Panatilihing Organisado ang mga Bersyon ng File nang Walang Abala

Teknolohiya

Ang pamamahala ng maraming bersyon ng file ay maaaring mabilis na maging labis. Malamang na natagpuan mo ang iyong sarili na nakatingin sa mga file na may label na “final,” “final-2,” o “final-really-this-time,” na nagtataka kung alin ang pinakabago. Ito ay isang karaniwang pagkabigo kapag hinahawakan ang mga update ng proyekto.

Ang isang mas mahusay na sistema ay ganap na inaalis ang ganitong hulaan. Sa pamamagitan ng awtomatikong pagsubaybay at pagpapalit ng mga lumang bersyon ng file, matitiyak mong palaging gamit ng iyong team ang pinakabagong file, nang walang kalat o kalituhan.

Narito ang isang gabay sa mahusay na pag-oorganisa at pag-update ng mga file sa parehong konteksto ng task-specific at board-level:

Mga Attachment sa Task Card

Screenshot na nagpapakita ng intuitive na task card interface ng Kerika para sa madaling pamamahala ng file. Inihighlight ng larawan ang 'Attachments' tab sa isang partikular na gawain ('Design User Interface'), na may arrow na nagtuturo sa 'Upload a new version' icon. Ipinapakita nito kung gaano kadali para sa mga miyembro ng team na palitan ang mga luma na file nang direkta sa loob ng isang gawain, na tinitiyak na lahat ay nakikipagtulungan gamit ang pinakabagong bersyon at inaalis ang nakakalitong mga duplicate tulad ng 'final-v2.docx'. Ang walang hadlang na prosesong ito ay sumusuporta sa focused na kolaborasyon at nagpapadali sa mga workflow ng proyekto.

Mag-click dito upang i-preview ang task card na ito

Ang mga Task Card ay kung saan nangyayari ang lahat ng mahika pagdating sa pag-oorganisa ng mga file na may kaugnayan sa mga partikular na gawain. Narito kung paano mo ina-update ang isang file:

  • Hanapin ang Iyong File: Buksan ang Task Card kung saan naka-attach ang file.
  • Mag-upload ng Bagong Bersyon: I-click ang Upload New Version icon sa tabi ng umiiral na file. Awtomatikong pinapalitan nito ang lumang bersyon ng bago habang pinapanatili ang kasaysayan. Hindi kailangang tanggalin ang lumang bersyon o palitan ang pangalan ng file.

Mga Benepisyo: Ang na-update na file ay agad na naka-link sa gawain, kaya ang iyong team ay maaaring magpatuloy sa pakikipagtulungan nang walang sagabal.

Ang mga Task Card ay nagsisiguro na ang iyong mga update sa file ay mananatiling may kaugnayan sa gawain na hinahawakan, na pinapanatili ang lahat sa iisang pahina.

Mga Attachment sa Board

Screenshot na naglalarawan kung paano pinapadali ng Kerika ang pamamahala ng mga dokumentong pang-buong proyekto sa pamamagitan ng Board Attachments. Ipinapakita ng larawan ang pangunahing view ng Kerika board na may arrow na inihighlight ang 'Attach files to this board' icon. Ang isang 'Board Attachments' pop-up ay nagpapakita ng mga file sa antas ng proyekto, at isa pang arrow ang nagtuturo sa 'Upload a new version' icon, na nagpapakita ng simpleng proseso ng pag-update. Ang feature na ito ay nagbibigay ng sentral at madaling ma-access na lokasyon para sa mga pangunahing mapagkukunan tulad ng mga charter o template, na tinitiyak na ang buong team ay mananatiling naka-align sa pinakabagong impormasyon, na nagpapalakas ng kolaborasyon para sa mga distributed o hybrid na team.

Mag-click dito upang i-preview ang task card na ito

Ang mga Board Attachment ay mainam para sa mga file na nakakaapekto sa buong proyekto tulad ng mga project charter o shared template. Ang pag-update ng mga file dito ay kasing diretso rin:

  • Mag-navigate sa Board Attachments: I-click ang Attachments icon sa board menu.
  • I-update ang File: Piliin ang file na gusto mong palitan at i-click ang Upload New Version button. Ang mas lumang bersyon ay napapalitan nang walang hadlang, kaya walang kalituhan tungkol sa kung aling bersyon ang kasalukuyan.

Mga Benepisyo: Ang buong team mo ay makakakuha ng instant access sa pinakabagong bersyon, kahit saan man sila nagtatrabaho.

Ang mga Board Attachment ay nagsisiguro na ang mga file sa antas ng proyekto ay mananatiling organisado at updated nang hindi lumilikha ng mga duplicate.

Konklusyon

Ang mahusay na pamamahala ng file ay nagpapadali sa mga workflow ng proyekto at nagpapahusay sa kolaborasyon. Sa pamamagitan ng pag-aalis ng kalituhan ng maraming bersyon ng file, maaari mong panatilihing organisado ang iyong team at nakatuon sa kung ano ang tunay na mahalaga.