Cara Mengatur Rapat Direksi dengan Templat Paket Direksi Kerika

Kanban dan Lean

Klik gambar di atas untuk membuka templat langsung di tab baru

Menyelenggarakan rapat dewan dapat terasa seperti rintangan logistik yang besar, terutama ketika Anda berurusan dengan administrasi tata kelola. Bagi para pemimpin di organisasi komersial dan nirlaba, gesekan yang sebenarnya biasanya terletak pada “paket dewan.”

Ini adalah kumpulan laporan, agenda, dan laporan keuangan yang rumit yang perlu Anda distribusikan dan perbarui secara real-time. Namun jangan khawatir, panduan ini ada di sini untuk membantu! Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara menyusun paket rapat dengan cepat dan mudah, templat ini adalah yang Anda butuhkan. Kami merancang template ini untuk menyederhanakan proses persiapan papan yang rumit. Templat ini menyediakan ruang kerja visual dan terstruktur untuk seluruh tim Anda, baik yang berada di seberang lorong atau di seluruh dunia.

Siap untuk mendapatkan kembali waktu dan produktivitas Anda? Mari kita mulai!

1. 1. Siapa yang Dapat Menggunakan Ini

Templat ini dibuat untuk mendukung beragam kelompok profesional yang bertanggung jawab atas tata kelola tingkat tinggi:

  • Sekretaris Perusahaan dan Profesional Administrasi: Mereka yang mengelola logistik dan perakitan akhir bahan papan.
  • Tim Kepemimpinan Eksekutif (CEO dan CFO): Para pemimpin yang harus memberikan pembaruan strategis dan keuangan tingkat tinggi.
  • Ketua Komite: Khususnya mereka yang memimpin komite Audit, Risiko, Tata Kelola, atau Remunerasi yang harus menyerahkan laporan khusus.
  • Tim yang Terdistribusi: Para profesional yang bekerja di berbagai zona waktu yang berbeda yang membutuhkan “sumber kebenaran tunggal” untuk berkolaborasi tanpa kehilangan jejak versi dokumen.

2. Apa saja yang termasuk di dalamnya

Templat Board Pack menyediakan titik awal yang komprehensif dengan tata letak visual yang sudah dikonfigurasi sebelumnya:

  • Alur Kerja Empat Kolom: Kemajuan Anda dilacak melalui kolom Persiapan, Peninjauan & Persetujuan, Distribusi Akhir, dan Selesai.
  • Dokumen Dewan Standar: Kartu yang telah dikonfigurasi sebelumnya termasuk Agenda dan Jadwal Rapat, Laporan CEO dan Pembaruan Strategis , serta Laporan dan Analisis Keuangan.
  • Laporan Komite: Kartu khusus telah tersedia untuk Laporan Komite Audit, Laporan Komite Risiko dan Kepatuhan, Laporan Komite Tata Kelola dan Nominasi , dan Laporan Komite Remunerasi.
  • Kartu Kendali Mutu: Untuk memastikan akurasi, templat ini mencakup kartu untuk Tinjauan Kualitas Paket Dewan dan Pemeriksaan Fakta serta Tinjauan Ketua dan Anggota Komite.

3. Kapan Anda Harus Menggunakan Ini

Ruang kerja ini memberikan nilai terbaik dalam lingkungan dengan risiko tinggi di mana organisasi dan keamanan sangat penting:

  • Rapat Dewan Triwulanan: Gunakan templat ini ketika Anda membutuhkan proses yang dapat diulang dan dapat diandalkan setiap tiga bulan untuk menjaga siklus dewan Anda tetap konsisten.
  • Koordinasi Dewan Jarak Jauh: Ini adalah solusi yang sempurna ketika direktur dan staf Anda tersebar di berbagai lokasi. Kerika menangani penyesuaian zona waktu secara otomatis sehingga semua orang tetap sinkron.
  • Keamanan Dokumen Berisiko Tinggi: Gunakan ini ketika departemen TI Anda memerlukan kontrol akses yang ketat. Kerika adalah satu-satunya alat manajemen tugas yang menyerahkan kepemilikan file sepenuhnya kepada Anda dengan menyimpan dokumen di akun Google Drive, OneDrive, atau Box Anda sendiri.

