Kerika is software voor projectbeheer en samenwerking, ontworpen om teams efficiënter te laten samenwerken. Het biedt een reeks hulpmiddelen om taken, projecten en workflows te beheren, met name voor gedistribueerde teams. De belangrijkste kenmerken van Kerika zijn:
Taakbeheer: Taken maken, toewijzen en bijhouden met vervaldatums, prioriteiten en statusupdates.
Visuele borden: Gebruik Kanban-borden, whiteboards en stroomschema’s om workflows en projectvoortgang te visualiseren.
Samenwerking: Real-time samenwerking stelt teamleden in staat om samen te werken aan documenten, feedback te delen en te communiceren binnen het platform.
Integratie: Kerika integreert met tools als Google Drive, Box en Slack, waardoor het eenvoudiger wordt om bestanden en communicatie op één plek te beheren.
Toegangscontrole: Stel machtigingen in om te bepalen wie specifieke projecten of taken kan bekijken of bewerken.
Mobiele toegang: Kerika biedt mobiele apps voor iOS en Android, zodat gebruikers ook onderweg in contact kunnen blijven en taken kunnen beheren.
Kerika is vooral populair onder teams die een hoge mate van samenwerking en transparantie vereisen, zoals externe teams, consultants en organisaties met complexe workflows. De gebruiksvriendelijke interface en de focus op visueel projectbeheer maken het een veelzijdige tool voor verschillende branches.
Opmerking: het deel over de integratie met Slack is niet waar. Tenminste, nog niet.
Je werkruimte moet voor jou werken, niet andersom. Met de aanpassingsopties kun je alles aanpassen, van achtergrondkleuren tot meldingen en whiteboardtools, zodat je georganiseerd en productief blijft.
Om te beginnen met het personaliseren van je werkruimte, moet je naar de voorkeursinstellingen in je account gaan. Zo doe je dat:
Klik op het pictogram van je profiel in de rechterbovenhoek van het scherm.
Selecteer Mijn voorkeuren in het vervolgkeuzemenu.
Met deze instellingen kun je een ervaring creëren die past bij jouw unieke werkstijl. Nu je weet hoe je de instellingen kunt openen, laten we je stap voor stap uitleggen hoe je elke aanpassingsoptie kunt gebruiken.
Hoe het werkt: Voorkeuren aanpassen
Voorkeuren zijn meestal gegroepeerd in drie hoofdcategorieën: Algemeen, Meldingen en Whiteboard. Elk onderdeel biedt eenvoudige opties die zijn ontworpen om je workflow te verbeteren en je ervaring te optimaliseren.
Hier bekijken we hoe deze instellingen werken:
Algemene instellingen: Maak uw werkruimte persoonlijk
Achtergrondkleur: Kies een achtergrondkleur die prettig is voor je ogen en bij je stijl past
Kies uit verschillende opties om je werkruimte visueel aantrekkelijk te maken.
Tags gebruiken voor taakborden Schakel deze functie in om automatisch tags toe te voegen aan nieuwe taakborden en sjablonen die je maakt.
Helpt je georganiseerd te blijven en taken moeiteloos te categoriseren.
De voordelen: Door de visuele aspecten van je werkruimte aan te passen, voelt deze intuïtiever en minder rommelig aan, waardoor je je beter kunt concentreren.
Meldingen: Blijf op de hoogte zonder overbelasting
Chatmeldingen Ontvang e-mails wanneer er op directieniveau wordt gechat of wanneer iemand chat over een taak waarbij u betrokken bent.
Activiteitenupdates voor beheerders Ontvang meldingen wanneer nieuwe taken zijn toegevoegd, voltooid of opnieuw zijn toegewezen op borden die jij beheert.
Dagelijkse taakherinneringen Kies voor een dagelijks e-mailoverzicht dat om 6 uur ’s ochtends wordt verstuurd en dat achterstallige taken en taken die deze week of de volgende week af moeten zijn laat zien.
Groepeer taken op datum of bord om ze gemakkelijk te kunnen volgen.
De voordelen: Met flexibele meldingen kun je op de hoogte blijven van wat belangrijk is zonder overspoeld te worden met onnodige updates.
Whiteboard-instellingen: Stroomlijn je creatieve proces
Lijnen en Vormen Stel standaard lijnstijlen, diktes en kleuren in om strakke, consistente afbeeldingen te maken.
Tekst op doeken Kies de letterstijl, grootte en kleur van je voorkeur voor een gepolijste look.
Rasteropties Schakel vastmaken aan raster in en stel de rastergrootte in om je ontwerpen uitgelijnd en professioneel te houden.
De voordelen:
Deze instellingen maken whiteboards perfect voor brainstormen, plannen of ontwerpen, zodat je werk er goed uitziet en georganiseerd blijft.
Samenvatting
Of het nu gaat om het aanpassen van visuele elementen, het aanpassen van meldingen of het stroomlijnen van creatieve tools, deze opties zijn ontworpen om je productiviteit te verhogen en je werkomgeving overzichtelijk te houden. Als je even de tijd neemt om je instellingen aan te passen, kun je elke dag efficiënter en prettiger werken.
Efficiënt projectmanagement is de ruggengraat van het leveren van succesvolle resultaten. Of je nu een website ontwerpt, een product lanceert of een complexe ontwikkeling coördineert, een gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat alle taken op elkaar zijn afgestemd, tijdlijnen worden gehaald en belanghebbenden op de hoogte blijven.
Deze gids leidt je door de essentiële stappen om projectmanagement onder de knie te krijgen, met bruikbare strategieën om workflows te stroomlijnen, samenwerking te bevorderen en de voortgang bij te houden.
Als je de basisprincipes eenmaal onder de knie hebt, zul je zien hoe een visueel hulpmiddel deze principes tot leven kan brengen en je team kan helpen gefocust en productief te blijven.
Essentiële stappen om een effectieve projectmanagementworkflow op te bouwen
Een sterke workflow voor projectbeheer zorgt ervoor dat taken efficiënt worden uitgevoerd, deadlines worden gehaald en de samenwerking binnen het team soepel verloopt.
Hier zijn de belangrijkste stappen om een betrouwbaar projectmanagementproces op te bouwen:
1. Definieer duidelijke doelstellingen en doelen
Elk succesvol project begint met duidelijke, goed gedefinieerde doelstellingen. Als je begrijpt wat je wilt bereiken, blijft het team gefocust en op één lijn gedurende de hele levenscyclus van het project.
Belangrijkste acties:
Vergaderen met belanghebbenden om af te stemmen op de projectdoelen.
Deel doelstellingen op in meetbare resultaten met behulp van het SMART-raamwerk (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden).
Documenteer deze doelstellingen op een centrale locatie om de zichtbaarheid voor het team te garanderen.
2. Ontwikkel een gedetailleerd projectplan
Een uitgebreid projectplan dient als stappenplan, waarin taken, tijdlijnen en afhankelijkheden worden geschetst. Het zorgt ervoor dat elk teamlid zijn rol en verantwoordelijkheden begrijpt.
Belangrijkste acties:
Gebruik Gantt-diagrammen om tijdlijnen en taakafhankelijkheden in kaart te brengen.
Identificeer mijlpalen en deadlines om de voortgang effectief bij te houden.
Wijs middelen toe op basis van de complexiteit van de taak en de expertise van het team.
