Ką ChatGPT mano, kad Kerika yra…

„Kerika” – tai projektų valdymo ir bendradarbiavimo programinė įranga, skirta padėti komandoms efektyviau dirbti kartu. Joje siūlomi įvairūs įrankiai užduotims, projektams ir darbo srautams valdyti, ypač paskirstytoms komandoms. Pagrindinės „Kerika” funkcijos:

  1. Užduočių valdymas: Sukurkite, priskirkite ir stebėkite užduotis su terminais, prioritetais ir būsenos atnaujinimais.
  2. Vizualinės lentos: Naudokite „Kanban” lentas, baltąsias lentas ir srauto diagramas, kad vizualizuotumėte darbo eigą ir projekto pažangą.
  3. Bendradarbiavimas: Bendradarbiavimas realiuoju laiku: komandos nariai gali kartu dirbti su dokumentais, dalytis atsiliepimais ir bendrauti platformoje.
  4. Integracija: „Kerika” integruojasi su tokiomis priemonėmis kaip „Google Drive”, „Box” ir „Slack”, todėl lengviau tvarkyti failus ir komunikaciją vienoje vietoje.
  5. Prieigos kontrolė: Nustatykite leidimus ir kontroliuokite, kas gali peržiūrėti ar redaguoti konkrečius projektus ar užduotis.
  6. Prieiga iš mobiliųjų įrenginių: „Kerika” siūlo mobiliąsias programėles „iOS” ir „Android”, todėl naudotojai gali palaikyti ryšį ir valdyti užduotis keliaudami.

„Kerika” ypač populiari tarp komandų, kurioms reikia aukšto lygio bendradarbiavimo ir skaidrumo, pavyzdžiui, nuotolinių komandų, konsultantų ir organizacijų, turinčių sudėtingą darbo eigą. Dėl patogios vartotojo sąsajos ir dėmesio vizualiam projektų valdymui ji yra universalus įrankis įvairioms pramonės šakoms.

Pastaba: dalis apie integraciją su „Slack” nėra teisinga. Bent jau kol kas ne.

Ką „DeepSeek” mano, kad „Kerika” yra…

„Kerika” – tai projektų valdymo ir bendradarbiavimo programinė įranga, skirta padėti komandoms efektyviau dirbti kartu. Joje siūlomi įvairūs įrankiai užduotims, projektams ir darbo srautams valdyti, ypač paskirstytoms komandoms. Pagrindinės „Kerika” funkcijos:

  1. Užduočių valdymas: Sukurkite, priskirkite ir stebėkite užduotis su terminais, prioritetais ir būsenos atnaujinimais.
  2. Vizualinės lentos: Naudokite „Kanban” lentas, baltąsias lentas ir srauto diagramas, kad vizualizuotumėte darbo eigą ir projekto pažangą.
  3. Bendradarbiavimas: Bendradarbiavimas realiuoju laiku: komandos nariai gali kartu dirbti su dokumentais, dalytis atsiliepimais ir bendrauti platformoje.
  4. Integracija: „Kerika” integruojasi su tokiomis priemonėmis kaip „Google Drive”, „Box” ir „Slack”, todėl lengviau tvarkyti failus ir komunikaciją vienoje vietoje.
  5. Prieigos kontrolė: Nustatykite leidimus ir kontroliuokite, kas gali peržiūrėti ar redaguoti konkrečius projektus ar užduotis.
  6. Prieiga iš mobiliųjų įrenginių: „Kerika” siūlo mobiliąsias programėles „iOS” ir „Android”, todėl naudotojai gali palaikyti ryšį ir valdyti užduotis keliaudami.

„Kerika” ypač populiari tarp komandų, kurioms reikia aukšto lygio bendradarbiavimo ir skaidrumo, pavyzdžiui, nuotolinių komandų, konsultantų ir organizacijų, turinčių sudėtingą darbo eigą. Dėl patogios vartotojo sąsajos ir dėmesio vizualiam projektų valdymui ji yra universalus įrankis įvairioms pramonės šakoms.

Pastaba: dalis apie integraciją su „Slack” nėra teisinga. Bent jau kol kas ne.

Pritaikykite savo patirtį: Parinkčių pritaikymas

Jūsų darbo vieta turi dirbti jums, o ne atvirkščiai. Pritaikymo parinktys leidžia pritaikyti viską – nuo fono spalvų iki pranešimų ir lentos įrankių – ir taip padėti jums išlikti organizuotiems ir produktyviems.

Norėdami pradėti asmeniškai pritaikyti savo darbo vietą, turite pasiekti paskyros nustatymus. Štai kaip:

  1. Spustelėkite savo profilio piktogramą viršutiniame dešiniajame ekrano kampe.
  2. Iš išskleidžiamajame meniu pasirinkite Mano nuostatos.
Ekrano nuotrauka, rodanti, kaip lengvai naudotojai gali pasiekti asmeninius "Kerika" nustatymus. Nuo naudotojo profilio piktogramos viršutiniame dešiniajame kampe rodyklė rodo į išskleidžiamąjį meniu, kuriame pažymėta parinktis "Mano nuostatos". Ši intuityvi navigacija leidžia naudotojams lengvai pradėti pritaikyti savo darbo vietą, kad ji būtų produktyvesnė ir asmeniškesnė.

Šie nustatymai leidžia sukurti unikalų darbo stilių atitinkančią patirtį. Dabar, kai jau žinote, kaip pasiekti nustatymus, pateiksime jums nurodymus, kaip žingsnis po žingsnio naudoti kiekvieną pritaikymo parinktį.

Kaip tai veikia: Nustatymų koregavimas

Pirmenybės paprastai skirstomos į tris pagrindines kategorijas: Bendrosios, Pranešimai ir Baltoji lenta. Kiekviename skirsnyje pateikiamos paprastos parinktys, skirtos pagerinti darbo eigą ir optimizuoti patirtį.

Toliau pateikiame išsamesnę informaciją apie šių nustatymų veikimą:

Bendrieji nustatymai: Sukurkite savo darbo vietą pagal save

"Kerika" skirtuko "Bendrosios" nuostatos ekrano nuotrauka, rodanti, kaip naudotojai gali pritaikyti savo vizualinę darbo erdvę. Rodomos tokios parinktys kaip pasirinktinės "Fono spalvos" pasirinkimas iš paletės ir perjungimas "Use Tags for Task Boards". Šie nustatymai leidžia naudotojams sukurti vizualiai patogią aplinką ir supaprastinti užduočių organizavimą įjungiant žymes pagal numatytuosius nustatymus, taip parodant "Kerika" lankstumą prisitaikant prie individualių darbo stilių.
  1. Fono spalva:

    Pasirinkite fono spalvą, kuri yra lengva akims ir tinka jūsų stiliui.

    ● Pasirinkite iš įvairių parinkčių, kad jūsų darbo vieta būtų vizualiai patraukli.
  2. Užduočių lentų žymos

    ● Įjunkite šią funkciją, kad į naujas užduočių lenteles ir sukurtus šablonus būtų automatiškai įtraukiamos žymos.

    ● Padeda išlaikyti tvarką ir be vargo suskirstyti užduotis į kategorijas.

Privalumai:

Pritaikius vizualinius darbo vietos aspektus, ji tampa intuityvesnė ir mažiau užgriozdinta, o tai padeda susikaupti.

Pranešimai: Būkite informuoti be perkrovos

Ekrano nuotrauka, kurioje rodomos "Kerika" išsamios "Pranešimų" parinktys. Naudotojai gali lengvai perjungti el. pašto pranešimus apie pokalbius, valdybos administratoriaus veiklą (pvz., užduočių pridėjimą ar užbaigimą) ir pasirinkti kasdienio užduočių priminimo santrauką. Toks kontrolės lygis suteikia naudotojams galimybę būti informuotiems apie svarbiausius bendradarbiavimo atnaujinimus, neperkraunant jų pranešimais ir užtikrinant, kad jie gaus tik jų darbo eigai svarbią informaciją.
  1. Pokalbių pranešimai

    ● Gaukite el. laiškus, kai vyksta valdybos lygio pokalbiai arba kai kas nors šneka apie užduotį, kurioje dalyvaujate.
  2. Veiklos atnaujinimai administratoriams

    ● Gaukite pranešimus, kai jūsų administruojamose lentose pridedamos, atliekamos arba perskirstomos naujos užduotys.
  3. Kasdienių užduočių priminimai

    ● Pasirinkite kasdien 6 val. ryto siunčiamą el. laiško santrauką, kurioje nurodomos vėluojančios užduotys ir užduotys, kurias reikia atlikti šią ar kitą savaitę.

    ● Užduotis grupuokite pagal datą arba lentą, kad būtų lengviau stebėti.

Privalumai:

Naudodamiesi lanksčiais pranešimais galite būti informuoti apie tai, kas svarbiausia, ir nebūti užversti nereikalingais atnaujinimais.

Baltos lentos nustatymai: Racionalizuokite kūrybinį procesą

"Kerika" "Whiteboard" nustatymų ekrano nuotrauka, leidžianti naudotojams supaprastinti kūrybinį procesą. Parinktys leidžia nustatyti numatytąsias "Linijų ir formų" (stilius, storis, spalva), "Teksto ant drobės" (šriftas, dydis, spalva) ir įjungti "Tinklelį ant drobės" su pasirinktiniu dydžiu. Ši pritaikymo galimybė užtikrina nuoseklumą ir profesionalumą vizualiniame bendradarbiavime, todėl komandos gali nustatyti savo baltąsias lentas taip, kad jos puikiai atitiktų planavimo ar smegenų šturmo darbo eigą.
  1. Linijos ir formos

    ● Nustatykite numatytuosius linijų stilius, storį ir spalvas, kad sukurtumėte švarius ir nuoseklius vaizdus.
  2. Tekstas ant drobių

    ● Pasirinkite pageidaujamą šrifto stilių, dydį ir spalvą, kad atrodytumėte švariai.
  3. Tinklelio parinktys

    ● Įgalinkite pririšimą prie tinklelio ir nustatykite tinklelio dydį, kad projektai būtų išlyginti ir profesionalūs.

Privalumai:

Dėl šių nustatymų lentos puikiai tinka smegenų šturmui, planavimui ar projektavimui, todėl jūsų darbas atrodo puikiai ir išlieka organizuotas.

Apibendrinimas

Nesvarbu, ar tai būtų vizualinių elementų koregavimas, pranešimų pritaikymas, ar kūrybinių įrankių racionalizavimas, šios parinktys sukurtos siekiant padidinti jūsų produktyvumą ir palaikyti organizuotą darbo aplinką. Skirdami keletą akimirkų savo nustatymams pritaikyti, galite kasdien dirbti efektyviau ir maloniau.

Projektų valdymo įvaldymas: Žingsnis po žingsnio, kaip pasiekti sėkmę

Efektyvus projektų valdymas yra sėkmingų rezultatų pagrindas. Nesvarbu, ar kuriate svetainę, pristatote produktą, ar koordinuojate sudėtingas kūrimo pastangas, struktūrizuotas požiūris užtikrina, kad visos užduotys būtų suderintos, laikomasi terminų ir suinteresuotosios šalys būtų informuotos.

Šiame vadove aprašomi svarbiausi projektų valdymo žingsniai, pateikiamos veiksmingos strategijos, kaip supaprastinti darbo eigą, skatinti bendradarbiavimą ir stebėti pažangą.

Perpratę pagrindus, pamatysite, kaip vaizdinė priemonė gali padėti įgyvendinti šiuos principus ir padėti jūsų komandai išlikti susitelkusiai ir produktyviai.

Šioje ekrano nuotraukoje parodytas pavyzdys, kaip nuotolinė komanda naudoja "Kerika" savo projektams valdyti. Šiame paveikslėlyje matyti, kad užduotys įvedamos keliuose skirtinguose stulpeliuose, kurie išdėstyti taip, kad atspindėtų šios konkrečios komandos darbo eigą.  Kiekvienoje užduotyje galite lengvai matyti, kas šiuo metu dirba su užduotimi, pagal jų avatarus, taip pat galite matyti svarbią informaciją apie kiekvieną užduotį, pavyzdžiui, terminą, ar yra užduoties priedų, žymas ir ar su užduotimi buvo bendrauta.  Išdėstymas yra paprastas ir intuityvus, todėl net ir techniškai nepatyrę ar Kanban stiliaus lentų naudojimo patirties neturintys naudotojai gali lengvai suprasti projekto būklę.

Spustelėkite šį paveikslėlį, kad pamatytumėte, kaip ši komanda sukūrė galingą projektų valdymo valdybą

Pagrindiniai žingsniai kuriant veiksmingą projektų valdymo darbo eigą

Tvirta projektų valdymo darbo eiga užtikrina, kad užduotys būtų atliekamos efektyviai, būtų laikomasi terminų ir sklandžiai bendradarbiautų komanda.

Čia pateikiami pagrindiniai žingsniai, kaip sukurti patikimą projektų valdymo procesą:

1. Nustatykite aiškius tikslus ir uždavinius

Kiekvienas sėkmingas projektas prasideda nuo aiškių, gerai apibrėžtų tikslų. Supratimas, ko siekiate, padeda komandai susitelkti ir suderinti visą projekto gyvavimo ciklą.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Renkite suinteresuotųjų šalių susitikimus, kad suderintumėte projekto tikslus.
  • Suskirstykite tikslus į išmatuojamus rezultatus pagal SMART sistemą (konkretus, išmatuojamas, pasiekiamas, pasiekiamas, aktualus, apibrėžtas laike).
  • Dokumentuokite šiuos tikslus centralizuotoje vietoje, kad užtikrintumėte komandos matomumą.

