Paskyros savininkai dabar gali paskirti kitus savo paskyros komandos narius paskyros administratoriais, kad šie asmenys taip pat galėtų valdyti tos paskyros prenumeratas ir narystę. Tai gali būti naudinga tais atvejais, kai faktinis „Kerika” paskyros savininkas yra asmuo, nepriklausantis naudotojų bendruomenei, pavyzdžiui, pirkimų skyrius.
Paskyros administratorių valdymą paskyros savininkas gali atlikti paskyros tvarkymo ekrane:
ekrano nuotrauka, kurioje rodomas naudotojų valdymas
Patekę į ekraną „Manage Users” (tvarkyti naudotojus), pasirinkite vieną iš paskyros komandos narių: užveskite pelės žymeklį ant vardo ir pasirodys mygtukas MANAGE USER (tvarkyti naudotoją):
Pasirinkite naudotoją
Komandos nario duomenų dialogo lange spustelėkite TAKE ACTION (imtis veiksmų):
Mygtukas imtis veiksmų
Ir pasirinkite Make this user an Account Admin (padaryti šį naudotoją paskyros administratoriumi):
Paskyros administratorius gali nustatyti, kad kiti tos paskyros komandos nariai taip pat būtų paskyros administratoriai.
Paskyros administratoriai turi daug galių paskyros atžvilgiu; jie gali:
prieiti prie bet kurios valdybos
pridėti žmonių prie bet kurios lentos arba pašalinti juos iš jos
keisti žmonių vaidmenis bet kurioje lentoje
įtraukti žmones į paskyrą ir pirkti prenumeratas
Keisti prenumeratos planą
Taigi būkite atsargūs, ką pridedate kaip paskyros administratorius!
Terminai yra nematomos gijos, kurios sujungia projektus, užtikrindamos, kad užduotys būtų atliktos laiku, o komandos išliktų suderintos. Nesvarbu, ar dirbate su viena užduotimi, ar suskaidote projektą į mažesnius, veiksmingus veiksmus, aiškūs terminai yra svarbūs.
Naudokite Kontrolinis sąrašas funkcija padalinti didelę užduotį į mažesnius, lengviau valdomus elementus.
Kiekvienas kontrolinio sąrašo elementas gali turėti savo terminą, todėl lengva stebėti pažangą detaliu lygiu.
Skirtingiems komandos draugams priskirkite konkrečius kontrolinio sąrašo elementus, išsiaiškinkite atskirus vaidmenis, neatsižvelgdami į didesnės užduoties kontekstą.
Geriausia terminų valdymo praktika
Būkite konkretūs: Venkite neaiškių laiko juostų, nustatykite tikslias datas, kad išvengtumėte painiavos.
Reguliariai peržiūrėti: atnaujinkite terminus, kai projektų apimtis vystosi, kad išliktų realistiški lūkesčiai.
Išvada
Terminų integravimas į užduočių valdymą, nesvarbu, ar tai būtų visos užduotys, ar atskiri kontrolinio sąrašo elementai, padeda komandoms išlaikyti aiškumą, susikaupimą ir produktyvumą. Kruopščiai nustatydami ir valdydami terminus sukuriate darbo eigą, kuri prisitaiko prie jūsų komandos poreikių ir užtikrina, kad niekas neiškristų.
Žongliruodami su keliomis užduotimis skirtinguose projekto etapuose, būkite organizuoti yra būtinas. Žymos yra galingas įrankis, galintis sukurti darbo eigos struktūrą ir padėti greitai nustatyti, suskirstyti į kategorijas ir nustatyti prioritetus. Nesvarbu, ar tvarkote dizaino maketus, kūrimo ar testavimo etapus, žymos padeda lengviau sutelkti dėmesį į tai, kas svarbiausia.
Štai kaip galite naudoti žymas, kad supaprastintumėte projekto valdymą:
Žymos veikia kaip vaizdiniai žymekliai, suteikiantys akimirksniu įžvalgų apie užduoties kategoriją arba būseną. Štai kaip galite jas pritaikyti atskiroms užduočių kortelėms:
Atidarykite užduočių kortelę Pasirinkite užduoties kortelę, kurią norite suskirstyti į kategorijas.