3. Rollen en verantwoordelijkheden toewijzen
Het definiëren van rollen zorgt voor verantwoording en voorkomt verwarring over wie verantwoordelijk is voor welke taak. Een RACI-matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) kan nuttig zijn.
Belangrijkste acties:
Wijs rollen toe op basis van individuele vaardigheden en projectbehoeften.
Communiceer verantwoordelijkheden duidelijk tijdens teamvergaderingen of kickoffsessies.
Moedig feedback aan om ervoor te zorgen dat verantwoordelijkheden eerlijk worden verdeeld.
4. Taken prioriteren en opsplitsen
Het project opdelen in kleinere, beheersbare taken zorgt ervoor dat geen enkel aspect van het werk over het hoofd wordt gezien. Prioritering helpt om de inspanningen van het team te richten op wat het belangrijkst is.
Belangrijkste acties:
Categoriseer taken op urgentie en belang met behulp van prioriteringstechnieken zoals de Eisenhower Matrix.
Verdeel complexe taken in kleinere subtaken met duidelijke deadlines.
Gebruik tools om de voortgang van taken bij te houden en iedereen op de hoogte te houden.
5. Samenwerking en communicatie bevorderen
Open en transparante communicatie is essentieel voor effectief projectmanagement. Het helpt teams om op één lijn te blijven, conflicten op te lossen en ervoor te zorgen dat de voortgang op schema blijft.
Belangrijkste acties:
Organiseer regelmatige vergaderingen (bijv. dagelijkse stand-ups of wekelijkse check-ins) om de voortgang te bespreken en wegversperringen aan te pakken.
Moedig teamleden aan om updates en feedback in realtime te delen.
Gebruik samenwerkingstools om communicatie te centraliseren en beslissingen te documenteren.
6. Vooruitgang bewaken en plannen bijstellen
Het bijhouden van de projectvoortgang helpt bij het identificeren van potentiële risico’s en knelpunten voordat ze escaleren. Door regelmatige controle kunnen er aanpassingen worden gedaan om het project op koers te houden.
Belangrijkste acties:
Gebruik KPI’s (Key Performance Indicators) zoals het voltooiingspercentage van projecten, het aanhouden van budgetten en het gebruik van middelen.
Voer periodieke evaluaties uit om doelen en tijdlijnen opnieuw te beoordelen.
Stel noodplannen op om onvoorziene uitdagingen aan te pakken.
7. Leerervaringen evalueren en documenteren
Evalueer na afloop van het project het succes ervan door de resultaten te vergelijken met de oorspronkelijke doelen. Het documenteren van geleerde lessen helpt toekomstige workflows te verbeteren.
Belangrijkste acties:
Houd een evaluatie na afloop van het project om te bespreken wat goed ging en wat beter kan.
Verzamel feedback van alle belanghebbenden om sterke en zwakke punten te identificeren.
Standaard operationele procedures (SOP’s) bijwerken op basis van bevindingen.
De juiste tools gebruiken om een projectmanagementworkflow op te bouwen
Hoewel het beheersen van de essentiële stappen van projectmanagement essentieel is, vereist het effectief uitvoeren van deze stappen de juiste hulpmiddelen. Een betrouwbaar taakbeheersysteem kan de kloof tussen theorie en uitvoering overbruggen en ervoor zorgen dat projecten niet alleen goed georganiseerd zijn, maar ook uitvoerbaar.
De juiste tool stroomlijnt het delegeren van taken, het stellen van prioriteiten en samenwerking, zodat je team gefocust kan blijven en op tijd resultaten kan leveren.
Het onderstaande demobord is een voorbeeld van een efficiënte projectmanagementworkflow in actie. Dit bord geeft visueel de taken weer die door fases gaan zoals “Projectstrategie”, “Projectontwerp”, “Ontwikkeling” en “Testen”, zodat er niets tussen de mazen van het net valt.
Door informatie te centraliseren, de voortgang in één oogopslag te volgen en knelpunten te identificeren, biedt deze werkruimte een duidelijk en bruikbaar overzicht van je project.
Laten we nu eens dieper in dit demobord duiken en begrijpen hoe elk onderdeel samenwerkt om een robuust projectmanagementsysteem te maken dat is ontworpen voor succes.
In de afbeelding hierboven kun je zien hoe dit team hun workflow organiseert met behulp van een bord dat projectbeheer vereenvoudigt. Het is ontworpen voor elke fase van het proces.
Laten we het bord van dit team eens nader bekijken om te begrijpen hoe elke functie bijdraagt aan een effectief projectmanagementsysteem. Hier zie je hoe het allemaal samenkomt.
1. Nieuwe taken toevoegen aan het bord
Elk project begint met een lijst van taken en dit bord maakt het ongelooflijk eenvoudig om ze toe te voegen. Door op de knop “Nieuwe taak toevoegen” (linksonder op het bord) te klikken, kun je een nieuwe kaart maken. Elke kaart staat voor een specifieke taak, zoals “Homepage Design” of “Product Page Development”. Zo blijft je workflow overzichtelijk en blijft er niets achter.
2. Kolommen aanpassen voor uw workflow
Moet je de opzet van je prikbord aanpassen? Je kunt eenvoudig kolommen een andere naam geven, nieuwe toevoegen of bestaande kolommen verplaatsen zodat ze bij je workflow passen. Klik gewoon op het kolommenmenu (drie puntjes) bovenaan elke kolom om deze opties te openen. Als er bijvoorbeeld een nieuwe fase in je project komt, kun je een kolom als “Testen” toevoegen zonder je bestaande taken te verstoren.
3. Teamleden en rollen managen
Effectieve samenwerking begint met de juiste rollen. Gebruik het menu Teamleden om leden toe te voegen aan of te verwijderen uit het forum. Elke persoon kan worden toegewezen als beheerder, lid of bezoeker op basis van zijn verantwoordelijkheden. Ken bijvoorbeeld beheerdersrechten toe aan projectleiders en geef klanten bezoekerstoegang om de voortgang te bekijken.
4. Teamcommunicatie centraliseren
Houd alle discussies relevant voor het forum met de functie Board Chat. Zo kan je team op één centrale plek updates delen, vragen stellen of uitdagingen bespreken. Een ontwerper kan bijvoorbeeld feedback over de taak “Logo ontwerpen” direct in de chat delen om iedereen op één lijn te houden.
5. Bestanden toevoegen en delen
Bij elk project hoort een behoorlijke hoeveelheid documentatie en dit prikbord gaat daar heel goed mee om. Met het gedeelte Bijlagen kun je bestanden uploaden, Google Documenten koppelen of zelfs direct vanuit het prikbord nieuwe documenten maken. Voeg bijvoorbeeld stijlgidsen of briefings van klanten toe om ervoor te zorgen dat al het benodigde materiaal toegankelijk is voor het team.
6. Belangrijke taken markeren
Geef prioriteit aan wat belangrijk is met de functie Markeren. Hiermee kun je taken filteren op basis van vervaldatums, prioriteitsniveaus, tags of specifieke opdrachten. Je kunt deze filters ook combineren om taken te vinden.
Je kunt bijvoorbeeld taken markeren die aan een bepaalde teamgenoot zijn toegewezen, getagd als ‘mockups’, samen met hun status als ‘Klaar’. Dit bespaart je veel handmatig werk om te vinden wat je zoekt.