2. Parengti išsamų projekto planą

Išsamus projekto planas – tai veiksmų planas, kuriame nurodomos užduotys, terminai ir priklausomybės. Jis užtikrina, kad kiekvienas komandos narys suprastų savo vaidmenį ir atsakomybę.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Naudokite Gantto diagramas, kad nubrėžtumėte terminus ir užduočių priklausomybę.
  • Nustatykite etapus ir galutinius terminus, kad galėtumėte veiksmingai stebėti pažangą.
  • Skirkite išteklius pagal užduoties sudėtingumą ir komandos kompetenciją.

3. Paskirkite vaidmenis ir atsakomybę

Apibrėžus vaidmenis užtikrinama atskaitomybė ir išvengiama painiavos dėl to, kas atsakingas už kiekvieną užduotį. Gali būti naudinga RACI matrica (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

Pagrindiniai veiksmai:

  • Skirkite vaidmenis pagal individualius įgūdžius ir projekto poreikius.
  • Aiškiai informuokite apie atsakomybę per komandos susirinkimus ar įvadinius susitikimus.
  • Skatinkite grįžtamąjį ryšį, kad atsakomybė būtų paskirstyta teisingai.

4. Nustatykite prioritetus ir suskirstykite užduotis

Projektą suskirsčius į mažesnes, lengvai valdomas užduotis, užtikrinama, kad nė vienas darbo aspektas nebus pamirštas. Prioritetų nustatymas padeda sutelkti komandos pastangas į tai, kas svarbiausia.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Suskirstykite užduotis pagal skubumą ir svarbą naudodami prioritetų nustatymo metodus, pavyzdžiui, Eizenhauerio matricą.
  • Sudėtingas užduotis suskirstykite į mažesnes užduotis su aiškiais terminais.
  • Naudokite įrankius užduočių vykdymo eigai sekti ir informuokite visus.

5. Skatinti bendradarbiavimą ir bendravimą

Atviras ir skaidrus bendravimas yra labai svarbus veiksmingam projekto valdymui. Jis padeda komandoms išlaikyti pusiausvyrą, spręsti konfliktus ir užtikrinti, kad pažanga vyktų pagal planą.

Pagrindiniai veiksmai:

  • organizuokite reguliarius susitikimus (pvz., kasdienius pasitarimus arba savaitinius susitikimus), kad peržiūrėtumėte pažangą ir pašalintumėte kliūtis.
  • Skatinkite komandos narius dalytis atnaujinimais ir atsiliepimais realiuoju laiku.
  • Naudokite bendradarbiavimo įrankius, kad centralizuotai bendrautumėte ir dokumentuotumėte sprendimus.

6. Stebėti pažangą ir koreguoti planus

Projekto eigos stebėjimas padeda nustatyti galimą riziką ir kliūtis, kol jos dar neišsiplėtė. Reguliari stebėsena leidžia koreguoti projekto eigą.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Naudokite pagrindinius veiklos rodiklius (KPI), pavyzdžiui, projekto užbaigimo procentą, biudžeto laikymąsi ir išteklių panaudojimą.
  • Periodiškai atlikite peržiūras, kad iš naujo įvertintumėte tikslus ir terminus.
  • Sukurkite nenumatytų atvejų planus nenumatytiems iššūkiams spręsti.

7. Įvertinti ir dokumentuoti įgytą patirtį

Baigę projektą, įvertinkite jo sėkmę, vertindami rezultatus pagal pradinius tikslus. Išmoktos patirties dokumentavimas padeda tobulinti būsimą darbo eigą.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Po projekto surenkite peržiūrą ir aptarkite, kas pavyko ir ką būtų galima patobulinti.
  • Surinkite visų suinteresuotųjų šalių atsiliepimus, kad nustatytumėte stipriąsias ir silpnąsias puses.
  • Atnaujinti standartines veiklos procedūras (SOP), remiantis išvadomis.

Tinkamų įrankių naudojimas kuriant projektų valdymo darbo eigą

Nors svarbiausia yra įvaldyti pagrindinius projektų valdymo etapus, norint juos veiksmingai įgyvendinti, reikia tinkamų įrankių. Patikima užduočių valdymo sistema gali užpildyti atotrūkį tarp teorijos ir vykdymo, užtikrindama, kad projektai būtų ne tik gerai organizuoti, bet ir įgyvendinami.

Tinkamas įrankis supaprastina užduočių delegavimą, prioritetų nustatymą ir bendradarbiavimą, todėl jūsų komanda gali susitelkti ir laiku pasiekti rezultatų.

Susipažinkite su "Kerika" demonstracine projektų valdymo lenta ir sužinokite, kaip ji supaprastina sudėtingas darbo eigas. Šiame paveikslėlyje vizualiai pavaizduotos užduotys, atliekamos tokiais etapais kaip projekto strategija, projektavimas, kūrimas ir testavimas, todėl nieko nepraleidžiama. Sužinokite, kaip intuityvios "Kerika" funkcijos gali padėti jūsų komandai išlikti organizuotai ir pasiekti sėkmingų rezultatų.

Išnagrinėkite, kaip veikia ši demonstracinė projektų valdymo lenta

Toliau pateiktoje demonstracinėje lentoje parodytas efektyvaus projektų valdymo darbo eigos pavyzdys. Šioje lentoje vizualiai pavaizduotos užduotys, atliekamos tokiais etapais, kaip „Projekto strategija”, „Projekto projektavimas”, „Kūrimas” ir „Testavimas”, kad niekas nepraeitų pro šalį.

Centralizuodama informaciją, iš karto stebėdama pažangą ir nustatydama kliūtis, ši darbo erdvė suteikia aiškią ir praktiškai pritaikomą projekto apžvalgą.

Dabar giliau susipažinkime su šia demonstracine lenta ir supraskime, kaip kiekvienas skyrius veikia kartu, kad būtų sukurta patikima projektų valdymo sistema, skirta sėkmei.

Kaip veikia ši projekto valdyba

Pritaikykite projekto darbo eigą naudodami "Kerika". Šiame paveikslėlyje demonstruojamos užduočių pridėjimo, stulpelių pritaikymo, komandos narių valdymo, bendravimo centralizavimo ir failų bendrinimo funkcijos. Pritaikykite lentą unikaliems savo projekto poreikiams ir suteikite komandai galimybę efektyviai bendradarbiauti. Pamatykite, kaip "Kerika" lankstumas gali padidinti jūsų komandos produktyvumą

Išnagrinėkite, kaip veikia ši demonstracinė projektų valdymo lenta

Aukščiau esančiame paveikslėlyje matote, kaip ši komanda organizuoja savo darbo eigą naudodama lentą, kuri supaprastina projektų valdymą. Ji sukurta taip, kad būtų galima tvarkyti kiekvieną proceso etapą.

Atidžiau pažvelkime į šios komandos valdybą, kad suprastume, kaip kiekviena funkcija prisideda prie veiksmingos projektų valdymo sistemos kūrimo.Štai kaip visa tai susijungia.

1. Naujų užduočių įtraukimas į lentą

Lengvai kurkite ir tvarkykite projekto užduotis su "Kerika". Šiame paveikslėlyje parodyta intuityvi "Kerika" užduočių kūrimo funkcija, leidžianti greitai pridėti kiekvienos užduoties aprašymus, kontrolinius sąrašus ir priedus. Supaprastinkite savo darbo eigą ir užtikrinkite, kad nebūtų praleista nė viena detalė, naudodamiesi išsamiomis "Kerika" užduočių valdymo galimybėmis.

Kiekvienas projektas prasideda nuo užduočių sąrašo, o šioje lentoje jas įtraukti labai paprasta. Spustelėję mygtuką ” Pridėti naują užduotį ” (paryškintą kairiajame apatiniame lentos kampe), galite sukurti naują kortelę. Kiekviena kortelė reiškia konkrečią užduotį, pavyzdžiui, „Svetainės dizainas” arba „Produkto puslapio kūrimas”. Taip užtikrinama, kad jūsų darbo eiga išliktų aiški ir niekas neliktų užmarštyje.

2. Stulpelių pritaikymas darbo eigai

Pritaikykite projekto darbo eigą pagal unikalius komandos poreikius, pritaikydami "Kerika" stulpelius. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengva pridėti, pervadinti, paslėpti ar perkelti stulpelius. Supaprastinkite procesą vizualizuodami kiekvieną žingsnį - nuo strategijos iki projektavimo, kūrimo ir testavimo. Lengviau valdykite sudėtingas darbo eigas naudodami galingą ir pritaikomą "Kerika" sąsają.

Reikia pakoreguoti lentos nustatymus? Galite lengvai pervadinti stulpelius, pridėti naujų arba perkelti esamus, kad jie atitiktų jūsų darbo eigą. Norėdami pasiekti šias parinktis, tiesiog spustelėkite bet kurio stulpelio viršuje esantį stulpelio meniu (trys taškai). Pavyzdžiui, jei atsiranda naujas projekto etapas, galite pridėti stulpelį, pavyzdžiui, „Testavimas”, nesutrikdydami esamų užduočių.

3. Komandos narių ir vaidmenų valdymas

Supaprastinkite komandos bendradarbiavimą naudodami "Kerika" vaidmenimis pagrįstą prieigos kontrolę. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengvai valdyti komandos narius ir priskirti vaidmenis (Administratorius, Narys, Lankytojas), kad tinkami žmonės turėtų tinkamas teises. Pagerinkite atskaitomybę ir apsaugokite jautrią projekto informaciją naudodami patikimas "Kerika" komandos valdymo funkcijas

Veiksmingas bendradarbiavimas prasideda nuo tinkamų vaidmenų. Naudodamiesi meniuKomandos nariai ” įtraukite arba pašalinkite narius iš valdybos. Kiekvieną asmenį galima priskirti administratoriui, nariui arba lankytojui, atsižvelgiant į jo pareigas. Pavyzdžiui, projekto vadovams priskirkite „Admin” teises, o klientams suteikite „Lankytojo” teises, kad jie galėtų peržiūrėti pažangą.

4. Komandos komunikacijos centralizavimas

Pagerinkite komandos bendravimą naudodami "Kerika" centralizuotą pokalbį su valdyba. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengvai dalytis atnaujinimais, užduoti klausimus ir teikti atsiliepimus tiesiogiai projekto valdymo lentoje, kad būtų išvengta išsklaidytų el. laiškų ir visi būtų informuoti. Supaprastinkite projekto komunikaciją ir pagerinkite komandos bendradarbiavimą su "Kerika

Naudodamiesi pokalbių su valdyba funkcija palaikykite su valdyba susijusias diskusijas. Tai leidžia jūsų komandai vienoje centrinėje vietoje dalytis naujienomis, užduoti klausimus ar spręsti problemas. Pavyzdžiui, dizaineris gali pasidalyti atsiliepimais apie užduotį „Logotipo dizainas” tiesiogiai pokalbyje, kad visi būtų tame pačiame puslapyje.

5. Failų prijungimas ir dalijimasis jais

Centralizuokite projekto išteklius naudodami "Kerika" failų bendrinimo ir integravimo funkcijas. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengvai įkelti failus, susieti "Google" dokumentus ir kurti naujus dokumentus tiesiai projekto lentoje. Laikykite visą svarbiausią medžiagą tvarkingą ir prieinamą, didindami komandos produktyvumą su "Kerika".

Kiekviename projekte reikia nemažai dokumentacijos, o ši lenta ją puikiai tvarko. Skyriuje „Priedai” galite įkelti failus, susieti „Google” dokumentus arba net kurti naujus dokumentus tiesiai iš lentos. Pavyzdžiui, prisekite stiliaus vadovus arba kliento santraukas, kad komanda galėtų susipažinti su visa reikiama medžiaga.

6. Svarbių užduočių paryškinimas

Sutelkite dėmesį į svarbiausias užduotis naudodami galingas "Kerika" paryškinimo funkcijas. Šiame paveikslėlyje pateikiamos "Kerika" užduočių paryškinimo parinktys, leidžiančios filtruoti pagal gavėją, būseną, terminą, prioritetą ir žymas. Užtikrinkite, kad niekas nebūtų pamiršta, ir laikykitės savo projektų plano, naudodamiesi išmaniosiomis "Kerika" paryškinimo galimybėmis.

Pirmenybę teikite tam, kas svarbu, naudodami funkciją ” Highlight”. Taip galite filtruoti užduotis pagal terminus, prioriteto lygius, žymes ar konkrečias užduotis. Šiuos filtrus taip pat galite derinti, kad surastumėte užduotis.

Pavyzdžiui, galite paryškinti konkrečiam komandos nariui priskirtas užduotis, pažymėtas žyma „maketai „, ir jų būseną „Paruošta„. Taip sutaupysite daug rankinio darbo ieškodami to, ko ieškote.