4. Bagaimana cara menggunakannya

Mengelola persiapan papan Anda sangat mudah dengan langkah-langkah berikut ini:

  1. Kartu BACA SAYA: Anda akan menemukan kartu “BACA SAYA” di bagian atas setiap kolom. Selalu periksa ini terlebih dahulu. Kartu ini berisi aturan khusus tentang kriteria yang harus dipenuhi sebelum menambahkan atau memindahkan tugas ke tahap berikutnya.
  2. Memajukan Alur Kerja: Hanya pindahkan kartu tugas dari Persiapan ke Peninjauan & Persetujuan setelah konten awal selesai disusun. Hal ini memastikan tim peninjau hanya melihat materi yang sudah “siap”.
  3. Tab CHECKLIST: Buka setiap kartu dan arahkan ke tab CHECKLIST untuk mengelola sub-tugas. Periksa satu per satu untuk memastikan tidak ada detail, seperti angka atau tanggal tertentu, yang terlewatkan.
  4. Tab LAMPIRAN: Gunakan tab LAMPIRAN untuk mengunggah laporan atau spreadsheet secara langsung ke kartu yang relevan. File-file ini tetap berada di penyimpanan cloud Anda yang aman, dan Kerika memastikan file-file ini dibagikan secara otomatis kepada orang yang tepat.

Kesimpulan

Menggunakan Templat Paket Dewan Kerika memastikan rapat dewan Anda didukung oleh persiapan yang profesional dan terorganisir. Karena Kerika terintegrasi secara mulus dengan Google Workspace dan Microsoft 365, hak akses dikelola untuk Anda. Ketika Anda mengubah peran pengguna di Kerika, akses file mereka di penyimpanan awan Anda akan diperbarui secara instan.

Anggota tim mendapatkan akses baca+tulis yang mereka butuhkan untuk membuat paket, sementara direktur ditambahkan sebagai Pengunjung dengan akses hanya-baca. Dengan berpindah ke papan visual, Anda bisa menghilangkan rantai email yang berantakan dan memastikan organisasi Anda mempertahankan standar profesional tertinggi.

Butuh Sesuatu yang Berbeda?

Jika templat ini tidak sesuai dengan yang Anda butuhkan, beri tahu kami di support@kerika.com dan kami akan membuatkan versi khusus untuk Anda, gratis!

AI Helper kami menjadi lebih baik

Kecerdasan Buatan, , ,

AI Helper kami menjadi lebih baik dalam membuat papan dan templat baru: meskipun tampilannya sama seperti sebelumnya, di balik layar sekarang dapat melakukan pencarian Web untuk menemukan materi yang relevan untuk digunakan dalam membangun apa yang Anda butuhkan.

Ini berarti Anda sekarang dapat membuat permintaan yang lebih umum kepada AI Helper, seperti “buatkan papan untuk saya belajar tentang agen AI”. Untuk membuat papan ini, AI Helper akan secara otomatis melakukan pencarian di Web untuk menemukan artikel terbaik di luar sana yang membahas tentang agen AI, lalu membuat papan pembelajaran untuk Anda.

Pembantu AI baru untuk memulai Papan dan membuat Templat

Kanban dan Lean, Kecerdasan Buatan, ,

Kami telah melakukan peningkatan substansial pada AI Helper yang telah dirilis sebelumnya agar lebih berguna bagi siapa saja yang ingin memulai Papan Tugas atau Templat baru.

Membuat Papan Baru

AI Helper selalu tersedia saat Anda ingin memulai Papan Tugas baru:

Tangkapan layar yang menunjukkan dialog Start New Board, yang berisi tombol CREATE WITH AI yang baru

Yang berbeda sekarang adalah mengklik tombol CREATE WITH AI akan membuka panel AI Helper baru di sisi kanan jendela:

Tangkapan layar yang menunjukkan halaman Beranda Kerika dengan dialog AI Helper yang terbuka pada panel terpisah di tepi kanan layar. AI Helper telah menanyakan kepada pengguna yang mana dari beberapa akun yang memiliki akses yang dia inginkan untuk membuat papan baru.

Jika Anda memiliki akses ke beberapa akun – misalnya, jika Anda bekerja dengan organisasi atau perusahaan yang berbeda yang semuanya memiliki akun Kerika mereka sendiri – AI Helper pertama-tama akan menanyakan akun mana yang ingin Anda gunakan untuk membuat papan baru.

(Jika Anda bekerja dalam satu akun, yang mana hal ini berlaku untuk sebagian besar pengguna Kerika, AI Helper melewatkan langkah ini).

Tangkapan layar yang menunjukkan panel AI Helper yang menanyakan jenis papan yang ingin dibuat oleh pengguna.

AI Helper menawarkan beberapa area yang disarankan, seperti yang ditunjukkan di atas. Anda bisa memilih salah satu, atau cukup memberikan informasi yang lebih spesifik tentang jenis papan yang ingin Anda buat.

Pada contoh di bawah ini, pengguna memilih kategori pertama yang disarankan: manajemen proyek dan pelacakan tugas:

Tangkapan layar menunjukkan AI Helper menawarkan saran untuk membantu pengguna memperjelas apa yang harus difokuskan pada papan baru mereka.