7. Privacy-instellingen aanpassen
In het instellingenmenu stelt dit team zijn board af voor maximale efficiëntie. Als je op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek klikt, zie je vier tabbladen: Overzicht, Instellingen, Kolommen en Tags. Elk tabblad speelt een specifieke rol bij het optimaliseren van de workflow. Laten we ze eens onder de loep nemen:
Tabblad Overzicht:
Biedt een momentopname van de voortgang van het bord, een beschrijving van het doel, opties voor het exporteren van taken in Excel-formaat en de mogelijkheid om voltooide borden te archiveren voor toekomstig gebruik.
Tabblad Instellingen:
Regelt de privacy van het bord en de toegangsrechten, waarbij je kunt kiezen tussen toegang alleen voor het team, toegang voor de organisatie of openbaar delen via een link. Het beheert ook bewerkingsrechten om de integriteit van de workflow te behouden.
Tabblad Kolommen:
De bordstructuur kan worden aangepast door kolommen toe te voegen, te hernoemen of te herschikken. Dit helpt om de workflow af te stemmen op de specifieke projectvereisten van het team.
Tags Tab:
Vereenvoudigt het categoriseren van taken door tags aan te maken, te beheren en toe te passen. Tags maken het gemakkelijker om taken te filteren op prioriteit, type of andere aangepaste labels, waardoor het organiseren en terugvinden van taken wordt verbeterd.
Laten we nu eens kijken hoe het team deze taakkaarten gebruikt om het hele projectmanagementproces op te splitsen in beheersbare stappen. We laten je zien hoe je deze functie kunt gebruiken om elke taak op te splitsen in een uitvoerbaar item.
Verdeel taken in behapbare stappen
Taakkaarten dienen als centraal punt waar jij en je team alle noodzakelijke details voor het voltooien van een taak kunnen vastleggen en organiseren. Hier lees je hoe je ze effectief kunt gebruiken:
Belangrijke details toevoegen:
Begin met het duidelijk definiëren van de doelstellingen van de taak en de stappen die nodig zijn om deze te voltooien. Als je bijvoorbeeld een homepage wilt ontwerpen, schets dan de lay-out en de vereisten voor de inhoud.
Vooruitgang bijhouden:
Werk de voortgang van de taak bij door deze te markeren als “In uitvoering”, “Behoefte aan herziening” of “Voltooid”, zodat iedereen op de hoogte kan blijven van de status.
Deadlines stellen:
Wijs een specifieke vervaldatum toe aan elke taak om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald en niets vertraging oploopt.
Deel taken op in uitvoerbare stappen:
Verdeel complexe taken in kleinere, beheersbare stappen. Bijvoorbeeld, “Creëer homepage-inhoud” kan subtaken bevatten zoals het schrijven van kopij, het selecteren van afbeeldingen en het ontwerpen van de lay-out.
Gebruik tags voor meer duidelijkheid:
Gebruik Tags om taken te categoriseren. Je kunt prioriteiten stellen op basis van urgentie of taken groeperen op thema’s als “Ontwerp”, “Ontwikkeling” of “Testen”.
Bestanden bijvoegen:
Houd alle projectbronnen georganiseerd door bestanden direct aan de taakkaart toe te voegen. Upload design mockups, rapporten of PDF’s, maak nieuwe Google Docs of Kerika Canvases aan of koppel externe bronnen – alles op één plek. Dit zorgt ervoor dat je team snel toegang heeft tot alles wat ze nodig hebben zonder tijd te verspillen aan het doorzoeken van e-mails of mappen.
Zorg voor gerichte communicatie:
Gebruik het tabblad Chat om alle discussies te koppelen aan specifieke taken, zodat de communicatie duidelijk is en gemakkelijk kan worden gevolgd.
Teamleden toewijzen:
Wijs elke taak toe aan specifieke teamleden, zodat het duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit vergroot de verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat taken efficiënt worden uitgevoerd.
Stel een taakprioriteit in voor een duidelijke focus:
Taken prioriteiten geven is de sleutel om je project op schema te houden en de functie Prioriteit instellen maakt dit moeiteloos. Je kunt aan elke taak een van de drie niveaus toewijzen:
Normaal: Voor routinetaken die zonder urgentie kunnen worden uitgevoerd.
Hoge prioriteit: Voor taken die snelle actie of meer focus van het team vereisen.
Kritisch: Voor tijdgevoelige of impactvolle taken die onmiddellijke aandacht vereisen.
Door gebruik te maken van deze functies helpen taakkaarten je team om georganiseerd te blijven, naadloos samen te werken en ervoor te zorgen dat geen enkel belangrijk detail over het hoofd wordt gezien. Met deze stappen wordt het beheren van je project eenvoudiger en effectiever.
Je Kerika account instellen
Aan de slag gaan met Kerika is snel en eenvoudig en vormt de basis voor een naadloze organisatie van je projectworkflow. Hier lees je hoe je je account kunt instellen en meteen aan de slag kunt:
Kies het accounttype dat voor jou het beste werkt:
Als je Google Workspace gebruikt, selecteer je de optie SIGN UP WITH GOOGLE.
Als je een Office 365-gebruiker bent, kies dan voor SIGN UP WITH MICROSOFT.
Je kunt ook kiezen voor SIGN UP WITH BOX voor integratie van bestandsopslag.
Volg de aanwijzingen en je kunt meteen aan de slag. Je hebt geen creditcard nodig en je krijgt een gratis proefversie van 30 dagen voor je team.
Een wereldwijde werkplek voor iedereen
Kerika ondersteunt 38 talen, zodat jij en je team kunnen werken in de taal waar jij je het prettigst bij voelt.
Je eerste board maken
Zodra je je hebt aangemeld, is het tijd om je eerste board te maken en je projectmanagementworkflow tot leven te brengen. Hier lees je hoe:
Klik op “Nieuw bord maken”: Selecteer op het Kerika dashboard de optie om een nieuw bord aan te maken.
Kies het Board Type: Voor projectbeheer kies je de sjabloon Taakbord. Deze is vooraf geladen met kolommen als “Te doen”, “Doen” en “Voltooid”.
Geef je board een naam: Geef je board een naam die je project weergeeft, zoals “Website Redesign” of “Marketing Plan”.
Pas je werkruimte aan: Voeg kolommen toe of geef ze een andere naam zodat ze bij je workflow passen en begin met het toevoegen van taken om je team op één lijn te houden.
Je hebt nu een volledig functionele, visuele werkruimte waarmee je de voortgang kunt bijhouden, taken kunt beheren en de samenwerking binnen je team kunt bevorderen.
Afronden: Uw blauwdruk voor projectsucces
Bij projectmanagement gaat het niet alleen om het voltooien van taken; het gaat om het creëren van een systeem dat je team op één lijn houdt, samenwerking bevordert en ervoor zorgt dat elke mijlpaal wordt gehaald. Met een gedetailleerde workflow en de juiste hulpmiddelen blijf je georganiseerd, productief en gefocust op het bereiken van je doelen.
Dit bord laat zien hoe elk aspect van je project kan worden opgedeeld in uitvoerbare stappen. Door taken te prioriteren, de voortgang bij te houden en functies zoals taakkaarten te gebruiken om details te beheren, zorg je ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien. Kerika is niet zomaar een hulpmiddel; het is een raamwerk om teamwerk te stroomlijnen, verantwoordelijkheid te behouden en je projectvisie tot leven te brengen. Klaar voor de volgende stap? Begin met het samenstellen van je planbord, organiseer je taken en zie hoe je projecten slagen met Kerika!