7. Privatumo nustatymų koregavimas

Nustatymų meniu yra ta vieta, kur ši komanda tiksliai sureguliuoja savo lentą, kad ji būtų maksimaliai efektyvi. Spustelėjus krumpliaračio piktogramą viršutiniame dešiniajame kampe, rodomi keturi skirtukai: Apžvalga, Nustatymai, Stulpeliai ir Žymos. Kiekvienas skirtukas atlieka tam tikrą vaidmenį optimizuojant darbo eigą. Suskirstykime juos:

  1. Skirtukas Apžvalga:
Naudodamiesi "Kerika" prietaisų skydeliu, aiškiai peržiūrėkite savo projekto pažangą. Šiame paveikslėlyje rodomas skirtukas "Apžvalga" su pagrindiniais rodikliais, tokiais kaip įvykdytos užduotys, vėluojančios užduotys ir lentos aprašymas. Lengvai eksportuokite duomenis į "Excel" ir archyvuokite užbaigtas lentas, kad galėtumėte jas peržiūrėti ateityje. Patirkite duomenimis pagrįstą projektų valdymą naudodami išsamias "Kerika" ataskaitų teikimo galimybes

Pateikiama trumpas lentos pažangos vaizdas, jos paskirties aprašymas, užduočių eksportavimo „Excel” formatu parinktys ir galimybė archyvuoti užbaigtas lentas, kad būtų galima su jomis susipažinti ateityje.

  1. Nustatymų skirtukas:
Kontroliuokite projekto prieigą ir pritaikykite darbo eigą naudodami "Kerika" nustatymų skirtuką. Šiame paveikslėlyje parodytas nustatymų skydelis, kuriame galite tvarkyti lentos privatumą, nustatyti nebaigtų darbų (WIP) ribas, įjungti automatinį užduočių numeravimą ir tvarkyti žymas. Pritaikykite "Kerika" savo konkretiems poreikiams ir optimizuokite projektų valdymo procesą, kad jis būtų kuo efektyvesnis.

Valdykite lentos privatumą ir prieigos leidimus, kad galėtumėte pasirinkti, ar norite turėti prieigą tik komandai, organizacijai ar viešai dalytis per nuorodą. Ji taip pat valdo redagavimo leidimus, kad būtų išlaikytas darbo eigos vientisumas.

  1. Skirtukas Stulpeliai:
Struktūruokite projekto darbo eigą naudodami "Kerika" pritaikomus stulpelius. Šiame paveikslėlyje rodomas skirtukas "Stulpeliai", kuriame galite lengvai pridėti, pervadinti ar keisti stulpelių eiliškumą, kad jie idealiai atitiktų jūsų projekto etapus. Sukurkite vizualią darbo erdvę, kuri atspindėtų jūsų komandos darbo būdą ir didintų efektyvumą, naudodami lankstų "Kerika" darbo eigos valdymą.

Leidžia pritaikyti lentos struktūrą pridedant, pervadinant arba keičiant stulpelių eiliškumą. Tai padeda suderinti darbo eigą su konkrečiais komandos projekto reikalavimais.

  1. Žymos Skirtukas:
Organizuokite ir filtruokite projekto užduotis naudodami "Kerika" pritaikomas žymas. Šiame paveikslėlyje rodomas skirtukas Žymos, kuriame galite kurti ir tvarkyti žymas, kad suskirstytumėte užduotis pagal prioritetą, tipą ar bet kokią pasirinktinę etiketę. Greitai raskite ir pažymėkite užduotis, kurioms reikia jūsų dėmesio, naudodami galingas "Kerika" užduočių valdymo funkcijas.

Palengvina užduočių skirstymą į kategorijas kuriant, tvarkant ir taikant žymas. Žymos palengvina užduočių filtravimą pagal prioritetą, tipą ar kitas pasirinktines etiketes, pagerina užduočių organizavimą ir paiešką.

Dabar panagrinėkime, kaip komanda naudoja šias užduočių korteles, kad visą projekto valdymo procesą suskirstytų į lengvai valdomus etapus. Parodysime, kaip galite naudoti šią funkciją, kad kiekvieną užduotį suskaidytumėte į įgyvendinamą elementą.

Suskirstykite užduotis į valdomus etapus

Užduočių kortelės yra centrinis centras, kuriame jūs ir jūsų komanda galite fiksuoti ir tvarkyti visą užduočiai atlikti reikalingą informaciją. Štai kaip jas efektyviai naudoti:

  1. Pridėti pagrindinę informaciją:
Su "Kerika" išsamiomis užduočių kortelėmis organizuokite kiekvieną projekto užduotį. Šiame paveikslėlyje matote užduoties kortelės skirtuką "Išsami informacija", kuriame galite pridėti aprašymus, reikalavimus ir kitą svarbią informaciją. Užtikrinkite aiškų bendravimą ir išvengsite nesusipratimų, įrašydami visą svarbiausią informaciją į išsamias "Kerika" užduočių korteles.

Pradėkite nuo aiškaus užduoties tikslų ir reikiamų veiksmų apibrėžimo. Pavyzdžiui, atlikdami pradinio puslapio dizaino užduotį, apibrėžkite išdėstymo ir turinio reikalavimus.

  1. Stebėti pažangą:
Lengvai stebėkite projekto eigą naudodami "Kerika" užduočių būsenos atnaujinimus. Šiame paveikslėlyje rodoma būsenos nustatymo funkcija, leidžianti greitai pažymėti užduotis kaip "Parengta", "Vykdoma", "Reikia peržiūrėti", "Baigta" ar kt. Būkite informuoti apie savo projekto pažangą ir nustatykite galimas kliūtis naudodami intuityvų "Kerika" būsenos stebėjimą

Atnaujinkite užduoties pažangą pažymėdami ją kaip „Vykdoma”, „Reikia peržiūrėti” arba „Užbaigta”, kad visi būtų informuoti apie jos būseną.

  1. Nustatykite galutinius terminus:
Užtikrinkite, kad projektas būtų užbaigtas laiku, naudodami "Kerika" paprastą terminų nustatymo funkciją. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip greitai priskirti terminus kiekvienai užduočiai, kad komanda galėtų laikytis grafiko ir išvengti vėlavimų. Palaikykite aiškų tvarkaraštį ir laikykitės projektų vykdymo grafiko su intuityvia "Kerika" terminų valdymo funkcija

Kiekvienai užduočiai priskirkite konkrečią terminą, kad užtikrintumėte, jog terminų bus laikomasi ir niekas nebus atidėta.

  1. Suskirstykite užduotis į įgyvendinamus žingsnius:
Pagerinkite užduočių valdymą suskirstydami projektus į įgyvendinamus veiksmus naudodami "Kerika" kontrolinio sąrašo funkciją. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip į kiekvieną užduoties kortelę pridėti papildomų užduočių, kad būtų atsižvelgta į kiekvieną detalę ir nieko nebūtų pamiršta. Organizuokite savo komandą ir sutelkite dėmesį naudodami išsamias "Kerika" kontrolinio sąrašo funkcijas.

Sudėtingas užduotis išskaidykite į mažesnius, lengvai valdomus etapus. Pavyzdžiui, „Sukurti pagrindinio puslapio turinį” gali apimti tokias subužduotis kaip kopijos rašymas, paveikslėlių parinkimas ir maketo kūrimas.

  1. Naudokite žymas, kad būtų aiškiau:
Padidinkite aiškumą ir organizuotumą naudodami lanksčią "Kerika" žymėjimo sistemą. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip projekto užduotims priskirti pasirinktines žymas, kad galėtumėte lengvai filtruoti ir grupuoti užduotis pagal kategoriją, prioritetą ar tipą. Supaprastinkite savo darbo eigą ir sutelkite dėmesį į tai, kas svarbiausia, naudodami "Kerika" universalias žymėjimo galimybes.

Naudokite žymes užduotims suskirstyti į kategorijas. Galite nustatyti prioritetus pagal skubumą arba grupuoti užduotis pagal temas, pavyzdžiui, „Dizainas”, „Kūrimas” arba „Testavimas”.

  1. Pridėti failus:
Supaprastinkite savo darbo eigą naudodami integruotą failų valdymą "Kerika". Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengvai įkelti esamus failus, kurti naujus "Google" dokumentus ir susieti išorinius išteklius tiesiogiai kiekvienoje užduoties kortelėje. Palaikykite visą projekto medžiagą tvarkingą ir prieinamą savo komandai, gerindami bendradarbiavimą ir produktyvumą, naudodami sklandžią "Kerika" integraciją.

Laikykite visus projekto išteklius tvarkingus pridėdami failus tiesiai prie užduoties kortelės. Įkelkite dizaino maketus, ataskaitas ar PDF dokumentus, kurkite naujus „Google” dokumentus ar „Kerika Canvases” arba siųskite nuorodas į išorinius išteklius – viskas vienoje vietoje. Taip užtikrinsite, kad jūsų komanda galėtų greitai pasiekti viską, ko reikia, negaišdama laiko elektroninių laiškų ar aplankų paieškoms.

  1. Palaikykite tikslingą bendravimą:
Pagerinkite komandos bendradarbiavimą naudodami "Kerika" tikslingo bendravimo funkcijas. Šiame paveikslėlyje matyti užduoties kortelėje esantis pokalbių skirtukas, leidžiantis komandos nariams aptarti konkrečias užduotis ir dalytis atnaujinimais realiuoju laiku. Organizuokite pokalbius ir užtikrinkite jų prieinamumą, pagerinkite bendravimą ir projekto efektyvumą naudodamiesi "Kerika" integruotu pokalbių skirtuku.

Naudokite skirtuką „Pokalbiai”, kad visos diskusijos būtų susietos su konkrečiomis užduotimis, taip užtikrinant, kad bendravimas būtų aiškus ir lengvai stebimas.

  1. Paskirkite komandos narius:
Pagerinkite atskaitomybę naudodami "Kerika" paprastą komandos narių priskyrimą. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip priskirti konkrečius komandos narius kiekvienai užduočiai, kad visi žinotų savo pareigas. Supaprastinkite darbo eigą ir padidinkite komandos atskaitomybę naudodami intuityvias "Kerika" užduočių priskyrimo funkcijas.

Kiekvieną užduotį priskirkite konkretiems komandos nariams, kad būtų aišku, kas už ką atsakingas. Taip padidinsite atskaitomybę ir užtikrinsite, kad užduotys būtų vykdomos efektyviai.

  1. Nustatykite užduoties prioritetą, kad aiškiai sutelktumėte dėmesį:
Išlaikykite aiškų dėmesį naudodami "Kerika" užduočių prioritetų nustatymo nustatymus. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengvai nustatyti kiekvienos užduoties prioriteto lygį (įprastas, labai svarbus, kritinis), kad jūsų komanda žinotų, į ką sutelkti savo pastangas. Laikykitės savo projektų ir laikykitės svarbių terminų, naudodami veiksmingą "Kerika" užduočių prioritetų nustatymą.

Pirmenybės nustatymas užduotims yra labai svarbus, kad projektas vyktų sklandžiai, o naudojant funkciją ” Nustatyti prioritetus” tai padaryti galima be vargo. Kiekvienai užduočiai galite priskirti vieną iš trijų lygių:

  • Įprasta: Įprastas: įprastinėms užduotims, kurios gali būti atliekamos neskubant.
  • Aukštas prioritetas: Užduotims, reikalaujančioms greitų veiksmų arba didesnio komandos dėmesio.
  • Kritinis: Laikui jautrioms arba didelio poveikio užduotims, kurioms reikia nedelsiant skirti dėmesio.

Naudodamiesi šiomis funkcijomis, užduočių kortelės padeda komandai palaikyti tvarką, sklandžiai bendradarbiauti ir užtikrinti, kad nebūtų praleista nė viena svarbi detalė. Atlikus šiuos veiksmus, projekto valdymas tampa lengvesnis ir efektyvesnis.

Sukurkite „Kerika” paskyrą

Pradėti dirbti su „Kerika” yra greita, paprasta ir sudaro sąlygas sklandžiai organizuoti projekto darbo eigą. Štai kaip galite susikurti paskyrą ir pradėti darbą tinkama linkme:

Registracija yra nemokama ir paprasta

  1. Eikite į kerika.com ir spustelėkite mygtuką Registruotis.
  1. Pasirinkite jums tinkamiausią paskyros tipą:
    • Jei naudojate „Google Workspace”, pasirinkite parinktį SIGN UP WITH GOOGLE.
    • Jei esate „Office 365” naudotojas, pasirinkite SIGN UP WITH MICROSOFT.
    • Taip pat galite pasirinkti SIGN UP WITH BOX, kad galėtumėte integruoti failų saugyklą.
  2. Atlikite nurodymus ir po kelių akimirkų galėsite pradėti naudotis – nereikės kredito kortelės, o jūsų komanda gaus nemokamą 30 dienų bandomąją versiją.

Visuotinė darbo erdvė visiems

„Kerika” palaiko 38 kalbas, todėl jūs ir jūsų komanda galite dirbti ta kalba, kuri jums patogiausia, ir taip sukurti išties įtraukiančią patirtį.


Sukurkite pirmąją valdybą

Užsiregistravę galite susikurti pirmąją lentą ir įgyvendinti projektų valdymo darbo eigą. Štai kaip:

  1. Spustelėkite „Sukurti naują valdybą”: „Kerika” prietaisų skydelyje pasirinkite galimybę sukurti naują lentą.
  2. Pasirinkite lentos tipą: Projektų valdymui pasirinkite užduočių lentos šabloną. Į jį iš anksto įkeliami tokie stulpeliai kaip „Atlikti”, „Daryti” ir „Baigta”.
  1. Pavadinkite savo valdybą: Pavadinkite valdybą pavadinimu, kuris atspindėtų jūsų projektą, pvz., „Svetainės pertvarkymas” arba „Rinkodaros planas”.
  2. Pritaikykite savo darbo vietą: Pridėkite arba pervadinkite stulpelius, kad jie atitiktų jūsų darbo eigą, ir pradėkite pridėti užduotis, kad komanda būtų suderinta.

