Klikkaa yllä olevaa kuvaa avataksesi live-mallin uuteen välilehteen.

Hallituksen kokouksen järjestäminen voi tuntua valtavalta logistiselta esteeltä, varsinkin kun kyse on hallituksen hallinnollisista kuluista. Sekä kaupallisten että voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden johtohenkilöt kokevat todellisen kitkan yleensä ”hallituspaketissa”.

Kyseessä on monimutkainen joukko raportteja, esityslistoja ja tilinpäätöksiä, joita sinun on jaettava ja päivitettävä reaaliaikaisesti. Mutta ei hätää, tämä opas auttaa sinua! Jos mietit, miten voit koota hallituksen paketin nopeasti ja helposti, tämä malli on sinua varten. Kehitimme tämän mallin yksinkertaistamaan hallituksen valmistelun monimutkaista prosessia. Se tarjoaa visuaalisen, jäsennellyn työtilan koko tiimillesi, olivatpa he sitten käytävän toisella puolella tai toisella puolella maailmaa.

Oletko valmis saamaan aikasi ja tuottavuutesi takaisin? Aloitetaan!

1. kuka voi käyttää tätä

Tämä malli on kehitetty tukemaan korkean tason hallinnoinnista vastaavia eri ammattiryhmiä:

• Yritysten sihteerit ja hallintohenkilöstö: Ne, jotka huolehtivat logistiikasta ja hallituksen asiakirjojen lopullisesta laatimisesta.
  
• Johtoryhmät (toimitusjohtajat ja talousjohtajat): Johtajat, joiden on annettava korkean tason strategisia ja taloudellisia päivityksiä.
  
• Komitean puheenjohtajat: Erityisesti tarkastus-, riski-, hallinto-, johtamis- ja palkitsemisvaliokuntien puheenjohtajat, joiden on toimitettava erityiskertomukset.
  
• Hajautetut tiimit: Ammattilaiset, jotka työskentelevät eri aikavyöhykkeillä ja tarvitsevat ”yhden totuuden lähteen”, jotta he voivat tehdä yhteistyötä menettämättä asiakirjaversioiden jäljitystä.

2. mitä se sisältää

Board Pack -malli tarjoaa kattavan lähtökohdan, jossa on valmiiksi määritetty visuaalinen ulkoasu:

• Nelipylväsinen työnkulku: edistymistäsi seurataan sarakkeissa Valmistelu, Tarkastus ja hyväksyntä, Lopullinen jakelu ja Valmistunut.
  
• Hallituksen vakioasiakirjat: Toimitusjohtajan raportti ja strategiset päivitykset sekä taloudelliset raportit ja analyysit.
  
• Valiokuntien mietinnöt: Tarkastusvaliokunnan raportti, riski- ja compliance-valiokunnan raportti, hallinto- ja nimitysvaliokunnan raportti ja palkitsemisvaliokunnan raportti ovat saatavilla erityiskorteilla.
  
• Laadunvalvontakortit: Tarkkuuden varmistamiseksi malli sisältää kortit hallituksen laatupaketin laatutarkastusta ja faktojen tarkistusta varten sekä puheenjohtajan ja valiokuntien puheenjohtajien tarkastusta varten.

3. milloin tätä tulisi käyttää

Tämä työtila tarjoaa suurimmat hyödyt ympäristöissä, joissa organisointi ja turvallisuus ovat tärkeitä:

• Hallituksen neljännesvuosittaiset kokoukset: Käytä tätä mallia, jos tarvitset toistettavan, luotettavan prosessin kolmen kuukauden välein, jotta hallituksen kokoukset pysyvät johdonmukaisina.
  
• Hallituksen etäkoordinointi: Tämä on täydellinen ratkaisu, jos johtajat ja työntekijät ovat eri puolilla maailmaa. Kerika säätää aikavyöhykkeet automaattisesti, jotta kaikki pysyvät synkronoituina.
  
• Korkean tason asiakirjaturvallisuus: Käytä tätä, kun IT-osastosi vaatii tiukkaa pääsynvalvontaa. Kerika on ainoa tehtävienhallintatyökalu, jossa tiedostojen omistusoikeus säilyy kokonaan sinulla, sillä asiakirjat tallennetaan omalle Google Drive-, OneDrive- tai Box-tilillesi.

4. miten sitä käytetään

Seuraavien vaiheiden avulla laudan valmistelu on erittäin helppoa:

1. READ ME -kortti: Jokaisen sarakkeen alussa on READ ME -kortti. Tarkista nämä aina ensin. Ne sisältävät erityissääntöjä kriteereistä, joiden on täytyttävä, ennen kuin voit lisätä tehtäviä tai siirtää ne seuraavaan vaiheeseen.
   
2. Työnkulun edistäminen: Siirrä tehtäväkortit ” Valmistelu ” -vaiheesta ” Tarkastelu ja hyväksyntä”-vaiheeseen vasta, kun alkuperäinen sisältö on täysin valmis. Näin varmistetaan, että tarkistustyöryhmä näkee vain ”valmista” materiaalia.
   
3. CHECKLIST-välilehti: Avaa kukin kortti ja siirry CHECKLIST-välilehdelle hallinnoidaksesi osatehtäviä. Rastita ne yksi kerrallaan varmistaaksesi, ettei mitään yksityiskohtia, kuten tiettyä numeroa tai päivämäärää, unohdeta.
   
4. LIITTEET-välilehti: Liitteet-välilehdellä voit ladata raportteja tai laskentataulukoita suoraan asianmukaiseen korttiin. Nämä tiedostot pysyvät turvallisessa pilvitallennuksessasi, ja Kerika varmistaa, että ne jaetaan automaattisesti oikeille henkilöille.

Päätelmä

Kerikan hallituksen kokousmallin avulla voit varmistaa, että hallituksen kokouksia tuetaan ammattimaisella ja organisoidulla valmistelulla. Koska Kerika on integroitu saumattomasti Google Workspaceen ja Microsoft 365:een, käyttöoikeuksia hallinnoidaan puolestasi. Jos muutat käyttäjän roolia Kerikassa, hänen tiedostojensa käyttöoikeudet pilvitallennuksessasi päivittyvät välittömästi.

Tiimin jäsenille annetaan luku- ja kirjoitusoikeudet, joita he tarvitsevat pakkauksen luomiseen, kun taas hallituksen jäsenet lisätään vierailijoina, joilla on lukuoikeudet. Siirtymällä visuaaliseen tauluun voit välttää sotkuiset sähköpostiketjut ja varmistaa, että organisaatiosi noudattaa korkeimpia ammatillisia standardeja.

Tarvitsetko jotain muuta?

Jos tämä malli ei ole juuri sitä, mitä tarvitset, ilmoita siitä meille osoitteeseen support@kerika.com, niin luomme sinulle räätälöidyn version ilmaiseksi!