Efficiënt projectmanagement is de ruggengraat van het leveren van succesvolle resultaten. Of je nu een website ontwerpt, een product lanceert of een complexe ontwikkeling coördineert, een gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat alle taken op elkaar zijn afgestemd, tijdlijnen worden gehaald en belanghebbenden op de hoogte blijven.
Deze gids leidt je door de essentiële stappen om projectmanagement onder de knie te krijgen, met bruikbare strategieën om workflows te stroomlijnen, samenwerking te bevorderen en de voortgang bij te houden.
Als je de basisprincipes eenmaal onder de knie hebt, zul je zien hoe een visueel hulpmiddel deze principes tot leven kan brengen en je team kan helpen gefocust en productief te blijven.
Essentiële stappen om een effectieve projectmanagementworkflow op te bouwen
Een sterke workflow voor projectbeheer zorgt ervoor dat taken efficiënt worden uitgevoerd, deadlines worden gehaald en de samenwerking binnen het team soepel verloopt.
Hier zijn de belangrijkste stappen om een betrouwbaar projectmanagementproces op te bouwen:
1. Definieer duidelijke doelstellingen en doelen
Elk succesvol project begint met duidelijke, goed gedefinieerde doelstellingen. Als je begrijpt wat je wilt bereiken, blijft het team gefocust en op één lijn gedurende de hele levenscyclus van het project.
Belangrijkste acties:
Vergaderen met belanghebbenden om af te stemmen op de projectdoelen.
Deel doelstellingen op in meetbare resultaten met behulp van het SMART-raamwerk (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden).
Documenteer deze doelstellingen op een centrale locatie om de zichtbaarheid voor het team te garanderen.
2. Ontwikkel een gedetailleerd projectplan
Een uitgebreid projectplan dient als stappenplan, waarin taken, tijdlijnen en afhankelijkheden worden geschetst. Het zorgt ervoor dat elk teamlid zijn rol en verantwoordelijkheden begrijpt.
Belangrijkste acties:
Gebruik Gantt-diagrammen om tijdlijnen en taakafhankelijkheden in kaart te brengen.
Identificeer mijlpalen en deadlines om de voortgang effectief bij te houden.
Wijs middelen toe op basis van de complexiteit van de taak en de expertise van het team.
3. Rollen en verantwoordelijkheden toewijzen
Het definiëren van rollen zorgt voor verantwoording en voorkomt verwarring over wie verantwoordelijk is voor welke taak. Een RACI-matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) kan nuttig zijn.
Belangrijkste acties:
Wijs rollen toe op basis van individuele vaardigheden en projectbehoeften.
Communiceer verantwoordelijkheden duidelijk tijdens teamvergaderingen of kickoffsessies.
Moedig feedback aan om ervoor te zorgen dat verantwoordelijkheden eerlijk worden verdeeld.
4. Taken prioriteren en opsplitsen
Het project opdelen in kleinere, beheersbare taken zorgt ervoor dat geen enkel aspect van het werk over het hoofd wordt gezien. Prioritering helpt om de inspanningen van het team te richten op wat het belangrijkst is.
Belangrijkste acties:
Categoriseer taken op urgentie en belang met behulp van prioriteringstechnieken zoals de Eisenhower Matrix.
Verdeel complexe taken in kleinere subtaken met duidelijke deadlines.
Gebruik tools om de voortgang van taken bij te houden en iedereen op de hoogte te houden.
5. Samenwerking en communicatie bevorderen
Open en transparante communicatie is essentieel voor effectief projectmanagement. Het helpt teams om op één lijn te blijven, conflicten op te lossen en ervoor te zorgen dat de voortgang op schema blijft.
Belangrijkste acties:
Organiseer regelmatige vergaderingen (bijv. dagelijkse stand-ups of wekelijkse check-ins) om de voortgang te bespreken en wegversperringen aan te pakken.
Moedig teamleden aan om updates en feedback in realtime te delen.
Gebruik samenwerkingstools om communicatie te centraliseren en beslissingen te documenteren.
6. Vooruitgang bewaken en plannen bijstellen
Het bijhouden van de projectvoortgang helpt bij het identificeren van potentiële risico’s en knelpunten voordat ze escaleren. Door regelmatige controle kunnen er aanpassingen worden gedaan om het project op koers te houden.
Belangrijkste acties:
Gebruik KPI’s (Key Performance Indicators) zoals het voltooiingspercentage van projecten, het aanhouden van budgetten en het gebruik van middelen.
Voer periodieke evaluaties uit om doelen en tijdlijnen opnieuw te beoordelen.
Stel noodplannen op om onvoorziene uitdagingen aan te pakken.
7. Leerervaringen evalueren en documenteren
Evalueer na afloop van het project het succes ervan door de resultaten te vergelijken met de oorspronkelijke doelen. Het documenteren van geleerde lessen helpt toekomstige workflows te verbeteren.
Belangrijkste acties:
Houd een evaluatie na afloop van het project om te bespreken wat goed ging en wat beter kan.
Verzamel feedback van alle belanghebbenden om sterke en zwakke punten te identificeren.
Standaard operationele procedures (SOP’s) bijwerken op basis van bevindingen.
De juiste tools gebruiken om een projectmanagementworkflow op te bouwen
Hoewel het beheersen van de essentiële stappen van projectmanagement essentieel is, vereist het effectief uitvoeren van deze stappen de juiste hulpmiddelen. Een betrouwbaar taakbeheersysteem kan de kloof tussen theorie en uitvoering overbruggen en ervoor zorgen dat projecten niet alleen goed georganiseerd zijn, maar ook uitvoerbaar.
De juiste tool stroomlijnt het delegeren van taken, het stellen van prioriteiten en samenwerking, zodat je team geconcentreerd kan blijven en op tijd resultaten kan leveren.
Het onderstaande demobord is een voorbeeld van een efficiënte projectmanagementworkflow in actie. Dit bord geeft visueel de taken weer die door fases gaan zoals “Projectstrategie”, “Projectontwerp”, “Ontwikkeling” en “Testen”, zodat er niets tussen de mazen van het net valt.
Door informatie te centraliseren, de voortgang in één oogopslag te volgen en knelpunten te identificeren, biedt deze werkruimte een duidelijk en bruikbaar overzicht van je project.
Laten we nu eens dieper in dit demobord duiken en begrijpen hoe elk onderdeel samenwerkt om een robuust projectmanagementsysteem te maken dat is ontworpen voor succes.
In de afbeelding hierboven kun je zien hoe dit team hun workflow organiseert met behulp van een bord dat projectbeheer vereenvoudigt. Het is ontworpen voor elke fase van het proces.
Laten we het bord van dit team eens nader bekijken om te begrijpen hoe elke functie bijdraagt aan een effectief projectmanagementsysteem. Hier zie je hoe het allemaal samenkomt.
1. Nieuwe taken toevoegen aan het bord
Elk project begint met een lijst van taken en dit bord maakt het ongelooflijk eenvoudig om ze toe te voegen. Door op de knop “Nieuwe taak toevoegen” (linksonder op het bord) te klikken, kun je een nieuwe kaart maken. Elke kaart staat voor een specifieke taak, zoals “Homepage Design” of “Product Page Development”. Zo blijft je workflow overzichtelijk en blijft er niets achter.