Dabar turite visiškai funkcionalią, vizualią darbo erdvę, paruoštą padėti stebėti pažangą, valdyti užduotis ir skatinti bendradarbiavimą komandoje.

Apibendrinimas: Projekto sėkmės planas

Projektų valdymo meistriškumas – tai ne tik užduočių atlikimas, bet ir sistemos, kuri padeda komandai išlaikyti tą patį požiūrį, skatina bendradarbiavimą ir užtikrina, kad kiekvienas etapas būtų įgyvendintas, sukūrimas. Turėdami išsamią darbo eigą ir tinkamus įrankius, galite išlikti organizuoti, produktyvūs ir sutelkti dėmesį į tikslų siekimą.

Šioje lentoje parodyta, kaip kiekvieną projekto aspektą galima suskirstyti į įgyvendinamus veiksmus. Nustatydami užduočių prioritetus, stebėdami pažangą ir naudodami tokias funkcijas kaip užduočių kortelės detalėms tvarkyti, užtikrinsite, kad niekas nebus pamiršta.Kerika – tai ne tik įrankis, bet ir sistema, padedanti racionalizuoti komandinį darbą, išlaikyti atskaitomybę ir įgyvendinti projekto viziją. Ar esate pasirengę žengti kitą žingsnį? Pradėkite kurti valdybą, organizuoti užduotis ir stebėkite, kaip sėkmingai įgyvendinami projektai su „Kerika”!

Tik valdybos administratoriai gali visam laikui ištrinti užduotis

Klaidų pasitaiko – užduotys kartais gali būti ištrintos netyčia. Štai kodėl būtina turėti apsaugos priemones, kad nieko svarbaus nebūtų prarasta amžinai.

Kai užduotys ištrinamos, jos neišnyksta visam laikui; vietoj to jie perkeliami į ištrintą lentos stulpelį. Tai suteikia apsauginį tinklą, leidžiantį peržiūrėti arba atkurti užduotis, jei reikia. Tačiau galimybę visam laikui ištrinti užduotis gali tik valdybos administratoriai.

Ši sąranka užtikrina atskaitomybę išlaikant lankstumą. Komandos nariai gali ištrinti užduotis žinodami, kad prireikus jas galima atkurti, tačiau norint pašalinti visam laikui reikalinga administratoriaus priežiūra, kad užduočių valdymas būtų saugus ir apgalvotas.

Išpakuosime, kaip visa tai veikia:

Kaip tai veikia

Ekrano kopija, iliustruojanti Kerikos saugaus užduočių ištrynimo procesą. Rodoma projekto lenta su atskiru stulpeliu „Ištrintas“, kuriame yra tokios užduotys kaip „Projekto pasiūlymo projektas“. Atskiros ištrintos užduotys turi lengvai naudojamą mygtuką „Atkurti“, leidžiantį bet kuriam komandos nariui greitai atkurti elementus. Svarbiausia, kad paveikslėlyje pabrėžiama, kad tik komandos sąraše nurodyti valdybos administratoriai gali pasiekti parinktį „Ištrinti užduotis visam laikui“ iš stulpelio veiksmų meniu. Tai rodo apgalvotą Kerikos dizainą, užtikrinantį apsauginį tinklą nuo atsitiktinio ištrynimo, tuo pačiu užtikrinant kontroliuojamą, atsakingą nuolatinį pašalinimą, didinant komandos pasitikėjimą ir darbo eigos saugumą.

Spustelėkite čia norėdami sužinoti, kaip veikia ši projekto valdymo taryba

1. Išmestos kortelės Likite Ištrintas stulpelis

Kai užduotis ištrinama, ji nedingsta amžinai. Vietoj to, jis perkeltas į Ištrintas stulpelis, kur jis lieka tol, kol bus imtasi tolesnių veiksmų.

  • Atkurkite užduotis bet kuriuo metu: Kiekvienas lentos narys gali atkurti ištrintas užduotis iš šio stulpelio, jei supranta, kad buvo padaryta klaida.
  • Nėra spaudimo: Nereikia jaudintis dėl atsitiktinių paspaudimų ar skubotų sprendimų – viską galima atkurti.

2. Tik valdybos administratoriai gali ištrinti visam laikui

Kai ateina laikas galutinai išvalyti ištrintą stulpelį, tik Valdybos administratoriai gali įsitraukti ir visam laikui pašalinti užduotis.

  • Pridėta apsauga: Apriboję šią teisę tik administratoriams, galite įsitikinti, kad jokia užduotis nebus visam laikui ištrinta, atidžiai neapsvarsčius.
  • Aiški atskaitomybė: ši funkcija prideda valdymo lygmenį, užtikrinantį, kad svarbios užduotys nebūtų prarastos dėl netyčinių veiksmų.

Kodėl tai svarbu

  1. Nepraraskite svarbaus darbo

    Ištrintas stulpelis veikia kaip apsauginis tinklas, leidžiantis komandos nariams ištrinti užduotis, nebijant jas prarasti visam laikui. Užduotis galima susigrąžinti tol, kol valdybos administratorius nuspręs kitaip, siūlydamas lankstumą ir saugumą.
  2. Išlaikyti kontrolę

    Valdybos administratoriai turi teisę prižiūrėti nuolatinį ištrynimą, užtikrinant, kad būtų pašalintos tik nereikalingos arba pasikartojančios užduotys. Ši struktūra padeda išlaikyti aiškumą ir gerai organizuoti projektus.
  3. Skatinti atskaitomybę

    Apribojus nuolatinio ištrynimo teises, komandos skatinamos atidžiai tvarkyti užduotis, sumažinti klaidų skaičių ir skatinti patikimą, skaidrią sistemą. Šis požiūris skatina pasitikėjimą ir atsakomybę visame pasaulyje.

Išvada

Ištrintas užduotis galima atkurti tol, kol valdybos administratorius imsis veiksmų, užtikrindamas saugumą, atskaitomybę ir kontrolę. Šis metodas apsaugo nuo atsitiktinių nuostolių ir užtikrina saugią bei organizuotą darbo eigą.

Sėkmingos audito programos vykdymas: žingsnis po žingsnio vadovas

Norint vykdyti sėkmingą audito programą, reikia kruopštaus planavimo, dėmesio detalėms ir susitelkimo į bendradarbiavimą. Esminiai žingsniai – nuo ​​apimties ir tikslų apibrėžimo iki duomenų analizės ir patobulinimų įgyvendinimo – sudaro bet kokio veiksmingo audito pagrindą. Šie veiksmai užtikrina, kad laikomasi reikalavimų, nustatomos rizikos ir patobulinami procesai, kad jie atitiktų organizacijos tikslus.

Tačiau kelias į sėkmę neapsieina be iššūkių. Įprasti spąstai, tokie kaip neaiškūs tikslai, prastas bendravimas ir netvarkingos darbo eigos, gali sužlugdyti net pačias geriausiais ketinimais skirtas audito programas. Dėl šių problemų gali atsirasti nepastebimų detalių, praleisti terminai ir trūkti tinkamų įžvalgų.

Laimei, naudojant tinkamus įrankius ir strategijas, šiuos iššūkius galima įveikti tiesiogiai. Šiame vadove pateiksime nuoseklią efektyvios audito programos vykdymo sistemą. 

Siekdami iliustruoti šį procesą, taip pat pateiksime praktinį gerai struktūrizuotos darbo eigos pavyzdį ir pasidalinsime įrankiais, kurie gali padėti supaprastinti bendradarbiavimą, organizuoti užduotis ir užtikrinti, kad auditas būtų teisingas. Pradėkime!

Sėkmingai vykdykite audito programą naudodami Kerikos struktūrizuotą vizualinę darbo eigą. Šiame pavyzdyje parodyta, kaip valdyti kiekvieną etapą – inicijavimą, lauko darbą, analizę, ataskaitų teikimą ir galutinę peržiūrą – užtikrinti atitiktį, nustatyti riziką ir tobulinti procesus. Išbandykite „Keriką“ ir supaprastinkite audito procesą geriau organizuodami ir bendradarbiaudami

Spustelėkite čia, kad pamatytumėte, kaip veikia ši audito programos lenta

Esminiai sėkmingos audito programos vykdymo žingsniai

Sėkminga audito programa neįvyksta tiesiog; ji sukurta strateginio planavimo, kruopštaus vykdymo ir nuolatinio vertinimo pagrindu. Čia pateikiamas išsamus veiksmų planas, padėsiantis atlikti pagrindinius veiksmus:

1. Apibrėžkite taikymo sritį ir tikslus

Pradėkite nuo savo audito tikslo apibūdinimo. Ko siekiate? Nesvarbu, ar tai būtų taisyklių laikymosi užtikrinimas, procesų neveiksmingumo nustatymas ar finansinio tikslumo patvirtinimas, aiškūs tikslai nustato toną visai programai. Nustatykite departamentus, procesus ar sistemas, kurios turi būti audituojamos.

Apibrėžkite sėkmės rodiklius ir pagrindinius veiklos rodiklius (KPI). Spauskite čia Norėdami perskaityti apie svarbiausius rodiklius, į kuriuos turėtumėte atkreipti dėmesį pagal Audiboard.com, perduokite suinteresuotosioms šalims tikslus, kad jie atitiktų lūkesčius.

Saugokitės:

  • Neaiškūs tikslai, dėl kurių gali būti sugaištas laikas ir gali būti neišsamių ar nereikšmingų išvadų.
  • Trūksta aiškių sėkmės metrikų ir KPI.

2. Suburkite tinkamą komandą

Kompetentinga ir bendradarbiaujanti audito komanda yra būtina norint pasiekti tikslių ir įgyvendinamų rezultatų. Paskirkite vaidmenis ir pareigas, užtikrindami, kad kiekvienas komandos narys turėtų įgūdžių, reikalingų jo užduotims atlikti. Daugiau apie pagrindines Validworth audito komandos narių pareigas galite sužinoti čia straipsnis. Priklausomai nuo audito sudėtingumo, įtraukite ir vidaus darbuotojus, ir išorės ekspertus. Surengti mokymus apie audito procedūras, priemones ir ataskaitų teikimo standartus.

Saugokitės:

  • Prastas užduočių delegavimas ir vaidmenų aiškumas gali sukelti painiavą, praleistus terminus arba dvigubas pastangas.
  • Nepakankamas komandos narių mokymas ar kompetencija.

3. Sukurkite išsamų planą

Veiksmingas planas yra viso audito proceso planas. Padalinkite auditą į etapus, tokius kaip planavimas, vykdymas, analizė ir ataskaitų teikimas. Kiekvienam etapui nustatykite realistiškus terminus, užtikrindami, kad terminai būtų pasiekiami. Nustatyti galimas rizikas ir iššūkius ir parengti nenumatytų atvejų planus, kaip juos spręsti.

Saugokitės:

  • Neefektyvus bendradarbiavimas ir bendravimas gali sukelti nesusipratimų, nepastebėtų užduočių ir fragmentiškų ataskaitų.
  • Nerealūs terminai arba netinkamas rizikos įvertinimas.

4. Surinkite ir analizuokite duomenis

Jūsų audito kokybė priklauso nuo renkamų duomenų tikslumo ir tinkamumo. Duomenų rinkimui naudokite standartizuotus įrankius ir metodus, pvz., apklausas, interviu ir sistemos žurnalus. Patikrinkite savo šaltinių patikimumą, kad sumažintumėte klaidų skaičių. Sistemingai analizuokite duomenis, kad atskleistumėte modelius, anomalijas ar sritis, kurias reikia tobulinti.

Saugokitės:

  • Neišsamūs arba netikslūs duomenys gali pakenkti audito išvadų pagrįstumui.
  • Neadekvati duomenų analizė ar interpretacija.

5. Įtraukite suinteresuotąsias šalis viso proceso metu

Reguliarus bendravimas su suinteresuotosiomis šalimis užtikrina skaidrumą ir kuria pasitikėjimą. Bendrinkite pažangos naujinius apie svarbiausius etapus, kad visi būtų informuoti. Nedelsdami atsakykite į susirūpinimą keliančius klausimus ar klausimus, kad išlaikytumėte suderinamumą su tikslais. Įtraukite suinteresuotąsias šalis į preliminarių išvadų peržiūrą ir veiksmingų rekomendacijų formavimą.

Saugokitės:

  • Ribotas suinteresuotųjų šalių matomumas gali sukelti nepasitikėjimą ir nesuderinamumą.
  • Nepakankamas bendravimas ar suinteresuotųjų šalių įsitraukimas.

6. Dokumentuoti išvadas ir teikti rekomendacijas

Tai, kaip pateikiate savo išvadas, gali nustatyti, kiek efektyvus jūsų auditas paskatins pokyčius.

Surinkite rezultatus į struktūrizuotą ataskaitą, pabrėždami pagrindines įžvalgas ir susirūpinimą keliančias sritis. Pateikite aiškias, įgyvendinamas rekomendacijas, pagrįstas įrodymais. Suteikite pirmenybę rekomendacijoms pagal galimą jų poveikį ir įgyvendinamumą.