Nustatyti žymas Spustelėkite ant Žymos kortelės informacijos skyriuje. Čia galite pasirinkti iš esamų žymų arba sukurti naują.
Vizualiniai ženklai Pritaikius žymą, ji pasirodo užduoties kortelės viršuje, o tai iš pirmo žvilgsnio parodo jos kategoriją arba prioritetą.
Pro Patarimas: Naudokite nuoseklų žymų spalvų kodavimą, kad būtų lengva atskirti kategorijas, pvz., žalia – „galinės“ užduotims arba mėlyna – „dizainas“.
Tinkintos žymos leidžia pritaikyti skirstymą į kategorijas pagal komandos poreikius. Štai kaip galite sukurti žymas:
Pasiekite žymų nustatymus Eikite į Nustatymai savo lentos skirtuką ir pasirinkite Žymos.
Pridėti naują žymą Spustelėkite ant + Pridėti naują žymą variantas. Suteikite žymai pavadinimą, atitinkantį jos paskirtį, pvz., „skubi“, „maketai“ arba „laukiama“.
Pasirinkite spalvą Pasirinkite spalvą, kad žyma būtų vizualiai atskirta.
Išsaugoti ir taikyti Išsaugokite žymą ir ji bus paruošta naudoti visame pasaulyje.
Pro patarimas: Žymų pavadinimai turi būti trumpi ir intuityvūs. Tai užtikrina, kad visi jūsų komandos nariai gali lengvai juos suprasti ir efektyviai naudoti.
Žymų naudojimo pranašumai
Lengvas užduočių skirstymas į kategorijas: Žymos padeda grupuoti susijusias užduotis, todėl lengviau jas filtruoti ir rasti.
Patobulintas fokusavimas: paryškinkite užduotis, į kurias reikia nedelsiant atkreipti dėmesį arba kurios priklauso konkrečiai kategorijai.
Komandos aiškumas: įsitikinkite, kad visi komandos nariai iš pirmo žvilgsnio supranta užduoties tikslą.
Užbaigimas
Žymos yra daugiau nei tik etiketės, jos yra būdas supaprastinti ir pagerinti užduočių valdymą. Efektyviai naudodami žymas galite lengvai suskirstyti į kategorijas, nustatyti prioritetus ir sutelkti dėmesį į užduotis, kad jūsų komanda būtų suderinta ir produktyvi.
Efektyvus projektų valdymas prasideda nuo gerai organizuotos darbo eigos. Užduočių suskirstymas į aiškiai apibrėžtus etapus gali padėti jums ir jūsų komandai išlikti suderintiems ir produktyviems. Struktūrizuota darbo eiga leidžia lengviau sekti pažangą, nustatyti kliūtis ir efektyviai nustatyti užduočių prioritetus.
Pasinerkime į tai, kaip galite nustatyti stulpelius užduočių lentoje, kad padidintumėte efektyvumą, naudodami pateiktą pavyzdinę lentą.
Stulpeliai yra jūsų darbo eigos pagrindas. Kiekvienas stulpelis reiškia projekto etapą, padedantį vizualizuoti užduočių eigą nuo pradžios iki pabaigos. Svarbiausia yra užtikrinti, kad jūsų stulpeliai atitiktų jūsų projekto pobūdį ir jūsų komandos darbo būdą.
Darbo eigos stulpelių nustatymo veiksmai
1. Apibrėžkite savo darbo eigos etapus
Apibrėžiant darbo eigos etapus. pagalvokite apie natūralų savo užduočių eigą.
Pavyzdžiui:
Projekto strategija: Pradiniams planavimo etapams, tokiems kaip reikalavimų apibrėžimas arba tikslų nustatymas.
Projekto dizainas: Užduotys, susijusios su vizualiniu ir struktūriniu planavimu, pvz., logotipo ar maketo kūrimas.
Projekto vystymas: Vykdymo fazėms, tokioms kaip kodavimas ar funkcijų kūrimas.
Testavimas: Kad viskas veiktų taip, kaip tikėtasi prieš paleidžiant.
Užbaigta: Paskutinis etapas, skirtas siųsti visiškai atliktas užduotis.