2. Kolommen aanpassen voor uw workflow
Moet je de opzet van je prikbord aanpassen? Je kunt eenvoudig kolommen een andere naam geven, nieuwe toevoegen of bestaande kolommen verplaatsen zodat ze bij je workflow passen. Klik gewoon op het kolommenmenu (drie puntjes) bovenaan elke kolom om deze opties te openen. Als er bijvoorbeeld een nieuwe fase in je project komt, kun je een kolom als “Testen” toevoegen zonder je bestaande taken te verstoren.
3. Teamleden en rollen managen
Effectieve samenwerking begint met de juiste rollen. Gebruik het menu Teamleden om leden toe te voegen aan of te verwijderen uit het forum. Elke persoon kan worden toegewezen als beheerder, lid of bezoeker op basis van zijn verantwoordelijkheden. Ken bijvoorbeeld beheerdersrechten toe aan projectleiders en geef klanten bezoekerstoegang om de voortgang te bekijken.
4. Teamcommunicatie centraliseren
Houd alle discussies relevant voor het forum met de functie Board Chat. Zo kan je team op één centrale plek updates delen, vragen stellen of uitdagingen bespreken. Een ontwerper kan bijvoorbeeld feedback over de taak “Logo ontwerpen” direct in de chat delen om iedereen op één lijn te houden.
5. Bestanden toevoegen en delen
Bij elk project hoort een behoorlijke hoeveelheid documentatie en dit prikbord gaat daar heel goed mee om. Met het gedeelte Bijlagen kun je bestanden uploaden, Google Documenten koppelen of zelfs direct vanuit het prikbord nieuwe documenten maken. Voeg bijvoorbeeld stijlgidsen of briefings van klanten toe om ervoor te zorgen dat al het benodigde materiaal toegankelijk is voor het team.
6. Belangrijke taken markeren
Geef prioriteit aan wat belangrijk is met de functie Markeren. Hiermee kun je taken filteren op basis van vervaldatums, prioriteitsniveaus, tags of specifieke opdrachten. Je kunt deze filters ook combineren om taken te vinden.
Je kunt bijvoorbeeld taken markeren die aan een bepaalde teamgenoot zijn toegewezen, getagd als ‘mockups’, samen met hun status als ‘Klaar’. Dit bespaart je veel handmatig werk om te vinden wat je zoekt.
7. Privacy-instellingen aanpassen
In het instellingenmenu stelt dit team zijn board af voor maximale efficiëntie. Als je op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek klikt, zie je vier tabbladen: Overzicht, Instellingen, Kolommen en Tags. Elk tabblad speelt een specifieke rol bij het optimaliseren van de workflow. Laten we ze eens onder de loep nemen:
Tabblad Overzicht:
Biedt een momentopname van de voortgang van het bord, een beschrijving van het doel, opties voor het exporteren van taken in Excel-formaat en de mogelijkheid om voltooide borden te archiveren voor toekomstig gebruik.
Tabblad Instellingen:
Regelt de privacy van het bord en de toegangsrechten, waarbij je kunt kiezen tussen toegang alleen voor het team, toegang voor de organisatie of openbaar delen via een link. Het beheert ook bewerkingsrechten om de integriteit van de workflow te behouden.
Tabblad Kolommen:
De bordstructuur kan worden aangepast door kolommen toe te voegen, te hernoemen of te herschikken. Dit helpt om de workflow af te stemmen op de specifieke projectvereisten van het team.
Tags Tab:
Vereenvoudigt het categoriseren van taken door tags aan te maken, te beheren en toe te passen. Tags maken het gemakkelijker om taken te filteren op prioriteit, type of andere aangepaste labels, waardoor het organiseren en terugvinden van taken wordt verbeterd.
Laten we nu eens kijken hoe het team deze taakkaarten gebruikt om het hele projectmanagementproces op te splitsen in beheersbare stappen. We laten je zien hoe je deze functie kunt gebruiken om elke taak op te splitsen in een uitvoerbaar item.
Verdeel taken in behapbare stappen
Taakkaarten dienen als centraal punt waar jij en je team alle noodzakelijke details voor het voltooien van een taak kunnen vastleggen en organiseren. Hier lees je hoe je ze effectief kunt gebruiken:
Belangrijke details toevoegen:
Begin met het duidelijk definiëren van de doelstellingen van de taak en de stappen die nodig zijn om deze te voltooien. Als je bijvoorbeeld een homepage wilt ontwerpen, schets dan de lay-out en de vereisten voor de inhoud.
Vooruitgang bijhouden:
Werk de voortgang van de taak bij door deze te markeren als “In uitvoering”, “Behoefte aan herziening” of “Voltooid”, zodat iedereen op de hoogte kan blijven van de status.
Deadlines stellen:
Wijs een specifieke vervaldatum toe aan elke taak om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald en niets vertraging oploopt.
Deel taken op in uitvoerbare stappen:
Verdeel complexe taken in kleinere, beheersbare stappen. Bijvoorbeeld, “Creëer homepage-inhoud” kan subtaken bevatten zoals het schrijven van kopij, het selecteren van afbeeldingen en het ontwerpen van de lay-out.
Gebruik tags voor meer duidelijkheid:
Gebruik Tags om taken te categoriseren. Je kunt prioriteiten stellen op basis van urgentie of taken groeperen op thema’s als “Ontwerp”, “Ontwikkeling” of “Testen”.
Bestanden bijvoegen:
Houd alle projectbronnen georganiseerd door bestanden direct aan de taakkaart toe te voegen. Upload design mockups, rapporten of PDF’s, maak nieuwe Google Docs of Kerika Canvases aan of koppel externe bronnen – alles op één plek. Dit zorgt ervoor dat je team snel toegang heeft tot alles wat ze nodig hebben zonder tijd te verspillen aan het doorzoeken van e-mails of mappen.
Zorg voor gerichte communicatie:
Gebruik het tabblad Chat om alle discussies te koppelen aan specifieke taken, zodat de communicatie duidelijk is en gemakkelijk kan worden gevolgd.
Teamleden toewijzen:
Wijs elke taak toe aan specifieke teamleden, zodat het duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit vergroot de verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat taken efficiënt worden uitgevoerd.
Stel een taakprioriteit in voor een duidelijke focus:
Taken prioriteiten geven is de sleutel om je project op schema te houden en de functie Prioriteit instellen maakt dit moeiteloos. Je kunt aan elke taak een van de drie niveaus toewijzen:
Normaal: Voor routinetaken die zonder urgentie kunnen worden uitgevoerd.
Hoge prioriteit: Voor taken die snelle actie of meer focus van het team vereisen.
Kritisch: Voor tijdgevoelige of impactvolle taken die onmiddellijke aandacht vereisen.
Door gebruik te maken van deze functies helpen taakkaarten je team om georganiseerd te blijven, naadloos samen te werken en ervoor te zorgen dat geen enkel belangrijk detail over het hoofd wordt gezien. Met deze stappen wordt het beheren van je project eenvoudiger en effectiever.
Je Kerika account instellen
Aan de slag gaan met Kerika is snel en eenvoudig en vormt de basis voor een naadloze organisatie van je projectworkflow. Hier lees je hoe je je account kunt instellen en meteen aan de slag kunt:
Kies het accounttype dat voor jou het beste werkt:
Als je Google Workspace gebruikt, selecteer je de optie SIGN UP WITH GOOGLE.
Als je een Office 365-gebruiker bent, kies dan voor SIGN UP WITH MICROSOFT.
Je kunt ook kiezen voor SIGN UP WITH BOX voor integratie van bestandsopslag.