Saugokitės:

  • Dėl netinkamos dokumentavimo praktikos audito išvados gali trūkti konteksto ar aiškumo.
  • Neadekvačios arba neaiškios rekomendacijos.

7. Įdiekite ir stebėkite pakeitimus

Audito vertė slypi jo gebėjime paskatinti tobulėjimą. Sukurkite planą, kaip įgyvendinti rekomenduojamus pakeitimus, paskirdami užduotis ir terminus. Stebėkite šių pokyčių poveikį laikui bėgant, kad įvertintumėte efektyvumą. Suplanuokite tolesnius auditus, kad užtikrintumėte tvarų laikymąsi ir pažangą.

Saugokitės:

  • Pasipriešinimas pokyčiams gali trukdyti įgyvendinti rekomendacijas.
  • Neadekvatus pokyčių stebėjimas ar vertinimas.

8. Įvertinti ir tobulinti audito procesą

Kiekvienas auditas yra galimybė patobulinti savo požiūrį į kitą. Atlikite peržiūrą po audito, kad nustatytumėte išmoktas pamokas ir sritis, kurias reikia tobulinti. Atsižvelgdami į atsiliepimus atnaujinkite audito procesus, šablonus ar įrankius. Pripažinkite ir švęskite sėkmę, kad paskatintumėte būsimus auditus.

Saugokitės:

  • Trūksta nuolatinio vertinimo ir tobulėjimo.
  • Nepakankamas dokumentavimas arba išmoktų pamokų išsaugojimas

Atlikdami šiuos veiksmus ir žinodami apie galimas problemas, galite sukurti audito programą, kuri ne tik užtikrina atitiktį, bet ir skatina reikšmingus organizacinius patobulinimus.

Tinkamų įrankių naudojimas

Norint vykdyti sėkmingą audito programą, reikia daugiau nei tik gero planavimo – tam reikia įrankio, kuris padėtų įveikti įprastas anksčiau aptartas problemas. Galingas užduočių valdymo sprendimas gali padėti organizuoti darbo eigą ir užtikrinti, kad niekas nepraslystų. 

Toliau pateikta demonstracinė lenta yra puikus pavyzdys, kaip audito komanda sukūrė struktūrizuotą darbo erdvę, kad galėtų sklandžiai įveikti kiekvieną audito programos etapą.

Sužinokite, kaip Kerika įgalina sklandų audito programos vykdymą. Šis paveikslėlis iliustruoja struktūrizuotą darbo sritį, skirtą kiekvienam audito proceso etapui, aiškiai paskirstant užduotis ir stebint pažangą. Sužinokite, kaip Kerika padeda komandoms nustatyti užduočių prioritetus, efektyviai bendrauti ir palaikyti supaprastintą audito programą nuo pradžios iki galutinės peržiūros.

Patikrinkite, kaip ši komanda vykdo savo audito programą

Atidžiau pažvelkite į tai, kaip ši audito komanda sukūrė savo darbo erdvę, kad būtų galima atlikti kiekvieną audito proceso etapą. Nuo pirminių susitikimų vedimo Iniciacijos fazė patvirtinti atitiktį Lauko darbų etapas ir suvynioti į Galutinė peržiūra, ši lenta užtikrina, kad kiekvienas žingsnis būtų kruopščiai suplanuotas, sekamas ir vykdomas.

Ši virtuali darbo vieta leidžia komandai vienoje vietoje nustatyti užduočių prioritetus, efektyviai bendrauti ir sekti pažangą. Išsiaiškinkime, kaip ši komanda naudoja savo valdybą, siekdama užtikrinti, kad jų audito programa būtų tinkama.

Atidžiau pažvelkite į šią audito programos lentą

Optimizuokite savo audito darbo eigą su Kerika. Tinkinkite savo Kanban lentą, kad supaprastintumėte audito procesą naudodami funkcijas, leidžiančias pridėti užduočių, pritaikyti stulpelius ir valdyti komandos prieigą. Pirmenybę teikite komandos atskaitomybei, duomenų ir užduočių apsaugai, vos keliais paspaudimais kiekvienam nariui priskirdami geriausius vaidmenis.

1. Svarbių veiksmų žingsnių fiksavimas naudojant išsamias užduočių korteles

Užfiksuokite visus svarbiausius veiksmų veiksmus Kerika platformoje naudodami išsamias užduočių korteles. Pažiūrėkite, kaip ši vaizdinė darbo sritis susistemina pagrindinių tikslų apimtį ir sukuria dinamiškesnį kiekvieno veiksmų plano žingsnio valdymo būdą. Padidinkite aiškumą ir padidinkite komandos efektyvumą naudodami išsamią Kerika užduočių valdymo sistemą

Užduočių pridėjimas yra nesudėtingas ir užtikrina, kad nė vienas audito proceso veiksmas nebus praleistas. Naudodami mygtuką „Pridėti naują užduotį“ kiekvieno stulpelio apačioje, komandos nariai gali greitai sukurti užduotis, pvz., vesti interviu su suinteresuotosiomis šalimis arba patvirtinti saugumo priemones. Tai užtikrina, kad veiksmo elementai bus užfiksuoti tada, kai jie atsiranda.

2. Lankstus darbo eigos pritaikymas su stulpelių veiksmais

Tinkinkite ir supaprastinkite savo audito programą naudodami lanksčią darbo eigą su Kerika. Naudokite šią Kanban stiliaus lentą, kad išliktumėte tvarkingi ir efektyvūs, aiškiai suskirstydami ir suskirstydami į kategorijas. Ši darbo eiga lengvai pritaikoma prie kintančių bet kokio audito poreikių. Užtikrinkite gerai organizuotą, gerai dokumentais pagrįstą veiksmų planą su aiškiai pažymėtais stulpeliais

Galimybė tinkinti stulpelius užtikrina, kad darbo eiga prisitaikytų prie kintančių audito programos poreikių. Ši funkcija leidžia komandoms lengvai pervardyti stulpelius, pridėti naujų arba pertvarkyti esamus stulpelius. 

Pavyzdžiui, užduočių perkėlimas iš „Lauko darbų etapo“ į „Analizė ir patvirtinimas“ užtikrina tinkamą užduočių eigą be painiavos. Galimybė slėpti arba ištrinti stulpelius padeda išardyti darbo vietą, todėl lenta bus sutelkta ir efektyvi. Šis tinkinimas leidžia komandoms išlaikyti dinamišką darbo eigą ir užtikrinti, kad jokia užduotis nebūtų praleista. 

3. Vaidmenų ir leidimų priskyrimas bendradarbiavimui stiprinti

Pagerinkite komandos bendradarbiavimą audito programų metu, skirdami nariams geriausius vaidmenis ir tinkindami leidimus Kerikoje. Tinkinkite matomumą ir redaguokite valdiklį, kad jautrūs audito veiksmų planai būtų tinkami ir tikslūs. Apsaugokite savo komandą ir užduotis paskirdami tokius vaidmenis kaip valdybos administratorius, komandos narys arba lankytojas

Vaidmenų valdymas užtikrina, kad komandos nariai būtų atskaitingi ir suprastų savo pareigas audito programoje. Ši funkcija leidžia priskirti tokius vaidmenis kaip valdybos administratorius, komandos narys arba lankytojas, atsižvelgiant į jų dalyvavimo lygį. 

Pavyzdžiui, auditoriai, atsakingi už pagrindines užduotis, gali būti priskirti kaip komandos nariai, o išorinėms suinteresuotosioms šalims gali būti suteikta peržiūros prieiga kaip lankytojams. Ši sąranka skatina struktūrinį bendradarbiavimą, sumažina painiavą ir apsaugo slaptus projekto duomenis valdydama prieigą. 

4. Centralizuotas bendravimas naudojant Board Chat

Pagerinkite komandos sinergiją naudodami Kerika lentos pokalbį kaip centralizuotą komunikacijos centrą. Atsisveikinkite su nesibaigiančiais el. pašto tinklais; vietoj to bendrinkite naujinius, išaiškinkite problemas ir palikite atsiliepimus vienoje vietoje. Lengvai suderinkite užduotis ir kurkite geresnę bendradarbiavimo aplinką

Užuot pasikliavę išsibarsčiusiais el. laiškais ar pokalbių pranešimais, lentoje integruota pokalbių funkcija užtikrina, kad visos su užduotimis susijusios diskusijos būtų pasiekiamos vienoje vietoje. Komandos nariai gali dalytis naujienomis, išsiaiškinti problemas ir palikti komentarus tiesiai lentoje, todėl visi gali būti informuoti ir nereikia ieškoti kelių komunikacijos kanalų. Šis metodas sumažina painiavą ir palaiko pokalbius susietus su atitinkamomis užduotimis, todėl bendradarbiavimas tampa sklandesnis ir produktyvesnis. 

5. Centralizuotas failų valdymas, užtikrinantis sklandžią prieigą

Laikykite visus svarbius dokumentus vienoje vietoje naudodami centralizuotą failų valdymą, kad galėtumėte sklandžiai pasiekti. Supaprastinkite auditą naudodami paprastą failų įkėlimą, dokumentų susiejimą ir greitą bendradarbiavimą

Plokštės priedų funkcija suteikia supaprastintą būdą valdyti ir bendrinti failus, susijusius su kiekviena užduotimi. Nesvarbu, ar tai audito gairės, įrodymų dokumentai ar suinteresuotųjų šalių ataskaitos, visus failus galima įkelti, sukurti arba susieti tiesiogiai lentoje. 

Tai pašalina išorinių saugojimo sistemų poreikį ir užtikrina, kad komandos nariai gali nedelsdami pasiekti naujausius dokumentus. Turėdami viską vienoje vietoje, jūsų komanda gali sutelkti dėmesį į efektyvų užduočių atlikimą.

6. Pabrėžkite ir nustatykite prioritetines užduotis

Atlikdami auditą sutelkite dėmesį į tai, kas svarbiausia, valdydami „Kerikos“ užduočių paryškinimą. Pažymėkite skubias užduotis pagal filtrą ir būseną, kad visada būtų laikomasi terminų. Lengvai pritaikykite aukšto prioriteto žymas vos keliais paspaudimais, kad darbo eiga būtų efektyvi

Paryškinimo lentos funkcija leidžia komandoms greitai nustatyti užduotis, į kurias reikia nedelsiant atkreipti dėmesį, remiantis įvairiais kriterijais, tokiais kaip priskirti vartotojai, užduočių būsena, terminai ir prioritetų lygiai. Taip užtikrinama, kad didelio prioriteto auditas, pradelstos prekės ar konkrečiomis etiketėmis pažymėtos užduotys būtų lengvai pastebimos. 

Naudodamos šį filtrą komandos gali supaprastinti savo dėmesį, spręsti neatidėliotinas užduotis ir išvengti terminų praleidimo; kad visa audito programa būtų tinkamai vykdoma ir gerai koordinuojama.

7. Tiksliai sureguliuokite plokštės nustatymus optimaliam valdymui

Užtikrinkite supaprastintą auditą naudodami Kerikos Fine-Tune Board nustatymus. Supaprastinkite sudėtingus veiksmų elementus, tinkinkite savo vizualią darbo vietą, palaikykite komandos darbo krūvį ir lengvai pasiekite tikslus naudodami aiškiai apibrėžtus, supaprastintus užduočių veiksmus.

Veiksmingam auditui reikalinga valdyba, kuri prisitaikytų prie besikeičiančių poreikių. Plokštės nustatymai leidžia valdyti prieigą naudojant privatumo parinktis, užtikrinant, kad tik tinkami žmonės matytų slaptą audito proceso informaciją. Galite nustatyti WIP (vykdomo darbo) apribojimus, kad valdytumėte komandos darbo krūvį ir išvengtumėte kliūčių. 

Automatinio numeravimo užduotys užtikrina nuoseklų stebėjimą, o žymos padeda organizuoti užduotis skyriuose, etapuose ar kategorijose. Be to, lentos apžvalga pateikia realiojo laiko įžvalgas apie audito programos būseną, todėl lengva nustatyti atliktas, laukiančias arba vėluojančias užduotis. 

Naudodami eksportavimo ir archyvavimo parinktis galite kurti atsargines užduočių kopijas arba pristabdyti užduotis, o audito darbo eiga bus sutvarkyta ir parengta ateičiai.

Padalinkite užduotis į valdomus veiksmus 

Tvarkydami audito programą nepamirškite nė vienos smulkmenos! Ši demonstracinė lenta parodo, kaip galite veiksmingai imtis veiksmų aiškiai apibrėžtais žingsniais. Tai apima išsamius užduočių aprašymus ir tikslus, kontrolinius sąrašus, kad būtų lengva atlikti veiksmus, galimybė dalytis failais, konkrečios užduoties bendravimas ir, svarbiausia, aiškių prioritetų nustatymas.

Valdant audito programą, užduočių suskaidymas yra raktas į tai, kad nebūtų pamiršta jokių svarbių detalių. Ši demonstracinė lenta parodo, kaip kiekviena užduotis yra padalinta į įgyvendinamus, stebimus veiksmus, kad būtų aiškesnis ir bendradarbiaujama. 

