Kerika est un logiciel de gestion de projet et de collaboration conçu pour aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement. Il offre une gamme d’outils pour gérer les tâches, les projets et les flux de travail, en particulier pour les équipes distribuées. Les principales caractéristiques de Kerika sont les suivantes
Gestion des tâches : Créer, assigner et suivre des tâches avec des dates d’échéance, des priorités et des mises à jour d’état.
Tableaux visuels : Utiliser des tableaux Kanban, des tableaux blancs et des organigrammes pour visualiser les flux de travail et l’avancement des projets.
Collaboration : La collaboration en temps réel permet aux membres de l’équipe de travailler ensemble sur des documents, de partager des commentaires et de communiquer au sein de la plateforme.
Intégration : Kerika s’intègre à des outils tels que Google Drive, Box et Slack, ce qui facilite la gestion des fichiers et des communications en un seul endroit.
Contrôle d’accès : Définissez des permissions pour contrôler qui peut voir ou modifier des projets ou des tâches spécifiques.
Accès mobile : Kerika propose des applications mobiles pour iOS et Android, permettant aux utilisateurs de rester connectés et de gérer leurs tâches en déplacement.
Kerika est particulièrement populaire parmi les équipes qui nécessitent un haut niveau de collaboration et de transparence, telles que les équipes à distance, les consultants et les organisations avec des flux de travail complexes. Son interface conviviale et l’accent mis sur la gestion visuelle des projets en font un outil polyvalent pour divers secteurs d’activité.
Remarque : la partie concernant l’intégration avec Slack n’est pas vraie. Du moins, pas encore.
Kerika est un logiciel de gestion de projet et de collaboration conçu pour aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement. Il offre une gamme d’outils pour gérer les tâches, les projets et les flux de travail, en particulier pour les équipes distribuées. Les principales caractéristiques de Kerika sont les suivantes
Gestion des tâches : Créer, assigner et suivre des tâches avec des dates d’échéance, des priorités et des mises à jour d’état.
Tableaux visuels : Utiliser des tableaux Kanban, des tableaux blancs et des organigrammes pour visualiser les flux de travail et l’avancement des projets.
Collaboration : La collaboration en temps réel permet aux membres de l’équipe de travailler ensemble sur des documents, de partager des commentaires et de communiquer au sein de la plateforme.
Intégration : Kerika s’intègre à des outils tels que Google Drive, Box et Slack, ce qui facilite la gestion des fichiers et des communications en un seul endroit.
Contrôle d’accès : Définissez des permissions pour contrôler qui peut voir ou modifier des projets ou des tâches spécifiques.
Accès mobile : Kerika propose des applications mobiles pour iOS et Android, permettant aux utilisateurs de rester connectés et de gérer leurs tâches en déplacement.
Kerika est particulièrement populaire parmi les équipes qui nécessitent un haut niveau de collaboration et de transparence, telles que les équipes à distance, les consultants et les organisations avec des flux de travail complexes. Son interface conviviale et l’accent mis sur la gestion visuelle des projets en font un outil polyvalent pour divers secteurs d’activité.
Remarque : la partie concernant l’intégration avec Slack n’est pas vraie. Du moins, pas encore.
Nous avons constaté des tentatives d’exploitation de Kerika par des spammeurs chinois et nous prenons des mesures pour réduire ce problème. Nous avions l’habitude de bloquer ces spammeurs un par un, mais cela prend manifestement beaucoup de temps, d’autant plus que nombre d’entre eux tentent le même stratagème en envoyant des dizaines ou des centaines d’invitations à rejoindre leurs forums Kerika.
Ces spammeurs utilisent des VPN pour faire croire qu’ils sont originaires d’autres pays, mais leur Kerika avait un modèle : toutes les invitations à l’équipe qu’ils envoyaient avaient la même destination : qq.com, un grand portail chinois en ligne géré par Tencent, connu principalement pour son service de messagerie instantanée QQ.
Bien que nous utilisions le chinois comme langue, nous n’avons pas d’utilisateurs légaux en Chine car la Chine bloque Google et de nombreux autres services. Cela signifie que l’ajout d’utilisateurs du domaine qq.com au tableau Kerika ne sera jamais légal.