Volg de aanwijzingen en je kunt meteen aan de slag. Je hebt geen creditcard nodig en je krijgt een gratis proefversie van 30 dagen voor je team.
Een wereldwijde werkplek voor iedereen
Kerika ondersteunt 38 talen, zodat jij en je team kunnen werken in de taal waar jij je het prettigst bij voelt.
Je eerste board maken
Zodra je je hebt aangemeld, is het tijd om je eerste board te maken en je projectmanagementworkflow tot leven te brengen. Hier lees je hoe:
Klik op “Nieuw bord maken”: Selecteer op het Kerika dashboard de optie om een nieuw bord aan te maken.
Kies het Board Type: Voor projectbeheer kies je de sjabloon Taakbord. Deze is vooraf geladen met kolommen als “Te doen”, “Doen” en “Voltooid”.
Geef je board een naam: Geef je board een naam die je project weergeeft, zoals “Website Redesign” of “Marketing Plan”.
Pas je werkruimte aan: Voeg kolommen toe of geef ze een andere naam zodat ze bij je workflow passen en begin met het toevoegen van taken om je team op één lijn te houden.
Je hebt nu een volledig functionele, visuele werkruimte waarmee je de voortgang kunt bijhouden, taken kunt beheren en de samenwerking binnen je team kunt bevorderen.
Afronden: Uw blauwdruk voor projectsucces
Bij projectmanagement gaat het niet alleen om het voltooien van taken; het gaat om het creëren van een systeem dat je team op één lijn houdt, samenwerking bevordert en ervoor zorgt dat elke mijlpaal wordt gehaald. Met een gedetailleerde workflow en de juiste hulpmiddelen blijf je georganiseerd, productief en gefocust op het bereiken van je doelen.
Dit bord laat zien hoe elk aspect van je project kan worden opgedeeld in uitvoerbare stappen. Door taken te prioriteren, de voortgang bij te houden en functies zoals taakkaarten te gebruiken om details te beheren, zorg je ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien. Kerika is niet zomaar een hulpmiddel; het is een raamwerk om teamwerk te stroomlijnen, verantwoordelijkheid te handhaven en je projectvisie tot leven te brengen. Klaar voor de volgende stap? Begin met het samenstellen van je planbord, organiseer je taken en zie hoe je projecten slagen met Kerika!
Je werkruimte moet voor jou werken, niet andersom. Met de aanpassingsopties kun je alles aanpassen, van achtergrondkleuren tot meldingen en whiteboardtools, zodat je georganiseerd en productief blijft.
Om te beginnen met het aanpassen van je werkruimte, moet je naar de voorkeureninstellingen in je account gaan. Zo doe je dat:
Klik op het profielpictogram in de rechterbovenhoek van het scherm.
Selecteer Persoonlijke voorkeuren in het vervolgkeuzemenu.
Met deze instellingen kun je een ervaring creëren die past bij jouw manier van werken. Nu je weet hoe je de instellingen kunt openen, begeleiden we je stap voor stap bij het gebruik van elke aanpassingsoptie.
Hoe het werkt: voorkeuren aanpassen
Voorkeuren zijn meestal gegroepeerd in drie hoofdcategorieën: Algemeen, Meldingen en Blackboard. Elke sectie biedt eenvoudige opties om de workflow te verbeteren en de ervaring te optimaliseren.
Hier wordt uitgelegd hoe deze instellingen werken:
Algemene voorzieningen: Je werkruimte persoonlijk maken
Achtergrondkleur: Kies een achtergrondkleur die mooi is voor het oog en past bij jouw stijl.
Kies uit verschillende opties om je werkplek visueel aantrekkelijk te maken.
Tags gebruiken voor taakkaarten Activeer deze functie om automatisch tags toe te voegen aan nieuwe taakkaarten en sjablonen.
Het helpt je georganiseerd te blijven en taken gemakkelijk te categoriseren.
Voordelen: Door de visuele aspecten van je werkruimte aan te passen, wordt deze intuïtiever en minder onoverzichtelijk, zodat je je beter kunt concentreren.
Meldingen: op de hoogte blijven zonder jezelf te overbelasten
Chatmeldingen U ontvangt een e-mail wanneer er een chat is op bestuursniveau of wanneer iemand chat over een activiteit waaraan u deelneemt.
Activiteitupdates voor beheerders Ontvang meldingen wanneer nieuwe taken zijn toegevoegd, voltooid of opnieuw zijn toegewezen op beheerde boards.
Dagelijkse taakherinnering Selecteer het dagelijkse e-mailoverzicht dat om 6 uur ’s ochtends wordt verzonden en waarin achterstallige taken en taken die deze of volgende week moeten worden voltooid, worden weergegeven.
Groepeer taken op datum of tabblad voor eenvoudige controle.
Voordelen: Dankzij flexibele meldingen kun je op de hoogte blijven van de belangrijkste dingen zonder gebombardeerd te worden met onnodige updates.
Het schoolbord instellen: het creatieve proces vereenvoudigen
Lijnen en vormen Stel een vooraf gedefinieerde lijnstijl, -dikte en -kleur in om een zuivere en consistente afbeelding te maken.
Tekst op canvas Kies de letterstijl, grootte en kleur van je voorkeur voor de perfecte look.
Rasteropties Schakel het raster in en stel de rastergrootte in om de tekening uitgelijnd en professioneel te houden.
Voordelen:
Deze indeling maakt het bord perfect voor brainstormen, plannen of ontwerpen en zorgt ervoor dat je werk mooi en georganiseerd is.
oplossen
Of het nu gaat om het aanpassen van visuele elementen, het aanpassen van meldingen of het vereenvoudigen van creatieve tools, deze opties zijn ontworpen om de productiviteit te verhogen en de werkomgeving georganiseerd te houden. Een moment nemen om je instellingen aan te passen kan je dagelijkse ervaring efficiënter en aangenamer maken.
Een succesvol auditprogramma vereist zorgvuldige planning, aandacht voor detail en een focus op samenwerking. Van het definiëren van de reikwijdte en doelstellingen tot het analyseren van gegevens en het doorvoeren van verbeteringen, essentiële stappen vormen het raamwerk van een effectieve audit. Deze stappen zorgen ervoor dat naleving wordt gehandhaafd, risico’s worden geïdentificeerd en processen worden verbeterd in lijn met de doelstellingen van de organisatie.
Maar de weg naar succes is niet zonder uitdagingen. Veelvoorkomende valkuilen zoals vage doelen, onvoldoende communicatie en ongeorganiseerde workflows kunnen zelfs de meest goedbedoelde beoordelingsprogramma’s doen ontsporen. Deze problemen kunnen leiden tot het verwaarlozen van details, het niet halen van deadlines en het missen van waardevolle informatie.
Gelukkig kun je met de juiste hulpmiddelen en strategieën deze uitdagingen het hoofd bieden. Deze gids biedt een stapsgewijs kader voor het uitvoeren van een effectief auditprogramma.
Om dit proces te illustreren, delen we praktijkvoorbeelden van goed georganiseerde workflows en tools om je te helpen de samenwerking te stroomlijnen, je werk te organiseren en revisies te beheren. Laten we aan de slag gaan!