Štai kaip ši komanda efektyviai skirsto užduočių segmentus:

  1. Išsamios informacijos skirtukas užduočių aprašymams: The Detalės Skirtukas leidžia komandoms dokumentuoti išsamius užduočių aprašymus, reikalavimus ir pagrindinius tikslus. Taip užtikrinama, kad visi dalyvaujantys asmenys suprastų užduoties apimtį, nereikalaujant nuolatinio paaiškinimo.
  2. Užduočių būsenos nustatymas pažangos stebėjimui: Būsenos priskyrimas, pvz Pasiruošę, Vykdomas arba Reikia peržiūros leidžia aiškiai matyti užduočių eigą. Turėdami atnaujintas būsenas, komandos nariai gali lengvai sekti užbaigimą arba nustatyti kliūtis.
  3. Papildomų užduočių kontrolinio sąrašo skirtukas: Sudėtingos užduotys gali būti suskirstytos į mažesnes, įgyvendinamas papildomas užduotis naudojant Kontrolinis sąrašas skirtuką. Užbaigus kiekvieną antrinę užduotį galima pažymėti varnele, padedant komandoms išlikti organizuotai ir išvengti esminių veiksmų nepastebėjimo.
  4. Terminų laikymosi terminai: Terminų nustatymas užtikrina, kad užduotys neįvyktų pagal tvarkaraštį, o būsimų terminų matomumas padeda komandai nustatyti darbo prioritetus ir išvengti praleistų terminų.
  5. Kategorizavimo žymos: Priskirdami atitinkamas žymas, pvz atitikties auditas arba atkūrimas nelaimės atveju, užduotis galima suskirstyti į kategorijas ir efektyviai filtruoti. Ši funkcija leidžia lengvai rasti susijusias užduotis ir užtikrinti supaprastintą darbo eigą.
  6. Pokalbių skirtukas konkrečioms užduotims aptarti: Vietoj išsklaidytų pranešimų įvairiose platformose, Pokalbis skirtukas centralizuoja visus su užduotimis susijusius pokalbius. Komandos gali bendradarbiauti, teikti naujinimus ir spręsti klausimus tiesiogiai užduoties kortelėje.
  7. Užduočių priskyrimas aiškiai nuosavybės teise: Užduočių paskyrimas konkretiems komandos nariams užtikrina atskaitomybę. Kiekvienas komandos narys žino savo pareigas ir gali be painiavos susitelkti į pavestas užduotis.
  8. Priedų skirtukas, skirtas atitinkamiems failams saugoti: Svarbūs dokumentai, informaciniai failai ar įrodymai gali būti tiesiogiai pridėti prie užduoties per Priedai skirtuką. Taip viskas bus pritaikyta konkrečiai užduočiai ir išvengiama paieškos išorinėse saugojimo sistemose.

Užduotys suskirstytos į valdomus veiksmus, ši lenta parodo, kaip galima supaprastinti sudėtingus auditus, kad būtų lengviau sekti pažangą, nustatyti blokatorius ir užtikrinti, kad visi tikslai būtų sklandžiai pasiekti.

Išvada: veiksmingos ir keičiamo dydžio audito programos kūrimas

Gerai atlikta audito programa yra organizacijos atitikties, rizikos valdymo ir procesų optimizavimo pagrindas. Suskirstydami užduotis į valdomus veiksmus, užtikrindami tinkamą skirstymą į kategorijas ir skatindami aiškų komandos bendravimą, sukuriate darbo eigą, kuri yra struktūrizuota, tačiau pakankamai lanksti, kad galėtumėte susidoroti su netikėtais iššūkiais. 

Tinkamas planavimas ir vykdymas padės laikytis galutinių terminų, pagerinti bendradarbiavimą ir galiausiai užtikrintai pasiekti audito sėkmės.

Suasmeninkite savo patirtį: tinkinkite nuostatas

Jūsų darbo vieta turėtų tikti jums, o ne atvirkščiai. Tinkinimo parinktys leidžia pritaikyti viską nuo fono spalvų iki pranešimų ir lentos įrankių, padedančių išlikti tvarkingiems ir produktyviems.

Norėdami pradėti personalizuoti savo darbo sritį, turėsite pasiekti savo paskyros nuostatų nustatymus. Štai kaip:

  1. Viršutiniame dešiniajame ekrano kampe spustelėkite savo profilio piktogramą.
  2. Pasirinkite Mano nuostatos iš išskleidžiamojo meniu.
Ekrano kopija, rodanti, kaip lengvai vartotojai gali pasiekti savo asmeninius nustatymus Kerikoje. Rodyklė nukreipia iš vartotojo profilio piktogramos viršutiniame dešiniajame kampe į išskleidžiamąjį meniu, paryškindama parinktį „Mano nuostatos“. Ši intuityvi naršymo priemonė leidžia vartotojams lengvai pradėti tinkinti savo darbo sritį, kad būtų produktyvesnė ir labiau suasmeninta patirtis.

Šie nustatymai leidžia sukurti patirtį, atitinkančią jūsų unikalų darbo stilių. Dabar, kai žinote, kaip pasiekti nustatymus, leiskite mums žingsnis po žingsnio paaiškinti, kaip galite naudoti kiekvieną tinkinimo parinktį.

Kaip tai veikia: nuostatų reguliavimas

Parinktys paprastai skirstomos į tris pagrindines kategorijas: Generolas, Pranešimai, ir Lenta. Kiekviename skyriuje pateikiamos paprastos parinktys, skirtos pagerinti darbo eigą ir optimizuoti patirtį.

Atidžiau pažvelkite, kaip veikia šie nustatymai:

Bendrieji nustatymai: sukurkite savo darbo vietą savo

„Kerikos“ nuostatų skirtuko „Bendrosios“ ekrano kopija, parodanti, kaip vartotojai gali pritaikyti savo vaizdinę darbo vietą. Rodomos parinktys apima pasirinktinės „Fono spalvos“ pasirinkimą iš paletės ir perjungimą „Naudoti žymes užduočių lentoms“. Šie nustatymai leidžia vartotojams sukurti vizualiai patogią aplinką ir supaprastinti užduočių organizavimą įgalinant žymas pagal numatytuosius nustatymus, parodydami Kerikos lankstumą prisitaikant prie individualių darbo stilių.
  1. Fono spalva:

    Pasirinkite fono spalvą, kuri būtų maloni akims ir tinka jūsų stiliui

    ● Pasirinkite iš įvairių parinkčių, kad darbo vieta būtų vizualiai patraukli.
  2. Naudokite žymes užduočių lentoms

    ● Įgalinkite šią funkciją, kad automatiškai įtrauktumėte žymas į naujas užduočių lentas ir šablonus, kuriuos sukuriate.

    ● Padeda išlikti tvarkingam ir be vargo skirstyti užduotis į kategorijas.

Privalumai:

Pritaikius vizualinius darbo vietos aspektus, ji tampa intuityvesnė ir mažiau netvarkinga, todėl galite susikaupti.

Pranešimai: neperkraukite

Ekrano kopija, kurioje rodomos smulkios Kerikos pranešimų nuostatos. Naudotojai gali lengvai perjungti el. pašto pranešimus apie pokalbius, lentos administratoriaus veiklą (pvz., užduočių papildymus ar užbaigimus) ir pasirinkti kasdienę užduočių priminimo suvestinę. Šis valdymo lygis suteikia vartotojams galimybę būti informuotiems apie esminius bendradarbiavimo atnaujinimus nepatiriant pranešimų pertekliaus, užtikrinant, kad jie gautų tik su jų darbo eiga susijusią informaciją.
  1. Pokalbių pranešimai

    ● Gaukite el. laiškus, kai vyksta pokalbis lentos lygiu arba kai kas nors kalba apie užduotį, kurioje dalyvaujate.
  2. Veiklos naujiniai administratoriams

    ● Gaukite pranešimus, kai jūsų administruojamose lentose pridedamos, užbaigiamos arba perskirstomos naujos užduotys.
  3. Kasdienių užduočių priminimai

    ● Pasirinkite kasdien 6 val. siunčiamą el. pašto suvestinę, kurioje būtų rodomos uždelstos ir šią ar kitą savaitę atliktinos užduotys.

    ● Sugrupuokite užduotis pagal datą arba lentą, kad būtų lengviau sekti.

Privalumai:

Naudodami lanksčius pranešimus galite būti informuoti apie tai, kas svarbiausia, nesibombarduodami dėl nereikalingų atnaujinimų.

Lentos nustatymai: supaprastinkite savo kūrybos procesą

Kerikos „Baltosios lentos“ nuostatų ekrano kopija, leidžianti vartotojams supaprastinti savo kūrybos procesą. Parinktys leidžia nustatyti numatytuosius nustatymus „Linijos ir formos“ (stilius, storis, spalva), „Tekstas ant drobių“ (šriftas, dydis, spalva) ir įgalinti tinklelį ant drobės su tinkintu dydžiu. Šis pritaikymas užtikrina vizualinio bendradarbiavimo nuoseklumą ir profesionalumą, leidžiant komandoms nustatyti lentas taip, kad jos puikiai atitiktų planavimo ar minčių šturmo darbo eigą.
  1. Linijos ir formos

    ● Nustatykite numatytuosius linijų stilius, storį ir spalvas, kad sukurtumėte švarius, nuoseklius vaizdus.
  2. Tekstas ant drobių

    ● Pasirinkite norimą šrifto stilių, dydį ir spalvą, kad vaizdas būtų nugludintas.
  3. Tinklelio parinktys

    ● Įgalinkite pririšimą prie tinklelio ir nustatykite tinklelio dydį, kad jūsų dizainas būtų suderintas ir profesionalus.

Privalumai:

Dėl šių nustatymų lentos puikiai tinka minčių šturmui, planavimui ar projektavimui, užtikrinant, kad jūsų darbas atrodytų puikiai ir būtų tvarkingas.

Apvyniokite

Nesvarbu, ar tai būtų vaizdinių elementų koregavimas, pranešimų pritaikymas ar kūrybinių įrankių supaprastinimas, šios parinktys skirtos padidinti produktyvumą ir sutvarkyti darbo aplinką. Skirdami keletą akimirkų savo nustatymų suasmeninimui, kiekvieną dieną galėsite mėgautis veiksmingesne ir malonesne patirtimi.

Projektų valdymo įvaldymas: žingsnis po žingsnio sėkmės vedimo vadovas

Efektyvus projektų valdymas yra sėkmingų rezultatų stuburas. Nesvarbu, ar kuriate svetainę, pristatote produktą, ar koordinuojate sudėtingas kūrimo pastangas, struktūrinis požiūris užtikrina, kad visos užduotys būtų suderintos, laikosi terminų ir suinteresuotosios šalys bus informuotos.

Šiame vadove sužinosite, kaip atlikti esminius projekto valdymo įsisavinimo veiksmus, pateikiamos veiksmingos strategijos, kaip supaprastinti darbo eigą, skatinti bendradarbiavimą ir stebėti pažangą. 

Kai suprasite pagrindus, pamatysite, kaip vizualinis įrankis gali įgyvendinti šiuos principus ir padėti jūsų komandai išlikti susikaupusiam ir produktyviai.

Pasiekite projekto sėkmę naudodami „Kerikos“ vizualinio projekto valdymo lentą. Šiame pavyzdyje demonstruojama supaprastinta darbo eiga, aiškūs užduočių priskyrimai ir pažangos stebėjimas realiuoju laiku, užtikrinantis, kad projektai neviršytų grafiko ir neviršytų biudžeto. Išbandykite intuityvią Kerika sąsają ir tinkinamas darbo eigas, kad pakeistumėte savo projektų valdymo procesą

Spustelėkite šį paveikslėlį, kad pamatytumėte, kaip ši komanda turi galingą projekto valdymo tarybą

Esminiai žingsniai, norint sukurti veiksmingą projektų valdymo darbo eigą

Tvirta projektų valdymo darbo eiga užtikrina efektyvų užduočių atlikimą, terminų laikymąsi ir sklandų komandos bendradarbiavimą. 

Štai pagrindiniai žingsniai kuriant patikimą projekto valdymo procesą:

1. Apibrėžkite aiškius tikslus ir tikslus

Kiekvienas sėkmingas projektas prasideda nuo aiškių, gerai apibrėžtų tikslų. Suprasdami, ko siekiate, komanda visą projekto gyvavimo ciklą yra susitelkusi ir suderinta.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Vykdykite suinteresuotųjų šalių susitikimus, kad suderintumėte projekto tikslus.
  • Suskirstykite tikslus į išmatuojamus rezultatus naudodami SMART sistemą (specifinis, išmatuojamas, pasiekiamas, aktualus, ribotas laikas).
  • Dokumentuokite šiuos tikslus centralizuotoje vietoje, kad užtikrintumėte komandos matomumą.

2. Parengti detalų projekto planą

Išsamus projekto planas yra gairės, nubrėžiančios užduotis, terminus ir priklausomybes. Tai užtikrina, kad kiekvienas komandos narys suprastų savo vaidmenį ir atsakomybę.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Naudokite Ganto diagramas, kad nustatytumėte laiko juostas ir užduočių priklausomybes.
  • Nustatykite gaires ir terminus, kad galėtumėte veiksmingai stebėti pažangą.
  • Paskirstykite išteklius pagal užduočių sudėtingumą ir komandos patirtį.

3. Paskirstykite vaidmenis ir pareigas

Vaidmenų apibrėžimas užtikrina atskaitomybę ir pašalina painiavą, kas atsakingas už kiekvieną užduotį. RACI matrica (atsakingas, atsakingas, konsultuojamas, informuotas) gali būti naudinga.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Priskirkite vaidmenis pagal individualius įgūdžius ir projekto poreikius.
  • Komandos susitikimų ar pradinių sesijų metu aiškiai nurodykite pareigas.
  • Skatinkite grįžtamąjį ryšį, kad užtikrintumėte teisingą pareigų paskirstymą.