Nous allons mettre en place un blocage simple : nous tiendrons une liste noire de domaines, dont qq.com, pour lesquels le système vous empêchera d’ajouter des membres à l’équipe. Cela permettra d’éliminer les spammeurs chinois qui ciblent d’autres Chinois.
Nous proposons depuis très longtemps une période d’essai gratuite de 30 jours pour les nouveaux utilisateurs, mais nous avons constaté depuis longtemps que les gens n’ont pas vraiment besoin des 4 semaines complètes pour décider si Kerika correspond ou non à ce qu’ils recherchent.
En fait, la période d’essai présente un inconvénient : les gens ont tendance à oublier qu’ils participent à un essai gratuit jusqu’à ce qu’ils reçoivent des rappels leur indiquant que l’essai est sur le point de se terminer !
Une approche plus pratique – et conforme aux normes de l’industrie – consiste à offrir une période d’essai gratuite de 14 jours à partir de maintenant. Cela devrait vous laisser suffisamment de temps pour décider si Kerika est le meilleur moyen pour votre équipe à distance d’être plus performante !
Chez Kerika, nous expérimentons depuis un certain temps l’utilisation de l’IA pour le développement de logiciels : Le Copilot de Microsoft a été utilisé par nos développeurs pour les aider à coder, et il s’est avéré très utile. Nous sommes en train d’ajouter l’IA à certaines parties de notre interface utilisateur.
L’IA au service de la construction d’un nouveau conseil d’administration
Lorsque vous voulez commencer un nouveau tableau des tâches Kerika, vous verrez qu’il y a une nouvelle option pour obtenir de l’aide de l’IA :
AI Helper in Start New Board
En cliquant sur ce bouton, vous ouvrez une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez indiquer à notre IA ce que vous voulez que votre nouveau tableau fasse :
Comment vous pouvez spécifier ce que le nouveau conseil doit faire
Il est très important de fournir le plus de détails possible ! Plus vous en direz à l’IA de Kerika sur ce que vous voulez que votre planche fasse, mieux elle pourra vous aider. Voici quelques suggestions sur ce que tu dois dire à l’IA :
Avez-vous besoin d’un conseil pour un projet à court terme (3 à 6 mois), pour un projet à plus long terme ou pour un travail continu sans date de fin ?
Travaillerez-vous seul ou avec d’autres ?
Quels sont les problèmes que vous essayez de résoudre avec Kerika : délais non respectés, mauvaise communication, manque de visibilité, etc.
Qu’est-ce qui ne fonctionne pas bien avec les outils que vous utilisiez auparavant ?
Y a-t-il des fonctionnalités spécifiques de Kerika que vous aimeriez essayer, comme les dates d’échéance, les tâches assignées, les pièces jointes, les commentaires/discussions ?
L’utilisation de l’IA prend un certain temps, généralement 1 à 2 minutes pour construire votre planche. Tu peux faire d’autres choses avec Kerika pendant ce temps ; tu seras averti lorsque ta planche sera prête. Vous pouvez également annuler votre demande si vous changez d’avis.
L’IA au service de la construction d’un nouveau modèle
De même, vous avez désormais la possibilité de vous faire aider par l’IA de Kerika pour créer de nouveaux modèles :
Si vous choisissez l’aide de l’IA, il vous sera demandé de fournir des détails sur les fonctions de votre nouveau modèle et sur la manière dont il sera utilisé :
Pour les modèles, nous demandons un peu plus de détails et, comme pour l’utilisation de l’IA pour créer de nouvelles planches, la quantité et la qualité des instructions que vous fournissez à l’IA de Kerika feront une grande différence dans la capacité de l’IA à vous aider à créer un nouveau modèle.
Réalisation d’un tableau similaire à un tableau type
Ce dernier point est réservé aux nouveaux utilisateurs : lorsque les personnes s’inscrivent à Kerika, elles ont la possibilité de consulter nos nombreux exemples de tableaux (qui sont organisés par fonction) afin de se faire une idée de ce que Kerika peut faire avant de commencer leur premier tableau.
Depuis que nous avons construit nos cartes échantillons, nous avons constaté qu’elles étaient très populaires et que les gens en faisaient des copies pour jouer ou pour s’en servir comme base pour la construction de leurs propres cartes.