Essentiële stappen voor een succesvol auditprogramma
Succesvolle auditprogramma’s ontstaan niet toevallig; ze zijn gebaseerd op strategische planning, zorgvuldige uitvoering en voortdurende evaluatie. Hier presenteren we een gedetailleerd stappenplan om je door de belangrijke stappen te leiden:
1. toepassingsgebied en doel verduidelijken
Begin met het vaststellen van het doel van je audit. Of het nu gaat om naleving van wet- en regelgeving, het identificeren van inefficiënte processen of het verifiëren van de financiële nauwkeurigheid, het verduidelijken van je doelstellingen geeft de richting aan voor het hele programma. Identificeer de afdelingen, processen en systemen die moeten worden gecontroleerd.
Definieer succescijfers en stel belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) vast. Audiboard.com’s opmerkelijke sleutelcijfers kunnen hier worden gevonden. Communiceer het doel aan belanghebbenden en stem verwachtingen op elkaar af.
Attentie:
Een onduidelijk doel kan leiden tot tijdverspilling, onvolledige resultaten of zelfs zinloze resultaten.
Gebrek aan duidelijke succescijfers en KPI’s.
2. Stel het juiste team samen
Een competent en coöperatief auditteam is essentieel voor nauwkeurige en bruikbare resultaten. Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe en zorg ervoor dat elk lid de nodige vaardigheden heeft voor zijn taak. Je kunt meer lezen over de belangrijkste verantwoordelijkheden van auditteamleden in het artikel van Validworth. Betrek zowel interne medewerkers als externe experts, afhankelijk van de complexiteit van de audit. Zorg voor training over auditprocedures, tools en rapportagenormen.
Attentie:
Slechte delegatie en onduidelijke rollen kunnen leiden tot verwarring, vertragingen en dubbel werk.
Teamleden zijn onvoldoende opgeleid of bekwaam.
3. Maak een uitgebreid plan
Een effectief plan dient als sjabloon voor het hele auditproces. Verdeel de audit in fasen: planning, uitvoering, analyse en rapportage. Stel realistische tijdschema’s op voor elke stap en zorg ervoor dat deadlines haalbaar zijn. Identificeer potentiële risico’s en uitdagingen en stel een noodplan op om deze aan te pakken.
Attentie:
Ineffectieve samenwerking en communicatie leidt tot misverstanden, slordig werk en verbroken relaties.
Onrealistische timing of onvoldoende risicobeoordeling.
4. gegevensverzameling en -analyse
De kwaliteit van een audit hangt af van de nauwkeurigheid en geldigheid van de verzamelde gegevens. Gebruik gestandaardiseerde instrumenten en methoden voor het verzamelen van gegevens, zoals enquêtes, interviews en systeemlogboeken. Controleer de betrouwbaarheid van informatiebronnen om fouten te minimaliseren. Analyseer de gegevens systematisch om patronen, afwijkingen of verbeterpunten te identificeren.
Attentie:
Onvolledige of onnauwkeurige gegevens kunnen de geldigheid van controlebevindingen ondermijnen.
Onvoldoende gegevensanalyse of -interpretatie.
5. Betrek belanghebbenden bij het hele proces.
Communiceer regelmatig met belanghebbenden om transparantie te garanderen en vertrouwen op te bouwen. Deel de voortgang bij mijlpalen en houd iedereen op de hoogte. Reageer snel op zorgen of vragen om op één lijn te blijven met de doelen. Betrek belanghebbenden bij het beoordelen van voorlopige bevindingen en het formuleren van uitvoerbare aanbevelingen.
Attentie:
Smalle perspectieven van belanghebbenden kunnen leiden tot wantrouwen en dissonantie.
Gebrek aan communicatie met en betrokkenheid van belanghebbenden.
6. resultaten documenteren en suggesties doen
De manier waarop je de resultaten presenteert, bepaalt de effectiviteit van de audit om verandering teweeg te brengen.
Bevindingen samenvatten in een gestructureerd rapport, met de nadruk op belangrijke punten en aandachtspunten. Duidelijke, bruikbare aanbevelingen doen op basis van bewijs. Prioriteit geven aan aanbevelingen op basis van potentiële impact en haalbaarheid.
Attentie:
Onvoldoende documentatie kan leiden tot controlebevindingen die context en duidelijkheid missen.
Ongepaste of onduidelijke aanbevelingen.
7. Veranderingen implementeren en controleren
De waarde van een audit ligt in de mogelijkheid om verbetering te stimuleren. Maak een plan om de aanbevolen veranderingen door te voeren en wijs taken en deadlines toe. Monitor de impact op de lange termijn om de effectiviteit van deze veranderingen te meten. Plan follow-up audits om naleving en voortdurende vooruitgang te garanderen.
Attentie:
Soms verhindert weerstand tegen verandering de implementatie van aanbevelingen.
Onvoldoende monitoring of evaluatie van verandering.
8. auditprocessen evalueren en verbeteren
Elke audit is een kans om je aanpak voor de volgende audit te verbeteren. Voer een post-audit review uit om geleerde lessen en verbeteringen te identificeren. Pas auditprocessen, sjablonen en tools aan op basis van feedback. Erken en vier successen om momentum te creëren voor toekomstige audits.
Attentie:
Gebrek aan voortdurende evaluatie en verbetering.
Gebrek aan documentatie en bewaring van geleerde lessen.
Door deze stappen te volgen, kunt u een auditprogramma opstellen dat potentiële problemen herkent en naleving waarborgt, en dat uw organisatie aanzienlijk verbetert.
Gebruik de juiste hulpmiddelen
Een succesvol auditprogramma vereist niet alleen een goed plan, maar ook de tools om de hierboven genoemde veelvoorkomende valkuilen te overwinnen. Een robuuste oplossing voor taakbeheer kan een grote bijdrage leveren aan het organiseren van je workflow en het voorkomen van lekken.
Het volgende demopaneel is een voorbeeld van hoe een beoordelingsteam gestructureerde werkruimten heeft gebouwd om hen te helpen reageren op elke fase van het beoordelingsprogramma.
Lees hoe dit auditteam hun werkruimte heeft ingericht voor elke fase van het auditproces. Dit panel zorgt ervoor dat elke fase zorgvuldig wordt gepland, bewaakt en uitgevoerd, vanaf de eerste vergadering in de beginfase, via de controle op naleving tijdens de veldwerkfase, tot de uiteindelijke voltooiing van de audit.
Met deze virtuele werkruimte kunnen teams op één plek taken prioriteren, effectief communiceren en de voortgang bewaken. Laten we eens kijken hoe dit team whiteboards gebruikt om hun auditprogramma op schema te houden.
Laten we dit controleprogramma eens nader bekijken
1. belangrijke actiestappen identificeren met gedetailleerde kaarten.
Het toevoegen van activiteiten is eenvoudig en helpt ervoor te zorgen dat je geen stappen mist in het auditproces. Met de knop ‘Nieuwe taak toevoegen’ onderaan elke kolom kunnen teamleden snel taken aanmaken, zoals het interviewen van belanghebbenden, het controleren van beveiligingsmaatregelen en meer. Dit zorgt ervoor dat actiepunten worden vastgelegd wanneer ze zich voordoen.
2. Flexibele aanpassing van de workflow met kolomacties
Met de functie voor het aanpassen van kolommen kan je workflow worden aangepast aan de veranderende behoeften van je auditprogramma. Met deze functie kunnen teams eenvoudig de naam van kolommen wijzigen, nieuwe kolommen toevoegen of bestaande kolommen reorganiseren.