4. Suteikite prioritetus ir suskirstykite užduotis

Projekto suskirstymas į mažesnes, valdomas užduotis užtikrina, kad nė vienas darbo aspektas nebus pamirštas. Prioritetų nustatymas padeda sutelkti komandos pastangas į tai, kas svarbiausia.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Suskirstykite užduotis pagal skubumą ir svarbą naudodami prioritetų nustatymo metodus, pvz., Eizenhauerio matricą.
  • Padalinkite sudėtingas užduotis į mažesnes dalis su aiškiais terminais.
  • Naudokite įrankius, kad stebėtumėte užduočių eigą ir praneštumėte visiems.

5. Skatinti bendradarbiavimą ir bendravimą

Atviras ir skaidrus bendravimas yra labai svarbus efektyviam projektų valdymui. Tai padeda komandoms išlaikyti pusiausvyrą, išspręsti konfliktus ir užtikrinti, kad pažanga būtų teisinga.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Suorganizuokite reguliarius susitikimus (pvz., kasdienius susitikimus arba kassavaitines registracijas), kad peržiūrėtumėte pažangą ir pašalintumėte kliūtis.
  • Skatinkite komandos narius dalytis naujienomis ir atsiliepimais realiuoju laiku.
  • Naudokite bendradarbiavimo įrankius bendravimui centralizuoti ir sprendimus dokumentuoti.

6. Stebėkite pažangą ir koreguokite planus

Projekto eigos stebėjimas padeda nustatyti galimas rizikas ir kliūtis, kol jos nepadidėjo. Reguliarus stebėjimas leidžia koreguoti, kad projektas nenutrūktų.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Naudokite KPI (pagrindinius našumo rodiklius), tokius kaip projekto užbaigimo procentas, biudžeto laikymasis ir išteklių panaudojimas.
  • Periodiškai atlikite peržiūras, kad iš naujo įvertintumėte tikslus ir terminus.
  • Sukurkite nenumatytų atvejų planus nenumatytiems iššūkiams spręsti.

7. Įvertinkite ir dokumentuokite įgytas žinias

Baigę projektą įvertinkite jo sėkmę, įvertindami rezultatus su pradiniais tikslais. Išmoktų pamokų dokumentavimas padeda pagerinti būsimas darbo eigas.

Pagrindiniai veiksmai:

  • Atlikite peržiūrą po projekto, kad aptartumėte, kas sekėsi gerai ir ką būtų galima patobulinti.
  • Surinkite atsiliepimus iš visų suinteresuotųjų šalių, kad nustatytumėte stipriąsias ir silpnąsias puses.
  • Atnaujinkite standartines veiklos procedūras (SOP), remiantis išvadomis.

Tinkamų įrankių naudojimas projektų valdymo darbo eigai sukurti

Nors esminių projektų valdymo žingsnių įsisavinimas yra labai svarbus, norint juos veiksmingai įgyvendinti, reikia tinkamų įrankių. Patikima užduočių valdymo sistema gali užpildyti atotrūkį tarp teorijos ir vykdymo, užtikrindama, kad projektai būtų ne tik gerai organizuoti, bet ir įgyvendinami. 

Tinkamas įrankis supaprastina užduočių delegavimą, prioritetų nustatymą ir bendradarbiavimą, todėl jūsų komanda gali susikaupti ir laiku pasiekti rezultatų.

Naršykite Kerikos demonstracinio projekto valdymo lentą ir sužinokite, kaip ji supaprastina sudėtingas darbo eigas. Šiame paveikslėlyje vizualiai pavaizduotos užduotys, vykstančios tokiais etapais kaip projekto strategija, projektavimas, kūrimas ir testavimas, užtikrinant, kad niekas nepraleistų. Sužinokite, kaip intuityvios Kerikos funkcijos gali padėti jūsų komandai išlikti organizuotai ir pasiekti sėkmingų rezultatų

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Toliau pateikta demonstracinė lenta parodo veiksmingą projektų valdymo darbo eigą. Ši lenta vizualiai vaizduoja užduotis, vykstančias tokiais etapais kaip „Projekto strategija“, „Projekto projektavimas“, „Kūrimas“ ir „Testavimas“, užtikrinant, kad niekas neiškristų. 

Centralizuojant informaciją, iš pirmo žvilgsnio stebint pažangą ir nustatant kliūtis, ši darbo sritis suteikia aiškią ir veiksmingą jūsų projekto apžvalgą.

Dabar pasinerkime į šią demonstracinę plokštę ir supraskime, kaip kiekviena sekcija veikia kartu, kad būtų sukurta patikima projektų valdymo sistema, sukurta sėkmei.

Kaip veikia ši projekto valdyba

Tinkinkite savo projekto darbo eigą su Kerika. Šiame paveikslėlyje pavaizduotos užduočių pridėjimo, stulpelių tinkinimo, komandos narių valdymo, komunikacijos centralizavimo ir failų bendrinimo funkcijos. Pritaikykite lentą pagal savo unikalius projekto poreikius ir įgalinkite savo komandą efektyviai bendradarbiauti. Pažiūrėkite, kaip Kerikos lankstumas gali padidinti jūsų komandos produktyvumą

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Aukščiau esančiame paveikslėlyje galite pamatyti, kaip ši komanda organizuoja savo darbo eigą naudodama lentą, kuri supaprastina projekto valdymą. Jis skirtas kiekvienam proceso etapui.

Pažvelkime į šios komandos lentą, kad suprastume, kaip kiekviena funkcija prisideda prie veiksmingos projektų valdymo sistemos. Štai kaip visa tai susideda.

1. Naujų užduočių įtraukimas į lentą

Lengvai kurkite ir valdykite projekto užduotis su Kerika. Šiame paveikslėlyje pavaizduota intuityvi Kerika užduočių kūrimo funkcija, leidžianti prie kiekvienos užduoties greitai pridėti aprašymus, kontrolinius sąrašus ir priedus. Supaprastinkite savo darbo eigą ir užtikrinkite, kad nebūtų praleista jokių detalių, naudodamiesi visapusiškomis Kerika užduočių valdymo galimybėmis

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Kiekvienas projektas prasideda užduočių sąrašu, o šioje lentoje jas pridėti nepaprastai paprasta. Paspaudę ant „Pridėti naują užduotį” mygtuką (paryškintas apatiniame kairiajame lentos kampe), galite sukurti naują kortelę. Kiekviena kortelė reiškia konkrečią užduotį, pvz., „Pagrindinio puslapio dizainas“ arba „Produkto puslapio kūrimas“. Tai užtikrina, kad jūsų darbo eiga išliks aiški ir nieko neliktų.

2. Jūsų darbo eigos stulpelių pritaikymas

Pritaikykite savo projekto darbo eigą, kad ji atitiktų unikalius komandos poreikius, tinkindami Kerika stulpelius. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengva pridėti, pervardyti, paslėpti arba perkelti stulpelius. Supaprastinkite procesą vizualizuodami kiekvieną žingsnį – nuo ​​strategijos iki projektavimo, kūrimo ir testavimo. Padarykite sudėtingas darbo eigas lengviau valdomas naudodami galingą ir tinkinamą Kerika sąsają

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Reikia pakoreguoti lentos nustatymą? Galite lengvai pervardyti stulpelius, pridėti naujų arba perkelti esamus stulpelius, kad jie atitiktų jūsų darbo eigą. Tiesiog spustelėkite stulpelio meniu (trys taškai) bet kurio stulpelio viršuje, kad pasiektumėte šias parinktis. Pavyzdžiui, jei atsiranda naujas jūsų projekto etapas, galite pridėti stulpelį, pvz., „Testavimas“, netrikdydami esamų užduočių.

3. Komandos narių ir vaidmenų valdymas

Streamline komandos bendradarbiavimas su Kerikos vaidmenimis pagrįstu prieigos valdymu. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengvai valdyti komandos narius ir priskirti vaidmenis (administratorius, narys, lankytojas), siekiant užtikrinti, kad reikiami žmonės turėtų reikiamus leidimus. Padidinkite atskaitomybę ir apsaugokite jautrią projekto informaciją naudodami tvirtas Kerika komandos valdymo funkcijas

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Efektyvus bendradarbiavimas prasideda nuo tinkamų vaidmenų. Naudokite Komandos narių meniu įtraukti arba pašalinti valdybos narius. Kiekvienas asmuo gali būti paskirtas kaip administratorius, narys arba lankytojas, atsižvelgiant į jo pareigas. Pavyzdžiui, priskirkite administratoriaus teises projektų potencialiems klientams, o klientams suteikite lankytojams prieigą peržiūrėti eigą.

4. Komandos komunikacijos centralizavimas

Pagerinkite komandos bendravimą naudodami Kerikos centralizuotą lentos pokalbį. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengvai dalytis naujiniais, užduoti klausimus ir teikti atsiliepimus tiesiogiai projekto valdymo valdyboje, pašalinant išsibarsčiusius el. laiškus ir užtikrinant, kad visi būtų informuoti. Supaprastinkite savo projekto komunikaciją ir pagerinkite komandos bendradarbiavimą su Kerika

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Išsaugokite visas su lenta susijusias diskusijas naudodami Valdybos pokalbių funkcija. Tai leidžia jūsų komandai dalytis naujiniais, užduoti klausimus ar spręsti problemas vienoje centrinėje vietoje. Pavyzdžiui, dizaineris gali pasidalinti atsiliepimais apie užduotį „Logotipo dizainas“ tiesiogiai pokalbyje, kad visi liktų tame pačiame puslapyje.

5. Failų pridėjimas ir bendrinimas

Centralizuokite projekto išteklius naudodami Kerika failų bendrinimo ir integravimo funkcijas. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengvai įkelti failus, susieti „Google“ dokumentus ir kurti naujus dokumentus tiesiogiai projekto lentoje. Tvarkykite visas svarbiausias medžiagas sutvarkytas ir prieinamas, kad padidintumėte komandos produktyvumą su Kerika

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Kiekvienas projektas apima nemažą kiekį dokumentų, o ši lenta puikiai tvarko juos. Su Priedų skyrius, galite įkelti failus, susieti „Google“ dokumentus ar net kurti naujus dokumentus tiesiai iš lentos. Pavyzdžiui, pridėkite stiliaus vadovus arba kliento trumpus, kad komanda būtų prieinama visa reikalinga medžiaga.

6. Svarbių užduočių paryškinimas

Sutelkite dėmesį į svarbias užduotis naudodami galingas Kerika paryškinimo funkcijas. Šiame paveikslėlyje pavaizduotos Kerikos užduočių paryškinimo parinktys, leidžiančios filtruoti pagal perėmėją, būseną, terminą, prioritetą ir žymas. Užtikrinkite, kad niekas neliktų nepastebėtas, ir tęskite savo projektus naudodami išmaniąsias Kerika paryškinimo galimybes

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Suteikite pirmenybę tam, kas svarbu Paryškinti funkciją. Tai leidžia filtruoti užduotis pagal terminus, prioritetų lygius, žymas ar konkrečias užduotis. Šiuos filtrus galite derinti, kad rastumėte ir užduotis.

Pavyzdžiui, galite pažymėti užduotis, priskirtas konkrečiam komandos draugui, pažymėtam kaip „maketai“, kartu su jų statusu „Pasiruošęs”. Taip sutaupysite daug rankų darbo, kad rastumėte tai, ko ieškote.

7. Privatumo nustatymų reguliavimas

The Nustatymų meniu Čia ši komanda tiksliai suderina savo lentą, kad būtų užtikrintas maksimalus efektyvumas. Viršutiniame dešiniajame kampe spustelėjus krumpliaračio piktogramą rodomi keturi skirtukai: Apžvalga, Nustatymai, Stulpeliai, ir Žymos. Kiekvienas skirtukas atlieka tam tikrą vaidmenį optimizuojant darbo eigą. Išskaidykime juos:

  1. Apžvalgos skirtukas:
aiški jūsų projekto eigos apžvalga naudojant Kerikos prietaisų skydelį. Šiame paveikslėlyje parodytas skirtukas Apžvalga su pagrindinėmis metrikomis, pvz., atliktomis, vėluojančiomis užduotimis ir lentos aprašymu. Lengvai eksportuokite duomenis į „Excel“ ir archyvuokite užbaigtas plokštes, kad galėtumėte pasinaudoti ateityje. Patirkite duomenimis pagrįstą projektų valdymą su visapusiškomis Kerikos ataskaitų teikimo galimybėmis

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Pateikiamas momentinis lentos eigos vaizdas, jos paskirties aprašymas, užduočių eksportavimo Excel formatu parinktys ir galimybė archyvuoti užbaigtas plokštes, kad būtų galima pasinaudoti ateityje.

  1. Nustatymų skirtukas: 
Valdykite prieigą prie projekto ir tinkinkite darbo eigą naudodami Kerikos nustatymų skirtuką. Šiame paveikslėlyje parodytas nustatymų skydelis, kuriame galite tvarkyti lentos privatumą, nustatyti vykdomo darbo (WIP) apribojimus, įjungti automatinį užduočių numeravimą ir tvarkyti žymas. Pritaikykite Kerika pagal savo poreikius ir optimizuokite savo projektų valdymo procesą, kad pasiektumėte maksimalų efektyvumą

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Valdo lentos privatumą ir prieigos leidimus, leidžiančius pasirinkti tik komandos prieigą, organizacijos prieigą arba viešą bendrinimą naudojant nuorodą. Ji taip pat valdo redagavimo teises, kad išlaikytų darbo eigos vientisumą.

