klicka på kugghjulsikonen i panelens övre högra hörn för att öppna inställningsmenyn.
Aktivera alternativet: På fliken Inställningar markerar du alternativet Automatisk numrering av uppgifter för att aktivera det.
Se det i aktion: från och med nu kommer varje nytt uppgiftskort som skapas på tavlan automatiskt att visa ett unikt nummer i titelområdet.
Betydelsen av automatisk numrering
Snabb hänvisning till uppgifter: Siffror gör det enkelt att hänvisa till specifika uppgifter under möten eller när du arbetar med teamkollegor.
Tydlig kommunikation: Istället för att beskriva uppgifter i detalj kan du hänvisa till dem med hjälp av det nummer som tilldelats dem för snabbare kommunikation.
Effektiv organisation: numrering av uppgifter ger ett extra lager av struktur till din tabell, vilket gör den enklare att övervaka och hantera.
Tillämpningar i verkliga livet
Projektrapporter: Lista snabbt uppgiftsnummer i uppdateringar eller dokumentation för ökad tydlighet.
Gruppdiskussioner: Vid gruppmöten ska du referera till uppgifterna med deras nummer för att undvika förvirring.
Spårning av framsteg: Identifiera enkelt numrerade uppgifter som har slutförts eller pågår.
Slutsats
Automatisk numrering gör uppgiftshanteringen enkel och överskådlig och eliminerar de svårigheter som är förknippade med att manuellt spåra uppgiftsidentifierare. Oavsett om du hanterar ett komplext projekt eller ett litet arbetsflöde säkerställer den här funktionen att varje uppgift är lätt att känna igen och spåra.
När du hanterar uppgifter i ett projekt kan flaskhalsar bromsa utvecklingen och göra det svårt att identifiera var det behövs mest uppmärksamhet. Det är där WIP-gränser (Work-in-Progress) kommer in i bilden.
Genom att sätta tydliga gränser för hur många uppgifter som får vara pågående vid varje given tidpunkt hjälper WIP Limits dig att hantera arbetsbelastningen effektivt och säkerställa ett smidigt uppgiftsflöde i dina projekt.
Låt oss gå igenom hur WIP-gränser fungerar och hur de kan förbättra teamets effektivitet.
WIP Limits sätter ett tak för antalet uppgifter som tillåts i specifika kolumner på din tavla. Om en kolumn till exempel har rubriken ”Pågående” kan du sätta en gräns på 5 uppgifter, så att teamet inte överbelastar sig själva eller tappar fokus.
Denna metod är i linje med Lean-projektledning och hjälper teamen att balansera kapaciteten och undvika onödiga förseningar.
Hur man sätter WIP-gränser
Öppna styrelsens inställningar: Klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet på din anslagstavla för att komma till anslagstavlans inställningar.
Aktivera WIP-gränser: Under fliken Inställningar aktiverar du alternativet ”Begränsningar av pågående arbete (WIP)”.
Ställ in kolumnspecifika gränser: Gå till fliken Kolumner och tilldela specifika WIP-gränser för varje kolumn baserat på teamets arbetsbelastning.
Varför WIP-gränser fungerar
Förhindra överbelastning: Genom att begränsa uppgifterna kan teamet fokusera på det som redan pågår innan de påbörjar nya uppgifter.
Identifiera flaskhalsar: När en kolumn når sin WIP-gräns är det en signal om att uppgifter behöver åtgärdas innan fler kan läggas till.
Förbättra uppgiftsflödet: WIP-gränser hjälper ditt team att arbeta effektivt genom att flytta uppgifter genom pipelinen utan att överväldiga något steg i processen.
Fördelar i den verkliga världen
Balanserad arbetsbelastning: Teamen håller sig fokuserade och produktiva utan att behöva stressas av att för många uppgifter hopar sig.
Förbättrat samarbete: Tydliga gränser uppmuntrar team att avsluta uppgifter tillsammans innan de påbörjar nya.
Bättre prioritering av uppgifter: Fokus flyttas naturligt till högprioriterade uppgifter för att hålla arbetsflödet i rörelse.
Slutsats
Gränser för pågående arbete ger struktur och klarhet i uppgiftshanteringen, vilket gör det lättare att identifiera flaskhalsar och upprätthålla ett stabilt arbetsflöde.
Att hantera åtkomsten till dina projekttavlor är en viktig del av att hålla ditt arbete organiserat och säkert. Oavsett om du arbetar med ett privat teamprojekt eller något som är avsett för bredare samarbete kan du med sekretessinställningarna styra vem som kan se och använda dina anslagstavlor.
Endast personer i teamet:Den här inställningen säkerställer att endast de personer som uttryckligen har lagts till på tavlan kan se eller interagera med den. Det är perfekt för projekt där sekretess är avgörande, som känsliga interna arbetsflöden eller begränsade kundprojekt.
Alla i kontoteamet:Behöver du lite mer synlighet utan att öppna upp den för hela världen? Med den här inställningen kan alla medlemmar i ditt kontoteam visa tavlan. Det är perfekt för interna projekt där öppenhet i hela teamet är till hjälp, men där kontroll fortfarande är viktigt.
Vem som helst med länken:Vill du ha maximal tillgänglighet? Med det här alternativet kan alla som har forumets länk se det – även om de inte har ett Kerika-konto. Tänk dock på att även om de kan se tavlan kommer de inte att kunna göra ändringar om de inte uttryckligen läggs till som teammedlem eller administratör.
Viktiga saker att veta:
Offentliga tavlor och filsynlighet:När du ställer in en tavla till ”Alla med länken” blir alla filer som är bifogade tavlan offentligt tillgängliga. Om du använder integrationer som Google Drive innebär det att dessa dokument också kommer att vara öppna för alla som har länken.
Kontospecifika begränsningar:Om du använder ett betalt Google Workspace-konto kan Googles policyer hindra dig från att ställa in en anslagstavla till ”Vem som helst med länken”. Detta säkerställer efterlevnad av organisationens säkerhetsprotokoll.
Så här justerar du sekretessinställningarna:
Öppna ditt forum och gå till Inställningar.
Under avsnittet Privacy väljer du den åtkomstnivå som passar dina behov.
Spara dina ändringar och du är redo att köra!
Slutsats: Sekretessinställningar ger dig flexibiliteten att hantera vem som kan se och interagera med dina anslagstavlor, vilket gör samarbetet säkert och smidigt. Oavsett om du delar med ett litet team eller öppnar en anslagstavla för allmän visning har du full kontroll.