Je kunt bijvoorbeeld een taak verplaatsen van ‘Veldwerkfase’ naar ‘Analyse en validatie’ om de juiste voortgang te garanderen zonder verwarring. De optie om kolommen te verbergen of te verwijderen helpt om de werkruimte overzichtelijker te maken en het bord gefocust en efficiënt te houden. Met deze aanpassingen kan je team een dynamische workflow handhaven en voorkomen dat taken verkeerd worden geordend.
3. Wijs rollen en rechten toe om de samenwerking te verbeteren
Rolbeheer zorgt ervoor dat teamleden verantwoording afleggen en hun verantwoordelijkheden binnen het auditprogramma begrijpen. Met deze functie kun je rollen toewijzen op basis van hun mate van betrokkenheid, zoals boardmanager, teamlid of bezoeker.
Zo kunnen bijvoorbeeld controleurs met kritieke taken worden toegewezen als teamleden, terwijl externe belanghebbenden toegankelijk zijn als bezoekers. Deze configuratie kan een gestructureerde samenwerking bevorderen, verwarring minimaliseren en gevoelige projectgegevens beschermen met toegangscontroles.
4. Breng communicatie samen met whiteboardchat
In plaats van te vertrouwen op verspreide e-mail- en chatberichten, geeft de chatfunctie die is geïntegreerd in het whiteboard je één plek om toegang te krijgen tot alle discussies met betrekking tot een taak. Teamleden kunnen de laatste informatie delen, problemen verduidelijken en direct op het whiteboard opmerkingen achterlaten. Deze aanpak vermindert verwarring en verbindt gesprekken met elkaars activiteiten, waardoor de samenwerking soepeler en productiever verloopt.
5. Gecentraliseerd bestandsbeheer voor naadloze toegang
De bijlagenfunctie van het Whiteboard biedt een handige manier om bestanden met betrekking tot elke activiteit te beheren en te delen. Auditrichtlijnen, ondersteunende documenten, rapporten van belanghebbenden en meer kunnen allemaal worden geüpload, aangemaakt en direct aan het whiteboard worden gekoppeld.
Hierdoor zijn er geen externe opslagsystemen meer nodig en hebben teamleden onmiddellijk toegang tot de meest recente documenten. Met alles gecentraliseerd op één plek kunnen teamleden zich concentreren op het efficiënt uitvoeren van hun werk.
6. belangrijke taken markeren en prioriteren
Met de markeerfunctie van het whiteboard kunnen teams snel taken identificeren die onmiddellijke aandacht nodig hebben op basis van verschillende criteria, zoals toegewezen gebruiker, taakstatus, vervaldatum, prioriteit en meer. Dit maakt het gemakkelijk om checkboxen met een hoge prioriteit, achterstallige items en taken met specifieke labels te identificeren.
Met deze filters kunnen teams hun focus optimaliseren, zich concentreren op de meest urgente taken, voorkomen dat achterstallige taken verlopen en het hele auditprogramma op schema en goed gecoördineerd houden.
7. De kaartinstellingen fijn afstellen voor optimale controle
Efficiënte audits vereisen een board dat zich kan aanpassen aan je veranderende behoeften. Met de instellingen op het prikbord kun je de toegang regelen met privacyopties en ervoor zorgen dat alleen de juiste mensen vertrouwelijke details van het auditproces kunnen zien. U kunt beperkingen voor onderhanden werk (WIP) instellen om de werklast van uw team te beheren en knelpunten te voorkomen.
Geautomatiseerde taaknummering zorgt voor consistente traceerbaarheid en tags helpen je taken te organiseren over afdelingen, fasen en categorieën heen. Daarnaast biedt het overzicht op de kaart realtime informatie over de status van je auditprogramma, waardoor het eenvoudig is om voltooide, in behandeling zijnde of verlopen activiteiten te identificeren.
Met de opties voor exporteren en archiveren kun je een back-up maken van je werk of het op pauze zetten, zodat je je auditworkflow kunt organiseren en je kunt voorbereiden op de toekomst.
Deel taken op in beheersbare stappen
Bij het beheren van een auditprogramma is taaksegmentatie essentieel om ervoor te zorgen dat belangrijke details niet over het hoofd worden gezien. Dit demoblad laat zien hoe je elke taak kunt opsplitsen in uitvoerbare, traceerbare stappen voor duidelijker, meer samenwerkend werk.
Hier willen we graag met je delen hoe het team taaksegmentatie effectief aanpakt:
Het tabblad Details voor taakbeschrijvingen Op het tabblad Details kunnen teams een uitgebreide taakbeschrijving, vereisten en hoofddoelen documenteren. Dit helpt alle deelnemers om de reikwijdte van het werk te begrijpen.
Taakstatussen instellen om de voortgang te controleren: Je kunt statussen toewijzen zoals Klaar,In uitvoering en Controleren om een duidelijk beeld te geven van de voortgang van een taak. Met bijgewerkte statussen kunnen teamleden eenvoudig de voltooiing controleren en knelpunten identificeren.
Tabblad Controlelijst voor subtaken: Complexere taken kunnen worden opgesplitst in kleinere, uitvoerbare subtaken met behulp van het tabblad Controlelijst. Elke subtaak kan worden afgevinkt wanneer deze is voltooid, zodat je team georganiseerd blijft en belangrijke stappen niet over het hoofd worden gezien.
Deadlines om op schema te blijven: Deadlines stellen helpt je om op schema te blijven. Door zichtbaar te maken dat een deadline nadert, kunnen teamleden hun werk prioriteren en voorkomen dat ze deadlines missen.
Categoriseren op tags: Je kunt activiteiten categoriseren en efficiënt filteren door relevante tags op te geven, zoals compliance audit,disaster recovery, enz. Met deze functie is het eenvoudig om gerelateerde activiteiten te identificeren en rationele workflows te implementeren.
Tabblad Chat voor activiteitspecifieke discussies: Het tabblad Chat beheert centraal alle conversaties met betrekking tot een taak. Teamleden kunnen samenwerken, updates geven, vragen stellen en samenwerken rechtstreeks vanuit het activiteitentabblad.
Taken toewijzen voor duidelijke verantwoording: Wijs taken toe aan specifieke teamleden om de verantwoording te verduidelijken. Elk lid begrijpt zijn verantwoordelijkheden en kan zich zonder verwarring op de toegewezen taken concentreren.
Tabblad Bijlagen om relevante bestanden te bewaren: Belangrijke documenten, referenties en bewijsmateriaal kunnen rechtstreeks aan taken worden gekoppeld via het tabblad Bijlagen. Op deze manier kunt u alles per taak beheren en uzelf het gedoe van zoeken in externe archiefsystemen besparen.
Dit blad laat je zien hoe je een complexe audit kunt vereenvoudigen door taken op te splitsen in beheersbare stappen, zodat je de voortgang kunt controleren, obstakels kunt identificeren en op koers kunt blijven om al je doelen te bereiken.
Conclusie Een effectief en schaalbaar auditprogramma opbouwen
Een goed uitgevoerd auditprogramma vormt de basis van de compliance, het risicobeheer en de procesoptimalisatie van een organisatie. Zorg voor een gestructureerde workflow door taken op te splitsen in beheersbare stappen, ze op de juiste manier te categoriseren en duidelijke communicatie tussen teams mogelijk te maken.
Een goede planning en uitvoering helpen je deadlines te halen, de samenwerking te verbeteren en uiteindelijk je audit tot een succes te maken.
