Klik op de afbeelding om de sjabloon in een nieuw tabblad te openen.

Het houden van een bestuursvergadering kan een grote operationele hindernis lijken, vooral als je te maken hebt met de administratieve kosten van het bestuur. Voor leiders van zowel profit- als non-profitorganisaties is de echte hindernis vaak de ‘bestuurstoolkit’ zelf.

Het gaat om een complexe reeks rapporten, agenda’s en financiële overzichten die in realtime moeten worden verspreid en bijgewerkt. Maar maak je geen zorgen, deze gids is er om je te helpen. Als je op zoek bent naar een snelle en eenvoudige manier om materiaal voor de raad van bestuur voor te bereiden, dan is deze sjabloon iets voor jou. Deze sjabloon is ontworpen om het complexe proces van het voorbereiden van een bestuursvergadering te vereenvoudigen. Of je nu in een vergaderruimte zit of aan de andere kant van de wereld, je hele team zal een visueel georganiseerde werkomgeving hebben.

Klaar om je tijd en productiviteit terug te winnen? Begin vandaag nog.

1. Wie kan het gebruiken?

Dit team werd gevormd ter ondersteuning van een diverse groep experts die verantwoordelijk zijn voor bestuur op hoog niveau:

• Bedrijfssecretaresse en administratief personeel: verantwoordelijk voor de voorbereiding van het overlegmateriaal en de uiteindelijke coördinatie.
  
• Leidinggevenden (CEO’s en CFO’s): Leidinggevenden die actuele informatie nodig hebben over strategie en financiën op hoog niveau.
  
• Commissievoorzitters: vooral degenen die een auditcommissie, risicocommissie, bestuurscommissie of compensatiecommissie voorzitten en een speciaal verslag moeten opstellen.
  
• Gedistribueerde teams: professionals die in verschillende tijdzones werken. Ze hebben een “single source of truth” nodig om samen te werken zonder de verwarring van documentversies.

2. inhoud

De sjablonen in dit bordpakket zijn vooraf ingestelde visuele lay-outs die kunnen dienen als een uitgebreid startpunt:

• Workflow via vier kolommen:‘Wordt voorbereid’, ‘Wordt beoordeeld en goedgekeurd’, ‘Definitieve implementatie‘ en‘Gereed ‘ om de voortgang bij te houden .
  
• Standaard materiaal voor de raad van bestuur: Kant-en-klare sjablonen bevatten agenda’s en schema’s voor vergaderingen, updates over CEO-rapportage en -strategie, en financiële rapporten en analyses.
  
• Commissieverslagen: De voorgeschreven sjablonen voor het verslag van de Auditcommissie , het verslag van de Risico- en Nalevingscommissie, het verslag van de Governance- en Nominatiecommissie en het verslag van de Remuneratiecommissie zijn afgerond.
  
• Kwaliteitscontroleschema’s: Om de nauwkeurigheid van informatie te garanderen, bevat dit sjabloon schema’svoor kwaliteitscontrole en feitencontrole van bestuursverslagen, evenals schema’s die de voorzitter en elke commissievoorzitter moetcontroleren.

3. wanneer gebruiken?

Deze werkplek biedt maximale waarde in risicovolle situaties waar beheer en veiligheid prioriteit hebben:

• Driemaandelijkse bestuursvergaderingen: Gebruik deze sjabloon als je elke drie maanden een duidelijk, gestructureerd proces nodig hebt om de bestuurscyclus consistent te houden.
  
• Bestuursvergaderingen op afstand houden: Als uw bestuurders en personeel verspreid zijn over meerdere locaties, beheert Kerica automatisch de tijdzone-instellingen om ervoor te zorgen dat iedereen altijd in dezelfde tijdzone zit.
  
• Hogedocumentbeveiliging: Gebruik het als je IT-afdeling strenge toegangscontrole vereist. Kerika is de enige tool voor taakbeheer waarmee je eigenaar kunt blijven vanbestanden in je GoogleDrive-, OneDrive- of Box-account.

4. Hoe te gebruiken

Volg deze stappen om je boardvoorbereiding soepel te laten verlopen:

1. README-kaart: Bovenaan elke kolom staat een ‘README’-kaart. Deze kaart moet eerst worden gecontroleerd, omdat deze specifieke regels bevat over de vereisten die je moet vervullen voordat je een taak kunt toevoegen of naar de volgende stap kunt gaan.
   
2. Verloop de workflow: Nadat de eerste materialen volledig zijn voorbereid, schakelt u de takenlijst van de fase ‘Gereed’ naar de fase ‘Controleren en goedkeuren’. Op deze manier ziet het controleteam alleen documenten in het stadium ‘Gereed’.
   
3. Tabblad ‘Checklist’: Open elke kaart en ga naar het tabblad ‘Checklist ‘ om subtaken te beheren. Vink ze één voor één af zodat je geen details mist, zoals specifieke nummers of data.
   
4. Tabblad ‘Bijlagen’: Met het tabblad ‘Bijlagen’ kunt u rapporten of spreadsheets rechtstreeks uploaden naar de betreffende kaart. Deze bestanden worden veilig opgeslagen en Careica zorgt ervoor dat ze automatisch met de juiste personen worden gedeeld.

Conclusie

Met de Board Pack-sjablonen van Kerika kun je professioneel ogende boards opzetten en beheren. Kerika integreert naadloos met Google Workspace en Microsoft 365 om toegangsrechten automatisch te beheren. Door gebruikersrollen in Kerika te wijzigen, wordt de toegang tot bestanden in de opslag direct bijgewerkt.

Teamleden krijgen lees- en schrijfrechten om suites aan te maken en directeuren worden toegevoegd als viewers met alleen-lezen rechten. Door over te schakelen op de dashboardweergave kunt u complexe e-mailuitwisselingen elimineren en ervoor zorgen dat uw organisatie aan de hoogste professionele normen voldoet.

Op zoek naar iets heel bijzonders?

Als deze sjabloon niet aan je eisen voldoet, neem dan contact op met support@kerika.comまでご連絡ください. Wij leveren je gratis een aangepaste versie!