2. Išverskite etapus į stulpelius
Apibrėžę darbo eigos etapus, užduočių lentoje paverskite juos stulpeliais. Pradėkite nuo plačių kategorijų ir patikslinkite jas, kad geriau suprastumėte savo komandos poreikius.
Pavyzdžiui:
Galite pradėti nuo esminių stulpelių, pvz „Daryti“, „vykdoma“, ir „Baigta” nustatyti pagrindinį srautą.
Palaipsniui išplėskite juos į konkretesnius stulpelius, suderintus su darbo eigos etapais, pvz., „Projekto strategija“, „Projekto dizainas“, „Projekto plėtra“, ir „Išbandymas”.
Šis metodas užtikrina, kad jūsų stulpeliai būtų intuityvūs, pritaikomi ir pritaikyti natūraliai jūsų užduočių eigai
Apsvarstykite galimybę sukurti stulpelius, kurie padidintų jūsų darbo eigos vertę:
Atsilikimas: Erdvė užduotims, kurios yra suplanuotos, bet dar neparengtos patekti į pagrindinę darbo eigą. Tai padeda nustatyti užduočių prioritetus, kai komanda yra pasirengusi imtis daugiau darbo, išlaikant aktyvius stulpelius švarius ir sutelktus.
Ištekliai: Stulpelis, kuriame saugomos nuorodos, dokumentai ar kita medžiaga, kuri palaiko jūsų užduotis. Tai leidžia komandai lengvai pasiekti viską, ko reikia, neužgriozdinant atskirų užduočių kortelių.
4. Nepamirškite, kad tai būtų paprasta ir intuityvi
Venkite perkrauti lentą per daug stulpelių. Siekite aiškumo ir paprastumo, kad jūsų komanda galėtų lengvai sekti darbo eigą.
Išvada
Gerai organizuota darbo eiga prasideda nuo apgalvoto stulpelio nustatymo. Pritaikydami stulpelius taip, kad jie atspindėtų natūralius projekto etapus ir įtraukdami pagalbinius stulpelius, galite pagerinti komandos efektyvumą ir išlaikyti proceso aiškumą. Pradėkite organizuoti savo darbo eigą šiandien ir patirkite privalumus!
Norint užtikrinti sklandų darbo eigą, būtina tvarkyti užduotis, ypač tvarkant didelį kiekį elementų. Užduočių numeracija gali suteikti aiškumo ir padaryti nuorodas į konkrečias užduotis veiksmingesnes. Bet rankinio numeravimo užduotys? Tai užima daug laiko ir yra linkusi į klaidas.
Štai kur Automatinis numeravimas Naudojant šią funkciją kiekvienai užduoties kortelei automatiškai priskiriamas unikalus numeris, kai tik ji sukuriama, todėl kiekvieną užduotį galima atpažinti iš pirmo žvilgsnio.
Pasinerkime į tai, kaip veikia automatinis numeravimas ir kaip galite jį įjungti, kad supaprastintumėte savo projektus.
Automatinis numeravimas kiekvienai naujai lentos užduočių kortelei priskiria eilės numerį. Ši numeracija yra unikali lentoje ir padeda komandoms greitai ir be painiavos peržiūrėti užduotis diskusijose, ataskaitose ar atnaujinimuose.
Kaip įjungti automatinį numeravimą
Pasiekite lentos nustatymus: spustelėkite krumpliaračio piktogramą viršutiniame dešiniajame lentos kampe, kad atidarytumėte nustatymų meniu.
Įjunkite parinktį: Pagal Nustatymai skirtuką, perjunkite Automatinis užduočių numeravimas parinktis ją suaktyvinti.
Žiūrėkite tai veikiant: Nuo šiol kiekviena nauja užduoties kortelė, sukurta lentoje, pavadinimo srityje automatiškai parodys unikalų numerį.
Kodėl automatinis numeravimas yra svarbus
Greita užduočių nuoroda: Skaičiai leidžia lengviau nurodyti konkrečias užduotis per susitikimus arba bendradarbiaujant su komandos draugais.
Aiškus bendravimas: Užuot išsamiai aprašę užduotis, paprasčiausiai nurodykite jas priskirtu numeriu, kad ryšys būtų greitesnis.