Faire une copie pour jouer, c’est bien, mais faire une copie pour créer un point de départ pour votre nouvelle planche n’est pas très efficace.
Pour faciliter la gestion de ces deux besoins, nous incluons désormais un bouton FAIRE UN TABLEAU COMME CELUI, qui s’affiche chaque fois qu’un nouvel utilisateur consulte un exemple de tableau.
L’option FAIRE UN TABLEAU COMME CELUI est présentée aux nouveaux utilisateurs lorsqu’ils visualisent un exemple de tableau.
En cliquant sur ce bouton, une boîte de dialogue s’ouvre et demande au nouvel utilisateur ce qu’il souhaite faire avec sa version du tableau d’échantillons :
Créez un tableau comme celui-ci
Si vous n’avez besoin que d’une copie, dites-le simplement à l’IA : « Faites une copie de ce tableau ». Mais si vous voulez une version du tableau qui soit personnalisée en fonction de vos besoins, assurez-vous de donner beaucoup d’informations à l’IA !
Si vous travaillez sur un tableau des tâches, l’onglet Colonne de la boîte de dialogue Paramètres du tableau vous permet désormais de masquer ou d’afficher les colonnes.
Pour utiliser cette fonction, ouvrez la boîte de dialogue Paramètres du tableau en cliquant sur le bouton en forme de roue dentée qui apparaît dans le coin supérieur droit lorsque vous visualisez un tableau des tâches, puis passez à l’onglet COLONNES.
Lorsque vous survolez une colonne de la liste, un bouton d’options (trois points) apparaît :
Cliquez dessus et vous verrez le menu Actions.. :
L’onglet Colonnes de la boîte de dialogue Paramètres du tableau pour les tableaux de tâches
Cela facilite la gestion des tableaux comportant un grand nombre de colonnes.
Les propriétaires de compte peuvent désormais désigner d’autres membres de leur équipe de compte comme administrateurs de compte, ce qui permettra à ces personnes de gérer également les abonnements et les membres de ce compte. Cela peut s’avérer utile lorsque le propriétaire du compte Kerika est une personne extérieure à la communauté des utilisateurs, comme un service d’achat.
La gestion des administrateurs de compte peut être effectuée à partir de l’écran Gérer le compte, par le propriétaire du compte :
Capture d’écran montrant la gestion des utilisateurs
Une fois dans l’écran Gérer les utilisateurs, sélectionnez l’un des membres de l’équipe sur le compte : survolez le nom et un bouton GÉRER L’UTILISATEUR apparaîtra :
Sélectionner un utilisateur
Dans la boîte de dialogue Détails du membre de l’équipe, cliquez sur AGIR :
Bouton d’action
Et sélectionnez Make this user an Account Admin (Faire de cet utilisateur un administrateur de compte):
Un administrateur de compte peut configurer d’autres membres de l’équipe de ce compte pour qu’ils soient également administrateurs de compte.
Les administrateurs de compte ont beaucoup de pouvoir sur le compte ; ils peuvent :
accéder à n’importe quel forum
ajouter ou supprimer des personnes sur n’importe quel forum
Modifier les rôles des personnes sur n’importe quel forum
Ajouter des personnes au compte et acheter des abonnements
Modifier le plan d’abonnement
Faites donc attention aux personnes que vous ajoutez en tant qu’administrateur de compte !
Les échéances sont les fils invisibles qui relient les projets entre eux, garantissant que les tâches sont achevées à temps et que les équipes restent alignées. Que vous travailliez sur une seule tâche ou que vous décomposiez un projet en étapes plus petites et réalisables, des échéances claires font toute la différence.
Une gestion efficace des délais commence par la possibilité de fixer des dates d’échéance pour les tâches et leurs composants. Voici comment cela fonctionne :
Fixer des dates d’échéance sur les fiches de tâches
Ouvrez la fiche de travail sur laquelle vous travaillez.
Cliquez sur le bouton « Due » pour accéder à la vue du calendrier.
Sélectionnez une date d’échéance ou modifiez les dates existantes si nécessaire.
Cela permet d’ancrer la tâche dans le calendrier du projet et de tenir tout le monde au courant.
Décomposer les tâches les plus importantes à l’aide de listes de contrôle
Utilisez la fonction Liste de contrôle pour diviser une tâche importante en éléments plus petits et plus faciles à gérer.