Tidak seperti versi pertama (eksperimental) AI Helper kami, versi baru ini jauh lebih interaktif: memberikan saran dan petunjuk untuk membantu pengguna memikirkan apa yang harus dilakukan oleh dewan baru, dan, khususnya, masalah manajemen dan kolaborasi seperti apa yang sedang mereka hadapi.

Jika Anda memiliki sesuatu yang sangat spesifik, Anda bisa melewatkan proses bolak-balik dengan AI Helper dan memberikan permintaan khusus, seperti contoh papan yang berisi semua langkah yang diperlukan untuk memulai bisnis baru di Negara Bagian Washington:

Tangkapan layar menunjukkan contoh permintaan pengguna yang sangat spesifik.

Dengan permintaan yang cukup spesifik, AI Helper dapat dengan cepat menyarankan papan yang akan memenuhi kebutuhan pengguna:

AI Helper menawarkan pratinjau papan baru yang diusulkan.

AI Helper tidak langsung membuat papan baru; sebaliknya, jika pertama kali menawarkan pratinjau sehingga pengguna dapat memastikan papan baru akan memenuhi kebutuhan mereka.

Jika pratinjau terlihat bagus, pengguna dapat meminta AI Helper untuk membuat papan baru(langkah ini bisa memakan sedikit waktu):

Setelah papan baru dibuat, AI Helper memberikan tautan cepat ke papan tersebut:

Tangkapan layar yang menunjukkan bahwa AI Helper telah membuat papan baru

Berikut adalah papan baru yang dibuat oleh AI Helper: seperti yang Anda lihat, AI juga telah membuat tag yang sesuai dan bermanfaat, menugaskan pekerjaan kepada pengguna (karena pengguna tidak mengatakan apa pun dalam permintaan mereka tentang bekerja dengan tim), dan bahkan memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan menetapkan tanggal jatuh tempo yang sesuai.

Tangkapan layar yang menunjukkan papan baru yang dibuat oleh AI Helper
Klik untuk melihat gambar yang lebih besar

Membuat Templat

Membuat templat bekerja dengan cara yang sama persis: misalnya, pengguna bisa saja meminta templat dibuat menggunakan sumber referensi yang sama ( Panduan Memulai Bisnis dari Departemen Pendapatan Negara Bagian Washington).

Seperti inilah penampilan outputnya:

Tangkapan layar yang menunjukkan templat yang dibuat oleh AI Helper
Klik untuk melihat gambar yang lebih besar

Ponsel & Tablet

AI Helper juga tersedia di ponsel dan tablet; antarmuka pengguna, tentu saja, sedikit berbeda untuk mengakomodasi tangkapan layar yang lebih terbatas

Silakan mencobanya dan beritahu kami pendapat Anda!

Cara yang lebih mudah untuk menangani sejumlah besar papan

Kebolehgunaan, Papan tulis

Karena orang-orang menggunakan Kerika dalam waktu yang lama, dan untuk berbagai tujuan, mereka mungkin akan memiliki lusinan atau lebih Papan Tugas dan Papan Tulis di akun mereka.

Satu cara mudah untuk menjaga fokus Anda pada papan yang paling penting adalah dengan menggunakan fitur Favorit: Layar Utama memiliki tab terpisah untuk Favorit dan Semua Lainnya:

Kami telah membuatnya lebih mudah lagi dengan dua filter baru:

  1. Tampilkan hanya Papan Aktif: ini berarti hanya papan yang tidak ada di Arsip atau telah dihapus yang akan ditampilkan.
  2. Tampilkan semua jenis Papan: Anda dapat memilih untuk melihat Papan Tugas saja, Papan Tulis saja, atau keduanya.

Selamat menikmati.

Seret dan jatuhkan perintah ke dalam kolom tersembunyi

Kebolehgunaan

Opsi untuk menyembunyikan (memperkecil) kolom sangat berguna ketika tabel memiliki banyak kolom dan tidak semuanya relevan. Kami sekarang telah mempermudah penggunaan kolom tersembunyi: jika Anda ingin menyeret tugas ke kolom tersembunyi, cukup tahan jari Anda di atas kolom tersembunyi selama beberapa detik dan kolom akan terbuka sehingga Anda dapat menyeret tugas ke sana.

Ilustrasi ini menunjukkan cara menyeret tugas (tab) ke kolom tersembunyi dengan menahan tab di atas kolom tersembunyi selama beberapa detik.

Seret kolom

Kebolehgunaan

Tahukah Anda bahwa Anda dapat dengan mudah mengatur ulang kolom-kolom pada kartu tugas dengan mengklik nama kolom selama beberapa detik? Kolom kemudian menjadi ‘dapat diseret’, yang berarti Anda dapat dengan mudah memindahkannya ke kanan atau ke kiri untuk mengubah posisinya pada bagan.