Efektyvi organizacija: užduočių numeracija prideda papildomą jūsų lentos struktūros sluoksnį, todėl ją lengviau stebėti ir valdyti.
Realaus gyvenimo programos
Projekto ataskaitos: aiškumo dėlei greitai išvardykite užduočių numerius naujinimuose arba dokumentuose.
Komandos diskusijos: Kad išvengtumėte painiavos, per komandos susitikimus nurodykite užduotis pagal jų skaičių.
Pažangos stebėjimas: lengvai nustatykite, kurios sunumeruotos užduotys yra baigtos arba vis dar vykdomos.
Išvada
Automatinis numeravimas suteikia užduočių valdymo paprastumo ir tvarkos, todėl nebereikia rankiniu būdu sekti užduočių identifikatorių. Nesvarbu, ar valdote sudėtingą projektą, ar nedidelę darbo eigą, ši funkcija užtikrina, kad kiekviena užduotis būtų lengvai atpažįstama ir stebima.
Tvarkant užduotis bet kuriame projekte, kliūtys gali sulėtinti pažangą ir apsunkinti atpažinimą, kur dėmesio reikia labiausiai. Štai kur Vykdomo darbo (WIP) ribos įeiti.
Nustačius aiškias ribas, kiek užduočių gali būti atliekama bet kuriuo metu, WIP Limits padeda efektyviai valdyti darbo krūvį ir užtikrina sklandų užduočių eigą projektuose.
Išsiaiškinkime, kaip veikia WIP limitai ir kaip jie gali pagerinti jūsų komandos efektyvumą.
WIP Limits nustato konkrečiuose lentos stulpeliuose leidžiamų užduočių skaičių. Pavyzdžiui, jei stulpelis pavadintas „Vykdoma“, galite nustatyti 5 užduočių limitą ir užtikrinti, kad komanda neperkraus savęs ir nepraras dėmesio.
Šis metodas suderinamas su taupaus projektų valdymo praktika, padedantis komandoms subalansuoti pajėgumus ir išvengti nereikalingų vėlavimų.
Kodėl veikia WIP apribojimai
Užkirsti kelią perkrovai: Užduočių ribojimas užtikrina, kad jūsų komanda sutelktų dėmesį į tai, kas jau vyksta, prieš pradėdama naujas.
Nustatykite kliūtis: Kai stulpelis pasiekia WIP ribą, tai yra signalas, kad reikia atkreipti dėmesį į užduotis, kad būtų galima pridėti daugiau.
Pagerinkite užduočių eigą: WIP Limits padeda jūsų komandai dirbti efektyviai, perkeliant užduotis per dujotiekį, neperkraunant jokio proceso etapo.
Realaus pasaulio privalumai
Subalansuotas darbo krūvis: komandos išlieka susikaupusios ir produktyvios, nesusikaupdamos streso dėl daugybės užduočių.
Patobulintas bendradarbiavimas: aiškios ribos skatina komandas bendrai užbaigti užduotis prieš pradedant naujas.
Geresnis užduočių prioritetų nustatymas: Dėmesys natūraliai perkeliamas į aukšto prioriteto užduotis, kad darbo eiga judėtų.
Kaip nustatyti WIP ribas
Atidarykite lentos nustatymus: spustelėkite krumpliaračio piktogramą viršutiniame dešiniajame lentos kampe, kad pasiektumėte lentos nustatymus.
Įgalinti WIP ribas: Pagal Nustatymai skirtuke, perjunkite parinktį „Vykdomos (WIP) ribos“, kad ją suaktyvintumėte.
Nustatykite konkrečias stulpelio ribas: Eikite į Stulpeliai skirtuką ir kiekvienam stulpeliui priskirkite konkrečius WIP limitus, atsižvelgdami į jūsų komandos darbo krūvį.
Išvada
Vykdomo darbo apribojimai suteikia užduočių valdymo struktūros ir aiškumo, todėl lengviau nustatyti kliūtis ir išlaikyti pastovią darbo eigą.
Prieigos prie projekto lentų valdymas yra pagrindinė darbo organizavimo ir saugumo užtikrinimo dalis. Nesvarbu, ar dirbate su privačiu komandos projektu, ar ką nors skirto platesniam bendradarbiavimui, privatumo nustatymai leidžia valdyti, kas gali matyti ir naudoti jūsų lentas.