Chaque élément de la liste de contrôle peut avoir sa propre date d’échéance, ce qui facilite le suivi des progrès à un niveau granulaire.
Attribuez des éléments spécifiques de la liste de contrôle à différents coéquipiers, afin de clarifier les rôles de chacun tout en restant dans le contexte de la tâche globale.
Bonnes pratiques pour la gestion des délais
Soyez précis: Évitez les délais vagues, fixez des dates exactes pour éviter toute confusion.
Établissez des priorités réalistes: Équilibrer la charge de travail en fixant des dates d’échéance qui reflètent la complexité des tâches.
Réviser régulièrement: Mettre à jour les délais en fonction de l’évolution de la portée du projet afin de maintenir des attentes réalistes.
Conclusion
L’intégration de dates d’échéance dans la gestion des tâches, qu’il s’agisse de tâches complètes ou d’éléments individuels de la liste de contrôle, aide les équipes à maintenir la clarté, la concentration et la productivité. En fixant et en gérant les échéances de manière réfléchie, vous créez un flux de travail qui s’adapte aux besoins de votre équipe tout en veillant à ce que rien ne passe inaperçu.
Lorsque l’on jongle avec plusieurs tâches à différents stades d’un projet, il est essentiel de rester organisé. Les étiquettes sont un outil puissant qui peut structurer votre flux de travail, en vous aidant à identifier, classer et hiérarchiser rapidement les tâches.
Que vous gériez des maquettes de conception, le développement du backend ou des phases de test, les balises vous permettent de vous concentrer sur ce qui compte le plus.
Voici comment vous pouvez utiliser les balises pour rationaliser votre gestion de projet :
Fonctionnement des étiquettes dans les cartes de tâches
Les étiquettes agissent comme des marqueurs visuels, vous donnant un aperçu instantané de la catégorie ou de l’état d’une tâche. Voici comment vous pouvez les appliquer à des fiches de tâches individuelles :
Ouvrez la fiche de tâches : Sélectionnez la fiche de tâches que vous souhaitez catégoriser.
Définir les étiquettes : Cliquez sur la section Tags dans les détails de la carte. Vous pouvez alors choisir parmi les étiquettes existantes ou en créer une nouvelle.
Repères visuels : Une fois appliquée, l’étiquette apparaît en haut de la carte de la tâche, indiquant d’un coup d’œil sa catégorie ou sa priorité.
Conseil de pro : Utilisez un code couleur cohérent pour les balises afin de faciliter la distinction entre les catégories, comme le vert pour les tâches « backend » ou le bleu pour la « conception ».
Comment créer des étiquettes personnalisées
Les étiquettes personnalisées vous permettent d’adapter la catégorisation aux besoins de votre équipe. Voici comment créer des étiquettes :
Accéder aux paramètres des balises : Allez dans l’onglet Paramètres de votre forum et sélectionnez Balises.
Ajouter une nouvelle balise : Cliquez sur l’option + Ajouter une nouvelle balise. Donnez à votre balise un nom qui reflète son objectif, comme « urgent », « maquettes » ou « en attente ».
Choisissez une couleur: choisissez une couleur pour que votre étiquette soit visuellement distincte.
Enregistrer et appliquer : Enregistrez la balise et elle est prête à être utilisée sur l’ensemble de votre tableau.
Conseil de pro : Veillez à ce que les noms des balises soient courts et intuitifs. Cela permet à tous les membres de votre équipe de les comprendre et de les utiliser efficacement.
Avantages de l’utilisation des étiquettes
Catégorisation des tâches sans effort : Les étiquettes vous aident à regrouper les tâches connexes, ce qui facilite le filtrage et la localisation.
Focus amélioré : met en évidence les tâches qui requièrent une attention immédiate ou qui appartiennent à une catégorie spécifique.
Clarté de l’équipe : Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent d’un seul coup d’œil l’objectif de la tâche.
Synthèse
Les balises sont plus que de simples étiquettes, elles sont un moyen de simplifier et d’améliorer la gestion des tâches. En les utilisant efficacement, vous pouvez catégoriser, prioriser et vous concentrer sur les tâches avec facilité, ce qui permet à votre équipe d’être alignée et productive.