  1. Stulpelių skirtukas: 
Struktūrizuokite savo projekto darbo eigą naudodami tinkinamus Kerikos stulpelius. Šiame paveikslėlyje pavaizduotas skirtukas Stulpeliai, leidžiantis lengvai pridėti, pervardyti arba pertvarkyti stulpelius, kad jie puikiai atitiktų projekto etapus. Sukurkite vizualią darbo sritį, atspindinčią jūsų komandos darbą ir didinančią efektyvumą, naudodami lankstų Kerika darbo eigos valdymą

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Leidžia tinkinti lentos struktūrą pridedant, pervardijant arba pertvarkant stulpelius. Tai padeda suderinti darbo eigą su konkrečiais komandos projekto reikalavimais.

  1. Žymos skirtukas: 
Tvarkykite ir filtruokite projekto užduotis naudodami tinkinamas Kerika žymas. Šiame paveikslėlyje pavaizduotas skirtukas Žymos, leidžiantis kurti ir tvarkyti žymas, kad būtų galima suskirstyti užduotis pagal prioritetą, tipą ar bet kokią pasirinktinę etiketę. Greitai raskite ir paryškinkite užduotis, kurioms reikia jūsų dėmesio, naudodami galingas Kerika užduočių valdymo funkcijas

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Kuriant, tvarkant ir pritaikant žymas palengvina užduočių skirstymą į kategorijas. Žymos palengvina užduočių filtravimą pagal prioritetą, tipą ar kitas pasirinktines etiketes, pagerina užduočių organizavimą ir gavimą.

Dabar pasinerkime į tai, kaip komanda naudoja šias užduočių korteles, kad suskirstytų visą projekto valdymo procesą į valdomus veiksmus. Parodysime, kaip galite naudoti šią funkciją, kad kiekvieną užduotį suskirstytumėte į veiksmą. 

Padalinkite užduotis į valdomus veiksmus

Užduočių kortelės yra centrinis centras, kuriame jūs ir jūsų komanda galite užfiksuoti ir tvarkyti visą užduočiai atlikti reikalingą informaciją. Štai kaip juos efektyviai naudoti:

  1. Pridėti pagrindinę informaciją
Sutvarkykite kiekvieną projekto užduotį naudodami išsamias Kerikos užduočių korteles. Šiame paveikslėlyje parodytas užduočių kortelės skirtukas Išsami informacija, leidžiantis pridėti aprašymų, reikalavimų ir kitos pagrindinės informacijos. Užtikrinkite aiškų bendravimą ir išvengsite nesusipratimų, užfiksuodami visas esmines detales išsamiose Kerikos užduočių kortelėse

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Pradėkite aiškiai apibrėždami užduoties tikslus ir bet kokius veiksmus, kurių reikia norint atlikti. Pavyzdžiui, atlikdami pagrindinio puslapio dizaino užduotį, apibūdinkite išdėstymo ir turinio reikalavimus.

  1. Stebėti pažangą
Lengvai stebėkite projekto eigą naudodami Kerikos užduočių būsenos atnaujinimus. Šiame paveikslėlyje pavaizduota būsenos nustatymo funkcija, leidžianti greitai pažymėti užduotis kaip paruošta, vykdoma, reikia peržiūrėti, baigta ar daugiau. Būkite informuoti apie savo projekto eigą ir nustatykite galimas kliūtis naudodamiesi intuityviu Kerikos būsenos stebėjimu

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Atnaujinkite užduoties eigą pažymėdami ją kaip „Vykdoma“, „Reikia peržiūrėti“ arba „Atlikta“, kad visi galėtų būti informuoti apie jos būseną.

  1. Nustatykite terminus
Užtikrinkite savalaikį projekto užbaigimą naudodami „Kerika“ paprastą termino nustatymo funkciją. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip greitai priskirti terminus kiekvienai užduočiai, padedant komandai laikytis grafiko ir išvengti vėlavimų. Laikykitės aiškios laiko juostos ir savo projektams vadovaukitės intuityviu „Kerika“ terminų valdymu

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Kiekvienai užduočiai priskirkite konkrečią terminą, kad būtų laikomasi terminų ir niekas nevėluotų.

  1. Padalinkite užduotis į veiksmingus veiksmus
Pagerinkite užduočių valdymą suskirstydami projektus į veiksmingus veiksmus naudodami Kerikos kontrolinio sąrašo funkciją. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip prie kiekvienos užduočių kortelės pridėti papildomų užduočių, užtikrinant, kad būtų atsižvelgta į kiekvieną detalę ir niekas nebūtų pamiršta. Laikykite savo komandą organizuotą ir susikaupusią naudodamiesi išsamiomis Kerikos kontrolinio sąrašo galimybėmis

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Suskaidykite sudėtingas užduotis į mažesnius, valdomus veiksmus. Pavyzdžiui, „Kurti pagrindinio puslapio turinį“ gali būti tokios papildomos užduotys, kaip kopijos rašymas, vaizdų pasirinkimas ir maketo kūrimas.

  1. Aiškumo dėlei naudokite žymas

Padidinti 

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Aiškumas ir organizuotumas naudojant lanksčią Kerikos žymėjimo sistemą. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip priskirti pasirinktines žymas projekto užduotims, kad galėtumėte lengvai filtruoti ir grupuoti užduotis pagal kategoriją, prioritetą ar tipą. Supaprastinkite savo darbo eigą ir sutelkite dėmesį į tai, kas svarbiausia, naudodamiesi įvairiomis Kerikos žymėjimo galimybėmis

Naudokite žymas užduotims suskirstyti į kategorijas. Galite nustatyti prioritetus pagal skubumą arba sugrupuoti užduotis pagal temas, pvz., „Dizainas“, „Kūrimas“ arba „Testavimas“.

  1. Pridėti failus
Supaprastinkite savo darbo eigą naudodami integruotą failų valdymą Kerika. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengvai įkelti esamus failus, kurti naujus „Google“ dokumentus ir susieti išorinius išteklius tiesiogiai kiekvienoje užduočių kortelėje. Laikykite visą projekto medžiagą tvarkingą ir prieinamą savo komandai, pagerindami bendradarbiavimą ir produktyvumą naudodami sklandžią Kerika integraciją

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Tvarkykite visus projekto išteklius, pridėkite failus tiesiai prie užduočių kortelės. Įkelkite dizaino maketus, ataskaitas ar PDF failus, kurkite naujus „Google“ dokumentus ar „Kerika“ drobes arba susiekite išorinius išteklius – visa tai vienoje vietoje. Tai užtikrina, kad jūsų komanda gali greitai pasiekti viską, ko jiems reikia, negaišdama laiko ieškodama el. laiškuose ar aplankuose.

  1. Palaikykite sutelktą bendravimą
Pagerinkite komandinį bendradarbiavimą naudodami Kerika sutelktąsias komunikacijos funkcijas. Šiame paveikslėlyje užduočių kortelėje pavaizduotas skirtukas „Pokalbiai“, leidžiantis komandos nariams aptarti konkrečias užduotis ir dalytis naujiniais realiuoju laiku. Laikykite pokalbius organizuotus ir pasiekiamus, pagerindami bendravimą ir projektų efektyvumą naudodami Kerikos integruotą pokalbį

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Naudokite skirtuką Pokalbiai, kad visos diskusijos būtų susietos su konkrečiomis užduotimis, užtikrinant, kad bendravimas būtų aiškus ir lengvai sekamas.

  1. Priskirkite komandos narius
Padidinkite atskaitomybę naudodami lengvą Kerikos komandos nario užduotį. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip kiekvienai užduočiai priskirti konkrečius komandos narius, užtikrinant, kad visi žinotų savo pareigas. Supaprastinkite savo darbo eigą ir padidinkite komandos atskaitomybę naudodamiesi intuityviomis Kerika užduočių priskyrimo funkcijomis

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Kiekvieną užduotį paskirkite konkretiems komandos nariams, kad būtų aišku, kas už ką atsakingas. Tai padidina atskaitomybę ir užtikrina, kad užduotys vyktų efektyviai.

  1. Nustatyti užduočių prioritetą, kad būtų aiškus dėmesys:
Išlaikykite aiškų dėmesį naudodami Kerikos užduočių prioritetų nustatymo nustatymus. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip lengvai nustatyti kiekvienos užduoties prioriteto lygį (normalus, didelio prioriteto, kritinis), užtikrinant, kad jūsų komanda žinotų, kur sutelkti savo pastangas. Stebėkite savo projektus ir laikykitės kritinių terminų naudodami efektyvų Kerika užduočių prioritetų nustatymą

Sužinokite, kaip veikia ši demonstracinio projekto valdymo taryba

Užduočių prioritetų nustatymas yra labai svarbus norint, kad jūsų projektas būtų tinkamas Nustatyti prioritetą funkcija palengvina tai. Kiekvienai užduočiai galite priskirti vieną iš trijų lygių:

  • Normalus: Įprastoms užduotims, kurias galima atlikti be skubos.
  • Didelis prioritetas: Užduotims, kurioms reikia greito veiksmo arba didesnio komandos dėmesio.
  • Kritinis: Atliekant daug laiko reikalaujančias arba didelio poveikio užduotis, kurioms reikia nedelsiant skirti dėmesio.

Naudojant šias funkcijas, užduočių kortelės padeda jūsų komandai išlaikyti tvarką, sklandžiai bendradarbiauti ir užtikrinti, kad nebūtų pamiršta nė viena svarbi detalė. Atlikus šiuos veiksmus, valdyti projektą tampa lengviau ir efektyviau.

Susikurkite savo Kerika paskyrą

Darbo su Kerika pradžia yra greita, paprasta ir leidžia sklandžiai organizuoti projekto darbo eigą. Štai kaip galite nustatyti paskyrą ir pradėti teisinga koja:

Registracija nemokama ir paprasta

  1. Eiti į kerika.com ir spustelėkite Registruotis mygtuką.
  1. Pasirinkite jums tinkamiausią paskyros tipą:
    • Jei naudojate „Google Workspace“., pasirinkite REGISTRACIJA PRIE GOOGLE variantas.
    • Jei esate an Office 365 vartotojas, pasirinkti REGISTRACIJA SU MICROSOFT.
    • Taip pat galite pasirinkti REGISTRACIJA SU BOX failų saugojimo integravimui.
  2. Vykdykite nurodymus ir būsite pasiruošę keliauti akimirksniu – nereikia kredito kortelės ir gausite nemokamą 30 dienų bandomąją versiją savo komandai.

Pasaulinė darbo erdvė visiems

Gerika palaiko 38 kalbos, todėl jūs ir jūsų komanda galite dirbti jums labiausiai patinkančia kalba ir sukurti tikrai įtraukią patirtį.


Sukurkite savo pirmąją lentą

Kai užsiregistruosite, laikas sukurti savo pirmąją lentą ir atnaujinti projekto valdymo darbo eigą. Štai kaip:

  1. Spustelėkite „Sukurti naują lentą“: Kerika prietaisų skydelyje pasirinkite naujos lentos kūrimo parinktį.
  2. Pasirinkite lentos tipą: Norėdami valdyti projektą, pasirinkite Užduočių lenta šabloną. Tai iš anksto įkelti stulpeliais, pvz., „To Do“, „Doing“ ir „Completed“.
  1. Pavadinkite savo lentą: Suteikite lentai pavadinimą, kuris atspindėtų jūsų projektą, pvz., „Svetainės pertvarkymas“ arba „Rinkodaros planas“.
  2. Tinkinkite savo darbo vietą: Pridėkite arba pervardykite stulpelius, kad jie atitiktų jūsų darbo eigą, ir pradėkite pridėti užduočių, kad komanda būtų suderinta.

Dabar turite visiškai funkcionalią vizualią darbo sritį, kuri padės stebėti pažangą, valdyti užduotis ir skatinti bendradarbiavimą komandoje.

Baigimas: jūsų projekto sėkmės planas

Įvaldyti projektų valdymą – tai ne tik užduočių atlikimas; Tai yra sistemos, kuri palaiko jūsų komandą tame pačiame puslapyje, skatina bendradarbiavimą ir užtikrina, kad būtų pasiektas kiekvienas etapas, sukūrimas. Naudodami išsamią darbo eigą ir tinkamus įrankius galite išlikti tvarkingi, produktyvūs ir susitelkę siekdami savo tikslų.

Ši lenta parodo, kaip kiekvieną jūsų projekto aspektą galima suskaidyti į veiksmingus veiksmus. Suteikdami prioritetus užduotims, stebėdami eigą ir naudodami tokias funkcijas kaip užduočių kortelės, kad galėtumėte tvarkyti detales, užtikrinsite, kad niekas nebus pamiršta.

Kerika nėra tik įrankis; tai sistema, skirta supaprastinti komandinį darbą, išlaikyti atskaitomybę ir įgyvendinti jūsų projekto viziją. Pasiruošę žengti kitą žingsnį? Pradėkite kurti savo lentą, tvarkykite užduotis ir stebėkite, kaip sėkmingai jūsų projektai su Kerika!