Tik komandoje esantys žmonės: Šis nustatymas užtikrina, kad ją matytų arba su ja galėtų bendrauti tik tie žmonės, kurie aiškiai įtraukti į lentą. Tai puikiai tinka projektams, kuriuose konfidencialumas yra labai svarbus, pvz., jautrioms vidinėms darbo eigoms ar ribotų klientų projektams.
Visi paskyros komandos nariai: Reikia šiek tiek daugiau matomumo, neatveriant jo visam pasauliui? Naudodami šį nustatymą visi paskyros komandos nariai gali peržiūrėti lentą. Tai idealiai tinka vidiniams projektams, kai visos komandos skaidrumas yra naudingas, tačiau kontrolė vis tiek svarbi.
Visi, turintys nuorodą: Norite maksimalaus pasiekiamumo? Ši parinktis leidžia ją peržiūrėti visiems, turintiems lentos nuorodą, net jei jie neturi Kerikos paskyros. Tačiau atminkite, kad nors jie gali matyti lentą, jie negalės atlikti pakeitimų, nebent jie bus aiškiai įtraukti kaip komandos narys arba administratorius.
Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti:
Viešos lentos ir failų matomumas:
Kai nustatote lentą į „Kiekvienas, turintis nuorodą“, visi prie lentos pridėti failai tampa viešai prieinami. Jei naudojate tokias integracijas kaip „Google“ diskas, tai reiškia, kad tie dokumentai taip pat bus atviri visiems, turintiems nuorodą.
Konkrečiai paskyrai taikomi apribojimai:
Jei naudojate mokamą „Google Workspace“ paskyrą, „Google“ politika gali neleisti jums nustatyti lentos į „Kiekvienas, turintis nuorodą“. Taip užtikrinamas organizacijos saugos protokolų laikymasis.
Kaip koreguoti privatumo nustatymus:
Atidarykite lentą ir eikite į Nustatymai.
Pagal Privatumas skyrių, pasirinkite jūsų poreikius atitinkantį prieigos lygį.
Išsaugokite pakeitimus ir galite pradėti!
Išvada:
Privatumo nustatymai suteikia jums galimybę lanksčiai valdyti, kas gali matyti jūsų lentas ir su jomis bendrauti, todėl bendradarbiavimas yra saugus ir sklandus. Nesvarbu, ar dalinatės su nedidele komanda, ar atidarote lentą viešai peržiūrėti, jūs visiškai kontroliuojate.
Aiškus ir efektyvus užduočių paskirstymas yra efektyvaus komandinio darbo pagrindas. Tačiau štai kas: ne visi įrankiai leidžia lengvai priskirti užduotis daugiau nei vienam asmeniui. Ir pripažinkime, kad daugelis užduočių dažnai reikalauja kelių žmonių bendradarbiavimo, kad būtų tinkamai atlikta.
Kai kurie įrankiai leidžia priskirti užduotis tik vienam asmeniui, todėl komandoms gali tekti išsiaiškinti pareigas. Tačiau yra būdas lengvai priskirti užduotis keliems komandos nariams, užtikrinant, kad visi būtų sinchronizuojami ir bendradarbiavimas vyktų natūraliai.
Štai kaip veikia užduočių priskyrimas ir kaip galite suskaidyti dideles užduotis į mažesnes, valdomas dalis naudodami kontrolinius sąrašus:
Didesnėms užduotims, kurias reikia suskirstyti į mažesnius veiksmus, naudodami kontrolinius sąrašus galite priskirti papildomas užduotis konkretiems komandos nariams, užtikrindami, kad būtų tvarkoma kiekviena smulkmena:
Pridėkite kontrolinį sąrašą prie užduoties: atidarykite užduotį ir eikite į Kontrolinis sąrašas skirtuką.
Suskaidyti: pridėkite kiekvieną antrinę užduotį kaip kontrolinio sąrašo elementą.
Priskirkite papildomas užduotis: Priskirkite atskirus kontrolinio sąrašo elementus vienam ar keliems komandos nariams, užtikrindami, kad kiekvienas veiksmas turėtų aiškų savininką.
Kodėl tai veikia:
Supaprastina dideles užduotis suskirstydamas jas į mažesnius, veiksmingus veiksmus.
Efektyvus užduočių paskirstymas yra labai svarbus siekiant skatinti bendradarbiavimą ir užtikrinti atskaitomybę komandoje. Priskirdami užduotis keliems komandos draugams arba suskaidydami jas į mažesnes papildomas užduotis naudodami kontrolinius sąrašus, sukuriate aiškumą ir supaprastinate darbo eigą. Šios funkcijos leidžia komandoms išlikti organizuotoms, suderinti atsakomybę ir sklandžiai dirbti kartu, kad pasiektų savo tikslus.
Bendradarbiavimas klesti, kai kiekvienas turi aiškius vaidmenis ir tinkamą prieigos lygį. Komandos draugų pakvietimas į savo valdybą gali būti nesudėtingas procesas, todėl kiekvienas – nuo projektų vadovų iki dizainerių ir išorės suinteresuotųjų šalių – gali veiksmingai prisidėti.
Štai kaip galite pridėti komandos draugų ir lengvai valdyti jų vaidmenis:
Atidarykite lentą ir spustelėkite Komandos piktograma įrankių juostoje.
Įveskite asmens, kurį norite pakviesti, el. pašto adresą.
Pasirinkite jiems vaidmenį: Valdybos administratorius, Komandos narys, arba Lankytojas.
2 veiksmas: priskirkite vaidmenis
Valdybos administratorius: Jei sukūrėte lentą, pagal numatytuosius nustatymus esate lentos administratorius. Bet jūs galite kam nors suteikti visišką lentos valdymą, įskaitant komandos narių ir nustatymų valdymą.
Komandos narys: gali bendradarbiauti atliekant užduotis, įkelti failus ir prisidėti prie lentos. Idealiai tinka dizaineriams, kūrėjams ir kitiems bendradarbiams.
Lankytojas: tik peržiūros prieiga. Puikiai tinka išorės suinteresuotosioms šalims arba klientams, kuriems tiesiog reikia stebėti pažangą.
3 veiksmas: pridėkite juos prie komandos
Spustelėkite Pridėti, o jūsų komandos draugas akimirksniu prisijungia prie jūsų paskirto vaidmens.
Vaidmenimis pagrįstos prieigos pranašumai:
Valdybos administratorius: visiška komandos vadovų kontrolė
Pagal numatytuosius nustatymus lentos kūrėjas tampa administratoriumi, tačiau prireikus galite priskirti administratoriaus teises kitiems.
Pagrindiniai privalumai:
Tvarkykite komandos narius, atnaujinkite lentos nustatymus ir valdykite valdybos struktūrą.
Idealiai tinka projektams su keliais vadovais arba projektų vadovais, kuriems reikia vienodos kontrolės.
Apsaugo nuo kliūčių, jei vienas administratorius nepasiekiamas, pvz., per atostogas ar kitas nebuvimas.
Administratoriai atlieka labai svarbų vaidmenį, kad valdyba būtų organizuota, funkcionali ir bendradarbiaujanti, užtikrinant, kad vadovavimo užduotys būtų atliekamos sklandžiai.
Komandos narys: įgalinkite savo bendradarbius
Komandos nariai turi visus įrankius, kurių jiems reikia darbui atlikti. Jie gali bendradarbiauti atliekant užduotis, įkelti failus ir prisidėti prie lentos pažangos.
Pagrindiniai privalumai:
Idealiai tinka dizaineriams, kūrėjams ir kitiems aktyviems bendradarbiams.
Išlaiko lentos dinamiškumą, įgalindamas praktinį bendradarbiavimą, tuo pačiu išlaikant administratoriaus priežiūrą.
Komandos nariai skatina projektą į priekį, todėl jie yra produktyvaus komandinio darbo pagrindas.
Lankytojas: stebėkite suinteresuotąsias šalis
Lankytojai turi tik peržiūros prieigą, o tai reiškia, kad jie gali stebėti lentos eigą neatlikdami pakeitimų.
Pagrindiniai privalumai:
Puikiai tinka išorinėms suinteresuotosioms šalims arba klientams, kuriems tereikia matyti atnaujinimus.
Užtikrina skaidrumą nepažeidžiant lentos struktūros ar darbo eigos.
Lankytojai puikiai tinka informuoti visus be sudėtingumo.
Išvada
Komandos draugų įtraukimas turėtų būti paprastas ir pritaikomas prie jūsų komandos poreikių. Gerai suprojektuota vaidmenimis pagrįsta sistema užtikrina sklandų bendradarbiavimą, nesvarbu, ar dirbate su glaudžiai susijusia komanda, ar dirbate su išorės suinteresuotosiomis šalimis. Priskirdami tinkamus vaidmenis galite sukurti efektyvesnę ir sklandesnę darbo eigą visiems dalyvaujantiems.
Failų bendrinimas komandoje – ar tai būtų dizaino maketai, kampanijos turtas ar techniniai dokumentai – gali greitai tapti sudėtingu procesu. Užtikrinti, kad visi tinkamu laiku turėtų reikiamus failus, dažnai atrodo kaip žongliravimas.
Geros naujienos yra tai, kad dalijimasis failais neturi kelti vargo. Tinkamai tvarkydami ir bendrindami failus galite sklandžiai bendradarbiauti, nesvarbu, ar tai būtų dizaino failo siuntimas kūrybinei komandai, ar projekto plano pateikimas suinteresuotosioms šalims.
Štai kaip galite supaprastinti failų bendrinimą, kad jūsų komanda būtų prisijungusi ir dirbtų produktyviai:
Užduočių kortelės puikiai tinka bendrinti failus, susietus su konkrečia užduotimi.
Štai kaip failų bendrinimas veikia užduočių kortelėse:
Pridėkite failus tiesiai prie užduoties: Įkelkite failus arba susiekite išteklius tiesiai į užduočių kortelę. Jūsų komandos draugai gali pasiekti šiuos failus neieškodami el. laiškuose ar atskiruose aplankuose.
Momentinė prieiga visiems susijusiems asmenims: Kiekvienas valdybos narys turi tiesioginę prieigą prie pridėtų failų, todėl bendradarbiavimas yra sklandus ir efektyvus.
Failų bendrinimo privalumai
Jokių painiavos, kurie failai yra svarbūs užduočiai.
Visa su užduotimi susijusi medžiaga lieka kartu, todėl jūsų komanda visada žino, kur ieškoti.
Dėl užduočių kortelių failų bendrinimas yra sutelktas, tinkamas ir lengvai sutvarkytas.
Jei failai turi įtakos visam projektui, Plokštės priedai yra kelias. Štai kaip failų bendrinimas veikia lentos lygiu:
Įkelkite arba susiekite failus visai komandai: Prie lentos pridėkite failus arba išorines nuorodas, kurias gali pasiekti visi, pvz., projektų chartijas, bendrinamus šablonus ar ataskaitas.
Centralizuotas failų bendrinimas: Visi valdybos nariai gali akimirksniu pasiekti šiuos failus, užtikrindami, kad pagrindiniai projekto ištekliai visada būtų pasiekiami.
Failų bendrinimo privalumai
Puikiai tinka visos komandos atnaujinimams ar ištekliams.
Užtikrinkite, kad jūsų projektas veiktų sklandžiai, nes visi turėtų prieigą prie tos pačios informacijos.
Plokštės priedai leidžia lengvai bendrinti svarbius failus visai komandai.
Išvada:
Veiksmingas failų bendrinimas yra būtinas sklandžiam bendradarbiavimui. Pridėjus failus prie konkrečių užduočių arba centralizavus viso projekto išteklius, jūsų komanda gali išlikti organizuota ir sujungta be įprasto painiavos ar delsimo. Nesvarbu, ar sutelkiate dėmesį į konkrečios užduoties detales, ar dalijatės pagrindiniais projekto ištekliais, tinkamai įdiegus sistemą kiekvienas turi tai, ko reikia, kai to reikia.
Supaprastinkite savo darbo eigą, kad failai būtų pasiekiami ir tvarkomi, o komandinis darbas būtų toks pat efektyvus, koks turėtų būti.
